Imagine sua rotina diária no trabalho. Qual é a primeira coisa que você faz quando começa seu dia de trabalho? Muito provavelmente, seu dia começa com a verificação de e-mails. Na verdade, esse pode ser um recurso recorrente, já que os profissionais verificam seus e-mails por volta de 15 vezes por dia !
Suas notificações de e-mail estão disparando e você tem tantos e-mails em sua caixa de entrada que não sabe por onde começar? Você está no lugar certo para obter dicas de gerenciamento de e-mail.
A situação pode ficar tão ruim que você pode até sofrer de ansiedade por e-mail (não, não inventamos isso!). Trata-se de uma condição legítima marcada pela sensação de medo e ansiedade avassaladores que afetam a produtividade e prejudicam sua saúde mental.
Felizmente, temos as 10 principais estratégias de gerenciamento de e-mail para evitar que você entre em tal estado.
O que causa uma caixa de entrada de e-mail desorganizada?
O problema é muito evidente: sua caixa de entrada está transbordando de e-mails. Antes de sugerir uma solução, precisamos examinar o problema subjacente. A seguir, apresentamos alguns dos motivos por trás de uma caixa de entrada de e-mail desordenada:
- Alto volume de e-mails: Em 2022, cerca de 333 bilhões de e-mails foram enviados ou recebidos diariamente. Esse número aumentará para 392,5 bilhões até 2026! Essas estatísticas destacam o grande volume de e-mails enviados e recebidos diariamente, que só está aumentando e que, com certeza, ocupará espaço na caixa de entrada de qualquer pessoa rapidamente
- Procrastinação: Em média, sua caixa de entrada é um cemitério de 200 e-mails-com 121 novos e-mails adicionados diariamente. No entanto, apenas uma fração deles recebe uma resposta, desencadeando um efeito cumulativo. A pilha de e-mails resultante é suficiente para causar paralisia na tomada de decisões, levando imediatamente à procrastinação. Além disso, encontrar a linguagem e o tom corretos ao redigir comunicações escritas é outro obstáculo que atrapalha a velocidade dos e-mails
- Falta de organização: A organização manual de e-mails consome até 14 minutos por dia em média. Embora possa não parecer muito, a falta disso agrava ainda mais a desorganização da caixa de entrada. O agrupamento geral de e-mails dificulta a priorização e a resposta a e-mails essenciais. Ao mesmo tempo, você precisa saber a localização dos e-mails para revisar mais tarde e quais não exigem nenhuma ação
- Assinaturas de boletins informativos: Uma estratégia bem-sucedida de marketing por e-mail converterá leitores em assinantes. No entanto, chega um momento em que esses e-mails perdem o valor. Ou, mesmo que contenham algo de interesse, eles serão enterrados na bagunça e se tornarão parte das ruínas e dos detritos em sua caixa de entrada. Portanto, se você não cancelar a assinatura desses boletins informativos, será difícil gerenciar sua caixa de entrada
- Gerenciamento de tarefas por meio de e-mails: Muitos de nós somos culpados de usar nossas caixas de entrada como gerenciadores de tarefas. Os e-mails não lidos pertencem à lista de tarefas, enquanto os que você leu são aqueles com os quais você já lidou. Esse sistema de gerenciamento de tarefas de e-mail pode servir ao seu propósito temporariamente e em curto prazo. No entanto, continuar com ele levará rapidamente a um número esmagador de mensagens não lidas em sua caixa de entrada, dependendo do tamanho ou da complexidade das tarefas associadas
10 Estratégias de gerenciamento de e-mail para organizar sua caixa de entrada
O gerenciamento de e-mails ficará mais fácil com as estratégias corretas ferramentas de produtividade de e-mail e estratégias complementares de gerenciamento de e-mail. Aqui estão 10 maneiras de tirar o melhor proveito delas:
1. Use uma ferramenta de gerenciamento de e-mail
Gerencie seus e-mails e trabalhe em um só lugar - envie e receba e-mails em qualquer lugar no ClickUp e crie tarefas a partir de e-mails, configure automações, anexe e-mails a qualquer tarefa e muito mais
Resíduos de caixas de entrada completas 27 minutos diariamente, e mesmo essa é uma estimativa ambiciosa. Você precisa examinar manualmente os e-mails (ou pelo menos suas linhas de assunto), decidir se são úteis e organizar os e-mails por prioridade, remetente etc.
Você terá que ser super concentrado (e super-humano) para fazer tudo isso nos 27 minutos mencionados!
Por outro lado, a eficiência software de gerenciamento de e-mail soluções como a oferecida pelo ClickUp, farão tudo isso para você. As ferramentas de gerenciamento de e-mail revolucionam a organização da caixa de entrada. Use-as para classificar os e-mails por prioridade, adiar notificações e categorizar os e-mails de forma inteligente para gerenciar o fluxo de entrada com competência.
Além disso, ao usar o ClickUp para gerenciamento de e-mail, você não precisa mudar para uma interface desconhecida. Você obtém a mesma facilidade e conveniência do layout padrão oferecido pelos provedores de serviços de e-mail estabelecidos.
Portanto, aproveite essa automação de e-mail para se concentrar em coisas que realmente merecem sua atenção.
2. Estabeleça uma rotina de e-mail
Em média, as pessoas verificam seus e-mails a cada 37 minutos ou 15 vezes por dia . Fazer isso interrompe a produtividade e desperdiça aproximadamente um adicional de 21 minutos por dia do que o que seria gasto em verificações horárias de e-mail.
Mesmo as verificações de hora em hora reduzem um pouco a produtividade, pois você estaria lidando com a Tarefa A enquanto se preocupa com a Tarefa B, que acabou de receber! Os especialistas recomendam verificar seus e-mails no máximo três vezes por dia.
Primeiro, prepare sua agenda quando começar o dia pela manhã. Em segundo lugar, à tarde, após o intervalo para o almoço, trate de qualquer assunto urgente e faça o acompanhamento. Finalmente, antes do final do dia de trabalho, responda às comunicações do dia e crie uma agenda para o dia seguinte.
Seguir essa rotina elimina a distração, mantém a produtividade e proporciona tranquilidade.
3. Organize com etiquetas, pastas e categorias
A maioria dos provedores de serviços de e-mail oferece guias padrão para ajudar os usuários a organizar suas caixas de entrada. Por exemplo, os e-mails comuns acabam na guia primária ou na caixa de entrada principal por padrão, enquanto os e-mails de marketing vão para a guia promoções e a guia social contém notificações de mídia social no Gmail. Os demais vão para a pasta de spam.
Além disso, os usuários recebem ferramentas organizacionais como rótulos, pastas e categorias para simplificá-lo ainda mais. Siga uma abordagem funcional ou baseada em função ao criar pastas para classificar seu e-mail e navegar por ele com facilidade. Por exemplo, digamos que você seja um gerente de projetos que está construindo um site.
Para a caixa de entrada de gerenciamento de projetos de e-mail -crie pastas separadas dedicadas a desenvolvedores, equipes de design, teste e implementação e clientes. Em seguida, dependendo da prioridade do projeto e estágio de desenvolvimento, verifique a pasta apropriada que interessa primeiro.
4. Categorizar e-mails usando filtros baseados em regras
Já que estamos falando de organização e categorização de e-mails, vamos discutir os filtros baseados em regras.
Os filtros baseados em regras são um hack rápido de automação de e-mail para classificar mensagens. Eles avaliam os e-mails recebidos com base em critérios predefinidos, como o endereço de e-mail do remetente, linhas de assunto e palavras-chave específicas.
Em seguida, com base nessas condições, eles acionam ações automáticas, como aplicar rótulos, mover para pastas, destacar texto e até mesmo excluir e-mails.
Por exemplo, você configurou um filtro baseado em regras para os nomes dos clientes críticos. Os e-mails relacionados a esse tópico, tanto internos quanto externos, serão rotulados de forma eficaz e movidos para uma pasta designada para facilitar o acesso.
Por outro lado, você pode despejar e-mails promocionais em outra pasta usando outro filtro baseado em regras. Dessa forma, você reduzirá a desordem visual na caixa de entrada principal e, ao mesmo tempo, obterá visibilidade total dos e-mails importantes.
Além disso, como os profissionais perdem cerca de 11 minutos por dia classificando e-mails manualmente, você também economizará tempo e esforço.
5. Atreva-se a excluir (e cancelar a assinatura)
A exclusão de e-mails desnecessários é uma estratégia proativa de gerenciamento de e-mails para obter uma caixa de entrada organizada, simplificada e organizada.
A remoção de todas as mensagens indesejadas, irrelevantes e desatualizadas não apenas evita o acúmulo, mas também é muito catártica. Isso lhe dá controle sobre o fluxo de e-mails e o ajuda a se sentir menos sobrecarregado.
A clareza visual também evita a carga cognitiva e a frustração de vasculhar e-mails sem importância e de tornar as mensagens pesquisáveis.
A mesma filosofia se aplica ao cancelamento da assinatura de boletins informativos e campanhas de marketing por e-mail. Use o link de cancelamento de assinatura se um e-mail promocional ou boletim informativo permanecer sem ser lido em sua caixa de entrada por mais de duas semanas.
Não sabe se um e-mail merece ser retido ou excluído? Siga o modelo OHIO (Only Hande It Once) para decidir. Esse teste decisivo de toque único se baseia nas primeiras impressões para tomar decisões intuitivas sobre se o e-mail oferece algum valor. Dessa forma, você é poupado da agonia de deliberar constantemente se um e-mail "vale a pena"
Além disso, o e-mail pode ficar na lixeira por 30 dias como uma rede de segurança. Você pode recuperá-lo, se necessário, e se ele for excluído automaticamente, você nunca precisou dele! Você também pode usar a pasta de arquivo para guardar todos os e-mails que já leu.
6. Enviar poucos, receber poucos
À medida que os e-mails se tornam mais onipresentes, é muito mais fácil se corresponder por meio deles. No entanto, se você tem tendência a enviar muitos e-mails, especialmente para assuntos menores, prepare-se para receber o mesmo tratamento. O e-mail também dá origem a longas e complicadas sequências de trocas escritas, que facilmente saem do controle.
Por outro lado, reduzir o volume de e-mails enviados minimiza o fluxo de respostas e réplicas recebidas. Você estará fazendo um favor para a sua caixa de entrada e contribuindo para um espaço de trabalho digital mais focado e organizado, que se baseia no valor de carregamento frontal.
Mudar para alternativas de e-mail como mensagens instantâneas, ferramentas de gerenciamento de projetos ou até mesmo chamadas telefônicas priorizarão a comunicação concisa e clara. Você não será mais obrigado a redigir longos e-mails com saudações e discursos e irá direto ao ponto principal da atualização e da discussão.
Com uma cultura de comunicação tão positiva, intencional e significativa, você economizará tempo e esforço e fará mais em menos tempo.
7. Configure respostas predefinidas
Opções de modelo de e-mail no ClickUp
Você costuma escrever e enviar repetidamente os mesmos e-mails (ou similares)? Se sim, então é hora de mudar para modelos de e-mail e respostas predefinidas.
Você não precisa ser um mestre das palavras para elaborar respostas prontas para mensagens e consultas comuns. Afinal de contas, você não precisa escrever e-mails do zero! Basta selecionar um ferramenta de redação de e-mail e dê a ela os prompts certos, e você terá várias opções de respostas prontas em segundos!
Use a IA do ClickUp para escrever mais rápido e aprimorar seu texto, suas respostas por e-mail e muito mais
Além de tornar essa tarefa mais fácil e menos demorada, essas ferramentas garantem a consistência da marca e a redução de erros, mantendo altas taxas de resposta.
Ferramentas como IA do ClickUp oferece escalabilidade quase infinita para as empresas, pois você pode gerar respostas personalizadas de forma inteligente para grandes volumes de mensagens e consultas semelhantes.
O ClickUp AI oferece flexibilidade na elaboração de e-mails para casos de uso e aplicativos específicos, marketing de conteúdo, planejamento de eventos, elaboração de pesquisas e muito mais. Use-o para tornar os e-mails mais claros, concisos e bem formatados.
8. Siga a regra dos dois minutos
As estratégias de gerenciamento de e-mail e o gerenciamento eficaz do tempo andam de mãos dadas. Já mostramos como o gerenciamento inadequado da caixa de entrada consome tempo e recursos. Por outro lado, ter muito pouco tempo torna mais difícil lidar com os e-mails de forma eficiente.
A regra dos dois minutos equilibra perfeitamente o tempo e a organização para reduzir a procrastinação. De acordo com esse princípio, se você precisar de menos de dois minutos para concluir uma tarefa, responda imediatamente em vez de adiá-la.
No caso do gerenciamento de e-mails, a regra dos dois minutos ajuda a manter uma caixa de entrada organizada e sem bagunça, ao mesmo tempo em que mantém a capacidade de resposta.
Use a regra dos dois minutos para responder, delegar, excluir ou agir em relação a um e-mail. Digamos que, se o e-mail exigir uma confirmação rápida, uma resposta breve ou estiver vinculado a uma tarefa simples que você possa concluir imediatamente, abordá-lo imediatamente evitará acúmulos.
Observe que a regra dos dois minutos é apenas uma hack de produtividade que precisa ser aplicado criteriosamente em uma base caso a caso. Você só pode avaliar alguns e-mails pelos mesmos parâmetros, pois alguns podem envolver uma abordagem diferenciada.
Portanto, use a correção rápida para e-mails menores enquanto categoriza e agenda atividades para os mais complexos.
9. Colabore com caixas de entrada compartilhadas
As caixas de entrada compartilhadas são ferramentas de gerenciamento de caixa de entrada para centralizar e-mails e dados associados. É um repositório de todos os e-mails recebidos e enviados que combina várias caixas de entrada para colaboração entre equipes e departamentos.
Essa plataforma unificada com controle de acesso adequado agiliza o compartilhamento de dados e conhecimento sem a necessidade explícita de trocar e-mails.
Se você já foi incluído em cadeias de e-mails para se manter informado, entenderá o incômodo das notificações constantes (às vezes indesejadas)!
As caixas de entrada compartilhadas são uma vantagem para as operações voltadas para o cliente, como marketing, vendas e suporte, pois os gerentes podem atribuir e-mails aos membros da equipe de forma rápida e eficiente.
Isso garante que tudo funcione sem problemas e que sua empresa possa responder às consultas com o máximo de conhecimento e o mínimo de tempo.
Plataformas como o ClickUp levam as caixas de entrada compartilhadas adiante com ferramentas como Documentos do ClickUp . É um espaço de trabalho comum em que os membros da equipe criam, compartilham e colaboram em documentos avançados, wikis e bases de conhecimento.
Além disso, você pode conectá-los a fluxos de trabalho para automação, editar documentos em tempo real, deixar comentários, atribuir tarefas e fazer muito mais do que ficar redigindo e-mails!
10. Integrar tudo
A integração e a consolidação do sistema são as últimas de nossas estratégias de gerenciamento de e-mail. Elas ajudam a estabelecer um campo de jogo nivelado, corrigindo toda a pilha de tecnologia da empresa.
A união de sistemas e plataformas diferentes facilita o fluxo de dados e informações e, ao mesmo tempo, preenche as lacunas, elimina os gargalos e proporciona um ambiente digital uniforme. Isso também evita a formação de silos de dados e tem um efeito complementar em várias atividades comerciais.
Envie e receba e-mails no ClickUp para otimizar o gerenciamento de e-mails
Por exemplo, a integração do e-mail com aplicativos de calendário e videoconferência permite configurar alertas para convites para reuniões e participe delas imediatamente.
Da mesma forma, a integração de e-mail com plataformas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) concede acesso a informações relevantes sobre o cliente para oferecer personalização sem a necessidade de trocar de plataforma.
Felizmente, Integrações do ClickUp abrangem mais de 1.000 ferramentas para operar nativamente com várias plataformas de CRM, opções de armazenamento em nuvem, aplicativos de calendário, ferramentas de produtividade e muito mais.
Em resumo, a integração de sua caixa de entrada do Gmail e do Outlook com o ClickUp é realmente uma combinação perfeita.
Deixe sua caixa de entrada respirar com estratégias eficazes de gerenciamento de e-mail
Este é o resumo de nossas 10 principais estratégias de gerenciamento de e-mail.
Embora as dicas acima possam ajudar, dominar a arte do gerenciamento eficaz de e-mails não é uma habilidade estática.
Envolve uma abordagem transformadora em que é preciso inovar e melhorar constantemente para obter um controle mais refinado da sua caixa de entrada.
Além disso, em vez de se concentrar em domar sua caixa de entrada, procure desenvolver um sistema de comunicação que priorize a eficiência, a organização e as trocas sem atritos. Essa estrutura fará com que os e-mails (ou qualquer outra forma de comunicação) sejam vistos como catalisadores e facilitadores da produtividade e do trabalho significativo.