Curioso sobre gerenciamento de tarefas por e-mail ?
Imagine o seguinte:
Você está procurando um e-mail antigo que seu colega lhe enviou há alguns meses. passam-se 10 minutos, depois 20, depois 30...
Agora parece uma eternidade, então você se afasta no oceano interminável de
e-mails perdidos
.
Da última vez que verificamos, essa não é uma maneira de
realizar tarefas
!
Mas não se preocupe, nós encontramos uma solução para esse dilema.
Neste artigo, daremos uma olhada no que é o gerenciamento de tarefas por e-mail, seus principais recursos, benefícios e os melhor ferramenta que você pode usar para gerenciar tarefas em sua caixa de entrada.
_Pronto para fugir das intermináveis cadeias de e-mail?
Ótimo, vamos começar!
O que é gerenciamento de tarefas por e-mail?
envolve o uso de sua caixa de entrada para classificar, organizar e criar tarefas. Isso inclui atribuir tarefas a pessoas, definir prazos e gerenciar projetos, tudo por meio de seu e-mail.
Mas, é claro, os e-mails são sistematicamente organizados por remetente, assunto e data, e não por tarefa, prioridade e prazo. Os e-mails também estão repletos de conversas que não são relevantes para a delegação de tarefas.
_Então, por que usá-los?
Não nos entenda mal, o e-mail não está morto, especialmente porque os funcionários em tempo integral gastam até 2.5 horas trabalhando em um dia inteiro de e-mails.
_De repente, aqueles 30 minutos que você perdeu não parecem tão ruins, não é?
Mas existe uma maneira de fazer com que os e-mails se tornem
ferramentas eficientes de gerenciamento de tarefas
tudo o que você precisa é de uma ferramenta baseada em e-mail
software de gerenciamento de projetos
.
Com uma ferramenta de gerenciamento de tarefas por e-mail, é possível agendar e planejar vários projetos, atribuir tarefas e acompanhar o progresso.
Clique aqui
**para obter mais dicas sobre agendamento de tarefas!
Recursos que sua ferramenta de gerenciamento de tarefas de e-mail deve ter
Sabemos que você quer que a sua equipe seja mais forte do que o Titanic para que ela não se desintegre dessa forma:
Para ajudá-lo, aqui está uma lista de recursos essenciais que sua ferramenta de gerenciamento de tarefas de e-mail deve ter:
1. Integração de e-mail
A integração de e-mail é um recurso obrigatório, especialmente porque você não pode ter uma ferramenta de gerenciamento de tarefas de e-mail sem e-mails.
Com a integração de e-mail, sua equipe pode gerenciar documentos dentro e fora da caixa de entrada. Eles também podem armazenar e compartilhar e-mails e criar tarefas com notificações automáticas.
Não é mais necessário ficar alternando entre aplicativos como esse:
2. Criação e delegação de tarefas
A criação de tarefas é um recurso importante que permite planejar e enviar tarefas para a sua equipe de projeto usando o seu e-mail. As tarefas são enviadas com uma data de vencimento, descrição da tarefa e anexos.
A delegação eficaz de tarefas também o ajudará com
. Dessa forma, você pode aproveitar ao máximo o que está disponível.
Afinal, todos nós sabemos que Jack e Rose não usaram aquela porta flutuante em sua capacidade máxima! 🙄
3. Programação de tarefas
Uma coisa é enviar tarefas; outra é gerenciar uma equipe.
Sua ferramenta de gerenciamento de projetos deve ter recursos de gerenciamento de equipes que garantam que cada membro da equipe tenha tarefas diárias.
Se uma tarefa estiver atrasada, seu gerenciador de tarefas deverá ser capaz de reprogramar automaticamente as tarefas dependentes. Além disso, deve haver um calendário integrado, estimativas de tempo e ferramentas de controle de tarefas.
4. Menções de tarefas
Use o poderoso símbolo @ para mencionar um usuário, equipe, tarefa ou documento para marcar membros no seu espaço de trabalho. As menções de tarefas estão sempre visíveis e também são enviadas por e-mail.
Isso significa que os membros da sua equipe nunca perderão uma tarefa, mas o que eles perderão é a desculpa "Eu não vi a tarefa _"!
5. Comunicação simplificada
O gerenciador de tarefas que você escolher deve ter uma plataforma central de mensagens instantâneas onde os membros da equipe possam se comunicar.
Dessa forma, sua equipe ainda pode ter todas as vantagens que vêm com os e-mails, mas não precisa mais depender deles para uma comunicação (lenta).
Relacionado:_ Campanhas de e-mail de gotejamento
A melhor ferramenta de gerenciamento de tarefas de e-mail: ClickUp
O e-mail ocupa 23% do dia de trabalho de um funcionário médio e, em média, os funcionários verificam seus e-mails 36 vezes por dia. Quero dizer, todos nós já passamos por isso... atualizando nossos e-mails... 36 vezes.⌚
Portanto, não é de surpreender que os gerentes de projeto estejam procurando ferramentas de gerenciamento de tarefas para
aumentar a produtividade
no trabalho. E também não é surpresa que a adesão ao marketing por e-mail e ao
as melhores práticas geram resultados reais.
Felizmente, é para isso que o ClickUp foi criado.
**O que é o ClickUp?
ClickUp
é o
principal ferramenta de gerenciamento de projetos do mundo.
Desde ajudar a gerenciar sua equipe remota até melhorar a colaboração da equipe, o ClickUp fornece às equipes tudo o que elas precisam para trabalhar de forma produtiva.
**Por falar nisso, aqui está um artigo sobre algumas dicas para manter-se produtivo no trabalho! Agora, de volta ao gerenciamento de tarefas de e-mail...
Veja como o gerenciamento de tarefas de e-mail do ClickUp pode ajudar:
O sistema de gerenciamento de tarefas por e-mail do ClickUp incentiva as equipes a adotar uma abordagem mais holística de suas tarefas para que possam planejar adequadamente.
Não queremos uma situação como a do Titanic, em que eles não planejaram ter botes salva-vidas suficientes!
Confuso?
Vamos dar uma olhada em como o ClickUp pode garantir uma navegação tranquila para a sua equipe:
1. Envie e receba e-mails diretamente das tarefas
Quanto tempo você economizaria se pudesse enviar ou responder instantaneamente a e-mails junto com o trabalho relevante, sem precisar mudar de aba?
Com o
E-mail no ClickUp
você pode fazer exatamente isso!
- Envie e receba mensagens de e-mail diretamente das tarefas do ClickUp
- Adicionar anexos, Formulários respostas modeladas e muito mais
- Organize suas conversas por e-mail como Comentários ou Comentários encadeados
- Configurar automações de e-mail com base em eventos no ClickUp
Por exemplo, você pode atribuir e-mails a membros da equipe, colaborar em envios e respostas e acionar automações com base em campos personalizados, eventos de clientes e até mesmo rastreamento de bugs. As possibilidades são quase ilimitadas!
A integração de seus e-mails com o ClickUp ajuda você a:
- Economizar tempo (não precisa mais ficar alternando entre guias)
- Manter as comunicações organizadas
- Manter a visibilidade das conversas por e-mail
Para esse recurso, o ClickUp atualmente oferece suporte ao Outlook, IMAP, Office 365 e Gmail. Todos os e-mails que você enviar do ClickUp parecerão como se tivessem sido enviados diretamente de seu e-mail - sem endereços de encaminhamento estranhos!
2. Criar tarefas por e-mail
A ferramenta de gerenciamento de tarefas por e-mail do ClickUp tem um
Atribuir tarefa
recurso que permite que você
criar tarefas
enviando ou encaminhando e-mails para o ClickUp.
Veja a seguir os detalhes da tarefa que você pode incluir:
- Nome da tarefa: a linha de assunto do e-mail será o nome de sua tarefa
- Descrições da tarefa: o corpo do e-mail contém a descrição da tarefa
- Atribuir tarefas:
use
, , na linha de assunto para adicionar vários responsáveis à sua tarefa - Data de vencimento:
use
na linha de assunto para adicionar um prazo - Anexos: adicione imagens, links e arquivos ao seu e-mail, e eles aparecerão imediatamente como anexos da tarefa
3. Adicionar comentários
Você pode enviar e-mails para tarefas do ClickUp, e ele aparecerá como um novo
Comentário
para essa tarefa, incluindo todos os anexos.
_Pergunta sobre o layout?
Não se preocupe, o ClickUp captura o e-mail em HTML em sua totalidade, de modo que suas imagens e designs ficarão tão espetaculares quanto o desenho de Rose feito por Jack.
4. Responder às notificações
Você pode responder aos e-mails de notificação do ClickUp enviando de volta um e-mail que será adicionado como um novo comentário à tarefa. Não há necessidade de alternar entre aplicativos!
5. Automatizar tarefas
Use as regras de encaminhamento de e-mail do ClickUp para criar tarefas automaticamente para você. E, se você salvar sua tarefa e
Lista
ao seu catálogo de contatos, você pode adicionar tarefas à sua lista de tarefas em qualquer lugar!
Como alternativa, você pode automatizar suas tarefas usando o
Recurso Recurring Task (Tarefa recorrente)
. Você pode personalizar as recorrências de tarefas usando uma programação de repetição ou um acionador de repetição.
6. Agendamento de tarefas
Use os detalhes da tarefa do ClickUp para adicionar uma data de vencimento na linha de assunto que agendará automaticamente um prazo para essa tarefa específica.
Você também pode usar a função arrastar e soltar
Recurso de agendamento de horário
para gerenciar a programação da sua equipe diariamente, semanalmente ou mensalmente.
Se um membro da equipe se atrasar (todos nós sabemos como a vida pode ser às vezes), o ClickUp altera automaticamente as datas de vencimento de todas as tarefas dependentes.
Bônus:_
**Alternativas de e-mail
7. Integração com o Gmail e o Microsoft Outlook
O ClickUp permite que você se conecte
Gmail
e
Perspectivas
com suas tarefas do ClickUp. Dessa forma, qualquer tarefa que você adicionar no ClickUp será sincronizada em suas tarefas do Gmail ou do Outlook.
quer economizar tempo?
Converta e-mails importantes em sua caixa de entrada do Gmail em tarefas do ClickUp, adicionando estrelas a eles. ⭐
Você também pode sincronizar suas tarefas do ClickUp com
Calendário do Google
.
Agora, se você atualizar uma tarefa no ClickUp, verá a alteração no aplicativo do Google.
_Fale sobre conveniência!
Mas isso não é tudo o que o ClickUp tem reservado para você! 🎁
Esse incrível software de gerenciamento de projetos também oferece outros recursos como:
- mais de 50 automatizações de tarefas **Automatize tarefas recorrentes e simplifique seu fluxo de trabalho
- Visualizações personalizáveis **Escolha como você deseja visualizar um projeto usando visualizações como Gráfico de Gantt , Carga de trabalho , Quadro Kanban e muito mais
- Status das tarefas: adicione atualizações ao status de seu projeto
- Listas de verificação de tarefas: usar simples listas de tarefas para ver suas realizações diárias
- Dependências de tarefas: ajude sua equipe a concluir as tarefas na ordem certa
- Prioridades de tarefas: use sinalizadores para indicar quais tarefas precisam ser feitas com urgência
- Integrações de terceiros: O ClickUp se integra com Evernote , Time Doctor e mais
- Dashboards ágeis: usar Widgets do Sprint em Painéis de controle para obter uma visão de alto nível de qualquer projeto Agile
- Teclas de atalho e atalhos de teclado : use um atalho de teclado para melhorar e otimizar sua experiência
Por que você precisa de ferramentas de gerenciamento de tarefas por e-mail
As ferramentas de gerenciamento de tarefas por e-mail ajudam os gerentes de projeto e as equipes a aumentar suas
no trabalho.
Com um aplicativo gerenciador de tarefas, sua equipe pode alcançar
caixa de entrada zero
com facilidade e ter mais tempo para se concentrar em tarefas individuais.
Veja como um software de gerenciamento de tarefas faz isso:
1. Transforma e-mails em tarefas
Ao usar uma ferramenta que se integra ao seu cliente de e-mail, você pode transformar sua caixa de entrada em um gigantesco
lista de tarefas
.
Portanto, esqueça o download de um arquivo
ou um aplicativo de tarefas! Com o gerenciamento de tarefas por e-mail, você pode criar tarefas e adicionar detalhes de tarefas diretamente do seu e-mail.
Diga adeus à duplicação de tarefas e à alternância entre aplicativos e páginas!
2. Para enviar menos e-mails e economizar tempo
Com um gerenciador de tarefas, os membros da sua equipe, os documentos relacionados ao projeto e as conversas ficam todos armazenados em uma área central.
Isso significa que você não precisa mais enviar uma pergunta por e-mail a um membro da equipe e receber uma resposta enigmática que exige o envio de outro e-mail.
Mantenha isso por muito tempo e, de repente..
No entanto, quando você usa um aplicativo de tarefas, seus e-mails contêm todos os detalhes sobre a tarefa, juntamente com a data de vencimento. E se alguém tiver alguma dúvida, basta enviar uma mensagem na seção sala de bate-papo integrada. Pronto!
Respostas em segundos.
3. Aumenta a eficiência da equipe
As ferramentas de gerenciamento de tarefas por e-mail fornecem às equipes de projeto descrições detalhadas das tarefas para que as equipes não fiquem confusas quanto às suas responsabilidades. Além disso, você pode simplesmente compartilhar uma tarefa com um membro da equipe ao
mencionando
os mesmos.
Os aplicativos de gerenciamento de projetos também ajudam as equipes a trabalhar de forma colaborativa. Ao usar recursos de rastreamento de tarefas e mensagens instantâneas, as equipes e os gerentes de projeto têm uma visão melhor do progresso do projeto de todos.
4. Centraliza seu fluxo de trabalho
_O que é pior do que gerenciar várias tarefas ao mesmo tempo?
Gerenciar várias tarefas em várias plataformas!
Embora todos nós gostemos de nos considerar ótimos executores de várias tarefas, a verdade é que somos muito mais adequados para trabalhar em plataformas centralizadas e unificadas.
Isso mantém as coisas ordenadas, organizadas e ajuda a entender as coisas com apenas uma olhada.
E é exatamente nisso que uma plataforma de gerenciamento de tarefas por e-mail o ajudará. Como você pode lidar com alocações de carga de trabalho, comunicações de equipe e agendamento de tarefas na mesma interface, não precisará ficar pulando de uma plataforma para outra, tentando entender tudo!
Conclusão
O gerenciamento de tarefas por e-mail permite que as equipes usem a caixa de entrada como a principal plataforma de gerenciamento de projetos. Embora você possa manter sua caixa de entrada normal, ela não oferece um espaço de trabalho com recursos de colaboração, salas de bate-papo integradas e automação de tarefas.
O ClickUp oferece às equipes uma ampla variedade de recursos eficazes de gerenciamento de tarefas e fluxo de trabalho de e-mail para ajudá-las a serem o mais produtivas possível.
Com recursos que vão desde o agendamento de tarefas até o e-mail
delegação de tarefas
o ClickUp tem tudo o que você precisa para gerenciar tarefas a partir de sua caixa de entrada de e-mail.
Obtenha o ClickUp hoje mesmo
e veja sua caixa de entrada se transformar em uma eficiente ferramenta de gerenciamento de tarefas, pois lembre-se de que a vida é muito curta para desperdiçá-la em intermináveis e irritantes correntes de e-mail.
Basta perguntar ao Jack:
