Curioso sobre gerenciamento de tarefas por e-mail?
Imagine o seguinte:
Você está procurando um e-mail antigo que seu colega lhe enviou há alguns meses. Passam-se 10 minutos, depois 20, depois 30...
Agora parece uma eternidade, então você se perde no oceano infinito de e-mails perdidos.
Da última vez que verificamos, essa não é a maneira certa de realizar tarefas!
Mas não se preocupe, encontramos uma solução para esse dilema.
Neste artigo, vamos examinar o que é o gerenciamento de tarefas por e-mail, seus principais recursos, benefícios e a melhor ferramenta que você pode usar para gerenciar tarefas a partir da sua caixa de entrada.
Pronto para se livrar das intermináveis cadeias de e-mails?
Ótimo, vamos começar!
O que é gerenciamento de tarefas por e-mail?
O gerenciamento de tarefas por e-mail envolve usar sua caixa de entrada para classificar, organizar e criar tarefas. Isso inclui atribuir tarefas a pessoas, definir prazos e gerenciar projetos, tudo por meio do seu e-mail.
Mas, é claro, os e-mails são organizados sistematicamente por remetente, assunto e data, e não por tarefa, prioridade e prazo. Os e-mails também estão repletos de conversas que não são relevantes para a delegação de tarefas.
Então, por que usá-las?
Não nos interprete mal, o e-mail não está morto, especialmente porque os funcionários em tempo integral passam até 2,5 horas trabalhando com os e-mails de um dia.
De repente, aqueles 30 minutos que você perdeu não parecem tão ruins, não é? 😉
Mas existe uma maneira de tornar os e-mails ferramentas eficientes de gerenciamento de tarefas; tudo o que você precisa é de um software de gerenciamento de projetos baseado em e-mail.
Com uma ferramenta de gerenciamento de tarefas por e-mail, você pode programar e planejar vários projetos, atribuir tarefas e acompanhar o progresso.
Clique aqui para obter mais dicas sobre como programar tarefas!
Recursos que sua ferramenta de gerenciamento de tarefas por e-mail deve ter
Sabemos que você quer que sua equipe seja mais forte do que o Titanic, para que não se desintegre assim:
Para ajudá-lo, aqui está uma lista de recursos essenciais que sua ferramenta de gerenciamento de tarefas por e-mail deve ter:
1. Integração de e-mail
A integração com e-mails é um recurso indispensável, especialmente porque você não pode ter uma ferramenta de gerenciamento de tarefas por e-mail sem e-mails.
Com a integração de e-mails, sua equipe pode gerenciar documentos dentro e fora da caixa de entrada. Eles também podem armazenar e compartilhar e-mails e criar tarefas com notificações automáticas.
Chega de ficar alternando entre aplicativos como este:
2. Criação e delegação de tarefas
A criação de tarefas é um recurso essencial que permite planejar e enviar tarefas para sua equipe de projeto usando seu e-mail. As tarefas são enviadas com uma data de vencimento, descrição da tarefa e anexos.
A delegação eficaz de tarefas também o ajudará no planejamento de capacidade. Dessa forma, você pode aproveitar ao máximo o que está disponível.
Afinal, todos sabemos que Jack e Rose não usaram aquela porta flutuante em toda a sua capacidade! 🙄
3. Agendamento de tarefas
Uma coisa é enviar tarefas; outra coisa é gerenciar uma equipe.
Sua ferramenta de gerenciamento de projetos deve ter recursos de gerenciamento de equipe que garantam que todos os membros da equipe tenham tarefas diárias.
Se uma tarefa for adiada, seu gerenciador de tarefas deve ser capaz de reprogramar automaticamente as tarefas dependentes. Além disso, deve haver um calendário integrado, estimativas de tempo e ferramentas de acompanhamento de tarefas.
4. Menções de tarefas
Use o poderoso símbolo @ para mencionar um usuário, equipe, tarefa ou documento e marcar membros em seu espaço de trabalho. As menções de tarefas ficam sempre visíveis e também são enviadas por e-mail.
Isso significa que os membros da sua equipe nunca perderão uma tarefa, mas o que eles perderão é a desculpa “Eu não vi a tarefa”!
5. Comunicação simplificada
O gerenciador de tarefas que você escolher deve ter uma plataforma central de mensagens instantâneas onde os membros da equipe possam se comunicar.
Dessa forma, sua equipe ainda pode ter todas as vantagens que os e-mails oferecem, mas não precisa mais depender deles para uma comunicação (lenta).
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A melhor ferramenta de gerenciamento de tarefas por e-mail: ClickUp
O e-mail ocupa 23% do dia de trabalho médio de um funcionário e, em média, os funcionários verificam seus e-mails 36 vezes por dia. Quer dizer, todos nós já passamos por isso... atualizando nossos e-mails... 36 vezes. ⌚
Portanto, não é surpresa que os gerentes de projeto estejam procurando ferramentas de gerenciamento de tarefas para aumentar a produtividade no trabalho. E também não é surpresa que seguir as melhores práticas de marketing por e-mail e e-mails não solicitados gere resultados reais.
Felizmente, foi para isso que o ClickUp foi criado.
O que é o ClickUp?
O ClickUp é a ferramenta líder mundial em gerenciamento de projetos.
Desde ajudar você a gerenciar sua equipe remota até melhorar a colaboração da equipe, o ClickUp oferece às equipes tudo o que elas precisam para trabalhar de forma produtiva.
Por falar nisso, aqui está um artigo com algumas dicas para manter a produtividade no trabalho!
Agora, voltando ao gerenciamento de tarefas por e-mail...
Veja como o gerenciamento de tarefas por e-mail do ClickUp pode ajudar:
O sistema de gerenciamento de tarefas por e-mail da ClickUp incentiva as equipes a adotarem uma abordagem mais holística em relação às suas tarefas, para que possam se planejar adequadamente.
Não queremos uma situação como a do Titanic, em que não planejaram ter botes salva-vidas suficientes!
Confuso?
Vamos ver como o ClickUp pode garantir um trabalho tranquilo para sua equipe:
1. Envie e receba e-mails diretamente das tarefas
Quanto tempo você economizaria se pudesse enviar ou responder e-mails instantaneamente, sem precisar alternar entre abas, enquanto realiza suas tarefas relevantes?
Com o Email no ClickUp, você pode fazer exatamente isso!
- Envie e receba mensagens de e-mail diretamente das tarefas do ClickUp.
- Adicione anexos, formulários, respostas padronizadas e muito mais.
- Organize suas conversas por e-mail como comentários ou comentários encadeados
- Configure automações de e-mail com base em eventos no ClickUp.
Por exemplo, você pode atribuir e-mails aos membros da equipe, colaborar no envio e nas respostas e acionar automações com base em campos personalizados, eventos do cliente e até mesmo rastreamento de bugs. As possibilidades são quase ilimitadas!
Integrar seus e-mails ao ClickUp ajuda você a:
- Economize tempo (sem precisar alternar entre abas)
- Mantenha as comunicações organizadas
- Mantenha a visibilidade nas conversas por e-mail
Para esse recurso, o ClickUp atualmente oferece suporte ao Outlook, IMAP, Office 365 e Gmail. Todos os e-mails enviados pelo ClickUp parecerão ter sido enviados diretamente do seu e-mail — sem endereços de encaminhamento estranhos!
2. Crie tarefas por e-mail
A ferramenta de gerenciamento de tarefas por e-mail do ClickUp possui um recurso de atribuição de tarefas que permite criar tarefas enviando ou encaminhando e-mails para o ClickUp.
Veja quais detalhes da tarefa você pode incluir:
- Nome da tarefa: o assunto do e-mail será o nome da sua tarefa.
- Descrições das tarefas: o corpo do e-mail contém a descrição da tarefa.
- Atribuir tarefas: use
, na linha de assunto para adicionar vários destinatários à sua tarefa., - Prazo: use
na linha de assunto para adicionar um prazo - Anexos: adicione imagens, links e arquivos ao seu e-mail, e eles aparecerão imediatamente como anexos à tarefa.
3. Adicione comentários
Você pode enviar e-mails para tarefas do ClickUp, e eles aparecerão como um novo comentário para essa tarefa, incluindo todos os anexos.
Dúvidas sobre o layout?
Não se preocupe, o ClickUp captura o e-mail HTML na íntegra, para que suas imagens e designs fiquem tão espetaculares quanto o desenho de Jack da Rose.
4. Responder a notificações
Você pode responder aos e-mails de notificação do ClickUp enviando um e-mail de volta, que será adicionado como um novo comentário à tarefa. Não é necessário alternar entre aplicativos!
5. Automatize tarefas
Use as regras de encaminhamento de e-mails do ClickUp para criar tarefas automaticamente para você. E, se você salvar suas tarefas e endereços da lista em sua agenda de contatos, poderá adicionar tarefas à sua lista de tarefas em qualquer lugar!
Como alternativa, você pode automatizar suas tarefas usando o recurso Tarefas Recorrentes do ClickUp. Você pode personalizar a recorrência das tarefas usando uma programação de repetição ou um gatilho de repetição.
6. Agendamento de tarefas
Use os detalhes da tarefa do ClickUp para adicionar uma data de vencimento na linha de assunto, que agendará automaticamente um prazo para essa tarefa específica.
Você também pode usar o recurso Arrastar e Soltar para gerenciar a programação da sua equipe diariamente, semanalmente ou mensalmente.
Se um membro da equipe se atrasar (todos sabemos como a vida pode ser às vezes), o ClickUp altera automaticamente as datas de vencimento de todas as tarefas dependentes.
Bônus: alternativas ao e-mail
7. Integração do Gmail e do Microsoft Outlook
O ClickUp permite que você conecte o Gmail e o Outlook às suas tarefas do ClickUp. Dessa forma, qualquer tarefa adicionada no ClickUp será sincronizada com suas tarefas do Gmail ou do Outlook.
Quer economizar tempo?
Converta e-mails importantes da sua caixa de entrada do Gmail em tarefas do ClickUp adicionando estrelas a eles. ⭐
Você também pode sincronizar suas tarefas do ClickUp com o Google Agenda.
Agora, se você atualizar uma tarefa no ClickUp, verá a alteração no aplicativo do Google.
Isso é que é conveniência!
Mas isso não é tudo que o ClickUp tem a oferecer para você! 🎁
Este incrível software de gerenciamento de projetos também oferece outros recursos, como:
- Mais de 50 automações de tarefas: automatize tarefas recorrentes e otimize seu fluxo de trabalho.
- Visualizações personalizáveis: escolha como deseja visualizar um projeto usando visualizações como Gráfico de Gantt, Carga de Trabalho, Quadro Kanban e muito mais.
- Status das tarefas: adicione atualizações ao status do seu projeto
- Listas de tarefas: use listas de tarefas simples para ver suas realizações diárias.
- Dependências de tarefas: ajude sua equipe a concluir as tarefas na ordem correta
- Prioridades das tarefas: use sinalizadores para indicar quais tarefas precisam ser realizadas com urgência.
- Integrações de terceiros: o ClickUp se integra ao Evernote, Time Doctor e muito mais.
- Painéis ágeis: use os widgets Sprint nos painéis para obter uma visão geral de qualquer projeto ágil.
- Teclas de atalho e atalhos de teclado: use um atalho de teclado para melhorar e otimizar sua experiência
Por que você precisa de ferramentas de gerenciamento de tarefas por e-mail
As ferramentas de gerenciamento de tarefas por e-mail ajudam os gerentes de projeto e as equipes a aumentar a produtividade do e-mail no trabalho.
Com um aplicativo de gerenciamento de tarefas, sua equipe pode zerar a caixa de entrada com facilidade e ter mais tempo para se concentrar em tarefas individuais.
Veja como um software de gerenciamento de tarefas faz isso:
1. Transforma e-mails em tarefas a realizar
Ao usar uma ferramenta que se integra ao seu cliente de e-mail, você pode transformar sua caixa de entrada em uma lista gigante de tarefas a fazer.
Então esqueça o download de um aplicativo separado para anotações ou tarefas!
Com o gerenciamento de tarefas por e-mail, você pode criar tarefas e adicionar detalhes diretamente do seu e-mail.
Diga adeus à duplicação de tarefas e à alternância entre aplicativos e páginas!
2. Para enviar menos e-mails e economizar tempo
Com um gerenciador de tarefas, os membros da sua equipe, os documentos relacionados ao projeto e as conversas ficam todos armazenados em uma área central.
Isso significa que você não precisa mais enviar uma pergunta por e-mail a um membro da equipe apenas para receber uma resposta enigmática que exige que você envie outro e-mail.
Continue assim por tempo suficiente e, de repente...
No entanto, quando você usa um aplicativo de tarefas, seus e-mails contêm todos os detalhes sobre a tarefa, juntamente com a data de vencimento. E se alguém tiver alguma dúvida, basta enviar uma mensagem na sala de chat integrada.
Voilà!
Respostas em segundos.
3. Aumenta a eficiência da equipe
As ferramentas de gerenciamento de tarefas por e-mail fornecem às equipes de projeto descrições detalhadas das tarefas, para que elas não fiquem confusas sobre suas responsabilidades. Além disso, você pode simplesmente compartilhar uma tarefa com um membro da equipe mencionando-o.
Os aplicativos de gerenciamento de projetos também ajudam as equipes a trabalhar de forma colaborativa. Ao usar recursos de acompanhamento de tarefas e mensagens instantâneas, as equipes e os gerentes de projeto têm uma visão melhor do andamento do projeto de todos.
4. Centraliza seu fluxo de trabalho
O que é pior do que gerenciar várias tarefas ao mesmo tempo?
Gerenciando várias tarefas em várias plataformas!
Embora todos gostemos de nos considerar excelentes multitarefas, a verdade é que somos muito mais adequados para trabalhar em plataformas centralizadas e unificadas.
Ele mantém tudo em ordem, organizado e ajuda você a entender tudo com apenas uma olhada.
E é exatamente nisso que uma plataforma de gerenciamento de tarefas por e-mail pode ajudá-lo. Como você pode lidar com a alocação de cargas de trabalho, comunicações da equipe e programação de tarefas a partir da mesma interface, não precisará ficar pulando de plataforma em plataforma, tentando entender o que está acontecendo!
Conclusão
O gerenciamento de tarefas por e-mail permite que as equipes usem sua caixa de entrada como sua principal plataforma de gerenciamento de projetos. Embora você possa continuar usando sua caixa de entrada normal, ela não oferece um espaço de trabalho com recursos colaborativos, salas de bate-papo integradas e automação de tarefas.
O ClickUp oferece às equipes uma ampla variedade de recursos eficazes de gerenciamento de tarefas e fluxo de trabalho de e-mails para ajudá-las a serem o mais produtivas possível.
Com recursos que vão desde o agendamento de tarefas até a delegação de tarefas por e-mail, o ClickUp tem tudo o que você precisa para gerenciar tarefas a partir da sua caixa de entrada de e-mails.
Obtenha o ClickUp hoje mesmo e veja sua caixa de entrada se transformar em uma ferramenta eficiente de gerenciamento de tarefas, porque lembre-se: a vida é curta demais para ser desperdiçada em intermináveis e irritantes cadeias de e-mails.
Pergunte ao Jack:
