Imagine o seguinte: Você está sentado em sua mesa, olhando para uma tela em branco, tentando escrever um e-mail perfeito. Mas encontrar as palavras certas parece impossível.
E então... 🥁
Você olha para a IA. 👀
A inteligência artificial (IA) está mudando drasticamente a forma como os trabalhos digitais são realizados. Houve uma época em que escrever ótimos e-mails era considerado uma habilidade rara. Bem, hoje, não é mais, graças às ferramentas de IA!
Uma pesquisa de 2023 sobre profissionais de marketing por e-mail nos EUA, no Reino Unido e na Europa revela que mais da metade (51%) dos profissionais de marketing considera que a marketing por e-mail mais eficaz do que os métodos tradicionais. Isso também inclui escrever um e-mail.
Com tecnologia de IA assistentes de redação de e-mail podem criar e-mails claros, concisos e profissionais que geram resultados. A cereja do bolo é o tempo que você economiza ao integrar a IA ao seu processo de redação de e-mails.
Este guia para iniciantes sobre como usar a IA para escrever e-mails abordou tudo, desde os benefícios até as considerações éticas e as ferramentas, dicas e truques para incluir a IA sem problemas em seu processo de redação de e-mails.
Mas, antes disso, confira algumas oportunidades que você provavelmente perderá se não tiver feito amizade com a IA.
Benefícios do uso de IA para escrever e-mails
Veja como a IA pode transformar seus e-mails em uma comunicação atraente que não pode ser ignorada.
Use o assistente de redação com IA no ClickUp para gerar postagens de blog, fazer brainstorming de ideias, escrever e-mails e muito mais
## *Poupe tempo e esforço em e-mails repetitivos
Imagine nunca mais ter que escrever outro e-mail de check-in ou follow-up. Ferramentas de escrita com IA podem automatizar esses e-mails de rotina, aprendendo seu estilo de escrita e gerando rascunhos com base em modelos de e-mail predefinidos. Personalize esses rascunhos com apenas alguns cliques para liberar um tempo valioso. Com todo o tempo que você economiza, chegar a Caixa de entrada zero pode até ser possível!
Aumente a eficiência com uma comunicação consistente e personalizada
A IA pode ajudar a analisar respostas e conversas anteriores por e-mail e identificar padrões em seu estilo de escrita, incluindo tom e vocabulário. Assim, na próxima vez que a IA gerar uma resposta, ela poderá gerar um texto que soe exatamente como você. Tudo isso é feito mantendo uma voz consistente e profissional em toda a sua comunicação.
Reduzir erros gramaticais
Até mesmo os revisores mais meticulosos podem deixar passar um erro de digitação ou gramatical. Use a IA para escanear seus e-mails em busca de erros de ortografia, pontuação ou estrutura de frases. Certifique-se de que seus e-mails deixem uma impressão polida e profissional.
Personalize o alcance para aumentar o envolvimento
Use a capacidade da IA de segmentar sua lista de contatos. Em seguida, peça à IA para personalizar seus e-mails com detalhes específicos, como o nome do destinatário, a empresa ou interações anteriores. Faça com que seus e-mails pareçam ter sido criados para cada destinatário.
Crie linhas de assunto atraentes
Uma linha de assunto bem escrita é crucial para que seus e-mails sejam abertos. A IA pode analisar e-mails de alto desempenho e identificar os elementos que tornam as mensagens e suas linhas de assunto tão eficazes.
Melhor ainda, a IA pode usar seu vasto banco de dados para sugerir linhas de assunto de e-mail fortes que chamem a atenção, instiguem o destinatário a abrir o e-mail e, por fim, transmitam sua mensagem.
Leia também:_ Ferramentas de IA para profissionais de marketing
Como escrever e-mails usando IA
Apresentando o ClickUp Brain
O ClickUp Brain é um conjunto de recursos alimentados por IA dentro do ClickUp. Ele oferece recursos de IA conversacionais, contextuais e baseados em funções que podem ser acessados de qualquer lugar dentro do ClickUp. Ele ajuda você a trabalhar mais rápido e ser mais produtivo.
Ele não apenas pode responder a todas as suas perguntas sobre o trabalho no ClickUp, mas também pode automatizar tarefas e gerar todos os tipos de texto.
Além de outros Criação de conteúdo orientado por IA o ClickUp Brain pode ajudar você a escrever e-mails. Veja como:
Elaborando um novo e-mail com o ClickUp Brain
- Localize uma tarefa aberta e navegue até a seção de comentários
- Clique no ícone email
- Digite o comando de barra "/Write email" e pressione Return ou Enter no campo de comentários
- Será exibido um modal do ClickUp Brain. Digite um ponto de discussão que resuma brevemente o objetivo do e-mail. O ClickUp Brain analisará esse ponto de discussão e gerará um rascunho de e-mail com base em suas informações.
Escreva rapidamente e-mails sem erros com o ClickUp AI
Personalize esse rascunho gerado de acordo com sua preferência. O ClickUp Brain também oferece opções adicionais:
- Copiar o texto do e-mail gerado.
- Se necessário, clique em Tentar novamente para instruir o ClickUp Brain a gerar uma versão de e-mail diferente com base no mesmo ponto de discussão.
Representando um e-mail existente com o ClickUp Brain
Em seu espaço de trabalho do ClickUp, localize a linha de e-mail à qual deseja responder. Em seguida, clique na discussão de e-mail para abri-la.
Na caixa de resposta, digite o caractere de comando de barra "/" seguido de reply e pressione Enter. O ClickUp Brain fornecerá a você dois métodos para criar uma resposta:
- Escreva seu ponto de discussão resumindo os pontos principais de sua resposta no campo designado
- Usar modelos prontos de prompt como ponto de partida para sua resposta, o que pode economizar tempo e esforço na formulação de uma resposta. Se você escolher um prompt pré-escrito, talvez seja necessário preencher detalhes específicos para personalizá-lo para a conversa por e-mail.
- Quando você tiver um ponto de discussão, o ClickUp Brain gerará um rascunho de e-mail de resposta com base em suas informações. Agora, da mesma forma que o e-mail gerado para novos e-mails, você pode:
- Copiar o texto da resposta
- Clicar em Tentar novamente para instruir o ClickUp Brain a gerar uma versão de resposta diferente usando o mesmo ponto de discussão
Responda com o ClickUp AI quando receber uma resposta ao seu e-mail
Nota: O ClickUp Brain também funciona com Documentos do ClickUp para aprimorar seu processo de criação de texto.
Use o ClickUp Brain para:
- Fazer brainstorming de ideias de conteúdo e usar as melhores no Docs
- Gerar variações de textos e títulos para testes A/B
- Revisar seus documentos quanto a erros de gramática e ortografia
- Resumir informações ou dados complexos em seus documentos e tarefasResumir suas anotações de reunião com [nome(s) ] para discutir [tópico da reunião]. Sugira alguns horários possíveis na próxima semana e expresse flexibilidade para acomodar a disponibilidade deles.
Saída do ClickUp Brain (exemplo):
Subject: Solicitação de reunião: Discutindo [Tópico da reunião]
Olá [Nome(s) ],
Gostaria de agendar uma reunião para discutir [tópico da reunião] em mais detalhes. Essa será uma oportunidade valiosa para [explicar o objetivo da reunião].
Estou disponível para me reunir na próxima semana em [sugerir algumas datas e horários específicos]. Informe-me qual é o melhor horário para você ou se tem outros horários em mente.
_Estou ansioso para nos conectarmos!
Os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
6. Apresentando-se
Prompt: _Elabore um e-mail de apresentação para você mesmo para [nome] em sua nova função na [nome da empresa]. Mencione brevemente seu histórico e expresse interesse em se conectar e colaborar
Saída do cérebro do ClickUp (exemplo):
Subject: Introdução: [Seu nome] - Novo [Seu cargo] na [Nome da empresa]
Caro [Nome],
Estou escrevendo para me apresentar como [Seu nome], o novo [Seu cargo] na [Nome da empresa]. Estou animado para me juntar à equipe de marketing e contribuir para [mencionar uma área específica do trabalho da empresa].
Anteriormente, trabalhei na [Empresa anterior], onde [descreva brevemente sua experiência relevante]. Trago um sólido histórico em [mencionar habilidades relevantes] e uma paixão por [mencionar sua área de especialização].
Familiarizei-me com seu trabalho em [mencione algo específico que encontrou sobre o trabalho deles] e acredito que pode haver oportunidades de colaboração no futuro. Ficaria muito grato pela oportunidade de entrar em contato com você em breve para saber mais sobre sua função e explorar possíveis sinergias.
_Por favor, informe-me se está disponível para uma breve ligação ou um bate-papo virtual no café, conforme sua conveniência
_Obrigado pelo seu tempo e aguardo seu contato!
atenciosamente,_
[Seu nome]
7. Entregando más notícias
Prompt: _Componha um e-mail para [nome] informando-o sobre [notícias negativas]. Expresse empatia por sua situação e ofereça apoio ou recursos que possam estar disponíveis
Saída do ClickUp Brain (exemplo):
Subject: Sobre [Breve descrição das más notícias]
Caro [Nome],
Estou escrevendo para informá-lo sobre [explicar as más notícias de forma clara e concisa]. Entendo que essa pode ser uma notícia decepcionante e peço sinceras desculpas por qualquer inconveniente que ela possa causar.
[Se aplicável, explique o motivo por trás da decisão]. Valorizamos seu [mencione o que você valoriza neles] e queremos assegurar-lhe que estamos aqui para apoiá-lo durante esse período.
[Ofereça sugestões de soluções específicas ou recursos que possam ser úteis]. Não hesite em entrar em contato se tiver alguma dúvida ou precisar de mais assistência.
atenciosamente,_
[Seu nome]
8. Solicitando feedback
Prompt: Elabore um e-mail para [nome] solicitando feedback sobre [nome do projeto] ou [produto específico]. Descreva as áreas específicas sobre as quais você gostaria de receber feedback e expresse sua gratidão pela contribuição deles.
Saída do ClickUp Brain (exemplo):
Subject: Feedback solicitado: [Project Name] ou [Specific Deliverable]
Caro [Nome],
Estou escrevendo para solicitar seu valioso feedback sobre [nome do projeto] ou [produto específico]. Suas percepções e sua experiência serão muito apreciadas.
Especificamente, eu estaria interessado em seu feedback sobre [mencionar áreas específicas sobre as quais gostaria de receber feedback, por exemplo, clareza, funcionalidade, design]. Sua perspectiva será fundamental para nos ajudar a [explicar como o conteúdo gerado pelo feedback será usado].
Sinta-se à vontade para ser sincero e fornecer qualquer crítica construtiva que possa ter. Valorizamos seu feedback honesto e nos esforçamos para aprimorar continuamente nosso trabalho.
Obrigado antecipadamente por seu tempo e consideração.
Os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
9. Oferecendo ajuda ou suporte
Prompt: _Crie um e-mail para [nome] oferecendo sua ajuda com [tarefa ou desafio específico]. Faça uma breve menção à sua experiência ou habilidades relevantes e expresse seu desejo de colaborar
Saída do ClickUp Brain (exemplo):
Subject: Oferecendo suporte com [tarefa ou desafio específico]
Olá [Nome],
Conheci sua publicação/mensagem recente sobre [mencionar a tarefa ou o desafio específico]. Percebi que você estava enfrentando [mencione brevemente a dificuldade] e gostaria de oferecer minha ajuda.
Tenho experiência em [mencione sua experiência relevante] e acredito que poderia ajudá-lo com [explique como você pode ajudar]. Terei prazer em conversar mais sobre isso e ver se há uma maneira de contribuir para seu sucesso.
Por favor, não hesite em entrar em contato se estiver interessado em colaborar ou se precisar de ajuda.
Cumprimentos,
[Seu nome]
Um exemplo de e-mail criado com o ClickUp Brain
10. Negociando um prazo
Prompt: Componha um e-mail para [nome no corpo do e-mail_] solicitando uma extensão do prazo para [nome da tarefa]. Explique o motivo do atraso e proponha um novo prazo realista. Expresse seu compromisso de concluir a tarefa com alta qualidade
Saída do ClickUp Brain (exemplo):
Subject: Request for Deadline Extension (Solicitação de extensão do prazo): [Nome da tarefa]
Caro [Nome],
Estou escrevendo para solicitar uma extensão de prazo para [nome da tarefa], que originalmente deveria ser entregue em [prazo original]. Devido a [explicar o motivo do atraso de maneira profissional, concisa e oportuna], prevejo que precisarei de mais tempo para garantir uma conclusão de alta qualidade_
_Proponho um novo prazo de [novo prazo realista]. Esse prazo me permitirá [explicar como o tempo extra será usado para obter alta qualidade]. Entendo a importância de cumprir prazos e peço desculpas por qualquer inconveniente causado por esse atraso
Estou comprometido a entregar um trabalho excelente nesta tarefa. Informe-me se o novo prazo proposto é adequado para você. Terei prazer em discutir o assunto ou responder a quaisquer perguntas que você possa ter.
_Obrigado por sua compreensão e flexibilidade
atenciosamente,_
[Seu nome]
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O ClickUp Brain ajuda você faz anotações analisar dados, criar e-mails atraentes e recuperar um tempo valioso. Lembre-se de garantir que o Email ClickApp esteja ativado em seu espaço de trabalho se quiser usar os recursos relacionados a e-mail no ClickUp.
Use o ClickUp Brain para se livrar do bloqueio do escritor ou de tarefas repetitivas de redação de e-mails, mas personalize o conteúdo gerado com sua voz e suas percepções exclusivas. O verdadeiro poder está na sinergia entre a criatividade humana e a eficiência da IA.
Além do ClickUp Brain, o ClickUp também oferece recursos avançados de gerenciamento de tarefas, colaboração e controle de tempo que podem ajudar as equipes a trabalhar melhor em conjunto e de forma produtiva. Registrar-se gratuitamente.