Imagine o seguinte: você está sentado à sua mesa, olhando para uma tela em branco, tentando redigir um e-mail perfeito. Mas encontrar as palavras certas parece impossível.
E então... 🥁
Você olha para a IA. 👀
A inteligência artificial (IA) está mudando drasticamente a forma como os trabalhos digitais são realizados. Houve um tempo em que escrever bons e-mails era considerado uma habilidade rara. Bem, hoje em dia, isso não é mais verdade, graças às ferramentas de IA!
Uma pesquisa realizada em 2023 com profissionais de marketing por e-mail nos Estados Unidos, Reino Unido e Europa revela que mais da metade (51%) dos profissionais de marketing considera o marketing por e-mail baseado em IA mais eficaz do que os métodos tradicionais. Isso inclui a redação de e-mails.
Os assistentes de redação de e-mails com IA podem criar e-mails claros, concisos e profissionais que geram resultados. A cereja no topo do bolo é o tempo que você economiza ao integrar a IA ao seu processo de redação de e-mails.
Este guia para iniciantes sobre como usar a IA para escrever e-mails abrange tudo — desde os benefícios até considerações éticas e as ferramentas, dicas e truques para incluir a IA de maneira tranquila no seu processo de redação de e-mails.
Mas antes disso, confira algumas oportunidades que você provavelmente perderá se não se familiarizar com a IA.
Benefícios do uso da IA para escrever e-mails
Veja como a IA pode transformar seus e-mails em uma comunicação atraente que não pode ser ignorada.
Economize tempo e esforço em e-mails repetitivos
Imagine nunca mais ter que escrever outro e-mail de check-in ou acompanhamento. As ferramentas de redação de IA podem automatizar esses e-mails rotineiros, aprendendo seu estilo de redação e gerando rascunhos com base em modelos de e-mail predefinidos. Personalize esses rascunhos com apenas alguns cliques para liberar um tempo valioso. Com todo o tempo que você economiza, chegar à Inbox Zero pode até ser possível!
Aumente a eficiência com uma comunicação consistente e personalizada
A IA pode ajudar a analisar respostas e conversas de e-mails anteriores e identificar padrões em seu estilo de escrita, incluindo tom e vocabulário. Assim, da próxima vez que a IA gerar uma resposta, ela poderá gerar um texto que soe exatamente como você. Tudo isso é feito mantendo uma voz consistente e profissional em toda a sua comunicação.
Reduza os erros gramaticais
Mesmo os revisores mais meticulosos podem deixar passar um erro ortográfico ou gramatical. Use a IA para verificar seus e-mails em busca de erros de ortografia, pontuação ou estrutura de frases. Garanta que seus e-mails deixem uma impressão profissional e refinada.
Personalize o alcance para aumentar o engajamento
Use a capacidade da IA para segmentar sua lista de contatos. Em seguida, peça à IA para personalizar seus e-mails com detalhes específicos, como o nome do destinatário, a empresa ou interações anteriores. Faça com que seus e-mails pareçam ter sido criados especialmente para cada destinatário.
Crie linhas de assunto atraentes
Uma linha de assunto bem escrita é fundamental para que seus e-mails sejam abertos. A IA pode analisar e-mails de alto desempenho e identificar os elementos que tornam as mensagens e suas linhas de assunto tão eficazes.
Melhor ainda, a IA pode usar seu vasto banco de dados para sugerir assuntos de e-mail atraentes que chamem a atenção, incentivem o destinatário a abrir o e-mail e, por fim, transmitam sua mensagem.
Leia também: Ferramentas de IA para profissionais de marketing
Como escrever e-mails usando IA
Apresentando o ClickUp Brain
O ClickUp Brain é um conjunto de recursos alimentados por IA dentro do ClickUp. Ele oferece recursos de IA conversacionais, contextuais e baseados em funções que podem ser acessados de qualquer lugar dentro do ClickUp. Ele ajuda você a trabalhar mais rápido e ser mais produtivo.
Além de responder a todas as suas perguntas sobre o trabalho no ClickUp, ele também pode automatizar tarefas e gerar todos os tipos de texto.
Além de outras criações de conteúdo baseadas em IA, o ClickUp Brain pode ajudá-lo a redigir e-mails. Veja como:
Redigindo um novo e-mail com o ClickUp Brain
- Localize uma tarefa aberta e navegue até a seção de comentários.
- Clique no ícone e-mail.
- Digite o comando “/Escrever e-mail” e pressione Return ou Enter no campo de comentários.
- Uma janela modal do ClickUp Brain será exibida. Insira um ponto de discussão que resuma brevemente o objetivo do e-mail. O ClickUp Brain analisará esse ponto de discussão e gerará um rascunho de e-mail com base em suas informações.
Personalize este rascunho gerado de acordo com sua preferência. O ClickUp Brain também oferece opções adicionais:
- Copie o texto do e-mail gerado.
- Se necessário, clique em Tentar novamente para instruir o ClickUp Brain a gerar uma versão diferente do e-mail com base no mesmo ponto de discussão.
Respondendo a um e-mail existente com o ClickUp Brain
No seu espaço de trabalho do ClickUp, localize a conversa por e-mail à qual deseja responder. Em seguida, clique na conversa por e-mail para abri-la.
Na caixa de resposta, digite o comando de barra "/" seguido de reply e pressione Enter. O ClickUp Brain fornecerá dois métodos para criar uma resposta:
- Elabore seu argumento resumindo os pontos principais da sua resposta no campo designado.
- Use modelos de prompts prontos como ponto de partida para sua resposta, economizando tempo e esforço na formulação de uma resposta. Se você escolher um prompt pré-escrito, talvez seja necessário preencher detalhes específicos para personalizá-lo para a conversa por e-mail.
- Depois de definir um ponto de discussão, o ClickUp Brain irá gerar um rascunho de e-mail de resposta com base nas suas informações. Agora, semelhante ao e-mail gerado para novos e-mails, você pode: Copiar o texto da resposta Clicar em Tentar novamente para instruir o ClickUp Brain a gerar uma versão diferente da resposta usando o mesmo ponto de discussão
- Copie o texto da resposta
- Clique em Tentar novamente para instruir o ClickUp Brain a gerar uma versão diferente da resposta usando o mesmo argumento.
- Copie o texto da resposta
- Clique em Tentar novamente para instruir o ClickUp Brain a gerar uma versão diferente da resposta usando o mesmo argumento.
Observação: o ClickUp Brain também funciona com o ClickUp Docs para aprimorar seu processo de criação de texto.
Use o ClickUp Brain para:
- Faça um brainstorming de ideias de conteúdo e use as melhores no Docs.
- Gere variações de texto e títulos para testes A/B.
- Revise seus documentos para verificar se há erros gramaticais e ortográficos.
- Resuma informações ou dados complexos em seus documentos e tarefas.
- Resuma suas notas de reunião e gere conclusões e itens de ação.
- Automatize tarefas repetitivas, como gerar textos padrão ou formatar seções.
Também pedimos ao ClickUp Brain para resumir o processo de redação de e-mails para você:
Para realmente aumentar a eficiência na criação de documentos e gerar conteúdo de alta qualidade em menos tempo, você deve usar as sugestões certas. Destacamos algumas sugestões úteis abaixo.
Bônus: as melhores estratégias de gerenciamento de e-mails para pessoas ocupadas 🐝
10 exemplos de prompts para escrever e-mails com IA
Vamos explorar dez exemplos de prompts para ilustrar como o ClickUp Brain ajuda você a economizar tempo em vários cenários relacionados a e-mails:
1. Acompanhamento de uma reunião
Sugestão: Escreva um e-mail dando continuidade aos pontos-chave discutidos durante nossa reunião sobre [tópico da reunião] realizada em [data]. Inclua itens de ação específicos para [nome] e [nome] e um cronograma para conclusão.
Resultado do ClickUp Brain (exemplo):
Assunto: Acompanhamento do tópico da reunião – Itens de ação e prazos
Prezada equipe,
Espero que este e-mail o(a) encontre bem. Estou escrevendo para dar continuidade à nossa produtiva reunião sobre o Tópico da Reunião, realizada em Data. Abaixo estão os principais pontos que discutimos, juntamente com as ações específicas atribuídas a cada pessoa e os prazos previstos para conclusão.
Ações a serem tomadas:
- Nome 1: Você está encarregado de uma ação específica. Isso é crucial por motivos de importância. O prazo para essa tarefa está definido para uma data específica.
- Nome 2: Sua ação envolve uma ação específica. Isso nos permitirá obter benefícios ou resultados. Procure concluir isso até uma data específica.
Prazo para conclusão:
- Nome 1: ação específica a ser concluída até uma data específica.
- Nome 2: ação específica a ser concluída até uma data específica.
Certifique-se de priorizar essas tarefas e cumprir os prazos, pois eles são fundamentais para a próxima fase do nosso projeto. Se você encontrar algum desafio ou precisar de recursos adicionais, não hesite em entrar em contato.
Vamos manter o ritmo e garantir que atingiremos nossas metas. Obrigado por sua dedicação e trabalho árduo contínuos.
Atenciosamente,
Seu nome
Suas informações de contato
2. Buscando informações de um cliente
Sugestão: Elabore um e-mail solicitando informações adicionais de [nome do cliente] sobre [nome do projeto]. Especificamente, pergunte sobre [informação necessária 1] e [informação necessária 2]. Enfatize a importância dessas informações para o andamento do projeto.
Resultado do ClickUp Brain (exemplo):
Assunto: Informações necessárias para o andamento do [nome do projeto]
Prezado(a) [Nome do cliente],
Espero que este e-mail o(a) encontre bem.
Estou escrevendo para acompanhar nosso projeto, [nome do projeto]. Para garantir que continuemos no caminho certo e entreguemos os melhores resultados possíveis, solicito gentilmente sua opinião sobre alguns detalhes.
Especificamente, gostaríamos de receber suas ideias sobre [informação necessária 1] e [informação necessária 2]. Essas informações serão cruciais para [explique como as informações serão usadas].
Entre em contato conosco se tiver alguma dúvida ou precisar de mais ajuda para fornecer essas informações. Estamos à sua disposição.
Agradecemos sua colaboração contínua.
Atenciosamente,
[Seu nome]
3. Enviando um lembrete educado
Sugestão: Escreva um lembrete gentil e um e-mail para [nome] sobre o prazo final para [nome da tarefa] em [data]. Expresse confiança na capacidade deles de concluir a tarefa com sucesso.
Resultado do ClickUp Brain (exemplo):
Assunto: Lembrete: prazo final se aproximando para [nome da tarefa]
Olá, [Nome],
Este é um lembrete amigável de que o prazo para concluir [nome da tarefa] está se aproximando em [data]. Estamos confiantes em suas habilidades e capacidades para entregar esta tarefa dentro do prazo.
Se você fez um progresso significativo e precisa de suporte adicional para finalizá-lo, não hesite em entrar em contato. Teremos prazer em ajudar da maneira que pudermos.
Estamos ansiosos para ver seu excelente trabalho!
Atenciosamente,
[Seu nome]
4. Expressando gratidão
Sugestão: Escreva um e-mail de agradecimento a [nome] por [ato específico de gentileza ou ajuda]. Mencione brevemente o impacto positivo que a contribuição dele teve e expresse sua gratidão.
Resultado do ClickUp Brain (exemplo):
Assunto: Obrigado por sua [ação específica]!
Prezado(a) [Nome],
Estou escrevendo para expressar minha sincera gratidão por sua [ação específica de gentileza ou assistência]. Sua disposição em [explique como a ação ajudou] foi muito apreciada.
[Mencione como isso teve um impacto positivo em você ou no projeto]. É um prazer trabalhar com colegas como você, que são tão prestativos e solidários.
Mais uma vez, obrigado.
Atenciosamente,
[Seu nome]
5. Agendar uma reunião
Prompt: Escreva um e-mail para agendar uma reunião com [nome(s)] para discutir [tópico da reunião]. Sugira alguns horários possíveis na próxima semana e expresse flexibilidade para acomodar a disponibilidade deles.
Resultado do ClickUp Brain (exemplo):
Assunto: Solicitação de reunião: Discussão sobre [tópico da reunião]
Olá, [Nome(s)],
Gostaria de agendar uma reunião para discutir [tópico da reunião] com mais detalhes. Esta será uma oportunidade valiosa para [explicar o objetivo da reunião].
Estou disponível para nos encontrarmos na próxima semana em [sugira algumas datas e horários específicos]. Por favor, me informe qual horário é mais conveniente para você ou se você tem outros horários em mente.
Ansioso por entrar em contato!
Atenciosamente,
[Seu nome]
6. Apresentando-se
Sugestão: Escreva um e-mail de apresentação para [nome] sobre sua nova função na [nome da empresa]. Mencione brevemente sua experiência e expresse interesse em se conectar e colaborar.
Resultado do ClickUp (exemplo):
Assunto: Introdução: [Seu nome] – Novo [Seu cargo] na [Nome da empresa]
Prezado(a) [Nome],
Estou escrevendo para me apresentar como [Seu Nome], o novo [Seu Cargo] na [Nome da Empresa]. Estou animado por me juntar à equipe de marketing e contribuir com [mencione uma área específica do trabalho da empresa].
Anteriormente, trabalhei na [Empresa Anterior], onde [descreva brevemente sua experiência relevante]. Trago uma sólida experiência em [mencione habilidades relevantes] e uma paixão por [mencione sua área de especialização].
Eu me familiarizei com o seu trabalho em [mencione algo específico que você descobriu sobre o trabalho dele] e acredito que pode haver oportunidades de colaboração no futuro. Eu ficaria muito grato pela chance de entrar em contato com você em breve para saber mais sobre sua função e explorar possíveis sinergias.
Por favor, me avise se você estiver disponível para uma breve ligação ou um bate-papo virtual quando for conveniente para você.
Obrigado pelo seu tempo e espero entrar em contato com você!
Atenciosamente,
[Seu nome]
7. Dar más notícias
Sugestão: Escreva um e-mail para [nome] informando-o sobre [notícias negativas]. Expresse empatia pela situação dele e ofereça apoio ou recursos que possam estar disponíveis.
Resultado do ClickUp Brain (exemplo):
Assunto: Em relação a [breve descrição das más notícias]
Prezado(a) [Nome],
Estou escrevendo para informá-lo sobre [explique as más notícias de maneira clara e concisa]. Entendo que esta pode ser uma notícia decepcionante e peço sinceras desculpas por qualquer inconveniente que isso possa causar.
[Se aplicável, explique o motivo por trás da decisão]. Valorizamos o seu [mencione o que você valoriza neles] e queremos garantir que estamos aqui para apoiá-lo durante este período.
[Ofereça sugestões de soluções ou recursos específicos que possam ser úteis]. Não hesite em entrar em contato se tiver alguma dúvida ou precisar de mais ajuda.
Atenciosamente,
[Seu nome]
8. Solicitar feedback
Sugestão: Escreva um e-mail para [nome] solicitando feedback sobre [nome do projeto] ou [resultado específico]. Descreva as áreas específicas sobre as quais você gostaria de receber feedback e expresse sua gratidão pela contribuição.
Resultado do ClickUp Brain (exemplo):
Assunto: Solicitação de feedback: [Nome do projeto] ou [Entrega específica]
Prezado(a) [Nome],
Estou escrevendo para solicitar seu valioso feedback sobre [nome do projeto] ou [resultado específico]. Suas ideias e experiência serão muito apreciadas.
Especificamente, eu gostaria de receber seu feedback sobre [mencione áreas específicas sobre as quais você gostaria de receber feedback, por exemplo, clareza, funcionalidade, design]. Sua perspectiva será crucial para nos ajudar a [explique como o conteúdo gerado pelo feedback será usado].
Sinta-se à vontade para ser sincero e fornecer qualquer crítica construtiva que possa ter. Valorizamos seu feedback honesto e nos esforçamos para melhorar continuamente nosso trabalho.
Agradecemos antecipadamente pelo seu tempo e consideração.
Atenciosamente,
[Seu nome]
9. Oferecer ajuda ou apoio
Sugestão: Crie um e-mail para [nome] oferecendo sua ajuda com [tarefa ou desafio específico]. Mencione brevemente sua experiência ou habilidades relevantes e expresse sua disposição para colaborar.
Resultado do ClickUp Brain (exemplo):
Assunto: Oferecendo suporte com [tarefa ou desafio específico]
Olá, [Nome],
Vi sua postagem/mensagem recente sobre [mencione a tarefa ou o desafio específico]. Percebi que você estava enfrentando [mencione brevemente a dificuldade] e gostaria de oferecer minha ajuda.
Tenho experiência em [mencione sua experiência relevante] e acredito que poderia ajudá-lo com [explique como você pode ajudar]. Ficarei feliz em discutir isso mais a fundo e ver se há alguma maneira de contribuir para o seu sucesso.
Não hesite em entrar em contato se estiver interessado em colaborar ou precisar de ajuda.
Atenciosamente,
[Seu nome]
10. Negociando um prazo
Sugestão: Escreva um e-mail para [nome no corpo do e-mail] solicitando uma prorrogação do prazo para [nome da tarefa]. Explique o motivo do atraso e proponha um novo prazo realista. Expresse seu compromisso em concluir a tarefa com alta qualidade.
Resultado do ClickUp Brain (exemplo):
Assunto: Pedido de prorrogação do prazo: [Nome da tarefa]
Prezado(a) [Nome],
Estou escrevendo para solicitar uma prorrogação do prazo para [nome da tarefa], que originalmente deveria ser concluída em [prazo original]. Devido a [explique o motivo do atraso de maneira profissional, concisa e oportuna], prevejo que precisarei de mais tempo para garantir uma conclusão de alta qualidade.
Proponho um novo prazo de [novo prazo realista]. Esse prazo me permitirá [explique como o tempo extra será usado para alcançar alta qualidade]. Entendo a importância de cumprir prazos e peço desculpas por qualquer inconveniente causado por esse atraso.
Estou comprometido em entregar um trabalho excelente nesta tarefa. Por favor, me avise se o novo prazo proposto for adequado para você. Ficarei feliz em discutir isso mais detalhadamente ou responder a quaisquer perguntas que você possa ter.
Agradecemos sua compreensão e flexibilidade.
Atenciosamente,
[Seu nome]
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O ClickUp Brain ajuda você a fazer anotações, analisar dados, criar e-mails atraentes e recuperar um tempo valioso. Lembre-se de garantir que o Email ClickApp esteja habilitado em seu espaço de trabalho se desejar usar recursos relacionados a e-mails no ClickUp.
Use o ClickUp Brain para se livrar do bloqueio criativo ou de tarefas repetitivas de redação de e-mails, mas personalize o conteúdo gerado com sua voz e suas ideias únicas. O verdadeiro poder está na sinergia entre a criatividade humana e a eficiência da IA.
Além do ClickUp Brain, o ClickUp também oferece recursos poderosos de gerenciamento de tarefas, colaboração e controle de tempo que podem ajudar as equipes a trabalharem melhor juntas de forma produtiva.
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