Poucos aplicativos de comunicação são tão versáteis quanto o Microsoft Teams. Você pode enviar mensagens rapidamente, participar de uma videochamada e integrá-lo perfeitamente ao Office 365 para que tudo funcione com mais facilidade.
Um dos melhores recursos? A capacidade de criar novas equipes que atendam às suas necessidades específicas.
Saber como configurar e organizar sua equipe de maneira eficaz pode realmente aumentar a produtividade e otimizar a comunicação em sua organização.
Quando usado corretamente, o Teams pode ser um ótimo software de colaboração tanto para usuários no escritório quanto para trabalhadores remotos, mantendo todos alinhados e informados, independentemente de onde estejam.
Este artigo é um guia detalhado sobre como criar uma equipe no Microsoft Teams, garantindo que você tenha todas as etapas e dicas necessárias!
Como criar uma nova equipe no Microsoft Teams?
Criar uma equipe no Microsoft Teams é um processo flexível. Existem várias maneiras de criar equipes com base em suas necessidades e preferências específicas.
Descrevemos as etapas para ajudá-lo a configurar uma nova equipe no Microsoft Teams.
Criando equipes do zero no Microsoft Teams
Se você não tem uma equipe existente no aplicativo Microsoft Teams, não se preocupe! Você pode começar do zero e criar sua equipe exatamente como deseja. Isso permite que você organize tudo de acordo com seus objetivos e estilo de trabalho.
Além disso, depois que sua equipe for criada, você receberá automaticamente um site do SharePoint e o OneNote para ajudar a manter todos conectados e em sintonia.
Etapa 1: abra o Teams
Clique no ícone Teams no lado esquerdo do aplicativo.
Etapa 2: Comece a criar sua equipe
Clique em Criar equipe. Um menu será exibido, oferecendo opções para entrar ou criar equipes. Selecione Criar equipe para continuar.
Etapa 3: nomeie sua equipe
Na janela Criar uma equipe, forneça um nome para sua equipe. Você também pode adicionar uma descrição opcional.
Etapa 4: escolha as configurações de privacidade
Selecione o nível de privacidade para sua equipe:
- Privado: apenas pessoas específicas podem participar da equipe
- Público: qualquer pessoa da sua organização pode participar
Se sua organização usa classificação de dados, você também pode aplicar uma etiqueta de confidencialidade para garantir o nível certo de proteção para as informações da sua equipe.
Etapa 5: crie a equipe e o primeiro canal
Depois de nomear a equipe e definir sua privacidade, clique em Criar.
O Microsoft Teams criará automaticamente o primeiro canal para sua equipe. Você precisará fornecer um nome para esse canal, que não pode ser excluído ou arquivado, mas você pode adicionar mais canais posteriormente.
Criando uma equipe a partir de uma equipe ou grupo existente
Você pode criar facilmente uma nova equipe replicando os dados, canais e configurações de uma equipe existente ou usando um grupo existente do Microsoft 365. Essa abordagem ajuda a otimizar o processo de configuração e garante que sua nova equipe tenha todos os recursos e configurações essenciais necessários.
Veja como fazer isso:
Etapa 1: abra o Teams
Clique no ícone Teams no lado esquerdo do aplicativo e selecione Criar ou participar de equipes na parte superior da sua lista de equipes.
Etapa 2: Comece a criar sua equipe
Clique em Criar a partir de. No menu pop-up, selecione Mais opções para criar equipe.
Etapa 3: crie uma equipe a partir de uma equipe existente
Selecione De outra equipe. Você verá uma lista das equipes das quais você é membro atualmente. Selecione a equipe que deseja copiar.
Etapa 4: crie uma equipe a partir de um grupo do Microsoft 365
Selecione A partir de um grupo. Aqui, você verá uma lista dos grupos do Microsoft 365 que você possui, que ainda não têm uma equipe e têm menos de 10.000 membros.
Selecione o grupo desejado e uma nova equipe com o mesmo nome, privacidade, sensibilidade e membros será criada automaticamente.
Etapa 5: Adicione detalhes da equipe
Dê um nome à sua nova equipe, forneça uma descrição, ajuste as configurações de privacidade e defina o rótulo de confidencialidade (se aplicável).
O Microsoft Teams criará automaticamente um novo canal chamado “Geral” para sua equipe, que você poderá renomear posteriormente.
Etapa 6: escolha o que copiar
Use as caixas de seleção para escolher quais partes da equipe existente você quer copiar: canais, guias, configurações, aplicativos e até mesmo membros.
Se você optar por não copiar membros, lembre-se de adicioná-los manualmente à equipe.
Etapa 7: Concluir
Depois que tudo estiver configurado, clique em Criar para concluir o processo.
Criando equipes usando um modelo
Procurando uma maneira rápida de colocar sua equipe em ação? O Teams oferece uma variedade de modelos que permitem que você comece com uma base sólida, sem precisar construir tudo do zero.
Esses modelos vêm pré-carregados com canais, aplicativos e configurações projetados para diferentes finalidades. É uma maneira fantástica de economizar tempo e garantir que você tenha as ferramentas certas ao seu alcance.
Etapa 1: abra o Teams
Clique no ícone Teams no lado esquerdo do aplicativo. Selecione Criar ou participar de equipes na parte superior da sua lista de equipes.
Etapa 2: Comece a criar sua equipe
Clique em Criar equipe. No menu que aparece, selecione Mais opções para criar equipe.
Etapa 3: escolha um modelo
Vá para Selecionar a partir de um modelo. Navegue pela lista de modelos disponíveis, como gerenciamento de projetos, gerenciamento de eventos, serviços de varejo ou saúde. O administrador da sua organização também pode ter modelos personalizados.
Etapa 4: revise os detalhes do modelo
Analise a lista de canais e aplicativos incluídos no modelo. Você pode personalizá-los ou alterá-los posteriormente. Clique em Usar este modelo para continuar.
Etapa 5: defina a privacidade e personalize sua equipe
Escolha a configuração de privacidade para sua equipe e selecione o rótulo de confidencialidade para sua equipe. Digite um nome para a equipe e adicione uma descrição opcional. Você também pode renomear o canal Geral criado automaticamente ou qualquer outro canal fornecido pelo modelo.
Etapa 6: crie a equipe
Quando estiver pronto, clique em Criar na parte inferior para iniciar o processo de criação da equipe.
Criando uma equipe para toda a organização
Uma equipe para toda a organização no Microsoft Teams permite que toda a sua empresa permaneça conectada. Ela pode suportar até 5.000 membros, tornando-a perfeita para grandes organizações que buscam melhorar a transparência e garantir que todos os funcionários permaneçam informados.
Etapa 1: abra o Microsoft Teams
Clique no ícone Teams na barra lateral esquerda do aplicativo. Isso exibirá uma lista das suas equipes atuais e a opção para criar novas equipes.
Etapa 2: Comece a criar uma nova equipe
Quando estiver na seção Teams, clique no botão Criar uma equipe. Uma janela pop-up aparecerá com diferentes maneiras de criar sua equipe.
Etapa 3: Escolha criar uma equipe do zero
Para configurar uma nova equipe personalizada, selecione Criar uma equipe do zero. Isso lhe dará controle total sobre a estrutura e as configurações da nova equipe.
Etapa 4: Selecione a equipe em toda a organização
Se você for um administrador do Microsoft 365, verá a opção Em toda a organização. Isso permite incluir automaticamente todos os membros da empresa, evitando que você precise adicioná-los individualmente. À medida que novos funcionários ingressam, eles também são adicionados automaticamente.
Etapa 5: nomeie sua equipe para toda a organização
Insira um nome para sua equipe e adicione uma breve descrição explicando sua finalidade. Isso ajuda os membros da equipe a entender rapidamente o objetivo dessa equipe em toda a organização.
Etapa 6: clique em Criar
Depois de nomear sua equipe, clique em Criar equipe. O Microsoft Teams adicionará automaticamente todos os funcionários e novas contratações à equipe da organização, garantindo que sua equipe permaneça atualizada sem trabalho adicional.
Depois de criar uma equipe, você se torna o proprietário por padrão. Isso significa que você pode convidar membros para participar e adicionar canais para facilitar a colaboração. Além disso, você tem a liberdade de criar ainda mais equipes — até 250 equipes por conta!
Limitações do uso do Microsoft Teams para comunicação
Ao usar o Microsoft Teams para gerenciamento de projetos, comunicação e compartilhamento de arquivos, é importante entender algumas de suas limitações. É uma ótima ferramenta para reunir pessoas em reuniões virtuais e oferece uma variedade de integrações. Ainda assim, algumas restrições podem afetar a colaboração, especialmente em organizações maiores ou projetos complexos.
Limitações do canal
No Microsoft Teams, cada equipe tem um limite de 200 canais. Embora isso possa funcionar para projetos pequenos, pode parecer restritivo para equipes maiores ou configurações complexas de gerenciamento de projetos. Os usuários que trabalham em tarefas complexas com vários canais para planos de comunicação ou compartilhamento de arquivos podem precisar reestruturar ou encontrar soluções alternativas criativas.
Acesso a aplicativos em canais privados e compartilhados
Embora o Microsoft Teams ofereça excelentes integrações com softwares populares de gerenciamento de projetos e compartilhamento de arquivos, nem todos os aplicativos estão disponíveis em canais privados ou compartilhados. Isso pode atrapalhar os fluxos de trabalho, especialmente quando as equipes dependem de ferramentas específicas para reuniões virtuais ou gerenciamento de estratégias de comunicação.
Experiência de compartilhamento de tela abaixo da média
Ao fazer uma apresentação em uma reunião virtual, o Teams oferece capacidade limitada para conversar com os participantes durante o compartilhamento de tela. Isso pode ser frustrante, especialmente quando a comunicação ou o feedback em tempo real são essenciais. Isso pode levar a atrasos na tomada de decisões e prejudicar o envolvimento colaborativo.
Expiração da gravação
As gravações de reuniões são valiosas, especialmente para manter um registro de discussões importantes. No entanto, no Microsoft Teams, essas gravações expiram após um determinado período. Isso pode ser problemático para projetos de longo prazo que exigem acesso a discussões anteriores, agendas de reuniões ou planos de comunicação.
Para obter documentação mais detalhada, você precisará explorar alternativas ou encontrar um software adicional de compartilhamento de arquivos para fins de arquivamento.
Problemas de propriedade de canais privados
Uma limitação surpreendente é que os proprietários de equipes no Microsoft Teams não são adicionados automaticamente aos canais privados. Isso significa que discussões importantes sobre gerenciamento de projetos, compartilhamento de arquivos ou até mesmo integrações podem ocorrer sem o conhecimento do proprietário da equipe. Isso pode criar uma lacuna na supervisão, tornando mais difícil manter toda a equipe alinhada com os objetivos de comunicação e colaboração.
Aprimorando a comunicação da equipe com o ClickUp
O ClickUp funciona como uma plataforma de produtividade versátil, onde as equipes podem se reunir para debater, planejar e colaborar em tudo, incluindo documentos de processo e designs de produtos. Ele otimiza vários fluxos de trabalho, permitindo que as equipes gerenciem vários aspectos de seu trabalho em um só lugar.
O que torna o ClickUp particularmente eficaz é sua capacidade de se adaptar a diferentes casos de uso sem sacrificar a funcionalidade ou a facilidade de uso. Seja para lidar com gerenciamento de projetos complexos, organizar modelos de comunicação ou lidar com tarefas detalhadas de design, o ClickUp é uma ferramenta abrangente que aumenta a produtividade e a colaboração.
A integração do ClickUp Teams torna o gerenciamento de projetos e tarefas mais fácil — sem precisar alternar entre plataformas. Integrar o ClickUp com o MS Teams permite que você crie e gerencie tarefas facilmente, atribua-as aos membros da equipe e acompanhe o progresso diretamente no ambiente familiar do Teams. Você também pode visualizar e discutir tarefas em tempo real durante as reuniões, eliminando a necessidade de alternar entre aplicativos.
Agora, vamos dar uma olhada nos outros recursos de colaboração disponíveis no ClickUp!
Converse com os membros da equipe e atribua tarefas
O ClickUp Chat foi projetado para facilitar a colaboração. Não é apenas uma ferramenta de mensagens — é o seu parceiro de gerenciamento de projetos, integrando Tarefas, Documentos, Comentários e Chats em um só lugar.
Tem um comentário que precisa ser transformado em uma tarefa? Crie FollowUps para garantir a responsabilidade. Além disso, Sincronizar Tópicos com Tarefas mantém todas as conversas alinhadas com as atualizações do seu projeto — sem mais alternar entre chats e quadros de tarefas.
E isso não é tudo! Você pode estruturar suas conversas em Espaços que refletem a forma como sua equipe trabalha. Esse recurso ajuda você a manter o foco e a produtividade sem se sentir sobrecarregado por discussões dispersas entre vários projetos.
Tem anúncios ou atualizações importantes? Use Postagens para fazer anúncios e garantir clareza para todos.
Seja conversando por mensagens diretas, definindo lembretes ou participando de chamadas de voz e vídeo, o ClickUp Chat garante que você permaneça conectado e no controle.
💈Bônus: você também pode usar o Modelo de Mensagem Instantânea do ClickUp para criar uma sala de bate-papo interna para sua equipe, o que ajudará a organizar as conversas em um só lugar.
Grave e compartilhe telas
O ClickUp Clips mudou completamente a forma como as equipes se comunicam, oferecendo uma nova abordagem para a gravação de tela que aumenta a clareza e a colaboração. Ele permite que você articule suas ideias sem esforço, ajudando a eliminar o ruído.
Criar um Clip é simples e intuitivo. Basta clicar no ícone de vídeo em qualquer conversa do ClickUp e você poderá começar a gravar sua tela instantaneamente. Essa funcionalidade é uma alternativa fantástica às ferramentas de bate-papo tradicionais, permitindo que você transmita informações complexas ou compartilhe feedback com facilidade.
Quando se trata de compartilhar seus Clips, não poderia ser mais fácil. Você pode incorporá-los no ClickUp, compartilhar um link público ou baixar o arquivo de vídeo para usar como quiser.
Esse nível de flexibilidade garante que todos fiquem em sintonia, sejam eles membros da sua equipe ou partes interessadas externas. Depois de compartilhar seu Clip, sua equipe pode facilmente solicitar feedback ou esclarecimentos adicionando comentários a ele. Muito prático, não é?
Otimize o gerenciamento de reuniões
Gerenciar reuniões de maneira eficaz pode fazer ou quebrar sua sanidade, especialmente quando as atas da reunião são mais longas do que a própria reunião!
Felizmente, o ClickUp Meetings torna todo o processo simples. Comece usando Comentários atribuídos para esclarecer as responsabilidades. Quando um comentário requer ação de um membro da equipe, você pode atribuí-lo diretamente, garantindo que todos saibam o que precisam fazer.
Em seguida, utilize listas de verificação para criar uma lista estruturada de tópicos de discussão. À medida que cada item for abordado, marque-o na lista para manter sua reunião organizada e dentro do prazo.
Você também pode aproveitar as Tarefas recorrentes para economizar tempo ao criar agendas de reuniões. Depois de estabelecer uma agenda, ela reaparecerá automaticamente para reuniões futuras, liberando você da criação repetitiva de tarefas.
💡Dica profissional: Quer evitar cliques intermináveis e agir instantaneamente? Os comandos de barra (/) facilitam o acesso às tarefas e simplificam suas notas de reunião! Basta digitar uma barra (/) em qualquer campo de texto para acessar um menu de comandos, permitindo que você execute ações imediatas sem cliques desnecessários.
Aumente a produtividade com o Zoom e o Slack
Ainda está se perguntando se o ClickUp é a opção certa para as necessidades de mensagens da sua empresa? A plataforma não se destaca apenas no gerenciamento de projetos, mas também oferece recursos poderosos de colaboração que se integram a ferramentas como Zoom e Slack.
Com a integração do Zoom, agendar e iniciar reuniões diretamente do ClickUp é muito fácil. Você pode conectar tarefas a reuniões específicas, garantindo que todos saibam o que discutir. Essa integração otimiza seu fluxo de trabalho, mantendo as discussões relevantes e organizadas.
Por outro lado, a integração com o Slack ajuda você a se manter conectado com sua equipe em tempo real. Você pode receber atualizações, atribuir tarefas e gerenciar conversas diretamente dos seus canais do Slack. Seja para compartilhar o progresso ou discutir detalhes do projeto, essa integração mantém tudo centralizado.
A integração aprimora os fluxos de trabalho, especialmente para gerenciar planos de comunicação, compartilhamento de arquivos ou atualização de agendas de reuniões. Isso torna o ClickUp uma das melhores alternativas ao Microsoft Teams para uma experiência unificada de gerenciamento de projetos.
Otimize a comunicação interna
A comunicação eficaz é fundamental para qualquer equipe, e ter objetivos de comunicação claros pode melhorar significativamente a colaboração e a produtividade.
Por exemplo, o Modelo de Estratégia de Comunicação Interna e Plano de Ação do ClickUp ajuda você a atingir suas metas de comunicação, fornecendo uma abordagem estruturada. Você pode delinear estratégias viáveis para melhorar a comunicação da sua equipe, garantindo que todos estejam em sintonia.
Ele oferece uma visualização em quadro para organizar sua estratégia visualmente, facilitando a avaliação e a adaptação conforme necessário. Você também pode acompanhar as principais métricas com os painéis do ClickUp para medir a eficácia de suas iniciativas de comunicação.
💡Dica profissional: você pode acessar mais de 1.000 modelos no ClickUp para otimizar seu fluxo de trabalho. Os modelos facilitam o início de projetos, o gerenciamento de tarefas e o aprimoramento da colaboração em equipe.
Simplifique as reuniões virtuais
O ClickUp Brain, o poderoso recurso de IA do ClickUp, está aqui para simplificar suas reuniões virtuais e esforços de colaboração. Sabemos como pode ser entediante vasculhar longas gravações ou notas após uma reunião, e é por isso que o ClickUp Brain gera automaticamente resumos das reuniões para que você possa encontrar instantaneamente as informações relevantes.
Durante reuniões virtuais, o ClickUp Brain garante anotações em tempo real, capturando pontos-chave e itens de ação instantaneamente. Isso significa que você pode se concentrar nas discussões enquanto a IA cuida dos detalhes. Você não precisa se preocupar em decifrar suas próprias anotações confusas mais tarde!
Em vez de tentar lembrar quem precisa fazer o quê após uma reunião, use a Criação de Tarefas com IA para transformar decisões em tarefas, para que sua equipe possa se concentrar em realizar as tarefas imediatamente.
Maximize a colaboração no Microsoft Teams com o ClickUp
O Microsoft Teams se destaca como uma plataforma fantástica para melhorar a comunicação e a colaboração em qualquer organização. Ele permite mensagens, chamadas de vídeo e integração com o Office 365, ajudando a manter todos conectados e informados.
Criar equipes adaptadas a necessidades específicas pode melhorar significativamente a produtividade e garantir uma comunicação fluida entre os membros da equipe.
Integrar o ClickUp ao Microsoft Teams pode elevar ainda mais sua experiência de trabalho. Com o ClickUp, você pode gerenciar tarefas, projetos e comunicação em um só lugar, tornando a colaboração mais eficiente.
Isso pode levar seu trabalho em equipe a um novo patamar, garantindo que todos estejam alinhados e trabalhando em direção a objetivos comuns. Inscreva-se no ClickUp hoje mesmo!