Em novembro de 2021, Portugal ganhou as manchetes ao proibir os chefes de entrar em contato com os funcionários após o horário de trabalho. A França tem sua versão dessa lei — o “direito de se desconectar” — desde 2016.
Infelizmente, nem todos nós estamos protegidos contra mensagens de trabalho fora do horário comercial. Mas aqui está a boa notícia: se você usa mensagens instantâneas no trabalho com o Slack, pode definir alguns limites para um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal, pausando as notificações.
Você também pode respeitar o tempo de seus colegas agendando mensagens para serem enviadas em horários específicos. Seu dia de trabalho pode estar começando, mas seus colegas em todo o mundo já estão encerrando o dia. Ou talvez você seja mais produtivo à noite, enquanto outros já estão dormindo. Talvez você queira agendar mensagens recorrentes.
Em todos esses cenários, programar suas mensagens do Slack para chegarem no momento certo garante que você não esteja incomodando ninguém fora do horário de trabalho.
O Slack é uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas para colaboração em tempo real. Vamos ver como você pode agendar mensagens no Slack e transformar a ferramenta de uma fonte de interrupções constantes em um recurso poderoso para a comunicação da equipe.
Como agendar mensagens no Slack
Agendar mensagens no Slack é tão simples quanto digitar uma. Veja como você pode fazer isso:
Etapa 1: abra sua conversa
Acesse a conversa ou o canal do Slack onde deseja agendar sua mensagem. Redija sua mensagem como faria normalmente.
Etapa 2: Acesse a opção de agendamento
Quando sua mensagem estiver pronta, procure a seta suspensa ao lado do ícone do aviãozinho de papel ou do botão enviar. Ao clicar nela, será exibida a opção de agendar a mensagem para mais tarde.
Etapa 3: Defina a hora
Após selecionar a opção de agendamento, um menu pop-up com vários intervalos de tempo será exibido. Aqui, você pode decidir exatamente quando deseja que sua mensagem seja enviada.
Você pode selecionar o horário recomendado (se for conveniente) ou escolher “Horário personalizado”, que permite especificar um horário diferente para enviar sua mensagem.
Etapa 4: personalize a data e a hora
Agora, selecione a data e a hora exatas para o envio da sua mensagem. Essa flexibilidade permite que você planeje o envio da mensagem de acordo com o seu fluxo de trabalho ou os fusos horários da sua equipe.
Depois de definir a hora, clique no botão “Agendar mensagem”. Parabéns, sua mensagem está agora na fila para ser enviada mais tarde! E você usou um truque bacana do Slack para aumentar a produtividade.
No entanto, isso não é tudo.
Você sabia que pode editar, reprogramar ou cancelar suas mensagens programadas antes que elas sejam enviadas? Tanto o aplicativo para desktop quanto o seu dispositivo móvel permitem que você faça isso.
Etapa 5: Visualizar mensagens programadas
Após a programação, você verá uma solicitação para visualizar suas mensagens programadas no Slack. Ao clicar nela, você será direcionado para a seção Programadas no Slack.
Como alternativa, você pode acessar esta seção diretamente no painel rápido do lado esquerdo do seu espaço de trabalho do Slack. Ele só aparecerá quando você tiver uma mensagem na fila.
Etapa 6: Editar sua mensagem
Se quiser fazer alterações, basta passar o mouse sobre a mensagem agendada e clicar no ícone de lápis à direita, que representa a edição. Isso permite que você modifique o conteúdo no campo da mensagem antes que ela seja enviada.
Etapa 7: ajuste o horário programado
Se precisar alterar a hora da sua mensagem, clique no ícone do relógio ao lado do ícone de edição. Isso permitirá que você modifique a data e a hora, garantindo que sua mensagem chegue exatamente quando você deseja.
Etapa 8: cancele ou exclua a mensagem programada
Não está mais confiante sobre a mensagem ou o momento certo? Não se preocupe!
Você pode cancelar ou excluir a mensagem programada clicando nas opções apropriadas. Isso lhe dá controle total sobre o gerenciamento do seu projeto no Slack.
Etapa 9: Veja como funciona ao vivo
Por fim, quando chegar a hora programada, sua mensagem aparecerá automaticamente no canal designado, como qualquer outra mensagem normal do Slack. É realmente muito simples. Você também pode programar mensagens recorrentes dessa maneira.
No entanto, lembre-se de que você não pode enviar mensagens programadas para responder a um tópico ou conversa em andamento.
Usando os bots do Slack para automatizar a comunicação
Embora o recurso nativo de envio programado do Slack seja uma forma de automatizar a comunicação, você também pode contar com os Slack Bots para fazer o mesmo.
Um bot do Slack é um programa ou ferramenta de automação que interage com os usuários dentro de um espaço de trabalho do Slack.
Os bots podem ser programados para enviar uma mensagem no Slack em horários específicos, assim como o recurso de agendamento nativo, mas geralmente são usados para tarefas mais complexas, como gerenciar fluxos de trabalho, responder às entradas dos usuários ou integrar-se a outras ferramentas e plataformas — como ClickUp, GitHub, GoogleDocs e muito mais — para fornecer atualizações contínuas sobre o trabalho que está sendo feito fora do Slack.
Aqui estão algumas das formas mais comuns de usar os bots do Slack para agendar mensagens, lembretes e atualizações:
- Mensagens automáticas de boas-vindas para novos contratados: um bot do Slack pode apresentar os novos contratados aos canais relevantes e fornecer a eles recursos essenciais para integração.
- Lembretes diários de stand-up: um bot pode lembrar automaticamente os membros da equipe de enviar suas atualizações de stand-up em um horário específico todos os dias.
- Atualizações e resumos de tarefas: um bot pode publicar automaticamente atualizações do status das tarefas, garantindo que os membros da equipe estejam alinhados sobre quem está trabalhando em quê e em que estágio cada tarefa se encontra.
- Notificações para tarefas com prazo: integrado a ferramentas de gerenciamento de projetos como o ClickUp, um bot pode notificar os usuários quando os prazos estão se aproximando ou as tarefas foram concluídas.
- Lembretes para reuniões ou eventos: os bots podem lembrar as equipes sobre reuniões ou prazos futuros, garantindo que ninguém perca momentos importantes.
Essas mensagens e respostas automatizadas liberam o tempo dos membros da equipe e garantem que a comunicação seja rápida, relevante e eficiente.
Limitações do uso de bots do Slack para comunicação
Os bots do Slack são uma excelente maneira de automatizar tarefas, enviar lembretes e responder a perguntas dentro de um canal. É como ter um assistente útil disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.
No entanto, apesar desses benefícios, existem algumas limitações que vale a pena considerar.
Compreender esses desafios pode ajudá-lo a avaliar se o Slack é a opção certa para sua equipe ou se outras ferramentas de comunicação assíncrona podem ser mais adequadas.
1. Os bots podem ser uma distração
Embora os bots do Slack ofereçam respostas rápidas e automatizadas, eles também podem criar muito ruído. Embora seja útil obter respostas instantâneas às perguntas, o fluxo constante de notificações dos bots — desde atualizações até menções à equipe — pode atrapalhar seu foco.
Isso pode facilmente sobrecarregar os funcionários, tornando difícil se concentrar em tarefas importantes com o barulho extra ao fundo.
2. Os bots do Slack têm um preço elevado
A maior desvantagem do Slack é o custo, especialmente ao adicionar bots.
O preço do Slack começa em US$ 7,25 por usuário para o plano Pro. Isso não parece muito alto até que sua equipe comece a crescer e, de repente, você se depara com uma conta muito mais alta a cada mês.
Quanto mais usuários você adicionar, mais caro ficará. Algumas equipes podem precisar considerar se alternativas ao Slack com recursos semelhantes ou melhores podem ser uma opção mais econômica.
3. Os bots precisam de manutenção regular
Assim como qualquer outro bot, os bots do Slack não são perfeitos assim que saem da caixa. Eles dependem dos dados e comandos que você lhes fornece.
Se as informações não estiverem atualizadas, seu bot poderá ter dificuldade para fornecer respostas valiosas. Isso significa que, para manter seu bot funcionando com eficiência, você precisará atualizá-lo regularmente. À medida que sua equipe cresce e os canais do Slack se expandem, manter esses bots pode se tornar um fardo.
4. Os bots podem ocupar espaço de armazenamento
Uma questão menos conhecida é a quantidade de espaço de armazenamento que o Slack oferece, que não é muito. À medida que seu bot ajuda a automatizar tarefas e enviar arquivos, ele contribui para os limites de dados do Slack.
Quando esses limites forem atingidos, o Slack começará a excluir arquivos e mensagens mais antigos. Isso pode se tornar um problema se seus bots gerarem muitos dados ou se você depender do Slack para armazenar o histórico de comunicações ou documentos importantes.
5. A criatividade não é o forte dos bots
Por fim, por mais que os bots possam ajudar nas tarefas diárias, eles carecem de um elemento crucial: criatividade.
Os bots são ótimos para responder a comandos predefinidos, mas não são muito úteis na resolução de problemas complexos ou no pensamento criativo.
Em cenários que exigem inovação ou pensamento crítico, você precisará do toque humano para resolver o problema.
Você pode superar algumas dessas limitações combinando o Slack com uma plataforma abrangente de gerenciamento de projetos baseada em IA, como o ClickUp.
Melhorando a comunicação da equipe com o ClickUp e o Slack
Tanto o Slack quanto o ClickUp oferecem ferramentas para colaboração em equipe, mas se você comparar o ClickUp e o Slack, cada um se destaca em áreas diferentes. No entanto, combinando seus pontos fortes, eles se tornam a dupla perfeita para o trabalho em equipe, tornando a colaboração mais fácil do que nunca.
Veja como a integração do Slack com o ClickUp pode simplificar seu fluxo de trabalho:
1. Mantenha o Slack sincronizado com o ClickUp para um gerenciamento de projetos perfeito
Ao integrar o ClickUp ao Slack, você transforma o Slack em mais do que apenas uma ferramenta de comunicação.
A integração do ClickUp com o Slack permite transformar rapidamente mensagens do Slack em tarefas no ClickUp. Você pode até mesmo criar tarefas diretamente a partir de qualquer mensagem digitando /ClickUp new, enviando-as diretamente para o seu painel de gerenciamento de projetos.
Isso mantém as conversas organizadas e ajuda você a receber notificações em tempo real no Slack sobre atualizações de status, comentários ou andamento do projeto.
2. Mantenha-se conectado com bate-papos em tempo real
O ClickUp Chat redefine a colaboração em equipe ao unificar conversas e trabalho em uma plataforma integrada, ao contrário do Slack, onde bate-papos e tarefas permanecem desconectados. Com o ClickUp Chat, as discussões acontecem junto com projetos, tarefas e documentos, criando uma única fonte de verdade e eliminando a troca de contexto.
Com os recursos baseados em IA do Chat, você pode:
- Crie tarefas diretamente a partir de mensagens
- Estabeleça relações para vincular ao contexto certo em todos os momentos
- Gere resumos em tempo real e acompanhe as discussões em threads sem precisar ler todas as mensagens individualmente.
Além disso, o recurso FollowUps garante que mensagens importantes e itens de ação nunca se percam na conversa, classificando informações importantes para facilitar o acompanhamento.
Da mesma forma, o recurso SyncUps permite chamadas de vídeo e áudio ao vivo diretamente em seu espaço de trabalho, criando automaticamente itens de ação e resumos das discussões.
Antes do ClickUp, as reuniões e as comunicações por e-mail levavam a um buraco negro onde os itens ficavam invisíveis e sem atenção. Devido a isso, as tarefas não eram revisadas a tempo e ninguém sabia como estava indo o desenvolvimento criativo. Agora, todos na equipe podem ver claramente quando as ações devem ser realizadas, conversar e colaborar dentro das tarefas.
Antes do ClickUp, as reuniões e as comunicações por e-mail levavam a um buraco negro onde os itens ficavam invisíveis e sem atenção. Devido a isso, as tarefas não eram revisadas a tempo e ninguém sabia como estava indo o desenvolvimento criativo. Agora, todos na equipe podem ver claramente quando as ações devem ser realizadas, conversar e colaborar dentro das tarefas.
3. Gerencie tarefas sem esforço com comentários atribuídos
Um dos recursos mais poderosos da plataforma é o ClickUp Assign Comments. Esse recurso permite que você atribua tarefas específicas aos membros da equipe diretamente em uma conversa usando o ClickUp @mentions.
Imagine receber uma atualização importante durante um bate-papo. Em vez de correr o risco de esquecê-la, você pode transformar instantaneamente esse comentário em uma tarefa para a pessoa responsável. Isso é ideal para evitar que detalhes importantes sejam esquecidos.
💡Dica profissional: seguir as regras de etiqueta do Slack, como usar linhas de assunto claras e limitar as @menções, garante uma comunicação mais fluida entre a equipe e reduz distrações desnecessárias.
4. Comunique-se visualmente com o ClickUp Clips
Se você aprende melhor visualmente, o ClickUp Clips será sua ferramenta favorita. Ele permite capturar e compartilhar gravações de tela diretamente do ClickUp.
Por exemplo, se uma equipe de TI precisar passar por um processo de solução de problemas, ela pode gravá-lo passo a passo, garantindo que todos na equipe possam acessar esse guia sempre que necessário.
5. Automatize respostas e agende mensagens para aumentar a eficiência
Os recursos de automação do ClickUp se estendem às mensagens, permitindo que você configure respostas automáticas e agende mensagens quando necessário.
Isso é particularmente útil para enviar lembretes, atualizações ou notificações importantes sem precisar estar presente para clicar em “enviar”.
Ao automatizar a comunicação, você pode garantir que atualizações importantes sejam enviadas às pessoas certas no momento certo, sem perder nada.
6. Comece facilmente com modelos prontos
O Slack e o ClickUp são, em sua essência, ferramentas para simplificar a comunicação.
Para ajudá-lo a começar sem se sentir sobrecarregado, o ClickUp fornece um modelo de mensagem instantânea.
O Modelo de Mensagem Instantânea do ClickUp permite que você crie projetos dedicados a tópicos específicos, convide os membros certos da equipe e pesquise mensagens rapidamente. Ele foi projetado para que você comece a usá-lo rapidamente e organize suas conversas desde o primeiro dia.
Com recursos para arquivar conversas antigas e definir notificações para atualizações, gerenciar a comunicação se torna muito mais fácil.
Com este modelo, sua equipe pode:
- Mantenha todas as mensagens organizadas em um só lugar
- Priorize as conversas mais importantes
- Garanta que nenhuma mensagem importante seja perdida
- Colabore com mais eficiência sem conversas confusas
💡Dica profissional: usar modelos de planos de comunicação pode ajudar você a definir objetivos claros de comunicação interna e externa, facilitando a colaboração.
Envie mensagens como um profissional com o ClickUp
A forma como nos conectamos é crucial para promover um ambiente de trabalho positivo e aumentar a retenção de funcionários. Um estudo recente revelou que apenas 9% dos funcionários acreditam que a comunicação em seu local de trabalho é precisa, aberta e oportuna. Mas isso não precisa ser a sua realidade.
Ao usar a integração do ClickUp com o Slack, você pode preencher lacunas de comunicação e garantir que sua equipe receba atualizações relevantes e oportunas. A comunicação passa de isolada para transparente, e sua equipe pode se concentrar em contribuir da melhor forma possível para cada projeto.
A melhor parte? Com o ClickUp, tudo o que você precisa para trabalhar — mensagens, tarefas, visualizações, painéis e muito mais — está consolidado em um só lugar. As conversas em tempo real da plataforma, a capacidade de transformar mensagens diretas em tarefas detalhadas e as opções para visualizar discussões tornam-na uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos.
Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e alcance um novo nível de eficiência!