Um gerente de projetos experiente, responsável pela entrega de produtos de software essenciais com precisão, geralmente recorre à estrutura Scrum dentro da metodologia Agile

Ao dividir o projeto em partes menores e gerenciáveis, chamadas sprints, a equipe pode colaborar de forma eficiente, em vez de lidar com o projeto inteiro de uma só vez. Dessa forma, você não está apenas criando um produto, mas refinando-o a cada etapa para atender às necessidades do cliente.

No entanto, se o seu projeto começar a parecer um labirinto estressante, talvez seja necessário trazer várias equipes do Scrum para lidar com ele.

É nesse momento que você eleva o nível das coisas e introduz o Scrum dos Scrums. Mas como conduzir reuniões regulares do Scrum sem perder o controle de tudo? Vamos descobrir.

Entendendo o Scrum dos Scrums

O Scrum of Scrums é essencial para o gerenciamento eficaz de projetos. Entender o que ele é e como funciona melhora a coordenação da equipe e aumenta a transparência.

O que é um Scrum of Scrums?

Um Scrum of Scrums (SoS) é uma reunião em que representantes de diferentes equipes que praticam o Agile Scrum se reúnem para sincronizar, compartilhar o progresso e resolver problemas entre equipes em projetos maiores que utilizam metodologias ágeis.

Embora isso possa parecer simples, requer um planejamento cuidadoso.

Antes de começar, as organizações devem equilibrar o tamanho e o número da equipe Scrum e, ao mesmo tempo, garantir que todas as equipes estejam na mesma página, confiem umas nas outras e estejam ansiosas para trabalhar em prol de uma meta de projeto compartilhada.

Quando bem feito, o SoS promove a transparência, os check-ins regulares e a flexibilidade para adaptação. A divisão de equipes grandes em equipes menores ajuda a organização a conectar várias equipes, fortalecer as conexões e manter o foco.

Qual é o propósito do Scrum of Scrums?

De acordo com seu criador, Jeff Sutherland, o Scrum of Scrums é:"... responsável por entregar o software de trabalho de todas as equipes para a Definição de Pronto no final do Sprint ou para lançamentos durante o sprint."

Em termos mais simples, o Scrum of Scrums é uma reunião em que representantes de diferentes equipes alinham seu trabalho para evitar bloqueios. É essencial para ampliar as práticas ágeis em projetos complexos com várias equipes.

A redução de vários caminhos de comunicação garante uma colaboração tranquila e a entrega sincronizada de um produto integrado no prazo de entrega final de cada sprint .

Em resumo, um Scrum de Scrums ajuda você:

• Manter todos informados: Garante uma comunicação clara do progresso e das atividades das equipes individuais para o grupo maior, para que ninguém fique no escuro
• Resolver problemas mais rapidamente: Aborda questões urgentes, permitindo que as equipes ágeis resolvam os obstáculos e mantenham os projetos em andamento
• Melhorar a coordenação da equipe ágil: Supervisiona a colaboração da equipe, garantindo o alinhamento e evitando erros
• Tomar decisões importantes: Facilita as decisões coletivas que afetam todos os grupos, mantendo a coordenação e o progresso

Portanto, se você está constantemente fazendo malabarismos com várias equipes Scrum, um SOS colocará tudo em ordem e manterá todos informados. É um componente essencial de uma equipe Scrum sólida gerenciamento de projetos scrum .

Mas como é um SoS?

Componentes-chave do Scrum of Scrums

À primeira vista, o Scrum of Scrums pode parecer um fluxograma complicado com muitas partes móveis. Mas quando você o divide, são apenas alguns componentes-chave que comandam o show.

1. Participantes

Um representante, normalmente o Scrum Master, participa do Scrum of Scrums. Ele também pode ser um membro da equipe, proprietário do produto ou líder técnico - qualquer pessoa que possa discutir o progresso e os desafios da equipe. Uma parte interessada ou um gerente pode ocasionalmente participar, caso sua opinião seja necessária.

2. Frequência

Normalmente, as reuniões ocorrem de 2 a 3 vezes por semana, mas podem ser realizadas diariamente se houver muitas dependências entre as equipes. Para projetos com menos problemas entre equipes, as reuniões podem ser realizadas semanalmente, ajustando a frequência com base nas necessidades do projeto.

3. Duração

As reuniões do Scrum of Scrums são com tempo limitado a 15-30 minutos para maior eficiência. Elas podem ser estendidas, mas não devem exceder 45 minutos.

Benefícios do Scrum of Scrums

O Scrum of Scrums vem com uma longa lista de benefícios que são cruciais para escalar as práticas ágeis em projetos maiores. Isso inclui:

Melhor coordenação e resolução de problemas

Em projetos complexos, em que várias equipes precisam trabalhar em conjunto, o Scrum of Scrums garante o alinhamento e aborda as dependências rapidamente, levando a operações mais eficientes e a um fluxo de trabalho contínuo.

Ele consegue isso por meio de várias práticas fundamentais:

• Sincronização entre equipes: Alinha as prioridades e o progresso da equipe, gerencia as dependências entre equipes e reduz os gargalos
• Resolução de problemas mais rápida: Resolve problemas que afetam várias equipes e incentiva soluções coletivas para obter resultados mais rápidos
• Mitigação de riscos: Permite que as equipes resolvam os problemas antes que eles aumentem, evitando possíveis bloqueios
• Otimização de recursos: Melhora a coordenação e identifica possíveis conflitos ou escassez de recursos antes que eles se tornem críticos

Comunicação, transparência e colaboração aprimoradas

O Scrum of Scrums ajuda as equipes a interagir abertamente umas com as outras enquanto trabalham para atingir objetivos comuns. Isso aumenta a probabilidade de uma entrega de projeto bem-sucedida.

Os principais elementos que contribuem para isso incluem:

• Fluxo de informações aprimorado: Rompe os silos ao compartilhar atualizações regularmente, fornecendo uma visão holística do projeto
• Aumento da visibilidade: Apresenta um quadro mais claro do progresso do projeto e destaca problemas ou padrões que podem não ser visíveis no nível da equipe
• Maior colaboração: Promove o trabalho em equipe e a discussão de ideias entre diferentes equipes
• Alinhamento com as metas organizacionais: Alinha as equipes com os principais objetivos e comunica as prioridades estratégicas entre as equipes

Compreender os benefícios do Scrum of Scrums ajuda você a avaliar sua relevância e impacto nos processos. Esse conhecimento permite tomar decisões informadas sobre a possibilidade de melhorar o trabalho da equipe, a coordenação, a solução de problemas e a eficiência do projeto.

Leia também: 15 melhores ferramentas Scrum para gerenciamento de projetos em 2024

Como conduzir um Scrum de Scrums

Você já se decidiu: vai conduzir um Scrum de Scrums. Então, por onde você começa?

Vamos começar com a estrutura, dividindo-a em duas partes principais: "Do que se trata (pauta)?" e "Quem fará o quê (funções)? "

Parte 1: Agenda

Toda reunião do Scrum of Scrums segue uma agenda clara e estruturada, semelhante a uma scrum diário mas concentra-se em problemas que afetam várias equipes.

Normalmente, é centrado em questões como:

• "O que a minha equipe fez desde a última reunião?"Cada representante da equipe compartilha as principais realizações, especialmente aquelas que afetam outras equipes ou o projeto mais amplo
• "O que minha equipe fará antes da próxima reunião?"As equipes descrevem seus próximos trabalhos, destacando as tarefas que podem afetar outras pessoas e sinalizando qualquer apoio de que possam precisar
• "Há algum bloqueador ou dependência?" As equipes discutem os obstáculos que retardam o progresso e indicam as dependências de outras equipes. São levantados riscos ou possíveis preocupações que possam afetar várias equipes

A agenda do Scrum of Scrums também pode incluir mudanças, métricas e progresso para uma ideia geral do status atual do projeto

Parte 2: Funções

Diferentes pessoas participam de um Scrum of Scrums, e cada uma delas desempenha funções específicas do Scrum para manter a reunião eficaz. Essas funções são:

• Representantes da equipe: Cada equipe envia um representante, geralmente chamado de Scrum master, para compartilhar atualizações sobre o progresso e os desafios. Eles ouvem ativamente e ajudam a resolver problemas levantados por outras equipes
• Coordenador: Um Scrum Master também pode atuar como coordenador, garantindo que a reunião permaneça nos trilhos, siga a agenda e termine no prazo. Ele também cuidará do acompanhamento de todos os itens de ação
• Proprietário do produto: Essa pessoa fornece a visão do produto e ajuda a resolver conflitos entre as prioridades da equipe. Sua função é crucial quando é necessário o alinhamento da direção do produto
• Líder ou arquiteto técnico: Às vezes incluído para tratar de desafios técnicos, dependências ou problemas de integração, o arquiteto técnico garante que sejam tomadas decisões técnicas coordenadas entre as equipes
• Partes interessadas ou gerência (opcional): As partes interessadas podem participar como observadores para obter insights. Eles só devem contribuir se forem especificamente convidados

Como conduzir uma reunião do Scrum of Scrums usando o ClickUp

Sem surpresa, há muito o que fazer e gerenciar se você quiser realizar uma reunião bem-sucedida do Scrum of Scrums. A solução? Uma plataforma Scrum tudo-em-um como o ClickUp. ClickUp é a solução definitiva de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a lidar com a quantidade constante de reuniões Agile para seus maiores projetos.

De Quadros do Scrum para modelos de planejamento de sprint, o Plataforma de gerenciamento de projetos ágeis ClickUp tem tudo o que você precisa para conduzir o Scrum of Scrums com facilidade. Além disso, há ferramentas de colaboração integradas que podem ajudar as equipes a a realizar reuniões ágeis mesmo as virtuais.

Planeje seu Scrum of Scrums usando a Plataforma de Gerenciamento de Projetos Ágeis ClickUp

Essa plataforma ajuda você a configurar uma estrutura de espaço de trabalho personalizável que inclui espaços, pastas, listas e tarefas, uma hierarquia que pode ser adaptada para se adequar às metodologias Agile. Ela tem uma série de recursos ágeis, como ferramentas de gerenciamento de sprint e gráficos de burnup e burndown.

Agora, vamos ver como conduzir um Scrum of Scrums usando essa plataforma.

Etapa 1. Configurar o ClickUp para o Scrum of Scrums

Use a Visualização de lista do ClickUp para verificar todos os eventos que você planejou para seus projetos

Use o Sprints do ClickUp para capacitar as equipes Scrum e Agile a colaborar de forma eficiente para atingir metas compartilhadas. Veja como você pode configurá-lo:

• Para começar, você pode garantir que suas atividades do Scrum of Scrum fiquem alinhadas com o progresso individual da equipe
• Comece criando um novo espaço no ClickUp para "Scrum of Scrums" para manter as atividades SoS separadas das equipes Scrum individuais, tornando-as mais fáceis de gerenciar
• Dentro desse espaço, configure pastas para organizar diferentes aspectos de sua reunião do Scrum of Scrums. Por exemplo, use Cross-Team Issues para rastrear bloqueios, dependências e desafios que envolvam equipes individuais e Action Items para acompanhamentos, a fim de garantir que nada seja esquecido
• Cada reunião pode ser considerada uma tarefa e pode ser automatizada usando a opção Recurring Tasks (Tarefas recorrentes). Para itens específicos da agenda, adicione subtarefas como atualizações da equipe, bloqueadores e pontos de integração e atribua-os aos representantes relevantes da equipe

Por meio do ClickUp, conseguimos ter maior controle sobre a capacidade produtiva de nossos membros, além de auxiliar na implementação da metodologia SCRUM na Dinâmica! Foi realmente um grande divisor de águas, pois as diferentes ferramentas que a plataforma disponibiliza fornecem muitos insights para a liderança

Emanuel Gumieiro, CMO (Chief Marketing Officer), Dinâmica Consultoria

Modelo de reunião Scrum do ClickUp

Além disso, use o Modelo de reunião do ClickUp Scrum para ter uma vantagem inicial em suas reuniões individuais do Scrum e entre cada equipe de desenvolvimento.

Faça o download deste modelo

Mantenha sua equipe alinhada e focada nas metas do sprint com o modelo de reunião Scrum do ClickUp

Este modelo foi criado para ajudá-lo a organizar e personalizar sua reunião de Scrum Reuniões do Scrum para obter o máximo de eficiência. Veja como:

• Planeje e visualize sprints: Use estepara planejar sprintstarefas e metas em uma única visualização para alinhamento da equipe
• Monitore o progresso e os bloqueadores: Acompanhe o status do projeto observando o progresso e os bloqueadores e fazendo o acompanhamento adequado
• Consolidar os elementos essenciais do sprint: Centralize os materiais para sprints bem-sucedidos, como notas de reunião e demonstrações, em um espaço de trabalho colaborativo
• Melhorar a eficiência das reuniões: Estruture as reuniões com pautas claras e itens acionáveis para discussões focadas

Etapa 2. Criar um modelo de reunião

Uma das maneiras ideais de começar a usar o Scrum of Scrums é usar modelos. O ClickUp lhe oferece uma biblioteca inteira para você escolher. Vamos usar o modelo Modelo de planejamento de Sprint do ClickUp SCRUM por exemplo.

Modelo de planejamento do Sprint do ClickUp SCRUM

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O modelo de planejamento de sprint SCRUM do ClickUp foi projetado para ajudar a aumentar a colaboração e a comunicação da equipe por meio de um planejamento de sprint contínuo

Este modelo vem com uma interface fácil de usar para definir metas claras de sprint e planejar seus sprints efetivamente. Use este modelo para:

• Definir metas: Delinear claramente os objetivos do sprint durante as reuniões do Scrum of Scrums para garantir que todas as equipes tenham um foco compartilhado na obtenção de resultados específicos
• Monitore o progresso: Acompanhe o progresso de cada equipe em direção às suas metas e identifique os riscos potenciais para enfrentar proativamente os desafios e gerenciar as dependências
• Melhorar a colaboração: Incentivar a comunicação aberta entre as equipes do Agile Scrum para compartilhar percepções e resolver problemas entre as equipes, promovendo um ambiente de apoio e colaboração
• Documentar sprints: Manter registros das discussões e decisões das reuniões do Scrum of Scrums para referência futura, auxiliando na melhoria contínua e no refinamento da estratégia

Se precisar gerenciar produtos, rastrear tarefas, lidar com bugs ou gerar relatórios, você pode personalizar cada aspecto e moldá-lo de acordo com sua preferência.

Crie listas de verificação de itens de ação para transformá-las em ClickUp Tasks

Você também pode usar listas de verificação, subtarefas e campos personalizados para delinear suas reuniões. Se a pauta da reunião for falar sobre atualizações da equipe para um único projeto, você pode criar uma lista de verificação com as perguntas sobre as quais falamos acima.

Com base nessa lista de verificação, você também pode criar subtarefas para cada equipe Scrum envolvida na reunião. E você pode monitorar tudo isso com campos personalizados, como:

• Gravidade do bloqueador (alta, média, baixa)
• Tipo de dependência (técnica, de recursos, de informações)
• Equipes afetadas (rótulos)
• Data de resolução (Data)
• Proprietário da ação (pessoas)

Essa configuração ajuda a garantir que cada reunião do Scrum of Scrums ocorra sem problemas e mantém todos os detalhes importantes ao seu alcance.

Modelo de gerenciamento de Scrum ágil do ClickUp

Se você quiser algo um pouco mais avançado, experimente Modelo de gerenciamento do Agile Scrum do ClickUp . Ele foi projetado especialmente para equipes de desenvolvimento de software, o que o torna um recurso inestimável para projetos centrados em TI.

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Otimize sprints e planos de roadmap por meio de recursos visuais acionáveis usando o modelo de gerenciamento Agile Scrum da ClickUp

Este modelo inclui ferramentas para realizar Eventos do Scrum como o backlog grooming e o retrospectivas de sprint . Com 30 status diferentes e 6 visualizações diferentes, esse modelo é otimizado para o gerenciamento de projetos Agile. Ele oferece:

• Rastreamento, gerenciamento e relatórios flexíveis de tarefas
• Visuais práticos que ajudam a otimizar sprints e planos de roteiro
• Ferramentas colaborativas para manter o fluxo de trabalho consistente

Em suma, esse modelo oferece uma solução abrangente para o gerenciamento de scrum que é adequada para lidar com as complexidades do gerenciamento de um Scrum de Scrums.

Etapa 3. Agendar e conduzir reuniões

Visualize suas tarefas agendadas e bloqueie o tempo para elas usando o Calendar View do ClickUp

Depois de ter todas as tarefas e modelos em seu espaço do Scrum of Scrums, mude para a seção Visualização do calendário do ClickUp para organizar sua agenda de reuniões.

Basta clicar em "Views" (Visualizações), selecionar Calendar (Calendário) e nomeá-lo "SoS Meeting Schedule" (Programação de reuniões do SoS) Agora, você tem uma visão clara de todos os seus próximos Scrum of Scrums para todas as equipes.

Para agendar reuniões regulares, clique em uma data no Calendário, crie uma Tarefa Recorrente e aplique-a ao seu modelo de reunião do Scrum of Scrums. Para maior eficiência, use o Bloqueio de Tempo no Calendário para definir horários específicos para as reuniões. Basta arrastar a tarefa de reunião para o intervalo de tempo desejado e ajustar a duração.

Se a sua equipe usa calendários externos, como o Google ou o Outlook, o recurso Calendar Sync do ClickUp também garante que as reuniões do Scrum of Scrums apareçam nos calendários de todos.

Deixe comentários sobre ações importantes nas tarefas usando @mention

Para uma comunicação proativa, use a seção CommentsSection do ClickUp em cada tarefa do Scrum of Scrums para discussões mais estruturadas. Você pode @mention membros da equipe para sinalizar pontos importantes ou usar respostas encadeadas para manter as conversas organizadas.

Comunique-se com os membros da sua equipe em tempo real usando o Chat View do ClickUp

Mas se você precisar de atualizações rápidas e em tempo real, experimente o ChatView do ClickUp. Crie um canal de bate-papo dedicado para o Scrum of Scrums para facilitar discussões informais e esclarecimentos rápidos durante a reunião.

Isso mantém as conversas fluindo sem formalidades desnecessárias.

Step 4. Gerenciar documentos e anotações

Felizmente, você pode criar documentos ClickUp dedicados para cada reunião e manter todas as suas anotações e informações em um só lugar. Você pode organizar esses documentos com cabeçalhos para diferentes temas e usar tabelas para resumir os pontos principais.

As opções de formatação do ClickUp garantem que os documentos sejam fáceis de ler. Quando estiverem prontos, compartilhe-os com sua equipe usando o botão Share e defina permissões para visualização, comentários ou edição. O histórico de versões do ClickUp também permite acompanhar as alterações e revertê-las, se necessário.

Se você preferir não fazer anotações manualmente, use o Cérebro ClickUp para resumir discussões e gerar itens de ação rapidamente usando a ferramenta AI Assist. Você também pode integrar a transcrição de IA para reuniões gravadas para economizar tempo. Indo um passo além, você pode transformar automaticamente a voz em texto e usar a IA para responder às perguntas de suas reuniões.

Bônus: Incorpore tarefas diretamente em suas anotações de reunião clicando no "+" em seu documento e selecionando o widget Lista de Tarefas para adicionar tarefas relacionadas à reunião do Scrum of Scrums.

Etapa 5: Acompanhe o progresso e faça o acompanhamento

Com as subtarefas e os campos personalizados instalados, é fácil acompanhar as reuniões do Scrum of Scrums. Use tags como #ActionItem, #Decision, #Blocker e #QuickWin para filtrar e priorizar as tarefas com facilidade. Para uma lista de itens de ação, crie uma lista de verificação dentro da tarefa para facilitar o gerenciamento.

Para visualizar e acompanhar o status das tarefas, configure um Visualização do quadro com colunas como To Do (A fazer), In Progress (Em andamento), Blocked (Bloqueado) e Done (Concluído). Você pode arrastar e soltar facilmente as tarefas entre as colunas para atualizar seu progresso. Dependências do ClickUp é outro recurso útil que permite vincular tarefas relacionadas. Configure as relações "Waiting on" (Esperando) e "Blocking" (Bloqueando) para ver como os atrasos afetam outras tarefas. Isso ajuda a gerenciar as dependências de forma eficaz.

Em nossa empresa, o Click Up ajuda a organizar e priorizar projetos em todos os departamentos. Com as automações e todos os outros recursos do Click Up (que não são poucos), é muito fácil criar processos consistentes na execução de projetos. O acompanhamento do status dos projetos também é muito simples.

Gabriela Simova, Scrum Master, Palms Bet

Melhores práticas para Scrum of Scrums

Para garantir que sua reunião do Scrum of Scrums seja um sucesso, listamos algumas práticas recomendadas que o ajudarão. Seguir essas práticas levará a resultados de projetos mais previsíveis e confiáveis.

💡Dica 1: Seja breve e direto ao ponto

As reuniões de SoS devem ser concisas, com duração de cerca de 15 a 30 minutos. Concentre-se nos pontos principais durante essa reunião de status: progresso da equipe, bloqueadores e dependências entre equipes. Reduza os detalhes ao mínimo e use um cronômetro para manter o controle.

💡Dica 2: Tenha uma agenda clara

A consistência é fundamental. É por isso que você precisa de uma estrutura clara para cada reunião que inclua tópicos como progresso da equipe, trabalhos futuros, bloqueadores e quaisquer dependências entre equipes. Tente compartilhar a pauta com antecedência para que os participantes possam se preparar e manter o foco nela.

💡Dica 3: Incentive a participação

Certifique-se de que cada representante da equipe tenha a chance de falar. É importante criar um espaço em que as pessoas se sintam à vontade para levantar questões ou preocupações. Se alguém estiver calado, acompanhe-o para garantir que nada importante seja esquecido.

💡Dica 4: Use a comunicação inclusiva

Todos devem entender o que está sendo discutido. Evite jargões ou acrônimos confusos, ou reserve um momento para esclarecê-los. Incentive a escuta ativa e certifique-se de que todos os participantes remotos estejam totalmente envolvidos e possam contribuir igualmente.

💡Dica 5: Concentre-se na melhoria contínua

Busque regularmente feedback sobre as reuniões do Scrum of Scrums para identificar o que funciona e o que pode ser melhorado. Seja flexível - ajuste o formato, a frequência ou a estrutura conforme necessário e garanta a presença dos participantes certos para manter a relevância e a eficácia.

Amplie sua reunião do Scrum com o ClickUp

Além de espaços de trabalho dedicados, modelos prontos e listas de verificação de tarefas, o ClickUp oferece uma gama completa de recursos para dar suporte a equipes ágeis e suas reuniões.

Com mais de 15 exibições personalizáveis, painéis flexíveis, automação e muitas ferramentas para gerenciar sprints, o ClickUp ajuda a planejar e gerenciar até mesmo os maiores projetos com facilidade.

Pronto para executar seu Scrum of Scrums e aproveitar todos os benefícios dessa abordagem ágil à medida que sua equipe cresce? Registre-se no ClickUp e explore seus recursos para dar o pontapé inicial em sua jornada de SoS!