Como usar as funções de data do Excel com fórmulas (+ exemplos)

Se você trabalha com muitos dados, é provável que já tenha se sentido sobrecarregado pelas planilhas do Excel em um momento ou outro. A inserção de datas, em particular, pode ser complicada e gerar muitos erros.

Aprender algumas funções de data importantes permite que você controle seu tempo e faça o Excel trabalhar para você.

Nesta postagem, abordaremos detalhadamente as funções de data do Excel, quer você esteja inserindo prazos, cronogramas de projetos ou eventos importantes. Também mostraremos como formatar datas no Excel da maneira correta para que seus dados fiquem impecáveis.

Vamos nos aprofundar no assunto.

Os princípios básicos das funções de data do Excel

O Microsoft Excel lida com datas convertendo-as em números de série. Isso pode parecer estranho em um primeiro momento, mas, na verdade, é uma maneira inteligente de o Excel gerenciar datas de forma eficiente.

A cada valor de dados é atribuído um número de série exclusivo com base em sua posição em relação a uma data base (geralmente 1º de janeiro de 1900, no sistema de datas padrão do Excel). Isso permite que o Excel execute facilmente cálculos como subtrair datas, adicionar dias ou encontrar as diferenças entre datas.

Por exemplo, 1º de janeiro de 1900 é representado como 1, enquanto 2 de janeiro de 1900 é 2, e assim por diante. Essa numeração continua indefinidamente, permitindo que o Excel lide com uma vasta gama de datas, desde séculos atrás até séculos no futuro.

Compreender esse conceito é fundamental, pois significa que toda vez que você insere uma data no Excel, na verdade está trabalhando com um número. Pense nesses números como coordenadas em um mapa; se eles estiverem ligeiramente errados, você pode acabar no local errado (ou, no caso do Excel, na data errada).

Considere a função DATE, por exemplo.

Você pode ter um ano na célula A1, um mês na B1 e um dia na C1. Se quiser combiná-los em um valor de data específico, você usaria a fórmula =DATE(A1, B1, C1). Essa função combina o ano, o mês e o dia como parâmetros separados para formar uma data completa.

Vamos decompô-la:

• Year: Esse parâmetro deve ser um número de quatro dígitos (por exemplo, 2024). Se você inserir apenas dois dígitos (por exemplo, 24), o Excel poderá interpretar incorretamente o ano, dependendo das configurações de data do seu sistema
• Mês: Se você digitar um número maior que 12, o Excel adicionará esse número a janeiro do ano em questão. Por exemplo, =DATE(2024,14, 5) retornará '2025-02-05' porque 14 meses a partir de janeiro de 2024 é fevereiro de 2025
• Dia: Semelhante ao mês, se você inserir um número maior que o número de dias no mês especificado, o Excel adicionará esse número ao mês seguinte. Por exemplo, =DATE(2024, 1, 32) retorna '2024-02-01'

Leia também: Como calcular o tempo no Excel (incluindo fórmulas)

Entendendo as principais funções de data do Excel

As funções de data e hora do Excel são ferramentas poderosas que podem ajudá-lo a gerenciar e manipular dados de data com eficiência.

Vamos explorar as funções de data mais importantes do Excel e como elas funcionam.

Função MÊS

A função MÊS no Excel foi projetada para extrair o mês de uma determinada data, retornando-o como um número entre 1 e 12. Essa função é particularmente útil ao analisar ou categorizar dados por mês, facilitando a identificação de tendências ou padrões.

Sintaxe: =MONTH(serial\number)

• Uso básico: Se você tiver uma data na célula A1, como "20/05/2015", a fórmula =MONTH(A1) retornará 5, representando maio
• Combinação com outras funções: A função MONTH pode ser combinada com a função TEXT para retornar o nome do mês em vez do número. Por exemplo, =TEXT(A1,'mmmm') retorna 'May' (maio)
• Formatação condicional: Você pode usar a função MONTH em combinação com a formatação condicional para destacar dados de meses específicos. Por exemplo, para destacar todas as datas de maio, crie uma regra que aplique a formatação quando =MONTH(A1)=5

Extraia e analise meses de seus dados com a função MONTH

Função DATE

A função DATE do Excel é uma ferramenta versátil que permite que você construa uma data a partir dos componentes individuais de ano, mês e dia. Isso é particularmente útil ao trabalhar com conjuntos de dados que têm colunas separadas para ano, mês e dia ou quando você precisa realizar cálculos envolvendo datas.

Sintaxe: =DATE(ano, mês, dia)

• Uso básico: =DATE(2015, 5, 20) retorna o número de série correspondente a 20 de maio de 2015
• Criação de data dinâmica: Você pode criar datas dinâmicas usando outras funções. Por exemplo, =DATE(YEAR(TODAY()), MONTH(TODAY()), 1) retorna o primeiro dia do mês e do ano atuais
• Subtração de dias: É possível subtrair dias diretamente de uma data usando um número inteiro positivo ou negativo. Por exemplo, =DATE(2024, 8 + 3, 15) adiciona 3 meses, resultando em 15-Nov-2024, enquanto =DATE(2024, 8 - 3, 15) subtrai 3 meses, resultando em 15-May-2024
• Tratamento de datas inválidas: A função DATE pode se ajustar automaticamente a datas inválidas. Por exemplo, =DATE(2015, 13, 1) retornará 01-Jan-2016, pois adiciona o mês extra

A função DATE retorna valores separados de ano, mês e dia como uma data completa

Função TEXTO

A função TEXT é incrivelmente útil para a formatação de datas. Ela permite converter uma data em uma cadeia de texto em qualquer formato que você escolher. Essa função do Excel é particularmente útil ao exibir datas em um formato específico para relatórios ou apresentações.

Sintaxe: =TEXT(value, format_text)

• Uso básico: =TEXT(A1, 'dd/mm/yyyy') converte a data em A1 para '20/05/2015′
• Mês e ano somente: =TEXT(A1, 'mmmm yyyy') retorna 'May 2015'
• Dia da semana: =TEXT(A1, 'dddd') retorna o nome completo do dia, como 'Wednesday' (quarta-feira)
• Formatos personalizados: Você pode criar formatos de data personalizados, como =TEXT(A1, 'mmm-dd-yyyy') para obter 'May-20-2015'

A função TEXT retorna datas formatadas da maneira que você desejar

Função NOW

A função NOW é uma função dinâmica que retorna a data e a hora atuais. Ela é particularmente útil para rastrear quando uma planilha foi atualizada pela última vez ou para criar registros de data e hora que são atualizados automaticamente.

Sintaxe: =NOW()

• Uso básico: A inserção de =NOW() retorna a data e a hora atuais, como '20/05/2023 14:35′
• Somente data: Para exibir somente a data atual, combine-a com a função TEXT: =TEXT(NOW(), 'dd/mm/yyyy')
• Carimbo de data/hora estático: Se quiser criar um carimbo de data/hora que não mude, copie o resultado de =NOW() e cole-o como um valor
• Cálculo do tempo decorrido: Você pode usar NOW para calcular o tempo decorrido desde um evento específico. Por exemplo, =NOW() - A1, em que A1 contém uma data e hora passadas, fornece o número de dias desde esse evento

Adicione a data e a hora atuais à sua planilha com a função NOW

👀 Bônus: Explore modelos de planilhas para encontrar soluções prontas para tarefas comuns, como planejamento e orçamento de projetos. Esses modelos podem simplificar processos complexos, permitindo que você se concentre mais no conteúdo e menos na formatação.

Função WORKKDAY

A função WORKDAY no Excel foi projetada para calcular a data, que é um número especificado de dias úteis antes ou depois de uma determinada data de início. Essa função é extremamente útil para gerenciamento de projetos e tarefas de programação em que é necessário levar em conta fins de semana e feriados.

Sintaxe: =WORKDAY(start_date, days, [holidays])

• Uso básico: Se quiser encontrar a data que é 10 dias úteis após 01/09/2023, você pode usar =WORKDAY('01/09/2023', 10), que retornará 15/09/2023
• Excluindo feriados: Se quiser excluir feriados específicos do cálculo, você pode adicioná-los como argumento. Por exemplo, se 10/09/2023 for um feriado, a fórmula =WORKDAY('01/09/2023', 10, '10/09/2023') retornará 18/09/2023
• Contagem regressiva: Para localizar uma data anterior à data de início, use um número negativo para os dias. Por exemplo, =WORKDAY('01/09/2023', -10) retorna 18/08/2023
• Tratamento de diferentes listas de feriados: Se você tiver um intervalo de datas de feriados, poderá fazer referência a uma lista em vez de uma única data. Por exemplo, se seus feriados estiverem nas células A2, use =WORKDAY('01/09/2023', 10, A2:A5)

A função WORKDAY tem a capacidade de calcular prazos, excluindo finais de semana e feriados

Leia também: Melhores práticas e soluções de gerenciamento de quadro de horários

Função YEARFRAC

A função YEARFRAC no Excel calcula a fração do ano representada pelo número de dias inteiros entre duas datas. Isso é especialmente útil para cálculos financeiros, como acúmulo de juros, cálculos de idade ou qualquer cenário em que você precise determinar a proporção de um ano entre duas datas.

Sintaxe: =YEARFRAC(start_date, end_date, [basis])

• Uso básico: Para encontrar a fração do ano entre 01/01/2023 e 31/12/2023, use =YEARFRAC(01/01/2023, 31/12/2023), que retorna 1 (já que as datas abrangem exatamente um ano)
• Cálculo de anos parciais: Se você quiser saber a fração do ano entre 01/01/2023 e 30/06/2023, a fórmula =YEARFRAC(01/01/2023, 30/06/2023) retorna 0,5
• Convenções de contagem de dias diferentes: O argumento opcional 'basis' permite especificar como os dias são contados. Por exemplo, =YEARFRAC(01/01/2023, 30/06/2023, 1) usa o número real de dias nos meses e retorna 0,4959. A base pode ser:
  
  • 0: Método US 30/360
  • 1: Real/Atual
  • 2: Real/360
  • 3: Real/365
  • 4: Europeu 30/360
• Cálculos de juros: YEARFRAC é frequentemente usado em modelos financeiros para calcular juros ou pagamentos de empréstimos baseados em uma fração do ano. Por exemplo, =YEARFRAC(01/01/2023, 01/07/2023, 0) * Annual_Interest_Rate ajuda a calcular os juros acumulados em seis meses

Adicione um valor de base como =YEARFRAC(A1, B1, 1) para usar diferentes convenções de contagem de dias no Excel

Bônus: Se você tiver uma data de nascimento em uma célula, poderá calcular a idade com: =YEAR(TODAY()) - YEAR(A2). Isso usa a função YEAR do Excel para determinar a idade com base no ano atual e na data de nascimento na célula A2.

Os erros comuns e as limitações do Excel

As funções de data do Excel são ferramentas poderosas, mas também podem ser um pouco como tentar resolver um cubo de Rubik - às vezes, nem tudo se alinha perfeitamente.

Veremos agora alguns erros e problemas comuns que você pode encontrar ao lidar com as funções de data do Excel e como lidar com eles sem se desesperar.

1. Confusão no formato da data

Um dos problemas mais comuns é a incompatibilidade de formatos de data.

O Excel pode interpretar suas datas de forma diferente, dependendo de suas configurações regionais, o que pode causar sérios problemas.

Por exemplo, digitar "08/12/2024" pode significar 12 de agosto nos EUA ou 8 de dezembro na Europa (e no resto do mundo). Para evitar isso, sempre garanta que os formatos de data sejam consistentes, formatando explicitamente as células como datas ou usando a função TEXTO para padronizar a aparência das datas.

**2. O infame erro #VALUE!

O temido erro #VALUE! geralmente aparece quando o Excel não consegue reconhecer uma data.

Isso geralmente acontece quando você está tentando executar cálculos em um texto que se parece com uma data, mas não está formatado corretamente.

Para corrigir isso, verifique se o Excel realmente reconhece todas as entradas de data como datas - use a função DATE para construir datas a partir de componentes de ano, mês e dia, garantindo que estejam formatados corretamente.

3. Cálculos incorretos com funções de data

Às vezes, as funções de data do Excel não se comportam como esperado - como ao adicionar dias a uma data, apenas para descobrir que os fins de semana ou feriados não foram contabilizados.

Funções como WORKDAY podem ajudar ignorando os dias não úteis, mas não se esqueça de especificar os feriados como um parâmetro adicional.

Da mesma forma, tenha cuidado com YEARFRAC, pois ele pode retornar resultados inesperados, dependendo de como os anos bissextos e as convenções de contagem de dias são tratados.

4. Confusão de ano bissexto

Os anos bissextos podem atrapalhar seus cálculos de datas que, de outra forma, seriam perfeitos.

Se estiver trabalhando com funções que dependem do número de dias em um ano, como YEARFRAC, certifique-se de levar em conta os anos bissextos para evitar resultados distorcidos.

Uma rápida Hack do Excel para verificar se um ano é bissexto é usar a fórmula =MOD(year, 4)=0.

5. Problemas de fuso horário

O Excel pode não se ajustar automaticamente às diferenças de horário ao trabalhar em fusos horários diferentes. Isso pode levar a discrepâncias, especialmente se você estiver gerenciando cronogramas de projetos , prazos ou reuniões em nível global.

Considere a possibilidade de usar o UTC (Coordinated Universal Time, Tempo Universal Coordenado) como linha de base para um controle preciso do tempo e ajuste manualmente os horários ao fazer a conversão entre fusos horários diferentes. Embora esse método garanta a consistência, ele exige atenção cuidadosa aos detalhes e pode levar algum tempo para ser executado.

**Leia também 10 modelos gratuitos de controle de tempo

6. O erro #NUM

O erro #NUM! geralmente ocorre quando uma data está fora do intervalo aceitável do Excel. O Excel só reconhece datas de 1º de janeiro de 1900 a 31 de dezembro de 9999.

Se você tentar inserir uma data anterior a 1900, o Excel retornará o erro #NUM!, pois não pode processar datas fora do intervalo reconhecido. Para resolver esse problema, certifique-se de que todas as datas estejam dentro desse intervalo.

Entretanto, se você precisar trabalhar com datas históricas anteriores a 1900, considere o uso de cadeias de texto para representar essas datas.

Leia também: Relatórios do Excel: Como criar e gerar relatórios de dados

7. Ambiguidade de ano com dois dígitos

A configuração padrão do Excel interpreta anos de dois dígitos com base em um ano de corte, o que pode causar ambiguidade.

Por exemplo, inserir "25" pode ser interpretado como 1925 ou 2025, dependendo das configurações do Excel. Isso pode gerar confusão, especialmente em dados financeiros ou históricos.

Para evitar isso, sempre insira datas usando anos de quatro dígitos. Você também pode ajustar as configurações do Excel para alterar o ano de corte, mas usar quatro dígitos é a abordagem mais direta e confiável.

**Dica profissional Faça sua programação no Excel usando a formatação condicional. Basta selecionar suas células, ir até a guia Página inicial, clicar em Formatação condicional e definir regras para codificar as tarefas por cores com base em prazos ou prioridades. Dessa forma, você identificará instantaneamente o que é urgente e manterá tudo sob controle.

Superando as limitações do Excel com o ClickUp

Embora o Excel seja uma ferramenta poderosa para análise de dados e processamento de números, ele tem seus limites, especialmente ao gerenciar projetos e fluxos de trabalho complexos. ClickUp oferece soluções que vão além dessas limitações, o que o torna um forte alternativa ao Excel . Vamos explorar como esse software aprimora sua experiência de gerenciamento de projetos e aborda algumas das limitações do Excel. ⬇️

O Excel é excelente para a entrada de dados, mas pode ser restritivo ao gerenciar informações dinâmicas do projeto. Visualização de tabela do ClickUp oferece uma maneira eficiente de gerenciar e visualizar suas tarefas e dados. Ele permite criar e personalizar tabelas em um formato semelhante ao de uma planilha, facilitando a edição em massa e a organização de dados.

Você pode configurar tabelas usando o comando /table no ClickUp ou importar dados de arquivos CSV ou Excel.

O ajuste dos elementos da tabela, como redimensionamento de colunas, reordenação e alterações de cores, ajuda a adaptar a visualização às suas necessidades específicas.

Acompanhe e visualize seus dados como se estivesse usando uma planilha com o ClickUp Table View

A seguir, vamos falar sobre Campos personalizados do ClickUp .

No Excel, você está limitado a colunas e linhas predefinidas. No entanto, o ClickUp permite que você adicione campos personalizados como texto, números, menus suspensos e muito mais. Essa flexibilidade significa que você pode acompanhar detalhes específicos do projeto - informações do cliente, detalhamento do orçamento ou cronogramas - de uma forma adaptada às suas necessidades.

Não é mais necessário comprimir dados em células genéricas de planilhas; o ClickUp permite criar campos que capturem precisamente suas necessidades.

Personalize o rastreamento de dados do seu projeto com os campos personalizados do ClickUp

Leia também: 10 melhores ferramentas de software de planilha de horas para agências Embora as fórmulas do Excel sejam poderosas, elas podem ser limitadas ao interagir com os dados do projeto. Campos de fórmula do ClickUp é uma solução mais integrada que permite que você faça mais do que calcular datas e executar aritmética básica.

Precisa descobrir quantos dias faltam para um prazo final ou calcular o orçamento total gasto até o momento? Com o Formula Fields, você pode lidar com essas tarefas sem problemas e até mesmo classificar ou filtrar tarefas com base em seus cálculos.

O Formula Fields do ClickUp permite que você faça cálculos entre campos numéricos, de data e de hora

O Excel tem suas funções, mas Fórmulas avançadas do ClickUp oferecem suporte a várias funções avançadas para matemática, datas, texto e pesquisas. Você pode usá-las para realizar cálculos sofisticados, como somar valores com base em condições ou formatar resultados para destacar dados importantes.

A capacidade de aninhar fórmulas e realizar pesquisas acrescenta um nível de complexidade e precisão que é difícil de igualar no Microsoft Excel.

Crie cálculos detalhados e dinâmicos com as fórmulas avançadas do ClickUp

Por fim, não vamos nos esquecer do Automações do ClickUp . É aqui que o ClickUp realmente corre à frente do Excel.

A automação no ClickUp permite que você defina regras que tratam de tarefas repetitivas para você.

Automatize tarefas repetitivas e aumente a eficiência do fluxo de trabalho com as Automações do ClickUp

Por exemplo, você pode configurar regras para atribuir tarefas automaticamente quando o status delas mudar ou enviar lembretes um dia antes de um prazo. Isso significa menos atualizações manuais e mais foco nos aspectos críticos de seus projetos.

Os campos de fórmula no ClickUp aprimoram sua automação do gerenciamento de projetos permitindo que você use dados calculados como acionadores e condições. Veja como isso melhora seu fluxo de trabalho:

• Acionadores personalizados: Defina acionadores com base em cálculos específicos. Por exemplo, se a pontuação de prioridade de uma tarefa, calculada por uma fórmula, ultrapassar um determinado valor, você poderá configurar uma automação para reatribuir a tarefa ou aumentar sua importância. Isso garante que as tarefas críticas sejam tratadas prontamente sem supervisão manual
• Condições dinâmicas: Torne seus fluxos de trabalho mais responsivos às alterações nos dados da tarefa. Por exemplo, você pode automatizar as atualizações das datas de vencimento ou enviar notificações quando uma tarefa atingir um determinado estágio com base em cálculos em tempo real
• Ações personalizadas: Defina ações que respondam a dados calculados. Isso pode envolver a geração automática de relatórios, o ajuste de status ou a atribuição de tarefas com base nos resultados de suas fórmulas

As automações do ClickUp simplificam o gerenciamento de tarefas complexas com base em dados orientados por fórmulas

Não deixe que o Excel o atrapalhe, experimente o ClickUp

O Microsoft Excel continua sendo um elemento básico para os profissionais, especialmente para lidar com datas com funções como DATE(), NOW() e WORKDAYS().

Mas, convenhamos, as funções de data do Excel podem ser complicadas. Quando você está lidando com cálculos complexos ou grandes conjuntos de dados, as coisas podem ficar rapidamente complicadas e difíceis de manejar. As fórmulas aninhadas podem começar a se assemelhar a símbolos enigmáticos e seu sistema pode ficar lento com o peso de milhares de linhas.

Bem, essa é a sua deixa para ir até o ClickUp.

O ClickUp se destaca no gerenciamento de grandes conjuntos de dados que podem tornar o Excel muito lento. Suas funções avançadas de data e a interface amigável fazem dele um forte concorrente, especialmente quando se trabalha com uma equipe. Curioso para ver como o ClickUp se compara ao Excel no gerenciamento de seus dados relacionados a datas? Experimente o ClickUp e veja a diferença por si mesmo!