25 Hacks e truques do Excel para aumentar sua produtividade em 2024

O Microsoft Excel oferece muitos atalhos, fórmulas e funções avançadas para aprender e aplicar.

Quer você seja um iniciante no Excel ou possua dicas moderadas sobre o Excel, aqui estão os hacks do Excel para aprimorar seu conhecimento e melhorar seu jogo no Excel.

O que é o Excel?

O Microsoft Excel é uma ferramenta de análise, visualização e validação de dados software de planilha eletrônica que ajuda os profissionais de negócios a armazenar dados e rastrear conjuntos de dados comerciais essenciais com fórmulas simples e avançadas.

O Excel usa planilhas eletrônicas para otimizar as operações de dados das empresas sem afetar a integridade dos dados.

Independentemente do tipo de setor, todos os departamentos, incluindo vendas, marketing, finanças, operações, tecnologia e recursos humanos, usam o Excel.

Embora os casos de uso sejam diferentes para cada departamento de negócios, conhecer os truques e as dicas práticas do Excel para gerar o relatório, o painel e os demonstrativos de sua preferência pode ajudar.

25 Hacks do Excel para cada caso de uso

Se você está lendo isto, deve estar ciente dos conceitos básicos do Excel, como:

• Adição, subtração, multiplicação e divisão de números
• Adicionar ou excluir várias linhas, todas as colunas, uma célula e várias células
• Adicionar cores, destacar números, células em branco, linhas e colunas

Como a maioria das pessoas sabe como executar essas funções, não vamos aborrecê-lo com isso. Vamos discutir os hacks avançados do Excel para levar suas habilidades para o próximo nível.

Separamos os hacks e truques do Excel em três categorias:

• Atalhos de teclado, fórmulas e funções: Para todas as funções e fórmulas para realizar cálculos extensos e calculados em minutos
• Aumentadores de produtividade: Para ajudá-lo a converter suas planilhas do Excel em uma máquina de produtividade
• Otimização de planilhas: Ajuda a otimizar a planilha com o mínimo de trabalho e a melhorar a validação de dados

Atalhos de teclado, fórmulas e funções

Abaixo estão os atalhos de teclado que todo entusiasta do Excel deve conhecer:

1. Inserir o número como um texto

Em situações em que você deseja apresentar números em um formato legível, use este atalho - adicione um apóstrofo (') antes do número.

2. Seleção de uma parte dos dados de uma só vez

Quando estiver lidando com um conjunto de dados enorme, se quiser selecionar uma parte específica dos dados, use este atalho - adicione um apóstrofo (') antes do número:

• Adicione a primeira célula ou preencha uma célula
• Pressione os botões "Ctrl Shift" juntos e role para baixo
• Clique na última célula

3. Abrir mais de um arquivo ao mesmo tempo

Deseja abrir vários arquivos do Excel de uma só vez? Veja como fazer isso:

• Clique na guia "File" (Arquivo) e depois em "Open" (Abrir) na guia superior de dados
• Mantenha pressionado o botão "Ctrl" e selecione todos os arquivos
• Agora clique em "Open" (Abrir)

4. Técnica de preenchimento automático

Cansado de clicar sempre com o botão direito do mouse e clicar em "Paste Special" para adicionar as informações que faltam?

A planilha do Excel preenche as informações ausentes em uma série de dados. Suponha que você crie uma série de números pares e preencha os três primeiros números em uma coluna inteira.

• Selecione os três primeiros números
• Arraste o cursor para baixo até o canto inferior direito até aparecer o sinal "+"
• Agora, arraste o cursor para baixo com base nos números de série que você está procurando

Preenchimento automático do Excel

5. Simplifique a visibilidade dos dados com o recurso "Transpose" (Transpor)

Suponha que uma coluna longa preenchida com grandes conjuntos de dados o confunda. Uma ótima maneira de simplificar sua visualização é converter essas colunas em linhas (e vice-versa). Isso o ajudará a organizar toda a planilha e a estabelecer uma visibilidade direta.

Por que seguir o mesmo caminho antigo de usar "Colar especial" para criar as linhas manualmente quando o recurso Transpor faz o trabalho?

• Selecione as linhas/colunas/múltiplas células que deseja transpor
• Clique com o botão direito do mouse para "Copiar" esses conjuntos de dados
• Selecione as colunas/linhas em que você deseja ver a nova exibição de dados
• Agora, clique novamente com o botão direito do mouse e clique em "Paste Special" (Colar especial)
• Na janela "Paste Special" (Colar especial), role para baixo e marque a caixa "Transpose" (Transpor)

6. Criar tabelas e gráficos simples

Criar tabelas e gráficos simples de marketing e painéis de vendas é fácil com o Microsoft Excel. Uma planilha do Excel permite criar gráficos de barras simples, gráficos de linhas e gráficos de pizza para conjuntos de dados selecionados. Adicione uma tabela no Excel ou copie os conjuntos de dados e "Cole Especial" para criar gráficos.

• Selecione os conjuntos de dados em várias células
• Clique em "Inserir" seguido de "Gráficos recomendados"
• Na janela "Gráficos recomendados", você encontrará todos os tipos de gráficos recomendados pelo Excel para os conjuntos de dados destacados
• Escolha o tipo de gráfico mais conveniente e clique em "OK"
• Use "Elementos de gráfico", "Estilos de gráfico" e "Filtros de gráfico" para personalizar seus gráficos, alterando os eixos e adicionando cores e rótulos de dados

O recurso "Save as a Template" (Salvar como modelo) permite salvar modelos de gráficos para uso futuro, em vez de criá-los do zero todas as vezes.

Salvar seu gráfico do Excel como um modelo via Observação do Office

7. Adicionar filtros

Se os usuários quiserem visualizar uma determinada linha ou coluna, o Excel permite que eles filtrem os dados restantes da planilha.

Para fazer isso:

• Clique na barra "Classificar e navegar" na guia de dados superior
• Na janela suspensa, selecione como deseja filtrar os conjuntos de dados, como A a Z ou Z a A, ou classificação personalizada

Como adicionar filtros no Excel

8. Selecionar células desvinculadas e formatar células

Deseja selecionar várias células de diferentes colunas ou linhas em vez de clicar duas vezes em "Colar especial" repetidamente?

Clique na tecla "Ctrl" e selecione as células específicas.

Outro grande truque do Excel é formatar as células por:

• Clique com o botão direito do mouse na guia Home
• Clique em "Estilos de célula"
• Clique em "Modificar" seguido de "Formatar" para formatar as células e alterar o conteúdo como desejar

O recurso "Formatar células" melhora a clareza e a legibilidade da apresentação dos dados.

9. Criar um menu de atalho personalizado

Se você é um usuário dedicado do Excel e abre arquivos do Excel diariamente, personalize a faixa de opções do Excel para não ter que procurar atalhos todas as vezes.

• Vá para "Arquivo" e selecione "Opções
• Agora, clique em "Barra de ferramentas de acesso rápido"
• Adicione todas as funções que são essenciais para suas operações diárias no Excel
• Clique em "Salvar"

Dica profissional: Considere o uso de tabelas dinâmicas para resumir dados inteiros rapidamente.

Para criar tabelas dinâmicas, selecione qualquer uma das células em branco, clique em "Inserir" e, em seguida, clique em "Tabela dinâmica"

Uma tabela dinâmica e um menu de atalhos personalizado o ajudarão a obter uma compreensão detalhada de um conjunto de dados complicado. Adicionar uma tabela dinâmica aos relatórios do Excel é comum para profissionais de vendas e marketing.

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10. Cinco principais funções do Excel e seus aplicativos

Aqui está uma rápida visão geral das cinco funções mais úteis do Excel e como usá-las:

• IF: Essa função executa um teste lógico para ajudar o usuário a retornar a um valor se a condição for verdadeira ou a outro se a condição for falsa

Sintaxe - IF(teste\lógico, valor_if_verdadeiro, [valor_if_falso])

• INDEX: A função retorna a um valor específico ou a uma das primeiras referências de célula de uma matriz de dados

Sintaxe - INDEX(array, row_num, [column_num])

• Função VLOOKUP/Função HLOOKUP: A função VLOOKUP permite pesquisar dados nas linhas da planilha, e a função HLOOKUP permite pesquisar dados nas colunas

Sintaxe da função VLOOKUP -VLOOKUP(valor de pesquisa, matriz de tabela, número da coluna, correspondência aproximada (TRUE) ou correspondência exata (FALSE))

Sintaxe da função HLOOKUP - VLOOKUP(lookup value, table array, row number, Approximate match (TRUE) ou Exact match (FALSE))

• MATCH: Essa função do Excel procura um item específico em várias células e retorna o item em uma posição relativa dentro do mesmo intervalo

Sintaxe - MATCH(lookup value, lookup array, [match type])

• COUNTIF: Essa função conta o número de células que atendem aos critérios ou têm o mesmo valor

Sintaxe - COUNTIF(range, criteria).

11. Eliminar conjuntos de dados duplicados

Os conjuntos de dados de longo alcance tendem a ter duplicação. Por exemplo, se você estiver tentando organizar todos os conjuntos de dados relacionados a assinantes de boletins informativos em uma planilha do Excel e a mesma pessoa se inscrever duas vezes, haverá o mesmo endereço de e-mail duas vezes.

Para identificar conjuntos de dados duplicados, siga estas dicas do Excel:

• Selecione toda a linha ou coluna em questão
• Vá para "Dados" na guia Página inicial
• Selecione "Remove Duplicates" (Remover duplicatas)

12. Mesclar duas ou mais matrizes

As equipes de negócios geralmente lidam com mais de uma matriz de tabela longa de conjuntos de dados que destacam os mesmos itens. Ao mesclar essas matrizes em um intervalo de dados, você economizará tempo e a segmentação de grandes volumes de conjuntos de dados será mais simples.

Uma das dicas do Excel para mesclar células é usar a função CONCATENAR.

Sintaxe - CONCATENAR(text1, [text2], ...)

13. Compor textos usando '&'

O Microsoft Excel divide conjuntos de dados para se concentrar em sua exatidão. Por exemplo, ele não salvará o nome completo de um funcionário em uma célula. Ele armazenará o nome como primeiro nome em uma célula e o sobrenome na outra.

Combine duas colunas semelhantes usando a fórmula "&" no Excel.

Aqui está a fórmula: =A2&" "&B2

Como combinar duas colunas semelhantes usando a fórmula '&' no Excel

Dica profissional: Lembre-se de adicionar o espaço entre " e " para adicionar o espaço entre o nome e o sobrenome.

14. Pesquisa avançada de dados com os caracteres curinga

Ao pesquisar determinado(s) item(ns) em grandes conjuntos de dados, optar por "Ctrl+F" não é a melhor opção. Isso ocorre porque você nem sempre se lembra do nome do item específico, mas pode se lembrar apenas de partes dele. A pesquisa manual também não é uma opção, pois discutimos mais de 500 conjuntos de dados aqui.

Nessas situações, opte pelos caracteres curinga do Excel, como - Ponto de interrogação(?)", "Asterik(*)" e "Tilda(~).

• Ponto de interrogação: Toma o lugar de um único caractere
• Asterisco: Ocupa o lugar de qualquer número de caracteres
• Tilda: Indica que um caractere deve ser usado como um caractere normal, não como um caractere curinga

Aumentadores de produtividade

Se você é um viciado em produtividade, o Excel tem muito a oferecer a você. Certifique-se de usar essas dicas simples do Excel para aumentar sua produtividade.

15. Adicionar menus suspensos para rastrear o status da tarefa e adicionar responsáveis

Você está usando o Microsoft Excel como sua ferramenta interna de gerenciamento de projetos? Então, você precisa aprender a adicionar menus suspensos às suas planilhas do Excel.

Uma simples lista suspensa o ajudará a:

• Adicionar responsáveis para cada tarefa
• Atualizar cronogramas e sprints para as tarefas
• Adicionar tags, rótulos e categorias às tarefas
• Adicionar uma barra de status a cada tarefa para acompanhamento regular

Para adicionar menus suspensos:

• Selecione as células/colunas em branco específicas/mais de uma linha
• Clique no menu "Data" (Dados) na navegação superior
• Selecione "Validation" (Validação) e a janela Data Validation (Validação de dados) será aberta
• Agora clique em "Lists" (Listas) seguido de "Drop-down List" (Lista suspensa)
• Agora, marque o botão "In-Cell dropdown" e clique em "OK"

Criação de uma lista suspensa no Excel via Ablebits Os textos mudarão de acordo com a finalidade do menu suspenso. Por exemplo, se você adicionar um menu suspenso para adicionar responsáveis para cada tarefa, o conteúdo do texto será o nome dos membros da equipe.

16. Rolagem mais rápida sem rolagem manual

Quando há muitos conjuntos de dados em sua planilha, não é fácil rolar manualmente da linha 1 para a linha 1000. Para simplificar seu trabalho, vamos apresentar a você uma fórmula do Excel que o ajuda a chegar aos dados de destino sem rolagem.

• Para ir da primeira à última linha de toda a planilha, pressione "Ctrl" e a seta para cima (↑) e vice-versa
• Para ir da coluna mais à esquerda para a coluna mais à direita da planilha, pressione "Ctrl" e a seta (→) e vice-versa

17. Organizar conjuntos de dados com cores

Os entusiastas da produtividade adoram cores, e o que eles adoram ainda mais é organizar conjuntos de dados com a ajuda de cores diferentes. As planilhas permitem que você agrupe seus conjuntos de dados de vários tamanhos com cores relevantes.

Uma das dicas do Excel para codificar por cores seus conjuntos de dados é a formatação condicional.

• Selecione os conjuntos de dados em várias células
• Vá para a guia superior de dados e clique em "Estilos"
• Selecione o menu suspenso que diz "Formatação condicional" Nessa etapa, selecione o formato de codificação de cores entre as opções exibidas
• Selecione "OK"

18. Adicionar caixas de seleção nas células de dados

Os entusiastas da produtividade adoram criar listas de tarefas. Riscar as tarefas que concluímos é a melhor coisa a fazer depois de um dia de trabalho agitado.

E aqui está um hack subestimado do Excel para converter sua planilha em um rastreador de listas de tarefas - adicionando caixas de seleção.

• Vá para a guia de dados "Desenvolvedor" na guia Página inicial e clique em - Controles > Inserir > Controles de formulário > Caixa de seleção
• Clique em uma célula na qual deseja colocar a caixa de seleção
• Agora, arraste o cursor para baixo até a célula em que a última caixa de seleção será colocada

Dica profissional: Não consegue encontrar a guia de dados "Desenvolvedor"? Faça o seguinte:

• Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar da faixa de opções e clique em "Personalizar a faixa de opções
• Em Personalizar a faixa de opções, marque a caixa Desenvolvedor e clique em OK

Otimização de planilhas

Aproveite ao máximo suas planilhas do Excel com as seguintes dicas do Excel:

19. Remover suplementos inativos

Os suplementos do Microsoft Excel geralmente não são usados e acabam deixando suas planilhas mais lentas. É uma boa ideia desativar os suplementos não utilizados para otimizar o desempenho de toda a planilha.

• Vá para "File" (Arquivo), selecione "Options" (Opções) e role para baixo até clicar em "Add-ins" (Suplementos)
• Clique em "Gerenciar", seguido de "Suplementos do Excel" e clique em "Ir"
• Agora, desmarque todos os suplementos desnecessários e selecione "OK"

20. Evite usar referências para frente e para trás

Planeje suas fórmulas do Excel de modo que elas não se refiram muito a referências anteriores e posteriores. A referência frequente para frente e para trás resultará em cálculos adiados em situações com cálculos complicados e muitas fórmulas.

21. Evite adicionar links de forma abrupta nas planilhas

Os links entre a planilha do Excel ou as células selecionadas geralmente são quebrados.

Com várias pastas de trabalho e um grande conjunto de dados, é difícil encontrá-los e corrigi-los. Minimize o número de links e pratique a abertura de todos os links antes de iniciar suas operações no Excel para manter o controle.

22. Mantenha sua tabela estruturada

Em vez de colar uma tabela não estruturada que não represente as variáveis dependentes e independentes, mantenha as tabelas o mais estruturadas possível. Isso resultará em menos desvantagens de desempenho e em resultados mais precisos.

23. Evite usar a função VLOOKUP e, em vez disso, use estas funções

A função VLOOKUP pode ser fácil, mas as funções INDEX e MATCH fazem os mesmos cálculos com maior flexibilidade. Depois de usar a função MATCH, ela armazena os resultados em uma célula em branco e permite que você a reutilize várias vezes em instruções INDEX.

Entretanto, esse recurso não está disponível com o VLOOKUP.

24. Evite fórmulas instáveis

Fórmulas instáveis, como NOW e OFFSET, recalculam todo o cálculo à menor alteração na planilha do Excel.

Se você tentar extrair dados de fontes mais recentes, essas fórmulas tendem a travar a fórmula geral e podem exibir uma mensagem de erro. Isso o ajudará a manter a segurança de seus dados intacta.

25. Substituir fórmulas não utilizadas por valores estáticos

Às vezes, mantemos fórmulas não utilizadas em uma planilha. Essas fórmulas tornam o aplicativo Excel mais lento e resultam em resultados atrasados. Considere a possibilidade de auditar toda a planilha ocasionalmente e substituir as fórmulas não utilizadas por valores estáticos.

Limitações do uso do Excel

Agora que você conhece os atalhos, as fórmulas e as funções avançadas do Excel, deixe-me contar uma verdade amarga que você provavelmente já percebeu: trabalhar no Excel nem sempre é a melhor sensação.

O Excel tem muitas limitações, e aqui estão algumas delas:

• O Excel não permite várias exibições, como a exibição do quadro Kanban,Gráfico de Ganttvisualização, visualização de calendário ou visualização de lista. Você está preso à visualização única de "linha-coluna". Desse ponto de vista, o Excel não é eficiente
• Criar painéis no Excel significa criar tabelas e gráficos manualmente para diferentes tipos de dados selecionados. Mesmo que você crie alguns modelos de painéis, não há como usá-los várias vezes, pois omodelos de planilhas carecem de recursos simplistas como widgets, cores atraentes e construtores de arrastar e soltar para extrair dados de diferentes fontes
• O Excel não temfluxos de trabalho incorporados que os usuários precisam para fins de personalização. Você deve adicionar manualmente uma lista suspensa todas as vezes, seja para adicionar responsáveis, datas de vencimento ou status

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