O Microsoft Excel oferece muitos atalhos, fórmulas e funções avançadas para aprender e aplicar.
Seja você um iniciante no Excel ou já possua conhecimentos moderados sobre o programa, aqui estão algumas dicas para aprimorar seus conhecimentos e melhorar seu desempenho no Excel.
O que é o Excel?
O Microsoft Excel é um software de planilhas para análise, visualização e validação de dados que ajuda profissionais de negócios a armazenar dados e acompanhar conjuntos de dados críticos para os negócios com fórmulas simples a avançadas.
O Excel usa planilhas para otimizar as operações de dados das empresas sem afetar a integridade dos seus dados.
Independentemente do tipo de setor, todos os departamentos, incluindo vendas, marketing, finanças, operações, tecnologia e recursos humanos, utilizam o Excel.
Embora os casos de uso sejam diferentes para cada departamento da empresa, conhecer dicas e truques práticos do Excel para gerar os relatórios, painéis e extratos de sua escolha será muito útil.
25 truques do Excel para todos os casos de uso
Se você está lendo isto, deve estar familiarizado com os conceitos básicos do Excel, como:
- Adicionar, subtrair, multiplicar e dividir números
- Adicionar ou excluir várias linhas, todas as colunas, uma célula e várias células
- Adicionar cores, destacar números, células em branco, linhas e colunas
Como a maioria das pessoas sabe como executar essas funções, não vamos aborrecê-lo com isso. Vamos discutir os truques avançados do Excel para levar suas habilidades ao próximo nível.
Separamos os truques e dicas do Excel em três categorias:
- Atalhos de teclado, fórmulas e funções: para todas as funções e fórmulas para realizar cálculos extensos e calculados em poucos minutos.
- Impulsionadores de produtividade: para ajudá-lo a converter suas planilhas do Excel em uma máquina de produtividade
- Otimização de planilhas: ajude você a otimizar sua planilha com o mínimo de trabalho e melhore a validação de dados.
Atalhos de teclado, fórmulas e funções
Abaixo estão os atalhos de teclado que todo entusiasta do Excel deve conhecer:
1. Insira o número como texto
Em situações em que você deseja apresentar números em um formato legível, use este atalho: adicione um apóstrofo (‘) antes do número.
2. Selecionando uma parte dos dados de uma só vez
Ao lidar com um grande conjunto de dados, se você quiser selecionar uma parte específica dos dados:
- Adicione a primeira célula ou preencha uma célula
- Pressione as teclas “Ctrl Shift” simultaneamente e role para baixo.
- Clique na última célula
3. Abra mais de um arquivo ao mesmo tempo
Quer abrir vários arquivos do Excel de uma só vez? Veja como fazer isso:
- Clique na guia “Arquivo” e, em seguida, em “Abrir” na guia de dados superior.
- Mantenha pressionada a tecla “Ctrl” e selecione todos os arquivos.
- Agora clique em “Abrir”.
4. Técnica de preenchimento automático
Cansado de clicar com o botão direito do mouse todas as vezes e clicar em “Colar especial” para adicionar informações que faltam?
A planilha do Excel preenche as informações ausentes em uma série de dados. Suponha que você crie uma série de números pares e preencha os três primeiros números em uma coluna inteira.
- Selecione os três primeiros números
- Arraste o cursor para o canto inferior direito até que um sinal “+” apareça.
- Agora, arraste o cursor para baixo com base nos números de série que você está procurando.
5. Simplifique a visibilidade dos dados com o recurso “Transpor”
Suponha que uma coluna longa preenchida com grandes conjuntos de dados o confunda. Uma ótima maneira de simplificar sua visualização é converter essas colunas em linhas (e vice-versa). Isso ajudará você a organizar toda a sua planilha e estabelecer uma visibilidade direta.
Por que seguir o mesmo caminho de sempre, usando “Colar especial” para criar as linhas manualmente, quando o recurso Transpor faz o trabalho?
- Selecione as linhas/colunas/várias células que deseja transpor.
- Clique com o botão direito do mouse para “Copiar” esses conjuntos de dados.
- Selecione as colunas/linhas onde deseja ver a nova visualização dos dados.
- Agora clique com o botão direito novamente e clique em “Colar especial”.
- Na janela “Colar especial”, role para baixo e marque a caixa “Transpor”.
6. Crie gráficos e tabelas simples
É fácil criar painéis simples de marketing e vendas com o Microsoft Excel. Uma planilha do Excel permite criar gráficos de barras, gráficos de linhas e gráficos de pizza simples para conjuntos de dados selecionados. Adicione uma tabela no Excel ou copie os conjuntos de dados e use a opção “Colar especial” para criar gráficos.
- Selecione os conjuntos de dados em várias células
- Clique em “Inserir” e, em seguida, em “Gráficos recomendados”.
- Na janela “Gráficos recomendados”, você encontrará todos os tipos de gráficos que o Excel recomenda para os conjuntos de dados destacados.
- Escolha o tipo de gráfico mais conveniente e clique em “OK”.
- Use “Elementos do gráfico”, “Estilos do gráfico” e “Filtros do gráfico” para personalizar seus gráficos, alterando eixos e adicionando cores e rótulos de dados.
O recurso “Salvar como modelo” permite salvar modelos de gráficos para uso futuro, em vez de criá-los do zero todas as vezes.
7. Adicione filtros
Se os usuários quiserem visualizar uma linha ou coluna específica, o Excel permite filtrar os dados restantes da planilha.
Para fazer isso:
- Clique na barra “Classificar e Navegar” na guia de dados superior.
- Na janela suspensa, selecione como deseja filtrar os conjuntos de dados, como de A a Z ou de Z a A, ou uma classificação personalizada.
8. Selecione células não vinculadas e formate as células
Quer selecionar várias células de diferentes colunas ou linhas em vez de clicar repetidamente em “Colar especial”?
Clique na tecla “Ctrl” e selecione as células específicas.
Outro ótimo truque do Excel é formatar células da seguinte maneira:
- Clique com o botão direito do mouse na guia Página inicial
- Clique em “Estilos de célula”.
- Clique em “Modificar” e, em seguida, em “Formatar” para formatar as células e alterar o conteúdo conforme desejar.
O recurso “Formatar células” melhora a clareza e a legibilidade da apresentação dos dados.
9. Crie um menu de atalhos personalizado
Se você é um usuário dedicado do Excel e abre arquivos do Excel diariamente, personalize sua faixa de opções do Excel para não precisar procurar atalhos todas as vezes.
- Vá para “Arquivo” e selecione “Opções”.
- Agora clique na “Barra de Ferramentas de Acesso Rápido”.
- Adicione todas as funções essenciais para suas operações diárias no Excel.
- Clique em “Salvar”.
Dica profissional: considere usar tabelas dinâmicas para resumir todos os dados rapidamente.
Para criar tabelas dinâmicas, selecione qualquer uma das células em branco, clique em “Inserir” e, em seguida, clique em “Tabela dinâmica”.
Uma tabela dinâmica e um menu de atalhos personalizado ajudarão você a obter uma compreensão detalhada de um conjunto de dados complicado. Adicionar uma tabela dinâmica aos relatórios do Excel é comum para profissionais de vendas e marketing.
Bônus: Ferramentas de IA para Excel!
10. Cinco funções principais do Excel e suas aplicações
Aqui está uma rápida visão geral das cinco funções mais úteis do Excel e como usá-las:
- IF: Esta função realiza um teste lógico para ajudar o usuário a retornar a um valor se a condição for verdadeira ou a outro se a condição for falsa.
Sintaxe – IF(teste_lógico, valor_se_verdadeiro, [valor_se_falso])
- ÍNDICE: A função retorna a um valor específico ou uma das primeiras referências de célula de uma matriz de dados.
Sintaxe – INDEX(matriz, número_da_linha, [número_da_coluna])
- Função VLOOKUP/função HLOOKUP: a função VLOOKUP permite pesquisar dados nas linhas da sua planilha, e a função HLOOKUP permite pesquisar dados nas colunas.
Sintaxe da função VLOOKUP - VLOOKUP(valor de pesquisa, matriz da tabela, número da coluna, correspondência aproximada (TRUE) ou correspondência exata (FALSE))
Sintaxe da função HLOOKUP – VLOOKUP(valor de pesquisa, matriz da tabela, número da linha, correspondência aproximada (TRUE) ou correspondência exata (FALSE))
- MATCH: Esta função do Excel procura um item específico em várias células e retorna o item em uma posição relativa dentro do mesmo intervalo.
Sintaxe – MATCH(valor de pesquisa, matriz de pesquisa, [tipo de correspondência])
- COUNTIF: essa função conta o número de células que atendem a critérios ou têm o mesmo valor.
Sintaxe – COUNTIF(intervalo, critérios).
11. Elimine conjuntos de dados duplicados
Conjuntos de dados de longo prazo tendem a ter duplicações. Por exemplo, se você estiver tentando organizar todos os conjuntos de dados relacionados a assinantes de boletins informativos em uma planilha do Excel e a mesma pessoa se inscrever duas vezes, haverá o mesmo endereço de e-mail duas vezes.
Para identificar conjuntos de dados duplicados, siga estas dicas do Excel:
- Selecione toda a linha ou coluna em questão
- Vá para “Dados” na guia Página inicial.
- Selecione “Remover duplicatas”.
Bônus: converta documentos do Word para o Excel!
12. Mesclar duas ou mais matrizes
As equipes de negócios geralmente lidam com mais de uma longa tabela de conjuntos de dados destacando os mesmos itens. Ao mesclar essas matrizes em um único intervalo de dados, você economizará tempo e a segmentação de grandes volumes de conjuntos de dados será mais direta.
Uma das dicas do Excel para mesclar células é usar a função CONCATENAR.
Sintaxe – CONCATENAR(texto1, [texto2], …)
13. Componha textos usando “&”
O Microsoft Excel divide conjuntos de dados para se concentrar em sua exatidão. Por exemplo, ele não salvará o nome completo de um funcionário em uma célula. Ele armazenará o nome como nome próprio em uma célula e sobrenome na outra.
Combine duas colunas semelhantes usando a fórmula “&” no Excel.
Aqui está a fórmula: =A2&” ”&B2
📚Dica profissional: lembre-se de adicionar o espaço entre “ e “ para adicionar o espaço entre o nome e o sobrenome.
14. Pesquisa avançada de dados com caracteres curinga
Ao procurar um ou mais itens específicos em grandes conjuntos de dados, usar “Ctrl+F” não é a melhor opção. Isso porque nem sempre você se lembra do nome específico do item, mas talvez se lembre apenas de partes dele. A pesquisa manual também não é uma opção, pois estamos falando de mais de 500 conjuntos de dados aqui.
Nessas situações, opte por caracteres curinga do Excel, como ponto de interrogação (?), asterisco (*) e til (~).
- Ponto de interrogação: substitui um único caractere
- Asterisco: substitui qualquer número de caracteres
- Tilda: indica que um caractere deve ser usado como um caractere normal, não como um caractere curinga.
Impulsionadores de produtividade
Se você é viciado em produtividade, o Excel tem muito a oferecer. Certifique-se de usar essas dicas simples do Excel para aumentar sua produtividade.
15. Adicione menus suspensos para acompanhar o status das tarefas e adicionar responsáveis
Você usa o Microsoft Excel como ferramenta interna de gerenciamento de projetos? Então, você precisa aprender a adicionar menus suspensos às suas planilhas do Excel.
Uma lista suspensa simples ajudará você a:
- Adicione responsáveis para cada tarefa
- Atualize cronogramas e sprints para as tarefas
- Adicione tags, rótulos e categorias às tarefas
- Adicione uma barra de status a cada tarefa para acompanhamento regular
Para adicionar menus suspensos:
- Selecione as células/colunas/mais de uma linha em branco específicas
- Clique no menu “Dados” na barra de navegação superior.
- Selecione “Validação” e a janela Validação de dados será aberta.
- Agora clique em “Listas” e, em seguida, em “Lista suspensa”.
- Agora marque o botão “Menu suspenso na célula” e clique em “OK”.
Os textos mudarão de acordo com a finalidade do seu menu suspenso. Por exemplo, se você adicionar um menu suspenso para adicionar responsáveis para cada tarefa, o conteúdo do texto será o nome dos membros da equipe.
16. Role mais rápido sem rolar manualmente
Quando você tem muitos conjuntos de dados em sua planilha, não é fácil rolar manualmente da linha 1 à linha 1000. Para simplificar seu trabalho, apresentamos uma fórmula do Excel que ajuda você a chegar aos dados desejados sem precisar rolar a tela.
- Para ir da primeira linha até a última linha de toda a planilha, pressione “Ctrl” e a seta para cima (↑) e vice-versa.
- Para ir da coluna mais à esquerda para a coluna mais à direita da planilha — pressione “Ctrl” e (→) e vice-versa.
17. Organize conjuntos de dados com cores
Os entusiastas da produtividade adoram cores, e o que eles adoram ainda mais é organizar conjuntos de dados com a ajuda de cores diferentes. As planilhas permitem agrupar seus conjuntos de dados de vários tamanhos com cores relevantes.
Uma das dicas do Excel para codificar seus conjuntos de dados por cores é a formatação condicional.
- Selecione os conjuntos de dados em várias células
- Vá até a guia de dados superior e clique em “Estilos”.
- Selecione o menu suspenso que diz “Formatação condicional”. Nesta etapa, selecione o formato de codificação por cores entre as opções exibidas.
- Selecione “OK”.
18. Adicione caixas de seleção nas células de dados
Os entusiastas da produtividade adoram criar listas de tarefas. Riscar as tarefas que concluímos é a melhor coisa a fazer após um dia de trabalho agitado.
E aqui está um truque subestimado do Excel para converter sua planilha em um rastreador de lista de tarefas – adicionando caixas de seleção.
- Vá para a guia “Desenvolvedor” na guia “Página inicial” e clique em – Controles > Inserir > Controles de formulário > Caixa de seleção.
- Clique em uma célula onde deseja colocar a caixa de seleção.
- Agora arraste o cursor para baixo até a célula onde a última caixa de seleção será colocada.
📚Dica profissional: Não consegue encontrar a guia de dados “Desenvolvedor”? Faça o seguinte:
- Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar da faixa de opções e clique em “Personalizar a faixa de opções”.
- Em Personalizar a faixa de opções, marque a caixa Desenvolvedor e clique em OK.
Otimização de planilhas
Aproveite ao máximo suas planilhas do Excel com as seguintes dicas:
19. Remova complementos inativos
Os complementos do Microsoft Excel muitas vezes não são utilizados e acabam deixando suas planilhas lentas. É uma boa ideia desativar os complementos não utilizados para otimizar o desempenho de toda a sua planilha.
- Vá para “Arquivo”, selecione “Opções” e role para baixo para clicar em “Complementos”.
- Clique em “Gerenciar”, seguido de “Complementos do Excel” e clique em “Ir”.
- Agora, desmarque todos os complementos desnecessários e selecione “OK”.
20. Evite usar referências para frente e para trás
Planeje suas fórmulas do Excel para que elas não façam muitas referências para trás e para frente. Referências frequentes para trás e para frente resultarão em cálculos diferidos em situações com cálculos complicados e muitas fórmulas.
21. Evite adicionar links abruptamente nas planilhas
Os links entre sua planilha do Excel ou células selecionadas costumam ser quebrados.
Com várias pastas de trabalho e um grande conjunto de dados, é difícil localizar e corrigir erros. Minimize o número de links e pratique abrir todos os links antes de iniciar suas operações no Excel para manter o controle.
22. Mantenha sua tabela estruturada
Em vez de colar uma tabela não estruturada que não representa as variáveis dependentes e independentes, mantenha as tabelas o mais estruturadas possível. Isso resultará em menos desvantagens de desempenho e resultados mais precisos.
23. Evite usar a função VLOOKUP e use estas funções em seu lugar
A função VLOOKUP pode ser fácil, mas as funções INDEX e MATCH fazem os mesmos cálculos com maior flexibilidade. Depois de usar a função MATCH, ela armazena os resultados em uma célula em branco e permite reutilizá-los várias vezes nas instruções INDEX.
No entanto, esse recurso não está disponível com a função VLOOKUP.
24. Evite fórmulas instáveis
Fórmulas instáveis como NOW e OFFSET recalculam todo o cálculo para a menor alteração na planilha do Excel.
Se você tentar extrair dados de fontes mais recentes, essas fórmulas tendem a travar a fórmula geral e podem exibir uma mensagem de erro. Isso ajudará você a manter a segurança dos seus dados intacta.
25. Substitua fórmulas não utilizadas por valores estáticos
Às vezes, mantemos fórmulas não utilizadas em uma planilha. Essas fórmulas tornam o aplicativo Excel mais lento e resultam em atrasos nas saídas. Considere auditar toda a sua planilha ocasionalmente e substituir fórmulas não utilizadas por valores estáticos.
Limitações do uso do Excel
Agora que você conhece os atalhos, fórmulas e funções avançadas do Excel, deixe-me dizer uma verdade amarga que você provavelmente já percebeu: trabalhar no Excel nem sempre é a melhor sensação.
O Excel tem muitas limitações, e aqui estão algumas delas:
- O Excel não permite várias visualizações, como visualização do quadro Kanban, visualização do gráfico de Gantt , visualização do calendário ou visualização da lista. Você fica preso à única visualização “linha-coluna”. O Excel carece de eficiência desse ponto de vista.
- Criar painéis no Excel significa criar tabelas e gráficos manualmente para diferentes tipos de dados selecionados. Mesmo que você crie alguns modelos de painéis, não há como usá-los várias vezes, pois os modelos de planilhas não possuem recursos simples, como widgets, cores atraentes e construtores de arrastar e soltar para extrair dados de diferentes fontes.
- O Excel não possui fluxos de trabalho integrados que os usuários precisam para fins de personalização. Você deve adicionar manualmente uma lista suspensa todas as vezes, seja para adicionar responsáveis, datas de vencimento ou status.
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