Para onde vai o tempo durante um dia de trabalho? Muitos de nós fazemos essa pergunta enquanto realizamos nossas tarefas. Mas há uma maneira de controlar seu tempo e aproveitá-lo para obter o máximo de produtividade.
É o chamado gerenciamento de timesheet.
Ele ajuda a controlar o tempo que você e sua equipe gastaram trabalhando em projetos e tarefas. Ele permite o controle de despesas, o controle de presença, a definição de horas faturáveis e não faturáveis e o aumento da produtividade.
Este guia explorará os fundamentos do gerenciamento de timesheet, seus benefícios, desafios comuns, os melhores casos de uso no gerenciamento de projetos e estratégias para implementá-lo em sua organização.
O que é gerenciamento de quadro de horários?
O gerenciamento de timesheet é o processo de rastrear e gerenciar o tempo gasto em várias tarefas, projetos ou atividades. Envolve o uso de quadros de horários, que são documentos ou ferramentas digitais usados para registrar as horas trabalhadas pelos funcionários.
Dependendo das planilhas de horas ou software de controle de tempo que você usa, além das entradas de tempo, a planilha de horas também registra detalhes como códigos de projetos, orçamentos de projetos, descrições de tarefas, folha de pagamento de funcionários e outras informações relevantes.
Anteriormente, as planilhas de horas manuais eram usadas para controlar o tempo. No entanto, com o avanço da tecnologia, já existem planilhas de horas prontas para uso modelos de planilha de horas os modelos de planilhas, planilhas eletrônicas e software de planilha de horas são mais comuns. Muitas vezes, o software de gerenciamento de projetos também inclui um aplicativo de quadro de horários.
Os softwares de quadro de horários têm muitas vantagens. Eles permitem que você acompanhe e aprove as planilhas de horas dos membros da sua equipe, ajudam a gerenciar o processo de folha de pagamento e até mesmo fornecem insights para melhorar a produtividade.
Benefícios do uso de planilhas de horas para gerenciar funcionários
Como mencionado anteriormente, há muitos benefícios em usar timesheets para gerenciar seus funcionários. Vamos explorar.
Rastreamento preciso do tempo
Ao contrário dos métodos manuais de registro de horas, que são altamente suscetíveis a erros, as planilhas de horas digitais permitem o registro preciso das horas. Eles fornecem uma maneira sistemática de **registrar o tempo gasto em diferentes tarefas ou projetos.
Se você for uma organização pequena ou um freelancer, software de controle de tempo para pequenas empresas garante que o tempo da sua equipe seja monitorado com precisão. Isso também ajuda a recompensar os funcionários que trabalham duro, apoiar aqueles que não conseguem completar suas horas de trabalho e garantir que as empresas estejam no caminho certo para atingir suas metas.
Gerenciamento de projetos
As planilhas de horas diárias também têm um benefício significativo para gerenciamento do tempo do projeto . Eles o ajudam a monitorar as horas do projeto e a determinar totalmente os custos associados a elas. Você pode usar as informações para tomar decisões sobre cronogramas de projetos, alocação de recursos e priorização de tarefas.
Além disso, eles ajudam a determinar as habilidades dos funcionários, identificar áreas em que eles precisam de orientação e treinamento, medir a eficiência geral do projeto e distribuir adequadamente a carga de trabalho entre as equipes.
Com as informações necessárias sobre o tempo gasto em projetos em mãos, você também pode monitorar o progresso, prever atrasos, melhorar os processos e estimar os custos esperados.
Custos reduzidos
Um dos benefícios mais significativos de uma ferramenta de gerenciamento de planilha de horas é que você pode prever os requisitos do projeto, incluindo custos e orçamento. Você pode identificar maneiras de melhorar a produtividade e reduzir os custos de horas extras.
Ela também permite que você controle os custos de mão de obra, gerencie as horas extras e otimize os níveis de pessoal com base na carga de trabalho real.
Faturamento preciso e automatizado do cliente
Se você é um consultor ou uma empresa que cobra dos clientes com base no tempo, software de faturamento de tempo pode ajudá-lo a controlar suas horas faturáveis e cobrar os clientes com precisão.
Eles também o ajudam a gerenciar seu projeto com eficiência. Além disso, o software de controle de horas também automatiza o faturamento e a cobrança do cliente, de modo que você não precisa se preocupar com o controle manual de despesas. O software se encarregará disso.
Alocação de recursos
Manter o controle das suas horas e das horas da sua equipe também é útil ao alocar recursos para novos projetos ou tarefas. Você pode verificar como os funcionários gastam seu tempo em vários projetos e identificar os funcionários que estão subutilizados ou sobrecarregados.
Em seguida, você pode otimizar a utilização da força de trabalho redistribuindo tarefas, ajustando as atribuições de projetos e equilibrando a carga de trabalho. Além disso, você também pode prever as necessidades de recursos usando dados históricos e tendências. Esses dados o ajudarão a planejar os períodos de pico de carga de trabalho e a antecipar as necessidades futuras de recursos.
Produtividade aprimorada
O melhor benefício das planilhas de horas dos funcionários é sua capacidade de ajudar a aumentar a produtividade. Mas como exatamente isso pode ser feito? A maioria dos softwares de controle de horas vem com monitoramento e rastreamento em tempo real dos funcionários. Assim, você tem uma noção de como seus funcionários estão gastando o tempo deles.
Os dados da planilha de horas podem revelar padrões de desperdício de tempo, como reuniões excessivas, tarefas não essenciais ou distrações. Você pode reduzir esse desperdício de tempo, otimizar processos lentos e ineficientes e muito mais.
Além disso, o controle do tempo também torna seus funcionários mais conscientes de onde melhorar o gerenciamento do tempo e priorizar as tarefas de forma eficaz.
Desafios comuns do Timesheet
Com os muitos benefícios das planilhas de horas, pode parecer que não há contras no processo. No entanto, os quadros de horários também apresentam alguns desafios que precisam ser enfrentados. Vamos explorar esses desafios e ver como você pode gerenciá-los.
Entrada de dados imprecisa
O primeiro e talvez o mais óbvio desafio das planilhas de horas é a entrada de dados imprecisos. Imagine ir para o trabalho com uma longa lista de tarefas pesando em sua mente, apenas para perceber que agora tem a tarefa adicional de registrar meticulosamente cada tarefa, projeto e horas associadas no sistema de planilha de horas.
Isso pode se tornar rapidamente uma fonte de frustração para os funcionários. Desde o simples esquecimento até erros não intencionais no registro do tempo, há muitas maneiras pelas quais as imprecisões podem se infiltrar nos dados do quadro de horários. Isso pode levar a uma folha de pagamento imprecisa, à diminuição da produtividade, à falta de responsabilidade e, em alguns casos, até mesmo a problemas de conformidade.
Como enfrentar esse desafio?
Use um sistema intuitivo modelos de registro de tempo ou softwares que permitem definir regras, oferecer planilhas de horas facilmente acessíveis ou fornecer rastreamento automatizado de horas. Muitas ferramentas também enviam notificações automáticas para lembrar os funcionários de preencherem suas planilhas de horas.
Rastreie facilmente o tempo, defina estimativas e adicione notas com o ClickUp Project Time Tracking
Resistência à mudança
As mudanças são naturalmente assustadoras, pois nos tiram de nossas zonas de conforto.
Portanto, a introdução de um sistema de quadro de horários pode enfrentar a resistência dos funcionários que estão acostumados aos métodos existentes. O medo do desconhecido, as preocupações com a privacidade e o medo do microgerenciamento podem ser os motivos dessa resistência.
Por exemplo, se você estiver mudando de planilhas de horas manuais para Controle de horas do Excel ou software de controle de horas, pode haver alguma resistência por parte da equipe.
Como enfrentar esse desafio?
Comunique claramente os benefícios dessa mudança à sua equipe e dê a ela tempo suficiente para aceitá-la. Forneça treinamento e responda a todas as perguntas que possam surgir durante o processo.
Necessidades complexas de controle de tempo
Projetos com várias tarefas, fases ou códigos de faturamento do cliente também complicam o gerenciamento do quadro de horários. Além disso, quando seus funcionários estão trabalhando em múltiplas tarefas, o controle de suas horas se torna ainda mais desafiador. Cada tarefa pode ter diferentes taxas de pagamento ou políticas separadas
Isso é um desafio para os funcionários, e os gerentes também têm dificuldade para revisar cada registro. Outro problema crucial é que você pode nem mesmo ter uma visão geral das planilhas de horas de todos os funcionários.
**Como enfrentar esse desafio?
A melhor maneira de gerenciar esse desafio é usar um software que ofereça visibilidade em tempo real e permita que você atribua vários trabalhos e tarefas a cada funcionário. Dashboards do ClickUp é a opção perfeita - ele oferece visibilidade em tempo real do andamento do projeto, permitindo que você veja quais tarefas foram atribuídas a quem e seu status atual. Personalize os painéis para exibir as informações mais relevantes para suas necessidades, garantindo que todos estejam na mesma página.
Obtenha visibilidade em tempo real e status atual de todas as tarefas atribuídas
Além disso, você pode aproveitar os recursos automáticos de alocação de tempo, cálculo e geração de relatórios para reduzir sua carga de trabalho e gerar relatórios precisos.
Trabalho flexível e remoto
Se você tem uma força de trabalho global com diferentes horários e políticas de trabalho, trabalhadores remotos e horários flexíveis, o controle de tempo se torna complicado. O gerenciamento de múltiplos turnos, locais e políticas pode complicar seus sistemas de controle de horas.
Como enfrentar esse desafio?
Use sistemas baseados em nuvem software de controle de tempo que ofereça alta personalização e flexibilidade. Procure um software que ofereça cronogramas de trabalho personalizáveis, lembretes automáticos, delimitação geográfica e rastreamento por GPS.
Quando utilizar o gerenciamento de quadro de horários
O gerenciamento de quadro de horários é mais útil quando usado nas circunstâncias e situações certas. Aqui estão alguns cenários em que as planilhas de horas são úteis.
Gerenciamento de projetos
Os quadros de horários são especialmente úteis para empresas que cobram com base no tempo. Como você cobra seus clientes com base no tempo que seus funcionários dedicaram, pode usar planilhas de horas para um controle preciso do tempo.
Se você está pensando, por que não simplificar as coisas e usar um planilha de gerenciamento de projetos em vez disso? Esse é um pensamento justo. No entanto, há várias desvantagens no uso de planilhas.
A maior desvantagem é que você fica preso ao controle manual de tempo. É claro que você pode implementar algumas fórmulas, mas elas ainda não se equiparam ao que uma ferramenta de controle de tempo como o ClickUp pode oferecer.
Rastreie seu tempo com base em projetos e tarefas com o ClickUp
O ClickUp é um software de gerenciamento de projetos que oferece uma série de recursos que podem ser aproveitados para um controle de tempo eficiente. Rastreamento de tempo de projeto do ClickUp garantem que você possa fazer o seguinte:
- Rastrear o tempo em qualquer dispositivo, incluindo desktop, celular e navegador da Web
- Vincular o tempo monitorado às tarefas em que está trabalhando
- Saltar entre tarefas com o cronômetro global do ClickUp
- Adicione notas às suas entradas de tempo para acrescentar contexto sobre o que está fazendo
- Marque o tempo como horas faturáveis para definir quais registros de tempo devem ser incluídos na fatura
- Filtre o tempo registrado por data, prioridade, status etc.
- Ajustar manualmente o tempo registrado em caso de erros
- Adicione rótulos para categorizar melhor o tempo gasto
- Identificar gargalos classificando suas tarefas por tempo gasto
- Veja o tempo total que você gastou nas tarefas
Distribua o trabalho entre suas equipes definindo cronogramas e dividindo as estimativas de tempo usando o ClickUp Time Estimates
- Adicione estimativas de tempo para cada tarefa
- Obtenha uma visão geral do acompanhamento do tempo da sua equipe para verificar se as metas de tempo estimadas foram atingidas
- Crie e personalize planilhas de horas com base em suas necessidades
- Aproveite os recursos pré-construídos gratuitosmodelos de cronograma de projeto para planejar todos os aspectos dos seus projetos
Previsão e alocação de recursos
Se você quiser prever as necessidades de recursos, o que há de melhor do que dados históricos para fazer isso? Você pode analisar os dados da planilha de horas para identificar padrões, tendências e flutuações na utilização do tempo dos recursos ao longo do tempo.
Analise os dados de projetos anteriores semelhantes para identificar períodos de pico de carga de trabalho, variações sazonais e quais habilidades ou conhecimentos estão em alta demanda. Com base nisso, você pode prever as necessidades de recursos para os próximos projetos e determinar os níveis de pessoal e os requisitos de habilidades.
Os dados do quadro de horários também ajudam a identificar tarefas que exigem especialização específica e se você tem o talento necessário disponível para atender a essas necessidades. Assim, você pode trabalhar para preencher a lacuna de habilidades contratando ou treinando pessoas.
Dica profissional: Obtenha uma vantagem inicial na alocação de recursos com o recurso totalmente personalizável Modelo de alocação de recursos do ClickUp .
Use o modelo de alocação de recursos do ClickUp para controlar os materiais, a mão de obra e outros itens da organização para cada projeto.
Com este modelo, você pode:
- Visualizar a disponibilidade de recursos em tempo real
- Otimizar a utilização de pessoas e materiais
- Alocar recursos de forma eficiente para projetos e tarefas
O modelo ajuda a melhorar as decisões de alocação de recursos e aumenta a velocidade da tomada de decisões. Você pode usar uma variedade de visualizações para dividir as informações por projeto, cliente, etc.
Melhorando a produtividade e a economia
Está enfrentando problemas de produtividade em sua organização? As planilhas de horas podem ser a solução.
As planilhas de horas não se referem apenas ao controle de horas, mas à otimização de cada minuto do tempo da sua equipe em todo o seu potencial. Veja como:
- Os quadros de horários fornecem visibilidade do tempo dos funcionários e ajudam a identificar onde é possível fazer melhorias
- As entradas de tempo marcadas ajudam a analisar quanto do tempo da sua equipe é dedicado a trabalhos e atividades não faturáveis
- Você pode identificar quais atividades estão demorando mais do que o esperado ou onde os recursos estão sendo subutilizados
Com base nessas informações, você pode tomar medidas para economizar tempo. Por exemplo, se você perceber que sua equipe está gastando muito tempo em reuniões, isso pode indicar que você precisa repensar suas estratégias de reunião. Verifique quais reuniões são realmente necessárias e quais podem facilmente se tornar um e-mail.
Dica profissional: Use Cérebro ClickUp para resumir documentos longos, anotações de reuniões ou bate-papos em minutos - economize tempo e seja mais produtivo!
Use o ClickUp Brain para resumir suas anotações em segundos
Como implementar um sistema de gerenciamento de quadro de horários?
Convencido de que sua organização precisa de seu próprio sistema de gerenciamento de quadro de horários? Você está no caminho certo!
Veja a seguir como implementar uma ferramenta robusta de gerenciamento de quadro de horários e elevar sua produtividade a um novo patamar:
Avaliar requisitos
Qual é a primeira coisa que você verifica quando implementa um novo processo ou sistema? Seus requisitos! O mesmo acontece com o sistema de gerenciamento de timesheet. A primeira etapa é avaliar seus requisitos.
Considere fatores como:
- O número de funcionários, os tipos de projetos, os métodos de faturamento, os requisitos de conformidade e a integração com outros sistemas.
- Até que ponto você deseja controlar seu tempo. Você não quer parecer que está microgerenciando seus funcionários, mas também não quer que os resultados sejam muito vagos.
Portanto, se você só precisa de informações sobre quanto tempo gasta em projetos específicos, considere o controle de tempo no nível do projeto. Entretanto, para saber o tempo gasto em cada entrega ou tarefa, considere o controle de tempo no nível da tarefa.
Selecione um sistema
Agora que você conhece seus requisitos, é hora de selecionar um sistema. Pesquise e avalie as opções de software de controle de horas que se alinham ao seu orçamento e às suas necessidades. Entretanto, há alguns recursos que seu software deve ter. Entre eles estão planilhas de horas personalizáveis, recursos de relatórios, acessibilidade móvel e integração com outros sistemas necessários. Planilhas de horas ClickUp tem todos esses recursos e muito mais. Eles permitem que você visualize, acompanhe e revise as tarefas com registro de horas.
Visualize, controle e revise o tempo com o ClickUp Timesheets
O ClickUp também oferece alguns recursos interessantes para membros individuais da equipe. Ele permite que você fixe suas planilhas de horas na barra lateral para acesso rápido. Você pode adicionar sua capacidade de trabalho diária e semanal.
Além disso, você pode filtrar a planilha de horas com base em tags, faturamento e tempo monitorado. Você pode até mesmo ver o tempo monitorado acima de sua capacidade em um dia específico.
Os gerentes podem usar a guia All Timesheets para ver o tempo de todos os membros da equipe e filtrá-lo com base no faturamento e nas etiquetas. Também é possível ver as planilhas de horas de membros específicos da equipe.
Dica profissional:_ Se estiver começando a usar as planilhas de horas, recomendamos usar a guia Modelo de planilha de horas de serviços .
Use o modelo de folha de ponto de serviços para controlar as horas de trabalho
Este modelo permitirá que você acompanhe as horas de trabalho semanalmente. Você pode medir o uso de recursos em vários projetos e usar gráficos para visualizar seu progresso. Você pode até mesmo usá-lo para monitorar custos e receber pagamentos!
O modelo vem com campos e status personalizados, portanto, você pode personalizá-lo para atender às suas necessidades. Quer mais? Use o modelo para gerar faturas automaticamente para os clientes usando o ClickUp Automation.
Comunicar com os funcionários
Manter os membros da sua equipe informados é essencial para o sucesso do novo sistema de gerenciamento de quadro de horários. O controle de horas pode rapidamente dar a impressão de que você está tentando controlar seus funcionários. Portanto, comunique claramente o objetivo da implementação dos quadros de horários. É fundamental abordar quaisquer dúvidas e preocupações antes que elas se tornem mal-entendidos.
Informe a eles os inúmeros benefícios dos quadros de horários. Explique como isso pode ajudar a controlar os custos, estimar as necessidades, ajudar a equilibrar as cargas de trabalho e permitir um melhor processamento da folha de pagamento.
Além disso, treine seus funcionários para usar o sistema de forma eficaz. Defina políticas claras de envio, fluxos de trabalho de aprovação, diretrizes de controle de tempo e conformidade com as leis trabalhistas.
Monitorar e avaliar
Quando o sistema estiver implantado e funcionando, monitore continuamente seu uso e eficácia. Você pode rastrear métricas como taxas de envio de planilhas de horas, precisão do controle de horas, conformidade com as políticas e satisfação geral do usuário.
Esses dados o ajudarão a identificar áreas para otimização e aprimoramento. Você também pode obter feedback dos funcionários e analisar as mudanças nos requisitos e necessidades para otimizar o sistema.
Aproveitando o poder dos quadros de horários para o sucesso
Do controle de horas à otimização de fluxos de trabalho, os quadros de horários desempenham um papel crucial no aumento da produtividade e na economia de tempo. A ferramenta certa modelos de planilhas de horas e as ferramentas de controle de tempo são mais do que apenas um meio de controle de tempo; elas ajudam a estimar os custos e os requisitos de recursos, automatizam os processos de faturamento e permitem um gerenciamento de projetos mais tranquilo.
Com visibilidade da alocação de tempo, responsabilidade pela produtividade e insights para melhoria contínua, as planilhas de horas permitem que você trabalhe de forma mais inteligente, e não mais difícil.
O ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos com excelentes recursos de controle de tempo que proporcionam controle total sobre o seu tempo e permitem que você e sua equipe se tornem mais produtivos e eficientes. Registre-se gratuitamente hoje mesmo!