O Microsoft Teams se tornou uma ferramenta importante para organizações de todos os tamanhos que buscam manter uma comunicação e colaboração contínuas entre as equipes.
Isso acompanha o aumento global do trabalho remoto após a era da pandemia. A popularidade da ferramenta é inegável, pois oferece um hub centralizado para mensagens instantâneas, videoconferências, compartilhamento de arquivos e gerenciamento de projetos.
No entanto, com a adoção generalizada de softwares de colaboração como o Microsoft Teams, surge a necessidade de seguir as regras de etiqueta adequadas para o Microsoft Teams. Isso ajuda as empresas a melhorar a comunicação, reduzir mal-entendidos, otimizar o gerenciamento e aumentar a colaboração em equipe.
Neste blog, discutiremos o que fazer e o que não fazer ao usar o Microsoft Teams para ajudá-lo a navegar nele de maneira eficiente e profissional.
Etiqueta do Microsoft Teams: o que fazer
Seguir a etiqueta do Microsoft Teams ao agendar uma reunião, enviar uma mensagem de chat ou qualquer outra coisa ajuda você a se comunicar de forma eficaz e respeitosa com seus colegas e partes interessadas. Além disso, ajuda a garantir que todas as suas interações produzam as respostas e os resultados que você precisa.
Agora, vamos discutir as regras de etiqueta comuns e essenciais do Microsoft Teams (o que fazer) que devemos lembrar.
Siga as regras básicas de etiqueta para comunicação por mensagens
Veja como você pode implementar as regras básicas de etiqueta para mensagens e comunicação:
Mantenha as mensagens diretas e objetivas
Ao se comunicar com os membros da sua equipe, procure ser claro e conciso, mantenha as mensagens curtas, seja educado e dirija-se a eles pelo nome.
Por exemplo, em vez de escrever para um membro da equipe de TI dizendo: “Meu e-mail não está funcionando”, tente dizer: “Olá, Brian, estou recebendo uma mensagem de falha na entrega em todos os meus e-mails para o cliente X. Pode ser um problema no servidor. Você poderia me ajudar, por favor?”
Isso ajuda a evitar confusão e garante que a mensagem seja profissional, prática e específica.
Esteja atento para manter um tom profissional e respeitoso nas conversas
Ao usar o aplicativo de bate-papo do Teams, sempre use um tom profissional e respeitoso e evite inserir termos excessivamente informais que possam ser mal interpretados. Por exemplo, em vez de dizer “Você pode fazer isso o mais rápido possível?”, você pode dizer “Você poderia priorizar essa tarefa e me avisar quando estiver concluída? Obrigado!”.
Saiba quem @mencionar e quando usar essa função
@mencionar alguém é uma forma de garantir que a pessoa certa veja sua mensagem. Use @menções com moderação para evitar sobrecarregar seus colegas com notificações. Especialmente quando você estiver tendo conversas importantes em um grupo, é preciso garantir que a pessoa certa responda à sua mensagem.
Por exemplo, se você precisar da opinião de Daniel sobre um projeto, pode escrever: “Olá, @Daniel, você poderia revisar a versão 2.0 do relatório trimestral e compartilhar seus comentários?”
Siga as regras de etiqueta para reuniões
Siga estas estratégias de comunicação do MS Teams para uma experiência tranquila, profissional e produtiva para todos os envolvidos:
Participe das reuniões pontualmente e verifique o equipamento com antecedência
A pontualidade é uma parte fundamental do profissionalismo. Chegar atrasado a uma reunião faz com que os outros esperem e demonstra falta de respeito pelo tempo deles. Além disso, lembre-se de verificar as configurações da câmera e do microfone antes de entrar em uma reunião virtual para evitar problemas técnicos.
Mantenha o microfone desligado para minimizar o ruído de fundo
É importante manter o microfone desligado enquanto os outros estão falando, pois isso evita que os participantes ouçam ruídos de fundo perturbadores vindos da sua casa ou escritório. Se você perceber que alguém na reunião se esqueceu de desligar o microfone, tome a iniciativa de fazê-lo e dê o exemplo para manter um ambiente de reunião focado.
Mantenha um ambiente profissional e use a câmera de maneira eficaz
Um fundo profissional ajuda a limitar as distrações visuais. Sente-se diante de uma parede ou cortina neutra ou use o recurso de desfoque de fundo. Certifique-se de que sua câmera esteja bem posicionada para garantir a visibilidade e escolha um local para realizar a reunião onde a luz seja direcionada para você, para que seu rosto não fique na sombra.
Participe ativamente e evite realizar várias tarefas ao mesmo tempo durante as reuniões
É falta de educação parecer distraído ou realizar várias tarefas ao mesmo tempo durante reuniões individuais ou em grupo por vídeo. Isso demonstra falta de atenção e respeito pelo interlocutor. Concentre-se na reunião e contribua para criar uma interação envolvente, produtiva e profissional.
Garanta um gerenciamento eficaz de canais e equipes
Quando você garante o gerenciamento do canal e da equipe, o resultado é uma colaboração organizada e eficiente entre os membros:
Melhores práticas para gerenciar canais e seu conteúdo
Para manter seu espaço de trabalho no Microsoft Teams organizado e eficiente, considere estas dicas:
- Crie um canal específico para conversas informais e divertidas para ajudar a separar as discussões relacionadas ao trabalho de conteúdos mais leves.
- Mantenha um canal separado para acompanhar e incentivar o aprimoramento da equipe, onde os membros podem usá-lo para compartilhar dicas, truques e perguntas.
- Use o canal Geral com sabedoria para anúncios e tópicos importantes que não se encaixam em outros canais.
Estratégias para manter os canais focados e reduzir postagens fora do tópico
Garantir que as conversas no chat sejam relevantes para o tópico do canal é fundamental para manter o profissionalismo, permanecer produtivo e permitir acesso rápido às respostas. Aqui estão algumas estratégias para conseguir isso:
- Defina claramente o objetivo de cada canal
- Fixar conversas importantes no chat ou usar descrições de canal para destacar o foco do canal
- Incentive os membros a usar canais apropriados para tópicos específicos
- Lembre gentilmente aos membros para permanecerem no assunto se a conversa se desviar do tema.
- Sugira que os membros passem a usar mensagens privadas para conversas pessoais ou não relacionadas ao trabalho.
Quando e como usar canais privados para discussões confidenciais
Os canais privados permitem espaços protegidos por permissão, onde as equipes podem conduzir conversas confidenciais e usá-los para armazenamento de arquivos. No entanto, sua usabilidade deve ser minimizada e reservada para situações necessárias. Aqui estão algumas maneiras de usar canais privados:
- Use canais privados para conversas de trabalho confidenciais ou delicadas, acompanhamentos individuais e conversas particulares.
- Compartilhe mídias pessoais adequadas ao trabalho (como uma foto do seu gato) para manter a conversa divertida e agradável em chats privados dedicados. Mas certifique-se de que o destinatário concorda com o envio dessas mensagens e peça o consentimento dele com antecedência.
Melhore o compartilhamento de arquivos e a colaboração em equipe
O Microsoft Teams é um ótimo lugar para trabalhar em arquivos, seja sozinho ou com seus colegas de trabalho:
Usando links para facilitar o acesso e a colaboração
Com o Microsoft 365, você pode coeditar documentos como arquivos do Word, Excel e PowerPoint com outras pessoas em tempo real. Uma ótima maneira de aproveitar esse benefício com eficiência é enviar links no Teams em vez de anexos para compartilhar documentos. Isso também ajudará a manter sua caixa de entrada organizada e garantirá que todos trabalhem na versão mais recente.
Dicas para manter uma estrutura de arquivos organizada no Teams
Mantenha seus arquivos organizados e facilmente acessíveis com estas dicas simples:
- Mantenha os arquivos com menos de 250 GB e, para arquivos maiores, use o aplicativo de sincronização OneDrive para fazer upload e sincronizar.
- Limite as pastas a três níveis de profundidade para se manter organizado e evitar exceder os limites de caracteres nos caminhos das pastas.
- Instale o aplicativo OneDrive para acessar arquivos diretamente pelo Finder do macOS, Windows Explorer ou aplicativo móvel OneDrive, permitindo que você trabalhe sem WiFi.
- Acesse arquivos diretamente no SharePoint para aproveitar seus recursos avançados.
💡 Dica profissional: use modelos de plano de comunicação para compartilhar informações estruturadas, gerenciar canais claros, mensagens eficientes e colaboração profissional no Microsoft Teams.
Etiqueta do Microsoft Teams: o que não fazer
Vamos descobrir as armadilhas comuns e os erros de etiqueta no Microsoft Teams que podem prejudicar a produtividade e a colaboração:
Não crie equipes e canais desnecessários
Embora o Microsoft Teams ofereça flexibilidade na criação de equipes e canais, é essencial planejar antes de agir. Evite a tentação de criar muitos canais para cada subtarefa ou discussão.
Você deve reservar um tempo para examinar a estrutura atual da sua equipe. Verifique se já existe um espaço adequado para o seu novo projeto ou conversa. Essa abordagem cuidadosa ajuda a evitar silos de informações, reduz a desorganização e mantém seu espaço de trabalho digital organizado.
Evite sobrecarregar suas equipes
Assim como você não convidaria todas as pessoas para uma reunião, seja seletivo quanto a quem participa do seu Teams. Considere o valor de cada membro para a equipe. Incluir participantes desnecessários pode levar a uma sobrecarga de informações e à diminuição da produtividade.
Reserve um tempo para selecionar cuidadosamente os membros da equipe. Embora você possa querer adicionar todos por conveniência, ter uma equipe bem selecionada é mais eficaz para aumentar a produtividade.
Da mesma forma, se você estiver em equipes que não lhe servem mais, informe educadamente o proprietário da equipe e remova-se dela. Uma experiência organizada no MS Teams aumenta o foco e a eficiência.
Use notificações prioritárias apenas quando necessário.
Use notificações prioritárias apenas para emergências genuínas. Por exemplo, use-as se precisar de aprovação imediata para um projeto urgente ou uma questão crítica do sistema que precise de atenção urgente.
Lembre-se de que o objetivo é comunicar a urgência, não sobrecarregar seus colegas. O uso excessivo de notificações prioritárias pode causar fadiga e diminuir a eficácia quando elas são realmente necessárias.
Não domine a conversa
Respeite o tempo e as opiniões de todos, permitindo que eles terminem de expressar suas ideias antes de intervir, seja em mensagens ou videoconferências em plataformas de bate-papo que conectam colegas remotos.
Interrupções podem ser frustrantes e impedir que você e seus colegas de trabalho conversem de forma eficaz. Portanto, pratique a escuta ativa, dê toda a sua atenção ao interlocutor, espere sua vez de contribuir e crie um ambiente mais inclusivo e produtivo para todos os envolvidos.
Não permita paredes de texto nos canais
Como proprietário do canal, você deve manter a ordem, orientando as conversas de volta ao tópico. Se uma discussão sair do rumo, considere usar mensagens diretas para continuar a conversa em particular. Além disso, lembre os membros da equipe de seguir as práticas de comunicação acordadas para o Teams.
Se alguém publicar uma mensagem longa com 15 linhas, explique a essa pessoa (em particular, se necessário) que enviar uma mensagem mais curta e concisa ou uma mensagem de vídeo pode ser mais eficaz e apropriado.
Não desrespeite o status “Não perturbe”
Compreender e respeitar o status de disponibilidade dos seus colegas de trabalho é fundamental para a etiqueta do Microsoft Teams. Ligar para alguém que definiu seu status como “Não perturbe” mostra que você não está atento às solicitações dessa pessoa, mesmo quando explicitamente declaradas. Se ela não responder, você também terá perdido seu tempo ao entrar em contato.
Em vez de interromper o fluxo de trabalho deles, use mensagens instantâneas para perguntar se estão disponíveis para uma ligação. Se não responderem prontamente, respeite o status de ocupado e entre em contato novamente mais tarde.
Não exagere no uso de memes e GIFs
Memes e GIFs podem ser divertidos, mas ocupam espaço e podem não ser apreciados por todos. Além disso, seu senso de humor pode não ser do agrado de todos os seus colegas.
Para manter a profissionalidade, evite memes e GIFs em canais relacionados ao trabalho. Conforme mencionado anteriormente, crie um canal específico para interações sociais informais, onde compartilhar memes e GIFs é mais apropriado e bem-vindo.
Não envie mensagens vagas como “Oi”
Enviar um “Oi” vago, sem indicar o motivo da comunicação, e depois desaparecer pode ser considerado improdutivo e rude. Isso significa que você está sendo desnecessariamente ambíguo e deliberadamente pouco claro sobre o que deseja dizer e a resposta que espera.
Por exemplo, em vez de “Oi”, diga: “Oi, Susan, preciso do seu feedback sobre as últimas criações da campanha. Quando seria um bom momento para discutirmos isso?” Dessa forma, você fornece contexto e o destinatário sabe o que você precisa, tornando a conversa mais produtiva e respeitosa.
Melhore a comunicação da equipe com o ClickUp e o Microsoft Teams
O Microsoft Teams é um dos melhores aplicativos de mensagens empresariais. Graças aos seus recursos e funcionalidades abrangentes, ele supera a competência, a confiabilidade e a usabilidade de seus concorrentes.
Ele oferece várias integrações que permitem aos usuários otimizar seus fluxos de trabalho com facilidade. Na verdade, a integração do gerenciamento de projetos do Microsoft Teams com o ClickUp é extremamente popular em organizações e setores.
Mas o que é o ClickUp?
O ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos completa, projetada para otimizar processos de trabalho, aumentar a colaboração e melhorar a eficiência dentro da sua equipe. Ele centraliza o gerenciamento de tarefas, o compartilhamento de documentos e arquivos e a comunicação em um só lugar.
A integração do ClickUp com o Microsoft Teams ajuda a melhorar a comunicação da equipe e a manter a etiqueta do Teams sob controle, aumentando, em última análise, a produtividade.
Com a integração do ClickUp ao Microsoft Teams, você pode:
- Desdobre links do ClickUp: adicione detalhes da tarefa aos links compartilhados nos canais do Teams automaticamente para obter um contexto melhor.
- Receba notificações: receba atualizações sobre comentários, anexos, alterações de status e atualizações de responsáveis diretamente no Teams.
- Anexe tarefas: integre tarefas diretamente nas conversas do MS Teams para esclarecer discussões.
Com a visualização de calendário do ClickUp, você pode facilmente agendar reuniões individuais ou em equipe usando a funcionalidade de arrastar e soltar. Você também pode adicionar e reorganizar compromissos, gerenciar seu calendário com flexibilidade e mantê-lo atualizado.
A Visualização do Calendário também oferece lembretes de eventos personalizáveis que permitem enviar notificações para todos os seus dispositivos de acordo com suas necessidades. Isso significa que você nunca perderá prazos ou reuniões importantes por não ter seu laptop de trabalho.
O ClickUp Comments é outro recurso excelente para melhorar a comunicação da equipe e manter todos informados. Ele permite atribuir comentários como itens de ação e ajuda a manter as tarefas organizadas e responsáveis.
Se um comentário exigir acompanhamento ou ação, você pode atribuí-lo diretamente a um membro da equipe ou a si mesmo, garantindo responsabilidade e prestação de contas claras. Além disso, os comentários podem ser resolvidos ou reatribuídos diretamente dentro do próprio comentário, o que reduz a confusão e facilita o acompanhamento do progresso.
Outra vantagem significativa de usar o ClickUp é a ferramenta ClickUp Chat View, que permite criar visualizações de bate-papo ilimitadas na plataforma. Isso é particularmente benéfico em comparação com a usabilidade do Microsoft Teams, que restringe você a criar 30 canais privados e adicionar 250 membros da equipe por canal.
Observação: se você quiser explorar recursos que não estão disponíveis no Teams, confira as 8 melhores alternativas ao Microsoft Teams!
Com o ClickUp, você pode configurar visualizações de bate-papo separadas para diferentes projetos, departamentos ou membros específicos da equipe, garantindo que todas as suas conversas fiquem organizadas e facilmente acessíveis.
Na visualização de bate-papo do ClickUp, você pode usar @menções para se dirigir diretamente aos membros da equipe e manter as conversas focadas. Além disso, você pode compartilhar links de projetos, incorporar vídeos e incorporar planilhas diretamente no bate-papo, garantindo que todas as informações relevantes estejam prontamente disponíveis.
O ClickUp Meetings oferece uma plataforma centralizada para organizar, documentar e acompanhar as reuniões da equipe.
Por exemplo, se sua equipe estiver trabalhando no lançamento de um novo produto, você pode usar o ClickUp para agendar a reunião, definir a agenda com tarefas recorrentes, preparar uma lista de verificação dos itens a serem discutidos e atribuir comentários às equipes com detalhes das tarefas.
Além disso, você pode usar o modelo de ata de reunião do ClickUp para registrar e organizar os detalhes da reunião. Após uma reunião de equipe, você pode usar esse modelo para documentar os participantes, registrar notas detalhadas sobre cada item da agenda e atribuir tarefas de acompanhamento aos membros da equipe.
Comunique-se e colabore melhor com o Microsoft Teams e o ClickUp!
O Microsoft Teams é uma excelente ferramenta de comunicação para colaboração em equipe e eficiência no fluxo de trabalho. No entanto, seguir a etiqueta correta do Microsoft Teams (o que fazer e o que não fazer) é crucial para manter o profissionalismo e evitar falhas de comunicação.
Mas, para realmente maximizar a produtividade, integre o Microsoft Teams com o ClickUp! O ClickUp aprimora os recursos de gerenciamento de projetos da sua equipe, otimiza o trabalho e aumenta a colaboração.
O uso das duas ferramentas cria um fluxo de trabalho contínuo, permitindo que você converse, se reúna e gerencie tarefas em um só lugar.
Experimente o ClickUp hoje mesmo e sinta a diferença!