Anthony Bourdain, chef famoso e autor, dirigia suas cozinhas usando o sistema de brigadas. Ele dividia a cozinha em estações que faziam os componentes da refeição. Cada estação tinha sous chefs, cozinheiros e assistentes, com seus próprios ingredientes, ferramentas e espaços de trabalho.
Com essa estrutura, diz ele, "as muitas e muitas tarefas de uma cozinha grande e movimentada poderiam, mesmo no calor da correria do jantar, ser gerenciadas e coordenadas por uma única pessoa - o chef"
No mundo dos negócios, uma hierarquia desse tipo seria chamada de estrutura de divisão de recursos. O que é isso, você pergunta? Vamos descobrir.
Entendendo a estrutura analítica de recursos
Uma estrutura de divisão de recursos (RBS) é uma lista de todos os recursos necessários para concluir um projeto organizado em uma hierarquia. Esses recursos podem ser humanos, materiais, financeiros, informacionais e até mesmo de tempo.
É uma ferramenta de gerenciamento de recursos, normalmente organizada em vários níveis, com o objetivo do projeto no topo e várias categorias de recursos ramificadas em cada estágio. Abrange todos os recursos que custam dinheiro, exceto o próprio dinheiro.
O mais importante é que um RBS não é uma ilha. Ele trabalha em conjunto com várias atividades de planejamento de projetos, como estrutura analítica de trabalho, estrutura analítica de riscos etc. Veja como.
A estrutura analítica do trabalho (WBS) é o documento que delineia o trabalho em tarefas pequenas e gerenciáveis. Uma boa RBS corresponderá a esse documento, delineando quais recursos serão necessários em cada estágio.
Por exemplo, se um projeto de desenvolvimento de software for dividido no estágio de produto mínimo viável (MVP), fases 1, 2 e assim por diante, o RBS listará os recursos necessários em cada estágio. No estágio MVP, você pode precisar de:
- Desenvolvedores
- Analistas de qualidade
- Gerente de projeto
- Software de gerenciamento de projetos
Quando o MVP estiver concluído e o produto estiver ativo, você poderá precisar de recursos adicionais, como
- Ferramentas de automação de testes
- Pipelines de dados
- Infraestrutura de nuvem
- Gerente de produto
- Pesquisador de experiência do usuário
Outro aspecto com o qual o RBS se alinha é a estrutura de decomposição de riscos. Em cada estágio do trabalho, há riscos envolvidos. Vários Ferramentas de software ERP conectam a RBS, a WBS e a estrutura de decomposição de riscos para obter uma visão completa.
Por exemplo, no estágio de MVP, pode haver problemas de desempenho. Se houver vários membros da equipe trabalhando no MVP, você poderá enfrentar riscos de segurança. Se estiver coletando informações do usuário, poderá haver riscos à privacidade dos dados.
A estrutura analítica de recursos inclui os componentes necessários para mitigar esses riscos em cada estágio. Durante o estágio do MVP, o RBS provavelmente incluirá recursos adicionais para a infraestrutura de nuvem. Quando houver uma tração significativa, o RBS poderá acrescentar engenheiros ou consultores de segurança à lista.
Agora que já delineamos os conceitos básicos da estrutura analítica de recursos, vamos ver como ela é usada no gerenciamento de projetos.
O papel e a importância da RBS no gerenciamento de projetos
A estrutura analítica de recursos é uma das muitas estruturas que os gerentes de projeto usam para planejamento e execução. Ela desempenha um papel fundamental em todo o ciclo de vida do projeto. Veja como.
Alocação de recursos
Quando você sabe quais recursos precisa para concluir um projeto, pode contratar, treinar e alocar os recursos certos no momento certo. O RBS funciona como um roteiro para alocação de recursos durante todo o projeto.
Por exemplo, se o RBS declarar que o terceiro sprint precisa de desenvolvedores adicionais, o gerente de projeto poderá encontrar maneiras de contratar/integrar recursos com bastante antecedência.
Programação
Embora a programação seja mais influenciada pela estrutura analítica do trabalho do que pela RBS, esta última ainda desempenha um papel fundamental. Ao analisar a WBS e a RBS em conjunto, os gerentes de projeto podem programar o trabalho com base na disponibilidade de recursos.
Por exemplo, se você tiver apenas um desenvolvedor de Scala, que está ocupado com outro projeto quando você precisa dele, poderá usar o RBS para reprogramar o trabalho com base na disponibilidade dele, em vez de contratar mais pessoas.
Distribuição da carga de trabalho
A estrutura analítica de recursos identifica antecipadamente o que o projeto precisa: Quantas pessoas, por quanto tempo, durante qual período, etc. Se a fase de desenvolvimento precisar de recursos máximos, você poderá contratar/integrar talentos adicionais e distribuir a carga de trabalho de maneira uniforme.
Gerenciamento de riscos
Em essência, uma estrutura analítica de recursos é uma projeção. Ela indica as necessidades futuras com base nos requisitos atuais. Isso atenua vários riscos de gerenciamento de projetos, tais como:
- Não ter os recursos certos
- Não ter planos de backup no caso de alguém da equipe sair de licença ou ficar indisponível
- Enfrentarrestrições de recursos e gargalos em momentos inoportunos
- Descoberta de dependências muito tarde no projeto
Um bom RBS prevê essas eventualidades e ajuda a criar planos de contingência caso elas ocorram.
Análise do caminho crítico
O método do caminho crítico é uma técnica de gerenciamento de projetos que identifica a sequência mais longa de tarefas dependentes para calcular a duração mínima do projeto. Um RBS fará o mesmo para determinar os recursos mínimos necessários.
Para otimizar a programação do projeto, a distribuição da carga de trabalho, o gerenciamento de riscos e muito mais, você precisa de uma estrutura robusta de divisão de recursos. Aqui está seu guia passo a passo para criar uma.
Criação da estrutura analítica de recursos
Uma RBS é uma lista de recursos necessários para concluir um projeto. Parece simples, não é? Bem, ela pode ser altamente complexa, dependendo da natureza de seu projeto. Para ser minucioso, tente as seguintes etapas, que são habilmente apoiadas por Software de gerenciamento de recursos do ClickUp .
1. Identificar os entregáveis do projeto
Comece definindo claramente as metas do projeto e os entregáveis correspondentes. Se a sua meta for entregar um MVP com x recursos em um determinado prazo, mapeie as tarefas e subtarefas que você precisa concluir. Se já existir uma EAP, use-a.
Caso contrário, defina a escopo do projeto . Reúna todos os principais participantes do projeto para discutir as expectativas e os resultados.
Para um início rápido, experimente Modelo de quadro branco do escopo do projeto do ClickUp . Use-o para coletar informações sobre as atividades, tarefas e prazos de várias partes interessadas. Resuma as informações e organize-as visualmente para referência posterior.
Modelo de quadro branco do escopo do projeto do ClickUp
2. Identificar categorias de recursos
Comece determinando as principais categorias de recursos que formarão as ramificações de nível superior do seu RBS. Elas podem ser:
- Recursos humanos (gerentes de projeto, desenvolvedores, designers)
- Recursos materiais ou físicos (computadores, espaço de escritório, equipamentos, suprimentos)
- Recursos informativos (dados, documentação, visão geral do projeto)
- Recursos de tempo (duração, marcos, prazos)
- Recursos de software (ferramentas de gerenciamento de projetos, ferramentas de automação)
Lembre-se de que o RBS é uma hierarquia. Portanto, divida os recursos em componentes específicos em cada categoria de recurso primário. Por exemplo, os recursos humanos seriam divididos em:
- Gerenciamento de projetos: Gerente de projetos, analista de negócios
- Desenvolvimento de software: Desenvolvedor front-end, desenvolvedor back-end, testador
- Design de experiência do usuário: Pesquisador de UX, designer de UI
Se o projeto for grande o suficiente, você poderá se aprofundar ainda mais. Por exemplo, você pode ter um líder de UX que gerencia uma equipe de UX composta por um designer de UI, um designer de animação, um designer de marca etc.
Modelo de planejamento de recursos do ClickUp
Se você é um iniciante no planejamento de recursos, temos a solução ideal para você. Experimente o Modelo de planejamento de recursos do ClickUp para visualizar tarefas e recursos em um só lugar. Você também pode controlar as horas, gerenciar subcontratados e monitorar os fluxos de trabalho da sua equipe com esse modelo.
3. Incluir detalhes do recurso
Entre em detalhes granulares. Use a WBS ou o documento de escopo do projeto para fazer perguntas sobre quem fará o quê. Certifique-se de não perder nada.
Algumas das informações mais comumente necessárias são habilidades, experiência, remuneração, disponibilidade, etc. Por exemplo,
- Desenvolvedor front-end
- Nome: Jane Doe
- Habilidades: HTML, CSS, React
- Experiência: 5 anos
- Preço por hora: US$ 80
- Disponibilidade: 40 horas/semana
Além disso, certifique-se de que você tem os números. Saiba de quantos analistas de negócios, desenvolvedores ou testadores você precisa e documente isso.
4. Identifique as pessoas certas para a função
Neste ponto, você está pronto para passar do planejamento teórico para a criação de cenários práticos. Para cada função, escolha o funcionário certo com base em sua disponibilidade. Visualização da carga de trabalho do ClickUp é uma ótima maneira de ver a disponibilidade de todos os membros da equipe em um só lugar. Nessa visualização, você também pode ver no que alguém está trabalhando no momento. Portanto, se você precisar de um recurso já atribuído a outra coisa, poderá falar com o gerente de projeto para que ele seja reatribuído ou compartilhado.
Visão de carga de trabalho do ClickUp para visibilidade granular
Se você preferir um pouco mais de estrutura, experimente o Modelo de carga de trabalho do funcionário do ClickUp . Esse modelo de nível avançado ajuda a planejamento de capacidade visualização do trabalho, revisão das estimativas de tempo em relação aos dados reais e muito mais.
Faça sua gerenciamento da carga de trabalho com o ClickUp Employee Workload Template.
5. Ligue os pontos
Uma boa estrutura analítica de recursos é mais do que uma lista. É uma visão de como todos os recursos interagem uns com os outros para concluir o projeto. Como vimos anteriormente, isso acontece de forma hierárquica e ajuda a nivelamento de recursos .
Portanto, organize os recursos hierarquicamente, com as categorias mais gerais no topo e subcategorias específicas à medida que você avança na estrutura. Um exemplo de estrutura de divisão de recursos pode ser:
- Recursos humanos
- Gerenciamento de projetos
- Gerente de projetos
- Fulano de Tal
- Analista de negócios
- João Smith
- Desenvolvedor de front-end
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Gerente de projetos
- Gerenciamento de projetos
6. Configurar o projeto
Configure o projeto em um ferramenta de gerenciamento de recursos como o ClickUp, para corrigir eventuais falhas. Use o ClickUp Tasks para publicar a estrutura analítica do trabalho de forma organizada. Em seguida, adicione recursos a cada tarefa, defina datas de vencimento e adicione descrições. Você também pode incluir anexos ou links para arquivos externos, se necessário.
ClickUp Tasks para gerenciamento de projetos sem esforço
Não reinvente a roda. Use o Modelo de alocação de recursos do ClickUp para manter o controle de todos os materiais e mão de obra necessários para o seu projeto. Faça anotações detalhadas sobre cada recurso, gerencie sua disponibilidade, visualize a estrutura da equipe e muito mais com este modelo de nível intermediário.
Modelo de alocação de recursos do ClickUp
Agora, compartilhe o RBS e a configuração do projeto com as partes interessadas, incluindo o cliente, os patrocinadores, os líderes de equipe e os membros da equipe. Convide-os a apontar quaisquer discrepâncias na previsão.
Use a visualização ClickUp List para ver todas as tarefas e recursos envolvidos. A visualização ClickUp Board é excelente para organizar o trabalho de acordo com os diferentes estágios. E a visualização ClickUp Gantt Chart ajuda a visualizar dependências e cronogramas.
Visão do gráfico de Gantt do ClickUp para gerenciar cronogramas de projetos
Se isso parece simples, é porque é. Entretanto, lembre-se de que simples nem sempre significa fácil. Durante a criação de uma estrutura analítica de recursos, você poderá enfrentar desafios.
Aqui estão alguns desafios que os gerentes de projeto enfrentam regularmente e as etapas para superá-los.
Desafios e soluções na implementação da RBS
Os projetos podem se tornar complexos, pode haver desvios de escopo e os objetivos em torno dos quais você estruturou o projeto podem mudar. Vamos ver o que fazer nesses casos.
1. Identificação inadequada de recursos
Um dos maiores desafios que os gerentes de projeto enfrentam é não identificar com precisão os recursos necessários. Isso pode ser devido à falta de visibilidade do projeto, a um escopo de trabalho equivocado ou à subestimação do que é necessário.
De qualquer forma, se o seu RBS não incluir todos os recursos necessários, você poderá correr o risco de exceder o orçamento e sofrer atrasos. Para evitar isso:
- Faça sua pesquisa minuciosamente
- Observe como você organizou projetos anteriores e os erros que cometeu
- Aproveitemodelos de análise de lacunas para saber o que está faltando
- Faça com que todas as partes interessadas revisem e assumam a responsabilidade por sua parte do trabalho
- Ter recursos de reserva
2. Evolução dos requisitos do projeto
Os projetos ágeis são, por natureza, adaptáveis a mudanças. O RBS que você criou no início do projeto pode se tornar inadequado após alguns sprints. Embora isso seja inconveniente para gerenciamento de recursos também é inevitável.
Para se adaptar a isso:
- Revise o RBS regularmente
- Confirme se não precisa de recursos adicionais ou se está retendo mais recursos do que o necessário
- Usemodelos de planejamento de recursos para cobrir suas bases
- Atualize as alterações no RBS e informe a todas as partes interessadas
Se você estiver usando uma ferramenta como Documentos do ClickUp para isso, você pode destacar as alterações e compartilhá-las com as partes interessadas, dando a elas a capacidade de editar de forma colaborativa ou deixar feedback como comentários. Por exemplo, você pode mostrar as alterações nos custos do projeto, para que o patrocinador do projeto ou o diretor financeiro possa aprová-las.
Use o ClickUp Docs para documentação colaborativa
3. Falta de adesão das partes interessadas
Os gerentes de projeto em estágio inicial podem cometer o erro de criar a estrutura de divisão de recursos sem consultar outras pessoas. Apesar de suas melhores intenções, trabalhar em um silo pode mais tarde criar restrições de recursos .
Por exemplo, um gerente de projeto pode presumir que um designer de interface do usuário é suficiente. No entanto, o líder de UX pode não ter um designer de UI que também seja proficiente em microanimações, o que significa que agora são necessárias duas pessoas.
Para evitar isso, obtenha a adesão das partes interessadas em todos os níveis. Incentive todas as partes interessadas a revisar o RBS e dar seu consentimento para garantir a utilização ideal dos recursos.
4. Membros da equipe confusos
A estrutura analítica de recursos também desempenha a função de definir a estrutura de gerenciamento do projeto. Isso inclui quem se reporta a quem, quem revisa o trabalho de quem, etc.
Sem uma hierarquia clara e reconhecimento ativo, gerenciamento de equipes pode se tornar caótico. Por exemplo, você pode ter adicionado o desenvolvedor de front-end à hierarquia de UX, enquanto o recurso pode pensar que ele se reporta ao chefe de desenvolvimento.
Evite essas situações com transparência. Publique as estruturas de divisão de recursos e convide todos os membros da equipe a dar uma olhada. Mantenha-as limpas e visuais para que seja fácil para todos entenderem. Abra canais de comunicação, caso alguém tenha preocupações ou feedback.
Estruture seus projetos e suba de nível com o ClickUp
Atualmente, os projetos de software ágil priorizam a autonomia e o autogerenciamento, o que significa que o sistema de brigada de Bourdain para organizar seu trabalho pode se tornar contraproducente. No entanto, há uma lição mais profunda e fundamental a ser aprendida.
A cozinha de Bourdain mostra que, para entregar um projeto de forma eficaz, consistente e em situações de alta pressão, você precisa de uma divisão clara de quem é responsável pelo quê e como o trabalho passa de uma etapa para outra - também conhecida como estrutura de divisão de recursos.
Uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos, como o ClickUp, pode integrar a estrutura analítica de recursos ao seu processo de planejamento. Sem criar outro Google Doc ou planilha, você pode usar o ClickUp para manter toda a documentação relacionada ao projeto em um só lugar.
E mais? Você pode compartilhar, editar e colaborar com várias partes interessadas diretamente na plataforma. Você também pode criar seu próprio modelo personalizado de estrutura analítica de recursos para uso futuro.
Consolide o espaço de trabalho de seu projeto. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo .