Como criar uma estrutura analítica de recursos

Anthony Bourdain, famoso chef e autor, administrava suas cozinhas usando o sistema de brigada. Ele dividia a cozinha em estações que preparavam os componentes da refeição. Cada estação tinha subchefs, cozinheiros e assistentes, com seus próprios ingredientes, ferramentas e espaços de trabalho.

Com essa estrutura, ele diz, “as inúmeras tarefas de uma cozinha grande e movimentada podem, mesmo no calor da correria do jantar, ser gerenciadas e coordenadas por uma única pessoa: o chef”.

No mundo dos negócios, uma hierarquia desse tipo seria chamada de estrutura de decomposição de recursos. O que é isso, você pergunta? Vamos descobrir.

Entendendo a estrutura de decomposição de recursos

Uma estrutura de decomposição de recursos (RBS) é uma lista de todos os recursos necessários para concluir um projeto, organizados em uma hierarquia. Esses recursos podem ser humanos, materiais, financeiros, informacionais e até mesmo recursos de tempo.

Trata-se de uma ferramenta de gerenciamento de recursos, normalmente organizada em vários níveis, com a meta do projeto no topo e várias categorias de recursos ramificadas em cada etapa. Ela abrange todos os recursos que custam dinheiro, excluindo o dinheiro em si.

Mais importante ainda, uma RBS não é uma ilha. Ela funciona em estreita colaboração com várias atividades de planejamento de projetos, como estrutura de divisão do trabalho, estrutura de divisão de riscos, etc. Veja como.

A estrutura de divisão do trabalho (WBS) é o documento que divide o trabalho em tarefas pequenas e gerenciáveis. Uma boa RBS corresponderá a esse documento, descrevendo quais recursos serão necessários em cada etapa.

Por exemplo, se um projeto de desenvolvimento de software for dividido em estágios de produto mínimo viável (MVP), fases 1, 2 e assim por diante, a RBS listará os recursos necessários em cada estágio. No estágio MVP, você pode precisar de:

Depois que o MVP estiver concluído e o produto estiver em operação, você pode precisar de recursos adicionais, como:

Outro aspecto com o qual a RBS se alinha é a estrutura de decomposição de riscos. Em cada etapa do trabalho, há riscos envolvidos. Várias ferramentas de software ERP conectam a RBS, a WBS e a estrutura de decomposição de riscos para uma visão completa.

Por exemplo, na fase MVP, podem ocorrer problemas de desempenho. Se houver vários membros da equipe trabalhando no MVP, você pode enfrentar riscos de segurança. Se estiver coletando informações do usuário, pode haver riscos à privacidade dos dados.

A estrutura de decomposição de recursos inclui os componentes necessários para mitigar esses riscos em cada etapa. Durante a etapa MVP, a RBS provavelmente incluirá recursos adicionais para infraestrutura em nuvem. Quando houver tração significativa, a RBS poderá adicionar engenheiros ou consultores de segurança à lista.

Agora que descrevemos os conceitos básicos da estrutura de decomposição de recursos, vamos ver como ela é usada no gerenciamento de projetos.

O papel e a importância da RBS na gestão de projetos

A estrutura de decomposição de recursos é uma das muitas estruturas que os gerentes de projeto utilizam para planejamento e execução. Ela desempenha um papel fundamental ao longo do ciclo de vida do projeto. Veja como.

Alocação de recursos

Quando você sabe quais recursos são necessários para concluir um projeto, pode contratar, treinar e alocar os recursos certos no momento certo. A RBS funciona como um roteiro para a alocação de recursos ao longo do projeto.

Por exemplo, se a RBS indicar que o terceiro sprint precisa de desenvolvedores adicionais, o gerente de projeto pode encontrar maneiras de contratar/integrar recursos com bastante antecedência.

Programação

Embora o cronograma seja mais influenciado pela estrutura de divisão do trabalho do que pela RBS, esta última ainda desempenha um papel fundamental. Ao analisar a WBS e a RBS em conjunto, os gerentes de projeto podem programar o trabalho com base na disponibilidade de recursos.

Por exemplo, se você tiver apenas um desenvolvedor Scala, que está ocupado com outro projeto quando você precisa dele, você pode usar a RBS para reprogramar o trabalho com base na disponibilidade dele, em vez de contratar pessoas adicionais.

Distribuição da carga de trabalho

A estrutura de decomposição de recursos identifica antecipadamente o que o projeto precisa: quantas pessoas, por quanto tempo, durante que período, etc. Se a fase de desenvolvimento precisar do máximo de recursos, você poderá contratar/integrar talentos adicionais e distribuir a carga de trabalho de maneira uniforme.

Gerenciamento de riscos

Em essência, uma estrutura de decomposição de recursos é uma projeção. Ela indica as necessidades futuras com base nos requisitos atuais. Isso mitiga vários riscos de gerenciamento de projetos, tais como:

Uma boa RBS prevê essas eventualidades e ajuda a criar planos de contingência caso elas ocorram.

Análise do caminho crítico

O método do caminho crítico é uma técnica de gerenciamento de projetos que identifica a sequência mais longa de tarefas dependentes para calcular a duração mínima do projeto. Uma RBS fará o mesmo para determinar os recursos mínimos necessários.

Para otimizar o planejamento do seu projeto, a distribuição da carga de trabalho, o gerenciamento de riscos e muito mais, você precisa de uma estrutura de decomposição de recursos robusta. Aqui está o seu guia passo a passo para criar uma.

Criação da estrutura de decomposição de recursos

Uma RBS é uma lista de recursos necessários para concluir um projeto. Parece simples, não é? Bem, pode ser altamente complexo, dependendo da natureza do seu projeto. Para ser minucioso, tente as etapas a seguir, que são habilmente apoiadas pelo Software de Gerenciamento de Recursos da ClickUp.

1. Identifique os resultados esperados do projeto

Comece definindo claramente os objetivos do projeto e os resultados correspondentes. Se o seu objetivo é entregar um MVP com x recursos dentro de um determinado prazo, planeje as tarefas e subtarefas que você precisa concluir. Se já existir uma WBS, use-a.

Caso contrário, defina o escopo do projeto. Reúna todas as principais partes interessadas do projeto para discutir as expectativas e os resultados esperados.

Para começar rapidamente, experimente o modelo de quadro branco do escopo do projeto do ClickUp. Use-o para coletar informações sobre as atividades, tarefas e prazos de várias partes interessadas. Resuma as informações e organize-as visualmente para referência futura.

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2. Identifique as categorias de recursos

Comece determinando as categorias principais de recursos que formarão os ramos de nível superior da sua EDR. Podem ser:

Lembre-se de que a RBS é uma hierarquia. Portanto, divida os recursos em componentes específicos sob cada categoria de recurso primário. Por exemplo, os recursos humanos seriam divididos em:

Se o projeto for grande o suficiente, você pode aprofundar ainda mais. Por exemplo, você pode ter um líder de UX que gerencia uma equipe de UX composta por um designer de UI, designer de animação, designer de marca, etc.

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Se você é iniciante em planejamento de recursos, temos o que você precisa. Experimente o modelo de planejamento de recursos do ClickUp para visualizar tarefas e recursos em um só lugar. Você também pode controlar horas, gerenciar subcontratados e monitorar os fluxos de trabalho da sua equipe com este modelo.

3. Inclua detalhes dos recursos

Entre em detalhes granulares. Use o WBS ou o documento de escopo do projeto para fazer perguntas sobre quem fará o quê. Certifique-se de não deixar nada passar.

Algumas das informações mais comumente necessárias são habilidades, experiência, remuneração, disponibilidade, etc. Por exemplo,

Além disso, certifique-se de ter os números. Saiba quantos analistas de negócios, desenvolvedores ou testadores você precisa e documente isso.

4. Identifique as pessoas certas para a função

Neste ponto, você está pronto para passar do planejamento teórico para a criação de cenários práticos. Para cada função, escolha o funcionário certo com base na sua disponibilidade.

A Visualização da carga de trabalho do ClickUp é uma ótima maneira de ver a disponibilidade de todos os membros da equipe em um só lugar. Nessa visualização, você também pode ver no que cada um está trabalhando no momento. Portanto, se você precisar de um recurso já atribuído a outra tarefa, pode falar com o gerente de projetos para que ele seja reatribuído ou compartilhado.

Se você preferir um pouco mais de estrutura, experimente o modelo de carga de trabalho dos funcionários do ClickUp. Esse modelo avançado ajuda no planejamento da capacidade, na visualização do trabalho, na análise das estimativas de tempo em comparação com os resultados reais e muito mais.

Facilite o gerenciamento da sua carga de trabalho com o modelo de carga de trabalho dos funcionários do ClickUp.

5. Conecte os pontos

Uma boa estrutura de decomposição de recursos é mais do que uma lista. É uma visão de como todos os recursos interagem entre si para concluir o projeto. Como vimos anteriormente, isso acontece de forma hierárquica e ajuda no nivelamento de recursos.

Portanto, organize os recursos hierarquicamente, com as categorias mais gerais no topo e as subcategorias específicas à medida que você desce na estrutura. Um exemplo de estrutura de decomposição de recursos pode ser:

6. Configure o projeto

Configure o projeto em uma ferramenta de gerenciamento de recursos como o ClickUp para resolver quaisquer problemas. Use o ClickUp Tasks para publicar a estrutura de divisão do trabalho de maneira organizada. Em seguida, adicione recursos a cada tarefa, defina prazos e adicione descrições. Você também pode incluir anexos ou links para arquivos externos, se necessário.

Não reinvente a roda. Use o modelo de alocação de recursos do ClickUp para acompanhar todos os materiais e mão de obra necessários para o seu projeto. Anote detalhes sobre cada recurso, gerencie sua disponibilidade, visualize a estrutura da equipe e muito mais com este modelo de nível intermediário.

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Agora, compartilhe a RBS e a configuração do projeto com as partes interessadas, incluindo o cliente, patrocinadores, líderes de equipe e membros da equipe. Convide-os a apontar quaisquer discrepâncias nas previsões.

Use a visualização Lista do ClickUp para ver todas as tarefas e recursos envolvidos. A visualização Quadro do ClickUp é ótima para organizar o trabalho de acordo com diferentes estágios. E a visualização Gráfico de Gantt do ClickUp ajuda a visualizar dependências e cronogramas.

Se isso parece simples, é porque é. No entanto, lembre-se de que simples nem sempre significa fácil. Ao longo do processo de criação de uma estrutura de decomposição de recursos, você poderá enfrentar desafios.

Aqui estão alguns desafios que os gerentes de projeto enfrentam regularmente e as etapas para superá-los.

Desafios e soluções na implementação da RBS

Os projetos podem se tornar complexos, o escopo pode sofrer alterações e os objetivos em torno dos quais você estruturou o projeto podem mudar. Vamos ver o que fazer nesses casos.

1. Identificação inadequada de recursos

Um dos maiores desafios que os gerentes de projeto enfrentam é não identificar com precisão os recursos necessários. Isso pode ser devido à falta de visibilidade do projeto, ao escopo de trabalho equivocado ou à subestimação do que é necessário.

De qualquer forma, se sua RBS não incluir todos os recursos necessários, você poderá correr o risco de exceder o orçamento e sofrer atrasos. Para evitar isso:

2. Requisitos do projeto em evolução

Os projetos ágeis são, por natureza, adaptáveis às mudanças. A RBS que você cria no início do projeto pode se tornar inadequada após alguns sprints. Embora isso seja inconveniente para o gerenciamento de recursos, também é inevitável.

Para se adaptar a isso:

Se você estiver usando uma ferramenta como o ClickUp Docs para isso, poderá destacar as alterações e compartilhá-las com as partes interessadas, dando a elas a capacidade de editar colaborativamente ou deixar feedback como comentários. Por exemplo, você pode mostrar as alterações nos custos do projeto, para que o patrocinador do projeto ou o diretor financeiro possam aprová-las.

3. Falta de adesão das partes interessadas

Os gerentes de projeto em estágio inicial podem cometer o erro de criar a estrutura de decomposição de recursos sem consultar outras pessoas. Apesar de suas melhores intenções, trabalhar isoladamente pode criar restrições de recursos posteriormente.

Por exemplo, um gerente de projeto pode presumir que um designer de interface do usuário é suficiente. No entanto, o líder de experiência do usuário pode não ter um designer de interface do usuário que também seja proficiente em microanimações, o que significa que agora são necessárias duas pessoas.

Para evitar isso, obtenha a adesão das partes interessadas em todos os níveis. Incentive todas as partes interessadas a revisar a RBS e dar seu consentimento para garantir a utilização ideal dos recursos.

4. Membros da equipe confusos

A estrutura de decomposição de recursos também desempenha o papel de definir a estrutura de gerenciamento do projeto. Isso inclui quem se reporta a quem, quem revisa o trabalho de quem, etc.

Sem uma hierarquia clara e um reconhecimento ativo, o gerenciamento da equipe pode se tornar caótico. Por exemplo, você pode ter adicionado o desenvolvedor front-end à hierarquia de UX, enquanto o recurso pode pensar que se reporta ao chefe de desenvolvimento.

Evite essas situações com transparência. Publique estruturas de decomposição de recursos e convide todos os membros da equipe a dar uma olhada. Mantenha-as claras e visuais para que sejam fáceis de entender para todos. Abra canais de comunicação, caso alguém tenha dúvidas ou comentários.

Estruture seus projetos e suba de nível com o ClickUp

Os projetos de software ágeis atuais priorizam a autonomia e a autogestão, o que significa que o sistema de organização do trabalho de Bourdain pode se tornar contraproducente. No entanto, há uma lição mais profunda e fundamental a ser aprendida.

A cozinha de Bourdain mostra que, para entregar um projeto de forma eficaz, consistente e em situações de alta pressão, você precisa de uma divisão clara de quem é responsável por quê e como o trabalho passa de uma etapa para outra — também conhecida como estrutura de divisão de recursos.

Uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos como o ClickUp pode integrar a estrutura de decomposição de recursos ao seu processo de planejamento. Sem precisar criar mais um documento ou planilha do Google, você pode usar o ClickUp para manter toda a documentação relacionada ao projeto em um só lugar.

E mais: você pode compartilhar, editar e colaborar com várias partes interessadas diretamente na plataforma. Você também pode criar seu próprio modelo personalizado de estrutura de divisão de recursos para uso futuro.

Consolide o espaço de trabalho do seu projeto. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo.