Você responde a uma pergunta sobre como redefinir senhas, depois outra sobre um problema com a impressora e, em pouco tempo, você se sente como um FAQ ambulante.
Não seria incrível se esse processo pudesse ser simplificado?
Pense em modelos de solicitação de serviço! Os usuários podem preenchê-los, fornecendo todos os detalhes necessários para você entrar em ação e salvar o dia — sem mais [...]
Esses modelos podem ser personalizados para diferentes departamentos, economizando muito tempo e frustração para todos.
Esta publicação do blogue descreve 10 modelos gratuitos de solicitação de serviço que podem ajudá-lo a lidar com solicitações de serviço sem perder a sanidade!
O que são modelos de solicitação de serviço?
Os modelos de solicitação de serviço são formulários pré-criados que simplificam o envio de solicitações. Eles orientam você durante o processo, garantindo que você inclua todos os detalhes essenciais para uma resolução mais rápida.
Você está com o monitor piscando? Um modelo pode solicitar o modelo do seu dispositivo, mensagens de erro e uma breve descrição.
Você precisa de uma nova licença de software? Um modelo pode solicitar o nome do programa, o usuário desejado e a justificativa.
Eles simplificam o processo para o usuário (não é mais necessário reunir informações) e para a equipe de atendimento (solicitações mais claras levam a soluções mais rápidas).
O que torna um modelo de solicitação de serviço bom?
Um bom modelo de solicitação de serviço deve simplificar as coisas e não complicar a jornada do usuário com excesso de informações.
Aqui estão alguns dos principais aspectos que você deve procurar:
- Perguntas direcionadas: solicitam apenas as informações necessárias para resolver o problema, sem sobrecarregar os usuários com detalhes irrelevantes
- Linguagem simples: evita jargões técnicos e usa uma linguagem simples que todos podem entender
- Campos pré-preenchidos: preenchem automaticamente as informações do usuário ou do departamento com base nas credenciais de login
- Lógica condicional: mostra ou oculta perguntas com base nas respostas anteriores (por exemplo, se "Problema" for "Problema com a impressora", mostre o campo "Modelo")
- Upload de anexos: permite que os usuários anexem capturas de tela, registros de erros ou arquivos relevantes
- Função de pesquisa: permite que os usuários encontrem o modelo adequado para o seu problema
- Seções organizadas: O modelo agrupa perguntas relacionadas (por exemplo, informações de contato, descrição do problema)
- Várias opções de resposta: usa menus suspensos, botões de opção ou caixas de seleção para seleções comuns
- Instruções claras: explique resumidamente quais informações são necessárias em cada campo
Se alguns ou todos esses recursos estiverem incluídos nos seus formulários de solicitação de serviço, seus usuários ficarão satisfeitos e as tarefas serão concluídas mais rapidamente.
10 modelos gratuitos de formulários de solicitação de serviço
Usando esses 10 modelos gratuitos de solicitação de serviço da ClickUp, você pode simplificar seu fluxo de trabalho e aumentar a satisfação do cliente.
Seja gerenciando um helpdesk de TI, redigindo um relatório de incidente ou lidando com uma operação geral de atendimento ao cliente, esses modelos personalizáveis fornecem a base perfeita para capturar informações vitais, acompanhar o progresso com eficiência e garantir a prestação de serviços sem interrupções.
1. Modelo de formulário de solicitação de serviço ClickUp
Você tem dificuldade para acompanhar as solicitações de funcionários e contatos externos? O modelo de formulário de solicitação do ClickUp oferece uma solução simplificada para capturar, categorizar e gerenciar suas solicitações.
Este modelo permite que você:
- Mantenha uma visibilidade clara do andamento das solicitações. Use status como "Em andamento", "Nova solicitação" ou "Negada" para manter todos informados. Por exemplo, um departamento de TI pode usar "Aguardando hardware" ou "Informações adicionais necessárias" para etapas específicas do fluxo de trabalho
- Reúna as informações necessárias para atender às solicitações com eficácia. Crie campos personalizados como "Objetivo", "Gerente de linha" ou "Departamento" para adaptar o formulário às suas necessidades. Por exemplo, uma equipe de marketing pode usar o campo "Nome da campanha" para categorizar solicitações relacionadas a iniciativas de marketing específicas
- Acesse informações facilmente com visualizações personalizáveis. Escolha entre opções predefinidas, como "Lista de usuários" ou "Status da solicitação", ou crie suas próprias opções, como "Solicitações de alta prioridade", para um gerenciamento mais focado
Este modelo foi criado para qualquer pessoa que precise gerenciar solicitações de várias fontes, tanto internas quanto externas. Por exemplo, gerentes de equipe podem usá-lo para gerenciar solicitações de funcionários relacionadas a equipamentos, acesso, folgas etc.
Da mesma forma, o departamento de RH pode usá-los como formulários de feedback ou pesquisa para simplificar o processo de integração de novos funcionários, lidar com solicitações de licença ou gerenciar outras dúvidas relacionadas aos funcionários.
2. Modelo de solicitação de serviço ClickUp
Manter-se atualizado com as solicitações de atendimento ao cliente é fundamental para a eficiência da equipe e a satisfação do cliente. O modelo de solicitação de serviço da ClickUp enfrenta esse desafio de frente, fornecendo um sistema abrangente e flexível para gerenciar e prestar um serviço excepcional.
Este modelo de lista vai além do simples registro de solicitações. Ele permite que você:
- Organize com status personalizados: acompanhe o progresso de maneira integrada com opções como "Bloqueado", "Nova solicitação" e "Resolvido" ou personalize-as de acordo com sua área de atuação. Por exemplo, para lidar com problemas técnicos, o status personalizado refletirá o "tipo de dispositivo"
- Capture informações detalhadas: use nove atributos personalizados, como "Captura de tela" e "E-mail de contato", entre outros, para entender claramente as necessidades e os problemas de cada cliente
- Use visualizações personalizáveis: organize informações sem esforço por meio de seis configurações do ClickUp, incluindo "Erros resolvidos" e "Por prioridade". Por exemplo, use a visualização em tabela para ver todos os erros resolvidos em um formato de planilha e analisar as soluções fornecidas
- Melhore o gerenciamento de projetos: acompanhe o tempo gasto, use tags, defina avisos de dependência e aproveite a integração com e-mail para um fluxo de trabalho simplificado. Por exemplo, use um rastreador de tempo para ver quanto tempo leva para resolver o problema desde o momento em que foi gerado, a fim de identificar os melhores prestadores de serviços e comparar as resoluções
Você também pode configurar as automações do ClickUp para atualizar os membros da equipe sobre as resoluções fornecidas para cada solicitação de serviço.
3. Modelo de solicitação de alteração do ClickUp
O modelo de solicitação de alteração do ClickUp é flexível e ajuda você a gerenciar o processo de alteração com eficiência. Ele garante que todas as modificações sejam avaliadas, aprovadas e implementadas sem problemas.
- Use status personalizados: mantenha uma visibilidade clara do processo de revisão e aprovação. Use status como "Revisor designado", "Para implementação" e "Implementado" para manter todos informados. Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento de software pode usar "Em teste" ou "Requer revisão de código" para etapas específicas em seu fluxo de trabalho de aprovação de alterações
- Melhore a tomada de decisões: Reúna todas as informações necessárias para tomar decisões informadas. Use os 14 campos personalizados disponíveis, como "Impacto no escopo", "Revisor" ou "Data de implementação", para adaptar o modelo a uma solicitação de alteração específica. Por exemplo, uma equipe de marketing pode usar os campos "Nome da campanha" e "Data de lançamento prevista" para avaliar o impacto de uma proposta de reformulação do site
- Visualizações flexíveis e organizadas: navegue pelas solicitações de mudança sem esforço com opções pré-criadas, como "Locais do projeto" ou "Formulário de solicitação de mudança", ou crie as suas próprias, como "Mudanças de alto risco", para uma análise mais focada
- Melhor acompanhamento de solicitações: atribua tempo gasto na resolução de solicitações, adicione tags para filtrar formulários de solicitação e defina avisos de dependência para evitar obstáculos
Um processo eficaz de solicitação de alterações requer um cronograma bem definido. O ClickUp ajuda você a visualizar esse cronograma com a visualização Calendário do ClickUp para planejar datas importantes para enviar solicitações, garantir aprovações e implementar alterações. Essa representação visual garante que todos estejam em sintonia e evita atrasos.
Veja o que um cliente da ClickUp tem a dizer sobre a visualização Calendário:
As visualizações de carga de trabalho e calendário facilitam muito o planejamento da capacidade
As visualizações de carga de trabalho e calendário facilitam muito o planejamento da capacidade
4. Modelo de solicitação de informações da ClickUp
Simplifique a comunicação e mantenha seus projetos de construção em dia com o modelo de solicitação de informações do ClickUp. Ele facilita todo o processo de solicitação de informações (RFI), garantindo que todas as solicitações sejam capturadas, gerenciadas e resolvidas com eficiência.
O modelo fornece:
- Rastreamento centralizado: a visualização do Log de RFI fornece uma visão geral abrangente de todas as RFIs recebidas. Registre detalhes como a hora da solicitação inicial, tempos de resposta previstos, ajustes de custo e cronograma e resoluções de problemas, mantendo tudo organizado em um só lugar
- Coleta de informações sem esforço: a visualização do Formulário de envio de RFI simplifica o processo de criação de RFI com formulários personalizáveis e fáceis de preencher. Capture todas as informações necessárias dos solicitantes de forma rápida e fácil, eliminando o risco de perder detalhes cruciais
- Definição clara do escopo: a visualização do escopo da RFI fornece uma compreensão clara da solicitação específica, das informações relevantes e dos documentos relacionados. Isso garante que todos os envolvidos estejam em sintonia e evita confusão
- Progresso visualizado: mantenha uma visibilidade clara do progresso de cada RFI com a Visualização do Quadro do Projeto. Acompanhe as tarefas por meio de status personalizados, como Nova Solicitação e Resposta Enviada, para manter as partes interessadas informadas
- Comece com facilidade: a visualização do Guia de introdução fornece todas as informações relevantes de que você precisa para começar a usar o modelo de maneira eficaz, minimizando o tempo de configuração e maximizando a eficiência
5. Modelo de suporte de TI da ClickUp
Sua equipe de TI recebe um fluxo constante de solicitações de suporte? De interrupções na internet a telas azuis, acompanhar tudo pode ser exaustivo.
O modelo de suporte de TI da ClickUp garante que todas as solicitações sejam registradas, priorizadas e resolvidas com eficiência, mantendo seus usuários produtivos. Veja como:
- Emissão de tickets sem esforço: a visualização do Formulário de solicitação de suporte de TI oferece formulários fáceis de usar para enviar novas solicitações. Capture detalhes essenciais, como tipo de dispositivo e informações de contato, e até mesmo anexe capturas de tela ou vídeos para uma comunicação clara do problema
- Categorização organizada: a visualização Solicitações por tipo de item fornece uma lista para encontrar tickets de problemas semelhantes. Use campos personalizados, como "Departamento" e "Suporte necessário", para categorizar as solicitações e agilizar o atendimento
- Fluxo de trabalho visualizado: mantenha uma visão geral clara de todas as solicitações em aberto com a visualização Solicitações por status. Essa visualização em quadro Kanban exibe o status de cada solicitação — Nova, Avaliação, Escalar ou Resolvida — garantindo que nada seja esquecido
- Membros da equipe capacitados: a visualização do Guia de introdução fornece à sua equipe todas as informações necessárias para lidar com solicitações de maneira eficaz em um formato de documento conveniente
Dica profissional: Manter as partes interessadas informadas é fundamental para construir confiança e garantir uma experiência de suporte positiva. Atualize os status das tarefas do ClickUp à medida que você avança na resolução do problema. Essa transparência permite que os usuários acompanhem o andamento de suas solicitações e promove um senso de colaboração. Você também pode usar modelos de TI para ajudá-lo nesse processo.
6. Modelo de solicitação de serviço de TI da ClickUp
Incidentes de TI imprevistos podem interromper as operações e afetar a produtividade. O modelo de relatório de incidentes de TI da ClickUp ajuda sua equipe a documentar, rastrear e resolver incidentes com eficiência, minimizando o tempo de inatividade e garantindo a continuidade dos negócios.
Inclui:
- Registro abrangente: crie um registro centralizado de relatórios de incidentes na visualização Tabela. Capture todos os detalhes essenciais, incluindo data, hora, sistemas afetados, registros relevantes e qualquer informação adicional para obter uma visão completa do evento
- Captura de dados personalizável: use campos personalizados para adaptar o modelo às suas necessidades. Capture detalhes como "Tipo de incidente", "Gravidade", "Sistema de software" e "Departamento" para categorizar e rastrear incidentes com facilidade
- Documentação detalhada da resposta: crie tarefas para documentar a resposta dada ao incidente. Isso inclui todas as medidas de mitigação implementadas, como restauração de dados ou desligamento do sistema, garantindo um registro claro do processo de resolução
- Revisão completa: defina uma tarefa recorrente para revisar o relatório concluído. Isso garante que todas as informações necessárias estejam incluídas e precisas, promovendo uma cultura de integridade dos dados
- Identificação de tendências: os relatórios de incidentes de TI são registros históricos valiosos. Ao aproveitar os recursos robustos de pesquisa e filtragem do ClickUp, você pode identificar problemas recorrentes e implementar soluções de longo prazo para fortalecer sua infraestrutura de TI como um todo
7. Modelo de solicitação criativa do ClickUp
Você está afogado em e-mails e atrás de aprovações? O modelo de solicitação criativa do ClickUp é a sua tábua de salvação! Essa ferramenta poderosa simplifica todo o processo de solicitação criativa, desde o conceito inicial até a entrega final, garantindo uma comunicação clara, um gerenciamento de projetos eficiente e um fluxo de trabalho mais tranquilo para todos os envolvidos.
Este modelo personalizável está equipado com:
- Formulários simplificados: a visualização do Formulário de solicitação criativa permite que as partes interessadas ou os membros da equipe enviem solicitações com facilidade. Esses formulários fáceis de usar capturam todos os detalhes essenciais de que você precisa para começar, minimizando a comunicação de ida e volta
- Comunicação clara: a visualização Começar aqui fornece uma visão geral rápida do modelo, garantindo que todos entendam como enviar solicitações de maneira eficaz
- Visão geral centralizada: a Visualização da lista de solicitações criativas oferece uma visão organizada de todas as solicitações recebidas. Use campos personalizados, como "Responsável", "Solicitado por" e "Prioridade", para filtrar e priorizar com facilidade
- Acompanhamento visual do progresso: mantenha controle total sobre seu pipeline criativo com a visualização do Pipeline de Solicitações Criativas no estilo Kanban. Essa visualização separa as tarefas em sete status distintos, incluindo "Em andamento", "Para aprovação" e "Entregue", garantindo visibilidade clara do progresso de cada solicitação
8. Modelo de solicitações da equipe ClickUp
Gerenciar uma equipe remota pode ser desafiador, especialmente quando se trata de acompanhar suas diversas solicitações. Desde a necessidade de novos equipamentos até a solicitação de assistência do RH, acompanhar as necessidades individuais pode ser exaustivo, especialmente quando você não tem um software de central de atendimento.
O modelo de solicitações da equipe do ClickUp pode ajudar os funcionários a superar o cansaço das solicitações, e você pode resolvê-las por meio de:
- Visualização centralizada: a visualização em lista fornece uma única fonte de verdade para todas as solicitações da equipe. Acompanhe o status delas rapidamente, eliminando confusão e mantendo todos alinhados
- Envio simplificado de solicitações: a visualização do Formulário de solicitação interna permite que os funcionários enviem solicitações de forma rápida e fácil. Seções estruturadas para detalhes, prioridade e tipo garantem que todas as informações necessárias sejam capturadas antecipadamente
- Pipeline visual de tarefas: mantenha uma visão clara do processo de atendimento de solicitações com a Visualização do quadro. As tarefas são organizadas em cinco status distintos, como "Novas solicitações" e "Concluídas", fornecendo um pipeline com recurso de arrastar e soltar para mover as tarefas por diferentes status para um acompanhamento eficiente
- Priorização facilitada: a visualização Tipos de solicitações permite que os líderes categorizem e priorizem as solicitações com base na categoria (por exemplo, suprimentos, assistência técnica). Isso garante que as solicitações sejam atendidas com eficiência e que as necessidades da equipe sejam atendidas de forma eficaz
9. Modelo de lista de solicitações de recursos do ClickUp
Você deseja um sistema eficiente para gerenciar solicitações de recursos? Não procure mais, o modelo de lista de solicitações de recursos do ClickUp é a solução! Este modelo poderoso permite coletar, avaliar, priorizar e acompanhar solicitações de recursos de maneira eficaz, garantindo que o desenvolvimento do seu produto esteja perfeitamente alinhado com as necessidades dos usuários e os objetivos estratégicos:
Veja como:
- Colete dados facilmente: aproveite os formulários do ClickUp para reunir solicitações de recursos quando um cliente enviar suas ideias. Capture feedback e sugestões valiosas em um local centralizado, eliminando o risco de perder ideias cruciais
- Triagem eficiente: O processo de "triagem" permite categorizar as solicitações com base em critérios predefinidos. Isso simplifica a avaliação inicial e garante que cada solicitação receba a atenção adequada
- Priorização baseada em dados: vá além da tomada de decisões subjetivas. Avalie o impacto e a viabilidade de cada solicitação, permitindo que você priorize recursos com base no valor estratégico e nos recursos disponíveis em uma visualização de lista organizada
- Comunicação e ação claras: atribua tarefas, acompanhe o progresso e mantenha as partes interessadas informadas com o acompanhamento do progresso em tempo real e uma visualização de chat integrada no ClickUp. Isso incentiva a transparência e garante que todos estejam alinhados com o roteiro de desenvolvimento
10. Modelo de solicitação de trabalho do ClickUp
Acabe com a confusão e adote a execução perfeita de solicitações de projetos com o modelo de solicitação de trabalho do ClickUp! Esse modelo permite que você organize tarefas e acompanhe o progresso com eficiência, garantindo que todos os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento.
Isso permite:
- Processo claro de recebimento e aprovação: use o Formulário de Solicitação de Trabalho para reunir todas as informações necessárias antecipadamente. Isso garante que todos estejam em sintonia desde o início, minimizando retrabalhos e atrasos
- Visibilidade centralizada do projeto: a visualização Resumo da solicitação apresenta as informações básicas de cada solicitação de trabalho, incluindo detalhes essenciais como nome do projeto, descrição e cronograma, para uma visibilidade clara
- Gerenciamento visual de tarefas: transforme suas ordens de serviço em tarefas acionáveis com a visualização em quadro. Essa representação visual permite que você designe membros da equipe, defina prazos e monitore o progresso em tempo real, incentivando um fluxo de trabalho colaborativo
- Detalhes abrangentes da tarefa: a visualização Lista de etapas permite que você personalize o modelo de acordo com suas necessidades. Inclua campos personalizados essenciais, como nome da tarefa, descrição, prioridade e membro da equipe designado, para ter uma visão completa de cada solicitação de trabalho
- Processo de revisão simplificado: estabeleça um processo de revisão claro usando os marcos no ClickUp. Isso garante que os gerentes de projeto, líderes de equipe ou outras partes interessadas possam revisar e aprovar solicitações de trabalho com eficiência, mantendo os projetos em andamento
Aperfeiçoe o gerenciamento de solicitações de serviço com o ClickUp
Os modelos de solicitação de serviço padronizam a coleta de informações e simplificam os fluxos de trabalho. Isso se traduz em tempos de resolução mais rápidos, clientes mais satisfeitos e uma carga mais leve para aqueles que facilitam essas funções de suporte.
Além desses modelos, você pode aproveitar o ClickUp como uma plataforma completa de gerenciamento de projetos que permite gerenciar tarefas com facilidade, criar formulários personalizados para capturar detalhes específicos e automatizar trabalhos repetitivos. Além disso, suas ferramentas com inteligência artificial fornecem sugestões inteligentes e simplificam o trabalho.
Ao combinar a eficiência desses modelos de solicitação com os recursos robustos de gerenciamento de projetos do ClickUp, você pode transformar a prestação de serviços e manter sua equipe operando com desempenho máximo.
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