Como profissional de marketing, eu costumava me orgulhar de ser uma pessoa multitarefa. Fazer malabarismos com estratégias, criação de conteúdo, operações e análises parecia ser a melhor demonstração de eficiência. Mas a verdade é que eu estava me afogando em um mar de abas abertas e projetos inacabados.
Um dia de pesadelo em particular se destaca. Eu estava escrevendo uma postagem no blog - uma peça crucial para o lançamento de uma campanha futura. Mas meu foco estava fragmentado. Minha caixa de entrada explodia com notificações, atualizações de mídias sociais piscavam na minha tela e meu telefone vibrava com mensagens recebidas. A constante mudança de contexto me deixava sobrecarregada e propensa a erros, o que prejudicava minha redação.
Naquele momento de caos, percebi que "minha abordagem de multitarefa não estava me tornando produtiva; ela prejudicava minha memória de trabalho e impedia minha capacidade de fazer um trabalho de qualidade. Eu estava sempre tentando recuperar o atraso, sacrificando a precisão e a criatividade. Estava na hora de mudar
Foi então que me deparei com o conceito de monotarefa. Adotar a monotarefa significava priorizar o foco profundo em vez da ilusão de produtividade que a multitarefa geralmente proporciona
Significava me dedicar totalmente a uma tarefa de cada vez, mergulhar em suas complexidades e excluir as distrações que exigiam minha atenção.
Neste artigo, compartilharei minha experiência com a monotarefa e como ela me ajudou a recuperar meu tempo e minha paz de espírito em um mundo que exige ambos constantemente.
O que é monotarefa?
Monotarefa, ou tarefa única, é a prática de dedicar toda a atenção a uma única tarefa sem sucumbir a distrações.
Isso ajuda a produzir um trabalho de maior qualidade porque você está totalmente envolvido no trabalho. Também alivia o estresse mental de mudar constantemente de marcha, permitindo que você faça mais durante períodos curtos e intensos de trabalho concentrado.
História da monotarefa
Embora sábios, artistas, poetas e educadores possam ter praticado a monotarefa nos tempos antigos, as discussões acadêmicas sobre esse conceito só começaram no final do século XX. Quando os pesquisadores destacaram as ineficiências e os custos cognitivos associados à multitarefa, a monotarefa surgiu como um poderoso contraponto.
Alguns exemplos notáveis são:
1. Em seu livro Flow: The Psychology of Optimal Experience (1990), Mihaly Csikszentmihalyi falou sobre atingir o "fluxo", um "estado no qual as pessoas estão tão envolvidas em uma atividade que nada mais parece importar." Para atingir o fluxo, ele sugeriu a definição de metas realistas alinhadas ao seu conjunto de habilidades e a concentração total em uma única atividade, ou seja, a monotarefa como a chamamos hoje.
A marca de uma pessoa que está no controle da consciência é a capacidade de focar a atenção à vontade, de não se importar com distrações, de se concentrar pelo tempo necessário para atingir uma meta, e não mais. E a pessoa que consegue fazer isso geralmente desfruta do curso normal da vida cotidiana.
Mihaly Csikszentmihalyi
2. Em um artigo de 2001 intitulado Controle executivo de processos cognitivos na troca de tarefas , os psicólogos Rubinstein, Meyer e Evans descobriram que o "controle executivo" do nosso cérebro funciona em dois estágios: "mudança de objetivo" (decidir fazer uma coisa em vez de outra) e "ativação de regras" (mudar as regras do que estamos fazendo).
Esses estágios nos ajudam a alternar entre tarefas sem nem mesmo perceber, o que é muito útil. O problema surge quando a alternância entre as tarefas entra em conflito com o que precisamos fazer com eficiência e segurança.
Embora o tempo necessário para alternar entre as tarefas possa parecer pequeno - apenas uma fração de segundo de cada vez - ele aumenta quando estamos constantemente pulando para a próxima tarefa e reduz a produtividade.
A multitarefa pode parecer uma prática que economiza tempo. Entretanto, essas breves pausas mentais causadas pela troca de tarefas podem consumir até 40 por cento> de nosso tempo produtivo.
Esses pesquisadores e muitos outros em psicologia, neurociência e estudos de produtividade contribuíram para a compreensão, a pesquisa e a defesa da monotarefa. Se você quiser entender mais profundamente as origens e as aplicações da monotarefa, temos uma recomendação para você.
Leitura sugerida: Deep Work de Cal Newport
Em seu trabalho seminal intitulado
publicado em 2016, Cal Newport argumenta que, em um mundo repleto de distrações, como as mídias sociais e a conectividade constante, a capacidade de se concentrar profundamente nas tarefas está se tornando cada vez mais rara e valiosa.
via
Ele define o trabalho profundo como uma atividade profissional realizada em um estado de concentração sem distrações que leva suas habilidades cognitivas ao limite. O trabalho profundo está intimamente relacionado à monotarefa, que também exige foco intenso em mais de uma tarefa para produzir resultados de maior qualidade.
O livro enfatiza que o trabalho profundo está se tornando cada vez mais importante na atual economia baseada no conhecimento, em que o trabalho de alta qualidade e o aprendizado rápido são cruciais para o sucesso. Os trabalhadores que conseguirem realizar o trabalho profundo de forma consistente prosperarão, enquanto os que não conseguirem ficarão para trás.
Newport fala sobre as quatro regras do trabalho profundo:
- **Regra nº 1: Trabalhe profundamente, concentrando-se intensamente em uma tarefa por um período prolongado, minimizando as distrações.
- **Newport sugere que, para treinar seu cérebro para o trabalho profundo, você precisa se sentir confortável com o tédio e evitar buscar distrações sempre que se sentir entediado.
- **Newport defende a minimização ou a eliminação do uso das mídias sociais, que desperdiçam tempo e tendem a ser as principais fontes de distração.
- Regra nº 4: drenar as águas rasas. Essa regra incentiva as pessoas a reduzir o trabalho superficial (tarefas não exigentes do ponto de vista cognitivo, do tipo logístico) para criar mais espaços de tempo vazios para o trabalho profundo.
- Newport argumenta que o envolvimento com o trabalho profundo leva consistentemente a uma maior produtividade, melhor qualidade de trabalho e aquisição mais rápida de habilidades.
Componentes principais da monotarefa
Como você faz para mudar da multitarefa para a monotarefa? Aqui está o que aprendi com a experiência e com a integração dos elementos essenciais da monotarefa em minhas sessões de trabalho:
Priorização de tarefas
Eu crio uma ordem de operações com base na prioridade e nos prazos. Isso me ajuda a identificar rapidamente as tarefas mais urgentes que precisam de atenção exclusiva. Eu as mantenho no topo de minhas tarefas e trabalho nelas logo no início do dia, garantindo que meus esforços causem o impacto desejado.
Gerenciamento do tempo
Prefiro alocar um cronograma específico para cada tarefa e dividi-lo em pequenos blocos de tempo. Essa abordagem me ajuda a ficar em dia com os prazos sem que as distrações me prejudiquem.
O ambiente certo
A monotarefa requer um espaço sem ruídos desnecessários, notificações digitais e interrupções. Para mim, meu escritório isolado ou minha sala de estudos funcionam melhor, com a porta fechada e meus dispositivos móveis deixados de lado.
O "porquê
Saber o "porquê" de cada ação me dá a convicção de manter o foco na tarefa em questão. Por exemplo, se eu estiver preparando uma diretriz de marca para minha equipe seguir, meu "porquê" é melhorar a qualidade do trabalho e a eficiência da minha equipe.
Preparação mental
Como um multitarefa que se tornou monotarefa, tenho que me preparar para entrar na zona mentalmente. É assim que faço isso: Sento-me em silêncio por alguns minutos, avalio a importância da tarefa, crio um mapa mental de como quero proceder e começo.
Fazer pausas
É importante fazer intervalos regulares para descansar e recarregar as baterias. Gosto de passear no jardim do meu terraço quando estou em casa ou fazer uma caminhada rápida pelo escritório para tomar um pouco de ar fresco nos dias em que estou trabalhando no escritório.
Reflexão e ajuste
Toda semana, eu me sento com o progresso de minhas tarefas para avaliar minha produtividade e identificar o que pode ser melhorado. A monotarefa muitas vezes é difícil porque estou acostumado a fazer malabarismos entre as tarefas, mas essas sessões de autocontrole colocam as coisas em perspectiva.
Vou falar mais detalhadamente sobre as dicas, estratégias e ferramentas que me ajudaram a cultivar o hábito da monotarefa. Mas, antes disso, gostaria de compartilhar a diferença positiva que a monotarefa fez em minha vida.
Benefícios da monotarefa
A multitarefa é um assassino da produtividade.
que a maior multitarefa de mídia (por exemplo, alternar entre vários aplicativos e plataformas de mídia social simultaneamente) pode reduzir a densidade de massa cinzenta na região do córtex cingulado anterior do cérebro, que regula a empatia e o controle emocional.
Desenvolver seus músculos de monotarefa traz muitos benefícios. Haverá alguns contratempos iniciais, mas esse é um pequeno preço a pagar pela criação de um hábito saudável que enriquecerá sua vida.
- Mantendo a distração sob controle: Um estudo da Universidade de Stanford descobriu que as pessoas que realizam várias tarefas em mídias menos pesadas têm menos probabilidade de se distrair. Elas podem facilmente evitar que sejam influenciadas por estímulos externos não relacionados à sua tarefa
- Aumento da produtividade: Se eu dedicar toda a minha atenção a uma tarefa, posso ser mais rápido e eficiente ao concluí-la. Não preciso perder tempo fazendo a transição entre diferentes tarefas, o que geralmente esgota minha energia e meu foco
- Melhor qualidade do trabalho: Quando estou totalmente imerso em uma tarefa com atenção total, tenho mais tempo para explorar suas profundezas, o que resulta em resultados bem pensados e de alta qualidade. A monotarefa também estimula minha criatividade, pois tenho espaço mental para explorar ideias e soluções sem interrupções
- Redução do estresse: Trabalhar em uma tarefa de cada vez me ajuda a eliminar a desordem mental que resulta da tentativa de equilibrar várias tarefas com o mesmo esforço. Sem a distração de demandas concorrentes me puxando em diferentes direções, posso concluir meu trabalho com facilidade
- Função cognitiva aprimorada: A monotarefa ajuda a melhorar a concentração e o desempenho cognitivo ao minimizar a carga cognitiva. O foco sustentado em uma única tarefa melhora a retenção e o processamento de informações, levando a uma melhor recordação e compreensão. Depois de praticar a monotarefa por anos, consegui aprimorar minhas habilidades de resolução de problemas e me adaptar facilmente a ambientes de aprendizagem complexos
Dicas para uma monotarefa eficaz
O elemento-chave para fazer com que a monotarefa funcione para você é a mentalidade. Esteja disposto a trabalhar duro para manter o foco em uma tarefa e faça o possível para resistir à tentação de verificar o telefone ou passar para outra tarefa.
Aqui estão algumas dicas, maneiras táticas e hábitos diários que me ajudaram a tornar a monotarefa uma parte integral e produtiva de minha agenda. Experimente você mesmo, acrescente seu toque a elas e
planeje seus dias de trabalho
de forma mais eficaz.
1. Comece pequeno
Quando comecei a praticar a monotarefa, senti uma queda enorme na produtividade nos primeiros dias. Manter o foco parecia impossível, e só de pensar em continuar a tarefa por um longo período eu ficava ansioso. Demorei um pouco para perceber meu erro: Eu estava tentando concluir tarefas gigantescas em prazos muito curtos.
Então, aproveitei a deixa e organizei minha sessão de trabalho em torno de uma tarefa pequena, porém difícil, de cada vez, com prazos razoáveis. Isso mudou o jogo. Começar com tarefas pequenas me deu o conforto necessário para me dedicar à tarefa, aumentar o foco ao longo do tempo e, gradualmente, ganhar impulso para permanecer na zona por períodos mais longos.
Por exemplo, se eu tiver que criar um estudo de caso para a minha empresa, começo mergulhando na água em vez de mergulhar de cabeça. Isso pode envolver conversar diretamente com os clientes, coletar dados secundários de nossos clientes ou analisar depoimentos de clientes anteriores.
Depois de estimar quanto tempo isso pode levar, dou a mim mesmo um prazo adequado. A ideia é simples: não se sobrecarregue!
Dicas em um relance:
- Trabalhe em tarefas pequenas, porém impactantes, no início para criar impulso
- Defina um cronograma razoável para concluir a tarefa
- Faça isso todos os dias para tornar a monotarefa um hábito
2. Tenha um espaço de trabalho dedicado
Ao longo dos anos, descobri isso sobre meus hábitos de trabalho: *mesmo quando posso trabalhar em qualquer lugar, preciso do meu cantinho para fazer meu trabalho. Em casa, criei um espaço de trabalho dedicado com todos os itens necessários ao meu alcance - desde meus aparelhos de trabalho e artigos de papelaria favoritos até os melhores lanches e minha HydroJug -. Se estiver viajando, crio um espaço de trabalho improvisado no meu quarto de hotel.
Por que faço isso quando poderia simplesmente trabalhar em minha cama? Bem, eu entro instantaneamente no modo de trabalho em minha mesa. Quando estou em minha mesa, não preciso me convencer a sentar e me concentrar em uma monotarefa - tudo flui como um processo natural. **Também tento manter a escrivaninha o mais arrumada e minimalista possível para garantir que não haja nenhuma confusão visual que me distraia
Dicas em um relance:
- Tenha uma estação de trabalho separada se você trabalha em casa
- Mantenha os itens essenciais à mão para não ter que sair da mesa desnecessariamente
- Mantenha sua mesa e seus dispositivos digitais livres de bagunça
3. Faça uma lista de tarefas priorizadas
No início da semana, eu crio uma lista de tarefas detalhada em meu
aplicativo de gerenciamento de tarefas
. Essa lista inclui todos os itens de ação grandes e pequenos que quero realizar durante a semana.
Agora, algumas dessas tarefas têm alta prioridade. **Eu marco todas as minhas tarefas com base em prioridade alta, média ou baixa. Essa segregação também me ajuda a me concentrar primeiro nas tarefas mais importantes e impactantes, garantindo que eu não esteja bloqueando o progresso do nosso fluxo de trabalho.
Nos últimos anos, mudei para
Bloco de notas digital do ClickUp
em vez de notas adesivas com papel e caneta. Eu o uso como meu segundo cérebro - desde criar listas de tarefas e organizá-las por prioridades até despejar meus pensamentos repentinos, tudo acontece no aplicativo.
Converta qualquer entrada do ClickUp Notepad em uma tarefa rastreável do ClickUp Task com datas de vencimento, responsáveis, prioridades e muito mais
Quando termino uma tarefa, eu a apago da lista e passo para outra. Essa é uma ferramenta simples, mas que faz uma enorme diferença na forma como organizo minha agenda!
Dicas em um relance:
- Use um aplicativo de anotações para anotar suas tarefas diárias e concentre-se em duas ou três tarefas prioritárias por dia
- Organize-as por ordem de prioridade para que nada fique perdido
- Despeje pensamentos intrusivos no aplicativo de anotações para manter o foco na tarefa em questão
4. Separe horários para diferentes tarefas
Chame-me de nerd da produtividade, mas eu adoro organizar meu calendário com blocos de tempo específicos alocados para diferentes tarefas no a time-blocking ferramenta.
Por exemplo, tento fazer a parte mais desafiadora do trabalho, como brainstorming de novas ideias, pesquisa e redação, durante a primeira metade do dia, porque essas são minhas horas de maior produtividade. Para reuniões diárias com minha equipe ou com clientes, prefiro as tardes. As noites são reservadas para revisar o trabalho da minha equipe, analisar os resultados da campanha e documentar vitórias e derrotas.
Seguindo a técnica Pomodoro, estabeleço blocos de 25 a 30 minutos para cada tarefa, seguidos de um breve intervalo. Durante essas sessões curtas, fico profundamente concentrado em apenas uma tarefa, e os intervalos fazem um ótimo trabalho para evitar o esgotamento.
Integração com o PomoDone do ClickUp
tem sido uma das minhas favoritas - posso iniciar um cronômetro a partir de qualquer tarefa do ClickUp ou diretamente da extensão do PomoDone.
Também sou um grande defensor da teoria do "trabalho profundo" de Cal Newport. Incentivo minhas equipes a reservar de duas a quatro horas em suas agendas para se dedicarem ao trabalho profundo. Outra prática que tem nos ajudado é ter sextas-feiras sem reuniões - manter um dia inteiro livre de distrações para cultivar o hábito da monotarefa.
Dicas em um relance:
- Use umaplicativo para fazer anotações para anotar suas tarefas diárias e concentre-se em duas ou três tarefas prioritárias por dia
- Organize-as por ordem de prioridade para que nada fique perdido
- Despeje pensamentos intrusivos no aplicativo de anotações para manter o foco na tarefa em questão
5. DND e desintoxicação digital
Durante minhas sessões de trabalho concentrado, mantenho meu celular e tablets no modo "não perturbe". No meu desktop e laptop, desativo as notificações em todos os aplicativos de comunicação. Volto a esses aplicativos durante meus intervalos Pomodoro para acompanhar o que minha equipe está fazendo.
Outra estratégia que me ajudou foi minimizar minhas interações digitais (especialmente as mídias sociais), a menos que estejam relacionadas ao trabalho. Também gosto de fazer uma desintoxicação digital completa de vez em quando, algo como uma versão menos intensa das "semanas de reflexão" de Bill Gates, para obter mais clareza de pensamento e foco. Sim, eu sinto FOMO ao eliminar as distrações, mas a paz de ficar sozinho com meus pensamentos é incomparável!
Dicas em um relance:
- Use umaplicativo para fazer anotações para anotar suas tarefas diárias e concentre-se em duas ou três tarefas prioritárias por dia
- Organize-as por ordem de prioridade para que nada fique perdido
- Despeje pensamentos intrusivos no aplicativo de anotações para manter o foco na tarefa em questão
Uso popular e exemplos de monotarefa
A monotarefa não se trata apenas de lidar com uma tarefa de cada vez. Suas aplicações são muito amplas.
Por exemplo, você sabia que a monotarefa se alinha com os princípios da atenção plena ao incentivar a consciência do momento presente durante uma única tarefa?
E também não é uma tendência nova. Figuras populares do mundo dos negócios, dos esportes e até mesmo da literatura vêm praticando o trabalho concentrado há anos para atingir o auge de suas carreiras.
Enquanto Bill Gates tirava "semanas para pensar", J.K. Rowling, uma defensora do trabalho profundo e concentrado, supostamente se hospedava em um quarto de hotel para terminar a série Harry Potter. Esse isolamento facilitou sua capacidade de monotarefa e de mergulhar totalmente no processo criativo.
Oprah Winfrey também enfatiza a importância da atenção concentrada durante as entrevistas. Ela silencia o telefone e mantém contato visual para se envolver totalmente com o entrevistado, criando espaço para uma conversa mais significativa.
O resultado final? Você está na companhia da elite quando monotarefa!
Desafios da monotarefa
Como um multitarefa habitual que está se adaptando à monotarefa, nem sempre é fácil.
Aqui estão alguns desafios que podemos enfrentar em nosso dia a dia enquanto monotarefa e as soluções que criei para fazer as coisas funcionarem:
Distrações externas
Há muitos estimulantes externos tentando me desviar do caminho - uma nova notificação de e-mail aparecendo, tentando-me a abri-la; uma mensagem de texto me encarando com uma solicitação de "chamada rápida" de um colega de equipe; ou meus gatos e cachorros me encarando, perguntando por que não estou brincando com eles.
_Bem, não tenho uma solução para esse último. Apenas faço uma pausa e brinco de buscar por alguns minutos antes de voltar a jogar. Não sou eu que faço as regras aqui, são eles
Mas para os dois primeiros tipos, criei algumas maneiras rápidas de lidar com eles.
**Como eu combato isso: Corto o acesso para que a distração não chegue perto de mim
Como? Silenciando as notificações em todos os dispositivos por um período específico, mantendo meu telefone no modo avião (e longe dos meus olhos, na maioria das ocasiões) e encontrando um espaço para trabalhar onde ninguém me incomode (meus animais de estimação são obviamente uma exceção).
Sentir-se sobrecarregado
Quando sei, no fundo da minha mente, que tenho uma longa lista de coisas para concluir hoje, manter o foco em uma única tarefa parece esmagador. Não importa o quanto eu tente trabalhar na postagem do blog que deve ser publicada amanhã, meu cérebro continua me lembrando das tarefas pendentes:
Tenho que discutir uma próxima campanha com a equipe de marketing, tenho que revisar e finalizar o calendário de conteúdo do próximo mês e, ah, também tenho que fazer compras no supermercado esta semana!
...e graças a esses pop-ups internos indesejados, sinto-me esgotado mais rápido do que deveria.
Como faço para combater isso: Tento colocar meus pensamentos intrusivos no papel ou em meu
aplicativo de lista de tarefas
para tirá-las da minha cabeça. Elas estão anotadas, não vou esquecê-las, garanto a mim mesmo.
Esse truque funciona quase que instantaneamente, mas, quando não funciona, recorro ao a
**para classificar minhas tarefas com base no que é urgente, não urgente, importante e não importante. Isso me ajuda a decidir em quais tarefas devo trabalhar imediatamente, agendar para mais tarde, delegar à minha equipe ou riscar da minha lista.
Ser picado pelo bug "Você não está fazendo o suficiente
Quando estou absorto em uma tarefa que consome muito tempo e várias outras tarefas estão esperando para serem riscadas da minha lista, um pensamento repentino me atinge.
_Estou fazendo o suficiente? Tenho tanta coisa para fazer e há tão pouco tempo! Como poderei terminar tudo se estou preso a uma única tarefa?
Ugh. Agora, estou estressado e meu foco voou pela janela.
Como faço para combater isso: Tento me convencer a adotar uma mentalidade diferente. Em vez de me concentrar em ficar preso em uma tarefa, eu a reformulo como se estivesse progredindo, uma tarefa de cada vez. Você não pode subir as escadas a menos que coloque o pé no primeiro degrau, digo a mim mesmo.
**Geralmente, essa conversa estimulante ajuda. Por exemplo, se minha tarefa é criar um resumo de conteúdo para uma postagem de blog, as microtarefas ou subtarefas seriam: idealizar tópicos, encontrar palavras-chave, pesquisar peças de conteúdo relevantes para referência e criar um esboço. Isso imediatamente me faz sentir bem com minha produtividade.
Como implementar a monotarefa no ClickUp
Uma ferramenta que ajudou a tornar a monotarefa uma parte essencial da minha vida é o ClickUp. Há muitos aplicativos de bloqueio de tempo e foco por aí, mas nenhum se conecta ao meu fluxo de trabalho como o ClickUp.
Ele me ajuda a realizar minhas
metas de gerenciamento de tempo
melhorar meu
habilidades de gerenciamento de tarefas
alinhe meu tempo de foco com minha agenda diária e me permita colaborar com minha equipe, tudo na mesma plataforma. Não há necessidade de fazer malabarismos entre vários aplicativos, portanto, não há alternância de tarefas.
Veja como eu uso o ClickUp para implementar a monotarefa:
Gerenciamento de tempo e atenção
- Defina datas de início e de vencimento, monitore quanto tempo gasto em uma tarefa, adicione notas para contexto e obtenha insights sobre a minha produtividade (e a da minha equipe) com o Recurso de gerenciamento de tempo do ClickUp
Adicione estimativas de tempo para cada tarefa e faça seu projeto avançar sem problemas
- Visualize minhas tarefas diárias, semanais ou mensais com**Visualização do calendário do ClickUp. Programe e compartilhe tarefas com a função rápida de arrastar e soltar, configure reuniões e crie blocos codificados por cores para diferentes tarefas
- Sincronizar meuClickUp Tasks com os aplicativos de calendário e controle de tempo em minha pilha de tecnologia (como o Google Calendar) e gerencie minha agenda de forma conveniente a partir de uma única plataforma
- Mantenha as distrações afastadas com o Modo de Foco ativado**ClickUp DocsO Modo de foco na página oculta a barra lateral, mantendo meus olhos fixos apenas no texto em que estou trabalhando; e o Modo de foco em bloco reduz a opacidade de outros textos e conteúdos no meu documento para que eu possa prestar atenção apenas no parágrafo que estou digitando
Mantenha o foco profundo no que está digitando com o modo de foco em bloco no ClickUp Docs
- Altere a data de vencimento de uma tarefa atrasada que esteja bloqueando outras e permita que o ClickUp ajuste automaticamente as datas de vencimento das tarefas dependentes
Quando quero organizar minhas horas de trabalho de forma mais estruturada, opto por
. Por exemplo,
Modelo de bloqueio de tempo diário do ClickUp
ajuda a alinhar minha agenda com meus horários de pico de produtividade e me mantém concentrado em uma tarefa prioritária de cada vez.
Esse modelo personalizável me permite:
- Alocar um tempo específico para cada tarefa
- Analisar quais tarefas preciso fazer imediatamente, quais podem esperar ou quais posso delegar com a Matriz de Prioridade
- Evitar o esgotamento estimando com precisão o tempo necessário para concluir uma tarefa
- Visualizar toda a minha lista de tarefas do dia em um relance
- Definir blocos de tempo para fazer uma pausa e refletir sobre meu dia
A estrutura funciona tanto para uso pessoal quanto para gerenciar as agendas diárias da minha equipe. Nos dias em que tenho muitas tarefas colaborativas em mãos, esse modelo me ajuda a atribuir tarefas recorrentes aos membros da equipe, adicionar uma duração para cada tarefa e definir categorias personalizadas, como Idear, Escrever ou Editar
- Crie lembretes de qualquer lugar em meu espaço de trabalho com anexos, datas e programações recorrentes. Eu também defino Lembretes do ClickUp para comentários específicos em uma tarefa para lembrar onde acompanhar conversas importantes
Gerenciamento de tarefas
- Adaptei nosso ClickUp Workspace para se adequar ao meu fluxo de trabalho, definindo status e campos personalizados (por exemplo, nossos projetos de redação geralmente têm status como "Brainstorming", "Researching", "Writing" e "Final Draft")
Projete seu espaço de trabalho do seu jeito com status personalizados para o ClickUp Tasks and Goals
- Adicione prioridades para destacar as Tarefas com base no fato de serem Urgentes, Altas, Normais ou de baixa prioridade
Organize suas tarefas por prioridades e dedique seu tempo ao trabalho que mais importa, com o ClickUp
- Vincule tarefas relacionadas para entender a relação entre elas, encontrar recursos compartilhados, acompanhar o progresso e eliminar gargalos, como vincular uma tarefa de redação de blog à otimização de SEO
Vincule tarefas semelhantes ou dependentes para manter a coesão e gerenciar recursos relevantes em um só lugar
- Dividir minhas metas diárias, semanais ou mensais em metas menores comClickUp GoalsPosso definir cronogramas claros, atribuir tarefas a um ou vários membros da equipe e manter o controle de minhas tarefas com controle automático de progresso
Concentre-se em suas metas de curto e longo prazo com o ClickUp Goals
Anotações
- Faço anotações, crio listas de tarefas diárias e escrevo pensamentos ou ideias aleatórias que surgem em minha cabeça com o**ClickUp Notepad. Posso arrastar e soltar itens ou aninhar um sob o outro para criar uma hierarquia visual (por exemplo, adicionar 'Conduzir entrevista com o SME' como um item aninhado em 'Escrever post no blog') e transformar esses rabiscos em itens de ação/tarefas com apenas alguns cliques
Anote notas e ideias rápidas no ClickUp Notepad
...e isso é apenas a ponta do iceberg. Como uma ferramenta projetada para promover o trabalho concentrado, a maioria dos recursos do ClickUp suporta a monotarefa. Depois de criar o hábito, você pode explorar o aplicativo em profundidade e descobrir mais recursos para minimizar as distrações, economizar tempo e melhorar a qualidade do trabalho.
Monotasking My Way to Productivity and Excellence
A monotarefa me capacitou a gerenciar meu tempo e minha produtividade. É por isso que costumo recomendá-la aos membros da minha equipe que têm dificuldades para manter o ritmo.
Concentrando-me em apenas uma coisa de cada vez, eu me vi realizando as tarefas com uma clareza e eficiência recém-descobertas. Não se trata apenas de marcar as caixas mais rapidamente; trata-se de fazer as coisas melhor.
A monotarefa tem essa maneira sorrateira de liberar minha criatividade e minhas habilidades de resolução de problemas, fazendo com que eu me pergunte por que me preocupei com a multitarefa em primeiro lugar. Gosto de apertar o botão de pausa nas distrações e estar presente no momento, no meu fluxo
A tecnologia geralmente é criticada por distrair, mas com um software como o ClickUp, consigo manter a concentração e cumprir meus prazos de forma consistente. Experimente o ClickUp e veja como sua produtividade aumenta!