"A maneira como passamos nossos dias é, naturalmente, a maneira como passamos nossas vidas", diz a famosa frase da autora Annie Dillard. E quando você lê isso junto com "Os dias são longos, mas os anos são curtos", você sente uma sensação de pavor.
Será que estou fazendo o melhor uso do meu tempo? Meus dias estão estruturados de forma a se alinharem com minhas metas pessoais e profissionais?
É nesse ponto que gerenciamento de tempo pode ajudar, e a definição de metas de gerenciamento de tempo pode fornecer uma estrutura e uma nova maneira de ver o tempo que você tem e as metas que deseja alcançar.
O que são metas de gerenciamento de tempo?
As metas de gerenciamento de tempo são alvos específicos que você define para gerenciar seu tempo de forma mais eficaz. Essas metas ajudam a a priorizar tarefas estabeleça prazos claros e elimine atividades desnecessárias de seu dia a dia.
Por exemplo, a tarefa do proprietário de uma empresa tarefas semanais podem incluir o agendamento de chamadas com clientes potenciais, a delegação de tarefas e a avaliação do progresso dos projetos. Com precisão metas de gerenciamento de tempo se o proprietário da empresa tiver uma meta de gerenciamento de tempo, ele saberá exatamente quantas horas precisa reservar para cada tarefa e em que ordem elas devem ser realizadas.
A maneira mais comum de definir metas de gerenciamento de tempo é o modelo SMART:
- Específica: Uma meta bem definida que responde quem está envolvido, qual deve ser o resultado, o que deve ser realizado, etc.
- Mensurável: Uma meta quantificável e rastreável. "Quantas horas essa tarefa deve levar?"
- Alcançável: Uma meta realista e atingível
- Relevante: Uma meta prática, como uma que esteja alinhada com suas metas pessoais ou profissionais
- Limitada no tempo: Uma meta com um cronograma e um prazo claros
Quais são os benefícios de definir metas de gerenciamento de tempo?
Você tem uma lista clara de coisas a fazer. Então, por que deveria se preocupar em definir metas de gerenciamento de tempo também?
Vamos dar uma olhada em alguns dos benefícios de metas de gerenciamento de tempo :
✅ Um equilíbrio mais saudável entre vida pessoal e profissional
O gerenciamento adequado do tempo significa mais tempo para seus entes queridos e para você mesmo.
Você pode programar tempo para tarefas de alta prioridade dentro do horário de trabalho e ainda ter tempo para lazer e descanso.
Você procrastina menos
Você não precisa fazer malabarismos entre as tarefas quando tem uma lista de tarefas priorizadas.
Você pode canalizar sua energia para o trabalho profundo sem pensar no que fazer em seguida.
Um aumento de produtividade
Quando você está concentrado na realização de tarefas essenciais, sem ter que gastar tempo tentando descobrir "o que mais", você pode criar uma rotina. Essa rotina se concentra em ajudá-lo a realizar as tarefas mais importantes no seu horário mais produtivo.
Sem mais esgotamento
O trabalho mal administrado pode ser emocional e fisicamente desgastante. Acrescente prazos não cumpridos e uma equipe fora de foco e você provavelmente sofrerá um esgotamento na carreira.
O gerenciamento inteligente do tempo pode minimizar o estresse causado pela frustração e pela pressão do trabalho.
15 Exemplos de metas de gerenciamento de tempo que você pode definir
Estabelecer o gerenciamento do tempo pode ser uma tarefa árdua. Mas aqui estão alguns exemplos de estratégias de gerenciamento de tempo nas quais você pode se inspirar:
1. Estabeleça metas numéricas definidas
Uma meta clara é aquela com cronogramas realistas e resultados mensuráveis, e que é bem comunicada.
Digamos que você seja um estudante de design. Sua meta pode ser terminar um projeto em grupo dentro do prazo e trabalhar em equipe. Mas anotar e acompanhar várias metas com prazos e responsáveis é um desafio.
Se você usar uma ferramenta como o ClickUp, com Metas do ClickUp você pode definir metas para o seu trabalho, mantendo-se dentro do cronograma metas inteligentes e acompanhar suas vitórias como um grupo.
Use o ClickUp para acompanhar o progresso com metas numéricas, monetárias, verdadeiro/falso e de tarefas
Veja como:
- Defina metas tangíveis, como metas numéricas, de sim/não e monetárias, para facilitar o controle. Por exemplo, criar cinco wireframes de sites por semana (uma meta numérica)
- Organize várias metas individuais e**metas da equipe **em pastas
- Acesse recursos visuais avançados para seus objetivos e metas ao criar quadros de humor para referências rápidas
- Estabeleça prazos para sua equipe/grupo e monitore o progresso deles usando cartões de pontuação semanais
2. Controle seu tempo diariamente
Você sabe quais são as tarefas que consomem mais tempo?
Se não, esse é um alerta para controlar o tempo e descobrir atividades inúteis e improdutivas que consomem seu tempo. Isso também inclui suas atividades pessoais.
Quanto tempo passou nas mídias sociais hoje?
Mas lembre-se, isso serve para estimar quais atividades compõem a maior parte do seu dia e não para substituí-las. Controle de tempo é muito fácil com o ClickUp.
Você pode registrar o tempo em qualquer dispositivo usando o ClickUp extensão gratuita do Chrome **Torna o controle de tempo relacionado a tarefas o mais simples possível.
Registre o tempo à medida que avança ou insira-o manualmente com o controle de tempo no ClickUp
Trabalhando em um relatório em seu iPad? Basta clicar em "iniciar" com o cronômetro global do ClickUp e parar se estiver fazendo uma pausa ou alternando entre tarefas.
Você também pode adicionar estimativas de tempo às tarefas diárias individuais e da equipe para saber quanto tempo uma tarefa deve levar.
3. Priorize suas tarefas
"Comer o sapo" é um método popular de gerenciamento de tempo porque "comer o sapo", ou seja, terminar a tarefa mais crítica e desafiadora antes de pegar o resto, é a melhor maneira de fazer as coisas.
Em outras palavras, priorização de tarefas é essencial para concluir tarefas importantes e de alto valor dentro do prazo, de modo que você esteja progredindo em direção a metas SMART maiores. Deixe as tarefas mais fáceis ou de baixa prioridade para o final.
Aprimore sua organização de tarefas adicionando tags personalizadas e use as opções de filtro em List e Board View para identificar com precisão suas tarefas de maior prioridade
Crie uma lista de tarefas de alta prioridade todas as manhãs ou todas as semanas, seguida por uma de baixa prioridade, como um truque simples para reconhecer e agir em tarefas urgentes. Isso garantirá que as tarefas essenciais não sejam deixadas de lado por solicitações ad hoc.
4. Use técnicas de bloqueio de tempo
Bloqueio de tempo é quando você divide seu dia em vários blocos de tempo para atividades pessoais ou relacionadas ao trabalho.
Cada bloco é dedicado à conclusão da tarefa em questão sem distrações.
Aqui estão alguns exemplos de técnicas de bloqueio de tempo:
- A regra 3/3/3: Dedicar três horas diárias a três tarefas urgentes e três não tão urgentes. Por exemplo, concluir três reuniões e responder a três e-mails em um período de três horas na terça-feira
- A técnica Pomodoro: Dividir seu dia de trabalho em blocos de 25 minutos de trabalho focado, seguidos de um intervalo de 5 minutos de cada vez. Faça isso por pelo menos quatro ciclos
- GTD (Getting Things Done): A GTD é semelhante à técnica Pomodoro. Com a GTD, você ataca uma tarefa de frente e configura um cronômetro de 25 minutos, faz um intervalo de 5 minutos e continua até a conclusão
- A regra das 4 horas: A regra das 4 horas é uma técnica de bloqueio de tempo monotarefa em que você define uma janela de 4 horas para concluir uma atividade
Mantenha o controle de reuniões ou eventos atuais, passados e futuros com o modelo de bloqueio de horário do ClickUp
5. Delegue algumas de suas tarefas
Você não precisa fazer tudo. Um pouco de delegação pode ajudá-lo a ter um melhor controle do seu dia.
Comece aos poucos, atribuindo tarefas de baixo valor à sua equipe, ou contrate um assistente virtual se for um empresário individual. Defina expectativas de cronograma e comunique os requisitos para que não haja idas e vindas.
Eventualmente, você perceberá duas vitórias significativas: mais tempo livre para tarefas críticas e de alto valor, sua equipe fica mais confiante e você pode delegar mais.
Lembre-se de que não há problema em pedir ajuda. A delegação requer uma mudança de mentalidade e é uma parte essencial do gerenciamento diário do tempo.
6. Elimine todas as suas distrações
Evitar distrações é mais fácil falar do que fazer. Além disso, trabalhar na Internet ou em um grupo de colegas próximos dificulta a concentração.
Aqui estão algumas maneiras de eliminar a distração durante o trabalho:
- Instale um bloqueador de notificações em seu laptop ou smartphone, para que você trabalhe sem interrupções
- Coloque seu telefone e outros canais de comunicação no modo "Não perturbe "
- Desinstale temporariamente aplicativos que distraem, como mídia social e jogos, do seu telefone ou desktop
- Desative as notificações de e-mail para não ser induzido a responder a novos e-mails enquanto estiver trabalhando em tarefas críticas
- Se estiver trabalhando em seu escritório, reserve uma sala de reunião para trabalhar sozinho até concluir seu trabalho
7. Dê adeus à procrastinação
E experimento afirma que a procrastinação é mais sentida quando a tarefa é mais complicada.
Portanto, aqui está algo que você pode fazer conscientemente para minimizar a procrastinação:
- Divida uma tarefa difícil em subtarefas com cronogramas alcançáveis em vez de assumir tudo. Por exemplo, o proprietário de um produto pode dividir o lançamento de um novo produto em subtarefas menores, como atualizações do site nos dias 1 e 3, estratégia de preços nos dias 4 e 5, distribuição nos dias 6 a 10, automação de marketing nos dias 11 a 15 etc.
- Defina um limite de tempo e monitore-o usando o ClickUp'sExtensão do Chrome do Time Tracker à medida que você passa de uma tarefa para outra
8. Use ferramentas visuais para multitarefa
Se você gerencia vários projetos e tem subordinados diretos, não tem outra opção a não ser realizar multitarefas com frequência.
As ferramentas visuais simplificam a multitarefa e fazem com que cada tarefa pareça realizável.
Por exemplo, Gráficos de Gantt podem mostrar dependências e sobreposições de tarefas, Quadros Kanban podem ajudá-lo a visualizar o progresso da tarefa, fluxogramas podem mostrar as dependências da tarefa e Mapas mentais podem ajudá-lo a fazer um brainstorming de ideias.
Use a visualização do gráfico de Gantt no ClickUp para agendar tarefas, acompanhar o andamento do projeto, gerenciar prazos e lidar com gargalos.
9. Simplifique as reuniões
Acompanhe suas horas de reunião e você ficará surpreso ao descobrir como algumas reuniões consomem muito tempo e são menos produtivas.
Configure atualizações assíncronas usando um ferramenta de gerenciamento de tarefas para mapear o progresso do projeto e limitar a duração da reunião com uma pauta clara.
Isso significa que não haverá mais "chamadas rápidas" ou discussões de 15 minutos que se transformaram em horas. Clipe do ClickUp do ClickUp ajuda você a se comunicar com eficiência por meio de gravações de tela e elimina a necessidade de reuniões. Grave vídeos (tela + câmera) do seu navegador e compartilhe-os com seus colegas de equipe.
Compartilhe sua mensagem de vídeo com um link direto do navegador que não requer downloads e pode ser visualizado instantaneamente após a gravação
10. Gerencie os prazos do projeto
Gerenciar prazos não se trata apenas de cumpri-los. Trata-se também da eficiência com que você planeja seu trabalho para cumprir um prazo.
Isso inclui definir datas claras para cada tarefa que leva à conclusão do projeto.
É nesse ponto que o uso de Visualização do calendário do ClickUp pode ajudar a fornecer uma visão geral de todos os eventos e cronogramas a serem considerados para o projeto em questão.
11. Desenvolva uma rotina
As rotinas são chatas? Na verdade, não. A verdade é que você já está seguindo uma rotina subconscientemente. Você usa os mesmos aplicativos, come no mesmo horário todos os dias, faz o mesmo trajeto para o trabalho etc.
Então, por que não desenvolver uma rotina fixa e consciente para seu trabalho também?
Aqui estão algumas técnicas de gerenciamento de tempo para desenvolver uma rotina:
- Programe um bloco de tempo específico para reuniões internas e discussões de equipe
- Estabeleça um período fixo para realizar tarefas de alta prioridade antes de qualquer outra coisa; coma esse sapo!
- Termine o trabalho em um horário fixo diariamente, para que sua vida pessoal não seja afetada
- Programe uma hora por dia para responder a e-mails, por exemplo, todos os dias entre 14 e 15 horas
12. Automatize tarefas repetitivas
Tarefas repetitivas, como gerenciamento de documentos, atualizações de tarefas ou relatórios, são de baixo valor e consomem muito tempo.
Torne sua missão eliminá-las de sua carga de trabalho diária por meio da automação. Essa é uma das habilidades de gerenciamento de tempo mais importantes a serem desenvolvidas.
Não tem certeza de onde e como começar a usar a automação? Tente Automação do ClickUp .
Atribua novas tarefas, mova os status das tarefas, adicione comentários, aplique tags e muito mais no piloto automático.
Use receitas de automação pré-criadas no ClickUp ou personalize-as com base em suas necessidades para que sua equipe possa se concentrar no que é mais importante
13. Não pule os intervalos
Desconecte-se e faça pausas com frequência para evitar o esgotamento. Vários estudos demonstraram que as pausas levam a uma maior produtividade e satisfação no trabalho.
Administrar o tempo tem a ver com administrar sua energia, assim como ter o vigor e a disposição para abordar diferentes prioridades diárias. Como regra geral, faça pequenas pausas a cada 25 a 90 minutos de trabalho.
Você pode programar uma pausa no trabalho ou configurar um cronômetro para monitorar seu trabalho e alertá-lo quando for a hora de fazer uma pausa. Suas costas também lhe agradecerão por isso.
14. Aprenda a dizer não
Aprender a dizer não é estabelecer limites. Isso protege seu tempo, sua liberdade, sua energia e sua saúde mental.
Você ficará sobrecarregado com trabalho adicional e prioridades cada vez menores sem limites específicos. Portanto, identifique o que é menos importante para que você possa lidar primeiro com as tarefas essenciais antes de dizer sim a um novo trabalho.
Defina expectativas claras dentro e fora do seu local de trabalho para que seus amigos, familiares e colegas saibam quando esperar uma resposta sua.
15. Veja o panorama geral
Você está sobrecarregado com mudanças ou se afogando em listas de tarefas? Dar um passo atrás pode ser a solução para ver o panorama geral.
Dê um passo atrás e veja quais poderiam ser suas maiores vitórias daqui a semanas ou meses. Anote-as.
Você estará mais bem preparado para projetos futuros, abraçará as mudanças, planejará o tempo de forma eficaz e entenderá quando seu prato estiver cheio.
Por exemplo, como indivíduo, você deve verificar o seu progresso todos os meses, enquanto que para a sua equipe, você deve estabelecer um ciclo de revisão trimestral.
Priorize suas metas de gerenciamento de tempo para progredir
A consistência é uma das habilidades de gerenciamento de tempo que é mais fácil falar do que fazer. Lembre-se de que não há problema em não fazer tudo certo todos os dias. Afinal de contas, somos humanos.
Se você estiver sobrecarregado, comece com o mínimo necessário - defina pequenas metas que possam ser monitoradas, priorize tarefas, delegue trabalho e separe blocos de tempo específicos.
Mas se você deseja operacionalizar essas táticas e torná-las parte de sua rotina, o ClickUp pode ajudar!
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