Como incentivar a colaboração híbrida no trabalho

A colaboração híbrida - uma mistura de interação presencial e remota entre funcionários - é um reflexo da natureza mutável do próprio trabalho e dos avanços tecnológicos que o possibilitam.

A natureza do trabalho mudou radicalmente desde o início desta década. As equipes distribuídas se tornaram a norma. Trabalho em tempo real é cada vez mais comum. Os funcionários exigem flexibilidade, não apenas de tempo, mas também de espaço, de seus possíveis empregadores.

Os avanços tecnológicos em software de gerenciamento de projetos, ferramentas digitais, dados e análises estão permitindo a colaboração no local de trabalho como nunca antes.

No entanto, existem algumas preocupações fundamentais. O que significa flexibilidade? Como os gerentes podem se ajustar à variação das demandas dos funcionários? Como os líderes de equipe podem acomodar cronogramas híbridos sem afetar o crescimento organizacional?

Continue lendo para descobrir algumas maneiras pelas quais a colaboração híbrida no trabalho pode funcionar.

Entendendo a colaboração híbrida

A colaboração híbrida refere-se aos métodos que as equipes usam para trabalhar em um ambiente de escritório ou remotamente de casa ou de outro lugar. A colaboração híbrida no trabalho é caracterizada por:

• Combinação de modelos: As equipes trabalham presencialmente e remotamente. Isso pode significar que elas trabalham alguns dias da semana no escritório, que alguns membros da equipe trabalham no escritório ou que tarefas específicas são concluídas no escritório
• Diversos locais: As equipes podem estar em várias partes do mundo trabalhando juntas nos mesmos projetos
• Espaço de trabalho virtual: As equipes usam um espaço de trabalho virtual, incluindo ferramentas de comunicação, brainstorming, ideação e colaboração híbrida para trabalharem juntas
• Continuidade: As equipes que trabalham no escritório podem continuar a conversa on-line como resultado de seu conjunto de ferramentas digitais

Como o trabalho híbrido é diferente do trabalho remoto?

Há algumas diferenças fundamentais entre o trabalho híbrido e o remoto. Elas são as seguintes.

Diferenças entre trabalho híbrido e trabalho remoto

Quais são os tipos de colaboração híbrida?

As pessoas geralmente presumem que "híbrido" se aplica apenas à localização. Na verdade, o trabalho híbrido também inclui o tempo de trabalho das equipes. Com base nesses dois parâmetros, há quatro tipos de colaboração híbrida.

recurso | Síncrono | Assíncrono | | Recurso | --------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Presencial | Trabalhar em conjunto no mesmo local físico e ao mesmo tempoMelhor para a solução de problemas complexos, brainstorming e negociaçãoAcontece com frequência, dependendo da política da empresa | Trabalhar no mesmo espaço, mas em horários escalonados (sem sobreposição)Melhor para os membros da equipe interagirem com outras equipes ou terem uma noção da cultura da empresaAcontece raramente | | Trabalhar em locais diferentes, mas ao mesmo tempoUsar ferramentas como videochamadas ou bate-papo por texto para colaborarÉ melhor para equipes com habilidades exclusivas, que resolvem problemas complexosÉ frequente Trabalhar de forma independente em diferentes locais e em seus próprios horáriosUsar ferramentas como software de gerenciamento de projetos, e-mails etc. para colaborarÉ melhor para equipes autogerenciadas e altamente organizadasÉ muito frequente

Tipos de colaboração híbrida

Os desafios da implementação da colaboração híbrida

O trabalho híbrido apresenta tantas interrupções quanto benefícios. Portanto, a implementação de um sistema que facilita a colaboração híbrida também enfrenta desafios, como os seguintes.

Desafios sociais

Barreiras de interação: A falta de oportunidades de socialização e construção de relacionamentos pode fazer com que as equipes trabalhem nas mesmas coisas, mas de forma distante.

Conexões perdidas: A perda de conversas no bebedouro e de encontros informais pode levar ao isolamento e ao estresse.

Preocupações não percebidas: Os gerentes e até mesmo os colegas podem não perceber os indicadores das preocupações/doenças/lutações de alguém quando não percebem os sinais de comunicação não verbal.

Estilos de gerenciamento: Os líderes empresariais estão acostumados com o estilo de gerenciamento de rastreamento e monitoramento, em que "vigiam" os membros da equipe constantemente. Esses gerentes acham difícil desenvolver um estilo de gerenciamento baseado na confiança.

Comunicação

**Lacuna de comunicação: Interação mínima face a face, baixo envolvimento, reuniões ruins e documentação limitada podem contribuir para as lacunas de comunicação.

Reuniões de baixa qualidade: Sem dicas presenciais, habilidades para conduzir uma reunião, envolvimento proativo e uma agenda clara, as reuniões podem se tornar frustrantes. Como resultado, as equipes podem perder informações e conexões.

Perda na tradução: Quando as equipes não investem tempo e energia para documentar as informações, muito conhecimento pode ser perdido durante a transferência de uma pessoa para outra.

Colaboração

Falta de pontos em comum: Sem um espaço de trabalho virtual unificado, as equipes podem perder o contexto e a base comum necessários para trabalharem juntas. Esse é um desafio tanto técnico quanto comportamental.

Perda de empolgação assíncrona: Imagine que você tenha uma ideia fantástica, envie-a para um colega e ele responda 12 horas depois. É natural que você perca o entusiasmo/interesse nesse momento. Sem colaboração em tempo real as ideias podem morrer antes mesmo de decolar.

Discussões fora do local de trabalho: No escritório, as pessoas tomam chá, almoçam ou caminham até o estacionamento, criando camaradagem, mesmo que não falem sobre trabalho. As equipes híbridas geralmente perdem essa oportunidade, diminuindo o resultado coletivo.

A chave para solucionar esses desafios é investir na equipe certa colaboração na nuvem tecnologias, treinando os funcionários em seu uso e criando uma cultura que valoriza a inclusão, a flexibilidade e a cooperação, independentemente do local. Vamos ver como.

Enfrentando os desafios da colaboração híbrida

Antes de comprar um software de trabalho híbrido para obter uma visão geral do desempenho da sua equipe, você precisa entender os aspectos sociais, culturais e tecnológicos mais profundos do desempenho da sua equipe. Portanto, comece pelo início.

1. Entenda o ambiente de trabalho híbrido

Faça a si mesmo as seguintes perguntas.

• Quantas de nossas equipes trabalham no modelo híbrido?
• O queferramentas de comunicação no local de trabalho eles estão usando atualmente?
• Quais são os desafios que estão enfrentando?
• Quais são as ineficiências ou deficiências que os gerentes estão relatando?
• Por que esses desafios/ineficiências estão ocorrendo?
• Que soluções as equipes criaram para superar ou tolerar esses desafios/ineficiências?

Depois de entender isso, organize uma pilha de ferramentas de colaboração on-line como o ClickUp, para permitir a comunicação híbrida.

2. Evitar a implosão da comunicação

Já esteve em uma situação em que você enviou um documento a alguém por e-mail, fez o acompanhamento no Slack, editou o arquivo no Google Docs (e adicionou comentários), espalhando sua comunicação de um lugar para outro?

Isso é normal nos locais de trabalho modernos. Esse também é o maior desperdício de energia!

Ao trabalhar de forma assíncrona, consolide toda a comunicação em uma única plataforma, como o ClickUp, para que nenhuma mensagem seja perdida. De fato,

Visualização do bate-papo do ClickUp

ajuda a ver todas as mensagens em um só lugar, para que você possa enviar suas respostas em ordem.

Consolidação de toda a comunicação no local de trabalho com a visualização do ClickUp Chat

Se você não está familiarizado com a configuração de políticas de comunicação, experimente

O modelo de quadro branco do Plano de Comunicações do ClickUp

. Ele o ajudará a fazer um brainstorming dos processos necessários e a documentá-los de forma eficaz.

3. Estabeleça protocolos de comunicação claros

As ferramentas são um auxílio, não a solução em si. Portanto, ao implementar suas ferramentas, estabeleça proteções e práticas recomendadas para usá-las.

Deixe claro o que significa "híbrido" para você. Defina suas expectativas quanto ao tempo de resposta, modo de trabalho, canal de comunicação, acompanhamento, documentação e desenvolvimento de conteúdo colaborativo.

Por exemplo, você pode dizer que, quando houver uma edição no documento que você está editando de forma colaborativa, espera-se uma resposta em 4 horas.

Por outro lado, talvez você precise que algum trabalho seja feito de forma síncrona. Com uma ferramenta como o ClickUp, suas equipes podem agendar com antecedência e trabalhar juntas. Ou usar

Detecção de colaboração do ClickUp

para ver quem está on-line e enviar um ping em tempo real.

4. Equilibre a comunicação síncrona e assíncrona

Nem todo trabalho pode ser concluído de forma assíncrona. Às vezes, um problema exige que duas pessoas se sentem juntas e o resolvam, mesmo que em dois locais diferentes. Portanto, equilibre a colaboração síncrona e assíncrona ao projetar arranjos de trabalho híbridos.

• Defina expectativas claras para os horários em que as equipes híbridas precisam estar on-line
• Descreva os problemas que podem ser resolvidos de forma assíncrona e outros que exigem a presença de duas pessoas juntas
• Incentive os membros da equipe a definir o status de disponibilidade em sua ferramenta de gerenciamento de projetos ou calendário, para que outras pessoas possam ser convidadas a trabalhar juntas, se necessário

5. Seja transparente e inclusivo

Tradicionalmente, os membros da equipe tendem a guardar as informações em seus corações. Quando necessário, outros membros da equipe as solicitavam e recebiam. Os locais de trabalho modernos não podem se permitir essa dança.

O ambiente de trabalho híbrido de hoje respeita a transparência. Esteja disposto a documentar e publicar não apenas informações importantes, mas também seus processos, abordagens e todo o conhecimento tácito.

Com

Documentos do ClickUp

você pode documentar e publicar informações para a equipe e compartilhá-las com as pessoas relevantes fora da organização. Por outro lado,

Quadros brancos ClickUp

são um ótimo lugar para mapear seus processos ou fluxos de trabalho para garantir que todos conheçam todo o contexto.

Essa transparência melhorará drasticamente a colaboração da equipe híbrida, pois as pessoas podem buscar informações e obtê-las no momento e no local que escolherem para trabalhar. O fato de não ter acesso às informações não será mais uma barreira para a realização do trabalho.

Mapeie processos e fluxos de trabalho com eficiência com os quadros brancos ClickUp

Implementando a colaboração híbrida com ferramentas de colaboração como o ClickUp

Se tudo o que você tem é um martelo, tudo parecerá um prego. Se tudo o que tiver for uma planilha, você só pensará em linhas e colunas. Portanto, a implementação da ferramenta ferramentas de colaboração empresarial é fundamental para o sucesso organizacional.

Ao implementar ferramentas de trabalho híbridas, considere o seguinte.

Equitabilidade

Escolha uma ferramenta que ofereça a todos os funcionários a chance de serem incluídos, vistos e ouvidos em uma discussão. Mantenha todos os modos de comunicação - texto, áudio, vídeo, comentários, gravações de tela, etc. - abertos, para que as pessoas possam contribuir da maneira que for melhor para elas.

O ClickUp permite tudo isso e muito mais.

Tarefas do ClickUp

oferecem comentários aninhados para que as equipes conversem no contexto.

Clipes do ClickUp

reúna gravação de voz e tela para se comunicar com clareza.

Os ClickUp Clips facilitam a gravação da tela e o compartilhamento rápido de feedback

Facilidade de uso

Se você não escolher a ferramenta certa, simplesmente atualizá-la e gerenciá-la pode se tornar uma tarefa enorme.

Escolha uma ferramenta com UX simples e fácil de usar. Crie fluxos de trabalho simplificados para garantir que a ferramenta de gerenciamento de projetos reduza a carga de trabalho, e não a aumente. Automatize os processos que podem ser automatizados.

Por exemplo,

Cérebro ClickUp

gera automaticamente notas de standup com base em todas as atualizações realizadas na plataforma pelos usuários. Imagine quanto tempo isso pode economizar!

Outro aspecto importante de sua ferramenta de colaboração no local de trabalho é a capacidade de apoiar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Isso pode ser tão simples quanto silenciar as notificações fora do horário de expediente ou definir um status de disponibilidade claro para uma melhor alocação da carga de trabalho.

Adaptabilidade

As equipes híbridas geralmente têm situações em que algumas pessoas estão no escritório e outras trabalham remotamente. Isso significa que elas precisam realizar reuniões híbridas em que todos possam participar igualmente.

Os recursos do ClickUp são projetados para permitir isso. Por exemplo, em uma sala de conferência, uma pessoa pode projetar o ClickUp Docs e escrever, enquanto os membros remotos da equipe podem visualizar a atualização em tempo real em seus computadores.

Abrangência

A proliferação de ferramentas é real. As organizações usam regularmente uma ferramenta para conversas em tempo real, outra para gerenciamento de projetos, uma terceira para brainstorming, outra para documentação, etc. Isso cria desafios, como os seguintes.

• As informações estão espalhadas pelas ferramentas
• A integração dessas ferramentas é complexa e ineficiente
• A adoção de tecnologia é menor porque o excesso de ferramentas parece muito trabalhoso
• Os dados e os insights dessas ferramentas são mínimos

Para evitar tudo isso, escolha uma ferramenta que seja abrangente. Uma ferramenta como o ClickUp é mais do que apenas gerenciamento de projetos. Ela capacita as equipes com todas as ferramentas necessárias para realizar o trabalho.

Seja um quadro branco, uma plataforma de comunicação, um sistema de gerenciamento de carga de trabalho ou um painel de controle abrangente, o ClickUp tem tudo isso. É um espaço de trabalho colaborativo, projetado para incentivar as interações e, ao mesmo tempo, respeitar os diferentes padrões de trabalho e as preferências individuais.

Veja você mesmo.

Experimente o ClickUp hoje mesmo!