Microsoft Access vs. Excel: Qual deles você deve usar?

Os dados são como a água. São essenciais, abundantes e, às vezes, difíceis de manusear.

E a única maneira de se manter à tona nesse mar de informações? Um sistema sólido de gerenciamento de dados.

Um sistema de gerenciamento de dados é projetado para organizar, armazenar, recuperar e gerenciar grandes volumes de dados com eficiência. Quer você seja um estudante trabalhando em um projeto de pesquisa ou um cientista da NASA explorando os mistérios do universo, você precisa de um bom sistema de gerenciamento de dados.

É por isso que o Microsoft Access e o Excel são tão populares - eles são perfeitos para gerenciar bancos de dados. Eles têm interfaces fáceis de usar e atalhos práticos para facilitar e agilizar seu trabalho. Eles estão no mercado há muito tempo e conquistaram a confiança de milhões de usuários.

Mas qual deles é melhor? Realizar análises no Access ou usar o Hacks do Excel ?

É sobre isso que trata esta postagem do blog. Vamos comparar e contrastar os recursos, os prós e os contras dessas duas ferramentas da Microsoft para ajudá-lo a tomar uma decisão informada. Não importa se você prefere planilhas ou bancos de dados, nós o ajudaremos.

O que é o Microsoft Access?

via Microsoft O Microsoft Access é um conhecido sistema de gerenciamento de banco de dados relacional que foi lançado em novembro de 1992.

É um dos mais antigos e populares programas de banco de dados para Windows, pois combina recursos avançados de ferramentas de desenvolvimento com uma interface fácil de usar, o que o torna uma ótima opção para gerenciar e visualizar dados.

Pense nele como o Microsoft Excel - você pode usar o Access para armazenar, editar e visualizar dados. Mas o Access vai além e oferece um kit de ferramentas para criar e gerenciar bancos de dados. Dessa forma, você pode facilmente manter, organizar e analisar muitos dados.

É especialmente bom para indivíduos ou pequenas empresas que estão começando a usar bancos de dados sem nenhum conhecimento técnico.

Recursos do Microsoft Access

Agora, vamos dar uma olhada em alguns dos recursos mais exclusivos do Microsoft Access:

1. Formulários personalizáveis

via Microsoft O Microsoft Access permite que você crie formulários personalizáveis, facilitando a interação visual com os dados.

Esses formulários vão além da simples inserção de dados - eles permitem visualizar e editar registros, realizar cálculos e validar dados para uma entrada precisa.

O Access fornece várias ferramentas para projetar formulários, permitindo a personalização de layouts, temas e controles. É possível personalizar os formulários com caixas de texto, listas suspensas e botões, criando uma interface fácil de usar para trabalhar com as tabelas.

2. Relacionamentos

As tabelas são os blocos de construção de qualquer sistema de gerenciamento de dados, e criá-las no Microsoft Access é relativamente fácil.

Você pode definir regras para os campos, como, por exemplo, o tipo de dados que eles podem conter, e fazer com que o entrada de dados ficam melhores com a formatação. Mas a mágica acontece quando você vincula essas tabelas usando chaves primárias e estrangeiras.

via Microsoft Essa conexão entre tabelas, conhecida como relacionamento, garante que os dados permaneçam consistentes, facilitando a obtenção de respostas quando você faz uma pergunta ao banco de dados.

Você pode conectar tabelas de três maneiras: uma para uma, uma para muitas e muitas para muitas.

3. Designer de consultas

O Microsoft Access permite que você use consultas para classificar e analisar seus dados. Se você deseja visualizar, copiar, imprimir ou executar tarefas com seus dados, as consultas podem fazer isso acontecer.

via Microsoft O Access vem com um designer de consultas, uma ferramenta útil para obter dados específicos de um banco de dados com base em seus critérios. Você pode usá-lo para criar consultas, acessar dados ou escrever diretamente instruções SQL para se comunicar com o banco de dados.

Há diferentes tipos de consultas no MS Access, como consultas de seleção, consultas de parâmetros e consultas de ação. Essas consultas funcionam como filtros, permitindo que você recupere dados e analise informações de uma ou mais tabelas. Você pode filtrar e manipular dados, fazer cálculos e até mesmo criar novos campos.

4. Macros e módulos

O Microsoft Access não é apenas uma plataforma de banco de dados visual; ele também oferece ferramentas para desenvolvimento e programação de software.

via Microsoft Uma dessas ferramentas são as macros. Elas podem automatizar tarefas repetitivas para você, como abrir formulários, executar consultas ou gerar relatórios em uma sequência de ações.

A melhor parte? Você não precisa ser um especialista em tecnologia para criar essas macros. O Access tem um Designer de Macro que permite que você as crie usando uma interface visual, sem necessidade de codificação.

Enquanto isso, se você for um desenvolvedor e gostar de codificar, poderá fazê-lo por meio de módulos.

via Microsoft Um módulo é como uma coleção de comandos que adicionam mais recursos ao seu banco de dados. Você pode escrever seus módulos usando a linguagem de programação Visual Basic for Applications (VBA).

Use-a para criar soluções personalizadas para seus bancos de dados, tornando as coisas mais simples quando o programa for executado.

Preços do Microsoft Access

• Microsoft Access (licença autônoma): $159,99/PC ou Mac

Embora a ferramenta tenha muitas funções úteis, entendemos por que você pode querer procurar Alternativas ao Microsoft Access . A seguir, apresentamos uma visão geral do Microsoft Excel e seus principais recursos.

O que é o Microsoft Excel?

via Microsoft O Microsoft Excel é um dos aplicativos de planilha eletrônica mais usados e poderosos do mundo.

Ele foi introduzido pela primeira vez para Windows em 1985. É amplamente utilizado para tarefas que vão desde a simples entrada de dados e cálculos básicos até a modelagem financeira complexa, análise de dados e relatórios.

Sua versatilidade e interface amigável fazem dele uma ferramenta valiosa para o gerenciamento de dados - para indivíduos, empresas e organizações de vários setores.

Recursos do Microsoft Excel

Vamos dar uma olhada em alguns dos principais recursos do Excel que podem facilitar a manipulação e o gerenciamento de dados:

1. Fórmulas e funções

via Microsoft Graças a suas fórmulas e funções, o Microsoft Excel é excelente em matemática e no trabalho com dados complexos.

As fórmulas permitem que você faça todos os tipos de cálculos combinando números, operadores (como + ou -) e referências a células. Elas sempre começam com um sinal de igual (=) e funcionam como instruções a serem seguidas pelo Excel.

As funções são como instruções pré-fabricadas que o Excel já conhece. Elas facilitam os cálculos complicados. Você pode usá-las em suas fórmulas para realizar tarefas específicas.

Existem cerca de 400 funções para várias finalidades, como realizar operações matemáticas, inserir texto e datas, lidar com dinheiro e executar uma pesquisa no Excel.

2. Formatação condicional

via Microsoft A formatação condicional no Microsoft Excel altera automaticamente a aparência das células com base nas regras definidas por você. Esse recurso ajuda a realçar dados importantes, destacando tendências ou valores discrepantes para sua análise de dados.

Com a formatação condicional, você pode alterar a cor de fundo, a cor do texto ou o estilo das células, dependendo de seus valores ou dos resultados da fórmula.

Esse recurso é especialmente útil para analistas de dados, permitindo que eles codifiquem as células por cores com base nos critérios escolhidos. Por exemplo, você pode usá-lo para dar um aumento de cor às pontuações de desempenho dos funcionários acima de 70, tornando mais rápido identificar os funcionários com alto desempenho.

3. Tabelas dinâmicas e gráficos dinâmicos

via Microsoft No Microsoft Excel, as tabelas dinâmicas transformam tabelas comuns em resumos inteligentes, ajudando você a fazer cálculos como contagem, média e soma com base em recursos selecionados.

Isso facilita a obtenção de conclusões a partir dos dados, especialmente quando se lida com grandes conjuntos de dados em que encontrar padrões pode ser um desafio. Com apenas alguns cliques, as tabelas dinâmicas permitem que você organize grupos de dados para facilitar a localização das informações necessárias. Quando a tabela estiver pronta, você poderá criar um PivotChart para visualizar seus dados.

As tabelas dinâmicas e os gráficos dinâmicos trabalham juntos, permitindo que você reformate e analise seus dados sem usar fórmulas complexas todas as vezes.

4. Pesquisa e referências

via Microsoft As funções Lookup e Reference o ajudam a encontrar valores específicos em um conjunto de dados ou a consultar partes específicas de uma planilha. Essas funções são essenciais para a análise de dados, especialmente quando se trabalha com grandes quantidades de dados.

Algumas funções comuns nessa categoria são VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP e XLOOKUP para procurar valores, e INDEX, MATCH, OFFSET e INDIRECT para tarefas de referência.

Para os analistas, essas funções são valiosas para fazer a correspondência entre os dados de uma tabela e um determinado valor de entrada.

Preços do Microsoft Excel

• Microsoft Excel (licença autônoma): $159,99/PC ou Mac
• Microsoft Excel com Microsoft 365: A partir de US$ 6,99/mês

Microsoft Access vs. Excel: Recursos comparados

Vamos agora comparar os recursos das duas ferramentas para deixar claro qual delas atende melhor às suas necessidades.

Aqui está uma análise detalhada do MS Access versus MS Excel:

1. Armazenamento de dados

O MS Access e o MS Excel podem lidar com uma grande quantidade de dados e manter a integridade dos dados, mas diferem na quantidade de informações que podem armazenar.

O Microsoft Access, um programa de banco de dados, foi projetado para necessidades mais complexas de armazenamento de dados. Ele oferece excelente capacidade de armazenamento e recursos de classificação, o que o torna ideal para cenários em que o gerenciamento de dados estruturados e relacionais é essencial.

O Microsoft Excel é bom para o armazenamento básico de dados porque é executado em um modelo de dados simples. Isso significa que os dados não estão interligados entre si, o que o torna adequado para listas simples.

O Excel é melhor para conjuntos de dados menores, organizando os dados em linhas e colunas em uma interface semelhante a uma grade. Embora possa se conectar a fontes de dados externas, a edição direta de dados não é seu ponto forte.

É nesse ponto que o Excel deixa a desejar. O Access é facilmente adequado a conjuntos de dados mais extensos e interconectados.

2. Análise de dados

Tanto o Access quanto o Excel são ferramentas poderosas para análise de dados. Entretanto, isso não significa que essas duas plataformas possuam recursos analíticos idênticos.

O Microsoft Access é excelente para análise avançada de dados. Ele usa SQL para recuperar rapidamente dados específicos de uma ou mais tabelas.

O Access permite que você use expressões em consultas para calcular valores, aprimorando seus recursos analíticos. Ele permite que você visualize os dados de diferentes maneiras e realize consultas complexas, facilitando a extração de subconjuntos específicos de dados.

O Microsoft Excel tem várias ferramentas para analisar dados. Ele oferece funções e fórmulas integradas que ajudam os usuários a realizar cálculos e analisar tendências.

O Excel é excelente para criar fórmulas personalizadas e usar funções para entender padrões de dados. Você pode representar visualmente os dados e criar relatórios ou gráficos de tabela dinâmica para uma análise melhor, mas ele é menos avançado que o Access, que se orgulha de ter referências circulares e funções voláteis.

3. Colaboração

A colaboração é um recurso essencial para as equipes que usam tanto o Access quanto o Excel.

O Microsoft Access funciona bem para colaboração, especialmente com vários usuários. Você pode colaborar usando o Windows SharePoint Services ou o compartilhamento de arquivos em rede. O Access é bom para edição simultânea se o banco de dados estiver em uma pasta de rede compartilhada.

No entanto, ele geralmente é armazenado em unidades locais ou de rede, o que torna a colaboração mais desafiadora. É necessária uma configuração adequada para o acesso de vários usuários nos bancos de dados do Access.

O Microsoft Excel é uma excelente ferramenta para trabalhar em conjunto e compartilhar dados. Você pode compartilhar arquivos do Excel usando serviços de nuvem ou plataformas de colaboração. Isso permite que muitas pessoas editem o arquivo simultaneamente, facilitando a colaboração e a análise de dados.

4. Segurança de dados

Dados confidenciais costumam ser alvo de pessoas mal-intencionadas. Seja usando o Access ou o Excel, essas ferramentas devem manter seus dados protegidos contra violações e uso não autorizado.

O Microsoft Access tem um modelo de segurança fácil de usar. Os usuários podem controlar quem visualiza ou edita seus dados e definir limites para campos específicos, evitando a entrada de dados inválidos. Isso é útil para iniciantes no Access, pois oferece controle sobre as permissões de usuário sem a necessidade de ajuda constante de um especialista.

Apesar de poderoso, o Excel tem limitações de segurança. O acesso não autorizado a arquivos bloqueados é relativamente fácil devido à criptografia fraca e à falta de um controle robusto.

Tanto o Excel quanto o Access oferecem recursos como senhas e criptografia para manter seus dados seguros. Entretanto, o Excel salva seu trabalho em intervalos usando a AutoRecuperação, enquanto o Access o salva continuamente.

Microsoft Access vs. Microsoft Excel: Quem é o vencedor?

Escolher entre as duas ferramentas da Microsoft é um desafio, pois cada uma tem suas vantagens e limitações.

O Microsoft Access pode realizar análises de dados complexas e armazenar conjuntos de dados avançados, o que o torna uma excelente opção para proprietários de empresas que lidam com conjuntos de dados operacionais. No entanto, não é a ferramenta mais personalizável, o que faz com que as pessoas busquem alternativas.

Por outro lado, o Microsoft Excel tem um modelo de dados plano, que é capaz de lidar com conjuntos de dados mais simples. O Excel é a melhor escolha para analistas financeiros e estatísticos devido às suas inúmeras fórmulas e funções.

Enquanto o Access pode armazenar diferentes tipos de dados, como texto, números, imagens etc., o Excel armazena principalmente números e texto. O modelo de arquivo plano do Excel permite flexibilidade e personalização, mas também aumenta o risco de duplicação de dados e erros.

A escolha entre as duas ferramentas depende de suas necessidades de dados, preferências e habilidades.

Microsoft Access vs. Excel no Reddit

Decidimos vasculhar o Reddit para entender melhor qual ferramenta os usuários preferem mais.

Os usuários do Reddit compreenderam amplamente a especificidade das ferramentas e escolheram uma com base em sua tarefa. Um usuário até explicou os pontos fortes de cada ferramenta e sugeriu o uso de ambas, se possível.

"Vale a pena estar familiarizado com o Access. São duas ferramentas diferentes. O Access é um banco de dados, usado para manipulação de dados. O Excel é uma planilha eletrônica usada para análise numérica. Ambos podem fazer muitas coisas, mas cada um tem suas próprias áreas de especialização. Portanto, depende da tarefa em questão.. ...Os dois aplicativos também podem trabalhar juntos e compartilhar dados. Portanto, às vezes você pode até usar elementos de ambos. Portanto, o fator decisivo é o que você deseja fazer. Se souber como usar os dois, você estará em uma posição melhor para decidir o que é melhor para suas necessidades."_

Enquanto isso, outro usuário preferiu usar tanto o Access quanto o Excel para obter os melhores resultados.

"Vale muito a pena usar o Access em conjunto com o Excel

Eu costumo usá-lo para classificar dados grandes com uma consulta e, em seguida, copiar e colar os dados da tabela no Excel é ótimo."

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Independentemente de escolher o Microsoft Access ou o Microsoft Excel, você provavelmente terá que fazer concessões em algum lugar.

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A visualização Table (Tabela) oferece uma visão rápida do progresso de cada projeto. Mas isso não é tudo - há mais algumas coisas que você pode fazer com essa visualização:

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• Visibilidade personalizada: Fixe uma coluna de sua escolha para que fique visível enquanto você navega pela tabela, garantindo acesso rápido a informações importantes
• Colunas ajustáveis: Redimensione automaticamente suas colunas para evitar que o texto seja cortado, garantindo que você veja todos os detalhes da tarefa com clareza
• Compartilhamento simples: Compartilhe facilmente suas tabelas com outras pessoas usando um link pessoal, incentivando a colaboração e permitindo que todos tenham acesso fácil às informações

2. Crie um painel para visualizar seu trabalho

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Não seria mais fácil se você pudesse ver todos os dados com os quais está trabalhando em uma única tela?

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