Se você é como a maioria dos gerentes de projeto, está fazendo malabarismos com vários projetos ao mesmo tempo. 🤹
Multiplicados por equipes, clientes e recursos, gerenciamento de projetos pode se tornar rapidamente um caos desorganizado sem os sistemas corretos. É aí que um banco de dados de gerenciamento de projetos entra em ação.
Um banco de dados de gerenciamento de projetos não é apenas um repositório de todas as informações do projeto. É uma ferramenta útil que coordena os membros da equipe, agiliza os fluxos de trabalho e acompanha o progresso do projeto em alto nível.
Das tarefas do projeto aos cronogramas e ao gerenciamento de recursos, um banco de dados de gerenciamento de projetos torna o gerenciamento de projetos - ousamos dizer? - divertido. 🎉
Se você ainda estiver acompanhando cronogramas de projetos e dependências por meio de notas adesivas ou planilhas eletrônicas é hora de fazer uma mudança que economize sua sanidade. Quer você trabalhe com desenvolvimento de software ou administre uma pequena empresa, um sistema centralizado de gerenciamento de projetos é imprescindível.
Neste guia, explicaremos como funcionam os bancos de dados de gerenciamento de projetos e compartilharemos algumas dicas úteis para criar seu primeiro banco de dados para gerenciar projetos.
O que é um Banco de dados de gerenciamento de projetos?
Em sua essência, um banco de dados de gerenciamento de projetos é uma estrutura digital para organizar, armazenar e recuperar todos os dados relacionados ao projeto em um piscar de olhos. 👀
Pense no seu banco de dados de gerenciamento de projetos como uma base para todos os seus projetos. Em vez de procurar freneticamente arquivos importantes na sua caixa de entrada de e-mail ou nos bate-papos do Slack, o banco de dados armazena tudo para você, simplificando a forma como você prioriza projetos, pessoas, clientes e muito mais - tudo para gerenciar projetos com facilidade.
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Cada banco de dados de gerenciamento de projetos é diferente, mas eles geralmente incluem as seguintes funcionalidades:
- Gerenciamento de tarefas: Você não só precisa monitorar suas tarefas, mas também é responsável por monitorar as tarefas de sua equipe. Isso é quase impossível de ser feito manualmente, e é por isso que muitos gerentes de projeto dependem de bancos de dados de gerenciamento de projetos para acompanhar tarefas, atribuições de membros da equipe, prazos e status. Com a configuração correta, você poderá gerenciar componentes individuais do projeto com mais facilidade
- linha do tempo Gerenciamento: Os bancos de dados de gerenciamento de projetos visualizam prazos e marcos importantes em uma linha do tempo do projeto. Quer você opte por uma visualização de gráfico de Gantt, visualização de calendário ou algo mais personalizado, esse recurso é perfeito para o acompanhamento do progresso 📈
- Gerenciamento de recursos: O orçamento é importante, mas o banco de dados de gerenciamento de projetos certo acompanhará seus outros recursos, inclusive materiais, licenças, assinaturas e membros da equipe. O banco de dados software de gerenciamento de projetos informa até mesmo quais membros da equipe estão sendo super ou subutilizados, ajudando a reequilibrar o trabalho e evitar o esgotamento. ⚖️
- Dependências e otimização do fluxo de trabalho: Os bancos de dados de gerenciamento de projetos documentam as dependências de tarefas para manter seus fluxos de trabalho em movimento. Esse recurso é excelente para economizar tempo e resolver possíveis gargalos
- Notificações e atualizações: Nunca mais se preocupe em deixar a bola cair. Um banco de dados de gerenciamento de projetos envia notificações a todos no projeto, atualizando a equipe sobre alterações no projeto ou prazos futuros
Benefícios de criar um banco de dados de gerenciamento de projetos
Gerenciar projetos em uma agenda de papel ou por meio da caixa de entrada de e-mail é uma receita para a perda de arquivos e confusão. Cada vez mais gerentes de projeto mudam para aplicativos de gerenciamento de projetos com prioridade digital devido a uma série de benefícios. 🙌
Melhor organização
Projetos complexos exigem muito planejamento e organização. Felizmente, um banco de dados de gerenciamento de projetos oferece um local conveniente e completo para armazenar os dados relacionados ao projeto, desde listas de tarefas até cronogramas de projetos.
Nunca mais procure informações: todas as tarefas, arquivos e detalhes das partes interessadas do projeto estão no banco de dados para facilitar a recuperação. Além disso, a maioria dos bancos de dados de software de gerenciamento de projetos vem com um estrutura de organização de arquivos para que você não precise organizar nada manualmente. 🗂️
Rastreamento simplificado de projetos
Recursos como painéis e visualizações de gráficos de Gantt fornecem visualizações muito necessárias dos cronogramas e do progresso do projeto, facilitando o planejamento e o acompanhamento dos projetos.
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Os detalhes do projeto quase sempre mudam com o tempo, e um banco de dados de gerenciamento de projetos permite que você atualize essas informações em tempo real, reduzindo mal-entendidos e atrasos.
Eficiente Gerenciamento de recursos
Alguns membros da sua equipe estão sobrecarregados, enquanto outros têm pouco para trabalhar? Isso é uma utilização de recursos e isso é ruim tanto para o moral quanto para o orçamento. 💸
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Com um banco de dados de gerenciamento de projetos, é muito mais fácil rastrear e alocar recursos, sejam eles de mão de obra, tempo ou orçamento. Os recursos integrados de controle de tempo facilitam o monitoramento do tempo gasto em cada tarefa ou fase do projeto, mantendo todos os membros da sua equipe confortavelmente produtivos.
Workflow automação
O gerenciamento de projetos exige muito trabalho. Muito trabalho árduo. Por que torná-lo mais difícil para você? Optar por um banco de dados digital de gerenciamento de projetos automatiza tarefas repetitivas, como transferências, atualizações de status ou notificações. Além disso, a maioria dos bancos de dados de gerenciamento de projetos tem integrações para ferramentas como o Microsoft Project jira e Slack, facilitando ainda mais a minimização do esforço manual em todas as plataformas.
Customização e escalabilidade
A maioria dos bancos de dados de projetos vem com organização ou estrutura pronta, mas eles também permitem que você personalize a plataforma como achar melhor. Por exemplo, os bancos de dados com modelos permitem que você crie campos personalizados e adapte a configuração do banco de dados a um projeto específico. Os bancos de dados de projetos também são facilmente dimensionados, o que permite acomodar mais dados, usuários ou recursos sem a necessidade de mudar de plataforma.
Tipos de Gerenciamento de projetos Bancos de dados
Os bancos de dados de gerenciamento de projetos existem em todos os tipos de formas e sabores. A opção certa depende das necessidades de seu projeto e da estrutura organizacional. Aqui estão apenas alguns tipos de bancos de dados de gerenciamento de projetos que você pode considerar.
Tradicional Gerenciamento de projetos Bancos de dados
Esse é o banco de dados de gerenciamento de projetos mais comum, que vem com ferramentas para planejamento, acompanhamento e gerenciamento de projetos. Opções como o Microsoft Project são um ótimo exemplo de um banco de dados tradicional de gerenciamento de projetos.
Agile Gerenciamento de projetos Bancos de dados
Você trabalha com desenvolvimento de software? Se sim, provavelmente usa alguma forma de metodologia ágil para cuidar dos negócios.
Ferramentas de gerenciamento de projetos
como o Jira e o ClickUp são ideais para o gerenciamento de projetos Agile, que requer recursos para gerenciar springs, backlogs e histórias de usuários.
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Se você não faz parte de uma equipe técnica, mas gosta das ideias por trás das metodologias ágil ou em cascata, os quadros Kanban também são uma ótima opção. Essas ferramentas visualizam gerenciamento de tarefas com quadros e cartões, ajudando sua equipe a manter o controle de tarefas contínuas e iterativas. 👩🏽💻
### Sistemas empresariais
Não recomendamos, mas as pequenas empresas às vezes conseguem se safar usando planilhas do Excel para o gerenciamento de projetos. No entanto, não há como uma empresa se safar com isso. É por isso que os bancos de dados de planejamento de recursos empresariais (ERP) geralmente são uma aposta melhor.
Esses sistemas abrangentes integram o gerenciamento de projetos a outras funções comerciais, como faturamento, RH e CRM de vendas. Eles são ótimos para gerenciar e alocar talentos, equipamentos e materiais para projetos de grande escala. 🏗️
Não é incomum que as empresas criem seus próprios bancos de dados personalizados porque têm requisitos mais exclusivos, mas muitas empresas usam soluções de terceiros.
Baseado na nuvem Gerenciamento de projetos Soluções
A maioria dos bancos de dados modernos de gerenciamento de projetos opera na nuvem, o que significa que você não os hospeda localmente. Isso dá à sua equipe a capacidade de acessar os detalhes do projeto de praticamente qualquer lugar, desde que tenham uma conexão com a Internet. 💻
Se você gerencia uma equipe global ou remota, um banco de dados de projeto baseado em nuvem é o caminho a seguir. Como eles funcionam na nuvem, os bancos de dados de projetos baseados na nuvem Ferramentas de PM podem ser facilmente ampliadas e reduzidas com base no tamanho e na complexidade do projeto, o que as torna uma opção econômica para empresas de todos os tamanhos.
Por que manter um banco de dados de gerenciamento de projetos é importante?
Você verá benefícios imediatos assim que colocar seu primeiro banco de dados de gerenciamento de projetos em funcionamento. Mas não basta criar o banco de dados - é preciso mantê-lo ao longo do tempo. ⚒️
Sem revisões, atualizações e pequenos ajustes, você corre o risco de usar uma ferramenta que não se adapta à maneira como você realmente faz negócios. Essa é uma receita para trabalho manual, falhas de comunicação e erros caros.
A manutenção regular do banco de dados é fundamental por vários motivos.
Colaboração mais fácil
Não importa se as suas automações simplesmente não estão funcionando ou se a sua equipe está sobrecarregada com notificações do banco de dados, a qualidade do seu banco de dados terá um grande impacto na colaboração da equipe.
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A manutenção regular do seu banco de dados fornece à sua equipe uma plataforma que suporta fluxos de trabalho e colaboração sólidos. Isso pode significar o ajuste de suas configurações de notificação, visualizações de projeto ou automações, mas tudo isso serve para que o trabalho seja melhor. 🤝
Gerenciamento de riscos aprimorado
"Risco" não se refere apenas a multas legais ou regulatórias. Desde a perda de arquivos até a possível perda de dados, há inúmeros riscos que podem prejudicar sua organização, seus projetos e seus clientes. Ao manter dados abrangentes sobre o projeto, você pode identificar os possíveis riscos no início do processo, mitigando potencialmente os problemas antes que eles aconteçam.
Melhor ROI
Você gastou tempo e dinheiro para configurar seu banco de dados de gerenciamento de projetos. Você não deveria extrair o máximo de valor possível dessa ferramenta? Faça questão de manter seu banco de dados regularmente para garantir retornos tangíveis sobre seu investimento.
Garantimos que seu chefe ou o pessoal da contabilidade medirá isso, portanto, otimizar seu banco de dados para obter mais vitórias é sempre, bem, uma vitória. 🏆
O que incluir em um Gerenciamento de projetos Banco de dados
Se você nunca criou um banco de dados de gerenciamento de projetos antes, deve estar se perguntando o que deve ser incluído nesse banco de dados. Aqui está a resposta fácil: o que você quiser! 🤩
Em última análise, esse banco de dados deve atender às suas necessidades e estar de acordo com a forma como você gosta de trabalhar. Se não tiver certeza por onde começar, certifique-se de que seu banco de dados de gerenciamento de projetos inclua estes elementos essenciais.
1. Detalhes do projeto
No mínimo, o banco de dados do projeto deve fornecer informações básicas sobre um projeto, incluindo:
- Nome do projeto
- Descrição do projeto
- Objetivos e resultados esperados
Ele também deve lhe dar a opção de anexar documentos como planos de projeto, contratos e comunicações com as partes interessadas. Quanto mais fácil for o acesso a essas informações, melhor será a sua situação quando estiver no meio da execução de um projeto.
2. Gerenciamento de tarefas
Os bancos de dados de gerenciamento de projetos devem fornecer listas de tarefas detalhadas com descrições, responsáveis e datas de vencimento para todas as tarefas.
Crie metas, atribua alvos e compartilhe-os com sua equipe para que todos estejam alinhados
Como você dependerá desse banco de dados para saber em que ponto todos estão, certifique-se de que a plataforma inclua atualizações de status. A maioria dos bancos de dados também permite que você personalize os status das tarefas.
3. Timeline Gerenciamento
Os gráficos de Gantt e os quadros Kanban são representações visuais úteis dos marcos, cronogramas e tarefas do projeto.
Visualize o progresso de suas tarefas com quadros Kanban
Alterne entre as visualizações de linha do tempo, projeto ou tarefa para entender rapidamente como as tarefas se relacionam entre si e se você atingirá as metas do projeto. 🎯
4. Stakeholder tracking
Se você gerencia vários projetos com equipes diferentes, é fácil misturar as pessoas. Os bancos de dados de gerenciamento de projetos devem registrar detalhes importantes sobre todas as partes interessadas do projeto, inclusive os membros da equipe, as funções do projeto e as informações de contato de todos.
Melhor ainda, opte por software de banco de dados que registra todas as comunicações, anotações de reuniões e bate-papos das partes interessadas.
### 5. Rastreamento de desempenho
Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) variam de acordo com o projeto, mas são um parâmetro importante para avaliar o sucesso do projeto. Opte por uma ferramenta personalizável banco de dados de gerenciamento de projetos que permite gerar painéis de controle personalizáveis e em tempo real para o desempenho do projeto.
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As métricas corretas o alertarão com antecedência se você estiver enfrentando atrasos ou problemas de qualidade, dando-lhe tempo suficiente para corrigir o curso. 🚢
Como criar um Gerenciamento de projetos Banco de dados
As ferramentas de gerenciamento de projetos colocarão sua equipe no caminho para o sucesso do projeto. Mas, mesmo assim, é fundamental escolher a solução de banco de dados certa e configurá-la corretamente.
Aqui você pode escolher o que quiser, mas recomendamos uma solução de gerenciamento de projetos completa, como o ClickUp. Tudo é 100% personalizável, mas com uma barreira de entrada muito menor do que alternativas como, por exemplo, o Jira. Siga estas etapas para criar seu primeiro banco de dados de PM no ClickUp
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Esta é fácil como uma torta! Basta criar sua conta ClickUp gratuita e começar a usar a plataforma em segundos. Já mencionamos que é gratuito e não requer cartão de crédito? 🤸
Use um ClickUp gerenciamento de projetos banco de dados template
Você é livre para criar seu próprio banco de dados do zero, mas sabemos que você é ocupado. Use o Modelo de painel de gerenciamento de projetos do ClickUp para começar a trabalhar rapidamente.
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Ele vem com tudo o que você precisa para gerenciar um projeto pronto para uso, incluindo gerenciamento de orçamento, balanceamento de carga de trabalho e status de tarefas. Embora venha com tudo o que você precisa para começar, o modelo é 100% personalizável, portanto, você pode ajustá-lo até que atenda às suas necessidades. 💃
Se esse modelo não for a sua praia, não se preocupe. O ClickUp tem milhares de modelos para gerenciamento ágil de projetos, cascata e praticamente todas as outras metodologias de gerenciamento de projetos existentes.
Coloque seus dados
É aqui que a diversão começa. Insira suas próprias metas, objetivos, tarefas e responsáveis ou importe esses dados para o ClickUp de outra solução . Se o seu modelo não corresponder exatamente aos seus dados, ajuste a configuração como quiser. Adicione ou remova colunas, oculte determinadas tags de dados ou personalize os status das tarefas.
Personalize sua exibição de tabela
Um banco de dados não é um banco de dados sem uma exibição de tabela, não é mesmo? Com Visualização de tabela ClickUp na visualização de tabela, todos os campos são colunas e todas as linhas têm a mesma altura, o que lhe dá uma visão condensada de todas as tarefas, status e responsáveis em uma única visualização. 📊
Alterne entre a versátil visualização de tabela e a visualização de calendário do ClickUp 3.0 para visualizar melhor todo o seu trabalho
Para converter um projeto em visualização de tabela, acesse seu projeto e vá para Add View > Table (Adicionar visualização > Tabela). Você pode clicar em "Pin View" se quiser que os dados sejam sempre exibidos na visualização de tabela.
Monitorar ao longo do tempo
Você pode monitorar os projetos na visualização de tabela, mas a melhor opção é acessar a visualização personalizada Painéis do ClickUp .
Escolha entre mais de 15 visualizações de painel no ClickUp
Os painéis reúnem os dados mais importantes em uma única exibição e fornecem uma ideia rápida da integridade geral do projeto. Faça drill down para visualizar o desempenho por membro da equipe, tipo de tarefa, projeto e muito mais.
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Como gerente de projetos, você conhece bem as demandas de agendamento de projetos, alocação de recursos e longas listas de tarefas. 📝
Um banco de dados de gerenciamento de projetos não resolverá todos os seus desafios de gerenciamento de projetos, mas é uma ferramenta essencial para acompanhar o progresso, criar roteiros e facilitar o trabalho em equipe.
Mas não é qualquer banco de dados de GP que serve. Quando a qualidade do trabalho for importante, escolha o ClickUp. Nossa solução completa elimina a necessidade de alternar entre diferentes soluções, reunindo suas comunicações, métricas, modelos, bancos de dados e muito mais em um só lugar.
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