Você já teve falta de pessoal, ultrapassou o orçamento e se preocupou em cumprir os prazos na metade de um projeto? 👀
Se sim, você ficará feliz em saber que há uma maneira de reduzir as chances de isso acontecer novamente. Entre no planejamento de capacidade.
Também conhecido como planejamento de demanda ou previsão de demanda, o planejamento de capacidade é um elemento essencial do gerenciamento de projetos. Quando bem feito, ele pode economizar muito tempo, energia e despesas em seu projeto.
Neste guia, definiremos diferentes tipos de estratégias de planejamento de capacidade e apresentaremos um processo para você começar, com exemplos e modelos para facilitar o caminho. Aplique esses princípios em seu próximo projeto e veja como ele flui mais facilmente!
O que é planejamento de capacidade?
O objetivo do capacity planning é estimar os requisitos de recursos para concluir um projeto específico em um determinado período de tempo.
O planejamento eficaz da capacidade considera:
- O volume de trabalho que precisa ser feito e o tempo que provavelmente levará
- Os conjuntos de conhecimentos e habilidades necessários para realizar esse trabalho
- Os membros da equipe que estão disponíveis para trabalhar no projeto
- O tempo que as equipes podem dedicar a ele
- Quaisquer materiais, equipamentos ou softwares necessários
- Os limites do orçamento do projeto
O planejamento da capacidade é essencialmente uma equação de oferta x demanda. Em outras palavras, você terá os recursos de que precisa quando precisar deles? ⚖️
Caso contrário, será necessário planejar como obtê-los no momento certo. Por exemplo, talvez você precise aumentar o número de funcionários ou pedir emprestado recursos de outro departamento para ajudar temporariamente. Por outro lado, se você tiver capacidade excedente, poderá redirecioná-la para outras iniciativas.
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O planejamento da capacidade de recursos é apenas a primeira etapa do gerenciamento de recursos . Depois de fazer seu planejamento, você precisará alocar esses recursos para a parte específica do projeto em que eles são mais adequados.
Em seguida, você monitorará o desempenho do projeto utilização de recursos para verificar se suas estimativas foram precisas. Se esses recursos estiverem sendo superutilizados ou subutilizados, ou se suas necessidades de capacidade mudarem, você poderá fazer rapidamente os ajustes necessários para melhorar a alocação de recursos.
Benefícios do planejamento de capacidade
Quando o planejamento da capacidade é bem feito, o projeto inteiro se beneficia de várias maneiras:
- Gerenciamento aprimorado da cadeia de suprimentos: Um bom planejamento de recursos garante que você não terá que lidar com a escassez de matérias-primas ou equipamentos. Você terá o que precisa para continuar com a produção de acordo com o plano do projeto
- Equipes mais produtivas: Um planejamento bem pensado da capacidade da força de trabalho fazgerenciamento da carga de trabalho fácil. Você conhece a capacidade e as habilidades da sua equipe, portanto, pode garantir que todos estejam trabalhando no nível ideal, o que resulta em altos níveis de satisfação da equipe e muito menos esgotamento
- Menos ineficiências de processo: Limpardependências do projeto e um bom planejamento de recursos ajudam a alocar recursos suficientes para os lugares certos. Isso evita gargalos que desperdiçam tempo e reduzem sua capacidade de produção
- Redução de falta de estoque: Com um bom planejamento da capacidade do produto, você sempre poderá dar aos clientes o que eles querem, quando eles querem, garantindo que eles gastem seu dinheiro com você, e não com seus concorrentes
- Melhor tomada de decisões: Quando você tem um planejamento claro da capacidade de produção, você podeplano de gerenciamento de requisitos além de um bom gerenciamento de capacidade, você poderá tomar decisões bem informadas em cada etapa do processo, mesmo quando as coisas mudarem ou você quiser aumentar a escala
- Processos reutilizáveis: Depois de testar uma estratégia de planejamento de capacidade e saber que ela funciona, você pode reutilizar esse plano como um modelo para projetos futuros, para não ter que começar do zero todas as vezes
- Maior lucratividade: Com todos os seus processos otimizados e boas taxas de utilização de seus recursos, os custos são reduzidos, melhorando seu resultado final
- Partes interessadas satisfeitas: Quando as coisas estão funcionando bem e os lucros aumentam, é provável que as partes interessadas fiquem satisfeitas
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Como você já deve ter percebido, o planejamento de capacidade bem-sucedido não é uma questão de adivinhação. Ele requer dados reais e planejamento de cenários -e talvez um pouco de instinto. Felizmente, estratégias de planejamento de capacidade testadas e comprovadas estão disponíveis para ajudar, apoiadas por uma ampla gama de ferramentas de planejamento de capacidade .
Estratégias de planejamento de capacidade
Há algumas maneiras diferentes de abordar o planejamento de capacidade. Cada método tem prós e contras e é adequado a diferentes tipos de negócios e perfis de risco. Vamos ver o que eles têm a oferecer.
Estratégia de defasagem
O planejamento da capacidade de atraso é a mais conservadora das estratégias. Seu objetivo é atender à demanda real em um determinado período - e não mais do que isso.
A vantagem dessa estratégia em tempo real é que você não desperdiça recursos porque paga apenas pelo que precisa. No entanto, se a demanda dos clientes mudar - digamos que você administre um restaurante e haja um fluxo repentino de clientes - é provável que haja um atraso antes que você possa aumentar sua capacidade para atender a essa demanda.
Em geral, os clientes não são conhecidos por sua paciência, portanto, eles podem ir para os concorrentes em vez de esperar que você os atenda. Portanto, você pode perder dinheiro no curto prazo e possivelmente no longo prazo se eles gostarem do que seus concorrentes oferecem.
Essa estratégia é geralmente usada por empresas que vendem produtos ou serviços de alto valor ou que sabem que a fidelidade do cliente está garantida.
Visualize as cargas de trabalho de toda a sua equipe no ClickUp para atribuir novos trabalhos e alocar recursos
Estratégia de liderança
O planejamento de capacidade do Lead é muito mais prospectivo. Aqui, você planeja seus requisitos de capacidade com base na demanda futura projetada para um determinado período. Isso ajuda você a tirar proveito de quaisquer picos de vendas futuros, por exemplo, em determinados feriados ou épocas do ano. 📊
No entanto, também há muito mais riscos associados a isso. Se a demanda prevista para esse período se revelar excessivamente otimista, você poderá acabar com excesso de estoque que não consegue vender ou com funcionários parados sem fazer nada, mas que lhe custam dinheiro.
Muitas empresas de varejo usam essa estratégia para planejar períodos bem estabelecidos de alta demanda que são sazonais, como os feriados.
Veja em que sua equipe está trabalhando, o que ela realizou e qual é a capacidade dela
Estratégia de correspondência
O planejamento da capacidade de correspondência está entre esses dois extremos. Ele visa encontrar um meio-termo monitorando de perto as flutuações do mercado e o planejamento regular da capacidade. Ele também envolve o planejamento de contingência em torno dos seus recursos disponíveis para que você saiba exatamente o que fazer se as coisas mudarem.
Por exemplo, se a demanda aumentar, você pode aumentar sua capacidade apenas ligeiramente no início, mas ter outros recursos à disposição, caso sejam necessários. Isso permite que você aproveite as oportunidades sem comprometer os recursos com muita antecedência.
Essa estratégia não é tão arriscada quanto a abordagem de atraso e ainda permite a escalabilidade. Por esse motivo, é uma boa estratégia para muitas empresas. ✅
Visualize e acompanhe facilmente as estimativas de tempo das tarefas do ClickUp para um melhor gerenciamento de recursos
Como implementar um processo de planejamento de capacidade
O planejamento eficaz da capacidade requer a execução de algumas etapas para garantir que todas as suas bases estejam cobertas.
É possível fazer planejamento de capacidade no Excel -e certamente é muito melhor do que tentar fazer isso manualmente usando papel e uma calculadora. No entanto, uma planilha do Excel não é o melhor software de planejamento de capacidade disponível.
Há muitos recursos de planejamento de capacidade on-line de boa qualidade, e um dos melhores é o ClickUp.
O ClickUp é um software multifuncional de gerenciamento de projetos e ferramenta de produtividade equipada para ajudá-lo com o planejamento de capacidade. Vamos ver como você pode usá-la para implementar as etapas do processo.
Etapa 1: Entenda os requisitos do seu projeto
Lembre-se de que seu objetivo aqui é garantir que você tenha todos os recursos necessários para concluir o projeto com êxito. Portanto, é importante começar examinando exatamente o que precisa ser feito.
O ideal é que você tenha um documento de escopo do projeto ou carta do projeto. Caso contrário, documente todas as etapas do projeto da melhor forma possível, juntamente com os prazos, as prioridades e as dependências. Você pode usar um Documento do ClickUp , a Quadro branco ClickUp ou um Gráfico de Gantt . 📝
Descreva todos os detalhes de um projeto e os recursos disponíveis em um documento do ClickUp
Etapa 2: Estimar a capacidade de que você precisa
Use seu plano de projeto para estimar a quantidade de tempo necessária para concluir cada etapa do projeto. Para fazer isso, use seu conhecimento e experiência, além de todos os dados históricos disponíveis - e não tenha medo de consultar outras pessoas que também possam ajudar. Em seguida, some as horas estimadas para obter um total.
Se houver habilidades específicas necessárias para diferentes etapas, destaque-as, pois elas precisarão ser alocadas a pessoas específicas. Identifique as pessoas que você gostaria que fizessem parte da sua equipe, especialmente aquelas com as habilidades especializadas de que você precisa. Além disso, liste todos os materiais ou equipamentos que você possa precisar. 💻
Brainstorming e colaboração em um ClickUp Whiteboard
Etapa 3: Verifique a capacidade atual da sua equipe Visualização da carga de trabalho do ClickUp foi projetado para ajudá-lo a garantir que todos os membros da sua equipe trabalhem de forma otimizada.
A funcionalidade de visualização de carga de trabalho usa as tarefas que você aloca e os prazos estimados para mostrar exatamente quanto trabalho cada membro da equipe tem - ou não tem. 🏖️
A carga de trabalho de um membro da equipe é exibida como um gráfico de barras em relação à sua capacidade - a quantidade de tempo que ele tem disponível para trabalhar - durante uma semana, duas semanas ou um mês (você escolhe o período de tempo). Você pode ver com facilidade exatamente quanto tempo ainda resta para assumir um trabalho extra. E se quiser se aprofundar nos detalhes, basta clicar para ver as tarefas específicas com as quais eles estão ocupados.
Veja quanta capacidade cada membro da equipe tem em seu espaço de trabalho
Etapa 4: Cuide da lacuna
Agora que você sabe quanta largura de banda a sua equipe tem para trabalhar no seu novo projeto, pode calcular as lacunas de capacidade. Por exemplo, digamos que o projeto exija 200 horas de um tipo específico de trabalho por semana, mas a sua equipe tenha apenas 100 horas de capacidade disponível. Então, você precisará contratar prestadores de serviços temporários ou freelancers para as 100 horas extras. 🙋♀️
Use as ferramentas de planejamento de capacidade no ClickUp durante o processo de recrutamento para facilitar o acompanhamento
Etapa 5: Monitorar continuamente a capacidade
A estimativa é essencial para iniciar o planejamento da capacidade, mas as coisas mudam e a vida real nem sempre segue o planejado. Algumas tarefas podem levar mais tempo do que você imaginava, pode haver algum desvios de escopo ou os membros da equipe podem ficar doentes.
Fique de olho no andamento das coisas para poder ajustar o planejamento da capacidade à medida que avança. Use O Dashboard personalizável do ClickUp para ver análises em tempo real e gerar relatórios rapidamente quando precisar deles, para que você sempre saiba o que está acontecendo e possa responder rapidamente a qualquer sinal de alerta. 🚩
Se quiser se aprofundar no aprendizado de como otimizar seu planejamento de capacidade, inscreva-se gratuitamente no Curso da Universidade ClickUp sobre como maximizar o planejamento de capacidade com o Workload View.
Obtenha uma visão holística do status do projeto e das tarefas restantes em sua equipe ou departamento com os Dashboards no ClickUp
Exemplos e modelos de planejamento de capacidade
Vamos dar uma olhada em como essas estratégias e processos podem se traduzir em alguns cenários da vida real, usando Modelo de carga de trabalho do funcionário do ClickUp .
Exemplo de estratégia de atraso
Riley é a gerente de produção de uma pequena empresa que fabrica bolsas exclusivas feitas à mão. Eles sabem quantas bolsas são vendidas mensalmente por meio de sua loja on-line e planejam de acordo. 👜
Um dia, a empresa tem um golpe de sorte e uma influenciadora encontra seus produtos. Ela promove sua bolsa favorita em seus canais do YouTube e do TikTok e, de repente, todos querem uma. Os pedidos chegam em massa, e a empresa logo fica sem estoque.
A empresa aproveita essa oportunidade e cria uma lista de espera para as bolsas, que é divulgada em seus canais. Riley faz um planejamento de capacidade dentro do modelo de carga de trabalho e percebe que precisa adicionar mais três fabricantes de bolsas especializados à equipe de quatro pessoas. Isso aumentará seus níveis de estoque o suficiente para atender à nova demanda.
Visualize a quantidade de trabalho atribuída a colaboradores individuais, bem como a cada uma de suas equipes, com a visualização de carga de trabalho no ClickUp
Levará algum tempo para contratar os novos membros da equipe e atingir a velocidade total de produção, mas a estratégia de atraso funciona aqui porque esse é um produto exclusivo - e a lista de espera altamente divulgada faz com que ele pareça ainda mais exclusivo. Os clientes estão preparados para esperar e animados quando finalmente recebem suas bolsas.
Exemplo de estratégia de lead
Alex é o gerente de projetos de uma empresa de marketing. A empresa acaba de ganhar o contrato para produzir material de marketing para uma grande empresa, que começará em dois meses, e também há outro possível contrato em andamento.
Quando Alex usa o modelo para planejamento de capacidade, eles percebem que não há como a equipe atual de seis pessoas lidar com as horas extras de trabalho para esses dois contratos sem muitas horas extras. 🕜
Assim, enquanto o primeiro contrato ainda está sendo finalizado e antes que o segundo seja confirmado, eles entrevistam e integram quatro novas contratações. Quando o primeiro contrato começa oficialmente, os novos contratados já estão prontos para trabalhar.
Alex está assumindo alguns riscos porque os contratos ainda não são definitivos e é possível que algo dê errado, mas eles estão apostando na probabilidade de que ambos sejam aprovados. A empresa também poderá usar o fato de já ter uma equipe capaz de lidar com o trabalho como um argumento de venda para o segundo contrato.
É claro que, se não ganhar o segundo contrato, a empresa terá capacidade extra em sua equipe. Então, eles precisarão rapidamente procurar mais negócios ou dispensar alguns funcionários extras.
Use a visualização de lista para traçar as futuras atribuições da sua equipe
Exemplo de estratégia de correspondência
Jamie gerencia uma equipe de oito agentes de call center que trabalham em regime de turno para uma empresa de varejo. 🎧
A empresa está prestes a realizar uma oferta especial que provavelmente atrairá muito interesse. Eles podem receber muitas chamadas extras para a central de atendimento, mas também há muitas informações no site e em outros canais.
Jamie usa o modelo de carga de trabalho e calcula que cada agente tem alguma capacidade, mas se receberem muitas chamadas, precisarão de ajuda extra. Em vez de contratar mais funcionários, eles pediram a alguns membros da equipe do turno alternativo que ficassem de plantão.
A estratégia de correspondência permite que Jamie seja cautelosa em suas decisões, trazendo assistência adicional somente quando necessário. Não haverá gastos desnecessários se não forem necessários membros adicionais para a equipe. No entanto, se for necessário contratar mais membros para a equipe, o aumento das vendas decorrente das consultas telefônicas adicionais deverá ser suficiente para compensar o custo.
Abra uma visualização de carga de trabalho do ClickUp durante o planejamento de recursos para obter as informações mais atualizadas
Planejamento mestre de capacidade para ajudar sua empresa a prosperar
O Capacity Planning ajuda a entender exatamente a quantidade de trabalho que sua equipe pode suportar. Ele compara a capacidade atual com a demanda futura e determina se é necessário contratar mais funcionários. Isso garante eficiência, produtividade e melhor tomada de decisões, o que leva a maiores lucros. 🙌
O método de atraso é a estratégia de planejamento de capacidade mais conservadora, que só aumenta os recursos quando há demanda comprovada. O método de avanço é proativo, com riscos e recompensas potencialmente mais altos, enquanto a estratégia de correspondência visa a encontrar um meio-termo entre esses dois extremos. Cada estratégia funciona para diferentes tipos de negócios e situações, mas o poder está no bom planejamento. Registre-se gratuitamente e comece a usar o ClickUp para dominar o gerenciamento de capacidade hoje mesmo.✨