10 modelos gratuitos de execução de show no Excel & ClickUp
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10 modelos gratuitos de execução de show no Excel & ClickUp

Planejar um evento exige um investimento substancial de tempo e energia, pois é preciso lidar com vários prazos, procurar fornecedores e lidar com a incerteza e as mudanças de última hora do dia do evento.

As ferramentas certas podem ajudá-lo a manter o cronograma. E se você pudesse delinear todos os principais marcos, detalhes e resultados em um roteiro para o seu evento, desde a reunião inicial de planejamento até a limpeza pós-evento?

Um modelo de execução de show pode fazer exatamente isso! Reunimos esta lista de modelos gratuitos de execução de show que estão prontos para uso e farão com que seu próximo evento transcorra sem problemas para os anfitriões e convidados.

O que é um modelo de execução de show?

Um modelo de execução de show pode ser a espinha dorsal do planejamento de eventos. Trata-se de uma programação que descreve o evento do início ao fim e abrange os recursos, os participantes e os dados do evento em detalhes exaustivos. O objetivo é proporcionar um fluxo contínuo durante todo o evento e garantir que você cuide de todos os elementos importantes.

Para eventos presenciais, as informações podem incluir o local, a localização, a disposição dos assentos, os pontos de acesso e muito mais. No caso de um evento virtual, as informações podem incluir a plataforma digital, instruções de acesso e requisitos técnicos.

Os modelos de execução do show podem ser planilhas simples no Microsoft Excel ou no Google Sheets ou fluxos de trabalho complexos em software dedicado.

O que faz um bom modelo de execução de show?

Um bom modelo de execução de show é mais do que apenas um cronograma; é um documento dinâmico que se adapta às necessidades da equipe do evento. Ao avaliar suas opções, aqui estão alguns dos principais recursos que você deve procurar em um modelo de execução de show:

  • Estrutura clara: O modelo deve detalhar todo o evento. Ele deve fazer isso de forma que seja fácil para a equipe do evento anotar detalhes cruciais ao longo do processo
  • Agendas detalhadas: Um modelo de execução de show pode garantir que o evento ocorra sem problemas, fornecendo um detalhamento do itinerário, incluindo as responsabilidades de cada membro da equipe
  • Flexibilidade: Os eventos são dinâmicos e mudam constantemente. Um modelo de apresentação deve ser flexível o suficiente para se adaptar a planos modificados
  • Contornos dos palestrantes: Se um evento tiver vários palestrantes, um cronograma detalhado ajudará a equipe de produção a manter o cronograma e o tópico, ajudando o evento a progredir sem problemas
  • Colaboração da equipe: Os modelos de execução do show devem alinhar os membros da equipe e permitir a colaboração, diminuindo o estresse e reduzindo a confusão
  • Avaliação de risco: O sucesso do evento depende muito do planejamento para o inesperado. Um modelo de execução de show deve fornecer avaliações de risco que possam resolver os problemas antes que eles aconteçam
  • **Elementos visuais, como o código de cores, podem ajudar os planejadores de eventos a entender rapidamente o documento de execução do show
  • Acesso dos participantes: Um modelo que também forneça uma versão simplificada da agenda do evento ajudará a informar os participantes e outros participantes sobre o itinerário

Saiba mais sobre_ **Eventos de clique **para ajudá-lo a planejar eventos presenciais e virtuais

10 modelos de apresentação para usar em 2024

Ao confirmar o seu próximo evento, experimente um desses modelos para planejar e programar os detalhes para que a experiência seja a melhor possível.

1. Modelo de execução de show do ClickUp

Captura de tela dos possíveis locais de exibição do ClickUp Run of Show

O modelo de execução de show do ClickUp garante a operação perfeita de seu evento

Para realizar um evento sem problemas, você precisa de um modelo que cubra todas as bases. O modelo Modelo ClickUp Run of Show faz exatamente isso. Esse modelo de nível intermediário ajuda a organizar eventos e garante que você não se esqueça de nenhum detalhe. Ele permite agendar tarefas, atribuí-las às equipes certas e acompanhar seu progresso.

Você pode delinear as informações do seu evento em uma linha do tempo de fácil leitura. Detalhes como tarefas de fornecedores, logística de materiais e funções e responsabilidades da equipe ajudam a manter o evento dentro do cronograma. Esse modelo é um documento rico em detalhes com espaço para módulos de equipe, gerenciamento de tempo, divulgação e muito mais.

Com esse modelo de execução de show, você maximizará o sucesso do seu evento. Você pode ficar à frente das mudanças nas condições modificando facilmente a linha do tempo. Os recursos de comunicação permitem que a equipe e os fornecedores se sincronizem, garantindo que tudo saia conforme o planejado e que todas as partes estejam prontas para o dia. Recursos para controle de despesas e gerenciamento de orçamentos de projetos manter as partes interessadas satisfeitas. Faça o download deste modelo

2. Modelo de planejamento de eventos ClickUp

Modelo de planejamento de eventos ClickUp

O modelo de planejamento de eventos do ClickUp simplifica suas tarefas de gerenciamento de eventos

O planejamento bem-sucedido de um evento significa organizar os detalhes com eficiência. O Modelo de planejamento de eventos do ClickUp fornece a você as ferramentas para fazer isso.

Esse modelo é a base para os organizadores de eventos. Ele ajuda a rastrear a localização, as informações sobre o local, os orçamentos, as ofertas, as listas de convidados e a participação. Você pode planejar e visualizar tudo sobre o evento. Ele tem ferramentas de colaboração para alinhar sua equipe e fornece recursos para viabilizar um evento dentro do cronograma e do orçamento. Modelos de planejamento de eventos devem oferecer uma variedade de visualizações, e este modelo oferece uma visualização de lista para organizar o processo de planejamento de eventos, uma visualização de quadro para visualizar prioridades e fluxos de trabalho e uma visualização de calendário para gerenciar cronogramas de eventos. Com listas pré-salvas para atividades, instalações, tarefas pré-evento e faturamento, o modelo de planejamento de eventos do ClickUp ajuda você a organizar um grande evento. Faça o download desse modelo

3. Modelo de resumo do evento ClickUp

Captura de tela do ClickUp Event Brief

O modelo Event Brief do ClickUp divide o cronograma de produção do evento em um documento organizado

Um planejador de eventos geralmente depende de um briefing abrangente para organizar os detalhes do evento. O Modelo de resumo de evento do ClickUp permite que você faça exatamente isso.

Esse modelo amigável para iniciantes o ajudará a organizar eventos sem a complexidade de outros modelos. Embora seja mais simples, ele permite que você acompanhe detalhes importantes, desde o orçamento inicial até a execução final. Ele delineia objetivos claros do evento e permite a contribuição das partes interessadas para que você possa criar uma estratégia organizada e colaborativa para o sucesso do evento. Com foco em colaboração da equipe ajuda a reunir todos para garantir que você cubra todos os detalhes.

Os detalhes de contato da sua equipe de eventos são organizados com campos personalizados para categorizar e gerenciar os detalhes do evento e exibições personalizadas para adaptar o fluxo de trabalho às suas preferências e necessidades. Com edição em tempo real e formatação avançada, esses documentos podem organizar seu dia e gerenciar os cronogramas de seus eventos. Faça o download deste modelo

4. Modelo de gerenciamento de eventos ClickUp

O modelo de gerenciamento de eventos do ClickUp ajuda a capturar os principais detalhes da planilha de execução em um único local

O gerenciamento eficaz de eventos pode ajudar seu evento a ser realizado dentro do cronograma. O Modelo de gerenciamento de eventos do ClickUp organizará as informações de que você precisa para um gerenciamento impecável.

Esse modelo o ajuda a acompanhar todo o evento, planejando meticulosamente cada detalhe. Você manterá sua equipe organizada e atenta às tarefas com utilização de recursos e gerenciamento de tempo. A equipe do evento conhecerá suas responsabilidades individuais, e os fornecedores e participantes entenderão o cronograma. O modelo cria um ambiente livre de estresse para as equipes internas e de produção, para que os convidados e participantes possam aproveitar o evento.

O modelo divide o processo em várias etapas. Você define alguns metas e objetivos e, em seguida, crie um cronograma que detalhe cada tarefa, como estabelecer um orçamento e montar uma equipe. A próxima etapa é a promoção do evento, incluindo um plano de marketing. Em seguida, você pode acompanhar o progresso até o evento e iniciar qualquer alteração de última hora. Faça o download deste modelo

5. Modelo de gerenciamento do programa ClickUp

Gantt de projeto de gerenciamento de programa do ClickUp

O modelo de gerenciamento de programas do ClickUp tem tudo o que você precisa para que seu programa seja bem-sucedido!

O gerenciamento de programas pode ser um processo caótico. Ter um plano em vigor pode ajudar se você precisar adaptar sua estratégia. O Modelo de gerenciamento do programa ClickUp fornece a ajuda de que você precisa para manter seu programa no caminho certo para o sucesso.

Esse modelo pode gerenciar programas complexos com vários componentes e partes interessadas. Os status personalizados podem criar tarefas que permitem acompanhar facilmente o progresso do programa, e os campos personalizados ajudam a coordenar e visualizar o projeto.

Com esse modelo, você pode organizar sua abordagem e economizar tempo ao simplificar os processos e eliminar a entrada manual de dados. Monitoramento do andamento do projeto será mais fácil e você poderá acompanhar cada membro da equipe. Seguindo o modelo de perto e usando a funcionalidade de relatório do ClickUp, você pode atualizar os principais interessados e manter o projeto no caminho certo. Sua equipe pode até mesmo fazer comentários no modelo, facilitando o fornecimento de feedback vital. Faça o download deste modelo

6. Modelo de lista de verificação para planejadores de eventos do ClickUp

Lista de verificação dos planejadores de eventos do ClickUp

O modelo de lista de verificação do planejador de eventos do ClickUp facilita o planejamento de eventos

Os organizadores de eventos têm muito o que controlar. O Modelo de lista de verificação para planejadores de eventos do ClickUp torna seu trabalho um pouco mais fácil. Trata-se de uma lista de verificação confiável que o ajuda a lembrar de todas as tarefas essenciais para o seu próximo evento. A abordagem estruturada elimina o estresse, concentra os membros da equipe e ajuda o evento a se desenrolar sem problemas.

Esse modelo pode ajudá-lo a priorizar as tarefas, acompanhar o progresso em tempo real e compartilhar detalhes variáveis com os membros da equipe. A criação de listas de participantes e listas de fornecedores informará sua equipe sobre os participantes importantes do evento.

O modelo o guiará por todas as etapas do evento, incluindo o planejamento inicial, a definição da data e do local, a limpeza após o evento e o envio da equipe para casa. Seguindo a abordagem passo a passo do modelo, você pode facilmente contabilizar todos os detalhes importantes. Faça o download deste modelo

7. Modelo de evento da empresa ClickUp

Modelo de evento da empresa ClickUps

O modelo de evento da empresa ClickUp mantém as equipes e os fornecedores na mesma página durante todo o processo

Os eventos da empresa podem ser estressantes, e os organizadores do evento podem se sentir sob escrutínio. O Modelo de evento da empresa ClickUp pode contribuir para um resultado positivo, aumentar a confiança e garantir que o evento transcorra sem problemas.

O modelo ajudará a manter o moral dos funcionários elevado para todos, inclusive para os organizadores do evento, à medida que eles definem a data, começam a planejar e reúnem a equipe para o evento. Você pode criar rapidamente planos de eventos personalizados, delegar tarefas, atribuir funções e acompanhar as expectativas, garantindo um evento sem problemas.

O modelo utiliza vários elementos para fornecer uma visão completa. O guia de início rápido organiza seus pensamentos iniciais à medida que você aprende como o modelo funciona. Os status personalizados ajudam você a criar tarefas que se adaptam ao fluxo de trabalho da empresa. As robustas ferramentas de gerenciamento de projetos do ClickUp permitem que os organizadores de eventos acompanhem os marcos do projeto e fornecer aos membros da equipe responsabilidades claras e um cronograma para as tarefas que lhes foram atribuídas. Faça o download deste modelo

8. Modelo de planejamento de eventos grandes do ClickUp

Modelo de planejamento de eventos grandes ClickUps

O modelo de planejamento de eventos de grande porte do ClickUp foi criado para ajudá-lo a gerenciar e acompanhar o progresso de eventos de grande porte

Eventos maiores geram listas de tarefas ainda maiores. Quando você precisar de uma estrutura estruturada para organizar e executar seu próximo evento, recorra ao Modelo de planejamento de eventos grandes do ClickUp que tem ferramentas para controlar todos os detalhes e fornecer a todos as suas responsabilidades.

O modelo separa as tarefas em seções menores, ajudando a tornar a jornada de planejamento mais gerenciável e eficiente. Ele ajuda a identificar os objetivos, as tarefas e os prazos do evento e fornece ferramentas para monitorá-los. Usando os poderosos recursos de colaboração do ClickUp, o modelo ajuda os organizadores a definir as expectativas para o evento e facilita a comunicação entre todos os acionistas e membros da equipe.

Desde a fase de planejamento até a conclusão do evento, as ferramentas de gerenciamento de projetos do ClickUp permitem que os organizadores atribuam tarefas, definam marcos e acompanhem o progresso. O cronograma fácil de seguir garantirá que todos conheçam seus horários e responsabilidades. Esse modelo garante a melhor experiência possível para seu público. Faça o download deste modelo

9. Modelo Hopin Run of Show

Captura de tela do modelo de execução de show em Excel da HopinEvents

Via Hopin

A seguir, apresentamos um modelo gratuito de execução de show da Hopin que pode ajudar seu próximo show ao vivo a fluir perfeitamente do início ao fim. Ele fornece um documento centralizado que contém informações importantes sobre o evento, tornando-o uma ferramenta essencial para manter seu show dentro do cronograma. Com esse documento, você terá membros da equipe bem informados que conhecem suas funções e responsabilidades desde o início.

O modelo personalizável pode fornecer às suas equipes de produção os detalhes necessários para organizar, programar e monitorar eventos ao vivo. A agenda estruturada estabelece o cronograma do evento de forma simples, tornando o evento mais fácil de ser realizado itinerário claro e fácil de entender.

O modelo de apresentação do Hopin está disponível para download imediato e é adequado para eventos ao vivo presenciais, virtuais ou híbridos. Faça o download desse modelo

10. Modelo de execução de show do SpotMe Ultimate Event

exemplo de uso do modelo de execução de show da SpotMe

Via SpotMe

O último modelo gratuito de execução de show da nossa lista vem do SpotMe. O modelo Ultimate Event Run of Show Template da SpotMe acalma os nervos pré-evento. Ele descreve quem, o quê, quando, onde e como de cada aspecto do seu próximo evento, facilitando a organização e o mapeamento de cada detalhe de forma lógica.

O modelo fornece um exemplo que demonstra como a sua equipe pode usá-lo. Algumas das principais empresas de ciências biológicas e grandes corporações da lista Fortune 500 usam esse modelo, e algumas até ajudaram a criá-lo. Com esse modelo, essas empresas realizaram mais de 12.000 eventos presenciais, virtuais e híbridos. Agora, você pode criar facilmente uma linha do tempo detalhada para lançar seu próximo evento. Faça o download deste modelo

Eleve o planejamento do seu evento com os modelos do ClickUps

No mundo do planejamento de eventos, ter as ferramentas certas pode ser um divisor de águas e, em 2024, o modelo Run of Show do ClickUp se destaca como a melhor opção. Esse modelo versátil oferece uma solução abrangente para garantir que seus eventos ocorram como um relógio.

O modelo do ClickUp oferece recursos abrangentes, desde o agendamento de tarefas e o acompanhamento do progresso até o gerenciamento de despesas e orçamentos de projetos. Sua estrutura clara, agendas detalhadas e flexibilidade fazem dele um recurso inestimável para os planejadores de eventos. Com recursos visuais e acesso fácil aos participantes, ele simplifica o processo de planejamento e mantém todos alinhados.

Ao escolher os modelos do ClickUp, você está tomando uma decisão para maximizar o sucesso de seus eventos. Você pode se adaptar facilmente às condições variáveis, facilitar a colaboração da equipe e ficar um passo à frente dos desafios inesperados. Torne o planejamento do seu evento mais fácil e eficiente. Comece a usar o ClickUp hoje mesmo !