Dzień z życia w chaosie organizacyjnym
Jest Monday, godzina 9:00 rano. Otwierasz laptopa i natychmiast pojawia się lawina powiadomień — Slack, Outlook, Jira, Salesforce, Dokumenty Google i kilkanaście innych aplikacji.
Pierwsze 30 minut spędzasz na zbieraniu informacji o tym, co wydarzyło się w zeszłym tygodniu. Do południa przełączyłeś się między 15 różnymi narzędziami, skontaktowałeś się z trzema osobami w celu uzyskania statusu i ręcznie skopiowałeś dane z jednego systemu do drugiego. Pod koniec dnia zdajesz sobie sprawę, że więcej czasu spędziłeś na żonglowaniu fragmentarycznymi cyklami pracy i zmaganiu się z przełączaniem kontekstu niż na wykonywaniu rzeczywistej, znaczącej pracy.
Tak wygląda chaos organizacyjny w działalności biznesowej. Nie jest to tylko niedogodność — to problem wart biliony dolarów, który hamuje wydajność, transformację cyfrową i morale pracowników. Sam tego doświadczyłem, walczyłem z tym, a teraz w ClickUp pomagam organizacjom pokonać ten problem na dobre.
Potwierdzają to najnowsze badania: badanie Forrester Total Economic Impact™ wykazało, że organizacje korzystające z ClickUp odnotowały 384% zwrotu z inwestycji w ciągu trzech lat, oszczędzając zespołom tysiące godzin, które wcześniej traciły na fragmentaryczne cykle pracy i ręczne procesy.
Ale te liczby to nie tylko statystyki — odzwierciedlają one rzeczywistość, której doświadczyłem na własnej skórze.
Potwierdzają to najnowsze badania: badanie Forrester Total Economic Impact™ wykazało, że organizacje korzystające z ClickUp odnotowały 384% zwrot z inwestycji w ciągu trzech lat, oszczędzając zespołom tysiące godzin, które wcześniej traciły na fragmentaryczne cykle pracy i ręczne procesy.
Ale te liczby to nie tylko statystyki — odzwierciedlają one rzeczywistość, której doświadczyłem na własnej skórze.
Początki: rozproszenie pracy było normą
Przed dołączeniem do ClickUp kierowałem zespołem ds. systemów biznesowych w dużej firmie z branży opieki zdrowotnej i inwestycji. Posiadaliśmy wszystkie dostępne narzędzia SaaS — do księgowości, HR, zarządzania inwestycjami, inżynierii, marketingu i wielu innych. Każdy dział miał swoją ulubioną platformę i żadne z nich nie komunikowały się ze sobą.
Wynik? Silosy wszędzie.
Obserwowałem, jak zespoły wsparcia lub marketingu podchodziły do inżynierów, przerywając pracę programistów tylko po to, aby zapytać o aktualny status projektu. Próbowaliśmy „naprawić” tę sytuację, wdrażając Jira w zespole marketingowym. Wykorzystali to narzędzie do szkolenia, a następnie szybko wrócili do swojej tablicy. Dlaczego? Ponieważ narzędzie nie pasowało do ich przepływu pracy ani języka. Był to klasyczny przypadek narzucenia przez dział IT rozwiązania, które nie rozwiązywało rzeczywistego problemu.
To doświadczenie nauczyło mnie dwóch rzeczy:
- Fragmentacja nie dotyczy tylko narzędzi — dotyczy również kontekstu i kultury
- zmuszanie zespołów do dostosowania się do narzędzia (zamiast na odwrót) jest receptą na opór i zmarnowany wysiłek*
Chwila olśnienia: odkrywanie potęgi konwergencji
Kiedy po raz pierwszy zobaczyłem ClickUp, poczułem się, jakby zapaliła mi się żarówka.
Była to platforma wystarczająco elastyczna, aby sprostać potrzebom każdego zespołu, ale jednocześnie wystarczająco zunifikowana, aby przełamać bariery między działami. Po raz pierwszy mogłem wyobrazić sobie świat, w którym zadanie funkcjonowało zarówno w marketingu, jak i inżynierii, gdzie kontekst nie był tracony w tłumaczeniu, a zespoły mogły pracować w swoim własnym języku, nie tracąc z oczu szerszej perspektywy.
Jednak prawdziwa magia nie tkwiła wyłącznie w funkcjach. Chodziło o filozofię: stworzyć obszar roboczy, który dostosowuje się do ludzi, a nie na odwrót. Tylko w ten sposób można wprowadzić prawdziwą, trwałą zmianę.
Dlaczego problem rozproszenia pracy nadal istnieje: ludzka strona fragmentacji
Bądźmy szczerzy: zespoły nie chcą rezygnować z kontroli nad swoimi narzędziami. To naturalne. Wybór narzędzi dotyczy w równym stopniu tożsamości i autonomii, jak i funkcji — zwłaszcza w przypadku stosów technologicznych przedsiębiorstw, gdzie wdrożenie oprogramowania ma wpływ na cyfrowe cykle pracy. Dlatego tak wiele projektów „transformacji cyfrowej” kończy się niepowodzeniem — ignorują one czynnik ludzki.
Cykl się powtarza: dział IT próbuje wprowadzić standaryzację, jednostki biznesowe stawiają opór, a do stosu dodawane są nowe rozwiązania punktowe. Wynik? Więcej silosów, więcej tarć i więcej ręcznych rozwiązań.
Wyzwanie to staje się coraz większe. Według badania z 2025 r. dotyczącego skutków ubocznych cyfryzacji przedsiębiorstwa borykają się z „przeciążeniem rolami”, gdzie ciężar zarządzania fragmentarycznymi cyklami pracy i rozrostem narzędzi utrudnia realizację zadań i wpływa negatywnie na samopoczucie pracowników. Wraz z mnożeniem się narzędzi cyfrowych rosną wymagania wobec uwagi i energii pracowników, co sprawia, że ujednolicone, bogate w kontekst obszary robocze stają się ważniejsze niż kiedykolwiek.
Jedynym wyjściem jest spotkanie się z zespołami tam, gdzie się znajdują, pomoc w dostrzeżeniu możliwości, a następnie poprowadzenie ich — krok po kroku — w kierunku bardziej ujednoliconego sposobu pracy.
Nie chodzi tylko o zbyt dużą liczbę narzędzi — chodzi o ciągłe przełączanie się między kontekstami. Przeciętny pracownik przełącza się między aplikacjami 1200 razy dziennie, tracąc prawie 4 godziny tygodniowo tylko na ponowne skupienie się.
Nowa granica: eliminacja chaosu związanego z AI i kluczowa rola kontekstu
Kiedy zaczęliśmy radzić sobie z problemem rozrostu aplikacji, pojawiła się AI. Nagle każdy zespół chciał mieć własne narzędzie AI. Ale jest jeden haczyk: AI jest tak dobra, jak dostęp do kontekstu.
Jeśli Twoja AI nie zna najnowszych aktualizacji projektu, rozmów z klientami lub priorytetów strategicznych, jest to po prostu kolejne odizolowane narzędzie — które pogarsza rozrost sztucznej inteligencji i zwiększa zamieszanie oraz nakład pracy ręcznej.
aI jest tak dobra, jak kontekst, do którego ma dostęp. Jeśli Twoja AI nie wie, co dzieje się w Twojej firmie, jest tylko kolejnym błyskotliwym gadżetem.
aI jest tak dobra, jak kontekst, do którego ma dostęp. Jeśli Twoja AI nie wie, co dzieje się w Twojej firmie, jest tylko kolejnym błyskotliwym gadżetem.
Prawdziwy przełom następuje, gdy AI jest głęboko zintegrowana z obszarem roboczym, automatycznie ładując i aktualizując kontekst w czasie rzeczywistym. Wtedy właśnie przechodzi się od „AI jako błyskotka” do „AI jako prawdziwego partnera w pracy”
Co jest potrzebne: techniczne i organizacyjne warunki wstępne transformacji AI
Jednak osiągnięcie prawdziwej konwergencji AI nie polega tylko na podłączeniu nowego narzędzia. Wymaga to:
- Ujednolicona architektura danych: cała Twoja praca, komunikacja i wiedza muszą znajdować się na jednej, dostępnej platformie
- Kanały kontekstowe na żywo: /AI musi mieć dostęp do aktualizacji w czasie rzeczywistym — koniec z nieaktualnymi danymi i ręcznym przesyłaniem plików
- Mapa procesów: Musisz zrozumieć i udokumentować swoje cykle pracy, aby AI mogła je wzbogacić, a nie zakłócić
- Kultura gotowa na zmiany: zespoły muszą być otwarte na eksperymenty, naukę i iteracje, ponieważ sztuczna inteligencja staje się częścią codziennej pracy
W ClickUp zainwestowaliśmy znaczne środki w stworzenie platformy, na której kontekst jest zawsze aktualny i można go wykorzystać w praktyce. Nasi agenci AI nie tylko odpowiadają na pytania, ale także proaktywnie przedstawiają spostrzeżenia, automatyzują rutynowe zadania i dostosowują się do zmian zachodzących w Twojej firmie.
*oto wizualne podsumowanie warunków niezbędnych do osiągnięcia sukcesu w transformacji AI
Studium przypadku: Od chaosu do konwergencji — przed i po
Aby naprawdę zrozumieć koszty rozproszenia pracy i potęgę konwergencji, trzeba zobaczyć to w praktyce. Oto jak jeden z globalnych zespołów marketingowych przeszedł od rozdrobnionych cykli pracy i rozproszonych narzędzi do ujednoliconego, opartego na sztucznej inteligencji obszaru roboczego, który usprawnił realizację zadań i dał twórcom więcej czasu.
Wcześniej:
Globalny zespół marketingowy zarządzał kampaniami za pomocą sześciu narzędzi. Aktualizacje projektów gubiły się w wątkach e-mailowych, materiały kreatywne były przechowywane w Dropbox, a raportowanie było ręcznym koszmarem. Wypróbowano narzędzia AI, ale każde z nich wymagało ręcznego przesyłania kontekstu i szybko wyszło z użycia.
Po:
Zespół przeniósł się do ClickUp, konsolidując projekty, dokumenty i komunikację. Agenci AI monitorują teraz postępy kampanii, generują cotygodniowe raporty o statusie, a nawet tworzą kreatywne briefy na podstawie danych z bieżących projektów. Spotkania dotyczące statusu są krótsze, raportowanie jest zautomatyzowane, a zespół poświęca więcej czasu na tworzenie, a mniej na poszukiwanie informacji.
Wpływ prawdziwej konwergencji AI jest ogromny. Organizacje, które integrują AI ze swoimi cyklami pracy, odnotowują znaczny wzrost wydajności poszczególnych pracowników, sięgający nawet 40%!
Wprowadzanie zmian: siła stopniowych sukcesów
Jednym z największych błędów, jakie widzę, jest próba „zagotowania oceanu” za pomocą transformacji AI. Zamiast tego opowiadam się za stopniowymi sukcesami: znalezieniem konkretnych cykli pracy, w których AI może zapewnić natychmiastową, namacalną wartość.
Nigdy nie zapomnę wydarzenia Secret Supper w Meksyku. Zaprezentowałem agenta, który automatycznie oceniał rozmowy sprzedażowe przy użyciu niestandardowej rubryki. W ciągu kilku godzin stworzyłem proof of concept, który zastąpił godziny ręcznej weryfikacji. Reakcja? Wszyscy byli pod ogromnym wrażeniem. Nagle sztuczna inteligencja przestała być abstrakcyjnym pojęciem — znalazła praktyczne zastosowanie. Ludzie mogli zobaczyć, jak zmieni to ich codzienną pracę.
Te momenty olśnienia są kluczem do pokonania oporu. Pokaż, nie opowiadaj.
Niech będzie to realne, istotne i łatwe do wdrożenia.
Zarządzanie zmianą: ramy zrównoważonej transformacji
Transformacja oparta na AI to nie tylko projekt techniczny — to projekt kulturowy. Powodzenie wymaga zarówno zaangażowania oddolnego, jak i wsparcia odgórnego.
Nasz podręcznik zarządzania zmianą:
- Mapa interesariuszy: Zidentyfikuj liderów, sceptyków i osoby wpływowe w różnych zespołach
- *plan komunikacji: Udostępnij „dlaczego”, „jak” i „co mi to daje” na każdej scenie
- Programy pilotażowe: zacznij od małych kroków, mierz efekty i świętuj sukcesy
- Wskaźniki przyjęcia: Śledź wykorzystanie, satysfakcję i wyniki biznesowe — nie tylko logowania
- Ciągła informacja zwrotna: Stwórz kanały, dzięki którym zespoły będą mogły udostępniać informacje o tym, co działa, a co nie
Przede wszystkim chodzi o to, aby pomóc ludziom dostrzec siebie w przyszłości, którą budujesz.
Sekretny przepis: ujednolicony kontekst
Prawdziwa moc ClickUp — i przyszłość pracy — tkwi w zintegrowanym kontekście. Gdy cała praca, wiedza i komunikacja znajdują się w jednym miejscu, sztuczna inteligencja może wreszcie spełnić swoje obietnice. Nie jest to tylko teoria — integracja sztucznej inteligencji już teraz okazuje się antidotum na rozproszone cykle pracy, pomagając zespołom zmniejszyć obciążenie poznawcze, przyspieszyć realizację zadań i uwolnić kreatywność.
Nie chodzi tu tylko o wydajność. Chodzi o zmniejszenie obciążenia poznawczego , przełamanie barier i umożliwienie zespołom szybszego i mądrzejszego działania. Chodzi o stworzenie obszaru roboczego, w którym mogą kwitnąć innowacje — ponieważ wszyscy pracują według tego samego scenariusza.
to właśnie tego dzisiaj brakuje. * W świecie zalewanym przez niepołączone narzędzia i rozrost sztucznej inteligencji, ClickUp łączy to wszystko w pierwszej na świecie zintegrowanej przestrzeni roboczej opartej na sztucznej inteligencji. To sztuczna inteligencja, która nie tylko pomaga — ona integruje.
Taka jest obietnica ClickUp Brain .
ClickUp Brain: kontekstowa sztuczna inteligencja w działaniu
W przeciwieństwie do dodatkowych kopilotów, ClickUp Brain jest natywnym elementem Twojej przestrzeni roboczej. Rozumie Twoje projekty, ponieważ funkcjonuje w ich ramach — podsumowuje notatki ze spotkań, generuje aktualizacje, automatyzuje zadania i ujawnia przeszkody, zachowując pełny kontekst. A gdy wymaga tego sytuacja, możesz przełączać się między wiodącymi modelami sztucznej inteligencji — ChatGPT, Claude, Gemini i innymi — wybierając szybkość, niuanse lub głębię bez konieczności opuszczania swojego środowiska pracy.
A dzięki ClickUp Brain MAX zyskujesz jeszcze więcej:
Talk to Text , które rejestruje pomysły w miarę ich wypowiadania i natychmiast przekształca je w zadania, notatki lub dokumenty — bez konieczności pisania na klawiaturze.
Świadomość kontekstu, elastyczność modeli, funkcja Talk to Text i ujednolicony obszar roboczy — w ten sposób sztuczna inteligencja z dodatkowego narzędzia staje się dźwignią transformacji organizacyjnej opartej na sztucznej inteligencji.
Wizualizacja drogi: od chaosu do konwergencji
Wyobraź sobie prosty schemat:
- Po lewej: Splątana sieć niepołączonych aplikacji, z których każda ma własne dane i cykle pracy
- Środek: Lejek przedstawiający migrację pracy, wiedzy i komunikacji do ujednoliconej platformy
- Po prawej: Pojedyncza, zintegrowana przestrzeń robocza, w której agenci AI działają w czasie rzeczywistym, automatyzując, doradzając i przyspieszając pracę
Typowe pułapki (i jak ich unikać)
Wprowadzenie nowej technologii to nie tylko uruchomienie narzędzia, ale także sposób jego prezentacji, integracji i oceny. Liderzy często popełniają trzy przewidywalne błędy:
| Pułapka | Lepsze podejście |
|---|---|
| Wprowadzanie nowego narzędzia bez zgody zespołu | Zaangażuj użytkowników na wczesnym etapie, współtwórz cykle pracy i przeprowadź pilotaż przed skalowaniem |
| Traktowanie AI jako dodatku, a nie podstawowej funkcji | Zintegruj AI z codziennymi cyklami pracy i zapewnij jej dostęp do aktualnego kontekstu |
| Mierzenie powodzenia na podstawie logowań, a nie wyników | Śledź wpływ na działalność firmy — oszczędność czasu, zmniejszenie liczby błędów, uwolnienie potencjału innowacyjnego |
Perspektywy na przyszłość: moja wizja przyszłości pracy
Wierzę, że stoimy u progu nowej ery. W ciągu najbliższych 2–3 lat agenci AI staną się integralnymi członkami naszych zespołów — zawsze gotowi do działania, świadomi kontekstu i nieustannie się uczący.
Ale jest jeden haczyk: zwycięskie będą te organizacje, które opanują konwergencję.
Ujednolicą oni swoje narzędzia, cykle pracy i wiedzę, tworząc podatny grunt dla rozwoju AI.
Największe możliwości to osiągnięcie nowego poziomu kreatywności, szybkości i współpracy. Największym ryzykiem jest wpadnięcie w pułapkę „rozproszenia AI”, czyli dodawania kolejnych narzędzi bez rozwiązania podstawowego problemu fragmentacji.
📮 ClickUp Insight: 33% osób nadal uważa, że wielozadaniowość równa się wydajność. W rzeczywistości wielozadaniowość tylko zwiększa koszt przełączania się między zadaniami. Kiedy mózg przeskakuje między zakładkami, czatami i listami kontrolnymi, najbardziej ucierpi głęboka koncentracja.
ClickUp pomaga skupić się na jednym zadaniu, gromadząc wszystko, czego potrzebujesz, w jednym miejscu!
Pracujesz nad zadaniem, ale musisz sprawdzić coś w Internecie? Po prostu użyj głosu i poproś ClickUp Brain MAX o wyszukanie informacji w Internecie w tym samym oknie. Chcesz porozmawiać z Claudem i dopracować projekt, nad którym pracujesz? Możesz to zrobić bez opuszczania obszaru roboczego!
Wszystko, czego potrzebujesz — czat, dokumenty, zadania, pulpity nawigacyjne, wiele modeli LLM, wyszukiwanie w Internecie i wiele więcej — znajduje się w jednym zintegrowanym obszarze roboczym AI, gotowym do użycia!
Porady dla liderów: zalecenia krok po kroku
Przekształcenie strategii w rzeczywistą zmianę wymaga codziennych działań, które budują zaufanie i dynamikę. Oto praktyczne kroki, które liderzy mogą podjąć, aby poprowadzić swoje zespoły przez proces wdrażania:
- Zacznij od empatii. Zrozum prawdziwe bolączki swoich zespołów. Nie narzucaj zmian — współtwórz je
- Sporządź mapę swoich procesów roboczych. Zidentyfikuj, gdzie tracisz kontekst i gdzie AI mogłaby wnieść wartość dodaną
- Pilotaż, pomiary, iteracje. Rozpocznij małe eksperymenty, śledź wyniki i udoskonalaj przed skalowaniem
- Zainwestuj w kontekst. Upewnij się, że Twoje/AI ma dostęp do aktualnych, zintegrowanych danych. W przeciwnym razie tylko dodasz szumu
- Niech będzie to wysiłek zespołowy. Połącz eksperymenty oddolne z przywództwem i wsparciem odgórnym.
- Świętuj sukcesy. Udostępniaj historie powodzenia, aby budować dynamikę i zaufanie
- Nigdy nie przestawaj się uczyć. Otoczenie szybko się zmienia. Bądź ciekawy, pozostań pokorny i nieustannie się doskonal
Gdybym mógł cofnąć się w czasie i zrobić jedną rzecz inaczej, zainwestowałbym jeszcze wcześniej w budowanie kultury eksperymentowania i uczenia się. Przyszłość należy do tych, którzy potrafią się dostosować — i pomagają swoim zespołom zrobić to samo.
Wniosek: droga naprzód
Rozproszenie pracy to problem wart biliony dolarów, ale jest to również największa szansa dla naszego pokolenia. Dzięki ujednoliceniu naszych narzędzi, cykli pracy i kontekstu — oraz dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji jako prawdziwego partnera — możemy budować organizacje, które są nie tylko bardziej wydajne, ale także bardziej ludzkie.
Nie jest to łatwa droga, ale warto ją podjąć. Jeśli moje doświadczenie nauczyło mnie czegoś, to tego, że przyszłość pracy będzie należała do tych, którzy odważą się na konwergencję.
Devin Stoker jest dyrektorem ds. architektury rozwiązań w ClickUp. Skontaktuj się z nim na LinkedIn, aby kontynuować rozmowę.