Osoby pracujące zdalnie doskonale to znają. Wystarczy otworzyć kalendarz, by zobaczyć wiele spotkań na Zoomie zaplanowanych na cały tydzień.
I przyznajmy szczerze – prawdopodobnie nie będziesz całkowicie skupiony podczas wszystkich spotkań, ani nie zapamiętasz Wszystkiego, o czym się rozmawiało.
Według badania przeprowadzonego przez firmę Microsoft 42% uczestników spotkań wykonuje wiele zadań jednocześnie w ciągu typowego tygodnia.
Dlatego tak ważne jest sporządzanie notatek ze spotkań lub dostęp do nich, a także do nagrań. Ale kto jest w stanie jednocześnie skupiać uwagę na mówcach i dokładnie oraz szybko wszystko zapisywać? Niewielu z nas.
Proces ten może jednak być znacznie łatwiejszy dzięki odpowiedniemu zestawowi narzędzi i kilku przydatnym wskazówkom.
W tym poście pokażemy Ci, jak szybko i łatwo sporządzać notatki, w tym sposoby na automatyzację tego procesu. Wkrótce będziesz dysponować wszystkimi narzędziami potrzebnymi do tworzenia szczegółowych i przydatnych notatek ze spotkań na Zoomie za każdym razem.
⏰ 60-sekundowe podsumowanie
- „Zoom Notes” to funkcja aplikacji Zoom, która automatycznie tworzy notatki ze spotkań przy pomocy aplikacji towarzyszącej Zoom.
- Zoom ułatwia transkrypcję spotkań oraz rejestrowanie kluczowych punktów i elementów do wykonania podczas rozmów, co pozwala łatwiej zachować porządek
- Skuteczne sporządzanie notatek w Zoomie składa się z trzech etapów. Przed spotkaniem zaplanuj kluczowe punkty i wyznacz cele. Podczas spotkania rób przejrzyste notatki na ważne tematy. Po spotkaniu przejrzyj notatki i uporządkuj je w zadania.
- Notatnik ClickUp pomaga szybko sporządzać notatki podczas spotkań, a ClickUp Docs umożliwia tworzenie bardziej szczegółowych wpisów i połączenie informacji z cyklem pracy
- ClickUp Brain idzie o krok dalej, przekształcając Twoje notatki w elementy do wykonania i automatycznie wyznaczając kolejne kroki
- Częstym błędem jest zapisywanie każdego słowa z spotkania, co utrudnia późniejsze odnalezienie kluczowych punktów
- Brak działań następczych w sprawie elementów do wykonania może również prowadzić do przekroczenia terminów, a nieuporządkowane notatki trudno jest znaleźć
- Możesz uniknąć tych błędów, skupiając się na podsumowywaniu kluczowych punktów i decyzji oraz korzystając z zaawansowanych funkcji ClickUp, które zapewniają lepszą organizację, łatwość wyszukiwania i realizację elementów poruszanych podczas spotkań.
Czym są notatki w Zoomie?
Zoom Notes to przydatna funkcja wbudowana w popularną platformę do wideokonferencji, która pozwala robić notatki i udostępniać je innym uczestnikom podczas spotkań. Podczas rozmowy możesz utworzyć nową notatkę lub otworzyć już istniejącą. Po udostępnieniu notatki każdy może dołączyć do pracy nad nią i wspólnie zapisywać ważne szczegóły w czasie rzeczywistym.
To nie wszystko — możesz tu tworzyć i udostępniać porządki obrad swojemu zespołowi! A po zakończeniu rozmowy notatki te można łatwo sformatować i udostępnić wszystkim pozostałym.
Zaletą tej funkcji jest to, że jest ona dostępna dla wszystkich użytkowników platformy Zoom bez dodatkowych kosztów.
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Włącz transkrypcję na żywo podczas spotkań w Zoomie, klikając przycisk obok opcji „Nagrywaj”. Spowoduje to wygenerowanie napisów dla wszystkich mówców. Możesz później skorzystać z transkrypcji, aby znacznie szybciej sporządzić protokół ze spotkania.
Dlaczego notatki w Zoomie rewolucjonizują wydajność
👉🏼 Już w 1885 roku niemiecki psycholog Hermann Ebbinghaus przedstawił krzywą zapominania. Pokazała ona, w jaki sposób nowo przyswojona informacja zanika z pamięci, jeśli nie jest utrwalana.
Wyobraź sobie teraz, jaka ilość informacji napływa do Ciebie w ciągu jednego dnia pracy. Poleganie wyłącznie na pamięci, by zapamiętać wszystko, co zostało omówione podczas rozmowy w Zoomie, to prosta droga do katastrofy. Dlatego warto robić notatki!
Oto, w jaki sposób ułatwia to pracę i zwiększa Twoją wydajność:
- Pomaga utrzymać koncentrację i zaangażowanie: Kiedy piszesz ręcznie lub na klawiaturze, nie tylko słuchasz — przetwarzasz i podsumowujesz to, co się mówi, co ułatwia zrozumienie i późniejsze przypomnienie sobie treści
- Zapewnia przejrzysty zapis przebiegu dyskusji i planów z spotkania: Notatki jasno określają, kto za co odpowiada, oraz przedstawiają kolejne kroki, dzięki czemu nic nie zostanie pominięte
- Poprawia komunikację i współpracę: Wspólne notatki umożliwiają wszystkim być na bieżąco. Współpraca podczas spotkań ogranicza niejasności i ułatwia uniknięcie nieporozumień
- Wspiera aktywne uczenie się: Robienie notatek poprawia sposób przetwarzania i rozumienia informacji. Pomaga również dostrzegać kluczowe punkty i połączenia oraz rozwija krytyczne myślenie
- Służą jako przewodnik przy podejmowaniu przyszłych decyzji: Notatki gromadzą w jednym miejscu informacje o podjętych decyzjach, postępach w projekcie oraz dyskusjach zespołu. Mogą one również stanowić cenne źródło informacji przy wdrażaniu nowych pracowników oraz analizie dotychczasowych strategii.
Przeczytaj również: 20 porad i trików dotyczących Zoomu, które poprawią jakość spotkań wideo
Jak zautomatyzować sporządzanie notatek w Zoomie
Możesz zautomatyzować proces sporządzania notatek dzięki funkcji AI Companion na swoim koncie Zoom.
To oparte na AI narzędzie do sporządzania notatek dołącza do Twoich spotkań lub webinarów w Zoomie, aby automatycznie sporządzać notatki. Transkrybuje rozmowę na bieżąco i zapewnia szczegółowe podsumowanie dyskusji.
Narzędzie to pozwala rozpoznać, kto właśnie mówi, prowadzić śledzenie elementów do wykonania oraz zaznaczać kluczowe decyzje w czasie rzeczywistym.
Jednak niektórzy użytkownicy Zoomu mają wątpliwości co do dokładności tego narzędzia podczas złożonych rozmów. Chociaż sprawdza się ono w przypadku prostych dyskusji, często ma trudności z rozróżnianiem nakładających się wypowiedzi, rozpoznawaniem terminów technicznych lub rozumieniem języka specyficznego dla danej branży.
W wyniku możesz poświęcić dodatkowy czas na poprawianie notatek, co sprawia, że proces ten jest niemal tak samo czasochłonny, jak tworzenie ich ręcznie od podstaw.
Nie wspominając już o tym, że wyszukiwanie w notatkach Zoom dokładnie tych informacji, których potrzebujesz, jest żmudnym procesem. Ponadto, jeśli chcesz wykorzystać te przydatne informacje, musisz przełączać się między platformami i ręcznie wprowadzać wszystko do innych narzędzi do zarządzania zawartością.
Warto więc zacząć właśnie od tego.
Jako wszechstronna aplikacja do pracy, ClickUp łączy zarządzanie zadaniami, dokumentami, spotkaniami i wiedzą w jedną potężną platformę zwiększającą wydajność, wspieraną przez AI.
Ale jak zautomatyzować sporządzanie notatek za pomocą ClickUp?
Na szczęście ClickUp Brain, zaawansowany wbudowany asystent AI platformy ClickUp, oferuje idealne rozwiązanie.
Dzięki integracji ClickUp z Zoomem możesz zaimportować notatki ze spotkań w Zoomie do ClickUp, a resztą zajmie się ClickUp Brain. Jednym kliknięciem podsumuje kluczowe punkty, dyskusje i elementy do zrobienia. Brakuje Ci czasu lub masz nagranie głosowe ze spotkania, które chcesz przepisać? To też potrafi.
Narzędzie to potrafi również dostosować ton, język i poziom kreatywności do Twoich potrzeb. Niezależnie od tego, czy musisz przetłumaczyć notatki dla międzynarodowego zespołu, czy też zachować spójny styl pisania, narzędzie to dostosuje się do Twoich potrzeb.
ClickUp Brain może również przekształcić Twoje notatki w zadania do wykonania — ale o tym później. Tymczasem obejrzyj to wideo instruktażowe na temat wykorzystania AI do sporządzania notatek ze spotkań.
Przeczytaj również: Jak prowadzić spotkania w Zoomie jak ekspert: porady, triki i najlepsze praktyki
Jak skutecznie sporządzać notatki w Zoomie
Robienie notatek nie polega na zapisywaniu każdego słowa wypowiedzianego podczas rozmowy. Wyobraź sobie, że musisz przeglądać strony po stronach notatek z godzinnego spotkania! Chodzi o to, aby zidentyfikować i wyróżnić elementy, nad którymi trzeba będzie później popracować.
Oczywiście, w tym przypadku pomocne będzie tworzenie notatek z wykorzystaniem AI. Jednak aktywne sporządzanie notatek również zapewni Ci pełną orientację w temacie. Zapisz i podkreśl kwestie, które mogą wymagać wyjaśnienia pod koniec rozmowy. Możesz też po prostu zanotować problemy, które musisz omówić z zespołem. Zobaczmy, jak można to zrobić skutecznie.
🧠 Ciekawostka: Słyszałeś o „zmęczeniu Zoomem”? Termin ten opisuje wyczerpanie spowodowane długimi rozmowami wideo. Jedną z głównych przyczyn tego zjawiska jest nadmierna konieczność utrzymywania bliskiego kontaktu wzrokowego.
Przed spotkaniem
Jako młody harcerz zapewne często słyszałeś hasło „Bądź przygotowany”. Sporządzanie notatek ze spotkań pozwoli ci ponownie kierować się tą samą dewizą.
Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci przygotować się przed spotkaniem:
- Zacznij od dokładnego zapoznania się z porządkiem obrad lub zaproszeniem, aby zrozumieć główne tematy i cele spotkania. Jeśli nie ma takiego dokumentu, zapytaj organizatora o cel spotkania.
- Przygotuj aplikację do sporządzania notatek. Jeśli korzystasz z narzędzia cyfrowego, przetestuj je z wyprzedzeniem, aby uniknąć problemów podczas rozmowy.
- Przygotuj prosty szablon przed spotkaniem, zawierający sekcje takie jak „Eлеменty porządku obrad”, „Kluczowe kwestie”, „Zadania do wykonania” i „Pytania”. Pomoże ci to szybko sporządzać notatki podczas rozmowy.
- Następnie sprawdź swoje ustawienia. Upewnij się, że komputer jest naładowany, połączenie internetowe jest stabilne, a Ty znajdujesz się w cichym, dobrze oświetlonym miejscu. Zamknij zbędne zakładki przeglądarki i aplikacje, aby uniknąć rozpraszania uwagi.
- Jeśli podczas spotkania ma zostać omówiony konkretny dokument lub materiał, zapoznaj się z nim przed rozmową. Pobierz lub wydrukuj wszelkie raporty, prezentacje lub inne materiały, które będą Ci potrzebne, aby lepiej zrozumieć kontekst
- Zdecyduj, co chcesz wynieść ze spotkania. Mogą to być aktualizacje dotyczące projektu lub plany na przyszłość, ale jasno określony cel pomoże Ci sporządzać właściwe notatki
- Na koniec przygotuj pytania, które chcesz zadać, lub tematy, które koniecznie chcesz poruszyć
Podczas spotkania
Skuteczność sporządzania notatek podczas spotkania w dużej mierze zależy od wybranej strategii. Oto kilka popularnych strategii:
- Metoda Cornella (idealna dla osób, które cenią sobie przejrzystą strukturę i chcą później przejrzeć notatki): Notatki sporządzasz w trzech sekcjach — jedna na kluczowe punkty i szczegóły, druga na słowa kluczowe lub pytania, a ostatnia na podsumowanie spotkania
- Metoda Box (doskonała dla wszystkich osób uczących się wzrokowo): Podziel stronę na boxy, z których każdy będzie poświęcony innemu tematowi lub kwestii, i wypełniaj je w miarę trwania spotkania
- Tworzenie konspektu (dla osób preferujących proces krok po kroku): Notatki zapisujesz w formie listy, używając nagłówków dla głównych tematów, a szczegóły dodajesz jako podpunkty poniżej
Jednak samo opracowanie strategii i zapisywanie wszystkiego słowo w słowo to za mało — musisz aktywnie skupiać się na słuchaniu i wychwytywaniu głównych idei, zadań i decyzji. Korzystaj ze skrótów, skrótów słownych lub symboli w Zoomie, aby nadążyć za rozmową.
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Jeśli tempo spotkania jest zbyt szybkie, nie wahaj się poprosić o podsumowanie spotkania lub wyjaśnienie kluczowych kwestii.
Po zakończeniu spotkania
Po zakończeniu spotkania nadszedł czas na uporządkowanie i przejrzenie notatek. Postaraj się przejrzeć je w ciągu godziny, póki szczegóły są jeszcze świeże w pamięci.
Oto lista kontrolna zawierająca wszystko, co musisz zrobić:
- Uporządkuj swoje notatki w przejrzysty i łatwy do przeczytania dokument
- Przepisuj swoje notatki w przejrzysty sposób, zamieniając skróty na pełne zdania
- Podkreślaj kluczowe kwestie, takie jak decyzje, zadania i terminy
- Wykorzystaj kolory do porządkowania informacji. Na przykład czerwony dla terminów, a zielony dla zadań
- Dodaj podsumowanie zawierające główne punkty, kluczowe decyzje oraz elementy wraz z przypisanymi osobami odpowiedzialnymi i terminami realizacji
- Zarządzaj notatkami w formie papierowej lub korzystaj z platformy cyfrowej, aby porządkować je według projektu, daty lub zespołu, i nadajaj im jasne nazwy
Wykorzystanie integracji do usprawnienia zarządzania notatkami
Twoje notatki mają zapewnić przejrzystość. Jednak ręczne zarządzanie nimi może szybko zamienić tę przejrzystość w chaos. Unikaj nieporozumień, tworząc połączenie między notatkami z spotkań a istniejącymi aplikacjami zwiększającymi wydajność.
Oczywiście możesz uniknąć kłopotów związanych z przełączaniem się między wieloma platformami, korzystając z kompleksowej platformy wydajności ClickUp.
📮Wgląd ClickUp: Prawie 40% profesjonalistów czuje się zmuszonych do podjęcia działań następczych natychmiast po każdym spotkaniu.
Według badań przeprowadzonych przez ClickUp, mimo że większość osób zamierza podejmować działania wynikające ze spotkań, nie są w stanie tego zrobić. Powód? Elementy do wykonania są często rozproszone i mają małą widoczność, ponieważ obecne kanały komunikacji dzielą się między e-mail (42%) a komunikatory internetowe (41%).
ClickUp, jako wszechstronna aplikacja do pracy, ułatwia przejście od dyskusji do działania. Łączy spotkania, notatki i zadania w jedną spójną platformę, zwiększając wydajność spotkań!
Przekształć swoje notatki w uporządkowane zadania dzięki ClickUp
Przekształcenie statycznych notatek z Zoom w efektowne materiały wymaga wykonania czterech prostych kroków.
Krok 1: Zacznij od integracji ClickUp z Zoomem i dołącz do zaplanowanego spotkania (lub utwórz nowe) bezpośrednio z poziomu odpowiednich zadań ClickUp.
Krok 2:
- Ręcznie sporządzaj notatki podczas spotkania, korzystając z Notatnika ClickUp lub ClickUp Docs.
Notatnik ClickUp świetnie nadaje się do sporządzania szybkich notatek lub tworzenia list kontrolnych. Z kolei ClickUp Dokumenty lepiej sprawdza się przy sporządzaniu bardziej szczegółowych notatek, zawierających porządki obrad lub plany projektów.
Dokumenty te można łatwo edytować za pomocą rozbudowanych narzędzi formatowania w ClickUp, takich jak nagłówki, wypunktowane listy i listy numerowane, banery oraz tabele. Elementy te poprawiają również czytelność notatek. A co najlepsze? Możesz udostępniać je zespołowi w czasie rzeczywistym (a nawet wspólnie je edytować), dzięki czemu wszyscy są na bieżąco.
- Po zakończeniu spotkania transkrypcja i nagranie (jeśli zostało włączone) zostaną automatycznie dodane do Twojego zadania ClickUp. Możesz nawet skonfigurować automatyzację w ClickUp, aby powiadomić uczestników spotkania, gdy to nastąpi, dzięki czemu wszyscy będą mieli natychmiastowy dostęp do wszystkich materiałów ze spotkania.
Gdy to nastąpi, możesz poprosić natywnego asystenta AI ClickUp, ClickUp Brain, o podsumowanie dyskusji i wyodrębnienie elementów do wykonania na podstawie transkrypcji, bez konieczności ręcznego dokumentowania przebiegu spotkania.
💡 Porada dla profesjonalistów: Masz dość ręcznego sporządzania notatek ze spotkań? Czas wypróbować narzędzie ClickUp AI Notetaker.
- Skup się na spotkaniu, a aplikacja automatycznie zapisze dla Ciebie najważniejsze punkty, decyzje i elementy do wykonania w przejrzystym dokumencie ClickUp Doc.
- Przekształcaj rozmowy w działania dzięki podsumowaniom opartym na AI, które synchronizują się bezpośrednio z Twoimi zadaniami i dokumentami
- Twoje notatki ze spotkań są od razu uporządkowane, można je przeszukiwać i są połączone z Twoim cyklem pracy
Krok 3: Teraz nadszedł czas, aby utworzyć zadania i podzadania w ClickUp oraz przypisać je członkom zespołu (lub sobie), aby zrealizować zadania do wykonania. Wystarczy zaznaczyć wpis w Notatniku lub Dokumentach, aby przekształcić go w zadanie ClickUp, a następnie dodać osobę przypisaną i termin wykonania.
Dodając ClickUp Brain do swojego zadania, sprawdzaj obowiązki i terminy bezpośrednio w swoich notatkach. Ustalaj priorytety, śledź postępy i upewnij się, że nic nie umknie w zakresie obowiązków.
Jestem wielkim fanem ClickUp. Najlepszą jego funkcją (której nie ma nikt inny) jest to, że wszystkie notatki można przechowywać w sekcji „Dokumenty”, a są one zintegrowane z sekcją „Zadania”… Dzięki temu można zaznaczyć zdanie z dokumentu i kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby utworzyć z niego zadanie. Jest to niezwykle pomocne, gdy chcę przekształcić notatki z godzinnej rozmowy telefonicznej w konkretne zadania… i nie muszę ich ponownie wpisywać ani nawet kopiować i wklejać.
Jestem wielkim fanem ClickUp. Najlepszą jego funkcją (której nie ma nikt inny) jest to, że wszystkie notatki można przechowywać w sekcji „Dokumenty”, a są one zintegrowane z sekcją „Zadania”… Dzięki temu można zaznaczyć zdanie z dokumentu i kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby utworzyć z niego zadanie. Jest to niezwykle pomocne, gdy chcę przekształcić notatki z godzinnej rozmowy telefonicznej w konkretne zadania… i nie muszę ich ponownie wpisywać ani nawet kopiować i wklejać.
Jeśli potrzebujesz pomocy, obszerna biblioteka szablonów ClickUp zawiera wiele szablonów notatek ze spotkań, które sprawdzą się w każdej sytuacji.
Bonus: Zobacz te memy o Zoomie, żeby się trochę pośmiać!
Szablony ClickUp ułatwiające prowadzenie spotkań
Jednym z naszych ulubionych narzędzi jest szablon notatek ze spotkań ClickUp. Od szczegółowych cotygodniowych rozmów po codzienne spotkania, pomaga on w organizacji spotkań zespołu dzięki dedykowanym sekcjom na porządki obrad, notatki i elementy do wykonania.
Możesz nawet dodawać zdjęcia, linki lub wideo, aby uzupełnić kontekst i mieć pewność, że rozmowa zostanie dobrze udokumentowana.
Dzięki ClickUp masz wszystko, czego potrzebujesz do prowadzenia spotkań i realizacji projektów, w jednym miejscu, co pozwala zachować porządek i wydajność.
Inną opcją, z której możesz skorzystać, jest szablon protokołu spotkania ClickUp. Pomaga on stworzyć pulpit nawigacyjny z notatkami w formie podstron dla każdej sesji, dzięki czemu nic nie umknie Twojej uwadze. Szablon ten jest idealny dla początkujących, więc każdy członek Twojego zespołu może naprawdę współpracować bez konieczności przechodzenia przez proces nauki obsługi.
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Jeśli w Twojej firmie korzysta się z Google Workspace, Twoje porządki obrad są prawdopodobnie zapisane w Dokumentach Google. Aby ułatwić sobie rozpoczęcie pracy, zapoznaj się z tymi bezpłatnymi szablonami porządków obrad dla Dokumentów Google.
Typowe błędy przy sporządzaniu notatek w Zoomie i jak ich unikać
Nawet mając odpowiednie narzędzia i będąc dobrze przygotowanym, często zdarza się popełniać błędy podczas rozmów online, które mogą bezpośrednio wpływać na wydajność pracy.
Większość z nich można jednak łatwo naprawić. Oto kilka typowych błędów popełnianych podczas sporządzania notatek oraz wskazówki, jak ich uniknąć.
- Przeładowanie notatek zbędnymi szczegółami może utrudnić ich przeglądanie lub podejmowanie działań na ich podstawie. Zamiast próbować zapisać Wszystko, skup się na kluczowych kwestiach, decyzjach i elementach do wykonania.
- Brak realizacji elementów do wykonania po zakończeniu rozmowy to częsty problem. Zaraz po spotkaniu przejrzyj listę elementów i przydziel je odpowiednim osobom.
- Nieuporządkowane, niemożliwe do odnalezienia notatki mogą prowadzić do utraty informacji i straty czasu. Stwórz przejrzysty system ich przechowywania, używając prostych nazw folderów i spójnych etykiet
- Wielozadaniowość obniża jakość notatek. Jeśli podczas rozmowy sprawdzasz e-maile, przegapisz istotne szczegóły. Skup się na spotkaniu
- Brak udostępniania notatek odpowiednim osobom zmniejsza ich wartość i powoduje zamieszanie. Natychmiast po zakończeniu rozmowy prześlij notatki wszystkim zainteresowanym.
Zostaw sporządzanie notatek ClickUp!
Robienie dobrych notatek ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia wydajności spotkań i uniknięcia pominięcia jakichkolwiek ważnych informacji. Wbudowane narzędzie Zoom doskonale sprawdza się w zespołach na całym świecie.
Jeśli jednak szukasz jeszcze bardziej wydajnego i precyzyjnego rozwiązania, ClickUp jest właśnie tym, czego potrzebujesz.
ClickUp nie tylko ułatwia sporządzanie notatek, ale także łączy się z narzędziami do zarządzania projektami, dzięki czemu możesz od razu przekształcić notatki ze spotkania w zadania bez konieczności przełączania się między aplikacjami. Od ustalania terminów, przez przydzielanie zadań, aż po śledzenie postępów — ClickUp zajmuje się wszystkim.
Załóż już dziś bezpłatne konto w ClickUp i pozwól mu zarządzać Twoimi projektami i notatkami w ramach jednego środowiska pracy!