Pracownicy zdalni wiedzą o tym aż za dobrze. Otwórz swój kalendarz, a zobaczysz wiele Spotkania Zoom zaplanowane na cały tydzień.

I przyznajmy to, prawdopodobnie nie będziesz w pełni uważny podczas nich wszystkich, ani nie zapamiętasz wszystkiego omawianego.

Według ankiety przeprowadzonej przez Microsoft, 42% uczestników spotkań pracuje wielozadaniowo w typowym tygodniu.

To sprawia, że ważne jest, aby robić notatki i nagrania ze spotkań lub mieć do nich dostęp. Ale kto może zwracać uwagę na mówców i notować wszystko dokładnie i szybko? Niewielu z nas.

Ale proces ten może być znacznie łatwiejszy dzięki odpowiedniemu ustawieniu narzędzi i kilku przydatnym wskazówkom.

W tym poście pokażemy, jak szybko i łatwo tworzyć notatki, w tym sposoby na automatyzację tego procesu. Wkrótce będziesz mieć wszystkie narzędzia potrzebne do tworzenia szczegółowych i praktycznych notatek ze spotkań Zoom za każdym razem.

⏰ 60-sekundowe podsumowanie

• Zoom Notes to funkcja w Zoom, która automatycznie tworzy notatki ze spotkań za pomocą Zoom's Companion
• Zoom pomaga transkrybować spotkania i przechwytywać kluczowe punkty i elementy działań podczas rozmów, ułatwiając utrzymanie porządku
• Skuteczne tworzenie notatek w Zoom składa się z trzech scen. Przed spotkaniem należy zaplanować kluczowe punkty i ustawić cele. Podczas spotkania należy sporządzać wyczyszczone notatki na ważne tematy. Następnie przejrzyj notatki i zorganizuj je w zadania
• ClickUp Notepad pomaga szybko sporządzać notatki podczas spotkań, a ClickUp Docs pozwala tworzyć bardziej szczegółowe wpisy i łączyć informacje z cyklem pracy
• ClickUp Brain idzie o krok dalej, przekształcając notatki w elementy działań i automatycznie wyznaczając kolejne kroki
• Dużym, powszechnym błędem jest zapisywanie każdego słowa ze spotkania, co utrudnia późniejsze znalezienie kluczowych punktów
• Niewykonywanie kolejnych elementów działań może również prowadzić do niedotrzymania terminów, a zdezorganizowane notatki są trudne do znalezienia
• Możesz uniknąć tych błędów, koncentrując się na podsumowywaniu kluczowych punktów i decyzji oraz korzystając z zaawansowanych funkcji ClickUp w celu lepszej organizacji, możliwości wyszukiwania i śledzenia elementów spotkania

Czym są notatki Zoom?

przez Zoom Zoom Notes to fajna funkcja wbudowana w popularną platformę do wideokonferencji, która pozwala notować i udostępniać notatki innym podczas spotkań. Możesz rozpocząć nową notatkę lub otworzyć istniejącą podczas rozmowy. Po udostępnianiu, każdy może wskoczyć i współpracować, aby uchwycić ważne szczegóły w czasie rzeczywistym.

To nie wszystko - możesz tutaj tworzyć i udostępniać agendy swojemu zespołowi! Po zakończeniu rozmowy notatki są łatwo formatowane i gotowe do udostępniania innym.

Wspaniałe w tej funkcji jest to, że jest ona dostępna dla wszystkich użytkowników platformy Zoom bez dodatkowych kosztów.

Wskazówka dla profesjonalistów: Włącz transkrypcje na żywo w spotkaniach Zoom, klikając przycisk obok Nagraj. Spowoduje to wygenerowanie napisów dla wszystkich mówców. Możesz uzyskać dostęp do transkrypcji później, aby znacznie szybciej sporządzić protokół ze spotkania.

Dlaczego notatki Zoom są przełomem w wydajności

👉🏼 W 1885 roku niemiecki psycholog Hermann Ebbinghaus przedstawił krzywą zapominania. Pokazała ona, w jaki sposób nowo nabyta informacja znika z pamięci, jeśli nie jest wzmacniana.

Wyobraź sobie teraz ilość informacji, które docierają do Ciebie w ciągu jednego dnia pracy. Poleganie na swojej pamięci, aby zapamiętać wszystko, co zostało omówione podczas rozmowy na Zoomie, jest receptą na katastrofę. Dlatego notatki!

Oto jak upraszcza to pracę i zwiększa wydajność:

• Utrzymuje mózg skupiony i zaangażowany: Kiedy piszesz lub piszesz na klawiaturze, nie tylko słuchasz - również przetwarzasz i podsumowujesz to, co zostało powiedziane, dzięki czemu łatwiej jest to zrozumieć i przypomnieć sobie później
• Maintainer zachowuje jasny zapis dyskusji i planów ze spotkań: Notatki precyzują, kto co robi i planują kolejne kroki, dzięki czemu nic nie zostaje zapomniane
• Poprawia komunikację i współpracę: Udostępnianie notatek sprawia, że wszyscy są na tej samej stronie. Współpraca podczas spotkań zmniejsza zamieszanie i ułatwia unikanie nieporozumień
• Promocja aktywnego uczenia się: Sporządzanie notatek poprawia sposób przetwarzania i rozumienia informacji. Pomaga również dostrzec kluczowe punkty i połączenia oraz pobudza krytyczne myślenie
• Działa jako przewodnik dla przyszłych decyzji: Notatki przechowują decyzje, postęp projektu i dyskusje zespołu w jednym miejscu. Mogą one służyć jako cenny zasób do wdrażania nowych pracowników i zrozumienia wcześniejszych strategii

Przeczytaj także: 20 wskazówek i trików Zoom dla lepszych spotkań wideo

Jak zautomatyzować tworzenie notatek na Zoomie

przez Zoom

Możesz zautomatyzować proces tworzenia notatek za pomocą AI Companion na swoim koncie Zoom.

To Narzędzie AI do tworzenia notatek dołącza do spotkań lub webinarów Zoom, aby automatycznie robić notatki. Transkrybuje rozmowę w trakcie jej trwania i dostarcza szczegółowe podsumowanie dyskusji.

Narzędzie może powiedzieć, kto mówi, śledzić elementy akcji i podkreślać kluczowe decyzje w czasie rzeczywistym.

przez Zoom Jednak niektórzy użytkownicy Zoom uznali tę dokładność za wątpliwą podczas złożonych rozmów. Podczas gdy narzędzie sprawdza się w prostych dyskusjach, często ma problemy z nakładającymi się rozmowami, rozpoznawaniem terminów technicznych lub rozumieniem języka branżowego.

W wyniku tego użytkownik może spędzić dodatkowy czas na poprawianiu notatek, co sprawia, że jest to prawie tak samo czasochłonne, jak ich ręczne tworzenie od podstaw.

Nie wspominając już o tym, że wyszukiwanie w Zoom Notes dokładnie tych informacji, których potrzebujesz, jest pracochłonnym procesem. Ponadto, jeśli chcesz skorzystać z przydatnych informacji, musisz zmienić platformę i ręcznie wprowadzić wszystko do innych narzędzi do zarządzania zawartością.

Dlaczego więc nie zacząć od tego?

As wszystko aplikacja do pracy, ClickUp łączy zadania, dokumenty, spotkania i zarządzanie wiedzą w jedną potężną, wspieraną przez AI platformę wydajności

Ale jak można zautomatyzować robienie notatek za pomocą ClickUp?

Na szczęście, ClickUp posiada potężniejszego natywnego asystenta AI, ClickUp Brain oferuje idealne rozwiązanie.

Pozwól ClickUp Brain podsumować notatki ze spotkania Zoom za pomocą kliknięcia jednego przycisku

Z Integracja z Zoomem w ClickUp możesz zaimportować notatki ze spotkania Zoom do ClickUp i pozwolić ClickUp Brain do zrobienia reszty. Wystarczy jedno kliknięcie, aby podsumować kluczowe punkty, dyskusje i elementy działań. Masz mało czasu lub masz do zrobienia transkrypcję notatki głosowej ze spotkania? ClickUp Brain również może to zrobić.

Narzędzie może również dostosować swój ton, język i poziom kreatywności do swoich potrzeb. Niezależnie od tego, czy musisz przetłumaczyć notatki dla globalnego zespołu, czy zachować spójny styl pisania, może dostosować się do twoich potrzeb.

ClickUp Brain może również przekształcić notatki w zadania, które można wykonać - ale o tym później.

Przeczytaj również: Jak prowadzić spotkania przez Zoom jak ekspert: wskazówki, triki i najlepsze praktyki

Jak robić efektywne notatki na Zoomie

Robienie notatek nie polega na zapisywaniu każdego słowa wypowiedzianego podczas rozmowy. Wyobraź sobie, że musisz przeglądać strony godzinnego spotkania! Chodzi o to, aby zidentyfikować i podkreślić elementy działań, nad którymi należy popracować później.

Oczywiście, notatka AI jest tutaj twoim przyjacielem. Ale aktywne robienie notatek zapewni również, że będziesz na bieżąco. Zapisz i wzmocnij punkty, które mogą wymagać wyjaśnienia pod koniec rozmowy. Lub po prostu zanotuj problemy, które musisz omówić z zespołem. Zobaczmy, jak można to zrobić dobrze.

🧠 Ciekawostka: Znasz pojęcie Zoom fatigue? Wyjaśnia ono zmęczenie spowodowane długimi rozmowami wideo. Główną przyczyną tego jest nadmierna potrzeba utrzymywania zamkniętego kontaktu wzrokowego .

Przed spotkaniem

Jako młody harcerz prawdopodobnie często słyszałeś "Bądź przygotowany". Sporządzanie notatek ze spotkań sprawi, że znów będziesz pracować z tym samym mottem.

Oto kilka wskazówek, które pomogą ci przygotować się przed spotkaniem:

1. Zacznij od dokładnego sprawdzenia agendy spotkania lub zaproszenia, aby zrozumieć główne tematy i cele. Jeśli jej nie ma, zapytaj organizatora o cel spotkania
2. Przygotuj aplikację do robienia notatek. Jeśli korzystasz z narzędzia cyfrowego, przetestuj je z wyprzedzeniem, aby uniknąć problemów podczas rozmowy.
3. Przed spotkaniem przygotuj prosty szablon z sekcjami takimi jak "Elementy agendy", "Kluczowe punkty", "Elementy działań" i "Pytania" Pomoże ci to w szybkim sporządzaniu notatek podczas rozmowy
4. Następnie sprawdź swoje ustawienia. Upewnij się, że komputer jest naładowany, połączenie internetowe stabilne, a ty znajdujesz się w cichym, dobrze oświetlonym miejscu. Zamknij dodatkowe zakładki przeglądarki i aplikacje, aby uniknąć rozpraszania uwagi
5. Jeśli spotkanie ma dotyczyć omówienia konkretnego dokumentu lub materiału, przejrzyj go przed rozmową. Pobierz lub wydrukuj wszelkie raporty, prezentacje lub inne zasoby, których będziesz potrzebować dla lepszego kontekstu
6. Zdecyduj, co chcesz wynieść ze spotkania. Mogą to być aktualizacje projektu lub plany na przyszłość, ale posiadanie jasnego celu pomoże ci sporządzić odpowiednie notatki
7. Na koniec przygotuj pytania, które chcesz zadać lub tematy, które chcesz omówić

Podczas spotkania

Skuteczność sporządzania notatek podczas spotkania zależy w dużej mierze od rodzaju obranej strategii. Niektóre z popularnych to: Metoda Cornella pomimo chęci większości ludzi do zrobienia spotkania, nie są oni w stanie tego zrobić. Powód? Elementy działań są często rozproszone i brakuje im widoczności ze względu na obecne kanały komunikacji podzielone między e-mail (42%) i komunikatory internetowe (41%)_

_ClickUp sprawia, że przejście od dyskusji do działania jest płynniejsze jako aplikacja do wszystkiego w pracy. Dzięki niej spotkania, notatki i zadania znajdują się na jednej, ujednoliconej platformie zapewniającej wyższą wydajność!

Zamień swoje notatki w zorganizowane zadania dzięki ClickUp

Użyj Notatnika ClickUp, aby zanotować ważne punkty, pozostając w obszarze roboczym ClickUp

Przekształcenie statycznych notatek Zoom w efektywną pracę wymaga czterech prostych kroków.

Krok 1: Zacznij od Integracja z Zoomem w ClickUp i wskoczyć na zaplanowane spotkanie (lub utworzyć nowe) bezpośrednio z poziomu odpowiedniej aplikacji Zadania ClickUp .

Krok 2:

1. Ręczne robienie notatek podczas spotkania za pomocąNotatnik ClickUp lubDokumenty ClickUp.

Wypróbuj ClickUp Notepad

Notatnik ClickUp

ClickUp Notepad jest świetny do robienia szybkich notatek lub tworzenia list kontrolnych. Tymczasem ClickUp Docs jest lepszy do robienia bardziej szczegółowych notatek, które obejmują agendy lub plany projektów.

Dokumenty te są łatwe w edycji dzięki bogatym narzędziom do formatowania w ClickUp, takim jak nagłówki, wypunktowane i numerowane listy, banery i tabele. Elementy te zwiększają również czytelność notatek. A co najlepsze? Możesz udostępniać je swojemu zespołowi w czasie rzeczywistym (a nawet współedytować je), dzięki czemu wszyscy pozostają na tej samej stronie

Współpracuj ze swoim zespołem w czasie rzeczywistym na ClickUp

1. Uzyskaj transkrypcję spotkania i nagranie (jeśli jest włączone) w ramach zadania automatycznie po zakończeniu spotkania. Możesz nawet ustawić plikAutomatyzacja w ClickUp aby powiadomić uczestników spotkania, gdy to nastąpi, tak aby każdy miał natychmiastowy dostęp do wszystkich materiałów spotkania.

/$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ClickUp-Brain-4.gif ClickUp Brain https://app.clickup.com/login?product=ai&ai=true Wypróbuj ClickUp Brain /%cta/

Gdy to nastąpi, możesz zapytać natywnego asystenta ClickUp AI, ClickUp Brain , aby podsumować dyskusję i odkryć elementy działania z transkrypcji bez konieczności ręcznego dokumentowania rzeczy podczas spotkania

Krok 3: Teraz nadszedł czas na utworzenie zadań i podzadań ClickUp i przypisanie ich członkom zespołu (lub sobie) w celu realizacji elementów działań. Wystarczy zaznaczyć wpis w Notatniku lub Dokumentach, aby przekonwertować go na zadanie, a następnie dodać osobę przypisaną i termin wykonania.

Konwertuj notatki bezpośrednio na zadania, ustaw terminy i przypisz je odpowiednim członkom zespołu

Dzięki dodaniu ClickUp Brain do zadania, poznaj obowiązki i terminy bezpośrednio z notatek. Ustaw priorytety, śledź postępy i upewnij się, że nic nie zostanie pominięte w obowiązkach.

Jestem wielkim fanem ClickUp. Jego najlepszą funkcją (której nie ma nikt inny) jest to, że możesz przechowywać wszystkie swoje notatki w Dokumentach i są one zintegrowane z Zadaniami... Możesz więc zaznaczyć zdanie z dokumentu i kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby utworzyć z niego Zadanie. Jest to bardzo pomocne, gdy chcę przełożyć moje godzinne notatki z rozmów telefonicznych na dyskretne zadania... i nie muszę ich ponownie wpisywać ani nawet kopiować/wklejać Jon Mervis konsultant Salesforce, Blue Engine Solutions

Jeśli potrzebujesz pomocy, obszerna biblioteka szablonów ClickUp zawiera wiele szablony notatek ze spotkań pasujące do wszystkich scenariuszy.

Szablony ClickUp pomocne podczas spotkań

Pobierz szablon

Szablon notatek ze spotkań ClickUp

Jednym z naszych ulubionych szablonów jest Szablon notatek ze spotkania ClickUp . Od szczegółowych cotygodniowych rozmów po codzienne spotkania kontrolne, pomaga w organizacji spotkań zespołu dzięki dedykowanym sekcjom na agendy, notatki i elementy działań.

Możesz nawet dodawać obrazy, połączone pliki lub wideo, aby upewnić się, że Twoja rozmowa jest dobrze udokumentowana.

Dzięki ClickUp masz wszystko, czego potrzebujesz do spotkań i projektów w jednym miejscu, dzięki czemu jesteś zorganizowany i wydajny.

Inną opcją, z którą możesz pracować jest Szablon protokołu ze spotkania ClickUp . Pomaga stworzyć pulpit notatek w formie podstron dla każdej sesji, dzięki czemu nic nie umknie uwadze. Szablon jest idealny dla początkujących, dzięki czemu każdy w zespole może naprawdę współpracować bez konieczności uczenia się.

💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Jeśli twoje miejsce pracy korzysta z obszaru roboczego Google, twoje agendy prawdopodobnie znajdują się w Dokumentach Google. Możesz sprawdzić te szablony agendy Free dla Dokumentów Google na dobry początek.

Najczęstsze błędy podczas notatek na Zoomie i jak ich uniknąć

Nawet z odpowiednimi narzędziami i przygotowaniem, często zdarza się popełniać błędy podczas rozmów online, które mogą mieć bezpośredni wpływ na wydajność.

Większość z nich można jednak łatwo naprawić. Oto kilka typowych błędów w sporządzaniu notatek i sposoby na ich uniknięcie.

• Przeładowanie notatek niepotrzebnymi szczegółami może utrudnić ich przejrzenie lub podjęcie odpowiednich działań. Zamiast próbować uchwycić wszystko, skup się na kluczowych punktach, decyzjach i elementach działania
• częstym problemem jest niewykonywanie elementów działań po rozmowie telefonicznej. Zaraz po spotkaniu przejrzyj elementy działań i przypisz je odpowiednim osobom
• Zdezorganizowane, niemożliwe do odnalezienia notatki mogą prowadzić do utraty informacji i straty czasu. Ustaw przejrzysty system ich przechowywania, z prostymi nazwami folderów i spójnymi etykietami
• Wielozadaniowość obniża jakość notatek. Sprawdzanie e-maili podczas rozmowy może sprawić, że umkną ci istotne szczegóły. Skup się na spotkaniu
• Nie udostępnianie notatek właściwym osobom zmniejsza ich wartość i powoduje zamieszanie. Natychmiast wysyłaj notatki do interesariuszy po zakończeniu rozmowy

Zostaw notatki ClickUp!

Robienie dobrych notatek jest kluczem do zapewnienia wydajności spotkań i nie pominięcia niczego ważnego. Wewnętrzne narzędzie Zoom wykonuje świetną robotę dla Teams na całym świecie.

Ale jeśli szukasz czegoś jeszcze bardziej wydajnego i dokładnego, ClickUp jest rozwiązaniem.

ClickUp nie tylko pomaga w sporządzaniu notatek, ale także łączy się z narzędziami do zarządzania projektami, dzięki czemu można od razu przekształcić notatki ze spotkań w zadania bez konieczności przeskakiwania między aplikacjami. Od ustawienia terminów do zrobienia zadań i śledzenia postępów, ClickUp robi wszystko. Załóż darmowe konto ClickUp już dziś i pozwól mu zarządzać Twoimi projektami i notatkami w tym samym miejscu pracy!