Przypomnij sobie, kiedy po raz pierwszy otworzyłeś arkusz kalkulacyjny z danymi kadrowymi - komórkami starannie ułożonymi z informacjami o pracownikach, kolorowymi zakładkami oznaczającymi listę płac, onboarding, frekwencję i inne.
Dla specjalistów HR szablony HR Excel są wypróbowaną i przetestowaną metodą organizowania niezbędnych informacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o śledzenie procesów rekrutacyjnych, czy monitorowanie salda urlopów, Excel wprowadza porządek nawet do najbardziej wymagających zadań HR.
Na tym blogu omówimy kilka szablonów HR Excel, pokazując, w jaki sposób mogą one uprościć procesy i zaoszczędzić cenny czas. 🕒
Co składa się na dobry szablon HR Excel?
Dobry szablon HR Excel powinien być czymś więcej niż tylko funkcją; musi łączyć w sobie łatwość użycia, zdolność adaptacji i przejrzystość.
Oto cechy, których należy szukać:
- Intuicyjny design: Szablony HR Excel muszą mieć wyczyszczone etykiety, rozwijane listy i wstępnie sformatowane komórki, aby ułatwić nawigację i zminimalizować błędy przy wprowadzaniu danych
- Możliwość dostosowania: Powinny mieć adaptowalne pola i sekcje, pozwalające na dostosowanie szablonu do unikalnych potrzeb procesów kadrowych
- Dokładność danych: Szablony HR Excel powinny mieć automatyzację obliczeń (np. salda czasu wolnego, godzin nadliczbowych), aby zmniejszyć liczbę błędów ręcznych
- Wbudowane wizualizacje: Szablony HR Excel powinny oferować wykresy i diagramy do szybkiego raportowania i wykrywania trendów, oszczędzając czas na analizę
- Kontrola wersji: Szablony HR Excel powinny mieć ustrukturyzowaną metodę śledzenia zmian, która zapewnia, że najnowsza wersja jest zawsze dostępna w celu zachowania integralności danych
**Pierwszy formalny dział HR został utworzony w National Cash Register Company w 1901 roku po poważnym strajku.
Szablony HR Excel
Pomiędzy rekrutacją, listą płac i oceną wyników łatwo poczuć się przytłoczonym.
zostały zaprojektowane tak, aby zmniejszyć to obciążenie. Szablony HR Excel zapewniają strukturę potrzebną do uporządkowania wszystkiego, zapewniając, że nie pominiesz żadnego z ważnych zadań.
Oto osiem szablonów Excel do zarządzania zasobami ludzkimi. 📋
1. Szablon zaawansowanej oceny wydajności autorstwa Kenjo
Via:
Czas porzucić porozrzucane notatki i niekończące się wątki e-maili. Ten szablon Excel dla ocen wydajności autorstwa Kenjo ułatwia śledzenie każdej cennej (i czasami trudnej) informacji zwrotnej na temat wydajności pracownika.
Szablon
umożliwia wprowadzanie, przeglądanie i analizowanie ocen pracowników w jednym miejscu. Śledzi również cele, kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i umiejętności, zapewniając jasny widok postępów i rozwoju każdego pracownika.
Idealny dla: Menedżerów, specjalistów HR lub każdego, kto chce usprawnić proces oceny wydajności zamiast wymyślać koło na nowo w każdym cyklu.
Przeczytaj również: Jak stworzyć pulpit KPI (z przykładami i szablonami)
2. Szablon zarządzania urlopami dla HR by Kenjo
Via: Kenjo Dzięki szablonowi do zarządzania urlopami od Kenjo, śledzenie dni urlopu, zwolnień lekarskich i nieoczekiwanych nieobecności pracowników staje się proste. To poręczne narzędzie zapewnia przejrzysty przegląd tego, kto jest na urlopie, kiedy jest poza biurem i ile czasu zgromadził.
Pomaga zachować porządek, konsolidując wszystkie wnioski o urlop w jednym miejscu. Pożegnaj się z podwójnie zarezerwowanymi spotkaniami, ponieważ aplikacja śledzi również te.
Możesz łatwo obliczyć czas wolny każdego pracownika, zarządzać naliczeniami i przeglądać czas wolny na pierwszy rzut oka, aby być bardziej efektywnym
.
Idealny dla: Teamów HR, menedżerów lub profesjonalistów zmęczonych przeglądaniem niezliczonych e-maili w celu śledzenia, kto jest na urlopie.
3. Śledzenie bazy danych pracowników przez SpreadSheetPage
Via:
Czy kiedykolwiek miałeś wrażenie, że informacje o pracownikach są rozproszone wszędzie - w wielu systemach oprogramowania, e-mailach i losowych arkuszach kalkulacyjnych? Śledzenie szczegółów dotyczących certyfikatów, urodzin, a nawet kontaktów w nagłych wypadkach może być skomplikowane.
Z pomocą przychodzi szablon Employee Database Tracker od SpreadsheetPage. Ten prosty szablon pomaga zarządzać informacjami o pracownikach bez bólu głowy związanego ze złożonym
Oprogramowanie do analizy HR
.
Możesz także wybrać liczbę członków zespołu, których chcesz pomieścić:
- Employee Database Manager Lite (do 15 pracowników)
- Employee Database Manager Pro 150 (do 150 pracowników)
- Employee Database Manager Pro 250 (do 250 pracowników)
Idealne rozwiązanie dla: Liderów Teams i specjalistów HR, którzy potrzebują zorganizowanego przeglądu swoich pracowników bez zbędnego zamieszania.
**Wiele powszechnych świadczeń pracowniczych, takich jak opieka zdrowotna i emerytury, stało się powszechnych podczas II wojny światowej. Ze względu na zamrożenie płac, firmy oferowały świadczenia, aby przyciągnąć i zatrzymać pracowników, wyznaczając początek świadczeń zapewnianych przez pracodawcę.
4. Śledzenie harmonogramów pracowników przez SpreadSheetPage
Via:
Zarządzanie harmonogramami zespołu może być irytujące, zwłaszcza w przypadku nakładających się i kolidujących ze sobą terminów. Ale bez obaw. Szablon Employee Schedule Tracker by SpreadsheetPage jest tutaj, aby usprawnić twoje problemy z harmonogramem.
Szablon ten pozwala na stworzenie przejrzystego, zorganizowanego harmonogramu, dzięki któremu wszyscy są na tej samej stronie (lub w tym samym arkuszu kalkulacyjnym). Możesz łatwo wprowadzać zmiany, wnioski o wolne, a nawet przerwy na lunch, które mogą zostać przeoczone.
Jego wizualny układ zapewnia szybki przegląd tego, kto jest w pracy, a konfigurowalny format dostosowuje się do każdego biznesu.
idealny dla: Menedżerów, liderów zespołów lub profesjonalistów odpowiedzialnych za żonglowanie wieloma harmonogramami i upewnianie się, że wszyscy wiedzą, kiedy i gdzie mają być.
5. Szablon karty czasu pracy pracownika firmy Microsoft
Via:
Microsoft
Szablon Microsoft Employee Timecard oferuje proste podejście do efektywnego zarządzania czasem. Jest idealny do rejestrowania dziennych, tygodniowych, miesięcznych, a nawet rocznych godzin pracy, dzięki czemu masz wszystkie szczegóły na wyciągnięcie ręki.
Możesz również rejestrować nadgodziny dla tych okresów i automatycznie grupować miesiące w kwartały dla większej czytelności. Dzięki wbudowanym obliczeniom nie będziesz musiał zmagać się z liczbami - po prostu wprowadź godziny i pozwól szablonowi wykonać ciężką pracę za Ciebie.
Idealny dla: Menedżerów HR i profesjonalistów, którzy potrzebują niezawodnego sposobu na śledzenie godzin pracy przy jednoczesnym zachowaniu prostoty.
6. Szablon ewidencji obecności pracowników firmy Microsoft
Via:
Śledzenie obecności nie musi być wyczerpującym zadaniem polegającym na wielokrotnym potwierdzaniu obecności i nieobecności.
Szablon Employee Attendance Record od Microsoft znacznie ułatwia cykl pracy. Pomaga on śledzić różne rodzaje urlopów, takie jak dni chorobowe, czas urlopu, żałoba i inne.
Co najlepsze? Otrzymujesz szybki wgląd w najważniejsze statystyki dotyczące urlopów, w tym łączną liczbę wykorzystanych urlopów. Ponadto, pozwala łatwo zidentyfikować wzorce frekwencji, pomagając w zarządzaniu zmianami i rozwiązywaniu wszelkich potencjalnych problemów, zanim przerodzą się one w poważne problemy.
Idealne rozwiązanie dla: Teamów HR, kierowników biur i kierowników działów, którzy potrzebują przejrzystego, skalowalnego sposobu śledzenia obecności i dokumentowania wszystkiego.
7. Szablon do śledzenia kandydatów do pracy firmy Microsoft
Via:
Szablon Job Candidates Tracker wprowadza porządek do typowego chaosu związanego z zatrudnianiem. Organizuje dane kandydatów, ich sceny aplikacji i notatki z rozmów kwalifikacyjnych w jednym miejscu. Można go używać do zarządzania danymi kandydatów według ról, o które się ubiegają, ich aktualnego statusu zatrudnienia i nie tylko.
Szablon ten pozwala zarządzać osobami przeprowadzającymi rozmowy kwalifikacyjne i dobrze rejestrować ich umiejętności. Co więcej, istnieje sekcja do zarządzania ofertami pracy, w której można umieścić ich listę wraz z opisem, wymaganymi kwalifikacjami, poziomem wynagrodzenia i innymi notatkami.
Idealny dla: Rekruterów i osób zajmujących się rekrutacją
którzy chcą mieć przejrzysty, usprawniony widok swojego procesu rekrutacji, pomagający podejmować mądrzejsze i szybsze decyzje dotyczące zatrudnienia.
8. HR Recruitment Tracker by Excel dla freelancerów
Via:
Śledzenie obiecujących kandydatów w morzu CV może zdarzyć się nawet najlepszym z nas. HR Recruitment Tracker Workbook jest tutaj, aby złagodzić chaos procesu rekrutacji. Możesz śledzić drogę każdego kandydata od pierwszego kontaktu do ostatecznej oferty, upewniając się, że nie przeoczyłeś żadnego kroku po drodze.
Łatwo monitoruj role, sceny rozmów kwalifikacyjnych i informacje zwrotne, aby każdy szczegół był dostępny. Możliwość niestandardowego dostosowania narzędzia do potrzeb związanych z zatrudnianiem, niezależnie od tego, czy chodzi o obsadzanie niszowych pozycji, czy też zarządzanie dużą liczbą kandydatów
.
Ponadto możesz udostępniać status kandydata członkom zespołu, aby wszyscy byli na bieżąco.
Idealne rozwiązanie dla: specjalistów HR, menedżerów ds. rekrutacji i zespołów rekrutacyjnych, które chcą usprawnić proces rekrutacji.
Limity korzystania z Excela dla HR
Chociaż Microsoft Excel jest elastycznym narzędziem, nie sprawdza się w zarządzaniu złożonymi potrzebami HR, zwłaszcza w miarę skalowania organizacji.
Oto dlaczego poleganie na Excelu w zadaniach HR może stanowić wyzwanie. 👇
- Ryzyko nieaktualnych danych: Członkowie Teams mogą napotkać nieaktualne informacje, jeśli nie korzystają z najnowszej wersji arkusza, ponieważ Excel nie posiada aktualizacji w czasie rzeczywistym
- Złożone procesy: Excel nie jest przeznaczony do złożonych procesów HR, takich jak wdrażanie pracowników lub śledzenie zgodności, często wymagając rozszerzenia formuł lub wysiłku ręcznego
- Ograniczenia w zakresie współpracy: Nie posiada solidnych narzędzi do współpracy, co utrudnia zespołom efektywną współpracę
- Problemy z bezpieczeństwem: Przechowywanie poufnych informacji o pracownikach w Excelu stwarza zagrożenie dla bezpieczeństwa w porównaniu do specjalistycznego oprogramowania HR, które oferuje szyfrowanie
- Nieefektywne zarządzanie danymi: Zarządzanie dużymi zbiorami danych pracowników staje się uciążliwe, co sprawia, że Excel jest mniej idealnym rozwiązaniem dla rozwijających się organizacji
Alternatywne szablony HR
Na szczęście istnieje lepsza opcja dla specjalistów HR: ClickUp .
ClickUp to aplikacja typu "wszystko do pracy", która upraszcza zarządzanie zasobami ludzkimi. Dzięki przyjaznemu dla użytkownika interfejsowi i konfigurowalnym szablonom, ClickUp zmienia sposób działania zespołów HR.
Oto kilka szablonów ClickUp do zarządzania zasobami ludzkimi, które mogą usprawnić Twoje procesy. 📈
1. Szablon SOP HR ClickUp
Szablon SOP HR ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc w tworzeniu, zarządzaniu i śledzeniu procesów i procedur HR.
Zarządzanie zasobami ludzkimi może wydawać się przytłaczające - wszystko, od wdrażania nowych pracowników do zrobienia przeglądu wyników, musi być zrobione zgodnie ze standardowymi procedurami operacyjnymi (SOP).
Szablon Szablon SOP HR ClickUp zapewnia ustrukturyzowany sposób organizowania dokumentacji proceduralnej dla wszystkiego, takiego jak onboarding, zarządzanie ocenami wyników, obsługa procesu płacowego i zapewnienie zgodności - wszystko w jednym, łatwo dostępnym miejscu.
Ponadto szablon można dostosować do własnych procesów HR, np. dodając sekcje dotyczące programów szkoleniowych dla pracowników lub inicjatywy zaangażowania . Chcesz mieć sekcję na temat właściwej etykiety picia kawy w pokoju socjalnym? Proszę bardzo.
Idealny dla: Kierowników działów, teamów HR i właścicieli małych firm, którzy chcą mieć pewność, że każde zadanie HR jest udokumentowane, ustandaryzowane i dostępne.
Przeczytaj również: Jak napisać onboardingową listę kontrolną dla nowych pracowników?
2. ClickUp Dokument Procesu Firmowego Szablon Zasobów Ludzkich
Szablon dokumentu procesów firmowych ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc w tworzeniu i zarządzaniu procesami firmy w jednym miejscu.
Śledzenie istotnych cykli pracy i zapewnienie, że wszyscy postępują zgodnie z tymi samymi procesami, może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli pracujesz z dużymi teamami.
Szablon Szablon dokumentu dotyczącego procesów w firmie ClickUp pomaga w tym. Zapewnia jedno, zorganizowane miejsce do dokumentowania każdej podstawowej operacji, od kroków zarządzania projektami po protokoły komunikacyjne, zapewniając, że Twój zespół zna najlepszy sposób do zrobienia rzeczy.
Ten szablon umożliwia:
- Organizować procesy firmowe: Przechowywać wszystkie kluczowe cykle pracy w jednym, łatwo dostępnym dokumencie, tworząc niezawodne źródło informacji dla członków zespołu
- Niestandardowe dostosowanie do potrzeb firmy: Modyfikacja każdej sekcji w celu dostosowania do potrzeb biznesowych
- Promocja spójności: Standaryzacja procesów we wszystkich działach w celu zapewnienia jakości i spójności w całej firmie
Idealny dla: kierowników operacyjnych, kierowników działów i rozwijających się teamów, które chcą utrzymać spójne, udokumentowane procesy.
3. Szablon formularza oceny HR ClickUp
Szablon formularza oceny ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc w ocenie wydajności członka zespołu lub pracownika.
Szablon Szablon formularza oceny ClickUp zapewnia niezawodne ramy do przeprowadzania ocen wydajności. Pomaga ocenić i udokumentować postępy pracowników, ustawiając scenę dla ukierunkowanego rozwoju i wzrostu.
Dzięki temu szablonowi możesz:
- Standaryzować przeglądy: Zastosować spójną strukturę we wszystkich ocenach, aby zapewnić, że każda z nich jest dokładna poprzez wyeliminowanie niedopatrzeń lub stronniczości
- Dostosować szablon do konkretnych ról: Dostosować szablon do konkretnych ról zawodowych, pozwalając ocenić, co jest najważniejsze dla każdego członka zespołu
- Wsparcie konstruktywnej informacji zwrotnej: Organizuj oceny w sekcje dotyczące mocnych stron, obszarów poprawy i przyszłych celów, aby prowadzić bardziej znaczące dyskusje
- Monitoruj rozwój w czasie: Wykorzystaj poprzednie oceny do śledzenia rozwoju pracowników, ułatwiając identyfikację wzorców i świętowanie osiągnięć
Idealne rozwiązanie dla: Specjalistów HR, kierowników teamów i szefów działów, którzy dążą do zapewnienia wszechstronnej informacji zwrotnej, która napędza ciągły rozwój.
4. Szablon planu działań rekrutacyjnych ClickUp
Szablon planu działań rekrutacyjnych ClickUp ma na celu pomóc w zarządzaniu procesem rekrutacji.
Zatrudnianie nowych talentów może być złożonym procesem, z wieloma krokami i interesariuszami, których trzeba zsynchronizować. The Szablon planu działań rekrutacyjnych ClickUp działa jak jasna mapa drogowa, która prowadzi przez każdą scenę, dzięki czemu nie musisz śledzić wszystkich działań i możesz skupić się na znalezieniu najlepszego kandydata do swojego zespołu.
Pomaga on zorganizować każdy krok na drodze rekrutacji, od wstępnego kontaktu z kandydatem po ostateczną akceptację oferty.
Szablon jest również niestandardowy. Można go dostosować do konkretnych ról i oś czasu, niezależnie od tego, czy zatrudniasz asystenta na poziomie podstawowym, czy kierownika wyższego szczebla.
Idealny dla: Menedżerów ds. rekrutacji i teamów rekrutacyjnych poszukujących ustrukturyzowanego planu, który skutecznie usprawni proces rekrutacji.
5. Szablon bazy wiedzy ClickUp HR
Szablon bazy wiedzy HR ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc w dokumentowaniu i śledzeniu zasad, procedur i procesów działu HR.
Szablon Szablon bazy wiedzy ClickUp HR pomaga scentralizować ważne dokumenty i zasady, zapewniając Twojemu zespołowi szybki dostęp do wszystkiego, od przewodników onboardingowych po zasady firmy - wszystko w jednej zorganizowanej przestrzeni.
Szablon jest w pełni konfigurowalny, umożliwiając dostosowanie każdej sekcji do unikalnych potrzeb kadrowych firmy.
Szablon można wykorzystać do stworzenia kompleksowej, samoobsługowej bazy wiedzy, która umożliwia pracownikom samodzielne znajdowanie odpowiedzi. Zmniejsza to liczbę zbędnych pytań i promuje kulturę samowystarczalności.
Idealny dla: Menedżerów operacji HR w rozwijających się firmach, którzy chcą zapewnić łatwy dostęp do niezbędnych informacji.
6. Szablon notatki dotyczącej polityki ClickUp
Udostępniaj niezbędne aktualizacje i zasady swojemu zespołowi za pomocą szablonu ClickUp Policy Memo Template
Szablon Szablon notatki dotyczącej polityki ClickUp zapewnia jasny i ustrukturyzowany sposób dostarczania istotnych informacji. Gwarantuje, że komunikaty pozostaną proste i spójne, ułatwiając wszystkim zrozumienie i zmniejszając ryzyko błędnej interpretacji.
Można go niestandardowo dopasować do dowolnego tematu polityki, niezależnie od tego, czy chodzi o nowe wytyczne dotyczące miejsca pracy, czy ważne ogłoszenie. Dodatkowo szablon pomaga w dokumentowaniu i śledzeniu potwierdzeń zasad, co stanowi wsparcie dla zgodności ze standardami firmy.
Idealny dla: Pracowników działów HR, kierowników ds. prawnych i zespołów kierowniczych poszukujących skutecznego sposobu na informowanie o zmianach zasad lub aktualizacjach organizacyjnych.
**Koncepcja dnia pracy od 9 do 5 została spopularyzowana przez Henry'ego Forda w latach 20. ubiegłego wieku. Skrócił on dzień pracy z 10 do 8 godzin, ustanawiając go jako standard w polityce kadrowej, która równoważy życie zawodowe pracowników przy jednoczesnym zachowaniu wydajności.
7. Szablon planu zatrudnienia ClickUp
Wizualizuj potrzeby swojego zespołu i planuj z wyprzedzeniem dzięki szablonowi ClickUp Staffing Plan Tablica Template
Starasz się nadążyć za zmianami kadrowymi i wymaganiami projektów? Planowanie tych zmian może być często bardzo trudne, jeśli pracownicy mają wiele commitów jednocześnie.
The Szablon tablicy z planem zatrudnienia ClickUp właśnie w tym pomaga.
Umożliwia on stworzenie mapy Strategie HR , zapewniając, że jesteś przygotowany na nadchodzące projekty lub zmiany, jednocześnie utrzymując wszystkich w zgodzie.
Plan zatrudnienia jest zorganizowany w formie schematu blokowego, a pod każdym krokiem znajdują się notatki samoprzylepne, które pomogą przeprowadzić Cię przez cały proces. Skorzystaj ze schematu blokowego, aby opracować plan zatrudnienia i w razie potrzeby zapisz kluczowe informacje na karteczkach samoprzylepnych.
Idealny dla: Menedżerów HR, kierowników projektów i liderów zespołów, którzy potrzebują elastycznego, opartego na współpracy narzędzia do efektywnego planowania i zarządzania personelem.
8. Szablon działań naprawczych ClickUp
Szablon planu działań naprawczych ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc w zarządzaniu i śledzeniu postępu działań naprawczych w organizacji.
Kiedy pojawiają się wyzwania (a bądźmy szczerzy, zawsze się pojawiają), posiadanie solidnego planu do zrobienia jest kluczowe.
Szablon Szablon tablicy z planem działań naprawczych ClickUp służy do wykrywania luk w procesach, identyfikowania przyczyn źródłowych i tworzenia celowych działań naprawczych w celu zapobiegania podobnym problemom w przyszłości.
Dzięki temu szablonowi możesz zebrać cały zespół, aby wspólnie rozwiązywać problemy. Format tablicy ułatwia wizualizację wszystkiego w przejrzysty sposób, ułatwiając wszystkim zrozumienie, co się dzieje i co należy zrobić.
Idealny dla: Teamów zajmujących się zapewnieniem jakości, kierowników projektów i liderów, którzy chcą ustanowić proaktywne podejście do rozwiązywania problemów i ciągłego doskonalenia.
9. Szablon wniosku o czas wolny ClickUp
Szablon wniosku o czas wolny ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc w zarządzaniu wnioskami pracowników o czas wolny.
Zarządzanie wnioskami o urlop może przerodzić się w chaos bez jasnego procesu, zwłaszcza w ruchliwych miejscach pracy, w których wielu pracowników wnioskuje o urlop jednocześnie.
Szablon Szablon wniosku o czas wolny ClickUp konsoliduje wszystkie wnioski w jednej, łatwej do zarządzania lokalizacji. Taka organizacja pozwala na sprawną obsługę wniosków, ułatwiając ich szybką weryfikację i terminowe zatwierdzanie lub odrzucanie.
Uzyskanie widoczności harmonogramów Teams może również pomóc w zapobieganiu nakładania się urlopów i zapewnieniu odpowiedniego pokrycia. Będziesz także w stanie monitorować historię wniosków i pozostałe salda, informując wszystkich o statusie ich urlopów.
Idealne rozwiązanie dla: Menedżerów ds. rekrutacji i kierowników teamów, którzy chcą uprościć zarządzanie urlopami i poprawić przejrzystość w całym zespole.
**W Stanach Zjednoczonych Dzień Doceniania Pracowników obchodzony jest w pierwszy piątek marca. Ta inicjatywa HR rozpoczęła się w 1995 roku, aby docenić i uczcić ciężką pracę pracowników w różnych branżach.
Usprawnij swój cykl pracy HR dzięki ClickUp
Szablony HR Excel ułatwiają pracę i pomagają utrzymać porządek we wszystkich obszarach pracy jako specjalista HR.
Chociaż szablony HR Excel mogą dobrze sprawdzać się w przypadku małych i średnich zadań HR, efektywne zarządzanie wszystkimi potrzebami HR wymaga bardziej solidnego rozwiązania. I to jest właśnie miejsce, w którym ClickUp wkracza z wydajnymi, konfigurowalnymi szablonami do wszystkich funkcji.
Nie ufaj nam na słowo; przekonaj się sam. Zarejestruj się w ClickUp za Free już dziś!