To typowy dzień pracy, a Ty siedzisz po szyję w Arkuszach Google, bez końca kopiując i wklejając dane, ręcznie aktualizując wiersze i zastanawiając się, czy istnieje łatwiejszy sposób na poradzenie sobie z tym wszystkim.
Według raportu Smartsheet, ponad 40% pracowników spędza co najmniej jedną czwartą swojego tygodnia pracy na ręcznych, powtarzalnych zadaniach, takich jak gromadzenie i wprowadzanie danych.
Brzmi znajomo? Automatyzacja Arkuszy Google jest tutaj, aby uratować dzień!
Automatyzacja cykli pracy w Arkuszach Google może wyeliminować żmudne ręczne zadania, zminimalizować błędy i odzyskać czas.
Zastanawiasz się, jak automatyzacja może zrewolucjonizować przepływ pracy? Poznajmy 20 potężnych pomysłów na automatyzację, które sprawią, że Arkusze Google będą wydajne i pomogą Ci pracować mądrzej, a nie ciężej.
Co to jest automatyzacja w Google?
Automatyzacja Google odnosi się do narzędzi, skryptów i funkcji w ekosystemie Google, które pomagają zautomatyzować powtarzalne zadania w różnych aplikacjach Google, takich jak Arkusze Google, Gmail i Dysk.
Dzięki automatyzacji użytkownicy mogą skonfigurować reguły lub wykorzystać Google Apps Script do automatycznej obsługi zadań ręcznych, takich jak wysyłanie e-maili, aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych lub tworzenie przypomnień.
Na przykład w Arkuszach Google automatyzacja może pobierać dane ze źródeł zewnętrznych, przeprowadzać analizę danych, a nawet aktualizować wpisy w oparciu o predefiniowane wyzwalacze.
Przeczytaj również: Jak zoptymalizować zarządzanie projektami dzięki automatyzacji Oto dlaczego warto korzystać z automatyzacji Google:
- Oszczędność czasu: Dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań, automatyzacja w Arkuszach Google może zaoszczędzić znaczną część czasu spędzanego w tygodniu pracy na wprowadzaniu danych i przetwarzaniu zadań
- Redukcja błędów: Dzięki automatyzacji żmudnych, powtarzalnych zadań, szanse na błędy ludzkie są znacznie zmniejszone, co prowadzi do większej dokładności w pracy
- Zwiększenie wydajności: Automatyzacja cyklu pracy w Arkuszach Google pozwala skupić się na zadaniach o wyższej wartości, które wymagają krytycznego myślenia, rozwiązywania problemów i kreatywności
- Zwiększenie personalizacji i elastyczności: Google Apps Script pozwala na tworzenie niestandardowych automatyzacji dostosowanych do Twoich potrzeb. Od wysyłania zautomatyzowanych raportów po aktualizowanie Kalendarza Google w oparciu o kamienie milowe projektu - elastyczność jest nieograniczona
Sprawdzanie faktów: Niesławnym przykładem kosztownych błędów związanych z arkuszami kalkulacyjnymi jest Incydent z "londyńskim wielorybem" JPMorgan , gdzie ręczne błędy w arkuszach kalkulacyjnych przyczyniły się do straty handlowej w wysokości 6,2 mld $.
Teraz, gdy rozpakowaliśmy podstawy automatyzacji Google, nadszedł czas, aby przejść do konkretnych kroków.
20 pomysłów na automatyzację Arkuszy Google w celu optymalizacji cyklu pracy
Oto 20 pomysłów na automatyzację Arkuszy Google podzielonych na pięć kategorii, dzięki którym cykl pracy będzie płynniejszy, szybszy i bardziej wydajny. Są to Hacki do Arkuszy Google odmienią moją pracę.
Automatyzacja gromadzenia i wprowadzania danych
Gromadzenie i wprowadzanie danych może być jednym z najbardziej czasochłonnych aspektów pracy w Arkuszach Google. Automatyzacja tych procesów w obszarze roboczym Google pozwoli zaoszczędzić znaczny wysiłek ręczny i zapewni dokładniejszą obsługę danych.
Zobaczmy, jak to zrobić:
1. Automatyczny import odpowiedzi z formularza Google
Łatwa integracja Formularzy Google z Arkuszami Google w celu automatyzacji gromadzenia danych. W zakładce Odpowiedzi formularza kliknij trzy kropki (⋮) obok ikony Arkuszy Google i wybierz "Wybierz miejsce docelowe odpowiedzi"
przez Formularze Google Utwórz nowy arkusz kalkulacyjny lub wybierz istniejący, aby zapisać odpowiedzi z formularza. Spowoduje to przepływ odpowiedzi bezpośrednio do arkusza, oszczędzając ręcznego kopiowania i wklejania oraz zmniejszając liczbę błędów.
Fact Check: Według raportu McKinsey, ok 30% godzin pracy może zostać zautomatyzowanych do 2030 roku.
2. Autouzupełnianie danych za pomocą formuł
Za pomocą funkcji ARRAYFORMULA() można automatycznie wypełniać komórki serią liczb, dat, a nawet złożonymi obliczeniami w wierszach lub kolumnach.
przez Ben Collins
3. Wstępnie wypełnione szablony do wielokrotnego użytku
Jeśli często pracujesz z tym samym typem danych, stwórz wstępnie wypełnione szablony arkuszy kalkulacyjnych. Na przykład, użyj Google Apps Script do automatyzacji powielania istniejącego szablonu za każdym razem, gdy rozpoczynasz nowy projekt.
przez Ben Collins
4. Automatyzacja reguł walidacji danych
Ustaw reguły, aby upewnić się, że do arkusza wprowadzane są prawidłowe dane. Automatycznie odrzucaj nieprawidłowe dane wejściowe, takie jak daty lub tekst, aby zachować czyste i uporządkowane dane.
przez Mój hub szkoleniowy online
Automatyzacja raportowania i analizy danych Arkusze Google CRM oferuje różne funkcje raportowania i analizy danych, które są kluczowymi elementami każdego cyklu pracy. Automatyzacja raportowania w Arkuszach Google nie tylko oszczędza czas, ale także zapewnia, że zawsze masz najbardziej aktualne dane gotowe do przeglądu.
Przyjrzyjmy się, jak można generować automatyczne raportowanie:
5. Generowanie automatycznych raportów
Zespoły marketingowe mogą używać Google Apps Script do generowania tygodniowych lub miesięcznych raportów z aktualnymi danymi. Mogą zautomatyzować ten proces i wysłać raport e-mailem do członków zespołu bez konieczności ręcznej interwencji.
przez Google
6. Włączanie formatu warunkowego na podstawie danych
Automatycznie podświetlaj komórki lub całe wiersze, które spełniają określone warunki (np. wzrost celów sprzedaży w %). Użyj funkcji "Formatowanie warunkowe" z zakładki "Format", aby łatwo wizualizować krytyczne dane.
przez Ben Collins
7. Używanie automatycznie aktualizowanych tabel obrotowych
Arkusze Google umożliwiają automatyzację aktualizacji tabel obrotowych w przypadku zmiany danych. Jednak w przypadku funkcji takich jak RAND(), TODAY(), NOW() lub niestandardowych formuł, które opierają się na czasie lub innych zmiennych warunkach, mogą być potrzebne skrypty aplikacji lub rozszerzenia w celu bardziej dynamicznych aktualizacji.
Gwarantuje to, że najnowsze dane są odzwierciedlane w tabelach obrotowych bez konieczności ręcznego dostosowywania.
8. Połączenie Arkuszy Google z Google Analytics
Użyj dodatku Google Analytics, aby zaimportować ruch internetowy, wskaźniki odbiorców i inne dane bezpośrednio do Arkuszy Google. Możesz pobrać ten dodatek klikając Rozszerzenia > Dodatki > Pobierz dodatki.
przez Arkusze Google Wyszukaj dodatek Google Analytics i zainstaluj go.
Po zainstalowaniu dodatek będzie widoczny w zakładce Rozszerzenia. Za pomocą tego dodatku można teraz tworzyć raporty dotyczące aktywności w witrynie.
/%img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-412.png Rozszerzenie Google Analytics: automatyzacja Arkuszy Google /%img/
Automatyzacja współpracy i udostępniania
Podczas pracy w środowisku współpracy, bycie na bieżąco ze zmianami wprowadzanymi w udostępnianych dokumentach jest niezbędne. Sprawdźmy, jak można zautomatyzować zadania związane ze współpracą w Arkuszach Google i pomóc członkom zespołu pozostać w synchronizacji:
9. Otrzymuj powiadomienia e-mail o zmianach
Ustaw Google Apps Script lub użyj funkcji "Reguła powiadomień", aby otrzymywać alerty za każdym razem, gdy wprowadzana jest zmiana, dzięki czemu żadna aktualizacja nie pozostanie niezauważona.
Przejdź do Narzędzia > Ustawienia powiadomień > Edytuj powiadomienia. Następnie ustaw regułę opartą na powiadomieniach, które chcesz otrzymywać.
10. Automatyzacja udostępniania na podstawie kryteriów
Ustaw Arkusze Google tak, aby automatycznie udostępniały określone arkusze członkom zespołu na podstawie określonych warunków, takich jak zmiany danych lub zakończenie określonych zadań.
W tym celu należy utworzyć skrypt w Google Apps Script, który sprawdza określone warunki i udostępnia arkusz wyznaczonym członkom zespołu. Oto próbka takiego skryptu:
przez Google
11. Automatyczna aktualizacja pulpitów zespołu
Połącz Arkusze Google z dodatkami takimi jak Data Studio lub inne narzędzia BI i automatyzuj aktualizacje pulpitu zespołu. Zapewni to zespołowi dane w czasie rzeczywistym bez konieczności ręcznego odświeżania lub importowania liczb.
12. Komentowanie i dodawanie powiadomień za pomocą Apps Script
Skorzystaj z edytora Apps Script, aby zautomatyzować dodawanie komentarzy po spełnieniu określonych warunków. Na przykład, gdy zadanie jest przeterminowane, komentarz może zostać automatycznie dodany, aby powiadomić odpowiednią osobę.
Automatyzacja czyszczenia i formatowania danych
Według badania przeprowadzonego przez Experian, 39% firm szacuje, że niskiej jakości dane mają negatywny wpływ na ich doświadczenia klientów.
Zobaczmy, jak automatyzacja czyszczenia danych może zaoszczędzić godziny i pieniądze.
13. Automatyzacja usuwania duplikatów
Unikaj niepotrzebnego bałaganu, korzystając z funkcji "Usuń duplikaty" w zakładce "Dane" lub automatyzując ten proces za pomocą Apps Script. Jest to idealne rozwiązanie w przypadku zarządzania dużymi zbiorami danych, zwłaszcza w przypadku powtarzających się wpisów.
14. Masowy format za pomocą skryptu aplikacji
Masowe formatowanie danych (np. konwertowanie dat do spójnego formatu, zmiana tekstu na wielkie litery) za pomocą Apps Script. Automatyzacja żmudnego procesu formatowania w celu uruchamiania go za każdym razem, gdy dodawane są nowe dane.
15. Automatyzacja "dzielenia tekstu na kolumny
Funkcja Arkuszy Google "Podziel tekst na kolumny" w zakładce "Dane" może zostać zautomatyzowana za pomocą Apps Script, dzięki czemu zestaw danych jest zawsze zorganizowany w oparciu o żądane kolumny, takie jak oddzielanie nazwisk od adresów e-mail.
16. Zaplanuj czyszczenie danych
Ustawienie cyklicznego harmonogramu (dziennego, tygodniowego) czyszczenia danych zapewnia spójność. Niezależnie od tego, czy chodzi o usuwanie pustych wierszy, czy standaryzację formatu tekstu, zaplanowane czyszczenie może zaoszczędzić czas.
Za pomocą Apps Script można utworzyć skrypt, który czyści dane w oparciu o określone kryteria.
Automatyzacja danych zewnętrznych i integracji
Pobierając dane z zewnętrznych API, można wykorzystać wgląd w czasie rzeczywistym do podejmowania świadomych decyzji i optymalizacji procesów.
Oto jak można to zrobić:
17. Pobieranie danych z zewnętrznych interfejsów API
Zintegruj zewnętrzne źródła danych, takie jak ceny akcji, raporty pogodowe, a nawet wskaźniki mediów społecznościowych, bezpośrednio z Arkuszami Google za pośrednictwem interfejsów API. Przejdź do Rozszerzenia > Dodatki > Pobierz dodatki.
Wyszukaj API Connector i zainstaluj go. Po zainstalowaniu otwórz rozszerzenie, wprowadź adres URL punktu końcowego API i skonfiguruj wszelkie wymagane parametry lub nagłówki. Następnie uruchom żądanie. Możesz również napisać skrypt do integracji API w Apps Script.
18. Automatyzacja importowania danych z innych arkuszy kalkulacyjnych lub Kalendarza Google
Użyj formuły IMPORTRANGE("spreadsheet_url", "range_string"), aby automatycznie importować dane z innego arkusza kalkulacyjnego bez ręcznego kopiowania i wklejania. Pomaga to połączyć Arkusze Google i usprawnić cały cykl pracy z danymi.
przez Coursera Można również zainstalować dodatek Kalendarz Google, który umożliwia widok, edycję i formatowanie wydarzeń kalendarza bezpośrednio w Arkuszach Google.
Przeczytaj również: Jak stworzyć kalendarz w Arkuszach Google (2024 poradnik + szablon)
19. Integracja finansów Google
Wykorzystaj funkcję GOOGLEFINANCE(), aby automatycznie pobierać dane giełdowe w czasie rzeczywistym do swojego arkusza. Niezależnie od tego, czy chodzi o śledzenie portfeli, czy śledzenie cen rynkowych, automatyzacja pomaga być na bieżąco bez wysiłku.
20. Synchronizacja z Google BigQuery dla dużych zbiorów danych
Jeśli masz do czynienia z ogromnymi zbiorami danych, zsynchronizuj Arkusze Google z dodatkami takimi jak BigQuery, aby analizować dane w czasie rzeczywistym bez żadnego ręcznego wysiłku. Jest to przydatne w przypadku złożonych zestawów danych, które przekraczają limity Arkuszy Google.
Limity automatyzacji w Arkuszach Google
Automatyzacja Arkuszy Google może znacznie zwiększyć wydajność, ale ważne jest, aby rozpoznać jej limity. Zrozumienie tych ograniczeń pomoże ci określić, kiedy Alternatywy dla Arkuszy Google mogą być bardziej efektywne.
Oto kilka kluczowych limitów, które mogą napotkać użytkownicy:
1. Złożoność funkcji
Podczas gdy Arkusze Google oferują zakres automatyzacji, złożone funkcje i obliczenia mogą prowadzić do błędów. Użytkownicy mogą zmagać się z zagnieżdżaniem wielu funkcji, co obniża wydajność i zwiększa prawdopodobieństwo popełnienia błędu.
2. Ograniczone opcje niestandardowe
Narzędzia do automatyzacji, takie jak Google Apps Script, zapewniają pewne możliwości niestandardowe, ale często wymagają wiedzy programistycznej. Użytkownicy bez umiejętności kodowania mogą mieć trudności z tworzeniem rozwiązań dostosowanych do konkretnych potrzeb.
3. Wyzwania związane z łączeniem Arkuszy za pomocą automatyzacji Łączenie danych z wielu Arkuszy Google poprzez automatyzację może być trudne, ponieważ często wymaga zaawansowanych funkcji lub skryptów. Użytkownicy bez doświadczenia w kodowaniu lub biegłości w posługiwaniu się złożonymi formułami mogą mieć trudności ze skuteczną automatyzacją tego procesu, co prowadzi do ręcznych obejść lub utraty istotnych danych.
4. Problemy z wydajnością przy dużych zestawach danych
Automatyzacja zadań na dużych zbiorach danych może prowadzić do opóźnień w wydajności. Rozszerzenie automatyzacji może spowolnić czas reakcji, czyniąc pracę z dużymi plikami uciążliwą.
5. Krzywa uczenia się
Użytkownicy mogą napotkać stromą krzywą uczenia się podczas korzystania z zaawansowanych funkcji automatyzacji. Zapoznanie się z Google Apps Script i innymi narzędziami do automatyzacji może być czasochłonne, zmniejszając natychmiastową wydajność.
Do zrobienia, jeśli te limity stanowią dla nas przeszkodę? Na szczęście, ClickUp zapewnia rozwiązanie! Sprawdźmy, jak można wykorzystać ClickUp, aby zapewnić optymalną wydajność.
Automatyzacja cyklu pracy dzięki ClickUp ClickUp to wszechstronna platforma do zarządzania projektami, która pozwala zespołom zwiększyć wydajność i uprościć cykl pracy.
Zapewniając scentralizowane środowisko do zarządzania zadaniami, ClickUp skutecznie rozwiązuje wiele ograniczeń Arkuszy Google, umożliwiając dostawcom zarządzanie projektami z większą wydajnością i elastycznością.
Oto jak ClickUp może usprawnić Twój cykl pracy:
- Centralne zarządzanie danymi: Przechowuj wszystkie istotne informacje, dokumenty i rekordy w jednej dostępnej lokalizacji-..Dokumenty ClickUp. Ułatwia to współpracę w czasie rzeczywistym i zapewnia, że wszyscy pozostają na tej samej stronie
- Efektywne śledzenie zadań: Efektywnie organizuj i monitoruj zadania za pomocąZadania ClickUpniezależnie od tego, czy chodzi o planowanie projektów, zadania zespołowe czy śledzenie terminów. Pomaga to utrzymać koncentrację i odpowiedzialność we wszystkich obszarach Tablicy
- Niestandardowe cykle pracy: Projektuj cykle pracy dostosowane do konkretnych procesów, umożliwiając płynne przechodzenie między zadaniami. Ta zdolność adaptacji zapewnia, że Twój zespół może stosować najlepsze praktyki, które odpowiadają jego unikalnym potrzebom
- Możliwości AI: ClickUp Brain upraszcza automatyzację cykli pracy dla każdego zespołu. Wystarczy wyrazić swoje potrzeby w zakresie automatyzacji w prostym języku angielskim, a wbudowana AI szybko ustawi automatyzację cyklu pracy dla dowolnej przestrzeni, folderu lub listy
- Możliwości integracji: UżyjIntegracja ClickUp do połączenia z innymi narzędziami i aplikacjami w celu stworzenia spójnego cyklu pracy. Integracja ta upraszcza procesy i zwiększa ogólną funkcję wysiłków związanych z zarządzaniem projektami
Jeśli chodzi o automatyzację cyklu pracy, ClickUp oferuje zaawansowane funkcje, takie jak Automatyzacja ClickUp . Ta funkcja umożliwia tworzenie niestandardowych automatyzacji, które upraszczają powtarzalne zadania i zwiększają wydajność w projektach.
Wykorzystaj moc ClickUp AI Automation Builder i bez wysiłku twórz niestandardowe cykle pracy dostosowane do potrzeb Twojego zespołu
Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i różnorodnym szablonom Twój zespół może skupić się na tym, co naprawdę ważne. ClickUp Automatyzacja oferuje:
- AI Automation Builder: Łatwe tworzenie automatyzacji dostosowanych do Twoich potrzeb bez konieczności posiadania rozległych umiejętności technicznych
- Szablony automatyzacji: Dostęp do biblioteki ponad 50 gotowych szablonów, aby rozpocząć wysiłek automatyzacji i uprościć typowe procesy
- Dynamiczne przydzielanie zadań: Automatycznie przydzielaj zadania członkom zespołu na podstawie określonych kryteriów, zapewniając, że właściwe osoby są zawsze w pętli
- Automatyzacja powiadomień: Ustawienie powiadomień e-mail, aby informować zespół na bieżąco, bez konieczności ciągłego ręcznego śledzenia
- Szczegółowe dzienniki audytu: Monitoruj wszystkie zautomatyzowane działania za pomocą solidnych dzienników audytu, zapewniając przejrzystość i pomagając w skutecznym śledzeniu zmian
Formula Fields w ClickUp Automations oferują wysoki stopień niestandardowości i elastyczności dla Twojego cyklu pracy. Funkcja ta umożliwia korzystanie z pól Formuły zarówno jako wyzwalaczy, jak i warunków, pozwalając automatyzacjom na dostosowanie się na podstawie obliczonych wartości.
Oto kilka typowych przypadków użycia pól formuły w ClickUp Automations:
- Obliczanie terminów płatności: Automatyczne obliczanie terminów płatności na podstawie daty rozpoczęcia i określonego czasu trwania
- Obliczanie kosztów całkowitych: Sumowanie kosztów wielu elementów powiązanych z zadaniem
- Określanie statusu zadania: **Ustawienie statusu zadania na podstawie określonych kryteriów, takich jak procent ukończenia lub obecność określonych etykiet
- Tworzenie pól niestandardowych: Generowanie pól niestandardowych z wartościami pochodzącymi z istniejących danych, takich jak łączenie imion i nazwisk w pole pełnego imienia i nazwiska
Dzięki potężnym możliwościom automatyzacji ClickUp możesz zaprojektować cykl pracy, który dostosowuje się do unikalnych wymagań Twojego zespołu, ostatecznie zwiększając wydajność i powodzenie.
Przeczytaj również: Przewodnik po automatyzacji w ClickUp (z 10 przykładami użycia)
Automatyzacja w ClickUp: Klucz do inteligentniejszego cyklu pracy
Arkusze Google oferują podstawowe możliwości automatyzacji, ale mogą okazać się niewystarczające do zarządzania bardziej złożonymi cyklami pracy. Ograniczone opcje niestandardowe i wyzwania związane z automatyzacją procesów, takich jak łączenie arkuszy, mogą spowolnić wydajność. To właśnie tutaj ClickUp wkracza do akcji.
Dzięki zaawansowanym funkcjom, takim jak AI Automation Builder, dynamiczne przypisywanie zadań i możliwość używania pól formuły jako wyzwalaczy, ClickUp oferuje potężne rozwiązanie do automatyzacji i optymalizacji zadań bez wysiłku.
Niezależnie od tego, czy chodzi o śledzenie wydajności, zarządzanie zadaniami czy generowanie raportów, automatyzacja ClickUp przenosi wydajność na wyższy poziom.
Gotowy na pokonanie limitów Arkuszy Google i przekształcenie swojego cyklu pracy? Zacznij korzystać z ClickUp i doświadcz płynnego zarządzania projektami! Zarejestruj się w ClickUp już dziś!