Dlaczego Process Mining jest ważny + 5 najlepszych narzędzi

Wyobraź sobie, że kierujesz zespołem w rozwijającej się firmie skierowanej bezpośrednio do konsumentów. Nagle zaczynasz zauważać wąskie gardła na linii produkcyjnej. Zamówienia piętrzą się, terminy gonią, a ty potrzebujesz pomocy w ustaleniu, gdzie leżą nieefektywności.

W tym miejscu niezbędna staje się analiza procesów. Pomaga wizualizować każdy krok w przepływie pracy, odkrywać ukryte nieefektywności i znajdować najlepszą drogę naprzód.

Według badania ponad 40% liderów zgłosiło, że eksploracja procesów pomogła im obniżyć koszty.

Niezależnie od tego, czy chodzi o zarządzanie łańcuchem dostaw, czy usprawnianie procesów biznesowych, eksploracja procesów oferuje wgląd w dane, aby pracować mądrzej, a nie ciężej. Ten artykuł wyjaśni, dlaczego eksploracja procesów jest ważna i podkreśli najlepsze narzędzia, które pozwolą przenieść operacje na wyższy poziom. Zaczynamy.

Czym jest eksploracja procesów?

Eksploracja procesów to zbiór technik, które wykorzystują naukę o danych do analizy przepływu procesów biznesowych. Obejmuje ona wyodrębnianie rzeczywistych danych z dzienników zdarzeń w systemach informatycznych w celu przedstawienia wizualnego funkcjonowania procesów w prawdziwym życiu.

Technologia ta wypełnia lukę między tradycyjnymi metodami analizy procesów a spostrzeżeniami opartymi na danych, oferując dokładniejszy i bardziej praktyczny wgląd w operacje biznesowe.

Eksploracja procesów a eksploracja danych a zarządzanie procesami biznesowymi

Zrozummy różnicę między eksploracją procesów, eksploracją danych i zarządzaniem procesami biznesowymi (BPM) - są one powiązane, ale nie do końca takie same.

Ta tabela porównuje ich kluczowe aspekty, aby podkreślić różnice i lepiej zrozumieć, w jaki sposób się uzupełniają.

Połączenie eksploracji procesów z eksploracją danych i BPM daje zestaw narzędzi do zrozumienia i usprawnienia operacji. Ponadto pomaga uniknąć typowych pułapek, dzięki czemu operacje mogą działać płynnie.

Przeczytaj również: 8 najlepszych narzędzi BPM w 2024 roku (zalety, wady, ceny)

Rodzaje Process Mining

Eksploracja procesów nie jest rozwiązaniem uniwersalnym - występuje w różnych odmianach, z których każda została zaprojektowana w celu sprostania konkretnym wyzwaniom związanym z operacjami.

1. Odkrycie

Odkrywanie jest punktem wyjścia. Jest to miejsce, w którym mapujesz sposób działania procesów w oparciu o bieżące dane. Odkryjesz ukryte wąskie gardła, opóźnienia i nieefektywności, pomagając zbudować jaśniejszy obraz bieżącego przepływu pracy.

Na przykład na etapie odkrywania możesz odkryć nieoczekiwane opóźnienia w procesie realizacji zamówień.

2. Zgodność

Trzymanie się ustalonych procedur w silnie regulowanych branżach, takich jak usługi finansowe, to nie tylko dobry pomysł - to obowiązek. Eksploracja procesów zgodności wykorzystuje technologię, aby zapewnić zgodność procesów biznesowych z określonymi krokami lub przepisami.

Odchylenia mogą sygnalizować potencjalne zagrożenia dla zgodności, pomagając organizacji uniknąć wysokich kar. Według badania przeprowadzonego przez PwC organizacje wykorzystujące technologię w swoich procesach były w stanie obniżyć koszty audytu nawet o 30%.

3. Ulepszenie

Enhancement wykorzystuje istniejący model procesu i wprowadza do niego rzeczywiste dane w celu optymalizacji. Pomaga dopracować przepływy pracy, dostosowując je do tego, co powinno się wydarzyć, co prowadzi do lepszej wydajności i krótszych przestojów.

Przykładem może być udoskonalenie linii produkcyjnej w celu zmniejszenia ilości odpadów w oparciu o rzeczywiste dane operacyjne.

4. Analiza wariantów

Ten typ analizy porównuje różne wersje tego samego procesu. Świetnie sprawdza się w organizacjach z wieloma zespołami lub lokalizacjami, umożliwiając sprawdzenie, które podejście działa najlepiej i odpowiednio je ustandaryzować.

5. Predykcyjna eksploracja procesów

Eksploracja predykcyjna pomaga przewidywać i zapobiegać przyszłym problemom poprzez analizę bieżących trendów danych. Daje to informacje o potencjalnych opóźnieniach lub zakłóceniach, umożliwiając proaktywne wprowadzanie zmian.

Może na przykład prognozować potencjalne zakłócenia w łańcuchu dostaw w oparciu o wzorce historyczne.

Dlaczego Process Mining jest ważny?

Eksploracja procesów pomaga przeszukiwać góry danych w celu odkrycia nieefektywności, niewykorzystanych możliwości i obszarów, które wymagają poprawy.

Oto dlaczego jest to kluczowe:

• Wykrywanie ukrytych wąskich gardeł: Czy kiedykolwiek miałeś wrażenie, że Twoje procesy biznesowe utknęły w martwym punkcie i nie ma możliwości ich usprawnienia? Eksploracja procesów identyfikuje miejsca, w których występują zatory i pomaga skrócić czas realizacji procesów. A przeprowadzone przez Deloitte wykazało, że firmy, które rozpoczęły eksplorację procesów, odnotowały 25% redukcję zakłóceń w łańcuchu dostaw
• Zapewnienie zgodności: W branżach, w których zgodność jest najważniejsza, eksploracja procesów zapewnia, że każdy etap procesu jest zgodny z zasadami, chroniąc przed kosztownymi grzywnami i zmniejszając koszty audytu
• Podsycanie ciągłego doskonalenia: Eksploracja procesów nie tylko znajduje problemy, ale także pomaga je rozwiązywać
• Usprawnienie procesu podejmowania decyzji: Dzięki dostarczaniu opartego na danych widoku wydajności procesów w czasie rzeczywistym, eksploracja procesów umożliwia decydentom podejmowanie świadomych i terminowych decyzji, które pozytywnie wpływają na wyniki biznesowe
• Obniżenie kosztów operacyjnych: Organizacje wykorzystujące eksplorację procesów mogą obniżyć koszty i zwiększyć rentowność
• Priorytetyzuje automatyzację: Identyfikuje i nadaje priorytety inicjatywom automatyzacji w celu usprawnienia operacji i zwiększenia wydajności. Oprogramowanie do projektowania procesów może pomóc w tworzeniu zoptymalizowanych przepływów pracy i skutecznej integracji rozwiązań automatyzacji

Przeczytaj również: Jak wykorzystać sztuczną inteligencję do zarządzania operacjami

Jak działa Process Mining?

Eksploracja procesów polega na przekopywaniu się przez dane w celu znalezienia ukrytych informacji o tym, jak działają procesy biznesowe. Oto jak to wszystko działa:

Krok 1: Zbieranie danych o zdarzeniach

Pierwszym krokiem jest zebranie dzienników zdarzeń z systemów informatycznych. Dzienniki te śledzą każdy krok w procesie, od momentu złożenia zamówienia do momentu jego dostarczenia. Dane te obejmują znaczniki czasu, działania i zasoby zaangażowane w proces.

Krok 2: Tworzenie mapy procesu

Po uzyskaniu danych narzędzia do eksploracji procesów analizują je w celu utworzenia wizualnej mapy procesów. Mapa ta pokazuje dokładnie, jak przebiegają procesy, podkreślając każdy krok i punkt decyzyjny.

Krok 3: Analiza pod kątem wydajności

Mając mapę procesów w ręku, możesz zacząć identyfikować postępy i problemy.

Pozwala to na zagłębienie się w dane i sprawdzenie:

• Czy istnieją wąskie gardła lub pętle, które nie mają miejsca?
• Czy niektóre kroki trwają dłużej niż powinny?

Eksploracja procesów pomaga wykryć te nieefektywności, dzięki czemu można wprowadzić ulepszenia oparte na danych.

Krok 4: Sprawdzanie zgodności

Wreszcie, eksploracja procesów sprawdza, czy procesy podążają zamierzoną ścieżką (sprawdzanie zgodności). Porównuje rzeczywisty przepływ działań z idealnym modelem, sygnalizując wszelkie odchylenia.

Ma to kluczowe znaczenie dla branż o surowych przepisach, ponieważ zapewnia zgodność i zmniejsza ryzyko.

Kiedy używać Process Mining

Eksploracja procesów jest przydatna w przypadku wyzwań związanych ze zrozumieniem i usprawnieniem procesów operacyjnych. Oto kilka scenariuszy, które pomogą Ci lepiej to zrozumieć:

Optymalizacja pipeline'u sprzedaży

Jeśli Twój zespół sprzedaży nie osiąga założonych celów, eksploracja procesów może zidentyfikować, gdzie leady są pomijane. Podkreśla spadki zaangażowania i etapy z dużą utratą potencjalnych klientów, umożliwiając udoskonalenie pipeline'u i ulepszenie strategii.

Na przykład, zespół sprzedaży w

Deutsche Telekom zoptymalizował swój proces "od zamówienia do zapłaty

wykorzystując eksplorację procesów, oszczędzając ponad 66 milionów euro dzięki ograniczeniu zduplikowanych płatności i zminimalizowaniu strat z tytułu dyskonta gotówkowego.

Wydajność transakcji finansowych

W finansach eksploracja procesów może ujawnić opóźnienia w procesach transakcyjnych. Wskazując wąskie gardła, pomaga usprawnić zatwierdzanie płatności i fakturowanie.

Kraft Heinz wykorzystał eksplorację procesów

aby zmniejszyć liczbę zaległych płatności o 30% i poprawić przepływy pieniężne.

Doskonalenie procesów opieki zdrowotnej

W opiece zdrowotnej eksploracja procesów może ujawnić nieefektywności w opiece nad pacjentem. Analizując dane dotyczące przepływu pacjentów, zapewnia, że każdy etap - od rejestracji po diagnozę i leczenie - jest zoptymalizowany pod kątem szybkości i jakości opieki. Takie podejście oparte na danych umożliwia świadczeniodawcom opieki zdrowotnej bardziej efektywne świadczenie opieki nad pacjentami, zapewniając, że ich przepływy pieniężne nie są blokowane.

Sysmex, firma z branży opieki zdrowotnej, wykorzystała eksplorację procesów do odzyskania danych

3,4 miliona dolarów zaległych płatności w ciągu zaledwie 30 dni, zwiększając przepływy pieniężne o 10 milionów dolarów. Firma obniżyła również wskaźnik opóźnień w płatnościach z 61% do 44%.

Teraz przyjrzyjmy się narzędziom, które ułatwiają eksplorację procesów w organizacji.

Przeczytaj również: 10 najlepszych narzędzi do usprawniania procesów dla przepływu pracy w 2024 roku

Najlepsze narzędzia do eksploracji procesów

Oszałamiający potencjał automatyzacji podkreśla potrzebę skutecznego oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi które mogą usprawnić operacje i odkryć nieefektywności.

Przyjrzyjmy się 5 najlepszym narzędziom do eksploracji procesów, które mogą pomóc organizacjom w osiągnięciu tej transformacji.

1. UiPath

przez UiPath UiPath wyróżnia się w eksploracji procesów, oferując zaawansowane możliwości analityczne i automatyzacyjne. Szczegółowo mapuje procesy, pomagając firmom identyfikować nieefektywności i automatyzować powtarzalne zadania. Dzięki przyjaznemu dla użytkownika interfejsowi, UiPath ułatwia wizualizację i usprawnianie przepływów pracy, prowadząc do znacznego wzrostu produktywności.

Najlepsze cechy UiPath

• Analiza cyfrowego śladu procesów w systemach takich jak SAP, Salesforce, ServiceNow, Oracle i platformach niestandardowych
• Monitorowanie kluczowych wskaźników wydajności (KPI) za pomocą pulpitów nawigacyjnych śledzących procesy, takie jak od zakupu do płatności, od zamówienia do gotówki i zarządzanie incydentami
• Poprawa wydajności dostawców poprzez redukcję zakupów niezgodnych z przepisami, skrócenie czasu cyklu zamówienia zakupu i zduplikowanych płatności
• Wykorzystaj Automation Cloud™, aby uzyskać dostęp do pełnej platformy UiPath, zapewniając szybkie aktualizacje, skalowalność i elastyczność

Ograniczenia UiPath

• Może być drogie dla mniejszych firm
• Zaawansowane funkcje mogą wymagać nauki
• Opcje dostosowywania mogą być ograniczone w porównaniu do innych narzędzi

Ceny UiPath

• Darmowy: Ograniczona funkcjonalność
• Pro: Od 420 USD/miesiąc

2. Automatyzacja w dowolnym miejscu

przez g2.com Automation Anywhere łączy eksplorację procesów z inteligentną automatyzacją, zapewniając dogłębny wgląd w nieefektywność operacyjną. Wykorzystaj zaawansowaną wizję komputerową i sztuczną inteligencję do przechwytywania szczegółowych informacji o użytkowniku w dowolnej aplikacji, w tym w oknach VDI i mainframe.

Technologia ta umożliwia wizualizację procesów biznesowych na poziomie szczegółowym.

Najlepsze cechy Automation Anywhere

• Wdrożenie w ciągu kilku minut bez zakłócania przepływu pracy pracowników. Szybkie mapowanie procesów i wariantów w celu optymalizacji lub automatyzacji procesów
• Zbuduj dokładny, bezstronny obraz procesów biznesowych w całym przedsiębiorstwie, aby zidentyfikować nieefektywności, ujawnić optymalne ścieżki procesów i skrócić harmonogramy automatyzacji
• Rozszerz transformację w całej organizacji dzięki architekturze chmury, która gromadzi i przetwarza duże ilości danych jednocześnie na komputerach stacjonarnych i użytkownikach, zapewniając kontrolę prywatności
• Uzyskaj jasny, bezpieczny wgląd w to, gdzie nadać priorytet automatyzacji procesów przy użyciu AI i skali chmury, aby zapewnić wgląd oparty na danych
• **Zidentyfikuj możliwości optymalizacji i automatyzacji procesów o najwyższym ROI dzięki Process Discovery

Ograniczenia automatyzacji w dowolnym miejscu

• Złożoność narzędzia może być przytłaczająca dla nowych użytkowników
• Wysoki koszt w pełni funkcjonalnych planów
• Wdrożenie i konfiguracja mogą być czasochłonne

Ceny Automation Anywhere

• Bezpłatnie: 30-dniowy okres próbny
• Pro: Od $9000/rok

Czytaj więcej: 10 najlepszych programów do modelowania procesów w 2024 roku (recenzje i ceny)

3. Celonis

przez Celonis Celonis zapewnia dynamiczną i cyfrową wizualizację w czasie rzeczywistym kompleksowych procesów biznesowych poprzez eksplorację procesów. Ich platforma jest niezależna od systemu i bezstronna, oferując jasny obraz przebiegu operacji.

Technologia eksploracji procesów Celonis pomaga analizować, optymalizować i monitorować procesy, umożliwiając zespołom odblokowanie ukrytej wartości.

Najlepsze funkcje Celonis

• Weryfikacja i wizualizacja przepływów procesów zbudowanych na wykresie Process Intelligence Graph
• Wzmocnij analizę, wypełniając pulpity nawigacyjne niestandardowymi pakietami i wykresami za pomocą interfejsu Celonis Studio typu "przeciągnij i upuść"
• Współpracuj nad analizą procesów i dziel się spostrzeżeniami ze swoim zespołem za pomocą zaledwie kilku kliknięć za pomocą Business Miner
• Przekształcanie zapytań w języku naturalnym w informacje o procesach dzięki Process Copilot, narzędziu AI opartemu na wiedzy o procesach Celonis i dużych modelach językowych (LLM)

Ograniczenia Celonis

• Może być drogie, szczególnie dla małych firm
• Nadmierna zależność od jakości danych ze względu na zaawansowaną rolę automatyzacji
• Złożoność w dostosowywaniu i zaawansowanych funkcjach

Cennik Celonis

• Darmowy: Ograniczona funkcjonalność
• Pro: Od 90 000 USD za 3-letnią umowę

4. Software AG ARIS

przez g2.com ARIS napędza Twoją wydajność i zapewnia Ci pozycję lidera w Twojej branży. Jest to kompleksowe zarządzanie procesami i pakiet wydobywczy. Zapewnia dogłębny wgląd w codzienne operacje, pomaga ustawić właściwe procesy i zapewnia precyzyjną kontrolę nad firmą.

Wykraczając poza podstawową analizę, ARIS zapewnia zaawansowaną inteligencję procesową dzięki ujednoliconemu pakietowi. Zasilany przez GenAI, ARIS zarządza całym cyklem życia procesu, oferując rozwiązania do analizy procesów biznesowych, automatyzacji, ryzyka i zgodności oraz eksploracji procesów.

Software AG ARIS najlepsze cechy

• Płynna integracja z istniejącymi systemami w celu wyeliminowania silosów i zwiększenia ogólnej wydajności
• Konsoliduje analizę biznesową, eksplorację procesów, ryzyko i zgodność w jednym pakiecie, wspierając współpracę i redukując błędy
• Łączy i rozszerza cztery główne obszary produktów pakietu ARIS Suite w zależności od potrzeb i poziomu dojrzałości

Ograniczenia Software AG ARIS

• Wysoki koszt, szczególnie dla mniejszych przedsiębiorstw
• Nadążanie za aktualizacjami i nowymi funkcjami może wymagać ciągłego szkolenia i dostosowywania

Ceny Software AG ARIS

• Darmowy: Plan podstawowy na 3 miesiące
• Pro: Od €125/miesiąc za użytkownika

Czytaj więcej: 10 narzędzi Six Sigma do usprawniania procesów biznesowych

5. IBM Process Mining

przez g2.com IBM Process Mining umożliwia firmom szybsze podejmowanie decyzji opartych na danych w celu usprawnienia procesów. Process Mining jest jednym z 25 produktów IBM, które otrzymały wyróżnienie Top Rated Distinction od TrustRadius.

Możesz uzyskać dostęp do opartego na faktach modelu procesu z wglądem od interesariuszy i źródeł danych, które ujawniają, jak działa Twoja firma. Możliwości automatyzacji są identyfikowane za pomocą narzędzia do eksploracji procesów, które pomaga ustalić priorytety według wpływu i oczekiwanego zwrotu z inwestycji.

Najlepsze cechy IBM Process Mining

• Osiągnięcie przejrzystości procesów poprzez analizę danych z systemów ERP i CRM, identyfikację nieefektywności i priorytetyzację automatyzacji w oparciu o wpływ i zwrot z inwestycji
• Ciągłe doskonalenie dzięki działaniom naprawczym i botom RPA
• Ułatwia szybkie wdrożenie dzięki automatycznemu generowaniu botów RPA

Ograniczenia IBM Process Mining

• Stroma krzywa uczenia się dla użytkowników
• Integracja danych z wielu systemów może stanowić wyzwanie i wymagać znacznego wysiłku

Ceny IBM Process Mining

• Bezpłatnie: 30-dniowy okres próbny
• Platforma (SaaS): Od 3200 USD/miesiąc
• Platforma (lokalnie): Od $2,885/miesiąc

Usprawnij zarządzanie procesami dzięki ClickUp

Eksploracja procesów zapewnia przejrzysty wgląd w przepływy pracy. Jednak aby skutecznie zarządzać i usprawniać te procesy, potrzebujesz czegoś więcej niż tylko danych - potrzebujesz solidnego narzędzia do zarządzania projektami. ClickUp to wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami, które może zwiększyć wysiłki związane z eksploracją procesów. Posiada bibliotekę szablonów, które mogą pomóc usprawnić proces eksploracji procesów. Przyjrzyjmy się jednemu z nich.

Szablon mapowania procesów ClickUp

Na przykład, można użyć szablonu Szablon mapowania procesów ClickUp do wizualizacji i usprawniania procesów. Intuicyjny interfejs przeciągania i upuszczania szablonu umożliwia tworzenie szczegółowych map procesów, wizualizację każdego etapu przepływu pracy, identyfikację potencjalnych wąskich gardeł i nie tylko.

Pobierz ten szablon

Wyeliminuj wąskie gardła i słabe punkty w swoim systemie dzięki szablonowi mapowania procesów ClickUp

Oto jak ten szablon może usprawnić zarządzanie procesami:

• Centralna dokumentacja procesów: Zorganizuj wszystkie mapy procesów, przepływy pracy i powiązaną dokumentację w jednym centralnym miejscu dzięki szablonowiClickUp Docs. Ułatwia to dostęp, aktualizację i efektywne zarządzanie informacjami o procesach
• Współpraca i informacje zwrotne: Usprawnij współpracę zespołu dzięki współdzielonymClickUp Spaces. Członkowie zespołu mogą zostawiać komentarze, przekazywać opinie i współpracować w czasie rzeczywistym, zapewniając, że wszyscy są zgodni i poinformowani o ulepszeniach procesu
• Integracja z zarządzaniem projektami: Bezproblemowa integracja map procesów z narzędziami do zarządzania projektami ClickUp. Śledź zadania związane z procesami, automatyzuj przepływy pracy i upewnij się, że usprawnienia procesów są skutecznie wdrażane
• Raportowanie i analityka: WykorzystajClickUp Dashboards do generowania raportów i wizualizacji kluczowych wskaźników procesu. Monitorowanie wydajności procesów, śledzenie ulepszeń i podejmowanie decyzji opartych na danych w celu zwiększenia wydajności i skuteczności
  Najlepsze jest to, że szablon można dostosowywać w miarę ewolucji procesów. Niezależnie od tego, czy skalujesz operacje, czy udoskonalasz istniejące przepływy pracy, szablon ClickUp może rozwijać się wraz z Twoją firmą i dostosowywać do zmieniających się potrzeb

Cennik ClickUp

• Darmowy: Darmowy na zawsze
• Nieograniczony: $7/miesiąc za użytkownika
• Biznes: $12/miesiąc na użytkownika
• Przedsiębiorstwo: Kontakt w sprawie cen
• ClickUp Brain: Dodaj do dowolnego płatnego planu za 7 USD za członka miesięcznie

Przeczytaj również: 10 niezbędnych narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych w 2024 roku

Ograniczenia Process Mining

Chociaż eksploracja procesów oferuje liczne korzyści, nie jest pozbawiona wyzwań. Zrozumienie tych ograniczeń ma kluczowe znaczenie dla organizacji, które chcą je skutecznie wdrożyć.

• Zależność od danych: Zależy w dużej mierze od dostępności i jakości danych. Niekompletne lub niedokładne dane mogą prowadzić do mylących wniosków. Aby temu zaradzić, należy zapewnić solidne praktyki gromadzenia danych i regularne oceny ich jakości
• Złożoność wdrożenia: Identyfikacja i wdrażanie możliwości automatyzacji może być złożone i wymagać specjalistycznych umiejętności. Skuteczne strategie zarządzania zmianą i szkolenia mogą ułatwić to przejście
• Wyzwania związane z integracją: Integracja narzędzi do eksploracji procesów z istniejącymi systemami może być trudna i może wymagać znacznego wysiłku. Zastosowanie wielopoziomowych technik eksploracji i wykorzystanie wsparcia integracyjnego może złagodzić te wyzwania

Optymalizacja procesów biznesowych z ClickUp

Eksploracja procesów pomaga znaleźć i naprawić nieefektywności w przepływach pracy, pokazując, gdzie rzeczy spowalniają, dzięki czemu można je poprawić i pracować wydajniej.

ClickUp to narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala przekształcić te spostrzeżenia w działania. Pozwala łatwo wizualizować procesy i zarządzać nimi, pomagając wprowadzać ulepszenia bez konieczności korzystania ze skomplikowanego oprogramowania. Zarejestruj się w ClickUp aby usprawnić zarządzanie procesami i zwiększyć wydajność organizacji.