Zarządzanie wieloma projektami może czasami wydawać się syzyfowym zadaniem. Jako kierownik projektu starasz się utrzymać wszystko w porządku i komunikować się z interesariuszami, a mimo to wszystko wydaje się być nie tak.
Jeśli jednak nie wprowadzisz metody do tego szaleństwa, może to odbić się na twojej wydajności.
Tutaj z pomocą przychodzą Arkusze Google - z interfejsem, który pozwala zarządzać wieloma projektami w jednym miejscu. Ale co by było, gdyby było coś do zrobienia, aby jeszcze bardziej usprawnić ten proces?
A gdybyś mógł uzyskać dostęp do wstępnie zaprojektowanych Arkuszy Google stworzonych specjalnie z myślą o sprawnym procesie zarządzania projektami? Na szczęście szablony do zarządzania projektami w Arkuszach Google są tutaj, aby uratować sytuację.
Na tym blogu podzielimy się darmowymi szablonami do zarządzania projektami (które są doskonałe dla początkujących), abyś mógł zacząć od razu.
Co składa się na dobry szablon do zarządzania projektami w Arkuszach Google?
Arkusze Google szablon do zarządzania projektami jest ważnym narzędziem dla osób zarządzających projektami - wszechstronnym, przyjaznym dla użytkownika i gotowym do podjęcia każdego zadania.
Szablony zapewniają przejrzystą oś czasu projektu, funkcje łatwego przydzielania zadań i sposób na efektywne śledzenie postępu prac.
Jak jednak odróżnić dobry szablon do zarządzania projektami w Arkuszach Google od świetnego? Oto kilka wskazówek, o których warto pamiętać:
- Najlepsze szablony zawierają posegmentowane przestrzenie na szczegóły projektu, rezultaty i budżetowanie, a wszystko to przy zachowaniu atrakcyjności wizualnej (spójrzmy prawdzie w oczy - nikt nie chce wpatrywać się w morze szarych komórek przez cały dzień)
- Powinny być na tyle konfigurowalne, aby pasowały do wielu projektów, ale na tyle ustrukturyzowane, aby Twój zespół nie popadł w chaos arkuszy kalkulacyjnych
- Punkty bonusowe, jeśli zawiera sekcję karty projektu, narzędzia do alokacji zasobów i prosty szablon wykresu Gantta do wizualizacji osi czasu. Najlepsze szablony ułatwiają śledzenie projektów, zależności między zadaniami i aktualizację statusów, nie przytłaczając przy tym użytkowników
Przeczytaj również: 10 najlepszych alternatyw i konkurentów dla Arkuszy Google
Szablony do zarządzania projektami w Arkuszach Google
Teraz, gdy już wiesz, czego się spodziewać, zapoznajmy się z kilkoma darmowymi szablonami do zarządzania projektami w Arkuszach Google, które pomogą Ci zacząć.
Od wykresów Gantta po raporty z postępu prac, mamy szablon spełniający najśmielsze marzenia każdego kierownika projektu.
Nadszedł czas, aby uprościć planowanie projektów - do dzieła!
1. Szablon harmonogramu projektu od HubSpot
Via HubSpot Kiedy myślisz o zarządzaniu projektami, prawdopodobnie myślisz również o osi czasu i czasie trwania - a ten szablon naprawdę to rozumie.
The Szablon harmonogramu projektu firmy HubSpot jest idealny dla kierowników projektów, którzy chcą usprawnić proces planowania projektów.
Dzięki konfigurowalnym sekcjom na szczegóły zadań, osoby przypisane i terminy, ten szablon do zarządzania projektami w Arkuszach Google zapewnia przejrzystość postępów w projekcie. Szablon oferuje wiele widoków do wizualizacji pracy, w tym widok Wykres Gantta w Arkuszach Google widok zapewniający przejrzystą oś czasu projektu.
Szablon organizuje zadania projektu w przyjaznym dla użytkownika widoku listy z funkcją przeciągania i upuszczania. Oddziela zakończone i trwające zadania oraz oferuje dedykowaną sekcję karty projektu, która pomaga zachować odpowiedzialność za cele i rezultaty projektu.
Przeczytaj również: 10 darmowych szablonów harmonogramów projektów w Excelu i ClickUp
2. Szablon raportu z postępu prac wg HubSpot
Via HubSpot Zarządzanie projektami często obraca się wokół raportowania postępów, a Progress Report Template by HubSpot płynnie zaspokaja te potrzeby.
Szablon najlepiej pasuje do kierowników projektów, którzy chcą informować interesariuszy i śledzić projekty. Jego konfigurowalne sekcje dotyczące szczegółów projektu, postępu zadań i kluczowych wskaźników zapewniają przejrzystość statusu projektu.
Podobnie jak popularny szablon oprogramowanie do zarządzania projektami ten szablon oferuje profesjonalny układ, który jest łatwy w nawigacji, niezależnie od tego, czy chodzi o śledzenie wielu projektów, czy skupienie się na jednej inicjatywie.
Szablon zawiera przestrzeń na kamienie milowe projektu, wyzwania i kolejne kroki - bez pomijania krytycznych informacji. Szablon został zaprojektowany tak, aby płynnie współpracować z innymi narzędziami do zarządzania projektami, co czyni go wszechstronnym dodatkiem do zestawu narzędzi.
3. Szablon planu projektu od eFinancialModels
Via eFinancialModelsZarządzanie projektami i Arkusze Google idą w parze - tak jak kawa i terminy. Darmowy szablon planu projektu od eFinancialModels usprawnia ten proces, sprawiając, że organizacja zadań staje się dziecinnie prosta.
Ten dynamiczny szablon umożliwia szybkie opracowanie i wizualizację planu projektu za pomocą wykresu Gantta. Jest to idealne rozwiązanie dla osób zarządzających projektami, które mają do czynienia ze złożonymi osiami czasu i wieloma projektami.
Szablon zawiera w pełni konfigurowalną listę zadań, automatyczne wykreślanie osi czasu i łatwe łączenie dat rozpoczęcia, czasów trwania i dat końcowych.
Możesz wprowadzać nieograniczoną liczbę zadań, grupować je w podzadania i obserwować, jak wykres Gantta aktualizuje się automatycznie. Możliwość udostępniania i aktualizowania dokumentu jednocześnie z członkami zespołu sprawia, że wszyscy są na bieżąco.
Chociaż przyzwyczajenie się do tego szablonu może zająć trochę czasu, zwłaszcza jeśli nie jesteś zaznajomiony z każdą funkcją Arkuszy Google - szablon ten może pomóc Ci zaoszczędzić dużo czasu dzięki swoim intuicyjnym funkcjom.
Przeczytaj również: Dokumentacja projektu: Przykłady i szablony rodzajów dokumentacji projektu
4. Szablon do zarządzania projektami od Template.net
Via Szablon.net Ten szablon do zarządzania projektami w Arkuszach Google jest doskonałym punktem wyjścia dla kierowników projektów. Szablon do zarządzania projektami to wszechstronny szablon do śledzenia wielu projektów, przydzielania zadań i monitorowania postępów.
Dzięki dedykowanym sekcjom dla kart projektów, osi czasu i alokacji zasobów, pozwala on utrzymać członków zespołu w zgodzie, a projekty przebiegają sprawnie.
Szablon zawiera również:
- Wykres Gantta do wizualizacji harmonogramów projektów
- Tabelę zadań dla szczegółowych opisów zadań
- Funkcję raportowania statusu projektu w celu informowania interesariuszy na bieżąco
- Oznaczone kolorami fazy i klucze statusu, które ułatwiają ocenę kondycji projektu na pierwszy rzut oka
5. Szablon kalendarza zarządzania projektami od Template.net
Via Szablon.net Jeśli jesteś kierownikiem projektu i szukasz poręcznego narzędzia do szczegółowego śledzenia postępów projektu, szablon kalendarza zarządzania projektami jest doskonałym wyborem.
Ten wszechstronny szablon dostarcza wizualną oś czasu dla zadań projektowych, umożliwiając łatwą mapę wyników projektu i terminów. Dzięki przyjaznemu dla użytkownika interfejsowi można szybko przydzielać zadania członkom zespołu i śledzić jego postępy.
Format kalendarza zapewnia przejrzysty przegląd harmonogramu projektu, pomagając zidentyfikować potencjalne wąskie gardła i dostosować oś czasu w razie potrzeby.
Ten szablon do zarządzania projektami jest szczególnie przydatny do tworzenia raportów obciążenia pracą, monitorowania zależności zadań i zapewniania terminowych kamieni milowych projektu.
Dzięki centralizacji informacji o projekcie, ten kalendarz zarządzania projektami dzięki szablonowi interesariusze są na bieżąco informowani, a projekty przebiegają bez zakłóceń od początku do końca.
6. Szablon do śledzenia projektów od Template.net
Via Szablon.net Czasami zarządzanie projektami może być poważną żonglerką, ale nie ma powodu, aby robić z tego show, utrzymując swoje zadania w dezorganizacji! Szablon Śledzenie projektów to twoja tajna broń do utrzymywania wielu projektów na właściwym torze.
Szablon ten zawiera gotową do użycia oś czasu projektu, narzędzia do przydzielania zadań i śledzenia postępów, które mogą opanować nawet początkujący użytkownicy arkuszy kalkulacyjnych.
Znajdziesz tu dedykowane przestrzenie na szczegóły projektu, rezultaty i budżetowanie, a wszystko to w atrakcyjnym wizualnie pakiecie.
Dzięki konfigurowalnym statusom i wielu widokom do wizualizacji informacji o projekcie, nigdy nie stracisz z oczu swoich celów. Szablon zawiera nawet prosty wykres Gantta do wizualizacji harmonogramu projektu i zależności między zadaniami.
Przeczytaj również: Jak stworzyć główny harmonogram do zarządzania projektami?
Limity korzystania z Arkuszy Google do zarządzania projektami
Podczas gdy Arkusze Google i Dokumenty Google oferują kuszące darmowe rozwiązanie do zarządzania projektami, często mają one istotne wady.
Mogą one na dłuższą metę ograniczać wydajność zespołu i powodzenie projektu.
Przyjrzyjmy się najczęstszym ograniczeniom związanym z używaniem Arkuszy Google i Dokumentów Google do zarządzania projektami:
- Ograniczone funkcje współpracy: Edycja w czasie rzeczywistym jest świetna, ale w Arkuszach Google brakuje dedykowanego przydzielania zadań, śledzenia zależności i automatycznych powiadomień, które są kluczowe dla koordynacji zespołu
- Nieodpowiednia wizualizacja: Tworzenie wykresów Gantta ioś czasu projektu w Arkuszach Google jest uciążliwe i czasochłonne. Utrudnia to uzyskanie przejrzystego przeglądu postępów w projekcie
- Brak zaawansowanych funkcji zarządzania projektami: Arkusze Google nie oferują dedykowanych narzędzi do alokacji zasobów, zarządzania ryzykiem i równoważenia obciążenia pracą w wielu projektach
- Problemy ze skalowalnością: W miarę wzrostu złożoności projektów, Arkusze Google mogą okazać się zawodne dla osób zarządzających projektami - zwłaszcza w obliczu rosnącego ryzyka uszkodzenia danych
- Nieefektywne raportowanie: Generowanie szczegółowych raportów o statusie projektu i analiz jest ręcznym, podatnym na błędy procesem w Arkuszach Google. Często brakuje im automatyzacji oferowanej przez dedykowane narzędzia do zarządzania projektami
- Obawy o bezpieczeństwo: Podczas gdy Google oferuje podstawowe zabezpieczenia, może nie spełniać rygorystycznych wymagań dotyczących wrażliwych danych projektu, szczególnie w branżach regulowanych, takich jak finanse
Alternatywne szablony do zarządzania projektami w Arkuszach Google
Chociaż Arkusze Google mają swoje zalety, czasami potrzebujesz narzędzia z większą mocą.
Mówimy tu o dedykowanym rozwiązaniu do zarządzania projektami stworzonym z jedną wizją - zastąpienia wszystkich aplikacji jednym, bogatym w funkcje narzędziem.
A co najlepsze?
Jest ono fabrycznie wyposażone w niesamowite szablony dla wszystkich potrzeb związanych z zarządzaniem projektami.
Przywitaj się z ClickUp twój wybawca od chaosu w arkuszach kalkulacyjnych!
1. Szablon do zarządzania projektami ClickUp
Szablon do zarządzania projektami ClickUp
Koordynowanie złożonych, wielofunkcyjnych projektów może wydawać się czymś z horroru, ale Szablon do zarządzania projektami ClickUp sprawia, że jest to bułka z masłem.
Ten darmowy szablon jest pełen funkcji, które pomogą ci utrzymać zespół na właściwym torze, a projekty przebiegać płynnie. Znajdziesz tu wszystko, od konfigurowalnych osi czasu po narzędzia zależności zadań, a wszystko to w łatwym w użyciu pakiecie.
Szablon oferuje wiele sposobów widoku projektu.
Chcesz mieć wykres Gantta? Nie ma sprawy.
Wolisz tablicę Kanban? Nie ma problemu!
Dodatkowo, dzięki funkcjom współpracy w czasie rzeczywistym, Twój zespół może współpracować bez wysiłku, nie gubiąc się w gąszczu e-maili.
2. Szablon portfolio do zarządzania projektami ClickUp
Szablon portfolio zarządzania projektami ClickUp
Kierownicy projektów używają portfolio do monitorowania wielu projektów, a posiadanie najwyższej klasy systemu zarządzania ma kluczowe znaczenie dla powodzenia! Doskonałe zarządzanie portfolio wymaga również doskonałej organizacji i Szablon portfolio do zarządzania projektami ClickUp został zaprojektowany tak, aby obsługiwać każdy projekt, oś czasu i rezultaty - wszystko w jednym miejscu!
Możesz uzyskać dostęp do sześciu niestandardowych statusów dla kondycji projektu, pięć widoków w tym wykresy Gantta i raporty dotyczące obciążenia pracą, a także automatyzacja umożliwiająca monitorowanie projektów od ich powstania do zakończenia.
Szablon ten pomaga również śledzić postępy w projektach, zarządzać zasobami i informować interesariuszy we wszystkich działach i programach.
3. Szablon raportu z zarządzania projektami ClickUp
Szablon raportu z zarządzania projektami ClickUp
Pamiętasz, jak mówiliśmy, że narzędzia do zarządzania projektami mogą całkowicie odmienić przepływ pracy? Oto najlepszy tego przykład! Szablon Szablon raportu z zarządzania projektami ClickUp pomoże Ci pozostać na szczycie swojej gry komunikacyjnej podczas zarządzania wieloma projektami i terminami.
Śledź postępy w projektach, alokację zasobów i kluczowe wskaźniki w konfigurowalnym i łatwym do udostępniania zorganizowanym pulpicie za pomocą tego szablonu.
Będziesz mieć do dyspozycji wszystkie narzędzia i funkcje do tworzenia szczegółowe raportowanie statusu projektu z wieloma opcjami statusu i Pola niestandardowe .
Dzięki szablonowi raportu z zarządzania projektami ClickUp będziesz w stanie dostarczać aktualizacje swoim interesariuszom znacznie szybciej niż w przypadku konwencjonalnej metody etykietowania e-mail w Arkuszach Google.
Przeczytaj również: 10 darmowych szablonów do zarządzania projektami w Microsoft Word do planowania projektów
4. Szablon podręcznika zarządzania projektami ClickUp
Szablon podręcznika zarządzania projektami
Szablon Szablon podręcznika zarządzania projektami ClickUp zapewnia kierownikom projektów szczegółową mapę drogową do organizowania zadań, wyznaczania celów i śledzenia postępów w czasie rzeczywistym. Pomaga wszystkim zachować zgodność z celami projektu.
Szablon oferuje niestandardowe statusy, takie jak Zamknięte, Przegląd wewnętrzny i W trakcie, co pozwala na śledzenie postępów każdego zadania. Możesz łatwo wizualizować kluczowe dane projektu za pomocą niestandardowych pól dla budżetu, rezultatu i zespołu realizującego.
Zawiera również pięć różnych widoków, takich jak Podsumowanie i Oś czasu projektu, które mogą pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu projektami.
Niezależnie od tego, czy wolisz wykresy Gantta dla osi czasu, czy widoki priorytetów, aby najpierw zająć się najbardziej krytycznymi zadaniami, ten szablon ma wszystko, czego potrzebujesz.
5. Szablon planu zadań ClickUp do zarządzania projektami
Zrzut ekranu szablonu planu zadań do zarządzania projektami ClickUp
Szablon Szablon planu zadań do zarządzania projektami ClickUp to najlepsze narzędzie do utrzymywania projektów na właściwym torze i w ramach budżetu.
Szablon ten został zaprojektowany, aby pomóc kierownikom projektów w organizacji zadań, ustawieniu terminów i skutecznym monitorowaniu postępów. Funkcje takie jak niestandardowe statusy i pola pozwalają kategoryzować projekty i zarządzać nimi za pomocą atrybutów takich jak Project Teams i Completion Status.
Szablon zawiera różne widoki, takie jak lista, Gantt i kalendarz, ułatwiając wizualizację osi czasu projektu i śledzenie zależności zadań.
Przydziel zadania członkom zespołu, ustaw jasne terminy i użyj widoku wykresu Gantta do monitorowania postępów i wprowadzania niezbędnych korekt. Szablon ten zapewnia, że wszystkie informacje o projekcie znajdują się w jednym miejscu, pomagając zespołom zachować spójność i super wydajność.
6. Szablon ramowy zarządzania projektami ClickUp
Szablon ramowy zarządzania projektami ClickUp
Jeśli jesteś odpowiedzialny za zarządzanie projektami dowolnej wielkości, szablon Szablon ramowy zarządzania projektami ClickUp to świetne rozwiązanie do organizowania pracy.
Niestandardowe statusy, takie jak Otwarte i Zakończone, pozwalają łatwo monitorować postęp każdego zadania. Niestandardowe pola pomagają kategoryzować zadania i wizualizować kroki projektu, a niestandardowe widoki, takie jak Framework i Getting Started Guide, pozwalają lepiej zarządzać cyklem pracy.
Oś czasu projektu i zależności między zadaniami można śledzić za pomocą widoku wykresu Gantta.
Nawet jeśli masz ograniczone zasoby (lub zajmujesz się dużymi projektami), ten szablon zapewnia wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania ośmioma etapami czasu projektu.
7. Szablon przeglądu zarządzania projektami ClickUp
Szablon przeglądu zarządzania projektami (Project Management Review Template) firmy ClickUp umożliwia firmom ocenę aktualnego stanu projektu i pomaga zespołom określić, czy warto kontynuować projekt.
Jeśli chodzi o ocenę powodzenia projektu i identyfikację obszarów wymagających poprawy, to Szablon przeglądu zarządzania projektami ClickUp to szablon, do którego możesz się udać.
Szablon ten został zaprojektowany w celu uproszczenia procesu przeglądu, ułatwiając zbieranie opinii od interesariuszy i efektywną organizację projektów.
Dzięki niestandardowym statusom i polom można śledzić postęp projektu i wizualizować dane bez wysiłku. Szablon zawiera wiele widoków, takich jak lista, Gantt i kalendarz, pomagając efektywnie zarządzać zadaniami i osią czasu.
Aby rozpocząć, dodaj szablon do obszaru roboczego ClickUp, zaproś członków zespołu i rozpocznij współpracę.
Twórz zadania, aby śledzić postępy, organizuj regularne spotkania w celu omówienia aktualizacji i korzystaj z powiadomień, aby być na bieżąco.
8. Szablon wymagań do zarządzania projektami ClickUp
Szablon wymagań dotyczących zarządzania projektami ClickUp
Nie ma możliwości, abyśmy zakończyli tę listę bez wzmianki o Szablon wymagań do zarządzania projektami ClickUp .
Ten potężny szablon zawiera cztery niestandardowe widoki:
- Lista wymagań
- Scena zatwierdzania
- Gantt
- Przewodnik dla początkujących
Po wprowadzeniu danych projektu można dostosować obszar roboczy za pomocą pól niestandardowych, takich jak Etap zatwierdzania, Produkt do dostarczenia i Klasyfikacja. Ustaw niestandardowe statusy - podobne do faz Arkuszy Google oznaczonych kolorami - aby pokazać postęp zadań projektu.
Na liście wymagań można również przechowywać opisy zadań, osoby przypisane, terminy i nie tylko. Możesz nawet ustawić automatyzację, aby wysyłać przypomnienia i śledzić oś czasu projektu.
Dzięki funkcjom takim jak śledzenie czasu, ostrzeżenia o zależnościach i integracja z pocztą e-mail, szablon ten jest marzeniem kierownika projektu.
Bez względu na to, czy zajmujesz się kilkoma projektami jednocześnie, czy też koncentrujesz się na nowym, złożonym projekcie, ClickUp's Project Management Requirements Template zapewni Ci wszystko, czego potrzebujesz.
Dlaczego zadowalać się arkuszami? Uaktualnij do szablonów ClickUp
Wszyscy tam byliśmy - pracując nad projektami, które wymknęły się spod kontroli, mając nadzieję na magiczne zaklęcie, które sprawi, że wszystko znajdzie się na swoim miejscu. Podczas gdy magia nie może pomóc w zarządzaniu projektami, szablony są kolejną najlepszą rzeczą, na której można polegać.
Szablony Arkuszy Google oferują wiele wartości dla początkujących użytkowników, ale często mogą ograniczać postępy użytkowników zarządzających wieloma projektami z różnymi zespołami.
Dedykowane oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, może pomóc poprawić współpracę w zespołach, efektywnie zarządzać zadaniami i śledzić oś czasu projektów za pomocą łatwych w użyciu interfejsów.
Jeśli jesteś gotowy, aby przenieść zarządzanie projektami na wyższy poziom, nadszedł czas, aby wypróbować ClickUp. Zarejestruj się w ClickUp , wypróbuj szablony Free i obserwuj, jak wzrasta Twoja wydajność!