Jak korzystać z wykresów kontrolnych w zarządzaniu projektami?

W 1900 roku kanarki były wykorzystywane jako strażnicy w kopalniach węgla. Gdy tlenek węgla - niewykrywalny dla ludzi - osiągał niebezpiecznie wysoki poziom, ptaki przestawały śpiewać. Służyło to jako ostrzeżenie w odpowiednim czasie, dając górnikom wystarczająco dużo czasu na ucieczkę.

Wykresy kontrolne są jak kanarki. Gdy wszystko jest pod kontrolą, wykres kontrolny, który jest wykresem przedstawiającym miary ilościowe w czasie, przedstawia niezagrażający obraz. Nieoczekiwane zmiany lub nadzwyczajne odchylenia, które zagrażają projektowi, uruchomią dzwonki alarmowe. Po raz pierwszy opracowany w 1924 roku przez Waltera A. Shewharta , wykresy kontrolne zostały wykorzystane do rozróżnienia między zmiennością losową - która jest normalna - a zmiennością zakłócającą w procesie produkcji sprzętu telekomunikacyjnego w Bell Labs. Obecnie wykresy te są wykorzystywane w kontroli jakości, opiece zdrowotnej, badaniach i rozwoju oraz w branży usługowej.

Specjaliści ds. zarządzania projektami (PMP) używają ich do zarządzania jakością i kontroli procesów. Pomagają monitorować wydajność, identyfikować odchylenia z przyczyn specjalnych i zapewniają, że kierownicy projektów mogą podejmować działania naprawcze, aby utrzymać odchylenia w określonych limitach. W dłuższej perspektywie służą jako narzędzie do ciągłego doskonalenia i podejmowania decyzji w oparciu o dane.

Niniejszy artykuł wyjaśnia zastosowanie wykresów kontrolnych w zarządzaniu projektami wraz z przykładami opisującymi rzeczywiste scenariusze. Zobaczmy, jak mogą one pomóc w budowaniu proaktywnych, a nie reaktywnych strategii zarządzania projektami i być o krok do przodu.

Zrozumienie wykresów kontrolnych

Wykres kontrolny, zwany również wykresem statystycznej kontroli procesu (SPC) lub wykresem Shewharta, jest potężnym narzędziem graficznym zaprojektowanym do monitorowania i utrzymywania kontroli nad jakością procesu i jego jakością realizacja projektu . Zapewnia, że operacje przebiegają w stabilnych, spójnych warunkach, pomagając zmaksymalizować wydajność i utrzymać ogólny przepływ działalności.

przykład 1: Załóżmy, że autobus szkolny ma przyjeżdżać pod Twoje drzwi codziennie o 7:00 rano. W niektóre dni jest trochę spóźniony, w inne trochę wcześniej. Tak czy inaczej, dociera do szkoły przed porannym dzwonkiem, więc nie martwisz się zbytnio

Wykres kontrolny pokazujący czas przyjazdu autobusu szkolnego. Występuje pewne zróżnicowanie, ale niezbyt duże

Co się stanie, jeśli pewnego dnia autobus przyjedzie 20 minut wcześniej? Albo 20 minut później? To duże odchylenie od zwykłej rutyny, które poważnie zakłóci poranny harmonogram.

Podstawową ideą wykresów kontrolnych jest więc to, że każdy proces wiąże się z odchyleniami, ale tylko niektóre z tych odchyleń skutkują katastrofalną awarią. Dzięki wizualnemu śledzeniu wszystkich odchyleń procesu, wykres kontrolny może pomóc w identyfikacji odchyleń i wczesnym rozwiązywaniu problemów w projektach. Takie proaktywne podejście stanowi wsparcie dla płynniejszej i bardziej niezawodnej działalności Businessu.

Każdy wykres kontrolny zawiera pięć elementów.

• Punkty danych: Są to indywidualne pomiary lub wartości, z których każda reprezentuje migawkę procesu w określonym czasie. Na powyższym wykresie kontrolnym punktami danych są czasy przyjazdu autobusów szkolnych
• Oś czasu (oś x): Oś pozioma zazwyczaj reprezentuje czas, pokazując, kiedy każdy punkt danych został zebrany. Pomaga to zobaczyć, jak proces zmienia się w czasie
• Oś pomiaru (oś y): Oś pionowa reprezentuje zmienną, którą śledzisz, taką jak liczba defektów, opóźnienia odlotów, odchylenia w wadze lub objętości, lub inne metryki istotne dla twojego procesu
• Linia środkowa (linia centralna): Ta pozioma linia reprezentuje średnią wszystkich indywidualnych punktów danych. Jest to punkt odniesienia dla zrozumienia normalnego zachowania procesu
• Górny limit kontrolny i dolny limit kontrolny: Górny limit kontrolny (UCL) to linia ustawiona powyżej średniej, a dolny limit kontrolny (LCL) to linia poniżej średniej. Oba limity kontrolne są zwykle ustawione na poziomie trzech odchyleń standardowych. Razem, UCL i LCL tworzą formularz wokół linii średniej. Twój proces jest pod kontrolą tak długo, jak długo punkty danych pozostają w tym paśmie. Gdy punkty wypadają poza pasmo utworzone przez limity kontrolne, sygnalizuje to potencjalny problem

Do zrobienia wykresu kontrolnego?

Tworzenie wykresu kontrolnego jest proste. Oto do zrobienia:

• **Najpierw zbierz dane, które chcesz monitorować. Może to być wszystko, od dziennych wyników sprzedaży po czas potrzebny na zakończenie zadania
• Wykreśl dane: Na wykresie nanieś punkty danych wzdłuż osi czasu. Oś x zazwyczaj reprezentuje czas, podczas gdy oś y reprezentuje mierzoną zmienną. Wykreślenie punktów danych względem czasu daje wykres szeregu czasowego - pierwszą scenę wykresu kontrolnego
• Oblicz średnią: Znajdź średnią punktów danych i narysuj poziomą linię w poprzek wykresu na tej wartości. Linia ta reprezentuje tendencję centralną procesu
• Ustawienie limitów kontrolnych: Oblicz górny i dolny limit kontrolny, aby pomóc ci określić, kiedy proces schodzi ze swojego toru. Narysuj linie na tych wartościach powyżej i poniżej linii średniej
• Interpretacja wykresu: Obserwuj, jak zachowuje się wykres kontrolny w odniesieniu do ustalonych limitów kontrolnych w miarę dodawania danych. Proces jest stabilny, jeśli punkty danych mieszczą się w tych limitach. Jeśli wykraczają poza te limity, należy podjąć działania w celu skorygowania procesu, zanim wymknie się on spod kontroli

Kluczowe wskaźniki i dane wykresu kontrolnego

Po utworzeniu wykresu kontrola projektu wykres, jesteś w połowie drogi. Nadszedł czas na analizę wyników. Użyj tych wskaźników, aby ocenić swoją wydajność:

• Zakres (R): Zakres to różnica między najwyższymi i najniższymi punktami danych w próbce. Można go użyć do szybkiego określenia zmienności w każdej podgrupie danych
• Odchylenie (x - xˉ): Odchylenie odnosi się do różnicy między pojedynczym punktem danych a wartością średnią. Informuje o tym, jak daleko dany punkt znajduje się od średniej
• Odchylenie standardowe (σ): Mierzy rozrzut wszystkich punktów danych wokół średniej. Oblicza średnią wartość, o jaką każdy punkt danych odbiega od średniej, dając poczucie ogólnej zmienności danych
• Wariancja (σ2): Wariancja mierzy, jak bardzo punkty danych różnią się od średniej. Oblicza się ją poprzez podniesienie do kwadratu różnic między każdym punktem a średnią i uśrednienie tych kwadratowych różnic. Mówiąc prościej, wariancja pokazuje, jak duża jest zmienność w danym procesie

W PMP można również skorzystać z reguły siedmiu, która jest prostą, ale skuteczną miarą identyfikacji wzorców procesów wymykających się spod kontroli.

Reguła Siedmiu mówi, że jeśli siedem kolejnych punktów danych znajduje się po jednej stronie linii środkowej - albo wszystkie powyżej, albo wszystkie poniżej - to proces może doświadczać problemu, który wymaga zbadania.

W ciągu ostatnich siedmiu dni autobus szkolny zawsze przyjeżdżał z niewielkim opóźnieniem. Co powoduje to opóźnienie? Musisz znaleźć przyczynę - "przyczynę możliwą do przypisania

Reguła siedmiu jest istotna, ponieważ:

• Wzorzec ten często wskazuje na subtelną zmianę nawet w ramach limitów kontrolnych, która może ostatecznie doprowadzić do bardziej znaczącego problemu
• Pomaga określić, czy czynniki zewnętrzne wpływają na proces, czy też występuje konsekwentna zmiana w sposobie zachowania procesu

Przyjrzyjmy się teraz wykresom kontrolnym, które można wykorzystać do zarządzania zakresem, kosztami, osią czasu, jakością, zasobami i ryzykiem projektów.

Rodzaje wykresów kontrolnych z przykładami

Istnieje wiele rodzajów wykresów kontrolnych, z których każdy spełnia unikalny rodzaj wymagań kontrolnych.

1. Wykresy zmiennych

Chcesz używać precyzyjnych pomiarów do kontrolowania określonych aspektów procesu, takich jak waga, temperatura lub czas? Zmienny wykres kontrolny jest dokładnie tym narzędziem statystycznym, którego potrzebujesz.

Ten typ wykresu pomaga monitorować procesy, w których mierzy się coś, co może przyjąć dowolną wartość w określonym zakresie, np. wagę produktu lub czas potrzebny na zakończenie zadania.

przykład 2: Twój zakład produkcyjny wytwarza niestandardowe części blaszane dla klientów przemysłowych z dokładnymi specyfikacjami, szczególnie w zakresie grubości. Aby zapewnić wysoką jakość, używasz kart kontrolnych zmiennych do monitorowania grubości części

co godzinę mierzy się próbkę części i nanosi średnią grubość na wykres. Jeśli pomiary pozostają w określonym zakresie, proces jest pod kontrolą, zapewniając stałą jakość. Jeśli jednak wykres wykazuje dryf, sygnalizuje to potrzebę dostosowania maszyn, aby uniknąć produkcji wadliwych części

Zmienny wykres pokazujący dane grubości metalu co godzinę. Czy trzy ostatnie punkty danych są istotne?

2. Wykresy atrybutów

Masz do czynienia z wynikami pozytywnymi/negatywnymi lub liczeniem defektów w swoim procesie? W takim przypadku z pomocą przychodzi wykres kontrolny atrybutów. W przeciwieństwie do wykresów zmiennych, które mierzą określone wartości, wykresy atrybutów koncentrują się na obecnych lub nieobecnych cechach, takich jak to, czy produkt spełnia normy lub ile defektów pojawia się w partii.

przykład 3: Twoja firma produkuje komponenty elektroniczne dla Business. Sprawdzasz każdą partię pod kątem wad, takich jak wadliwe okablowanie lub brakujące części. Używając atrybutowego wykresu kontrolnego możesz śledzić, ile komponentów z wykresu kontrolnego przeszło kontrolę, a ile jest wadliwych

jeśli liczba wad utrzymuje się w akceptowalnym zakresie, proces jest pod kontrolą. Jeśli jednak liczba defektów wzrośnie, wykres to podkreśli, podpowiedź do zbadania i naprawienia problemu, zanim wpłynie on na dostawy

Wykres atrybutów pokazuje liczbę wadliwych próbek na partię. Liczba ta utrzymuje się na dość stałym poziomie - wydaje się, że proces przebiega sprawnie

3. Dodatkowe wykresy

Specyficzne wykresy kontrolne, takie jak suma skumulowana (CUSUM) i ewentualnie ważona średnia krocząca (EWMA), są doskonałe do wykrywania małych zmian i trendów

przez ResearchGate

przykład 4: Twoja firma produkuje szczepionki dla firm farmaceutycznych. Nawet niewielkie różnice w stężeniu składników mogą prowadzić do awarii produktu lub problemów regulacyjnych

korzystając z wykresu CUSUM można stale monitorować skumulowaną sumę odchyleń od poziomu stężenia celu. Wykres ten pozwala wykryć nawet najmniejsze przesunięcia składników szczepionki w czasie. Jeśli wykres pokazuje odchylenie od celu, można podjąć natychmiastowe działania w celu skorygowania problemu, zanim wpłynie on na całą partię

przykład 5: Chcesz przewidzieć zmienność cen akcji w ramach zarządzania ryzykiem finansowym. Zbierając dzienne zwroty 100 spółek notowanych na liście giełdowej w okresie 5 lat, można wykorzystać dane do zbudowania modelu EWMA i wyświetlić wyniki za pomocą wykresu EWMA

wykres EWMA może zapewnić wgląd w trend cen akcji i wskazać prawdopodobne okresy zmienności w oparciu o zmienność historyczną

Korzystanie z odpowiedniego wykresu może pomóc w śledzeniu i analizowaniu wydajności procesów, identyfikowaniu obszarów wymagających poprawy i podejmowaniu decyzji opartych na danych w zarządzaniu projektami.

Wykorzystanie wykresów kontrolnych w zarządzaniu projektami

Wykresy kontrolne umożliwiają automatyczne monitorowanie każdego procesu, zapewniając natychmiastową uwagę na wszelkie niepokojące zmiany poza punktami kontrolnymi. Takie podejście uwalnia od konieczności mikrozarządzania.

Oto jak skutecznie korzystać z wykresów kontrolnych w procesach zarządzania projektami:

• Zdefiniuj kluczowe metryki i określ, które aspekty projektu musisz monitorować
• Zbieraj dane konsekwentnie, aby wprowadzić je do wykresu kontrolnego, ponieważ pomaga to w dokładnej ocenie trendów wydajności i wprowadzaniu korekt w odpowiednim czasie
• Poszukiwanie wzorców lub zmian na wykresie kontrolnym w celu wczesnego zidentyfikowania potencjalnych problemów i podjęcia działań naprawczych przed ich eskalacją

Poprowadzimy Cię przez wykorzystanie wykresów kontrolnych w zarządzaniu projektami na praktycznych przykładach:

1. Śledzenie osi czasu projektu: Załóżmy, że zarządzasz projektem rozwoju oprogramowania. Jeśli zauważysz, że rzeczywisty czas trwania konsekwentnie przekracza limity kontrolne, oznacza to, że konieczne są korekty w planowaniu lub zasobach
2. Monitorowanie budżetu: W projekcie budowlanym wykres kontrolny pomaga śledzić wydatki budżetowe w stosunku do planowanego budżetu. Jeśli wydatki zaczynają przekraczać limity kontrolne, może to wskazywać na nadmierne wydatki lub ukryte koszty, podpowiedź do przeglądu strategii zarządzania budżetem

Śledzenie postępów sprintu na pierwszy rzut oka dzięki wykresowi skumulowanego przepływu na ClickUp

Warto zauważyć, że każdy wykres kontrolny ma określoną funkcję: monitorowanie stabilności i zmienności procesu dla pojedynczego procesu. Jeśli chcesz zbadać wydajność procesu przy użyciu danych historycznych i zidentyfikować wąskie gardła, to Skumulowany wykres przepływu który wizualizuje przepływ pracy w projekcie pod względem kumulacji zadań w czasie, byłby bardziej przydatny.

Tworzenie wykresów kontrolnych za pomocą ClickUp

Chociaż wykresy kontrolne są nieocenione w zarządzaniu projektami, ich tworzenie może być często żmudne. W tym miejscu oprogramowanie do kontroli projektów np ClickUp wchodzi. Można również użyć solidnego Narzędzia AI do wizualizacji danych do tworzenia i wizualizacji wykresów kontrolnych.

Tablice ClickUp

Tablice ClickUp to narzędzie do wizualizacji danych które umożliwia zaprojektowanie i niestandardowe dostosowanie dowolnego wykresu kontrolnego od podstaw. Możesz rysować i układać wykresy i diagramy, aby dopasować je do konkretnych wskaźników i potrzeb projektu.

Co więcej, Tablic można również używać do burzy mózgów i współpracy z Teams w zakresie projektowania wykresów kontrolnych i wizualizacji różnych punktów danych, omawiania potencjalnych problemów i dostosowywania wykresów w czasie rzeczywistym.

Ponadto w aplikacji Whiteboards można integrować dane z różnych źródeł, tworząc kompleksowe wykresy kontrolne, które dokładnie odzwierciedlają wydajność projektu.

Współpracuj ze swoim zespołem i twórz dynamiczne wykresy kontrolne za pomocą tablic ClickUp

ClickUp Dashboards

Jeśli jednoczesne zarządzanie i nawigowanie po różnych metrykach i wykresach kontrolnych stanowi dla Ciebie wyzwanie, Pulpity ClickUp to odpowiednie narzędzie dla Ciebie. Dostarcza ono kompleksowego widoku zagregowanych danych z wielu źródeł i ujednolica je w celu szybszego koordynację projektu .

Pulpity można niestandardowo dostosować, aby wyświetlać wykresy kontrolne w sposób odpowiadający preferencjom użytkownika. Wybieraj spośród różnych typów wykresów i układów, aby wyróżnić najważniejsze informacje.

Dodatkowo odzwierciedlają one dane w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że masz widok z lotu ptaka na aktualne wykresy kontrolne, które odzwierciedlają najnowsze dane projektu, pomagając monitorować trendy i zmiany na bieżąco.

Organizuj dane, śledź wskaźniki KPI i uzyskaj kompleksowy widok postępu projektu dzięki pulpitom ClickUp

Widok wykresu Gantta ClickUp

Widok wykresu Gantta w ClickUp pomaga śledzić oś czasu i kamienie milowe projektu. Włączenie wykresów kontrolnych do wykresów Gantta pomaga w monitorowanie projektu porównanie czasu trwania zadań i stopnia ich zakończenia z planowanymi harmonogramami.

Główną rolą wykresów Gantta jest pokazanie zależności między zadaniami i tego, jak opóźnienia w jednym zadaniu mogą wpłynąć na inne. Można ich również użyć do porównania z danymi z wykresu kontrolnego, aby zobaczyć wszelkie rozbieżności między planem a rzeczywistą wydajnością.

Oceniaj zależności między zadaniami i śledź kamienie milowe projektu dzięki ClickUp Gantt Chart View

Korzystanie z ClickUp do tworzenia wykresów kontrolnych może pomóc:

• Uzyskać kompleksowy widok wydajności projektu poprzez połączenie Tablic, Pulpitów i Wykresów Gantta
• Dostrzec trendy, odchylenia i potencjalne problemy, zanim utrudnią one realizację całego projektu
• Usprawnić cykl pracy, ułatwiając tworzenie, śledzenie i analizowanie wykresów kontrolnych

Przeczytaj również: 10 darmowych szablonów list kontrolnych kontroli jakości w Excelu i ClickUp

Zalety i wady wykresów kontrolnych w zarządzaniu projektami

Korzystanie z wykresy zarządzania projektami do kontrolowania różnych procesów ma swoje wady i zalety.

Niektóre zalety, z których można skorzystać, obejmują:

• Monitorowanie wydajności: Każdy wykres kontrolny zapewnia przejrzystą wizualizację, pomagając zrozumieć, jak projekt radzi sobie w czasie i zidentyfikować trendy i odchylenia
• Kontrola jakości: Pomagają zapewnić, że jakość dostarczanych produktów spełnia wymagane standardy, podkreślając wszelkie odchylenia, które mogą mieć wpływ na ostateczny wynik
• Doskonalenie procesów: Analizując dane z wykresów kontrolnych, można zidentyfikować obszary, w których procesy mogą zostać zoptymalizowane. Ta ciągła pętla sprzężenia zwrotnego sprzyja ciągłym ulepszeniom
• Decyzje oparte na danych: Wykresy kontrolne dostarczają obiektywnych, opartych na danych spostrzeżeń, zmniejszając zależność od domysłów. Pomaga to w podejmowaniu świadomych decyzji, które są poparte rzeczywistymi danymi dotyczącymi wydajności

Wraz z tymi zaletami, istnieją również pewne limity, które należy wziąć pod uwagę przed utworzeniem wykresu kontrolnego, takie jak:

Możesz łączyć narzędzia i techniki, takie jak wykresy Gantta i pulpity, aby uzyskać kompleksowy widok projektu. Ponadto należy być na bieżąco ze zmianami na wykresach kontrolnych, aby umożliwić interwencje w odpowiednim czasie.

Optymalizacja wydajności projektu dzięki wykresom kontrolnym w ClickUp

Wykresy kontrolne pomagają utrzymać kontrolę nad projektami i poszczególnymi zadaniami. Obecnie należą one do najbardziej podstawowych narzędzi jakościowych wykorzystywanych przez każdego specjalistę ds. zarządzania projektami. Możesz łatwo przeanalizować, kiedy dany aspekt zarządzania projektami wymyka się spod kontroli i natychmiast podjąć działania, aby zapewnić, że terminy realizacji projektu pozostaną nienaruszone. Możesz używać różnych wykresów kontrolnych do różnych celów, a nawet łączyć je w razie potrzeby.

Wykorzystanie platform do zarządzania projektami, takich jak ClickUp, sprawia, że tworzenie i integracja wykresów kontrolnych nie wymaga wysiłku. Dzięki funkcjom takim jak pulpity, tablice i wykresy Gantta, możesz zachować kompleksową wizualną reprezentację wszystkich procesów projektu w czasie rzeczywistym.

Taka integracja umożliwia szybkie podejmowanie proaktywnych decyzji, zapewniając płynny postęp projektów i terminową realizację zamierzonych celów. Zarejestruj się w ClickUp już dziś i zoptymalizuj wydajność projektu w mgnieniu oka.