Czy jesteś nieustannie bombardowany losowymi wnioskami urlopowymi od swoich pracowników?

A może zauważasz częste nieobecności bez wcześniejszego powiadomienia?

To znak, że powinieneś mieć ustrukturyzowaną politykę WOM. Pomaga ona pracownikom brać planowane urlopy, promuje równowagę między życiem zawodowym a prywatnym i zwiększa satysfakcję z pracy.

W tym wpisie na blogu podzielimy się tym, jak stworzyć politykę WOM z odpowiednimi przykładami. Zaczynajmy!

Zrozumienie płatnego czasu wolnego (PTO)

Płatny czas wolny (PTO) to świadczenie, które pozwala pracownikom wziąć wolne na urlop, chorobę lub z powodów osobistych, jednocześnie otrzymując wynagrodzenie. Regularne przerwy dają pracownikom czas na zregenerowanie sił i odzyskanie koncentracji, promując fizyczne i psychiczne samopoczucie pracowników.

Jednak skuteczna polityka WOM jest ważna, aby zapewnić równowagę między zobowiązaniami zawodowymi a osobistymi potrzebami pracowników. Zapewnia ona organizacjom ustrukturyzowany sposób obsługi urlopów pracowniczych bez zakłócania cyklu pracy.

Polityka PTO pozwala na ustawienie standardowej procedury wnioskowania, śledzenia i zarządzania urlopami oraz zmniejsza obciążenie administracyjne. Na przykład, gdy pracownik wnioskuje o urlop, można szybko sprawdzić jego łączną liczbę urlopów w systemie HR i odpowiednio przyznać lub odmówić.

Co więcej, dobrze skonstruowana polityka urlopowa promuje zaufanie wśród pracowników, ponieważ mają oni swobodę w zarządzaniu swoimi osobistymi commitami bez obawy o utratę wynagrodzenia.

Możesz wdrożyć różne zasady WOM zależnie od potrzeb twojego Businessu. Na przykład, jeśli twoja kadra składa się głównie ze starszych specjalistów i chcesz skupić się na budowaniu zaufania, możesz zaoferować WOM bez ograniczeń.

Oto różne rodzaje płatnych urlopów, które można dodać do polityki WOM:

Zwolnienie chorobowe

Płatne zwolnienia chorobowe lub zwolnienia lekarskie są dostępne dla pracowników w celu zadbania o swoje zdrowie lub powrotu do zdrowia po kontuzji. Zazwyczaj działa to na zasadzie naliczania, gdzie pracownicy otrzymują jedną godzinę zwolnienia lekarskiego za każde 30-50 przepracowanych godzin, zależnie od polityki.

Mimo że w Stanach Zjednoczonych nie ma federalnego prawa dotyczącego udzielania pracownikom zwolnień lekarskich, wiele stanów, w tym Arizona, Kalifornia, Nowy Jork i Massachusetts, uchwaliło lokalne przepisy, aby

płatne zwolnienia lekarskie

obowiązkowe dla pracowników. Należy sprawdzić przepisy stanowe przed opracowaniem polityki WOM

Dni ustawowo wolne od pracy

Możesz również zaoferować pracownikom płatny czas wolny w dowolne święta religijne, państwowe lub narodowe. Lista płatnych świąt zależy od kraju, w którym się znajdujesz i kultury pracy w twojej organizacji. Globalne firmy zazwyczaj zezwalają swoim pracownikom na wzięcie do 10 opcjonalnych dni wolnych od pracy w ciągu roku, zależnie od lokalizacji.

Urlop żałobny

Urlop żałobny, znany również jako urlop współczujący, pozwala pracownikom na wzięcie wolnego na opłakiwanie śmierci bliskiej osoby. Chociaż nie ma federalnych przepisów dotyczących urlopu żałobnego, firmy oferują go ze współczucia

Urlop rodzinny

Urlop rodzinny to zazwyczaj płatny urlop nadrzędny w wymiarze do 12 tygodni w przypadku narodzin noworodka lub adopcji dziecka. Obejmuje on również urlop opiekuńczy, w ramach którego pracownicy biorą wolne na opiekę nad członkiem rodziny w krytycznym stanie zdrowia.

Czas głosowania

Pracownicy otrzymują ten rodzaj płatnego czasu wolnego na wybory prezydenckie i lokalne. Zazwyczaj czas wolny na głosowanie jest limitowany, ponieważ pracownicy potrzebują tylko kilku godzin na oddanie głosu.

**Sprawdź w swoim stanie, czy musisz oferować płatny lub bezpłatny czas wolny na głosowanie

Prawo stanu Kalifornia

zezwala pracownikom na wzięcie do dwóch godzin wolnego na głosowanie bez utraty wynagrodzenia.

Dni urlopu

Ten rodzaj WOM staje się przydatny, gdy pracownicy chcą wyjechać na wakacje, spędzić czas z rodziną lub po prostu odpocząć od pracy. Urlopy wypoczynkowe są oferowane pracownikom po zakończeniu określonego stażu pracy i wzrastają w zależności od liczby lat, które pracownicy zakończyli w pracy.

A

badanie przeprowadzone przez amerykańskie Biuro Statystyki Pracy

mówi, że 34% pracowników sektora prywatnego otrzymuje 10-15 dni płatnego urlopu w ciągu roku po zakończeniu jednego roku pracy. 32% pracowników otrzymuje 15-19 dni płatnego urlopu wypoczynkowego po zakończonych pięciu latach pracy.

Urlop naukowy

Niektóre firmy oferują również uprawnionym pracownikom urlop naukowy trwający zwykle od 4 do 6 tygodni, aby mogli zrobić sobie dłuższą przerwę od pracy. Może to mieć na celu zadbanie o zdrowie psychiczne, kontynuowanie studiów wyższych lub skupienie się na samorozwoju

szkolenie zawodowe

.

Na przykład ClickUp oferuje pięciotygodniowy urlop naukowy dla pracowników, którzy przepracowali z nami co najmniej cztery lata.

Rodzaje zasad dotyczących płatnego czasu wolnego

Omówmy teraz różne rodzaje polityk WOM, które możesz rozważyć dla swojej organizacji.

Urlop tradycyjny

Tradycyjna polityka WOM oferuje pracownikom ustawienie płatnego czasu wolnego w ramach różnych urlopów - urlopu, zwolnienia lekarskiego, dni osobistych itp.

Można rozważyć stopniowe zwiększanie liczby urlopów po zakończeniu przez pracownika określonego okresu pracy w firmie.

Deloitte posiada

tradycyjną politykę urlopową

. Ma 39 dni rocznego WOM, podzielonych na różne kategorie, takie jak urlop uprzywilejowany, zwolnienie chorobowe, urlop dorywczy i dodatkowy urlop medyczny.

Banked PTO

Bankowe WOM są podobne do tradycyjnych WOM. W tym przypadku również można przypisać pracownikom określoną liczbę płatnych urlopów. Jednak w przeciwieństwie do wielu koszyków urlopowych, wszystkie urlopy są zdeponowane w jednym "banku" i nie ma segregacji

Pracownicy mogą korzystać ze swoich banków urlopowych z dowolnego powodu i nie muszą martwić się o to, ile urlopów wykorzystali w ramach danego zasobnika. Ten typ polityki WOM jest dobrą opcją, jeśli jesteś szczupłym zespołem.

Accenture oferuje swoim pracownikom

bankowe WOM

od 13 do 27 dni rocznie, zależnie od poziomu i stażu pracownika.

Unlimited PTO

Ta polityka pozwala pracownikom wziąć tyle wolnego, ile potrzebują. Nie ma ustawionej liczby dni. Największą zaletą polityki Unlimited PTO jest to, że oferuje ona pracownikom

elastyczność w miejscu pracy

i pozwala im brać wolne w dogodnym dla nich czasie. Niezależnie od tego, czy jest to wizyta u lekarza, czy przerwa wiosenna, pracownicy mogą swobodnie robić sobie przerwy od pracy.

Według raportu

Badanie Harris Poll

60% profesjonalistów w Ameryce ma więcej niż 10 płatnych dni wolnych w roku, a dodatkowe 7% pracowników ma nielimitowany WOM.

Chociaż wydaje się, że dajesz "nieograniczony" czas wolny, jest to świetny sposób na wykazanie zaufania pracowników. Taka polityka WOM sprawdza się najlepiej, jeśli jesteś startupem i chcesz przyciągnąć największe talenty. Sprawdza się również, jeśli nie masz przepustowości, aby monitorowanie urlopów pracowników i śledzenie polityki naliczonego czasu wolnego

Netflix

oferuje politykę WOM bez ograniczeń. Jak wzmiankuje firma, "nie ustawiliśmy harmonogramu wakacji i urlopów, więc możesz obserwować, co jest dla Ciebie ważne - w tym, kiedy Twój umysł i ciało potrzebują przerwy"

Naliczony WOM

Naliczony WOM jest nabywany po przepracowaniu określonej liczby godzin w organizacji. Pracownicy mogą wykorzystać naliczone urlopy na wakacje, dbanie o zdrowie lub czas osobisty. Naliczone PTO jest jak pieniądze zarobione i zaoszczędzone w banku, które można wykorzystać w razie potrzeby. Niektóre organizacje umożliwiają pracownikom spieniężenie niewykorzystanego urlopu.

Elastyczne WOM

Elastyczny płatny czas wolny pozwala pracownikom korzystać z urlopów w razie potrzeby, bez konieczności ich naliczania lub zarabiania. Może on być połączony w jeden pakiet, który obejmuje wszystkie możliwe do wykorzystania urlopy, takie jak urlop żałobny, czas wolny na sprawy osobiste, urlop i dni chorobowe. Największą zaletą elastycznego WOM jest to, że w przeciwieństwie do tradycyjnego WOM, pracownicy nie muszą wnioskować o urlop z wyprzedzeniem. Bufor ma elastyczną politykę czasu wolnego dla swojego globalnego zdalnego zespołu, która pozwala pracownikom wziąć wolne, kiedy tego potrzebują, aby czuli się jak najlepiej i dobrze się rozwijali. Oferuje co najmniej trzy tygodnie płatnego urlopu.

Nawet Google oferuje pracownikom elastyczny WOM.

via Google

Jak stworzyć politykę PTO dla swojego teamu?

Stworzenie polityki WOM dla swojego zespołu może być przytłaczające, zwłaszcza jeśli robisz to po raz pierwszy. Oto przewodnik, który pomoże ci opracować politykę WOM:

1. Zrozumienie wymogów prawnych

Ponieważ przepisy prawa pracy dotyczące płatnego czasu wolnego różnią się w zależności od lokalizacji, podczas tworzenia polityki WOM należy sprawdzić lokalne przepisy i regulacje dotyczące urlopów w danej jurysdykcji.

Na przykład

Federalna ustawa o urlopie rodzinnym i medycznym lub FMLA

w Stanach Zjednoczonych nakłada na firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników obowiązek zapewnienia chronionego prawem urlopu nadrzędnego, medycznego, opiekuna rodzinnego i wojskowego.

Niektóre stany wymagają również od pracodawców

śledzenia salda WOM

, więc sprawdź prawo stanowe, jeśli musisz to zrobić. Po zaproponowaniu programu, sprawdź standard branżowy, w którym działasz Na przykład,

Nowojorski program płatnych urlopów rodzinnych

nakazuje organizacjom zakup planów płatnego urlopu rodzinnego i medycznego za pośrednictwem prywatnego rynku ubezpieczeń.

Wskazówka dla profesjonalistów: Użyj

Dokumenty ClickUp

aby nakreślić strukturę polityki WOM i stworzyć listę wymogów prawnych. Udostępnianie jej swojemu zespołowi i uzyskiwanie opinii w czasie rzeczywistym.

Użyj ClickUp Docs do tworzenia zasad WOM i współpracy z zespołem

2. Określanie uprawnień pracowników do różnych typów WOM

Następnie określ uprawnienia pracowników i ilość przysługującego im urlopu. Klasyfikuj pracowników na podstawie ich poziomów, charakteru pracy lub stażu pracy w firmie, aby ustawić uprawnienia pracowników. Możesz kategoryzować pracowników w następujący sposób:

• Pracownicy wynagradzani w pełnym wymiarze godzin są uprawnieni do polityki WOM bez limitu
• Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin, sezonowi lub godzinowi kwalifikują się do tradycyjnego WOM lub jego braku
• Pracownik pełnoetatowy musi zakończyć 90 dni, zanim będzie mógł skorzystać z WOM

💡 Porada dla profesjonalistów: Jeśli masz większy zespół, który utrudnia ustawienie i zarządzanie kategoriami uprawnień pracowników, spróbuj użyć zaawansowanego oprogramowania HR, takiego jak ClickUp.

Platforma zarządzania zasobami ludzkimi ClickUp

może pomóc w utrzymaniu wszystkiego w ryzach. Umożliwia ona śledzenie okresu pracy, wydajności, zaangażowania i rozwoju pracowników na jednej platformie.

3. Wybierz odpowiednią politykę WOM

Zachowaj ostrożność przy wyborze polityki WOM dla swojej organizacji. Możesz zaoferować elastyczność w ramach większej polityki WOM, jak wypłata WOM podczas separacji, możliwość przeniesienia czasu lub nieograniczony czas urlopu

Możesz również podzielić WOM na urlop, czas wolny od pracy, dni zdrowia psychicznego, dni zwolnienia chorobowego itp. w zależności od tego, czego oczekują pracownicy i co jest zgodne z ogólną wizją firmy.

Na przykład, jeśli koncentrujesz się na dobrym samopoczuciu pracowników, przyznawanie dni wolnych na zdrowie psychiczne pokazuje, że naprawdę ci na tym zależy.

Oto, w jaki sposób możesz wybrać najlepszą politykę WOM dla swojej firmy:

4. Określenie procesu zatwierdzania i procedur wypłaty

Kolejnym krokiem jest określenie procesu zatwierdzania WOM, aby zapobiec nadużywaniu WOM i nieplanowanym nieobecnościom. Na przykład, jeśli nie jest to nagły wypadek, pracownicy muszą składać wnioski o WOM do weryfikacji przez przełożonych lub kierowników i dział HR.

Zdefiniuj, w jaki sposób proces zatwierdzania WOM powinien działać w Twojej polityce WOM:

• Z jakim wyprzedzeniem pracownik powinien składać wnioski w sytuacjach innych niż nagłe?
• Jak ubiegać się o WOM w sytuacjach awaryjnych (w razie potrzeby określ sytuację awaryjną, taką jak opieka nad dzieckiem lub choroba)?
• Kto będzie zatwierdzał WOM?
• Co się stanie, jeśli urlop nie zostanie zatwierdzony w określonym czasie?

Na przykład, jeśli kierownik nie zatwierdzi urlopu w ciągu tygodnia, zostanie on automatycznie zatwierdzony.

Można użyć Szablon kalendarza WOM ClickUp'a do śledzenia urlopów pracowników i usprawnienia procesu ich zatwierdzania. Szablon ten ułatwia zarządzanie i

śledzenie statusu urlopów pracowników

i wizualizować ich czas wolny. Można uzyskać widok dostępności pracowników, zmniejszyć ryzyko konfliktów harmonogramów i zidentyfikować luki w planach dotyczących potrzeb kadrowych.

/$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-PTO-Calendar-Template.png Szablon kalendarza WOM ClickUp

https://app.clickup.com/signup?template=t-205352846&department=hr-recruiting

Pobierz szablon /%cta/

Dzięki temu szablonowi możesz:

• Zorganizować harmonogram urlopów dla wszystkich Teams w jednym miejscu
• Wizualizować liczbę dni i godzin urlopu każdego pracownika
• Planować potrzeby kadrowe

5. Opracowanie projektu polityki

Po zrobieniu badań i stworzeniu struktury polityki WOM, nadszedł czas na dodanie odpowiednich szczegółów i przygotowanie projektu polityki.

Udostępnianie pierwszego projektu kierownictwu, zespołowi prawnemu i odpowiednim interesariuszom w celu zebrania opinii. Wprowadź poprawki zgodnie z opiniami i udostępnij politykę pracownikom.

Wskazówka dla profesjonalistów: Możesz również użyć

ClickUp Brain

, asystent AI ClickUp, aby utworzyć politykę WOM. Oto przykład:

tworzenie polityki WOM przy użyciu ClickUp Brain_

Czytaj więcej:

10 darmowych szablonów kart czasu pracy w Excelu, Wordzie i ClickUp

Plusy i minusy usystematyzowanej polityki WOM

Polityka WOM

poprawa wydajności pracowników

, dobre samopoczucie i satysfakcję z pracy, a także pomagają przyciągnąć i zatrzymać pracowników. Jeśli rozważasz wdrożenie polityki WOM, możesz odnieść kilka korzyści. Niektóre z nich to:

• Poprawa wydajności pracowników: Poprawa produktywności pracownikówBadanie Deloitte ujawnia, że 45% pracowników odczuwa wypalenie zawodowe. WOM zapewnia pracownikom możliwość swobodnego robienia przerw bez martwienia się o finanse. Pomaga to pracownikom naładować ich zdrowie psychiczne i fizyczne, poprawiając wydajność
• Wyższa retencja pracowników: Według Forbes,obowiązkowy płatny urlop jest jedną z najważniejszych korzyści, jakich pracownicy oczekują od swoich organizacji. Posiadanie ustrukturyzowanej polityki PTO może prowadzić do większej satysfakcji pracowników i wyższej retencji.
• Przyciąganie talentów: Ponieważ profesjonaliści szukają większej elastyczności pracy, hojna polityka PTO może pomóc w przyciągnięciu wysokiej jakości talentów

Mimo że WOM jest wysoce pożądany, może mieć też kilka wad.

• Wysokie koszty pracy: Firmy oferujące WOM mogą mieć wysokie koszty pracy, szczególnie w szczytowych okresach działalności
• Nadużywanie systemu: Niektórzy pracownicy mogą nadużywać systemu WOM. Na przykład, jeśli firma ma politykę nielimitowanych WOM, mogą one być nadużywane, zakłócając przepływ pracy i wydajność zespołu

Czytaj więcej: 10 Free Szablonów do Zarządzania Czasem (Kalendarze i Harmonogramy)

Zmiana i aktualizacja zasad WOM

Zasady dotyczące WOM można zmienić w połowie roku lub w razie potrzeby. Na przykład w 2020 r. wiele organizacji zmieniło swoje zasady dotyczące WOM, ponieważ pracownicy odroczyli swoje plany urlopowe w związku z blokadą.

Jednak przy ponownej kalibracji zasad WOM należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Upewnij się, że nie kolidują one z bieżącymi i/lub naliczonymi świadczeniami z tytułu WOM pracownika
• Sprawdź, czy zaktualizowane zasady dotyczące WOM są zgodne z lokalnymi przepisami
• Zawarcie klauzuli opisującej, co dzieje się z naliczonym pracownikowi WOM w przypadku zwolnień. Na przykład, wiele firm oferuje wypłaty za pozostałe dni WOM
• Rozważ wpływ na wydajność i sposób, w jaki menedżerowie mogą pokryć utratę wydajności za pomocą tymczasowego personelu.

Po wejściu w życie zmian dotyczących WOM, zaktualizuj wszystkie zasady na centralnej platformie (takiej jak portal zasad firmy) lub podręcznik pracownika jako jeden punkt prawdy. Wyznacz rzeczników HR, do których pracownicy będą mogli się zwrócić, jeśli będą potrzebować wyjaśnień.

Za każdym razem, gdy zmieniasz i aktualizujesz zasady WOM, dział HR musi mieć jasny plan skutecznego informowania pracowników o zmianach w zasadach.

Aby usprawnić komunikację dotyczącą zmian w polityce, można użyć ClickUp's Policy Memo Szablon **Pomaga on komunikować zmiany w polityce w jasny i zorganizowany sposób. Możesz dodać powody zmiany polityki, poprosić o opinie interesariuszy i ustawić wytyczne dotyczące przestrzegania zaktualizowanej polityki.

/$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-Policy-Memo-Template.png Szablon notatki dotyczącej polityki ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-5505220&department=other Pobierz szablon /%cta/

Szablon pomaga:

• Uporządkować wszystkie istniejące i nowe zasady w jednym miejscu w celu szybkiego odniesienia
• Wyróżnić zmiany zasad
• Opracować plan działania w celu wdrożenia nowej polityki

Stwórz swoją Politykę WOM z ClickUp 🚀

Niezależnie od tego, czy tworzysz, czy aktualizujesz swoją politykę WOM, potrzebujesz dobrze przemyślanego planu, aby ją wdrożyć bez zakłócania cyklu pracy. Podczas gdy powyższy przewodnik pomoże Ci opracować strategię tworzenia polityki WOM, skorzystaj z ClickUp, aby podzielić ogólny proces tworzenia polityki WOM na mniejsze i łatwiejsze do zarządzania części. Pomoże to w śledzeniu postępów w tworzeniu polityki WOM.

Możesz również wykorzystać funkcje i szablony ClickUp, aby usprawnić swój system zarządzania urlopami. Pomoże ci to śledzić urlopy pracowników, zapewnić szybsze zatwierdzanie i nigdy nie przegapić niczego ważnego. Zarejestruj się na ClickUp za darmo, aby stworzyć kompleksową politykę WOM!