10 alternatieven en concurrenten voor Microsoft Access in 2026

Microsoft Access wordt officieel nog maar met moeite ondersteund, en Microsoft trekt stapsgewijs de stekker eruit. Met de beëindiging van Office 2016 en 2019 in 2025, en Access 2021 die in oktober 2026 volgt, werken teams die deze oudere versies gebruiken officieel zonder vangnet.

Hoewel het bedrijf aangeeft dat de apps mogelijk blijven functioneren, zullen ze niet langer tijdig updates voor de veiligheid, bugfixes of technische ondersteuning ontvangen.

Access 2024 is nog steeds beschikbaar en wordt ondersteund door Microsoft 365-edities. Maar als u merkt dat de database moeilijk te delen is, aan Windows gebonden is, moeilijk te onderhouden is of onderhevig is aan jarenlange VBA-code, dan heeft u deze lijst met alternatieven nodig.

De 10 onderstaande tools zijn gerangschikt op basis van de mate waarin ze Microsoft Access kunnen vervangen, van de database zelf tot formulieren, rapportages en werkstroomlogica.

Microsoft Access-alternatieven in één oogopslag

Waarom stappen mensen over van Microsoft Access?

Teams gaan meestal op zoek naar alternatieven wanneer Access moeilijker te delen, te onderhouden of uit te breiden wordt. De druk komt meestal op vijf punten tot uiting: gelijktijdig gebruik, bestandsgrootte, onderhoud, platformtoegang en de hoeveelheid bedrijfslogica die aan één applicatie is gekoppeld. Meer in detail:

Waar u op moet letten bij een alternatief voor Microsoft Access

Het wordt makkelijker om een shortlist samen te stellen zodra je de database loskoppelt van alles wat eromheen is gebouwd. Controleer, voordat je producten gaat vergelijken, of de nieuwe tool de formulieren, rapporten, relaties, automatiseringen, limieten en toegangsbeperkingen aankan waarop je huidige installatie is gebaseerd.

Governance verdient aparte aandacht, omdat low-code- en no-code-systemen het gemakkelijk maken om een Access-toepassing snel opnieuw te bouwen zonder de beveiligingsmaatregelen te verbeteren.

In een artikel in CIO werd Mark Driver, destijds onderzoeksdirecteur bij Gartner, geciteerd over de governancekloof bij low-code-tools:

Compliancecontroles? Leveranciers maken er veel te veel ophef over, terwijl de realiteit is dat burgerontwikkelaars regelgeving en complianceproblemen in feite negeren.

Houd er ook rekening mee dat de overstap van een oud Access-bestand naar een cloudtool niet automatisch zorgt voor betere governance. U hebt nog steeds duidelijke toestemmingen, eigendom en controleerbaarheid nodig rondom het nieuwe systeem.

De 10 beste alternatieven voor Microsoft Access

Hier zijn 10 alternatieven voor Microsoft Access die het overwegen waard zijn, afhankelijk van of u behoefte hebt aan krachtigere gegevensverwerking, betere formulieren, eenvoudigere samenwerking of een modernere werkstroom.

1. LibreOffice Base (het beste voor een gratis, offline database in Access-stijl)

LibreOffice Base behoudt het klassieke desktop-databasemodel, net als Microsoft Access. Tabel's, query's, formulieren en rapporten bevinden zich in één applicatie op Windows, macOS en Linux. U kunt relaties definiëren, query's visueel of in SQL opstellen en formulieren maken met keuzelijsten, knoppen en subformulieren.

Base kan ook verbinding maken met MySQL, PostgreSQL en andere servers via JDBC of ODBC. In die installatie blijft Base de front-end, terwijl de records op een databaseserver staan die is gebouwd voor gelijktijdige toegang. Kleinere databases kunnen gebruikmaken van de ingebouwde engine en alles in één enkel .odb-bestand opslaan.

De Report Builder groepeert records, berekent totalen, sorteert resultaten en regelt de layout. Omdat Base bij LibreOffice wordt meegeleverd, kan Writer die records gebruiken voor mailmerges, terwijl Calc ze rechtstreeks in een spreadsheet kan inlezen.

Opvallende functies

Prijzen

Beoordelingen

Een recensie van een gebruiker luidt als volgt:

Ik ben dol op LibreOffice, maar het lijkt erop dat er nog behoorlijk wat werk nodig is om het er ‘mooi’ uit te laten zien.

Waar het misgaat: Het migreren van een bestaande Access-toepassing vergt meer werk dan de vergelijkbare desktop-layout doet vermoeden. Tabelgegevens worden overgezet en queries worden omgezet naar weergaven. Formulieren, rapporten en VBA moeten opnieuw worden opgebouwd, en de gezamenlijke bewerking wordt moeilijker te beheren naarmate meer mensen in dezelfde installatie werken.

2. Microsoft Dataverse en Power Apps (het meest geschikt voor het moderniseren van Access binnen Microsoft 365)

Dataverse en Power Apps vormen de cloudoplossing van Microsoft voor teams die hun gegevens, identiteit en applicatielaag binnen hetzelfde ecosysteem willen hebben. Microsoft kan bestaande tabellen naar Dataverse verplaatsen, terwijl de desktop-frontend tijdens de heropbouw verbonden blijft.

Dataverse slaat de gegevens op, terwijl Power Apps deze omzet in een werkende applicatie. Dezelfde records kunnen worden gebruikt door Power BI, Power Automate, Dynamics 365 en Teams, waardoor rapportage, automatisering en samenwerking binnen de bredere Microsoft-stack blijven.

IT krijgt ook meer controle over de nieuwe installatie. Dataverse ondersteunt toestemmingen op rollen, bedrijfsregels en centraal beheerde gegevens. Voor organisaties die al gebruikmaken van Microsoft Entra en Power Platform, kunnen beheerders een groot deel van die toegang beheren via tools die ze al kennen.

Power Apps integreert Copilot ook in het ontwikkelingsproces. U kunt de app of gegevensstructuur die u nodig hebt in natuurlijke taal beschrijven en het gegenereerde resultaat als uitgangspunt gebruiken. Modelgestuurde apps bieden een meer gestructureerde aanpak, terwijl canvas-apps teams meer vrijheid geven wat betreft layout en interactie.

Opvallende functies

Prijzen

Beoordelingen

Een Reddit-gebruiker zei:

Mijn team gebruikt het nu al enkele maanden. Het PowerApps-team is er dolenthousiast over, maar ik gebruik het gewoon als elke andere databron. Het lijkt prima te werken.

Waar het schort: De migratie brengt de gegevens weliswaar naar Dataverse, maar de Access-app rondom die gegevens moet nog worden aangepast. Formulieren en rapporten moeten opnieuw worden gebouwd in Power Apps. VBA moet worden herschreven als Power Fx of werkstroom. Kolommen met drijvende-kommagetallen, bijlagen en meerdere waarden moeten handmatig worden voorbereid voordat ze kunnen worden gemigreerd. Een op het eerste gezicht eenvoudige migratie kan uitmonden in een uitgebreidere heropbouw, dus test eerst met echte aantallen records.

3. ClickUp (Het meest geschikt om een Access-tracker te vervangen door een gedeelde werkstroom)

ClickUp is de meest logische keuze wanneer een database meer doet dan alleen informatie opslaan. Denk aan een serviceverzoek, een voorraadupdate of een goedkeuringswerkstroom met een toegewezen eigenaar, gedefinieerde statussen en duidelijke volgende stappen.

Met de tabelweergave van ClickUp kun je die informatie in een vertrouwd raster weergeven. Elke rij is een taak, terwijl de aangepaste velden van ClickUp de bijbehorende datums, getallen, keuzelijsten, locaties, bestanden en andere details opslaan. Je behoudt de overzichtelijkheid van rijen en kolommen, maar de eigenaar, status, bestanden en activiteit blijven aan het record gekoppeld.

ClickUp Forms regelt de intake. Een inzending wordt een taak waarbij de essentiële gegevens al in de velden zijn ingevuld, wat goed werkt voor verzoeken, aanvragen, probleemmeldingen en andere processen die anders zouden beginnen met handmatige gegevensinvoer.

Vanaf dat moment kunnen automatiseringen of Super Agents een eigenaar toewijzen, de status bijwerken, een herinnering versturen of de Taak doorsturen wanneer er iets verandert. Dat is wat ClickUp onderscheidt van een conventionele databasetracker. Het record kan het proces doorlopen zonder dat iemand herhaaldelijk hoeft te beslissen wat er vervolgens gebeurt.

Opvallende functies

Prijzen

Beoordelingen

Een G2-gebruiker zei:

Eerlijk gezegd hebben de hiërarchie die het beheert en de verbinding van taken uit verschillende lijsten met relationele velden het leven van mijn team veranderd wat betreft het organiseren van ontwikkelingsresultaten, het synchroniseren van vereisten en het bijhouden van wat elke ontwikkelaar implementeert. Alles blijft onberispelijk en heeft zichtbaarheid.

Waar het tekortschiet: De relaties in ClickUp zijn bedoeld voor onderling gekoppelde werkrecords. Er wordt geen ondersteuning geboden voor externe sleutels, transactieregels of het soort complexe koppelingen dat je van een relationele database-engine zou verwachten. Een Access-toepassing met uitgebreide SQL-logica heeft nog steeds een volwaardige database nodig.

4. Airtable (Het meest geschikt om een Access-database over te zetten naar een cloudwerkruimte in spreadsheetstijl)

Als je Airtable voor het eerst opent, valt meteen de gelijkenis met een spreadsheet op. Onder dat vertrouwde raster schuilt een relationeel model waarmee verbinding kan worden gemaakt tussen records uit verschillende tabellen.

Een tabel ‘Klanten’ kan bijvoorbeeld worden gekoppeld aan ‘Bestellingen’, terwijl opzoekvelden klantgegevens in de bestelling opnemen zonder deze naar een andere tabel te kopiëren. Airtable ondersteunt één-op-één-, één-op-veel- en veel-op-veel-relaties, waarmee de structuur van talrijke databases voor kleinere bedrijven wordt gedekt.

Formulieren verwerken nieuwe records, terwijl Interface Designer gebruikers een overzichtelijkere weergave biedt van bestaande records om ze te bekijken en bij te werken zonder de volledige database te openen. Daardoor zijn de onderliggende tabellen minder intimiderend voor teams die alleen met een specifiek deel van de gegevens hoeven te werken.

Airtable Sync omvat de systemen rondom die database. Het kan gegevens ophalen uit andere Airtable-databases en bronnen die worden ondersteund, terwijl duurdere abonnementen synchronisatie in twee richtingen en met meerdere bronnen toevoegen voor werkstroomprocessen waarbij records nog steeds tussen platforms moeten worden verplaatst.

Opvallende functies

Prijzen

Beoordelingen

Een G2-gebruiker zei:

Airtable is een ongelooflijk toegankelijke en krachtige databasetool. Dankzij de verschillende interfaces heb ik mijn hele team ertoe kunnen brengen de tool op allerlei manieren te gebruiken en ook hun eigen systemen en technologie te verbeteren. De vertrouwde codering in spreadsheetstijl en de back-end met een robuuste database erachter hebben voor een ware ommekeer gezorgd

Waar het tekortschiet: Airtable kan goed overweg met dashboards en weergaven op het scherm. Rapporten met paginering, gegroepeerde totalen en vaste layouts vereisen meestal een extra stap bij de rapportage, zoals een extensie of een export naar Excel. De kosten kunnen ook stijgen zodra een grotere groep bewerkingsrechten nodig heeft.

5. Ninox (Het meest geschikt voor Mac-teams die aangepaste bedrijfsdatabases bouwen)

Ninox bewaart tabellen, formulieren, relaties, formules en rapporten binnen één database-werkruimte. Het werkt in de browser en via native apps voor macOS, iOS, iPadOS en Android, met offline ondersteuning in de geïnstalleerde apps.

Voor Mac-teams betekent dit het einde van een hardnekkig probleem. Een database die is opgebouwd rond desktopformulieren en records heeft niet langer een Windows-VM nodig om bruikbaar te blijven.

Ninox Script bevat de bedrijfslogica. Scripts kunnen reageren op wijzigingen in records, gegevens valideren, gerelateerde records aanmaken en vervolgacties uitvoeren. Transactieblokken kunnen meerdere bewerkingen groeperen, en geïnstalleerde apps kunnen lokale transacties blijven verwerken wanneer de verbinding wegvalt.

De database hoeft ook niet op zichzelf te staan. Een REST API maakt de verbinding tussen Ninox en externe systemen, terwijl Make en n8n bredere werkstroom-werkprocessen afhandelen. Records kunnen ook rechtstreeks worden gebruikt voor het genereren van contracten, facturen en rapporten.

Opvallende functies

Prijzen

Beoordelingen

Een G2-gebruiker zei:

Het aanmaken van grote gegevensverzamelingen met dit product is opmerkelijk eenvoudig. Alle informatie die u nodig hebt, is altijd toegankelijk en gemakkelijk te analyseren, en de interface biedt een mate van overzichtelijkheid en modulariteit die ik in geen enkel ander vergelijkbaar product heb aangetroffen. Voorbij zijn de dagen waarin u talloze Excel-spreadsheets moest beheren die begraven lagen in eindeloze mappen, of waarin u moeite had om de locatie van deze spreadsheets snel te vinden.

Waar het tekortschiet: Ninox blijft toegankelijk zolang de database voornamelijk uit formulieren, relaties en formules bestaat. Zodra een oplossing sterk leunt op Ninox Script, aangepaste integraties en complexe bedrijfsregels, ontstaan afhankelijkheden ten aanzien van iemand die de onderliggende code begrijpt.

6. Claris FileMaker (Het meest geschikt voor aangepaste bedrijfsapps met formulieren en rapporten)

FileMaker is ontwikkeld voor databases die zijn uitgegroeid tot volwaardige bedrijfsapplicaties. Het gegevensmodel, de invoerschermen, de scripts en de afdrukklare rapporten maken allemaal deel uit van dezelfde omgeving. FileMaker Pro draait native op Windows en macOS en is ontwikkeld door Claris, een dochteronderneming van Apple.

Met de layout-tools kunt u records groeperen, subtotalen en eindtotalen berekenen, kopteksten en voetteksten toevoegen en bepalen hoe elke pagina wordt afgedrukt. Voltooide rapporten kunnen direct naar PDF of Excel worden geëxporteerd, waardoor FileMaker bijzonder geschikt is wanneer formele documenten nog steeds deel uitmaken van de werkstroom.

Dezelfde applicatie kan op de iPhone en iPad worden uitgevoerd via FileMaker Go of in een browser via WebDirect. Bestaande SQL-infrastructuur kan ook behouden blijven. Externe SQL-bronnen geven FileMaker live toegang tot gegevens uit Microsoft SQL Server, MySQL en Oracle, en scripts kunnen met die records samenwerken naast lokale tabellen.

FileMaker 2026 voegt ook AI op platformniveau toe, waaronder LLM-verbindingen, semantisch zoeken, RAG-werkstroomen en ondersteuning om Google Gemini te ondersteunen.

Opvallende functies

Prijzen

FileMaker Cloud

FileMaker Server

Beoordelingen

Een G2-gebruiker zei:

Claris FileMaker is een krachtige en flexibele tool die platformonafhankelijke ontwikkeling van aangepaste databaseapplicaties daadwerkelijk ondersteunt. Dankzij de snelheid en het implementatiegemak is het een uitstekende keuze voor het beheer van complexe gegevens in diverse sectoren, zoals onderzoek, de academische wereld en de financiële sector. Naast eenvoudig gegevensbeheer kan het fungeren als een centrale gegevenshub voor organisaties door naadloos te integreren met bestaande databases.

Waar het tekortschiet: FileMaker kan behoorlijk gesloten worden zodra de app sterk afhankelijk is van aangepaste lay-outs, scripts en .fmp12-bestanden. Hoe verder de ontwikkeling vordert, hoe moeilijker het wordt om die applicatielogica later ergens anders naartoe te verplaatsen.

7. Baserow (Het meest geschikt om de database-infrastructuur onder controle te houden)

Met Baserow bepaalt u zelf waar de database wordt gehost. U kunt Baserow Cloud gebruiken en de infrastructuur aan de leverancier overlaten, of de open-sourceversie op uw eigen servers draaien. Zelfhosting kan plaatsvinden in een privé cloud, een lokaal netwerk of zelfs een ‘air-gapped’ omgeving wanneer de regels voor gegevensopslag streng zijn.

Tabellen bevatten de records en velden met een verbinding naar een tabel verbinden gerelateerde gegevens. Met opzoekvelden kunnen waarden via die verbindingen worden opgehaald, terwijl roll-ups totalen, gemiddelden, aantallen en andere berekeningen verwerken.

Formulieren verwerken zowel nieuwe inzendingen als bewerkingen. U kunt velden verplicht stellen, voorwaardelijke logica toepassen en bekende waarden vooraf invullen voordat iemand het formulier opent. Baserow kan ook een veilige bewerkingslink voor een bestaande rij genereren, waarbij de huidige waarden worden geladen en eventuele wijzigingen weer naar datzelfde record worden tergeschreven.

Voor migratie importeert Baserow CSV-, Excel-, JSON-, XML- en geplakte spreadsheetgegevens. Het importeren naar nieuwe tabellen ondersteunt momenteel maximaal 5.000 rijen per keer, dus het kan zijn dat u grotere exportbestanden in batches moet opsplitsen.

Opvallende functies

Prijzen

Baserow Cloud

Baserow Self-hosted

Beoordelingen

Een G2-gebruiker zei:

De flexibiliteit van Baserow springt er echt uit. Het biedt een hoge mate van aanpassingsmogelijkheden bij het databasebeheer, zonder dat je daarvoor programmeerkennis nodig hebt. Dit betekent dat je het precies kunt afstemmen op jouw behoeften, of het nu gaat om het beheren van tijdlijnen voor projecten, het bijhouden van gegevens over klanten of het organiseren van complexe datasets. Bovendien zijn de samenwerkingsfuncties een echte doorbraak. Lidden van het team kunnen naadloos samenwerken aan gedeelde databases, waardoor het een ideaal hulpmiddel is voor teamgerichte projecten. Het is in wezen een op maat gemaakte oplossing voor efficiënt gegevensbeheer.

Waar het tekortschiet: Bij zelfhosting hebt u de controle, maar uw team is verantwoordelijk voor het operationele werk. Updates, back-ups, monitoring, herstel en capaciteitsplanning zijn allemaal uw verantwoordelijkheid. De beheerde cloud neemt die last weg, hoewel de rijlimieten een beperking kunnen vormen naarmate tabellen groter worden.

8. Grist (Het meest geschikt voor gegevens in spreadsheetstijl met Python-formules en gedetailleerde toegangsregels)

Grist behoudt het spreadsheet als werkvlak en voegt daaronder relationele tabellen en Python toe. Rijen en kolommen blijven vertrouwd, maar verwijzingen en overzichtstabellen geven de gegevens structuur.

Formules kunnen gebruikmaken van bekende spreadsheetfuncties of Python 3.11 met toegang tot de standaardbibliotheek. Een berekening waarvoor voorheen een aparte VBA-functie nodig was, kan nu rechtstreeks in de kolom worden geplaatst waar het resultaat thuishoort. Grist voert die code uit in een sandbox zonder permanent bestandssysteem of internettoegang.

De kolommen ‘Referentie’ en ‘Referentielijst’ koppelen records tussen tabellen en ondersteunen één-op-één-, één-op-veel- en veel-op-veel-structuren. Overzichtstabellen kunnen deze records vervolgens groeperen voor totalen en analyses, net als een draaitabel of SQL GROUP BY.

Access-regels kunnen gericht zijn op tabellen, rijen en kolommen. Wanneer deze voorwaardes elkaar overlappen, kan de beperking zelfs tot één enkele cel reiken. Zo kan bijvoorbeeld een personeelslijst in één document staan, terwijl elke persoon alleen de records ziet waartoe hij of zij toegang heeft.

Opvallende functies

Prijzen

Grist Cloud

Zelf gehost

Beoordelingen

Een G2-gebruiker zei:

Een spreadsheet, maar ook een database – en een database die nog steeds aanvoelt als een spreadsheet. Het is erg handig en maakt het eenvoudig om verbinding te maken met gegevens, wat mijn werkstroom aanzienlijk heeft verbeterd in vergelijking met het gebruik van een traditionele spreadsheet. Tegelijkertijd blijft het intuïtief voor niet-programmeurs die willen werken met een database die eruitziet en zich gedraagt als een spreadsheet. Ik heb verschillende ‘no-code’-databasetools geprobeerd, zoals Budibase, NocoDB en NocoBase, evenals volledige ERP-systemen zoals ERPNext en Dolibarr. Voor mijn behoeften denk ik dat Grist precies de juiste balans biedt.

Waar het tekortschiet: Grist telt het maximum aantal records voor alle tabellen in een document bij elkaar op. Het Pro-abonnement heeft een maximum van 100.000 rijen en het Business-abonnement 150.000, terwijl Grist aanbeveelt om de documentgegevens rond de 20 MB te houden voor betere prestaties. Een database met meerdere grote, onderling gerelateerde tabellen kan deze praktische limieten sneller bereiken dan het genoemde aantal rijen doet vermoeden.

9. SQL Server Express (het meest geschikt om de front-end die u al hebt gebouwd te behouden)

Dit is weer Microsoft. SQL Server Express is de gratis versie van Microsoft SQL Server en biedt een oplossing voor een ander deel van het probleem dan Dataverse en Power Apps. Dataverse biedt u een pad naar een nieuwe cloudtoepassing. Met SQL Server Express kunt u de desktop-frontend behouden en de onderliggende gegevenslaag verplaatsen.

Tabellen worden overgezet naar SQL Server Express en via ODBC gekoppeld. Bestaande formulieren, rapporten, query's, macro's en VBA blijven werken met deze gekoppelde tabellen. De SQL Server Migration Assistant van Microsoft kan een groot deel van de schema- en gegevensoverdracht tijdens de migratie afhandelen.

SQL Server ondersteunt nu gelijktijdige schrijfbewerkingen, transacties, vergrendeling en opslagruimte. De bestaande desktopinterface blijft behouden, terwijl de gedeelde gegevens worden verplaatst naar een database-engine die is ontworpen voor intensiever werk door meerdere gebruikers. SQL Server 2025 Express heeft ook de maximale grootte van de relationele database verhoogd naar 50 GB, waardoor kleinere toepassingen veel meer ruimte krijgen dan een accdb-bestand op de desktop.

Opvallende functies

Prijzen

Beoordelingen

Een G2-gebruiker zei:

Microsoft SQL Server onderscheidt zich door zijn stabiliteit en betrouwbaarheid bij het verwerken van grote hoeveelheden gegevens. Dankzij de integratie met andere Microsoft-producten, zoals Power BI, Excel en Azure, is het zeer gebruiksvriendelijk, vooral binnen een bestaand Microsoft-ecosysteem. De uitgebreide documentatie en grote community zijn ook zeer waardevol wanneer u tegen een probleem aanloopt. Bovendien maken ingebouwde tools zoals SQL Server Management Studio het beheren en optimaliseren van databases eenvoudig, zelfs in grotere en complexere omgevingen.

Waar het tekortschiet: SQL Server Express kent strikte limieten op het gebied van de engine: 50 GB per relationele database, maximaal vier cores en 1.410 MB bufferpoolgeheugen in SQL Server 2025. Ook is SQL Server Agent niet inbegrepen, waardoor geplande back-ups en onderhoudstaken een andere planner vereisen, zoals Windows Taakplanner.

10. NocoDB (Het meest geschikt voor het toevoegen van een browser-frontend aan een bestaande database)

Als uw gegevens in PostgreSQL of MySQL staan, kan NocoDB een browserinterface over die database heen leggen zonder de gegevens opnieuw te verplaatsen. Het leest het bestaande schema en zet de tabellen om in bewerkbare rasters, terwijl de backend op zijn plaats blijft.

Voor teams die hun opslagruimte al hebben gemoderniseerd, blijft vaak nog het front-end-gedeelte over. NocoDB Interfaces kan dezelfde gegevens omzetten in formulieren, dashboards, schermen voor het bekijken van records en detailpagina’s zonder het onderliggende schema bloot te geven.

Aangepaste synchronisatie is bedoeld voor situaties waarin productiegegevens alleen-lezen moeten blijven. Geselecteerde PostgreSQL- of MySQL-tabellen kunnen handmatig of volgens een schema worden vernieuwd in NocoDB, waardoor gebruikers een werkkopie krijgen voor opzoekacties, controle of rapportage, terwijl het bronsysteem onaangeroerd blijft.

Opvallende functies

Prijzen

NocoDB Cloud

Zelf gehost

Beoordelingen

Een Reddit-gebruiker zei:

Ik ben al een tijdje een grote fan van NocoDB. Naar mijn mening is het zonder twijfel beter dan de meeste betaalde alternatieven. Tot voor kort gebruikte ik met veel plezier de March Community Edition (v0. 301. 5) met een Postgres-backend om het volledige potentieel van formules te benutten, en dat verliep vlekkeloos.

Waar het tekortschiet: De ondersteuning voor connectoren verschilt per database-engine. PostgreSQL en MySQL passen binnen de standaardinstallatie van NoSQLDB, maar voor Microsoft SQL Server is momenteel een Enterprise-add-on vereist. Als u van plan bent om SQL Server te blijven gebruiken, kan dat deze optie aanzienlijk duurder maken.

Hoe u het juiste alternatief voor Microsoft Access kiest

Het kiezen van het juiste alternatief voor Microsoft Access begint met het vaststellen op welk onderdeel van Access u het meest vertrouwt. Dat kan de onderliggende relationele database zijn, de formulieren waarmee mensen werken, de rapporten die ze versturen, of de macro's en VBA die het proces draaiende houden.

De tweede vraag is net zo belangrijk: hoeveel van die installatie wilt u behouden? Bij sommige migratietrajecten kunt u de Access-frontend behouden en alleen de backend vervangen. Bij andere moet u bijna alles rondom de gegevens opnieuw opbouwen.

Dat onderscheid kan de grootte van de migratie drastisch beïnvloeden. Het verplaatsen van tabellen is vaak het eenvoudigste deel. In formulieren, rapporten, gekoppelde databronnen, macro's en VBA zit meestal jarenlange bedrijfslogica verwerkt.

Maak, voordat u een keuze maakt, een inventarisatie van deze onderdelen naast de gegevens zelf. Een database met vijf tabellen en een tiental aangepaste routines kan meer werk vergen om te vervangen dan een database met vijftig eenvoudige tabellen.

Ook de limieten van de abonnementen verdienen aandacht. Grist, Baserow, Airtable en andere gehoste opties hanteren verschillende limieten voor documenten, werkruimten, opslagruimte of abonnementen. Als u niet zeker weet hoeveel van de oude installatie vervangen moet worden, maak dan eerst een prototype van één representatieve werkstroom. Bouw de records, het invoerformulier, de relaties en één rapport op, en vergelijk dat vervolgens met wat de huidige database doet.

Hoe u vanuit Microsoft Access kunt migreren zonder gegevens of werkstroom te verliezen

Begin niet met het exporteren van elke tabel. Een Access-database kan belangrijke logica verbergen buiten de gegevens zelf. Queries voeden formulieren en rapporten, terwijl macro's en VBA kunnen bepalen wat er gebeurt wanneer iemand op een knop klikt, een scherm opent of een record wijzigt.

In de migratierichtlijnen van Microsoft worden deze onderdelen apart behandeld, omdat tools zoals SSMA wel tabellen en sommige query's kunnen verplaatsen, maar geen formulieren, rapporten, macro's of VBA kunnen converteren. Hier volgen enkele stappen die u kunt volgen:

Maak een back-up van de huidige database en documenteer deze. Begin met tabellen, relaties, query's, formulieren, rapporten, macro's, VBA-modules en gekoppelde databronnen. Access bevat een Database Documenter die een rapport kan genereren over de selectie van objecten, terwijl het deelvenster Objectafhankelijkheden laat zien welke formulieren, rapporten en query's van elkaar afhankelijk zijn. Dat is betrouwbaarder dan alleen op basis van het navigatievenster te bepalen wat ongebruikt lijkt.

Voer ‘Compact and Repair’ uit voordat u de grootte van de migratie bepaalt. Access maakt niet automatisch alle schijfruimte vrij die is achtergelaten door verwijderde objecten en tijdelijke gegevens. Met ‘Compact and Repair’ wordt die ongebruikte ruimte verwijderd, waardoor het resultaat van de migratie een beter uitgangspunt vormt voor het inschatten van wat u daadwerkelijk gaat verplaatsen. Maak eerst een back-up van de database en zorg ervoor dat u exclusieve toegang hebt terwijl de bewerking wordt uitgevoerd.

Bouw eerst één representatieve werkstroom na, voordat u het volledige schema aanpakt. Kies een formulier waar mensen dagelijks op vertrouwen en bootst de volledige ervaring eromheen na: gegevensinvoer, verplichte velden, validatie, toestemming, bijlagen en alles wat er na het verzenden moet gebeuren.

Test één rapport waar mensen op vertrouwen. Kies iets met groeperingen, totalen, pagina-einden of een vaste PDF- of afdruklayout. Access-rapporten zijn specifiek ontworpen om gegevens te formaten en te presenteren; daarom vervangt het vervangen van de tabellen niet automatisch de rapportage-layer. Bepaal in een vroeg stadium of de nieuwe tool die uitvoer kan reproduceren of dat er voor de rapportage een aparte oplossing nodig is.

Geef elke query, macro en VBA-routine een nieuwe bestemming. Een query kan een weergave of formule worden. Een macro kan een automatisering of werkstroom worden. Voor VBA is mogelijk aangepaste code, een geplande taak of een herontworpen proces nodig. Ga er niet vanuit dat deze onderdelen automatisch met de tabellen meeverhuizen. Microsoft merkt op dat SSMA slechts bepaalde select-query's converteert, terwijl formulieren, rapporten, macro's en VBA-modules apart moeten worden gedaan.

Migreer een testkopie en controleer het resultaat. Vergelijk het aantal records, relaties, verplichte velden, datums, numerieke waarden, bijlagen, toestemmingen en alle berekende resultaten waar mensen op vertrouwen. Voer de drukste werkstroommen uit op die kopie voordat u de definitieve overdracht inplant.

Schakel pas over nadat het nieuwe systeem zich in het werk heeft bewezen. Houd beide systemen lang genoeg beschikbaar om de terugkerende processen die voor u belangrijk zijn, waaronder rapportage, te kunnen uitvoeren. Zodra het nieuwe systeem is goedgekeurd, zet u het oude .accdb-bestand op alleen-lezen als archief, in plaats van het onmiddellijk te verwijderen.

Als de oorspronkelijke database in de praktijk meer een werkstroom is geworden, vraag je dan af of je überhaupt nog wel een algemene database nodig hebt. Een werkstroom-app is wellicht geschikter voor verzoekwachtrijen, goedkeuringen of operationele trackers, terwijl gespecialiseerde voorraadsoftware wellicht zinvoller is voor voorraad- en activaregisters.

Wordt Microsoft Access nog steeds verder ontwikkeld?

Ja. Microsoft biedt Access 2024 nog steeds aan als afzonderlijke aankoop en neemt Access op in verschillende Microsoft 365-abonnementen. De abonnementsversie blijft nieuwe functies ontvangen, waaronder de Monaco SQL-editor met syntaxisaccentuering, automatische aanvulling en formatten.

Microsoft heeft ook moderne grafiektypen en een Edge-browserbesturingselement toegevoegd om webcontent in formulieren weer te geven.

Er is één belangrijk verschil. Sommige nieuwere functies, waaronder de Monaco-editor, zijn exclusief voor Microsoft 365 en zijn niet beschikbaar in de permanente versie van Access 2024.

Access is dus niet in de steek gelaten. Maar de nieuwere functies bieden geen oplossing voor de redenen waarom veel teams elders op zoek gaan, zoals ondersteuning voor Mac, toegang via de browser, mobiele gegevensinvoer, grotere gelijktijdigheid of gecentraliseerd beheer.

Kosten voor de migratie van Microsoft Access naar Dataverse

Microsoft biedt een ingebouwde manier om Access-gegevens naar Dataverse te verplaatsen. Hiermee kunnen tabellen, gegevens en ondersteunde relaties worden gemigreerd, waarna de Dataverse-tabellen weer aan Access kunnen worden gekoppeld, zodat de bestaande front-end tijdens de overgang blijft werken.

Het addertje onder het gras is dat hierbij voornamelijk de gegevenslaag wordt verplaatst. Als u van plan bent Access volledig buiten gebruik te stellen, moeten formulieren, rapporten, macro's en VBA nog steeds via een eigen migratietraject worden overgezet. Sommige gegevenstypen vereisen ook voorbereiding, met name lookups met meerdere waarden en velden met drijvende-kommagetallen.

Power Apps Premium kost momenteel $ 20 per gebruiker per maand, waarbij elke licentie 250 MB aan Dataverse-databasecapaciteit toevoegt. In aanmerking komende tenants krijgen bovendien 10 GB standaarddatabasecapaciteit, terwijl extra opslagruimte $ 40 per GB per maand kost.

Dat maakt de migratietool van Microsoft nuttig, maar de werkelijke kosten hangen af van de mate waarin de applicatie rondom de gegevens nog opnieuw moet worden opgebouwd.

Wanneer een werkstroomtool zinvoller is dan een andere database

De tools in deze gids bieden alles wat gebruikers van een alternatief voor Microsoft Access verwachten, waaronder relationele gegevens, formulieren, rapportage, toegang via de browser, zelfhosting, strengere toestemmingen en een betrouwbaardere backend. De juiste keuze hangt af van de functie van uw huidige database.

Er is één geval waarin het de moeite waard is om verder te kijken dan een andere database.

Als elk record ook een eigenaar, status, deadline, goedkeuring of volgende stap nodig heeft, beheer je naast de gegevens ook een werkstroom. Dat is precies waarom het de moeite waard is om een platform als ClickUp uit te proberen, omdat het record en het bijbehorende werk op één plek kunnen worden ondergebracht.

Veelgestelde vragen over alternatieven voor Microsoft Access

Bestaat er een browsergebaseerde versie van Microsoft Access?

Niet geschikt voor huidige Microsoft 365-gebruikers. Microsoft heeft Access Services uit Microsoft 365 en SharePoint Online verwijderd, dus er is geen moderne webversie van de Access-desktop-app meer. Microsoft verwijst teams die browser- en mobiele apps nodig hebben in plaats daarvan naar Power Apps en Dataverse.

Kunnen mensen een Access-database gebruiken zonder dat Microsoft Access is geïnstalleerd?

Ja. Microsoft biedt de Access Runtime gratis aan, waarmee gebruikers een Access-toepassing kunnen uitvoeren zonder het volledige desktopproduct aan te schaffen. Gebruikers kunnen werken met de formulieren en functies die u beschikbaar stelt, maar ontwerptools zoals het navigatievenster zijn niet beschikbaar in de Runtime-modus. Microsoft staat u ook toe om de Runtime te herdistribueren zonder limiet per gebruiker.

Wat is het verschil tussen .accdb- en .mdb-bestanden?

. accdb is sinds Access 2007 het standaardformaat van Access en ondersteunt nieuwere functies zoals bijlagen, berekende velden en velden met meerdere waarden. mdb is het oudere formaat dat door eerdere versies van Access werd gebruikt en beschikt nog steeds over enkele verouderde mogelijkheden die in accdb zijn komen te vervallen, waaronder databasereplicatie en het oude model voor gebruikersveiligheid.

Kunnen nieuwere versies van Access nog steeds oude .mdb-databases openen?

Ja, als het bestand het .mdb-format van Access 2000 of Access 2002–2003 gebruikt. Microsoft geeft aan dat je deze bestanden nog steeds normaal kunt openen en gebruiken in de huidige versies van Access. Access 97-bestanden vormen hierop een uitzondering. Access 2013 en latere versies kunnen deze niet rechtstreeks converteren naar het .accdb-format. De door Microsoft aanbevolen werkwijze is om het bestand te openen in een oudere versie van Access, het te converteren naar het Access 2002–2003-format en dat bestand vervolgens te converteren naar .accdb.

Moet een Access-database voor meerdere gebruikers worden opgesplitst?

Meestal wel. Microsoft raadt aan om een gedeelde database op te splitsen zodra meer dan een paar mensen er via een LAN gebruik van maken. Elke gebruiker krijgt een lokale front-end met formulieren, rapporten en query's, terwijl de gedeelde back-end de tabellen bevat. Dit kan de prestaties verbeteren en het risico op gegevensbeschadiging verminderen.

Kan ik een Microsoft Access-database in een ander programma openen?

Soms zijn het openen van de gegevens en het namaken van de Access-toepassing echter twee verschillende taken. LibreOffice Base kan verbinding maken met Microsoft Access-gegevens, terwijl u bij andere platforms mogelijk eerst naar CSV of Excel moet exporteren voordat u de gegevens kunt importeren. Formulieren, rapporten, macro's en VBA vereisen doorgaans een eigen migratieplan. Het verplaatsen van de tabellen alleen is niet voldoende om alles wat eromheen is gebouwd te namaken.