doet woordtovenarij bij Tribal Credit , de financiële dienstverlener op maat van startups. Hij heeft meer dan 5 jaar ervaring in het vertellen van verhalen aan besluitvormers in publieke zaken en nu in financiën en ondernemerschap. Als hij niet aan het werk is om zijn cafeïnetolerantie te testen, kan hij Muay-Thai beoefenen of fictie lezen.
Het snelle tempo van een bedrijf in evenwicht brengen met een taak die precisie vereist, zoals onkostenbeheer, is een steeds grotere uitdaging voor de productiviteit.
toont aan dat 6 op de 10 werknemers ten minste één onjuiste aangifte hebben gedaan
en minstens 33% heeft documenten ingediend met vijf of meer fouten.
Om deze onnauwkeurigheden te vinden, moeten medewerkers elke invoer scannen zonder de garantie deze vast te maken. Dit kan leiden tot
hoge kosten en nalevingsrisico's
.
Tegenwoordig hebben we beheertools die speciaal zijn ontwikkeld om deze problemen op te lossen en
productiviteit te meten om te zien waar onze kansen liggen.
Waarom is dit nog steeds een ding?
De uitdaging is niet het gebrek aan beschikbare tools, maar het toenemende aantal. Financiële leiders moeten kiezen welke tools en diensten optimaal zijn voor de prestaties van het team, en vaak is deze Taak een gedoe op zich.
Als je team een duwtje in de rug nodig heeft, zijn wij er om je daarbij te helpen.
Hier zijn vijf hacks om de productiviteit en nauwkeurigheid van je team voor uitgavenbeheer te verbeteren.
Maar eerst dit.
Wat doet een team voor uitgavenbeheer?
Weet je nog die eerste zakenreis van je? Wij wel, en we weten ook nog dat we allebei de bonnetjes van onze vliegtickets waren kwijtgeraakt, zodat we ze niet konden inleveren bij het accounting team. Onvermijdelijk kregen we de klassieke teleurstellende blik.
Om problemen zoals hierboven vermeld te voorkomen, controleert een team voor uitgavenbeheer of elke uitgave gerechtvaardigd is en in de budget van het project met behulp van alle tickets, facturen of vouchers die je tijdens je reis hebt verzameld om ervoor te zorgen dat er verantwoording wordt afgelegd over de werking van het bedrijf. In feite zijn zij de bewakers van de kasstroom van het bedrijf en hun werk is cruciaal voor de financiële gezondheid!
Zonder een team voor uitgavenbeheer met zo'n vitale functie kan dit schadelijk zijn voor de hele operatie. Want geen enkel bedrijf ter wereld wil zonder geld komen te zitten, toch?
Stel je dit eens voor:
CB Insights stelt dat het opraken van geld de eerste reden is waarom startups falen
. Na het analyseren van meer dan 100
realiseerden ze zich dat de onnauwkeurige kostenraming een van de belangrijkste redenen was waarom ze de betrokkenheid van investeerders bij verdere rondes niet konden veiligstellen.
Daarom kan een nauwkeurige combinatie van tools en diensten die de productiviteit van een team voor uitgavenbeheer kan verhogen, de hele organisatie ten goede komen.
Hack #1: Real-time bijhouden
Vroeger, toen de uitgaven nog op papier werden gedaan, was een apparaat dat in realtime kon vertellen wanneer, waar en hoe de geldstroom werd uitgegeven de heilige graal van boekhoudafdelingen.
Bedrijven hebben onkostenteams nodig om een mogelijke afwijking te voorzien, want het is altijd beter om proactief te zijn en zo snel mogelijk actie te ondernemen.
Op basis van het evenwichtspunt voor elke operationele periode kunnen teams een uitgavenplafond instellen en een
Tribal oplossingen voor uitgavenbeheersing
Hack #2: Maak een rapport met een paar klikken
De Aberdeen Group schat dat het verwerken van
de verwerking van één onkostendeclaratie kleine en middelgrote bedrijven gemiddeld 35 USD kost
.
Denk je niet dat het goedkoper is om het dubbel te controleren dan om het nog een keer te doen?
Besteed minder tijd aan het genereren van een rapport en creëer ademruimte voor je team om inconsistenties te controleren.
Met softwareoplossingen zoals
ClickUp's Dashboard en hun tools om rapporten te maken
stelt het team in staat om hun productiviteit te optimaliseren en de tijd die nodig is om een rapport op te stellen te verkorten.
Je kunt ook je eigen missiecontrolecentrum maken voor je hele team. Op deze manier krijg je waardevolle inzichten in het werk van je team en kun je bepalen waar je het proces van onkostendeclaratie kunt verbeteren om kosten te besparen.
Pro Tip: Kijk op
ClickUp University: Rapportage met dashboards benutten
Bouw uw aangepaste missiecontrolecentrum met dashboards in ClickUp
Hack #3: Het verhaal vertellen en bruggen bouwen
Het is niet ongewoon dat financiële teams (en financiële professionals in het algemeen) moeite hebben om hun kennis en inzichten op een toegankelijke en overtuigende manier over te brengen_-_voor niet-ingewijden althans.
Op de vraag waarom grafieken en grafieken slechts droge compilaties van saaie statistieken waren, antwoordde Edward Tufte (je weet wel, die vent met de naam
de Galileo van grafieken genoemd door Bloomberg
) reageerde:
Als de statistieken saai zijn, dan heb je de verkeerde nummers.
Vermijd saaiheid in je rapportages, maar niet alleen omwille van de lol maar vooral omwille van de duidelijkheid.
Integreer visuele hulp en verhaaltechnieken in je werkstroom
en je zult zien hoeveel je de communicatie tussen teams kunt verbeteren.
Hack #4: Gemakkelijk beslissingen nemen
Financiële leiders en zakelijke besluitvormers kunnen zich bijna volledig richten op abonnementen en strategie als het team inzichten kan genereren met kwaliteitsgegevens in realtime_-_dankzij tools zoals een dashboard en rapportage met één klik.
Volgens het jaarlijkse CFO-onderzoek van Gartner is geavanceerde gegevensanalyse de topprioriteit voor financiële leiders in 2021.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/image1-4.png Gartner.com CFO-prioriteiten voor digitalisering /$$$img/
via Gartner.com
Het belang en de complexiteit van geavanceerde gegevensanalyse en digitale tools bij de transformatie van financiële afdelingen zal voor belanghebbenden van fundamenteel belang zijn om hun werk naar een hoger niveau te tillen.
Het is van cruciaal belang om de juiste providers te hebben om het overgangsproces te vergemakkelijken.
Bonus: Algemeen grootboek sjablonen
Hack #5: Investeer in je team
Een onderzoek van AMI-Partners
ontdekte dat een financieel team jaarlijks tot 500 uur per medewerker kan besparen door gebruik te maken van
een geïntegreerde onkosten-, reis- en factuuroplossing.
Met geïntegreerde services voor onkostenbeheer kunnen ze hun bespaarde tijd opnieuw investeren in beslissende activiteiten, zoals:
- Uitgaven trends analyseren
- Mogelijkheden vinden om kosten te besparen
- Nieuwe functies van een oplossing leren en toepassen
Elke investering die je doet om je team tijd te geven om zich te concentreren op wat belangrijk is, in plaats van op wat dringend is, maakt het verschil tussen een management dat de productiviteit verhoogt en een management dat dat niet doet.
En wat dat betreft, vergroot je de kans dat het bedrijf financieel gezond blijft.
Succesvol uitgavenbeheer begint hier
De brug die wordt geslagen tussen projectmanagementmethoden en praktische hacks met teams voor Finance en Expense Management is erop gericht om
.
Door de gegevens te verzamelen en beschikbaar te zijn in één ruimte, hebben ze alles wat ze nodig hebben om actie te ondernemen zonder te worstelen met verzadiging.
Het is noodzakelijk om het team voor uitgavenbeheer in de voorhoede van productiviteit te positioneren met de juiste hulpmiddelen en de nieuwste innovaties.
Vergeet de teleurgestelde blikken van je collega's vanwege ontbrekende vliegtickets.