Het gebruik van projectmanagementsoftware om een agenda op te stellen kan intimiderend zijn, maar wij helpen u graag op weg! In eerste instantie lijkt het misschien overbodig, maar wat is het alternatief? Met pen en papier uw plannen opschrijven? We leven niet meer in 1990!
Er is een reden waarom zoveel topteams voor hun vergaderingen en agenda's zijn overgestapt op ClickUp. ClickUp heeft een uitgebreide array van functies die u helpen bij alles, van de eenvoudigste schema's tot een geavanceerde routebeschrijving voor teamvergaderingen. Laten we aan de slag gaan!
12 beste functies van ClickUp om een vergadering te plannen
Hier zijn de beste functies om een vergadering te plannen of een agenda voor die vergadering te maken met ClickUp:
1. Kladblok
De eerste stap naar alles is het maken van een plan, of dat zou in ieder geval zo moeten zijn. Velen van ons schrikken ervoor terug om een plan te maken omdat het een groot en onnodig proces lijkt, maar met ClickUp maken we het eenvoudig! Met het notitieblok kun je snel gedachten opschrijven zodra ze in je opkomen. Wat als je in het ClickUp-team van je werk zit en je niet wilt dat je collega's je plannen voor het avondeten zien? Dat is het mooie van het notitieblok: het is volledig privé. Je kunt het ook toevoegen als Chrome-extensie en gebruiken wanneer je op internet surft. Het maakt verbinding met je hoofdaccount van ClickUp! Dit is een geweldige plek om te beginnen met het maken van je agenda en biedt je een manier om je gedachten op te schrijven zodra ze in je opkomen.
2. Lijst en deadlines voor taken
Je kunt deadlines instellen voor een hele lijst of voor een taak zelf. Dit is een noodzakelijke functie als je bepaalde taken hebt die moeten worden uitgevoerd voordat je vergadering begint. Zorg voor verantwoordelijkheid en zorg ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit met wanneer dingen moeten worden gedaan door deadlines te gebruiken! Een idee is om je vergaderagenda toe te voegen aan de taakbeschrijving, zie hieronder!
3. Taakbeschrijving
Zodra u weet wanneer uw vergadering plaatsvindt en een paar basisideeën hebt bedacht, is het tijd om een agenda op te stellen en uw team om input te vragen. Bij ClickUp zetten we de agenda in de taakbeschrijving en kunt u deze zelfs naar wens bewerken met rich-text-bewerking. Mensen kunnen vervolgens opmerkingen gebruiken om hun ideeën in te voeren en aan de agenda toe te voegen.
4. Toegewezen opmerkingen
Nadat iedereen zijn ideeën heeft toegevoegd, kunt u de opmerkingen gebruiken om actiepunten of taken voor elke persoon met toegewezen opmerkingen te maken. De overige functies zijn ideaal om verantwoordelijkheid te garanderen en ervoor te zorgen dat alles wat nodig is voor de vergadering op tijd wordt gedaan!
5. Chrome-extensie
Stel dat u op internet surft en u realiseert zich dat u een taak moet aanmaken vanuit een website die u bekijkt, zodat u deze tijdens uw volgende vergadering kunt bespreken... ClickUp heeft daar een oplossing voor! Met onze Chrome-extensie kunt u snel een taak aanmaken vanuit de website die u bekijkt. U kunt zelfs een standaard lijst instellen, zodat u eenvoudig taken kunt toevoegen aan uw vergaderlijst.
6. Sjablonen voor taken
Met onze gloednieuwe sjablonen voor taken kunt u taken die u steeds weer gebruikt eenvoudig opslaan. Dit is perfect voor vergaderingen. Bij ClickUp beginnen we elke vergadering met het doornemen van onze wekelijkse stand-up, dus sjablonen voor taken zijn perfect om ervoor te zorgen dat we elke keer hetzelfde algemene proces volgen. Dit zorgt ook voor consistentie, ongeacht wie er dienst heeft of leiding geeft. Maak zeker gebruik van deze krachtige functie wanneer u uw volgende vergadering plant.
7. Terugkerende taken
Bijna elk kantoor heeft bepaalde taken die op gezette tijden moeten worden uitgevoerd. Terugkerende taken zijn hiervoor uitstekend geschikt en een geweldige manier om ervoor te zorgen dat dezelfde taken volgens een vast schema worden uitgevoerd of opnieuw worden geopend zodra ze zijn gesloten. Onze terugkerende taken zijn uiterst robuust en maken een schijnbaar onbeperkt aantal combinaties mogelijk. Dit is een functie die ClickUp echt onderscheidt van de concurrentie en waarmee u eenvoudig taken kunt plannen die u elke week uitvoert.
8. Afhankelijkheden
Velen van ons hebben taken die we pas kunnen uitvoeren nadat onze vergadering is afgelopen of de agenda is opgesteld... Dit is waar afhankelijkheid om de hoek komt kijken! Hiermee kunt u taken laten wachten op of blokkeren van andere taken, zodat er geen verwarring ontstaat over wanneer u kunt beginnen.
9. Tags
Tags zijn een uitstekende manier om alle taken die betrekking hebben op uw vergadering bij te houden, zelfs als ze in verschillende lijsten staan. U kunt al uw stand-up-taken eenvoudig taggen met "stand-up" en ze in alle lijsten bekijken door te filteren.
10. kalender
Je kunt al je taken met deadlines eenvoudig in je kalender zien. Als bonus hebben we een tweerichtingssynchronisatie met Google Agenda, zodat je je ClickUp-taken ook in je Google Agenda kunt zien, zowel online als in de mobiele app.
11. Checklists
Je kunt checklists gebruiken binnen taken of in het notitieblok, afhankelijk van je behoeften. Bij ClickUp is het vaak zo dat als slechts één persoon een vergadering voor het team leidt, hij of zij een checklist in zijn of haar notitieblok gebruikt, omdat dit een gemakkelijke manier is om efficiënte aantekeningen te maken. De checklists zijn 'slim', dus je kunt ze fysiek afvinken en nesten als twee taken met elkaar verband houden.
Als de vergadering een gezamenlijke inspanning is, is het vaak een goed idee om een checklist binnen een taak te gebruiken, zodat elke medewerker zijn checklistitems kan afvinken.
12. Gebruik Slack
Gebruikt uw team Slack om te communiceren en onnodige e-mails te vermijden? Of werkt uw team op afstand in verschillende tijdzones en is Slack een essentieel hulpmiddel om aantekeningen en voortgang bij te houden? Ook dan kan ClickUp u helpen. Als er tijdens een gesprek in Slack een goed idee of een taak naar voren komt, kunt u dat Slack-bericht automatisch omzetten in een taak of opmerking. Lees meer over hoe Slack werkt met ClickUp.
Conclusie
Deze lijst wordt steeds langer, en daar is een goede reden voor! We hebben een heleboel functies die zijn gericht op het maken van agenda's en het plannen van vergaderingen. De functies zijn allemaal uiterst aanpasbaar, dus wat je behoeften ook zijn, wij hebben wat je zoekt!