Hebt u ooit geprobeerd om gegevens van SharePoint naar Excel te exporteren, maar ondervond u de frustratie van problemen met de opmaak en ontbrekende informatie? U bent niet de enige.
Veel gebruikers lopen tegen deze hindernis aan bij het analyseren van hun gegevens. Om gegevens naadloos uit SharePoint te exporteren, is meer nodig dan alleen maar op 'Exporteren' drukken
Laten we eens kijken hoe u een SharePoint lijst kunt exporteren naar Excel en hoe u kunt werken rond de veelvoorkomende uitdagingen van het proces. We zullen ook onderzoeken hoe het gebruik van alternatieve oplossingen uw ervaring met gegevensbeheer kan verbeteren.
Wanneer SharePoint lijsten exporteren naar Excel
Excel is een populaire tool voor werkbeheer onder studenten, professionals en organisaties. Het wordt meestal gebruikt voor eenvoudig gegevensbeheer en -analyse, maar de veelzijdigheid en gebruiksvriendelijkheid ervan hebben geleid tot Excel zelfs wordt gebruikt voor projectmanagement .
Gegevens exporteren naar Excel vanuit andere minder flexibele apps helpt gebruikers vaak om deze beter te formatteren, te verwerken en te analyseren.
Hier zijn enkele scenario's waarin gebruikers er meestal voor kiezen om gegevens te exporteren. Als je deze situaties begrijpt, kun je weloverwogen beslissingen nemen om te voldoen aan je behoeften op het gebied van gegevensbeheer.
Geavanceerde gegevensmanipulatie
SharePoint is een uitstekend hulpmiddel voor het beheren van basistaken zoals het delen van documenten, samenwerking en versiebeheer binnen een team. De integratie met Microsoft 365 maakt het ideaal voor het opslaan en organiseren van informatie over projecten heen, maar de mogelijkheden zijn meer geschikt voor deze eenvoudige taken.
Excel is superieur als het gaat om het verwerken van complexe berekeningen, gedetailleerde gegevensanalyse en geavanceerde databasebeheer . Als je bijvoorbeeld financiële gegevens beheert of statistische analyses uitvoert, biedt Excel geavanceerde functies zoals draaitabellen, VLOOKUP en complexe formules waarmee je moeiteloos grote datasets kunt verwerken.
In scenario's waar je gegevens verspreid zijn over meerdere lijsten en documentbibliotheken, zorgt het exporteren naar Excel ervoor dat je een centrale plek hebt voor analyse en rapportage. Gebruik functies zoals voorwaardelijke opmaak om belangrijke gegevenspunten in je Excel-bestand te markeren, zodat kritieke informatie eruit springt.
Delen met externe gebruikers
In samenwerkingsprojecten kunt u situaties tegenkomen waarin niet alle leden van het team of externe belanghebbenden toegang hebben tot SharePoint. SharePoint ondersteunt weliswaar delen met externe gebruikers, maar dit vereist vaak het beheer van toestemmingen of de instelling van extra toegang, wat de zaken kan vertragen, vooral als gebruikers geen Microsoft account hebben of te maken hebben met compatibiliteitsproblemen. Dit kan een uitdaging zijn bij het delen van belangrijke lijsten of gegevens.
Excel biedt meer flexibiliteit bij het delen van gegevens. U kunt bestanden verzenden via e-mail, cloud services zoals OneDrive of tools van derden zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over de beperkingen van SharePoint. Ontvangers kunnen eenvoudig met de gegevens werken, zelfs als ze SharePoint niet gebruiken. Excel Online ondersteunt ook samenwerking in realtime en biedt een naadloze ervaring zonder toegangshindernissen, hoewel het belangrijk is om een evenwicht te vinden tussen flexibiliteit en veiligheid in gevoelige omgevingen.
Back-up en archivering
Hebt u snel een momentopname van uw gegevens nodig? Exporteren naar Excel is een geweldige manier om een back-up te maken en opnieuw te bekijken. U kunt wijzigingen bijhouden, verschillende versies van uw analyses beheren en indien nodig terugkeren naar vorige versies. Dit is vooral handig als u met externe belanghebbenden werkt die historische gegevens nodig hebben of willen zien hoe analyses zijn geëvolueerd. Terwijl SharePoint versiebeheer biedt, biedt Excel meer granulaire controle over individuele gegevenssets en berekeningen.
Aangepaste weergave van gegevens
Elk project kan een andere kijk op dezelfde gegevens vereisen. Door te exporteren naar Microsoft Excel kunt u aangepaste weergaven maken die zich richten op specifieke KPI's of projectfasen. Dit zorgt ervoor dat belanghebbenden alleen de relevante informatie zien zonder de ruis van ongerelateerde gegevens.
Offline toegang
Wanneer u uw SharePoint-gegevens naar Excel exporteert, krijgt u het voordeel van offline toegang. Dit is vooral voordelig voor leden van het team die geen betrouwbare internetverbinding hebben of op afgelegen locaties werken. Ze kunnen nog steeds gegevens manipuleren en analyseren zonder afhankelijk te zijn van een online SharePoint lijst.
Samengevat is de exportoptie uw beste keuze als u meer controle over uw gegevens nodig hebt of ze beschikbaar wilt maken voor anderen buiten uw SharePoint-ecosysteem.
Laten we nu eens kijken hoe je een SharePoint lijst naar Excel exporteert.
Ook lezen: 10 Beste SharePoint Alternatieven en Concurrenten
Hoe SharePoint lijsten exporteren naar Excel
Laten we eerst de grootste vraag beantwoorden. Nee, je hebt geen ingewikkelde tools of software van derden nodig, alleen SharePoint en Excel.
Hier volgt een stap-voor-stap handleiding voor het exporteren van SharePoint lijsten naar een Excel werkmap:
- Selecteer SharePoint lijst: Open eerst de SharePoint site en selecteer de specifieke lijst die je wilt exporteren
- Exporteren naar Excel: Klik op de optie Exporteren in de Opdrachtbalk bovenaan. Selecteer vervolgens de optie Exporteren naar Excel in het vervolgkeuzemenu
via Microsoft
- Download het IQY-bestand: Sla het bestand op met behulp van de opties in het dialoogvenster Bestand downloaden. Deze actie downloadt het bestand naar uw lokale systeem. Het gedownloade bestand is een web query bestand dat Excel gebruikt om de gegevens uit SharePoint op te halen
via MSSQLTips
- SharePoint-gegevens importeren: Open het IQY-bestand in Excel nadat het is gedownload en klik op Inschakelen in de resultaatprompt. Hierdoor kan Excel de gegevens van de SharePoint-lijst in de Excel-werkmap importeren
- Sla uw Excel-bestand op: Sla het bestand op als een XLSX-bestand zodra de gegevens met succes naar Excel zijn geëxporteerd
Nu kun je gratis je gegevens manipuleren, analyseren en delen hoe je maar wilt.
Veelvoorkomende pijnpunten in SharePoint
Hier zijn enkele van de meest voorkomende problemen die gebruikers tegenkomen bij het gebruik van SharePoint en de integratie ervan met Excel.
Problemen met gegevensintegriteit
Soms kunt u bij het exporteren van grotere datasets te maken krijgen met ontbrekende velden of beschadigde gegevens, vooral als de lijst complexe metagegevens of aangepaste kolommen bevat. Dubbelcheck uw gegevens na het exporteren om er zeker van te zijn dat alles correct is overgenomen.
Problemen met verversen van Excel
Als u regelmatig dynamische gegevens exporteert die regelmatig worden bijgewerkt in SharePoint, kunt u problemen krijgen met de mogelijkheid van Excel om gegevens te verversen. De eenrichtingsverbinding tussen SharePoint en Excel is niet altijd perfect. Om uw gegevens gesynchroniseerd te houden, kan het nodig zijn om ze handmatig te verversen.
Beperkte toestemmingen
Niet elke gebruiker van SharePoint heeft dezelfde toestemmingen. Dit kan het exporteren bemoeilijken voor diegenen die toegang hebben tot bestanden maar geen beheerder zijn. Zorg ervoor dat gebruikers die gegevens moeten exporteren de juiste toestemming hebben om verwarring en wegversperringen te voorkomen.
Beperkte opmaak
Hoewel SharePoint de gegevens naar Excel exporteert, wordt opmaak zoals kleurcodering, filters, regels voor voorwaardelijke opmaak of aangepaste kolombreedten niet altijd overgenomen. Dit gebrek aan naadloze overdracht kan leiden tot inconsistenties in de presentatie. Het resultaat kan zijn dat u extra tijd moet investeren in het handmatig reorganiseren en formatteren van de gegevens. Dit vertraagt uw werkstroom.
Inconsistente gebruikerservaring
Gebruikers kunnen verschillende prestatieniveaus ervaren bij het openen van SharePoint in verschillende browsers. Deze inconsistentie kan invloed hebben op de manier waarop gegevens worden weergegeven of op de beschikbare functies. Om onverwachte complicaties te voorkomen, is het essentieel om het gebruik van browsers binnen teams te standaardiseren.
Hoewel deze pijnpunten frustrerend kunnen zijn, is het kennen en implementeren van geavanceerde Excel hacks kunnen het verschil maken.
💡Pro Tip: Met Microsoft's Power Automate kunt u werkstromen instellen die het proces van het exporteren van SharePoint-lijsten naar Excel automatiseren.
We hebben ook enkele alternatieve aanbevelingen als je al je gegevens op één plaats wilt hebben zonder ingewikkelde export- en importprocedures.
Maak kennis met ClickUp: Het alles-in-één alternatief voor SharePoint en Excel
SharePoint en Excel hebben elk hun sterke punten: SharePoint is geweldig voor documentbeheer en samenwerking, en Excel is zeer geschikt voor gegevensmanipulatie en -analyse.
Maar zou het niet eenvoudiger zijn om beide mogelijkheden op één platform te gebruiken?
Als u zich afvraagt hoe dat mogelijk is, is het antwoord eenvoudig. Met ClickUp .
Met zijn alles-in-één projectmanagementoplossing maakt ClickUp het leven gemakkelijker voor kenniswerkers zoals u, door u in staat te stellen projecten te beheren, samen te werken met uw team en gegevens naadloos te analyseren - alles op één plek.
Lees verder om te ontdekken hoe ClickUp uitblinkt (pun intended) in het bieden van het beste van twee werelden.
Ook lezen: Top 11 Excel Alternatieven en Concurrenten (Functies, Voordelen, Nadelen, Prijzen)
Projectmanagement platform van ClickUp ClickUp's platform voor projectmanagement stelt u in staat om aangepaste workflows te creëren die zijn afgestemd op uw unieke projectbehoeften, net zoals de organisatiemogelijkheden van SharePoint.
ClickUp weergaven
ClickUp gaat echter verder door aanpasbare weergaven te bieden zoals lijsten, borden, tabellen en Gantt-grafieken, waarmee u taken, deadlines en afhankelijkheid kunt visualiseren op een manier die past bij de workflow van uw team, of u nu eenvoudige taken of complexe projecten beheert.
Met meer dan 15 ClickUp Weergaven kunt u uw projecten vooruit helpen zonder dat u wordt afgeleid door het gegoochel met meerdere tools.
Maak lijsten en zet ze om in bruikbare inzichten op één plaats met ClickUp
ClickUp Dashboards
In tegenstelling tot Excel, waarbij gegevens moeten worden geëxporteerd voor diepgaande analyse, bieden ClickUp's ingebouwde rapportage- en analysefuncties realtime inzichten zonder gedoe. U kunt de sleutelgegevens bijhouden, de prestaties van projecten controleren en rechtstreeks vanuit het platform gedetailleerde rapporten genereren.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-806.png ClickUp Dashboard: hoe sharepoint lijst exporteren naar excel /$$$img/
Werklasten, prestaties van taken en projectresultaten op één plaats beheren en controleren met aangepaste ClickUp Dashboards ClickUp Dashboards helpen de voortgang van teams te visualiseren, zodat u op de hoogte blijft en datagestuurde beslissingen kunt nemen, of u nu resources optimaliseert of de samenwerking verbetert.
ClickUp-taak
Daarnaast vereenvoudigt ClickUp-taakbeheer met functies die uw lijsten omzetten in bruikbare items binnen hetzelfde platform. ClickUp Taken biedt een robuuste manier om taken toe te wijzen, te controleren en samen te werken, zodat uw takenlijst overzichtelijk en in context blijft. U kunt eenvoudig taken toewijzen aan specifieke teamleden, prioriteiten instellen en deadlines definiëren om iedereen verantwoordelijk en op schema te houden. Met afhankelijkheid van taken kun je zelfs de werkstroom beheren om ervoor te zorgen dat taken in de juiste volgorde worden voltooid.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-807.png ClickUp-taak: hoe sharepoint-lijst exporteren naar Excel /%img/
Gebruik ClickUp-taaken om uw to-dos om te zetten in uitvoerbare items, compleet met details zoals taaktypen, afhankelijkheid, prioriteiten en contextuele documentatie
Elke taak fungeert als een gecentraliseerde hub met alle relevante details die je team nodig heeft. Je kunt bijlagen direct aan Taken toevoegen, of het nu documenten, afbeeldingen of links zijn, zodat je belangrijke bronnen altijd bij de hand hebt. Dit vermindert de noodzaak om op meerdere platforms naar bestanden te zoeken, waardoor alles met elkaar verbonden en toegankelijk blijft.
Dankzij ClickUp zoeken al onze Teams nu op één plek naar al hun werk. U hoeft niet meer van tool te wisselen!
Alex, technisch directeur bij Liquid Barcodes
Met ClickUp's krachtige dashboards, flexibele taakbeheer en aanpasbare weergaven, krijgt u de volledige functionaliteit van SharePoint voor samenwerking en Excel voor bijhouden en analyse-gestroomlijnd in een enkel, gebruiksvriendelijk platform.
Ook lezen: 11 Free sjablonen voor taakbeheer in ClickUp en Excel
Sjabloon voor de ClickUp Dagelijkse Nog Te Doen Lijst
Met de ClickUp sjabloon voor dagelijkse takenlijsten hebt u geen SharePoint-lijsten meer nodig om u bij te houden terwijl u uw dagelijkse doelen nastreeft.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-808.png ClickUp sjabloon voor dagelijkse takenlijsten https://app.clickup.com/signup?template=t-3k53b9a&department=personal-use Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Dit sjabloon helpt u bij het prioriteren van belangrijke Taken in uw dag, zodat u zich kunt concentreren op wat het belangrijkst is.
Het sjabloon wordt geleverd met aangepaste statussen om Taken te markeren als Nog te doen, In uitvoering of Voltooid. Er is een ingebouwde streekteller voor die extra dosis motivatie als je je taken consequent afcheckt. U kunt uw dagelijkse taken ook beter bijhouden met automatische herinneringen, aantekeningen, voortgang bijhouden, labels en meer in ClickUp.
Ook lezen: 20 Gratis sjablonen voor projectmanagement
Lijsten in Sharepoint omzetten in bruikbare inzichten
SharePoint lijsten exporteren naar Excel is één manier om uw gegevensbeheer te verbeteren.
Met de geavanceerde functies van Excel voor gegevensmanipulatie, visualisatie en delen kunt u een aantal van de uitdagingen van SharePoint overwinnen. Voortdurend schakelen tussen tools kan je echter vertragen. Om echt efficiënter te werken, hebt u een geïntegreerd platform nodig waar alles naadloos samenkomt.
ClickUp is ontworpen om precies dat te doen. Met zo'n uitgebreide productiviteitstool kunt u taken consolideren, gegevens beheren en samenwerken met uw team. Het beste is dat u dit allemaal kunt doen zonder tussen meerdere platforms te schakelen. Als u al uw werk op één plek hebt, kunt u zich concentreren op wat belangrijk is: de klus sneller en effectiever klaren.
Verhoog de manier waarop je werkt door te beginnen met je gratis ClickUp proefversie vandaag nog!