25 Excel Hacks en Trucs om je productiviteit te verhogen in 2024

Microsoft Excel biedt veel geavanceerde snelkoppelingen, formules en functies om te leren en toe te passen.

Of je nu een Excel-beginner bent of Excel-tips van gemiddelde kwaliteit hebt, hier zijn Excel-hacks om je kennis te vergroten en je Excel-spel te verbeteren.

Wat is Excel?

Microsoft Excel is een programma voor gegevensanalyse, visualisatie en gegevensvalidatie spreadsheet software die zakelijke professionals helpt gegevens op te slaan en kritieke bedrijfsdatasets bij te houden met eenvoudige tot geavanceerde formules.

Excel gebruikt spreadsheets om de gegevensbewerkingen van bedrijven te optimaliseren zonder de integriteit van uw gegevens aan te tasten.

Ongeacht de branche gebruiken alle afdelingen Excel, waaronder verkoop, marketing, financiën, bedrijfsvoering, technologie en human resources.

Hoewel de gebruikssituaties per bedrijfsafdeling verschillen, helpen praktische Excel-hacks en -trucs om de door u gekozen rapporten, dashboards en overzichten te genereren.

25 Excel Hacks voor elk gebruik

Als je dit leest, moet je op de hoogte zijn van de basisprincipes van Excel, zoals:

• Nummers optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen
• Meerdere rijen, alle kolommen, één cel en meerdere cellen toevoegen of verwijderen
• Kleuren toevoegen, nummers, lege cellen, rijen en kolommen markeren

Aangezien de meeste mensen wel weten hoe ze deze functies moeten uitvoeren, zullen we je daar niet mee vervelen. Laten we het hebben over de geavanceerde Excel-hacks om je vaardigheden naar een hoger niveau te tillen.

We hebben de Excel hacks en trucs onderverdeeld in drie categorieën:

• Snelkoppelingen, formules en functies: Voor alle functies en formules om binnen enkele minuten uitgebreide en berekende berekeningen uit te voeren
• Productiviteit boosters: Om je te helpen je Excel-sheets om te zetten in een productiviteitsmachine
• Spreadsheets optimaliseren:Help je spreadsheet te optimaliseren met minimaal werk en beter te worden in gegevensvalidatie

Sneltoetsen, formules en functies

Hieronder staan de sneltoetsen die elke Excel-gebruiker moet kennen:

1. Het nummer als tekst invoeren

In situaties waarin je nummers in een leesbaar format wilt weergeven, gebruik je deze snelkoppeling - voeg een apostrof (') toe voor het nummer.

2. Een deel van de gegevens in één keer selecteren

Wanneer je met een enorme dataset werkt, kun je een bepaald deel van de gegevens selecteren:

• Voeg de eerste cel toe of vul één cel op
• Druk de knoppen 'Ctrl Shift' tegelijk in en scroll naar beneden
• Klik op de laatste cel

3. Meer dan één bestand tegelijk openen

Wil je meerdere Excel-bestanden in één keer openen? Dat doe je als volgt:

• Klik op het tabblad 'Bestand' en vervolgens op 'Openen' in het bovenste gegevenstabblad
• Houd de knop 'Ctrl' ingedrukt en selecteer alle bestanden
• Klik nu op 'Openen

4. Techniek voor automatisch invullen

Ben je het beu om telkens met de rechtermuisknop te klikken en op 'Plakken speciaal' te klikken om ontbrekende informatie toe te voegen?

Excel vult ontbrekende informatie in een gegevensreeks in. Stel dat je een reeks even nummers maakt en de eerste drie nummers in een hele kolom invult.

• Selecteer de eerste drie nummers
• Sleep je cursor naar beneden in de rechterbenedenhoek totdat er een '+'-teken verschijnt
• Sleep de cursor nu naar beneden op basis van de serienummers die je zoekt

Excel automatisch invullen

5. Vereenvoudig de zichtbaarheid van gegevens met de functie 'Transponeren

Stel dat een lange kolom gevuld met grote datasets je in verwarring brengt. Een goede manier om je weergave te vereenvoudigen is om deze kolommen om te zetten in rijen (en omgekeerd). Dit helpt je bij het organiseren van je hele werkblad en zorgt voor een duidelijke zichtbaarheid.

Waarom zou je de oude weg van 'Plakken speciaal' gebruiken om de rijen handmatig te maken als de functie Transpose het werk doet?

• Selecteer de rijen/kolommen/meerdere cellen die je wilt transponeren
• Klik met de rechtermuisknop om deze gegevensverzamelingen te 'Kopiëren
• Selecteer de kolommen/rijen waar je de nieuwe weergave van de gegevens wilt zien
• Klik nu weer met de rechtermuisknop en klik op 'Plakken speciaal'
• Scroll in het venster 'Plakken speciaal' naar beneden om het vakje 'Transponeren' aan te vinken

6. Eenvoudige grafieken maken

Eenvoudige marketing- en verkoopdashboards is eenvoudig met Microsoft Excel. Met een Excel-sheet kun je eenvoudige staafdiagrammen, lijngrafieken en cirkeldiagrammen maken voor geselecteerde datasets. Voeg een tabel toe binnen Excel of kopieer de datasets en 'Plak speciaal' om grafieken te maken.

• Selecteer de datasets in meerdere cellen
• Klik op 'Invoegen' gevolgd door 'Aanbevolen grafieken'
• In het venster 'Aanbevolen grafieken' vind je alle grafiektypen die Excel aanbeveelt voor de gemarkeerde datasets
• Kies het meest geschikte grafiektype en klik op 'OK'
• Gebruik 'Grafiekelementen', 'Grafiekstijlen' en 'Grafiekfilters' om je grafieken aan te passen door assen te wijzigen en kleuren en labels voor gegevens toe te voegen

Met de functie 'Opslaan als sjabloon' kunt u sjablonen voor grafieken opslaan voor toekomstig gebruik in plaats van ze elke keer opnieuw te maken.

Je Excel grafiek opslaan als sjabloon via Office bekijken

7. Filters toevoegen

Als gebruikers een bepaalde rij of kolom willen weergeven, kunnen ze in Excel de overige gegevens uit de spreadsheet filteren.

Nog te doen:

• Klik op de balk 'Sorteren en navigeren' in het bovenste gegevenstabblad
• Selecteer in het vervolgkeuzemenu hoe je de gegevensverzamelingen wilt filteren, zoals van A naar Z of van Z naar A, of aangepast sorteren

Hoe twee gelijksoortige kolommen combineren met de formule '&' in Excel

📚Pro tip: Vergeet niet de ruimte tussen " en " toe te voegen om de ruimte tussen naam en achternaam toe te voegen.

14. Geavanceerd gegevens zoeken met jokertekens

Bij het zoeken naar een bepaald item of bepaalde items in grote datasets is 'Ctrl+F' niet de beste optie. Dat komt omdat je je niet altijd de specifieke naam van het item herinnert, maar misschien slechts delen ervan. Handmatig zoeken is ook geen optie, omdat we hier 500+ datasets bespreken.

Kies in dergelijke situaties voor de jokertekens in Excel, zoals - Vraagteken(?)", "Asterik(*)" en "Tilda(~)".

• Vraagteken: Het neemt de plaats in van een enkel teken
• Sterretje: Het neemt de plaats in van een willekeurig aantal tekens
• Tilda: Het geeft aan dat een teken als normaal teken moet worden gebruikt, niet als jokerteken

Productiviteitsverbeteraars

Als je verslaafd bent aan productiviteit, heeft Excel veel voor je in petto. Zorg ervoor dat je deze eenvoudige Excel-tips gebruikt om je productiviteit op te krikken.

15. Uitrolmenu's toevoegen om de status van taken bij te houden en toegewezen personen toe te voegen

Gebruik je Microsoft Excel als je interne tool voor projectmanagement? Dan moet je leren hoe je vervolgkeuzemenu's toevoegt aan je Excel-sheets.

Een eenvoudige vervolgkeuzelijst zal je helpen:

• Toegewezen personen toevoegen voor elke Taak
• Tijdlijnen en Sprints voor de taken bijwerken
• Tags, labels en categorieën aan de taken toevoegen
• Een balk met de status aan elke taak toevoegen om regelmatig bij te houden

Uitklapmenu's toevoegen:

• Selecteer de specifieke lege cellen/kolommen/meer dan één rij
• Klik op het menu 'Gegevens' in de bovenste navigatiebalk
• Selecteer 'Validatie' en het venster Gegevensvalidatie wordt geopend
• Klik nu op 'Lijsten' gevolgd door 'Drop-down lijst'
• Vink nu de knop 'In-Cell dropdown' aan en klik op 'OK'

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/Data-Validation-in-Excel.png Gegevensvalidatie in Excel /%img/

Een vervolgkeuzelijst maken in Excel via Ablebits De teksten veranderen op basis van het doel van je vervolgkeuzemenu. Als je bijvoorbeeld een vervolgkeuzemenu toevoegt om toegewezen personen voor elke taak toe te voegen, is de tekst content de namen van de leden van het team.

16. Sneller scrollen zonder handmatig scrollen

Wanneer je veel gegevensverzamelingen op je werkblad hebt, is het niet gemakkelijk om handmatig van rij 1 naar rij 1000 te scrollen. Om je werk te vereenvoudigen, laten we je kennismaken met een Excel formule die je helpt je doelgegevens te bereiken zonder te scrollen.

• Om van de eerste rij naar de laatste rij van het hele blad te gaan: druk op 'Ctrl' en de pijl omhoog (↑) en vice versa
• Om van de meest linkse kolom naar de meest rechtse kolom van het spreadsheet te gaan: druk op Ctrl en de pijl (→) en vice versa

17. Datasets organiseren met kleuren

Liefhebbers van productiviteit houden van kleuren, en waar ze nog meer van houden is het organiseren van datasets met behulp van verschillende kleuren. In spreadsheets kun je datasets van verschillende grootte groeperen met relevante kleuren.

Een van de Excel-tips voor kleurcodering van je datasets is voorwaardelijke opmaak.

• Selecteer de gegevensverzamelingen in meerdere cellen
• Ga naar het bovenste gegevenstabblad en klik op 'Stijlen'
• Selecteer het vervolgkeuzemenu met de tekst 'Voorwaardelijke opmaak' Selecteer in deze fase het format voor de kleurcodering uit de weergegeven opties
• Selecteer 'OK

18. Selectievakjes toevoegen binnen gegevenscellen

Liefhebbers van productiviteit houden ervan om lijsten met taken te maken. De voltooide taken afvinken is het beste wat je kunt doen na een hectische werkdag.

En hier is een onderschatte Excel-hack om je spreadsheet om te toveren in een to-do lijst tracker - door selectievakjes toe te voegen.

• Ga naar het gegevenstabblad 'Ontwikkelaar' op de startpagina en klik op - Besturingselementen> Invoegen> Formulierbesturingselementen> Selectievakje
• Klik op een cel waar je het selectievakje wilt plaatsen
• Sleep nu de cursor naar beneden naar de cel waar het laatste selectievakje wordt geplaatst

📚Pro tip: Kun je het gegevenstabblad 'Ontwikkelaar' niet vinden? Nog te doen:

• Klik met de rechtermuisknop ergens op het lint en klik op 'Het lint aanpassen'
• Schakel onder 'Het lint aanpassen' het selectievakje 'Ontwikkelaar' in en klik op OK

Spreadsheets optimaliseren

Haal het meeste uit uw Excel-spreadsheets met de volgende Excel-tips:

19. Inactieve invoegtoepassingen verwijderen

Microsoft Excel invoegtoepassingen worden vaak niet gebruikt en vertragen uiteindelijk je spreadsheets. Het is een goed idee om ongebruikte invoegtoepassingen uit te schakelen om de prestaties van je hele werkblad te optimaliseren.

• Ga naar 'Bestand', selecteer 'Opties' en scroll naar beneden om op 'Add-ins' te klikken
• Klik op 'Beheren' gevolgd door 'Excel Add-ins' en klik op 'Ga'
• Verwijder nu het vinkje bij alle overbodige invoegtoepassingen en selecteer 'OK'

20. Vermijd het gebruik van voorwaartse en achterwaartse verwijzingen

Abonneer je Excel formules zo dat ze niet te veel gebruik maken van voorwaartse en achterwaartse verwijzingen. Veelvuldig vooruit en achteruit verwijzen zal resulteren in uitgestelde berekeningen in situaties met ingewikkelde berekeningen en te veel formules.

21. Vermijd het abrupt toevoegen van koppelingen binnen de spreadsheets

Koppelingen tussen je Excel-spreadsheet of gekoppelde cellen worden vaak verbroken.

Met meerdere werkmappen en een grote dataset zijn ze moeilijk te vinden en te repareren. Beperk het aantal koppelingen tot een minimum en oefen met het openen van alle koppelingen voordat je begint met je Excel-bewerkingen om bij te blijven.

22. Houd je tabel gestructureerd

In plaats van een ongestructureerde tabel te plakken die de afhankelijke en onafhankelijke variabelen niet weergeeft, moet je de tabellen zo gestructureerd mogelijk houden. Dit zal resulteren in minder prestatienadelen en nauwkeurigere uitvoer.

23. Vermijd het gebruik van de functie VLOOKUP en gebruik in plaats daarvan deze functies

VLOOKUP is misschien gemakkelijk, maar de functies INDEX en MATCH doen dezelfde berekeningen met meer flexibiliteit. Zodra je de functie MATCH gebruikt, slaat deze de resultaten op in een lege cel en kun je deze meerdere keren hergebruiken in INDEX-statements.

Deze functie is echter niet beschikbaar met VLOOKUP.

24. Instabiele formules vermijden

Instabiele formules zoals NOW en OFFSET herberekenen de hele berekening bij de kleinste verandering in het Excel-blad.

Als je gegevens uit nieuwere databronnen probeert te halen, hebben deze formules de neiging om de hele formule te laten crashen en een foutmelding weer te geven. Zo blijft de veiligheid van je gegevens intact.

25. Vervang ongebruikte formules door statische waarden

Soms bewaren we ongebruikte formules in een spreadsheet. Deze formules vertragen de Excel-toepassing en resulteren in vertraagde uitvoer. Overweeg om af en toe je hele werkblad te controleren en ongebruikte formules te vervangen door statische waarden.

Beperkingen van het gebruik van Excel

Nu je de geavanceerde snelkoppelingen, formules en functies van Excel kent, zal ik je een bittere waarheid vertellen die je je waarschijnlijk al hebt gerealiseerd: werken met Excel is niet altijd het beste gevoel.

Excel heeft veel beperkingen en hier zijn er een paar:

• Met Excel kun je niet meerdere weergaven gebruiken, zoals de weergave van het Kanban-bord,Gantt grafiekweergave, kalenderweergave of lijstweergave. Je zit vast aan de weergave 'rij-kolom'. Excel is vanuit dat oogpunt niet efficiënt genoeg
• Dashboards maken in Excel betekent grafieken en grafieken handmatig maken voor verschillende soorten geselecteerde gegevens. Zelfs als je een paar dashboards sjabloneert, is er geen manier om ze meerdere keren te gebruiken, omdat desjablonen voor spreadsheets simplistische functies missen zoals widgets, aantrekkelijke kleuren en drag-and-drop bouwers om gegevens uit verschillende databronnen te halen
• Excel heeft geeningebouwde werkstromen die gebruikers nodig hebben voor aangepaste doeleinden. U moet elke keer handmatig een keuzelijst toevoegen, of u nu toegewezen personen, deadlines of statussen wilt toevoegen

Vergadering ClickUp: Het beste Excel-alternatief

Als Excel niet voor u werkt, is het tijd om een Excel alternatief en wij hebben de beste aanbeveling voor jou-ClickUp.

Hier zijn enkele functies waar gebruikers van ClickUp dol op zijn:

• Weergave ClickUp Tabel laat u spreadsheets van het volgende niveau maken met functies voor gegevensvisualisatie van topkwaliteit en helpt u bij het bouwen van een database zonder code met minimale handmatige inspanning

Organiseer, sorteer en filter taken in de ClickUp-taakweergave van 3.0 om sneller inzicht te krijgen in al uw werk

• Haal gegevens op uit relevante databronnen en maak spreadsheets met ClickUp met 15 verschillende weergaven, waaronder een Gantt-grafiek, Kanban-bord, kalender en lijstweergave
• DeSjabloon voor spreadsheets van CickUp is een beginnersvriendelijke spreadsheet om belangrijke informatie over uw bedrijf te verzamelen, zoals demografische gegevens van klanten en meer gegevens. U kunt de gegevensverzameling weergeven in Lijstweergave, Bordweergave, Kaartweergave en Rasterweergave

ClickUp Projectmanagement spreadsheet sjabloon

• ClickUp heeft vooraf gebouwdesjablonen voor productiviteit om u te helpen aan de slag te gaan met uw taak in plaats van tijd te verspillen door het sjabloon vanaf nul op te bouwen
• ClickUp's bewerkbare spreadsheetsjabloon is een perfect hulpmiddel om controle te krijgen over uw gegevens en alles te vereenvoudigen, van financiële prognoses tot projectplanning en budget bijhouden

Bewaar, orden en analyseer zelfs uw meest complexe financiële overzichten met dit bewerkbare sjabloon van ClickUp

• Projectmanagement spreadsheet van ClickUp heeft het perfecte sjabloon om overmatige handmatige activiteiten te verminderen en uw projectmanagementactiviteiten te stroomlijnen

ClickUp's Projectmanagement spreadsheetsjabloon helpt u snel en gemakkelijk projecten van elke grootte te beheren

Op zoek naar een Excel-alternatief om uw werk gemakkelijker te maken? Registreer u gratis op ClickUp .