Hoe werken in silo's te vermijden en teamwerk te bevorderen

De term 'silo' werd oorspronkelijk gebruikt om hermetisch afgesloten maïskuilen aan te duiden. Het graan binnenin wordt geïsoleerd bewaard, goed afgesloten, ver weg van mogelijke verontreinigingen.

Werken in silo's - of het nu gaat om een kleine start-up of een groot bedrijf - doet hetzelfde met mensen. Ze worden afgesloten van mensen in andere organisatorische silo's. Helaas kan dit leiden tot isolatie op de werkplek en gemiste kansen voor samenwerking en innovatie.

Het afbreken van silo's is niet alleen een verheven doel; het is noodzakelijk om een cultuur van samenwerking op te bouwen. De sleutel om dit te doen ligt in het bevorderen van transparantie, het aanmoedigen van open communicatie en het op één lijn brengen van iedereen rond gemeenschappelijke objecten.

Laten we praktische strategieën verkennen om te voorkomen dat er in silo's wordt gewerkt, van het gebruik van technologie tot het herdefiniëren van leiderschapsrollen.

Wat is silo-mentaliteit?

Silo mentaliteit is een mentaliteit die zich ontwikkelt binnen organisaties wanneer afdelingen of teams geïsoleerd van elkaar werken en vaak hun eigen doelen prioriteit geven boven de algemene doelstellingen van de organisatie. Dit kan leiden tot een gebrek aan communicatie, samenwerking en het delen van kennis, waardoor barrières ontstaan tussen verschillende delen van de organisatie.

Volgens een onderzoek van McKinsey & Company, verliezen bedrijven naar schatting $ 3,1 biljoen per jaar door inefficiëntie en productiviteitsverlies als gevolg van datasilo's.

Wanneer er een silo-mentaliteit heerst, kunnen werknemers zich meer concentreren op hun eigen taken en zich minder bewust zijn van de impact van hun werk op andere teams of op het bedrijf als geheel. Dit resulteert in dubbel werk, gemiste kansen, inefficiëntie en een gefragmenteerde bedrijfscultuur.

Wat is het probleem met werken in silo's?

Wanneer teams in silo's werken, wordt de communicatie verbroken en blijft waardevolle informatie steken in één hoek van de organisatie.

Stel je voor dat je sleutelinzichten hebt die kunnen helpen bij het oplossen van een probleem, maar niemand weet ervan omdat ze op een andere afdeling zijn weggestopt.

Uiteindelijk verspil je tijd en middelen en mis je innovatiekansen. Bovendien kan het een gevoel van ontkoppeling opwekken onder de werknemers, wat een gebrek aan samenhang op de werkplek veroorzaakt.

Een rapport van Harvard Business Review stelt dat samenwerking tussen teams door silo's heen, met name het optreden als tussenpersoon tussen individuen in een organisatie, kan leiden tot hogere niveaus van burn-out en negatief sociaal gedrag.

Werken in silo's vs. samenwerking

Hier zijn enkele sleutelverschillen tussen werken in silo's en samenwerken.

Een voorbeeld: een bedrijf probeert een nieuw product te lanceren. Per ongeluk hebben ze organisatorische silo's gecreëerd die hun inspanningen belemmeren.

Zo kan het marketingteam aan een campagne werken zonder te weten dat het engineeringteam te maken heeft met vertragingen in de productie. Ondertussen heeft het verkoopteam geen updates ontvangen en wordt het geconfronteerd met vragen van potentiële klanten.

Dit kan leiden tot niet op elkaar afgestemde tijdlijnen, verwarring en gefrustreerde klanten.

Om samenwerking te bevorderen, moet het leiderschap van het bedrijf samenwerking tussen teams actief aanmoedigen en de silo-mentaliteit doorbreken.

Op teamniveau moeten teamleiders ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit wat betreft doelen en tijdlijnen en de communicatie verbeteren.

Door samen te werken en gebruik te maken van samenwerkingstools kunnen verschillende teams potentiële problemen in een vroeg stadium identificeren en oplossingen vinden die de hele organisatie ten goede komen.

Tekenen dat je in silo's werkt

Hoe weet je dat je vastzit in een silo? Laten we eens kijken naar een paar tekenen waar je op moet letten:

• Geen kennis delen: Als teams werken zonder informatie te delen tussen verschillende afdelingen, is dat een recept voor inefficiëntie. Deze manier van werken in silo's houdt waardevolle inzichten achter, waardoor de organisatie niet samen vooruit kan
• Dubbele inspanningen: Werkt je team onbewust aan een project dat een ander team al heeft aangepakt? Dit gebeurt vaak als de communicatie tussen verschillende afdelingen hapert. Dit resulteert in verspilde middelen en onsamenhangende resultaten
• Inefficiënte toewijzing van middelen: Silo werken betekent dat elk team zich concentreert op zijn eigen behoeften, waardoor andere teams moeten zoeken naar middelen. Dit kan voortgang en innovatie in de weg staan
• Versnipperde klantervaring: Ontvangen uw klanten inconsistente berichten of diensten van verschillende afdelingen? Dit is een duidelijke indicatie van werken in silo's, waarbij elk team zijn eigen ding doet zonder afstemming
• Afwezigheid van innovatie: Silo's smoren creativiteit in de kiem, waardoor nieuwe ideeën niet gehoord worden. Om dit te doorbreken, moeten we teams aanmoedigen om te delen en samen te werken

Hoe werken in silo's te vermijden

Om te voorkomen dat je in de val van silo's loopt, is het essentieel om een werkomgeving aan te moedigen waarin wordt samengewerkt. Hier zijn enkele stappen die je kunt nemen om silo's op het werk te doorbreken en teamgeest te bevorderen:

1. Bereik elkaar en communiceer

Een van de meest effectieve manieren om silo's te doorbreken is door gewoon meer de hand uit te steken en je open te stellen teamcommunicatie .

Wanneer Teams open communiceren, delen ze meer dan status updates - ze delen waardevolle inzichten waar de hele organisatie van kan profiteren. ClickUp software voor werk- en projectmanagement kan u helpen silo's te doorbreken en samenwerking tussen teams te garanderen. Instance, ClickUp chatten helpt u om directe feedback te geven, of u nu een nieuwe Taak toewijst, een opmerking toevoegt of om input vraagt.

Verbind Taken, Taken-taak en chats zodat u in realtime kunt samenwerken en communiceren met ClickUp Chat

Met een snelle ClickUp @ vermelding in een chat, kunt u de juiste mensen inschakelen voor een onmiddellijk antwoord. Zo werkt iedereen op dezelfde pagina aan hetzelfde doel.

Zelfs als uw team verspreid is over verschillende locaties of tijdzones, houdt de asynchrone communicatie via ClickUp iedereen in verbinding. Gebruik ClickUp toegewezen opmerkingen in threads om realtime Taken toe te wijzen en ze allemaal op één plek bij te houden zodat er niets tussenkomt.

Het gaat niet alleen om het delegeren van Taken; het gaat om teamcohesie .

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-477.png Gebruik het ClickUp Interne Communicatie Strategie en Actieplan sjabloon om uw interne communicatiestrategie te abonneren en te voorkomen dat teams in silo's werken https://app.clickup.com/signup?template=t-127240564&department=operations Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

U kunt de ClickUp sjabloon voor interne communicatiestrategie en actieplan om een effectieve interne communicatiestrategie voor uw organisatie te ontwikkelen en te implementeren.

Dit sjabloon zorgt ervoor dat uw boodschappen duidelijk, consistent en effectief worden overgebracht aan alle werknemers.

Gebruik de sjabloon om uw communicatiedoelstellingen te bepalen, een communicatieplan op te stellen en te beslissen hoe u succes gaat meten, elke stap op te splitsen in specifieke taken en de voortgang bij te houden.

Hier zijn enkele functies van deze sjabloon:

• Overzicht: Krijg een overzicht van de huidige status van elke Taak
• Taken organiseren: Taken organiseren en toewijzen in de statussen 'Open' en 'Voltooid' om de voortgang bij te houden
• Statusupdates: Houd belanghebbenden op de hoogte door de statussen van Taken bij te werken terwijl u voortgang boekt
• Automatisering: GebruikClickUp Automatisering om notificaties te automatiseren en up-to-date te blijven
• Startgids: Volg een stap-voor-stap handleiding om uw interne communicatiestrategie op te zetten

Ook lezen: 25 Slack kanaalideeën om samenwerking te stimuleren

2. Stimuleer functieoverschrijdende communicatie

Het aanmoedigen van samenwerking tussen afdelingen helpt inspanningen te integreren, inzichten te delen en ervoor te zorgen dat de doelen van de organisatie op uniforme wijze worden begrepen en nagestreefd.

Een manier om dergelijke communicatie te vergemakkelijken is het gebruik van interactieve, visuele hulpmiddelen zoals ClickUp Whiteboards . Whiteboards bieden een dynamisch, visueel platform waar teams in real-time kunnen samenwerken, ongeacht hun functie of locatie.

Visualiseer, brainstorm en creëer een eenduidige visie met ClickUp Whiteboard

In tegenstelling tot traditionele tools voor projectmanagement die vertrouwen op updates op basis van tekst of gefragmenteerde communicatie, kan met Whiteboards iedere lid van het team een visuele bijdrage leveren- met behulp van plakbriefjes, diagrammen of tekeningen uit de vrije hand-om ervoor te zorgen dat elk perspectief wordt vastgelegd en overwogen.

Deze gedeelde omgeving is de sleutel tot het voorkomen van silo's, omdat het open communicatie en transparantie tussen afdelingen stimuleert.

Als je een eenvoudigere manier wilt om verschillende teams die samenwerken te monitoren en te beheren, kun je bovendien het volgende bekijken ClickUp Functieoverschrijdend project per afdeling sjabloon .

3. Organisatorische hiërarchieën afvlakken

Wanneer teams geïsoleerd werken, missen ze belangrijke informatie, creëren ze overbodig werk en hebben ze moeite om op één lijn te blijven met het grotere geheel.

Door deze silo's af te breken en de structuur platter te maken, kan iedereen beslissingen nemen zonder zich door managementlagen te hoeven worstelen.

De enige hiërarchie die u nodig hebt, is die in ClickUp! Met Hiërarchie in ClickUp kunt u alles georganiseerd, toegankelijk en zichtbaar houden, zonder de knelpunten die traditionele hiërarchieën kunnen veroorzaken.

Gecombineerd met ClickUp voor externe teams biedt een intuïtieve, schaalbare manier om taken en projecten te organiseren, zodat werk zichtbaar is voor iedereen die het nodig heeft. Of je team nu klein is of snel groeit, deze hiërarchie past zich aan je behoeften aan zonder ze complexer te maken.

Naarmate je organisatie groeit, kun je de hiërarchie uitbreiden om aan je behoeften te voldoen, zonder dat je meer toezichtlagen creëert. Dit betekent dat teams hun werk kunnen beheren en vrij kunnen samenwerken zonder te hoeven wachten op goedkeuringen om vooruitgang te boeken.

Als gebruiker van ClickUp, Christian Gonzalez , Administratief Coördinator bij Cámara Nacional de Comercio, Servicios y Turismo de Guadalajara zegt,

"We vereenvoudigen alle processen van onze afdelingen door business intelligence-platforms, mailingtools met automatisering te integreren en KPI's, formulieren, procesdocumenten en afhankelijkheid op te slaan in één app (ClickUp). Het is perfect voor het beheren en monitoren van verschillende projecten met dashboards en het werken met clients door ze uit te nodigen als gast."

Christian Gonzalez, Administratief Coördinator bij Cámara Nacional de Comercio, Servicios y Turismo de Guadalajara

4. Breek muren af met technologie

Te vaak concentreren teams zich alleen op hun eigen prioriteiten en verliezen ze het grotere geheel uit het oog. Dit kan het moreel van werknemers verlagen omdat de communicatie hapert, de samenwerking stokt en iedereen het gevoel heeft dat ze onafhankelijk van elkaar werken.

Stel prioriteitsniveaus, toegewezen personen, deadlines, tags en statussen in met ClickUp-taaken zodat teams niet langer in silo's hoeven te werken ClickUp Taken is de ultieme manier om iedereen bij hetzelfde project te houden en naar de doelen van het team toe te werken zonder een slag te missen. In plaats van in geïsoleerde hokjes te werken waar informatie verloren gaat, ontdekt u transparantie en samenwerking op de werkplek .

Met Taken blijft iedereen op de hoogte van wat er gebeurt en wat belangrijk is.

Je kunt zien wie wat doet, wanneer het klaar is en hoe het past in het grotere doel. Dit opent communicatiekanalen die anders misschien worden afgesloten, zodat iedereen ideeën kan delen, updates kan geven en feedback kan geven in realtime

Breng uw ideale werkstromen tot leven, wijs taken in realtime toe en bevorder de verantwoordelijkheid binnen het team met ClickUp Mindmaps

Taken houden het dagelijks werk overzichtelijk, maar soms moet u een stapje terug doen en naar het grote geheel kijken. Dat is waar ClickUp mindmaps helpen complexe projecten op te splitsen in beheersbare stukken terwijl u een duidelijk zicht houdt op de doelen van uw team.

Verbind de punten (letterlijk) met een mindmap en reorganiseer ze indien nodig met 'Re-Layout', waarbij de hiërarchie van de kaart behouden blijft en de leesbaarheid verbeterd wordt.

Ook lezen: Hoe de samenwerkingsvaardigheden op de werkplek verbeteren

5. De uitdagingen van werken op afstand het hoofd bieden

Werken op afstand is voor veel bedrijven de norm geworden en biedt flexibiliteit en gemak. Het kan echter ook leiden tot isolement en de samenwerking belemmeren.

Om te voorkomen dat je in silo's werkt en om ervoor te zorgen dat werken op afstand een succes wordt, is het essentieel om je te richten op de ontwikkeling van vaardigheden, collectief succes en persoonlijke verantwoordelijkheid.

• Vaardigheidsontwikkeling: Investeer in training en ontwikkeling om werknemers uit te rusten met de benodigde tools en vaardigheden voor effectieve communicatie en samenwerking op afstand. Dit omvat het verbeteren van schriftelijke communicatie, etiquette voor virtuele vergaderingen en vaardigheden voor projectmanagement
• Collectief succes: Moedig werknemers aan om verschillende perspectieven te zoeken en samen te werken aan projecten met hun collega's om het succes te bevorderenteamsamenwerking te bevorderen. Dit zal silo's helpen afbreken en het gevoel van collectief succes vergroten
• Persoonlijke verantwoordelijkheid: Benadruk het belang van persoonlijke verantwoordelijkheid bij werken op afstand. Moedig werknemers aan om eigendom te nemen van hun Taken, deadlines te halen en effectief te communiceren met hun team leden. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat projecten op schema blijven

Organisaties kunnen een positieve en productieve werkomgeving op afstand creëren die innovatie bevordert en het vermogen van de organisatie om haar doelen te bereiken verbetert.

💡Pro Tip: Bevorder verantwoordelijkheid op de werkplek door taken aan teamleden toe te wijzen en gebruik te maken van ClickUp Weergaven om statusupdates en voltooiingspercentages bij te houden

6. In realtime samenwerken met teamleden

Als u het beu bent om met meerdere documenten te jongleren en te proberen iedereen op dezelfde pagina te houden, ClickUp Documenten kan helpen.

Met Docs kunt u documenten, spreadsheets en realtime presentaties maken en eraan samenwerken binnen uw favoriete platform voor projectmanagement.

Zet uw documenten of opmerkingen op het werk om in uitvoerbare taken met ClickUp Docs om in realtime samen te werken met teamleden

Maar ClickUp Docs is meer dan alleen een tekstverwerker. Het is een werkruimte voor samenwerking die u helpt:

• Structureer documenten met geneste pagina's, stylingopties en sjablonen. Bladwijzers insluiten, tabellen toevoegen en meer om documenten op te maken voor elke behoefte, van routekaarten tot wiki's en kennisbanken
• Bewerk documenten in realtime samen met je team. Tag anderen met opmerkingen, wijs ze actiepunten toe en zet tekst om in traceerbare Taken om op de hoogte te blijven van ideeën
• Koppel documenten aan werkstromen om toegang te krijgen tot alles op één plek. Widgets toevoegen om workflows bij te werken, statussen van projecten te wijzigen, taken toe te wijzen en nog veel meer - alles binnen uw editor

7. Stimuleer teamgeest

Teamgeest is meer dan alleen maar leuk om te hebben op een werkplek. Het is de lijm die alles bij elkaar houdt, vooral als het gaat om het vermijden van silo werk.

Het gaat allemaal om het cultiveren van een gevoel van saamhorigheid, een gedeelde missie en open communicatiemiddelen, ongeacht of mensen naast elkaar zitten of op afstand werken.

Voor teams op kantoor kan dit beginnen met de ogenschijnlijk kleine dingen: spontane gesprekken in de pauzeruimte, geïmproviseerde brainstormsessies of zelfs een eenvoudig opendeurenbeleid waarbij iedereen zich op zijn gemak voelt om naar elkaar toe te lopen om vragen te stellen of ideeën te delen.

Deze dynamiek wordt ook gevormd door hybride communicatie op de werkplek structuren, waarbij zowel werknemers op locatie als werknemers op afstand zich even betrokken voelen.

In werkomgevingen op afstand kun je niet vertrouwen op die toevallige chatten in de gang of de energie van een groep in dezelfde fysieke ruimte. Wat je wel kunt doen is opzettelijk werken aan het opbouwen van verbindingen. Dit begint met het zorgen voor een duidelijke, open werkstroom van informatie via hulpmiddelen voor werken op afstand .

Regelmatige video check-ins, al is het maar om even bij te praten en te kijken hoe het persoonlijk met mensen gaat, helpen al een heel eind bij het creëren van een gevoel van saamhorigheid.

Ook lezen: Beste 15 softwaretools voor teamsamenwerking

8. Behandel teamconflicten snel

In een kantooromgeving ontstaan conflicten vaak door miscommunicatie of verschillende doelen. Om een gezonde werkcultuur te bevorderen, moeten teams in staat zijn om goed met deze conflicten om te gaan.

Problemen direct aanpakken, met empathie en een open dialoog, zorgt ervoor dat teams op één lijn blijven en blijven samenwerken. Door open discussies aan te moedigen en duidelijke verwachtingen in te stellen, kunnen spanningen worden weggenomen voordat ze tot verdeeldheid leiden.

In instellingen op afstand, waar non-verbale signalen ontbreken in gesprekken, kunnen misinterpretaties snel escaleren. Hulpmiddelen gebruiken zoals ClickUp Vergaderingen voor regelmatige check-ins en sessies om problemen op te lossen helpt conflicten onder controle te houden.

Het bevorderen van samenwerking via deze tools voorkomt ook dat bijvoorbeeld marketingteams zich isoleren van product- of verkoopteams.

Als conflicten goed worden aangepakt, kunnen ze de band versterken en innovatie bevorderen. Het stelt teams in staat om dingen vanuit verschillende perspectieven te bekijken, wat het oplossen van problemen en teamwerk verbetert. Als conflicten constructief worden opgelost, worden silo's doorbroken en wordt de bedrijfscultuur als geheel versterkt.

9. Stel duidelijke doelstellingen op voor samenwerkingsprojecten

Als teams in afzonderlijke bubbels werken, elk met hun eigen doelen en doelstellingen, kunnen ze lijden onder een gebrek aan algemene richting.

In zulke situaties, ClickUp Doelen Helpt u bij het vaststellen van duidelijke, meetbare doelstellingen voor samenwerkingsprojecten, door silo's te doorbreken en het vereenvoudigen van functieoverschrijdende samenwerking .

Koppel uw taken met ClickUp-doelen om in realtime updates te krijgen over de voortgang van u en uw team

U begint met het instellen van een Doel- een doel op hoog niveau dat u wilt bereiken. Uw doel kan bijvoorbeeld zijn om 'de klanttevredenheid met 20% te verhogen'

Zodra je je doel hebt gedefinieerd, verdeel je het in kleinere, meer beheersbare Targets. Deze Targets kunnen zijn:

• Numeriek (bijv. de maandelijkse verkoop met 10% verhogen)
• Monetair (bijv. een omzet target van $1 miljoen bereiken)
• Waar/onwaar (bijv. een nieuw product lanceren voor Q4)
• Taakgericht (bijv. een specifieke marketingcampagne voltooien)

Je kunt dan Taken van verschillende Teams samenvoegen tot een enkel Doel. Dit betekent dat iedereen naar een gemeenschappelijk doel toe werkt zonder dat er verwarring ontstaat over wie waarvoor verantwoordelijk is.

Organiseer je Doelen in mappen, voeg beschrijvingen toe voor meer duidelijkheid en stel zelfs toestemming in voor weergave en bewerking om te bepalen wie er toegang toe heeft. Zo blijft iedereen in je team op de hoogte en op één lijn zonder dat je je overweldigd voelt.

Je kunt een effectieve strategie voor teamcommunicatie over deze doelen plannen en uitvoeren met ClickUp's sjabloon voor een communicatieplan .

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-482.png Maak een uitgebreid projectcommunicatieplan met behulp van ClickUp's sjabloon voor communicatieplannen https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-4000840&department=marketing Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

10. Meer initiatieven nemen op het gebied van diversiteit, gelijkheid en inclusie (DEI)

Laten we beginnen met werving. ClickUp kan u helpen bij het creëren en beheren van een diverse wervingspijplijn. Van het vastleggen van kandidaatgegevens tot het bijhouden van de voortgang in verschillende fasen, ClickUp kan u helpen bij het letten op diversiteit tijdens het hele proces.

Krijg verbinding met taken, chats en mensen met wie u wilt communiceren via ClickUp Brain

Zo kan het u helpen:

• AI Project Manager: Automatiseer routinetaken zoals voortgangsupdates, stand-ups en statusrapporten. Dit vermindert de tijd die wordt besteed aan handmatige updates en verbetert de afstemming en samenwerking tussen teams
• AI Writer for Work: Creëer snel en nauwkeurig content. Of u nu e-mails moet opstellen, abonnementen voor projecten moet maken of aantekeningen voor vergaderingen moet genereren, de AI Writer for Work past zijn uitvoer aan uw specifieke behoeften aan en zorgt voor consistentie en duidelijkheid in alle communicatie
• Naadloze integratie: Geniet van een efficiënte en verbonden werkomgeving zonder onderbrekingen, aangezien de AI is geïntegreerd in het platform voor een soepele ervaring
• Verbeterde samenwerking:Zorg ervoor dat alle leden van het team toegang hebben tot dezelfde informatie en updates. Deze transparantie en gedeelde context verbeteren de samenwerking, omdat iedereen effectiever bijdraagt en op de hoogte blijft van de voortgang van het project
• Realtime updates: Houd iedereen op de hoogte zonder voortdurende vergaderingen of handmatige check-ins. Deze functie helpt teams om gefocust te blijven op hun taken en tegelijkertijd op één lijn te blijven met de algemene doelen van het project

Verhoog de teamgeest en doorbreek silo's met ClickUp

Silo's kunnen een van de grootste obstakels zijn voor voortgang in elke organisatie. Wanneer teams geïsoleerd werken, ontstaan er communicatiebarrières die leiden tot inefficiëntie, gemiste kansen en dubbel werk.

Het gebrek aan zichtbaarheid in wat andere afdelingen doen, maakt het moeilijker voor relevante belanghebbenden om op één lijn te blijven en verstikt innovatie.

ClickUp, het alles-in-één platform voor projectmanagement, kan u helpen om het werken in silo's te overwinnen. Het helpt cross-functioneel teamwerk door samenwerking en transparantie te bevorderen.

In ClickUp kunnen werknemers in teams taken bijhouden, doelen stellen en updates delen. Met functies zoals geïntegreerde tools voor videoconferenties en ingebouwde chatten, verlopen vergaderingen naadloos, ongeacht waar je team is gevestigd.

Dus aanmelden bij ClickUp vandaag nog en doorbreek die silo's!