Hoe ontwikkel je een checklist voor de reikwijdte van een project?

Ben je wel eens aan een project begonnen om het vervolgens volledig uit de koers te zien raken? Dat is scope creep in actie en het is een veel voorkomende valkuil in de meeste projecten, van softwareontwikkeling en marketing tot bouw, zware machines en zelfs initiatieven in de publieke sector.

McKinsey ontdekte dat slechts één op de 200 IT-projecten aan alle drie de succescriteria voor projecten voldeed (budget, planning en voordelen).

Maar er is een oplossing. Een goed opgesteld scopemanagement abonnement kan uw project bijhouden en geld besparen.

Wilt u de dure gevolgen van projectvertragingen en scope creep ? Deze handige checklist schetst de stappen om de perfecte scope statement voor een project te maken voor elke branche.

Project scope statement begrijpen

Een project scope statement is een formeel document dat de grenzen van een project aangeeft en definieert wat wel en niet is inbegrepen. Het zorgt ervoor dat het team van het project de doelen, deliverables en beperkingen begrijpt.

Een project scope statement bevat meestal vier sleutelelementen:

• Doelstellingen van het project: Specifieke doelen en resultaten die het project wil bereiken
• Deliverables: 'Tastbare' output die geproduceerd zal worden
• Reikwijdte insluitingen (en uitsluitingen): Specifieke projecttaken, activiteiten of componenten die wel (en niet) zijn opgenomen in het project
• Beperkingen: Limieten of beperkingen die van invloed kunnen zijn op het project

Het maken van een goed gedefinieerde project scope statement kan helpen om scope creep te voorkomen en het project op koers te houden. Een project scope statement dient deze doelen:

• Reduceert risico's: Door de grenzen van het project duidelijk te definiëren, helpt het om risico's te beperken die te maken hebben met scope creep, kostenoverschrijdingen en vertragingen in de planning
• Verbetert de efficiëntie: Omdat u meteen aan het begin weet wat cruciaal is, kunt u middelen toewijzen en uw budget beter beheren
• Houdt belanghebbenden tevreden: Omdat iedereen het vooraf eens is met de deliverables van het project, kunt u conflicten en scope creep verderop in het proces minimaliseren
• Dient als referentiepunt: Wanneer er onzekerheden ontstaan of leden van het team veranderen, kan de scopeverklaring van het project een betrouwbare bron van waarheid zijn

Kortom, een project scope statement geeft duidelijkheid, richting en controle, wat leidt tot het op tijd en binnen budget voltooien van een project.

Hoe schrijf je een Project scope statement (met voorbeelden)?

Nu we hebben gezien wat een project scope statement is en waarom je er een nodig hebt, gaan we kijken hoe je er een kunt opstellen voor een preciezere sturing van het project en een betere afstemming met het team. We zullen ook onderzoeken hoe projectmanagement tools zoals ClickUp kan het proces ondersteunen door teams te helpen bij het organiseren van taken, het bijhouden van voortgang en efficiënt samenwerken.

Hier volgt een korte samenvatting van de sleutel stappen:

TL;DR checklist voor het maken van een project scope statement

• Bepaal het doel van het project
• Maak een resource abonnement
• Maak een lijst van de deliverables
• Bepaal de beperkingen van het project
• De reikwijdte van je project bepalen
• Een wijzigingsbeheerproces implementeren

Laten we dit nu eens in detail bekijken.

Ook lezen: 9-Punten projectmanagement checklist voor managers

1. Zoek je 'wat' en 'waarom' uit

Het begrijpen van het doel van je project is van fundamenteel belang voor het maken van een duidelijke en overtuigende scope statement (en het succes van het project). Dit omvat het identificeren van de doelstellingen, zakelijke behoeften en gewenste resultaten van het project.

Hier zijn enkele vragen die je jezelf tijdens deze fase kunt stellen:

• Welk probleem lost het project op?
• Wat zijn de gewenste resultaten of voordelen?
• Hoe sluit dit project aan bij de algemene doelen van de organisatie?

Deze stap is je Poolster, die je keuzes en beslissingen stuurt terwijl je je project abonnement vorm geeft. Betrek in deze fase je hele team (of in ieder geval de sleutelbetrokkenen van het project) bij het project. Niet alleen zullen verschillende leden van het team verschillende perspectieven in de discussie inbrengen, maar als je iemand er in een vroeg stadium bij betrekt, zal hij of zij zich ook meer betrokken voelen bij het resultaat van het project.

Gebruik een virtuele whiteboardtool om de discussie interactiever te maken (vooral als je een team op afstand of een hybride team hebt). Voorbeeld ClickUp Project Scope Whiteboard Sjabloon kan u helpen om als team samen te brainstormen en een ruw ontwerp van uw projectscope te maken.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-214.png Brainstorm over de reikwijdte van uw project met het ClickUp Project Scope Whiteboard Sjabloon https://app.clickup.com/signup?sjabloon=kkmvq-6322930&department=pmo&\_gl=1*fnltta*\_gcl_aw*R0NMLjE3MjUzNzM4MTguQ2p3S0NBanc1OXEyQmhCT0Vpd0FLYzBpallHSUV0S2FMOU95cFd2N3AwLXNPbFdHdlRZRDBGQVZlcDBsaFcxVmk4aG9mWUhoa1Vuekhob0NDXzBRQXZEX0J3Q..\*\_gcl\_au\*MTk1NDg1NDk5LjE3MjYwODE4MTk. Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Het sjabloon is een visueel hulpmiddel voor samenwerking dat is ontworpen om alle aspecten van uw project te organiseren en te beheren. Het biedt een gecentraliseerde ruimte om projectactiviteiten, resources, deliverables en tijdlijnen bij te houden, zodat niets over het hoofd wordt gezien. Er zijn aparte boxen voor elke stap in uw project scope abonnement:

• Informatie: Verzamel alle relevante gegevens en feiten die het project vorm zullen geven. Dit zorgt ervoor dat iedereen, inclusief de projectmanager, toegang heeft tot dezelfde basisinformatie
• Rechtvaardiging: Leg uit wat de beweegredenen zijn achter elke beslissing die tijdens het project wordt genomen. Dit helpt om de leden van het team op één lijn te krijgen met het doel en de richting van het project
• Omvang: Definieer de omvang van het project - wat is inbegrepen en wat is uitgesloten van het project. Dit zorgt voor duidelijkheid over de grenzen en voorkomt misverstanden
• Doelstellingen: Geef de gewenste resultaten en doelen van het project aan. Dit helpt om de voortgang van het project te sturen en het succes te meten
• Deliverables: Specificeer de tastbare output of resultaten die het project zal opleveren. Deze dienen als benchmarks voor het bijhouden van voortgang en voltooiing
• Uitsluitingen:Geef aan wat geen deel uitmaakt van het project om scope creep te voorkomen. Deze sectie stelt verwachtingen vast voor wat niet zal worden aangepakt of geleverd
• Veronderstellingen: Identificeer onderliggende veronderstellingen en potentiële vooroordelen die het project beïnvloeden. Door deze te erkennen, kun je anticiperen op risico's en een abonnement nemen op onvoorziene omstandigheden

Dit vormt een solide basis voor de rest van de project planningsproces waardoor u meer duidelijkheid krijgt bij het toewijzen van middelen of het opstellen van uw project abonnement.

voorbeeld:

Stel, je bent een bouwbedrijf dat een kantoorgebouw moet renoveren. Dit is wat je 'waarom' (doelstellingen) zou zijn:

De energie-efficiëntie, functionaliteit en esthetiek van het gebouw verbeteren om tegemoet te komen aan de veranderende behoeften van huurders en de exploitatiekosten te verlagen.

2. Maak een middelenplan

Zodra je de doelstellingen van je project hebt gedefinieerd, is het tijd om te bepalen welke middelen je nodig hebt om ze te bereiken. Je projectvereisten kunnen bestaan uit het identificeren van de benodigde mensen, apparatuur, materialen en het benodigde budget.

Betrek de sleutel belanghebbenden bij het maken van dit abonnement om er zeker van te zijn dat iedereen gehoord wordt, vooral als je werkt met cross-functionele teams. Een andere best practice is een abonnement op onvoorziene omstandigheden. Dit kan zo eenvoudig zijn als het account van een werknemer die op vakantie is tijdens de periode van het project of iets ernstigers zoals vertragingen in de goedkeuring door de overheid of de logistiek van het materiaal.

Door de kosten en middelen van je project van tevoren in te plannen, heb je bovendien een duidelijker beeld van de vereisten, waardoor je het project binnen het budget kunt houden.

Lees ook: 20 sleutelrollen in projecten en hun invloed op projectsucces voorbeeld:

In het voorbeeld van de renovatie van een kantoorgebouw om het energie-efficiënt te maken, is dit wat je abonnement op de toewijzing van middelen zou bevatten:

• Menselijke hulpbronnen: Architecten, loodgieters, elektriciens, bouwvakkers, bouwplaatsmanagers, enzovoort
• Uitrusting en materialen: Bouwmateriaal, bouwmaterialen, elektrische benodigdheden, enzovoort
• Budget: Bouwkosten, honoraria van architecten en ingenieurs, materiaalkosten, arbeidskosten en noodfonds
• Tijdlijnen: Belangrijke mijlpalen, dienstplannen en meer

3. Lijst van te leveren prestaties

Dit zijn de concrete resultaten die aan het einde van het project aan de sponsors en clients van het project worden geleverd. Ze zijn ook je maatstaf om het succes van het project te meten en om te zien of het op schema ligt. Twee belangrijke dingen om in gedachten te houden bij het opstellen van je project deliverables zijn:

• Ervoor zorgen dat de deliverables realistisch en haalbaar zijn binnen de beperkingen van het project
• Elke deliverable koppelen aan een specifieke deadline of tijdsbestek mijlpalen van het project die je kunt gebruiken om bij te houden of een project op tijd wordt opgeleverd

In deze fase de specifieke taken definiëren die wel (in-scope) en niet (out-of-scope) deel uitmaken van het project.

voorbeeld:

Hier zijn enkele deliverables die je energie-efficiënte, gerenoveerde kantoorgebouw nodig zou hebben:

• Goedkeuring van vergunningen: Het verkrijgen van de benodigde vergunningen en goedkeuringen van de lokale autoriteiten (één maand)
• Verbeterde energie-efficiëntie: Verlichting, duurzaam bouwen, zonnepanelen, etc. (drie maanden)
• Vernieuwd interieur: Moderne inrichting, opgewaardeerde kamers en veranderingen in layout (twee maanden)
• Voltooid certificaat: Het krijgen van een certificaat van voltooiing van de bouwinspecteur (een week)

Werk dat buiten de scope valt kan zijn: inrichting van de kantoorruimte, landschapsarchitectuur en dergelijke - hoewel gerelateerd aan kantoorrenovatie, maken ze geen deel uit van je project.

Hoewel dit een basislijst is, raden we aan om de diepte in te gaan voor je checklist projectmanagement. Je kunt een hulpmiddel gebruiken zoals ClickUp Checklists om hiërarchische lijsten te maken, zodat er geen middel onbeproefd wordt gelaten en geen enkele Taak over het hoofd wordt gezien.

Documenteer uw deliverables met ClickUp Checklists

Het beste aan taak Checklists is dat ze meer zijn dan een eenvoudige lijst. U kunt:

• Een bepaald item in de lijst aan iemand toewijzen
• Commentaar gebruiken om meer context over het item toe te voegen
• Items op een lijst nesten voor betere categorisatie

En het beste van alles: checklists opslaan als sjablonen om ze te hergebruiken voor toekomstige projecten.

💡 Pro Tip: Waarom stoppen bij checklists voor je deliverables? U kunt ook een sjabloon voor checklists maken kan je team dupliceren en gebruiken voor elk project scope statement - het stroomlijnen en standaardiseren van de projectomvang proces en structuur.

4. Beperkingen van het project identificeren

U weet wat uw deliverables zijn. Het is tijd om uit te zoeken wat je blokkeert om ze te maken. Dit kan een tijdbeperking zijn (druk om een project binnen een beperkt tijdsbestek af te ronden zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van het werk), een budgetbeperking (een client geven wat hij nodig heeft, maar binnen het toegewezen budget) of zelfs een middelenbeperking (het juiste team voor de klus vinden).

Door deze problemen vroeg in de projectfase te identificeren, kun je strategieën ontwikkelen om hun impact tijdens de levenscyclus van het project te beperken en ervoor te zorgen dat het succesvol wordt voltooid.

voorbeeld:

Als je begint met het renovatieproject van je kantoor, kom je misschien een aantal beperkingen tegen.

• De noodzaak om de renovatie buiten kantooruren te voltooien om de overlast voor huurders te minimaliseren
• Beperkte beschikbaarheid van geschoolde bouwvakkers in de omgeving
• Weerstand van huurders tegen tijdelijke verhuizing tijdens renovaties
• Voldoen aan de normen en voorschriften voor groen bouwen

5. Stel de reikwijdteverklaring van je project op

Nu je de doelen, middelen en mogelijke uitdagingen van je project hebt vastgesteld, is het tijd om je bevindingen te consolideren in een formele verklaring over de reikwijdte van je project. Dit document zal dienen als een routekaart voor je project, waarin je de parameters van je project beschrijft - te leveren prestaties, tijdlijnen, enzovoort.

Je project scope document zal aparte secties bevatten voor doelstellingen, deliverables (met tijdlijnen), uitsluitingen, aannames uitsluitingen en beperkingen. Hier volgen enkele tips voor het opstellen van je scope statement:

• Gebruik duidelijke en beknopte taal om dubbelzinnigheid te voorkomen
• Definieer duidelijk alle technische termen of acroniemen die onbekend kunnen zijn voor belanghebbenden
• Verdeel het bereik in kleinere, beter hanteerbare componenten

Deel ten slotte de ontwerpscopeverklaring met relevante belanghebbenden en vraag hun feedback.

Dit is wat een klant te zeggen had over hoe ClickUp de planning van projecten verbetert:

ClickUp kan worden aangepast aan bijna elke projectmanagement behoefte _. Het is technisch genoeg om grote interdepartementale projecten van jaar tot jaar aan te kunnen, maar kan ook worden aangepast als eenvoudige dagelijkse checklist

Kaylee Hatch, Brand Manager, Pulse voor thuiszorg

Als dit de eerste keer is dat je een scope statement maakt of als je het wilt verbeteren, dan is de ClickUp sjabloon voor scope management abonnement kan nuttig zijn.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-215.png Vul gewoon het sjabloon voor het ClickUp Scope Management Plan in voor een nette en gestandaardiseerde projectscope https://app.clickup.com/signup?sjabloon=kkmvq-6147724&department=pmo&\_gl=1*1691pr6*\_gcl_aw*R0NMLjE3MjUzNzM4MTguQ2p3S0NBanc1OXEyQmhCT0Vpd0FLYzBpallHSUV0S2FMOU95cFd2N3AwLXNPbFdHdlRZRDBGQVZlcDBsaFcxVmk4aG9mWUhoa1Vuekhob0NDXzBRQXZEX0J3Q..\*\_gcl\_au\*MTk1NDg1NDk5LjE3MjYwODE4MTk. Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Deze sjabloon voor projectscope biedt een gestructureerde aanpak voor het maken en beheren van uw scope statement en bevat secties voor:

• Projectdoelen: Definieer de doelen van het project om iedereen gefocust te houden op de gewenste resultaten
• Probleemstelling: Identificeer het kernprobleem dat het project zal aanpakken om de noodzaak ervan te rechtvaardigen
• Taken binnen en buiten de scope: Verduidelijk welke taken zijn inbegrepen of uitgesloten om scope creep te voorkomen
• Deliverables: Maak een lijst van de tastbare resultaten die in elke fase van het project worden verwacht
• Goedkeuring: Stel de criteria op voor het verkrijgen van handtekeningen van belanghebbenden om formele validatie te garanderen

Dit sjabloon voor projectscope organiseert alle scopegerelateerde informatie op één plek, zodat projectmanagers wijzigingen efficiënt kunnen beheren en ervoor kunnen zorgen dat projecten op tijd en binnen het budget blijven.

Plus, De samenwerkingsfuncties van ClickUp -commentaren, tags en realtime bewerking-maken het uw team gemakkelijk om samen aan het document te werken.

Maak teamcommunicatie async en on-context met de samenwerkingsfuncties van ClickUp

voorbeeld:

Zo ziet uw definitieve projectomschrijving eruit:

Project titel: Project modernisering kantoorgebouw

Objectieven van het project:

• De energie-efficiëntie van het gebouw verbeteren
• De functionaliteit van het gebouw verbeteren om tegemoet te komen aan de behoeften van moderne huurders

Leveringen:

• Gerenoveerde kantoorruimtes met bijgewerkte afwerkingen en lay-outs
• Verbeterde energiezuinige verlichting
• Verbeterd veiligheidssysteem
• Vernieuwde gemeenschappelijke ruimtes (bijv. lobby, toiletten)

Inbegrepen in de scope:

• Structurele reparaties
• Verbetering duurzaamheid
• Interieurontwerp en afwerking

Uitsluitingen:

• Aankoop van meubilair en uitrusting
• Marketing- en leaseactiviteiten

Aannames:

• De benodigde vergunningen en goedkeuringen worden tijdig verkregen
• De structurele integriteit van het gebouw is gezond
• Er is voldoende financiering beschikbaar om het project te voltooien

Beperkingen:

• Krappe deadline van zes maanden
• Gebrek aan geschoolde arbeidskrachten

Acceptatiecriteria:

• Het gebouw komt door de inspectie en voldoet aan de normen voor energie-efficiëntie
• Het project is Voltooid binnen het gespecificeerde budget en de gespecificeerde tijdlijn

hier is nog een voorbeeld van het organiseren van een gebeurtenis: een jaarlijkse conferentie.

Project titel: Jaarlijkse industriële conferentie

Objectieven van het project:

• Een gebeurtenis organiseren die het merk en uw missie promoot
• Mogelijkheden creëren voor deelnemers om met elkaar in contact te komen en te netwerken

Aanleveringen:

• Conferentie locatie
• Conferentie agenda
• Sprekers line-up
• Registratie- en ticketsysteem
• Beheer van gebeurtenissen op locatie
• Evaluatierapport na de conferentie

Inbegrepen in het programma:

• Locatie selectie en boeking
• Werven en regelen van sprekers
• Sponsorwerving en -beheer
• Plannen en coördineren van gebeurtenissen
• Logistiek op locatie (bijv. registratie, eten en drinken, AV-apparatuur)

Uitsluitingen:

• Doorlopende marketing- en promotieactiviteiten na de conferentie
• Netwerk gebeurtenissen na de conferentie
• Publicatie van conferentieverslagen

Veronderstellingen:

• Voldoende financiering is beschikbaar om alle kosten te dekken
• De nodige vergunningen en goedkeuringen worden verkregen
• Er is voldoende personeel beschikbaar om de conferentie te leiden

Beperkingen:

• Beperkt budget
• Strakke deadline
• Beschikbaarheid locatie

Acceptatiecriteria:

• Positieve feedback van deelnemers over de conferentie-ervaring
• De gebeurtenis is Voltooid binnen het gespecificeerde budget en tijdlijn

Ook lezen: 15 gratis sjablonen voor projectmanagement

6. Een wijzigingsbeheerproces implementeren

Tot slot moet je een kader creëren voor het beoordelen, goedkeuren of afwijzen van voorgestelde wijzigingen, zodat ze in overeenstemming zijn met de doelstellingen van het project en de reikwijdte, planning of het budget niet in gevaar brengen.

Je kunt dit doen door een wijzigingscontrolesysteem op te zetten. Dit is hoe het werkt:

• Stel eerst een comité samen (drie is een goed nummer) dat alle wijzigingsverzoeken beoordeelt
• Stel vervolgens een proces in waarmee andere teamleden een wijziging in de scope van je project kunnen aanvragen
• Analyseer ten slotte of de voorgestelde wijziging binnen de bestaande scope van je project past

Gebruik een soort formulier ClickUp formulieren -om dit proces te automatiseren. Teams kunnen de wijziging voorstellen en motiveren. De commissie kan het dan beoordelen en haar beslissing en reden delen, waardoor het hele proces wordt gestroomlijnd.

Standaardiseer uw wijzigingsbeheerproces met ClickUp Forms

Door een wijzigingsbeheerproces te implementeren, kunt u wijzigingen in uw project effectief beheren, risico's minimaliseren en onnodige kosten vermijden.

Houd uw project op koers met een scopeverklaring (en ClickUp)

De omvang van het werk is de eerste stap in de instelling van je project voor een succesvolle en tijdige oplevering. Dit maakt een scope statement de beste vriend van projectmanagers - het geeft ze een duidelijk stappenplan dat vertelt wat er gedaan moet worden, welke risico's vermeden moeten worden en hoe.

Tegelijkertijd staat de scope van je project op een document, terwijl het eigenlijke project wordt bijgehouden in je tool voor projectmanagement. Voor een meer naadloze (en holistische) werkstroom kunt u overwegen om een alles-in-één oplossing zoals ClickUp te gebruiken.

Met ClickUp-taak kunt u uw projectscope opstellen, deliverables omzetten in uitvoerbare taken en zelfs de tijd bijhouden. Het is een allesomvattende oplossing voor het beheren van alles, van projectdefinities tot taken en risicobeperking. Gratis aanmelden bij ClickUp en ontdek hoe het projectmanagement en -uitvoering vereenvoudigt.