De opkomst van werken op afstand en hybride werken heeft nieuwe manieren van werken populair gemaakt. Een daarvan is hot desking, een dynamische werkruimtestrategie die een revolutie teweeg kan brengen in de manier waarop u uw kantoor gebruikt.
Bij hot desking kunnen werknemers hun werkruimte selecteren op basis van hun dagelijkse behoeften, wat de flexibiliteit bevordert en de kantoorruimte maximaliseert.
Met dit systeem kunnen bedrijven hun bedrijfskosten met wel 30% verlagen en het gebruik van kantoorruimte elimineren ongeveer 40% van de ongebruikte ruimte op een willekeurige dag.
In deze blog verkennen we hot desking, de evolutie ervan en de effectieve implementatie op uw werkplek voor een meer coöperatieve omgeving.
**Wat is hot desking en hoe werkt het?
Hot desking is een flexibele werkplekregeling waarbij geen enkele werknemer een vast toegewezen bureau heeft. In plaats daarvan zijn werkruimten beschikbaar op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt of via een reserveringssysteem.
Deze aanpak moedigt werknemers aan om zich op kantoor te verplaatsen en vanaf verschillende locaties te werken, wat de samenwerking en efficiëntie bevordert.
Hot desking ziet er in elke kantoorinstelling anders uit. In sommige omgevingen loggen werknemers elke ochtend in op een systeem om een bureau voor die dag te reserveren. In andere omgevingen is het informeler en kiezen werknemers bij aankomst een beschikbaar bureau.
Deze flexibiliteit is vooral gunstig in kantoren met hybride werkmodellen waarbij werknemers hun tijd verdelen tussen thuis en op kantoor werken.
Hot desking wordt vaak beschouwd als hetzelfde als hoteling. Ze zijn echter allebei aanzienlijk verschillend.
Hot desking vs. hoteling
Hot desking en hoteling zijn flexibele werkregelingen, maar ze verschillen aanzienlijk in de manier waarop werknemers ruimte reserveren en gebruiken. Laten we de verschillen eens bekijken:
| Functie | Hot desking | Hoteling | Hoteling |
|---|---|---|---|
| Wie het eerst komt, het eerst maalt of informele dagelijkse reserveringen. | Vooraf reserveren via een reserveringssysteem. | ||
| Veel flexibiliteit, bureaus worden ter plekke gekozen. | Matig, vereist abonnement. | ||
| Maximale benutting van de ruimte door de bureaus dagelijks te vullen. | Efficiënt ruimtebeheer, maar er is kans op onbezette bureaus. | ||
| Minimaal, vereist vaak alleen inchecken bij beschikbare bureaus. | Vereist een reserveringssysteem en vaak een inchecksysteem. | ||
| Werkt het beste in volledig flexibele en dynamische omgevingen. | Beter voor omgevingen waar werknemers specifieke voorzieningen of locaties nodig hebben. |
Voordelen van het Hot Desking-model
Hot desks veranderen de traditionele kantoordynamiek door ze vloeiender te maken en beter af te stemmen op de behoeften van moderne werknemers. Laten we eens kijken naar de belangrijkste voordelen van hot desking:
Maximaliseer het gebruik van kantoorruimte
De implementatie van hot desking verbetert het gebruik van kantoorruimte en verandert wat eens nutteloze bureauruimte was in dynamische werkruimten. Deze aanpak past zich aan dagelijkse aanwezigheidsschommelingen aan en zorgt ervoor dat er geen ruimte verloren gaat. Dit is vooral gunstig bij hybride werkmodellen, waarbij niet alle werknemers dagelijks op kantoor zijn.
Zorg voor flexibiliteit en meer autonomie
Hot desking verhoogt de flexibiliteit en vergroot de autonomie van werknemers door hen in staat te stellen te kiezen waar ze werken op basis van hun dagelijkse behoeften en voorkeuren. Deze vrijheid verhoogt de werktevredenheid en het moreel, omdat werknemers zich vertrouwd voelen om hun tijd en werkomgeving effectief te beheren.
Bespaar kosten
Voor bedrijven zijn de kostenbesparingen van hot desking aanzienlijk. Door de behoefte aan een vast aantal bureaus te verminderen, bespaart u op uw vastgoedkosten en minimaliseert u de kosten van ongebruikte kantoorruimte. Dit efficiënte gebruik van middelen bespaart geld en stelt u in staat meer te investeren in uw medewerkers en andere cruciale ontwikkelingsgebieden.
De uitdagingen van hot desking
Hoewel hot desking veel voordelen biedt, brengt het ook uitdagingen met zich mee die een zorgvuldige aanpak vereisen procesbeheer en strategische abonnementen.
Geen persoonlijke werkruimte
Een van de grootste nadelen van hot desking is het potentiële gebrek aan een persoonlijk bureau. Werknemers kunnen zich ongemakkelijk voelen zonder een vaste plek die ze hun eigen plek kunnen noemen, waar ze persoonlijke spullen kunnen achterlaten of foto's van dierbaren kunnen ophangen.
Uitdagingen om zich aan te passen aan niet-toegewezen zetels
De overgang naar een model met niet-toegewezen zitplaatsen kan moeilijk zijn voor werknemers die gewend zijn aan een eigen bureau. De aanpassing houdt in dat ze elke dag een nieuwe plek moeten zoeken en zich moeten aanpassen aan verschillende buren en verschillende geluidsniveaus.
Instance, iemand die zich graag in een rustig hoekje concentreert, kan zich in een drukke omgeving moeilijk kunnen concentreren.
Zonder duidelijke richtlijnen en adequate ondersteuning leidt dit tot verminderde productiviteit en ontevredenheid.
Problemen met onderhoud
Met hot desking wordt het onderhouden van apparatuur en het zorgen voor netheid complexer. Als meerdere mensen op verschillende tijden gebruik maken van dezelfde werkruimte, is het makkelijk om een rommelig bureau te krijgen en apparatuur kwijt te raken.
Regelmatig schoonmaken en een check-in en check-out systeem voor apparatuur zijn hier nuttig, maar het systeem vereist ijverig beheer en medewerking van alle werknemers.
💡 Pro Tip: Als u op zoek bent naar manieren om uw productiviteit te optimaliseren en uw werk beter beheersbaar te maken, verpletter dan uw doelen met de nieuwe ClickUp marktplaatsen op Fiverr en Upwork .
**Is Hot Desking iets voor jou?
Hot desking gedijt goed in een cultuur die waarde hecht aan flexibiliteit, innovatie en autonomie. De aard van uw bedrijf en de taken van uw werknemers spelen ook een cruciale rol bij het bepalen of hot desking geschikt is.
Hier is een checklist om je te helpen beslissen of dit flexibele hotdeskmodel past bij de behoeften van je organisatie en de voorkeuren van je werknemers.
1. Beoordeel de bedrijfscultuur
- Bevordert uw bedrijfscultuur flexibiliteit en innovatie?
- Kunnen uw werknemers zich aanpassen aan veranderingen in hun werkomgeving?
- Is er een sterke vertrouwensbasis, waardoor werknemers hun tijd en ruimte effectief kunnen beheren?
2. Begrijp de voorkeuren van werknemers
- Hebt u uw werknemers ondervraagd over hun weergave van flexibele zetels?
- Hebben de meeste van uw werknemers liever een gevarieerde werkomgeving of hechten ze waarde aan een persoonlijke, consistente werkruimte?
3. Onderzoek de aard van het werk
- Wat is de aard van de Taken die uw werknemers uitvoeren? Werken ze samen, vereisen ze constante interactie, of zijn ze meer onafhankelijk?
- Vereist het werk specifieke technische installaties of apparatuur die moeilijk te verplaatsen of dagelijks te delen zijn?
4. Evalueer modellen voor extern en hybride werk
- Werkt u met een hybride model waarbij werknemers hun tijd verdelen tussen thuis en kantoor?
- Hoe vaak werken werknemers op afstand en welke invloed heeft dit op de behoefte aan permanente kantoorruimte?
5. Overwegingen met betrekking tot ruimte en kosten
- Hebt u meer kantoorruimte dan regelmatig wordt gebruikt, met hoge onderhoudskosten als resultaat?
- Zou uw organisatie financieel voordeel kunnen halen uit het verminderen van de ruimte op privékantoren?
7 Beste werkwijzen voor de instelling van Hot Desking
Het effectief implementeren van hot desking vereist strategische abonnementen en een goed begrip van de behoeften van uw personeel. Hier zijn zeven best practices om ervoor te zorgen dat uw installatie van hot desking de productiviteit en samenwerking bevordert:
1. Gebruik slimme boekingsoplossingen
Investeren in een betrouwbare oplossing voor kantoorbeheer is cruciaal voor het efficiënt beheren van hot desking. Met deze technologie kunnen werknemers van tevoren bureaus reserveren, wat de ochtendstress vermindert en ervoor zorgt dat iedereen een ruimte heeft die aan zijn behoeften voor die dag voldoet.
Een mobiele app toont bijvoorbeeld beschikbare bureaus, hun locaties en de voorzieningen die ze bieden, waardoor het proces naadloos en intuïtief verloopt.
2. Optimaliseer de bureaukeuze voor uw medewerkers
Overweeg de juiste functies voor verschillende bureaus soorten werkomgevingen binnen uw kantoor. Sommige werknemers hebben dubbele monitoren nodig, terwijl anderen de voorkeur geven aan een staand bureau.
Het aanbieden van verschillende bureau-installaties op basis van gemeenschappelijke Taakvereisten of persoonlijke voorkeuren verhoogt de productiviteit en het comfort. Deze doordachte toewijzing toont uw toewijzing om aan verschillende behoeften te voldoen.
3. Ontwerp een effectief abonnement
Stel uw plattegrond zo in dat uw ruimte optimaal te plannen en samenwerkingsmogelijkheden. Richt bureaus zo in dat ze gemakkelijk toegang bieden tot gedeelde bronnen zoals printers en vergaderruimtes.
Overweeg om zones te creëren, bijvoorbeeld een rustige zone voor geconcentreerd werk en een dynamische zone in de buurt van samenwerkende whiteboards om werknemers te helpen hun bureau te kiezen op basis van hun dagelijkse taken.
4. Maak het concept nog spannender
Medewerkers enthousiast maken voor hot desking kan de overgang vergemakkelijken. Benadruk de voordelen, zoals niet elke dag aan hetzelfde bureau zitten, de mogelijkheid hebben om bij verschillende collega's te zitten of de vrijheid hebben om een werkruimte te kiezen die het beste bij hun stemming of taak past.
Initiatieven zoals 'beste bureau wedstrijden' of 'functie vrijdagen' houden dit enthousiasme ook levend.
5. Stel duidelijke richtlijnen op
Maak een gids voor de beste praktijken waarin veelvoorkomende vragen worden behandeld en verwachtingen worden geschetst. Deze gids kan tips bevatten over bureauorganisatie , omgaan met bureau-uitrusting en etiquette met betrekking tot lawaai en opslagruimte voor persoonlijke items.
Duidelijke richtlijnen voorkomen misverstanden en zorgen voor een soepele werking.
6. Handhaaf netheid
Het regelmatig schoonmaken van werkruimten is vooral essentieel in een omgeving met gedeelde bureaus. Implementeer een huishoudprotocol dat bureaus desinfecteert tussen gebruiksmomenten en voorzie werknemers van toegankelijke schoonmaakmiddelen voor persoonlijk gebruik.
Een schoon bureaubeleid bevordert de gezondheid en maakt hot desking aantrekkelijker.
7. Verzamel feedback voor verbetering
Het verzamelen van gegevens en feedback van uw medewerkers zal u helpen de hot desking-ervaring te verfijnen. Gebruik enquêtes of apps voor feedback om inzicht te krijgen in wat wel en niet werkt.
Met deze gegevens kun je weloverwogen aanpassingen maken die de efficiëntie van de werkruimte en de tevredenheid van je werknemers verbeteren.
Hot Desking voor verschillende werkmodellen
Hot desking is een veelzijdige oplossing die zich goed aanpast aan verschillende werkomgevingen, waaronder hybride modellen en remote-first of verspreide werkkrachten. Laten we deze modellen eens in detail bekijken:
Hot desking in een hybride werkmodel
In een hybride werkomgeving, waar werknemers hun tijd verdelen tussen thuis en kantoor, maximaliseert hot desking uw gedeelde kantoorruimte en verlaagt de kosten
Medewerkers die op wisselende dagen komen, hebben zo een professionele werkplek zonder dat het bedrijf voor elke medewerker een eigen bureau hoeft te hebben.
Het implementeren van een reserveringssysteem zorgt ervoor dat werknemers een bureau hebben wanneer dat nodig is en dat ze een locatie kunnen kiezen die past bij hun dagelijkse taken. Of ze nu een hoek zetel nodig hebben om zich te concentreren of een ruimte om samen te werken voor team projecten, deze flexibiliteit maakt de overgang tussen thuis en kantoor soepeler.
Hot desking met medewerkers die op afstand werken of verspreid werken
Voor bedrijven met een remote-first beleid of een gedistribueerd personeelsbestand ondersteunt hot desking incidentele kantoorbezoeken of tijdelijke werkperioden wanneer externe werknemers in de stad zijn.
Het biedt een landingsplaats voor deze werknemers zonder dat het bedrijf hoeft te investeren in permanente ruimte voor elke persoon.
Hot desking in deze context omvat ook de instelling van satellietkantoren op verschillende locaties waar werknemers een bureau kunnen reserveren wanneer ze in een meer gestructureerde omgeving moeten werken of vergaderingen met teamgenoten moeten houden.
Deze aanpak helpt bij het handhaven van een gevoel van gemeenschap en verbinding onder thuiswerkers, waarbij ze indien nodig toegang hebben tot kantoormiddelen terwijl flexibiliteit voorop staat.
Pro Tip: Wilt u uw thuiswerkervaring transformeren? Bekijk de top work-from-home benodigdheden om de functie en productiviteit te verbeteren.
Hotdesking effectief beheren met ClickUp ClickUp is een alles-in-één tool voor Taakbeheer en biedt een allesomvattende oplossing voor het efficiënt beheren van hot desking binnen organisaties. Office managers kunnen een dynamisch bureauboekingssysteem creëren en controleren door gebruik te maken van de geavanceerde functies, zoals aangepaste velden, automatisering, dashboards en verschillende weergaven.
ClickUp is perfect voor een hybride personeelsinstelling omdat het real-time samenwerking mogelijk maakt met documenten en whiteboards . Met ClickUp Docs zijn beleids- en projectgegevens altijd up-to-date en toegankelijk voor personeel op afstand en op kantoor.
ClickUp Whiteboards vergemakkelijkt brainstormsessies die online net zo dynamisch zijn als in persoon. Lees hier hoe ClickUp uw hot desking-ervaring effectief verbetert:
1. Vereenvoudig het reserveren van bureaus
pas bureau-attributen zoals beschikbaarheid en functies van apparatuur aan met de aangepaste velden van ClickUp_
Met Aangepaste velden van ClickUp en automatisering, creëren een naadloos boekingssysteem voor bureaus. Stel taken in als bureaus en gebruik aangepaste velden voor details zoals locatie, uitrusting en beschikbaarheid.
automatische notificaties voor bureautoewijzing en boekingsbevestigingen instellen met ClickUp Automation_
Configureren ClickUp Automatisering om de status van bureaus bij te werken als geboekt of beschikbaar, herinneringen te sturen naar werknemers over hun boekingen en zelfs bureaus opnieuw toe te wijzen bij annuleringen. Dit systeem vereenvoudigt het boekingsproces en zorgt ervoor dat het gebruik van bureaus wordt geoptimaliseerd.
2. Ruimte optimaliseren
houd hotdeskinggebruik en -trends in één oogopslag in de gaten met realtime dashboards in ClickUp_ ClickUp Dashboards biedt realtime inzicht in het gebruik van bureaus, met aandacht voor gebruikspatronen en mogelijke knelpunten.
plan en visualiseer bezettingstijdlijnen voor hotdesks met behulp van ClickUp's Gantt chart_
Weergaven configureren zoals ClickUp Gantt grafieken of Board visualiseert de beschikbaarheid en bezetting van bureaus in de loop van de tijd. In het algemeen maakt dit het gemakkelijker om bureaus effectief te beheren en waar nodig aan te passen.
3. Samenwerking bevorderen
Creëer en deel hot desking-beleidsregels en FAQ's direct tussen teams met ClickUp Docs
Met ClickUp Documenten met ClickUp Docs kan uw team in realtime beleid en belangrijke documenten schrijven, bewerken en delen. Deze functie is vooral nuttig in een hybride installatie waar beleidsregels vaak kunnen evolueren om zich aan te passen aan nieuwe uitdagingen en kansen.
Ondersteun hot desking met virtuele samenwerking via ClickUp Whiteboards ClickUp Whiteboards bevordert samenwerking in realtime, zodat leden van teams op afstand en ter plaatse even betrokken en geïnformeerd zijn, ongeacht waar ze werken
4. Verbeter de communicatie
Maak real-time communicatie zonder zorgen over locatie mogelijk via ClickUp Chat
Gebruik ClickUp chatten om een duidelijke en constante communicatie tussen uw teamleden te onderhouden, ongeacht vanaf welk bureau of locatie ze werken.
Met realtime berichten, opmerkingen en @ vermeldingen blijft iedereen op de hoogte. Je kunt ook een teamkanaal aanmaken in Chat om query's over hot desking te beheren, zoals wijzigingen in bureautoewijzingen of samenwerkingsbehoeften.
5. Verzamel feedback met formulieren
Collect feedback over hot desking ervaringen direct via ClickUp Forms ClickUp Formulieren verzamelt feedback van werknemers over de hot desking-ervaring. Gebruik automatisering om deze reacties naar een speciale map te leiden waar u ze kunt analyseren om inzicht te krijgen in de tevredenheid van werknemers en gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.
Deze feedback is van vitaal belang om het beleid en de werkwijzen aan te passen zodat ze beter aansluiten bij de behoeften van je team. Bovendien kan verzamelde feedback worden omgezet in taken in ClickUp en worden toegewezen aan relevante eigenaren.
6. Bespaar beheerderstijd met sjablonen
Dit sjabloon downloaden
ClickUp's sjabloon voor het beheer van kantoorruimte
verandert de manier waarop u met hot desking omgaat door een uitgebreide toolset te bieden voor het efficiënt organiseren en beheren van uw privékantoren.
Deze sjabloon is gebruiksklaar en volledig aanpasbaar, waardoor het eenvoudig is om uw kantoorruimte effectiever te beheren.
Met deze sjabloon kunt u:
- Plannen en visualiseren waar iedereen gaat zitten om de productiviteit te maximaliseren en ervoor te zorgen dat er geen ruimte wordt verspild
- Vergaderruimtes, reserveringen voor apparatuur en andere middelen op één centrale plaats bijhouden
- Taken aanmaken voor onderhoud, schoonmaak en updates van kantoorruimtes, zodat alles in topconditie is voor gebruik
- Gebruikmaken van verschillende weergaven zoals de "Beschikbaarheid op donderdag" om in één oogopslag te zien wie er op kantoor is en waar ze zitten, zodat u beter kunt plannen en bijsturen als dat nodig is
Laat Hot Desking voor u werken met de juiste software voor Hot Desk reserveringen
Hot desking heeft de dynamiek van kantoren ingrijpend veranderd door de ruimte beter te benutten en flexibiliteit te bevorderen. Dit vergroot de autonomie van werknemers en verlaagt de kosten aanzienlijk. Het is ook een geweldige manier om werken vanuit huis en hybride teams.
Het is echter niet zonder uitdagingen. Succesvol navigeren over deze hindernissen vereist een doordachte strategie en voortdurende feedback.
ClickUp biedt superieure bureauboekingssoftware voor het efficiënt implementeren en beheren van hot desking. Daarnaast is ClickUp ook een alles-in-één tool die u kan helpen een dynamischere en productievere omgeving te creëren met zijn samenwerkings- en communicatiemogelijkheden.
Transformeer uw kantoorbeheer met ClickUp en maak vandaag nog gebruik van eenvoudig en efficiënt hot desking! Meld u nu gratis aan !