Hoe maak je een werkstroom voor productdocumentatie?

Je zit midden in een productlancering en alles loopt op rolletjes, tot de vragen beginnen te komen.

Je technisch schrijvers hebben meer duidelijkheid nodig over de functie workflows, je sales team wil een enablement document om de voordelen van het product aan klanten uit te leggen, en je marketing team neemt het grootste deel van je tijd in beslag om het unieke aanbod en de onderscheidende kenmerken van het product te begrijpen.

waarom is dit gebeurd?

Gebrek aan adequate productdocumentatie!

Productdocumentatie is niet alleen een handleiding of een how-to gids; het is een gebruiksvriendelijke kaart die elk lid van een team door uw product leidt - van verkoop en marketing tot klantenservice en ontwikkelingsteams.

Deze gids onderzoekt hoe je productdocumentatie kunt maken die belanghebbenden vertrouwen inboezemt en je controle geeft over je productmanagementproces.

Wat is productdocumentatie?

Productdocumentatie verwijst naar het geschreven en visuele materiaal dat de functies, het gebruik en de functies van een product beschrijft.

Het is een interne kennisbank met stap-voor-stap gidsen, SOP's, tips om problemen op te lossen, installatiegidsen, API handleidingen, productstrategieën, use cases en gebruikershandleidingen.

Soorten productdocumentatie

Hier volgt een eenvoudig overzicht van de soorten productdocumentatie die je teams op de hoogte houden:

1. Documentatie voor gebruikers

Dit document is ontworpen voor de eindgebruikers van het product en biedt stapsgewijze instructies voor het gebruik van alle functies. Het bevat gedetailleerde stappen voor het uitvoeren van Taken, productnavigatie en het oplossen van veelvoorkomende problemen, met schermafbeeldingen, video's en FAQ's om complexe bewerkingen te vereenvoudigen.

2. Kennisbank

Deze online bibliotheek met zelfbedieningsinformatie bevat artikelen, veelgestelde vragen en handleidingen voor het oplossen van problemen. Het biedt doorzoekbare antwoorden op veelvoorkomende problemen, helpt gebruikers problemen zelfstandig op te lossen en verlicht de werklast voor ondersteuningsteams.

3. Softwareontwikkelingskit (SDK)

Een SDK biedt ontwikkelaars de middelen, zoals hulpmiddelen, bibliotheken, API's en steekproefcode om toepassingen voor een specifiek product of platform te maken of te verbeteren. Het bevat integratie-instructies en ontwikkelomgevingen, zodat ontwikkelaars efficiënt kunnen werken zonder vanaf nul te hoeven beginnen.

Lees meer: 10 Beste software voor technische documentatie

4. Functie documentatie

Hierin worden de functies van een product uitgebreid uitgelegd, met details over hoe ze werken, hoe ze te gebruiken en specifieke gebruikssituaties. Dit technische document, dat gebruikelijk is in B2B-bedrijven, belicht ook geavanceerde mogelijkheden en configuratieopties die niet direct zichtbaar zijn voor de gemiddelde gebruiker.

5. Gidsen voor probleemoplossing

Deze technische documentatie geeft een lijst van veelvoorkomende fouten, hun oorzaken en oplossingen, zodat ondersteuningsteams en klanten problemen snel kunnen oplossen zonder escalatie naar hogere ondersteuningsniveaus.

Als bijvoorbeeld de gebruikers van een service voor opslagruimte in de cloud te maken krijgen met mislukte uploads van bestanden vanwege problemen met toestemming, moet de technische documentatie de foutmelding tonen, de oorzaak uitleggen en stappen geven om de toestemming aan te passen.

6. Marketingdocumentatie

Marketingdocumentatie belicht de functies, voordelen en concurrentievoordelen/differentiators van een product. Hieronder vallen brochures, casestudies, concurrentieanalyses en productpresentaties voor potentiële klanten en verkoopteams.

7. Gebruiksaanwijzing

Deze gedetailleerde, complete handleidingen behandelen het assembleren, configureren of gebruiken van een product. Ze bieden uitgebreide informatie van installatie tot geavanceerde bewerkingen en zijn cruciaal voor complexe producten, zoals hardware, apparaten of ingewikkelde software.

8. Aantekeningen

Release notes voor software geven een samenvatting van de nieuwe functies, bugfixes, verbeteringen en updates van een product. Release notes zijn bedoeld om bestaande klanten, beheerders en ontwikkelaars te helpen nieuwe functies te gebruiken en zich bewust te worden van opgeloste problemen.

Beste praktijken in productdocumentatie

Slechte documentatie kan je product naar beneden halen. Dit is hoe je het duidelijk, indrukwekkend en gebruikersvriendelijk kunt maken:

1. Gebruik standaard sjablonen en formats

Productmanagers zijn het erover eens dat het tijdrovend is om productdocumenten vanaf nul op te stellen.

Standaard formats en sjablonen voor technische documentatie bieden een duidelijke structuur, stroomlijnen het aanmaken en onderhouden en maken het voor gebruikers gemakkelijker om de documentatie te volgen.

De voordelen zijn duidelijk:

• Consistentie: Het gebruik van hetzelfde format voorsoftware release notesprobleemoplossingsgidsen en gebruikershandleidingen kunnen gebruikers belangrijke informatie snel vinden
• Efficiëntie: Met een standaard sjabloon voorhet schrijven van technische documentatie verhoogt de efficiëntie door een vooraf gedefinieerde structuur te bieden voor verschillende soorten documenten
• Schaalbaarheid: Als er nieuwe functies worden toegevoegd, kan de documentatie eenvoudig worden bijgewerkt met dezelfde structuur

Voorbeeld ClickUp project documentatie sjabloon houdt al uw projectgegevens netjes georganiseerd op een centrale plaats voor gemakkelijke toegang.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-84.png ClickUp's projectdocumentatie https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6071548&department=operations Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Instance, als uw software een uniek goedkeuringsproces in meerdere stappen bevat:

• Schets de reikwijdte van het project, de doelstellingen en de tijdlijnen voor voltooiing - het projectoverzicht met behulp van ClickUp Docs
• Een speciale sectie "Goedkeuringswerkstroom" toevoegen aan uw documentatiesjabloon
• Bewaak de voortgang van het project met behulp van de functieWeergave van de Gantt Grafiek en pas indien nodig de tijdlijnen aan

Pas het sjabloon aan uw behoeften aan door koppen, secties en stijlen aan te passen om de unieke functies van uw product weer te geven terwijl de kernelementen in alle documenten gelijk blijven.

Lees meer: 10 Engineering-sjablonen voor software- en productingenieurs

2. Schrijf duidelijke en beknopte instructies

Effectieve productdocumentatie is afhankelijk van duidelijkheid. Anders kunnen gebruikers moeite hebben om te begrijpen hoe ze het product moeten gebruiken, wat leidt tot verwarring, fouten en verminderde bruikbaarheid.

Duidelijke en beknopte instructies verminderen de behoefte aan extra ondersteuning door gebruikers in staat te stellen problemen zelfstandig op te lossen.

Lees hier hoe je je documentatie kunt onderscheiden:

Gebruik eenvoudige taal: Vermijd technisch jargon tenzij het nodig is. Als u het toch moet gebruiken, geef dan duidelijke definities.

Voorbeeld:

Voor: Verificatie via het OAuth2-protocol

After: Veilig inloggen met OAuth2

Wees direct: Focus op uitvoerbare stappen en elimineer onnodige woorden of uitleg.

Voorbeeld:

Voordat: Het is aan te raden om op de knop 'Opslaan' te klikken

na:_ Klik op 'Opslaan

Gebruik actieve stem: Dit maakt instructies directer en makkelijker te volgen.

**Voorbeeld:

Voor: De instellingen moeten door de gebruiker worden geconfigureerd

After: De instellingen configureren

Vermijd aannames: Ga er nooit van uit dat gebruikers bepaalde termen of stappen al kennen. Leg eventuele vereisten uit.

Voorbeeld:

voor:_ Installeer de plugin en ga verder

na:Download de plugin van [link] en klik op 'Installeren'

Verdeel je instructies verder in kleine, hapklare stappen. Gebruik genummerde lijsten voor opeenvolgende instructies en opsommingstekens voor extra details of tips. Gebruik korte zinnen en paragrafen, elk gericht op één hoofdgedachte, om de leesbaarheid en het begrip te verbeteren.

Neem voor technische termen een verklarende woordenlijst op aan het begin of einde van het document of gebruik tooltips voor definities. Illustreer instructies met voorbeelden of scenario's om gebruikers te helpen begrijpen hoe ze de stappen moeten toepassen.

💡Pro Tip: Om uw werk te vereenvoudigen, kunt u gebruik maken van ClickUp Brein , een AI-schrijver, voor het herformuleren van complexe zinnen in eenvoudigere, gebruikersvriendelijke taal. De ingebouwde spellingcontrole biedt ook realtime correcties voor verkeerd gespelde woorden, zodat uw instructies foutloos en gemakkelijk te begrijpen zijn, terwijl de content van hoge kwaliteit blijft.

3. Gebruik visuele hulpmiddelen

Voeg multimedia-elementen toe om complexe processen of technische details op te splitsen in beter verteerbare delen, zodat ze gemakkelijker te begrijpen zijn.

Afbeeldingen, schermafbeeldingen, video's en GIF's zorgen voor duidelijkheid, begrip en een betere retentie.

De belangrijkste reden waarom je productdocumentatie toevoegt, is om de problemen van je teamleden of eindgebruikers op te lossen en hen te helpen het maximale uit de software te halen, en dat is wat visuele hulpmiddelen doen.

Bij het maken van productdocumentatie zijn hier enkele visuele hulpmiddelen voor technische teams om de duidelijkheid te vergroten.

gebruik van verschillende visuele elementen_

Vergeet niet om alternettekst of een tekstuitleg naast visuals op te nemen voor toegankelijkheidsdoeleinden.

💡Pro Tip: Gebruik ClickUp Whiteboards om samen met uw team technische specificaties te verzamelen en te organiseren tijdens het productontwikkelingsproces. Ontwerp lay-outs voor gebruikersinterfaces of documentatiesecties rechtstreeks op het Whiteboard en werk in realtime samen met teamleden, zodat iedereen ideeën kan aandragen, bewerkingen kan uitvoeren en onmiddellijk feedback kan geven.

Brainstorm ideeën en visualiseer werkstromen met behulp van het ClickUp Whiteboard

ClickUp Clips zijn hier ook een game-changer. Maar daarover later meer.

Nu u de best practices onder de knie hebt, is het tijd om uw productdocumentatie tot leven te brengen met ClickUp.

Hoe maak je een werkstroom voor productdocumentatie met ClickUp? Software voor productbeheer van ClickUp is ontworpen om te stroomlijnen hoe een productteam documentatie in het productontwikkelingsproces creëert, beheert en bijwerkt.

Hier lees je hoe je ClickUp kunt gebruiken om een goede werkstroom voor productdocumentatie te creëren:

1. Begrijp de eindgebruiker

U wilt een productdocument maken dat de gebruiker daadwerkelijk helpt. Begin met begrijpen wie het document zal gebruiken, wat hun technische vaardigheden zijn en op welke apparaten ze deze content zullen gebruiken.

Maak daarnaast gebruik van inzichten uit klantinteracties, productgebruiksanalyses en feedbackformulieren om ervoor te zorgen dat je productdocumentatie aansluit bij de behoeften van het publiek.

Maak vervolgens gedetailleerde schema's direct in ClickUp Documenten om de content en structuur van elk documenttype in kaart te brengen. Gebruik kopteksten om secties te organiseren, tabellen om complexe informatie te structureren en checklists voor stapsgewijze gidsen.

Stel uitgebreide productdocumentatie samen met de bewerkingsfuncties van ClickUp Docs

Met ClickUp Docs kunt u:

• Makkelijk samenwerken met inline commentaar, zodat teamdiscussies direct in het document kunnen plaatsvinden
• Wijzigingen bijhouden en terugkeren naar vorige versies wanneer dat nodig is
• Gerelateerde documenten koppelen om de navigatie en context binnen uw productdocumentatie te verbeteren

U kunt ook een sjabloon voor productvereisten (PRD) om productvereisten te definiëren. Dit gestructureerde format geeft technische schrijvers en ontwikkelaars een duidelijke leidraad voor het maken van nauwkeurige documentatie.

Lees meer: 20 Gratis sjablonen voor productbeheer

2. Rollen en verantwoordelijkheden toewijzen

Wijs duidelijke rollen toe voor het opstellen, beoordelen en bijwerken van elk document om knelpunten te voorkomen en accountability te bevorderen.

Gebruik ClickUp-taak om taken te maken voor elke documentatiesectie en deze toe te wijzen aan specifieke leden van het team.

U kunt ook ClickUp aangepaste velden om rollen als 'schrijver', 'beoordelaar' en 'goedkeurder' in te vullen binnen elke taak en een overzicht te krijgen van hun voortgang.

Neem audio- en videofeedback op voor het productteam met ClickUp Clips

Gebruik ClickUp formulieren om formulieren te maken om feedback van teamleden, gebruikers of belanghebbenden vast te leggen. De productmanager kan reacties omzetten in Taken, ze toewijzen aan relevante Teams en de voortgang rechtstreeks vanuit ClickUp bijhouden.

Informatie verzamelen in een gestructureerd format met ClickUp Forms

4. Publiceren en verdelen

Nadat de documentatie is beoordeeld en afgerond, publiceert en verspreidt u deze naar alle belanghebbenden, zoals gebruikers, interne teams of ontwikkelaars. ClickUp is ook een kennisbanksoftware die productdocumentatie kan hosten en gemakkelijk toegankelijk kan maken voor uw klanten/teams.

Gebruik ClickUp's kalender weergave om deadlines bij te houden en duidelijke tijdlijnen in te stellen voor de publicatie van documenten. Dit garandeert een tijdige afronding en verdeling zodat iedereen op de hoogte blijft.

Visualiseer deadlines voor documentpublicaties met de kalenderweergave van ClickUp

5. Itereren en verbeteren

Productdocumentatie moet voortdurend worden bijgewerkt om relevant te blijven. Vernieuw de documentatie dus regelmatig op basis van feedback van gebruikers, productwijzigingen en nieuwe functies om deze geldig en nauwkeurig te houden.

Om documentatie-updates in realtime te bespreken, gebruik je ClickUp chatten . Maak speciale chatkanalen voor specifieke onderwerpen of projecten. Wissel feedback uit, los query's op en coördineer updates op een efficiënte manier.

Wissel ideeën uit en bespreek revisiebehoeften snel via speciale kanalen in de ClickUp Chat

Gebruiken E-mail in ClickUp kunt u ook automatische e-mails versturen op basis van aangepaste velden, verzonden formulieren of gebeurtenissen bij taken.

Stuur bijvoorbeeld een e-mail wanneer een taak is gemarkeerd als 'In behandeling' of wanneer een probleem met hoge prioriteit wordt verzonden door een formulier. Zo blijft je team op de hoogte van belangrijke wijzigingen.

Informeer belanghebbenden over dringende documentatie-updates met e-mail in ClickUp

6. Integreer ClickUp met uw technische stack ClickUp integraties laten u uw ClickUp account naadloos verbinden met uw bestaande projectmanagement tools. Dit helpt bij het synchroniseren van documentatie-updates met de voortgang van de ontwikkeling.

Voorbeeld:

• Met de GitHub en Jira integratie kunt u documentatie bijhouden die gekoppeld is aan specifieke codewijzigingen of productupdates
• Met de Slack integratie kun je updates delen of vragen stellen binnen je team, waardoor de communicatie over documentatietaken sneller verloopt

7. Automatiseer repetitieve taken

Laat uw documentatieproces niet vastlopen door routinematige Taken. Gebruik ClickUp Automatiseringen om alles soepel te laten verlopen door repetitieve, consistente en georganiseerde Taken te automatiseren.

Dit is hoe productteams ClickUp Automations gebruiken:

• Taken automatisch aan teamleden toewijzen wanneer een document de status 'Concept Voltooid' bereikt
• Herinneringen sturen voor komende deadlines om vertragingen te voorkomen
• Taak statussen automatisch bijwerken, zoals het verplaatsen van een document naar 'Final Review' zodra alle feedback is geïntegreerd
• Je team op de hoogte stellen van documentpublicaties of updates, zodat iedereen op de hoogte blijft zonder handmatige follow-ups

Productdocumentatieprocessen consistent houden met behulp van ClickUp Automatiseringen

Onze engineers en productmanagers werden opgezadeld met handmatige statusupdates tussen Jira en andere tools. Met ClickUp-taak hebben we uren verspilde tijd aan dubbele taken teruggewonnen. Sterker nog, we hebben productreleases versneld door de overdracht van werk tussen QA, technisch schrijven en marketing te verbeteren.

Nick Foster, directeur productbeheer bij Lulu Press

Productdocumentatie onderhouden en bijwerken

Het maken van productdocumentatie is maar de helft van het werk. Hier lees je hoe je de documentatie actueel en relevant houdt met doorlopend onderhoud:

1. Stel een schema op voor het bijwerken van documentatie

Plan regelmatige herzieningen van documentatie rond productreleases, belangrijke updates of driemaandelijkse check-ins. Betrek ontwikkelings- en ondersteuningsteams om ervoor te zorgen dat de content technisch nauwkeurig en gebruikersvriendelijk is.

2. Zorg voor nauwkeurigheid en consistentie in de loop der tijd

Gebruik stijlgidsen en sjablonen om een consistente toon en format te behouden. Herzie uw documenten regelmatig en werk ze bij om wijzigingen in product- of bedrijfsnormen weer te geven.

3. Betrek multifunctionele teams erbij

Samenwerking tussen productmanagers, ontwikkelaars en klantenservice is essentieel. Hun inzichten in updates, feedback en problemen houden de documentatie nauwkeurig en up-to-date.

4. Gebruik versiebeheer voor documentatie

Gebruik versiebeheer van documenten functies om u te helpen updates te controleren, terug te gaan naar vorige versies en een duidelijke geschiedenis van wijzigingen bij te houden - vooral in omgevingen waar wordt samengewerkt.

Uitdagingen voor productdocumentatie overwinnen

Je systeemdocumentatie is misschien al ingesteld, maar er kunnen zich nog steeds uitdagingen voordoen. Hier lees je hoe je ze aanpakt en alles bijhoudt:

1. Documentatie up-to-date houden

Als producten zich ontwikkelen, moet de documentatie dat ook doen. Het verwaarlozen van updates leidt tot verkeerde informatie, verminderde efficiëntie en fouten in het gebruik of de ontwikkeling van het product.

Om uw productdocumentatie up-to-date te houden:

stel regelmatige intervallen in voor het herzien en bijwerken van documentatie, bijvoorbeeld na elke productrelease of elk kwartaal

houd wijzigingen en updates bij om ervoor te zorgen dat de documentatie de meest recente versie van het product weergeeft

✅ Geautomatiseerde herinneringen of taken instellen om teamleden te waarschuwen wanneer documentatie moet worden bijgewerkt

2. Zorgen voor nauwkeurigheid

Onjuiste of verouderde informatie, zoals technische specificaties, leidt tot een groot aantal supporttickets, minder vertrouwen en hogere ondersteuningskosten.

Om de nauwkeurigheid van uw productdocumentatie te garanderen

✅ Laat documentatie regelmatig controleren door materiedeskundigen (KMO's) en proeflezers om fouten op te sporen en de nauwkeurigheid te behouden

✅ Gebruik AI voor documentatie voor taken zoals het schrijven van gebruikershandleidingen, SOP's, notulen van vergaderingen, bedrijfsrapporten, verkoopvoorstellen en marketingmateriaal

✅ Een logboek bijhouden van wijzigingen en updates om de nauwkeurigheid van informatie in de loop der tijd bij te houden

3. Grote hoeveelheden documentatie beheren

Het beheren van grote hoeveelheden documentatie kan de consistentie verstoren, het bijhouden van updates vertragen en de organisatie van documenten in de war gooien.

Grote hoeveelheden productdocumentatie beheren:

✅ Gebruik gestructureerde formats en duidelijke categorisatie om het navigeren door grote hoeveelheden documentatie te vergemakkelijken

✅ Implementeer een documentbeheersysteem om alle documentatie op één plaats op te slaan en te organiseren

✅ Gebruik tags en categorieën om documenten gemakkelijk te sorteren en terug te vinden

4. Omgaan met verschillende behoeften en expertiseniveaus van gebruikers

De gebruikers van een product bestaan uit mensen met verschillende ervaringsniveaus, van beginners die stap voor stap begeleiding nodig hebben tot gevorderde gebruikers die gedetailleerde technische informatie zoeken. Bovendien hebben sommige gebruikers een andere voorkeur voor visuele instructies of instructies op basis van tekst.

Om tegemoet te komen aan de behoeften van een gevarieerde gebruikersgroep:

maak documentatie op maat voor verschillende soorten gebruikers, zoals beginners, gevorderden en beheerders

✅ Gebruik toegankelijke taal en minimaliseer technisch jargon om het document begrijpelijk te maken voor gebruikers met verschillende niveaus van deskundigheid

✅ Bied documentatie aan in verschillende formats (tekst, video's, infographics) om tegemoet te komen aan verschillende leervoorkeuren

Verbeter uw productdocumentatiespel met ClickUp

Productdocumentatie is niet alleen leuk om te hebben, het is essentieel.

Met ClickUp's sjablonen, functies voor taakbeheer, ingebouwde AI-schrijver en automatiseringstools kunt u efficiënt gestructureerde, doeltreffende en gebruikersvriendelijke documenten maken en onderhouden.

Van het organiseren van gedetailleerde gebruikershandleidingen en softwareontwikkelingspakketten tot het stroomlijnen van gezamenlijke beoordelingen en het integreren van feedback, de productbeheersoftware van ClickUp zorgt ervoor dat elk stuk van uw documentatie duidelijk, up-to-date en nuttig is.

Bovendien biedt ClickUp realtime samenwerking en integratie met andere tools, wat het gemakkelijker maakt om documentatie af te stemmen op productupdates en behoeften van gebruikers.

Dit maakt uw ondersteuningsteams en verkoopteams vrij en geeft uw gebruikers de kennis die ze nodig hebben om het maximale uit uw product te halen.

Wilt u uw productdocumentatie naar een hoger niveau tillen? Meld u aan voor ClickUp vandaag.