Als je aan de term 'fasepoort' denkt en je afvraagt of het het zoveelste celebrityschandaal is, dan kunnen we je geen ongelijk geven. In projectmanagement is de term 'phase gate' echter helemaal niet controversieel.
Sterker nog, binnen de productontwikkelingsproces het is een krachtig raamwerk dat structuur biedt, risico's vermindert en zorgt voor een efficiënte voortgang via goed gedefinieerde fasen.
Dus, wat is een fasepoort? Waarom is het nodig? Hoe kun je het gebruiken in je projectmanagement? Laten we dat eens uitzoeken.
Inzicht in het fasepoortproces
Een Phase Gate, soms ook Stage Gate genoemd, is een proces dat een project stap voor stap begeleidt van ontwerp tot voltooiing. Het wordt een Phase Gate genoemd omdat het letterlijk een fase gevolgd door een Gate is.
- Fase: 'Phase' staat voor eenfase van projectmanagementzoals het genereren van ideeën, haalbaarheidsanalyse, ontwikkeling, testen en implementatie
- Poort: Tussen elke fase bevindt zich een 'poort', een beslissingspunt waar je de voortgang van het project evalueert en beslissingen neemt over het doorgaan naar de volgende fase
Naast fasen en poorten heeft het proces nog drie kernelementen.
- Deliverables: Sleutel outputs of werkproducten die aan het eind van elke fase voltooid moeten zijn om door een poort te gaan
- Criteria: Vooraf gedefinieerde normen die worden gebruikt om het project bij elke poort te evalueren
- Poortwachters: Beslissers die het project bij elke poort evalueren en beslissen of het moet worden gestopt, aangepast of doorgezet
Hoe werkt het fase-poort proces?
In theorie komen belanghebbenden aan het einde van elke fase samen om de voortgang te bekijken en beslissingen te nemen. Na elke fase is er dus een poort die alleen opengaat als de oplevering van de fase ervoor voldoet aan de succescriteria.
monster fase-poort systeem Wikimedia Commons ]
Bijvoorbeeld, na het verzamelen van de vereisten zullen productmanagers ervoor zorgen dat ze alles hebben wat nodig is om met de ontwikkeling te beginnen en het groene licht te geven.🚦
In de praktijk kan het iets ingewikkelder zijn. Daarom gebruiken projectmanagers verschillende hulpmiddelen en frameworks om succes met de fasering te garanderen.
Wat zijn de tools en frameworks die gebruikt worden in phase-gate processen?
In essentie is de fasepoort een afwisselend proces van acties en beslissingen. Om de kans op succes te vergroten, gebruiken teams onderweg een aantal kaders voor het nemen van beslissingen. Enkele van de meest voorkomende zijn de volgende.
Informatie verzamelen
Voordat het softwareontwikkelingsproject begint, werken productmanagers en business analisten samen om alle relevante informatie grondig te verzamelen. Dit omvat:
- Vereisten
- Acceptatiecriteria en succescriteria
- De huidige staat van infrastructuur en processen
- Een lijst van belanghebbenden binnen deRACI matrix In het fase-poort proces leidt de verzamelde informatie tot beslissingen bij specifieke poorten.
Bijvoorbeeld, de bruikbaarheidsmetriek kan variëren afhankelijk van het product, de industrie en de persona van de gebruiker. Als je bouwt voor een gebruiker uit een oudere bevolkingsgroep, wil je misschien grote typografie, gebruiksvriendelijke navigatie en voldoende ruimte tussen de elementen zodat ze niet per ongeluk ergens op klikken.
Het productteam zal de resultaten van de ontwerpfase evalueren op basis van deze bruikbaarheidscriteria voordat wordt besloten om verder te gaan met de ontwikkeling.
Haalbaarheidsstudie
De eerste stap in projectmanagement is beslissen of het nog te doen is, ook wel de haalbaarheidsstudie genoemd. In deze fase analyseren de Teams de haalbaarheid aan de hand van de volgende dimensies.
- Financieel: Zal het budget de kosten dekken en de verwachte winstgevendheid opleveren?
- Technisch: Kan het product worden ontwikkeld om te voldoen aan de vereisten binnen de voorgestelde technologie?
- Operationeel: Hebben we de vaardigheden en tools om dit product te ontwikkelen? Kunnen we onderweg een redelijke vergadering halen?
- Overige: In sommige gevallen moeten teams zich ook afvragen of dit product een plaats heeft op de markt. Is het in strijd met wettelijke kaders?
Hoewel de haalbaarheidsstudie meestal wordt uitgevoerd om beslissingen te onderbouwen aan het begin van het proces, kan het soms ook later beslissingen onderbouwen als situaties veranderen.
Bijvoorbeeld, als je een mobiele app van een derde partij aan het bouwen bent om X [voorheen bekend als Twitter] te gebruiken, kunnen veranderingen in de API's van het platform het hele product onuitvoerbaar maken. In dergelijke situaties kunnen haalbaarheidsstudies worden gebruikt om de haalbaarheid opnieuw te beoordelen.
SWOT-analyse
Dit eenvoudige en populaire hulpmiddel helpt teams bij het nemen van sleutelbeslissingen voordat ze aan productontwikkeling beginnen. Een SWOT-analyse [Sterke punten, Zwakke punten, Kansen, Bedreigingen] wordt uitgevoerd in de projectinitiatie fase om het interne en marktpotentieel van het project te evalueren.
In het faseproces kan een SWOT-analyse precies zijn wat je nodig hebt om al in de kick-off fase de go/no-go beslissing te nemen.
Risicobeheer
Elk softwareontwikkelingsproject heeft te maken met verschillende risico's van interne en externe bronnen. Deze kunnen zo kritisch en tijdgevoelig zijn als een Distributed Denial-of-Service (DDoS) aanval op uw servers of zo alledaags maar wreed als het plotselinge vertrek van een belangrijke projectmedewerker.
Hoe dan ook, projectteams voeren risicomanagementanalyses uit om potentiële problemen te identificeren en hiervoor abonnementen op te stellen. Deze risico's worden in elke fase geëvalueerd om een soepele oplevering te garanderen.
Deze elementen worden meegenomen in de gate reviews, zodat belanghebbenden op basis van verzamelde gegevens en analyses kunnen beslissen of het project doorgaat, wordt aangepast of wordt stopgezet.
Het implementeren van het Fase-Poort proces
Als je het bekijkt, is het fase-poort proces eenvoudig: Werk, pauze, werk, pauze, werk, enzovoort. Bij softwareontwikkeling zijn er echter tientallen bewegende delen, meerdere leden van een team, technische beperkingen en beperkte middelen.
Het implementeren van een succesvol phase-gate proces voor complexe softwareontwikkelingsprojecten vereist:
- Een strategische aanpak [die we hieronder schetsen]
- Een robuusteprojectmanagement tool zoals ClickUp Laten we eens kijken hoe deze twee samen werken.
1. Definieer de fasen van het project
Om met succes een faseafsluiting te implementeren, moet je goed nadenken over het begin en einde van elke fase. Instance, het toevoegen van een gate in het midden van een Sprint kan workflows belemmeren. Als je het ontwerp en de ontwikkeling voltooit zonder een gate, zou je kunnen eindigen met veel herwerk.
Definieer dus eerst duidelijk de verschillende projectfasen . Teams gebruiken meestal fasen zoals initiatie, abonnement, ontwikkeling, testen en lancering. Hier zijn een paar tips om dit goed te doen bij elk gratis software voor projectmanagement .
Fase-indeling: Kies de grenzen van je fasen op basis van je unieke projectbehoeften en -situaties. Zorg ervoor dat elke fase een significant projectsegment vertegenwoordigt met specifieke doelstellingen en deliverables.
Kleine projecten kunnen bijvoorbeeld ontwikkeling en code review als één fase hebben. Grote organisaties met aparte teams die deze Taken uitvoeren, kunnen het opdelen in twee fasen. Nog te doen wat voor jou het beste werkt.
Maak elke fase apart. Als twee fasen elkaar overlappen, wordt de mogelijkheid om een poort ertussen te plaatsen belemmerd.
Communicatie: In de projectmanagement tool die je gebruikt, label elke fase duidelijk om verwarring te voorkomen. In ClickUp kunt u mappen gebruiken om elke fase te beheren. U kunt Tags of Aangepaste velden toevoegen om labels in te stellen.
ClickUp Goals om poortcriteria en succes te beheren ClickUp Doelen biedt een eenvoudige, visuele manier om deze poortcriteria in te stellen en ze te verbinden met het dagelijkse werk. U kunt doelen en targets creëren en deze in mappen organiseren om ze aan het einde van de betreffende fase te gebruiken.
Roll-up rapportages over de voortgang laten in realtime zien hoe je voortgang is. Bij elke gate kunt u de ClickUp Dashboards oproepen en de prestaties gezamenlijk evalueren.
3. Poortwachters toewijzen
Wijs voor elke gate specifieke personen of teams aan die ervoor moeten zorgen dat aan de gate-criteria wordt voldaan voordat u verder gaat. Deze poortwachters zijn nodig om ervoor te zorgen dat niets, hoe klein ook, door de mazen van het net valt. Ze helpen verantwoording af te leggen, sleutelbeslissingen te nemen, goedkeuringen te geven en wegversperringen op te ruimen.
Meestal spelen projectsponsors, senior managers of belangrijke belanghebbenden de rol van poortwachters. Ze hebben vaak toegang tot projectmanagementgegevens en ontvangen regelmatig rapportages.
In ClickUp kunt u dit rapportageproces automatiseren en weergaven alleen-lezen inschakelen, zodat gatekeepers op elk moment toegang hebben.
4. Taken en subtaken voor elke fase maken
Hiermee is het planningsgedeelte van het fase-gate proces voorbij. Nu gaan we verder met de uitvoeringsfase. Deel elke fase op in gedetailleerde Taken en Subtaken. Documenteer voor elke Taak alles wat Nog te doen staat om aan de gate-criteria te voldoen.
ClickUp lijstweergave voor elke fase-uitsplitsing
Op ClickUp kunt u duidelijk onderscheid maken tussen fasen door afzonderlijke Lijsten te maken, zoals concept, ontwikkeling en testen.
Als dit nieuw voor u is, probeer dan ClickUp's sjabloon voor gefaseerde projecten . Dit beginnersvriendelijke sjabloon helpt bij het opsplitsen van de grotere taken in kleinere brokken, zodat zichtbaarheid en effectief beheer gewaarborgd zijn.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/Phased-Project-Template.png Sjabloon voor gefaseerd project https://app.clickup.com/signup?template=t-90060515631&department=pmo Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Bij twijfel kunt u de verschillende sjablonen voor projectmanagement beschikbaar op het platform.
5. Gebruikers, tijdlijnen en afhankelijkheid instellen
Gebruikers toewijzen: Zorg ervoor dat alle Taken toegewezen personen hebben. Dit zorgt voor verantwoording en zichtbaarheid.
Stel deadlines in: Wijs voor elke Taak en Subtaak een deadline toe. Dit helpt bij het vaststellen van een tijdlijn voor projecten planning van de sleutelproducten en mijlpalen.
Markeer afhankelijkheid: Geen enkele Taak is een eiland, dus let goed op hoe de ene Taak zich verhoudt tot de andere. Als een taak afhankelijk is van een vorige, koppel ze dan aan elkaar op ClickUp.
Nog te doen: gebruik De functie Gantt grafiek van ClickUp om de tijdlijn van het project in kaart te brengen. Zorg ervoor dat u taken en mijlpalen over fasen heen koppelt met afhankelijkheid van taken, zodat het project alleen voortgang boekt wanneer u aan de vereiste criteria voldoet. Nog te doen gebruik je een sjabloon voor projectplannen .
krijg een gedetailleerde weergave van het project met het ClickUp Gantt-diagram_
6. Bijhouden van voortgang en bewaken van risico's
Laat niet alle problemen zich ophopen aan de poort. Houd de voortgang van Taken tijdens elke fase bij en bewaak risico's die zich kunnen voordoen. Instellingen ClickUp Dashboards voor realtime inzichten.
Maak voor risicobeheer aangepaste velden en werk logboeken voor risicobeheer bij. Bekijk de informatie regelmatig bij elke poort om te bepalen of je alle risico's hebt aangepakt voordat je doorgaat naar de volgende fase.
Documentevaluaties en organisatiekennis verbeteren met ClickUp Docs
8. Itereren en aanpassen
Als er onverwachte problemen opduiken of nieuwe informatie beschikbaar komt, herijk dan het abonnement en de criteria van het project. Maak snelle aanpassingen in de werkstromen van het project mogelijk, zodat het gemakkelijker wordt om veranderingen door te voeren. Blijf flexibel, maar houd je wel aan de gestructureerde aanpak van het faseproces.
Wanneer u ClickUp's project stappenplan sjabloon voor uw faseproces, kunt u elementen itereren en aanpassen terwijl u verder gaat.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-143.png ClickUp's sjabloon voor een project roadmap https://app.clickup.com/signup?template=t-102456720&department=engineering-product Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Een goed faseproces combineert best practices uit verschillende disciplines en modellen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat u al een versie van dit proces gebruikt voor uw Sprint retrospectives. Waarom zou je dan een formele phase-gate aanpak ontwikkelen? Dit is waarom.
Voordelen en nadelen van het Phase-Gate proces
Het Fase-Poort proces is weer een andere structuur of raamwerk dat projectmanagement begeleidt. Het implementeren ervan heeft zijn eigen voordelen en uitdagingen. We bespreken beide hieronder zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen of je het wilt omarmen of niet.
Voordelen van het gebruik van het fasepoortproces in projectmanagement
Gestructureerde voortgang: Het phase gate proces biedt een duidelijke en georganiseerde structuur met verschillende fasen, specifieke doelstellingen en deliverables. Deze gefaseerde aanpak zorgt ervoor dat teams:
- Kritische Taken voltooien en mijlpalen bereiken voordat ze naar de volgende fase gaan
- Zich richten op de sleutel Taken, verwarring voorkomen
- Het project bijhouden
- Natuurlijke controlepunten hebben om de voortgang te beoordelen en afwijkingen te ontdekken
- Afstemmen op de doelen van het project en de kans verkleinen dat essentiële stappen in de levenscyclus van het project over het hoofd worden gezien
Risicobeperking: Met de phase-gate methodologie beoordelen en bereiden teams zich voor op risico's in elke fase van het project projectuitvoering . Elke gate biedt de mogelijkheid om financiële, technische, operationele of marktrisico's te identificeren, te evalueren en aan te pakken voordat er verder wordt gegaan.
Kostenbeheersing: Door risico's in een vroeg stadium op te vangen, verkleint het faseovergangsproces de kans om later in het project op grote problemen te stuiten die kunnen leiden tot vertragingen, kostenoverschrijdingen of mislukkingen. Een systematische beoordeling bij elke gate stelt teams in staat om hun strategieën aan te passen of extra middelen toe te wijzen om potentiële bedreigingen te beperken.
Verbeterde besluitvorming: Buiten de drukte van het project krijgen alle belanghebbenden een moment om adem te halen en hun projecten te evalueren. Geleid door vooraf bepaalde gate-criteria kunnen belanghebbenden van een project weloverwogen, op feiten gebaseerde beslissingen nemen.
Door gegevens zoals financiële projecties, prestatiecijfers en risicobeoordelingen te beoordelen, zorgen teams ervoor dat u de beslissingen afstemt op de algemene doelen van het bedrijf en middelen efficiënt toewijst.
De vooraf geplande controlepunten voorkomen dat het project verdergaat op een onproductief pad.
Kwaliteitscontrole: Het Phase Gate proces zorgt voor continue kwaliteitscontrole door van teams te eisen dat ze in elke fase aan specifieke eisen en criteria voldoen. Test-, evaluatie- en validatieactiviteiten in elke fase zorgen ervoor dat het ontwikkelde product of de oplossing voldoet aan de vereiste normen en specificaties.
Het afdwingen van deze kwaliteitscontroles voordat wordt doorgegaan naar de volgende fase vermindert het risico op het leveren van ondermaatse of gebrekkige output, wat uiteindelijk leidt tot een eindproduct van hogere kwaliteit.
Verhoogde verantwoordingsplicht: Het 'phase gate'-proces bevordert het gevoel van verantwoordelijkheid en eigendom onder alle leden van het team. Ze kennen hun rollen en verwachtingen voor elke fase.
Deze regelmatige beoordeling helpt ook bij het identificeren van problemen of gebieden die verbeterd moeten worden. Het creëert transparantie, zorgt ervoor dat alle voortgang zichtbaar is en afgestemd op de doelstellingen van het project.
Net als elk ander raamwerk is de fasepoort niet perfect. Hier zijn enkele veelvoorkomende nadelen:
Nadelen van het fasepoortproces
Tijdrovend: Een van de belangrijkste nadelen van het fasepoortproces is dat elke fase meer tijd in beslag neemt. De sequentiële aard van het proces betekent dat geen enkele fase kan beginnen totdat de vorige is Voltooid en goedgekeurd.
Dit kan leiden tot vertragingen, vooral als je complexe beoordelingsprocessen of uitgebreide documentatie bij elke fase nodig hebt. In industrieën die snelle ontwikkeling en iteratie vereisen, kan de tijd die nodig is voor goedkeuringen de voortgang vertragen, wat de wendbaarheid drastisch beïnvloedt.
Inflexibel: Het fasepoortproces kan star zijn, waardoor het voor teams moeilijk is om zich aan te passen aan nieuwe informatie of veranderingen in de reikwijdte van het project. Als een project eenmaal voortgang boekt door bepaalde gates, kan het opnieuw bekijken van eerdere beslissingen een doolhof worden.
Hoewel het helpt voorkomen scope creep het gebrek aan flexibiliteit kan creativiteit en innovatie in de weg staan. Het kan teams ontmoedigen om nieuwe ideeën te verkennen of zich aan te passen op basis van veranderende klantbehoeften of markttrends.
Vergt veel middelen: Het phase-gate proces is een extra belasting voor projectmanagement. Voor een succesvolle implementatie zijn extra middelen nodig, met name tijd, personeel en documentatie.
Daarnaast kan het uitvoeren van formele reviews, het betrekken van belanghebbenden en het maken van iteratieve wijzigingen op basis van feedback extra personele en financiële middelen vereisen.
Risico op bureaucratie: Het faseproces kan leiden tot bureaucratische inefficiënties, vooral in grote organisaties. Meerdere handtekeningen en input van belanghebbenden kunnen onnodige knelpunten creëren, waardoor de voortgang van het project wordt vertraagd.
Deze nadruk op processen en formele beoordelingen kan resulteren in een focus op naleving in plaats van innovatie of waardecreatie, waarbij teams zich meer zorgen maken over het voldoen aan de gate-eisen dan over de voortgang.
Open de poorten naar nieuwe mogelijkheden met ClickUp
Hoewel eenvoudig, is het phase-gate proces een krachtige techniek voor projectmanagement. Het biedt duidelijkheid over wat er gedaan moet worden en wat het team moet bereiken.
Mensen verlangen naar bestelling en organisatie. Het fasepoortproces biedt dit door werk op te splitsen in eenvoudig te beheren brokken en teams de mogelijkheid te geven om te stoppen, bij te sturen en verder te gaan.
Aan de andere kant kan het faseovergangsproces worden gezien als de antithese van agile. Detractors beweren dat het opzettelijk wegversperringen creëert [in de vorm van poorten], waardoor het team wordt weggeleid van continue verbeteringspraktijken.
Realisten begrijpen dat wanneer de fase poort goed wordt gehanteerd, deze extreem effectief kan zijn. Het voegt consistentie toe aan het dagelijkse werk, terwijl het grote geheel helder blijft. Wanneer het beheerd wordt met behulp van een virtuele werkruimte zoals ClickUp, biedt het iedereen de voordelen van zichtbaarheid, transparantie, structuur en betrouwbaarheid.
Stel uw fasepoortprocessen in met ClickUp. Probeer ClickUp gratis uit vandaag.