Hoe maak je een werkstroom? Een stap-voor-stap handleiding met sjablonen

Je team bruist van de activiteit. Projecten zijn in volle gang, teams werken samen over de afdelingen heen en deadlines naderen snel.

Zonder een duidelijk abonnement lijkt het beheren van deze Taken onmogelijk. Dit is waar werkstromen om de hoek komen kijken, die een gestructureerd stappenplan bieden om elke taak naar voltooiing te leiden.

Dus, hoe werkt het en hoe bouw je eigenlijk een digitale workflow om de productiviteit te verhogen? Dat gaan we uitzoeken!

Wat is een werkstroom?

Je zou kunnen denken dat een workflow gewoon een veredelde checklist is, maar de werkelijkheid is heel anders.

Werkstromen zijn gestructureerde verzamelingen van vaste Taken die moeten worden uitgevoerd om een specifiek bedrijfsproces te voltooien. Meestal zijn ze gebaseerd op een reeks vooraf gedefinieerde regels.

Laten we het eens uitwerken aan de hand van een voorbeeld.

Neem het proces van het betalen van een elektriciteitsrekening binnen een bedrijf. Deze zakelijke werkstroom kan stappen bevatten zoals:

• De rekening ontvangen
• De kosten bekijken
• De betaling goedkeuren
• En ten slotte het uitbetalen van het geld

Voor bedrijven kan het creëren van werkstromen zoals hierboven beschreven de efficiëntie aanzienlijk verbeteren (lees: extra elektrische kosten voorkomen) en bruikbare inzichten opleveren (lees: vaststellen waar energie kan worden bespaard).

wist je dat: De term "werkstroom" teruggaat tot 1921, toen het voor het eerst werd vermeld in een tijdschrift over spoorwegtechniek.

De rol van workflows in projectmanagement

Terwijl het vorige voorbeeld zich richtte op een algemeen bedrijfsproces, is het concept van workflows evenzeer van toepassing op projectmanagement .

Het gemiddelde bedrijf verspilt immers 11.4% van zijn totale middelen door slecht projectmanagement en deze inefficiëntie draagt ertoe bij dat meer dan de helft van de bedrijven regelmatig hun projectbudget overschrijdt.

Een goed gedefinieerde bestelling van taken binnen een projectmanagement workflow kan de superkracht van een bedrijf zijn. Door elke stap in de workflow duidelijk te schetsen, kun je:

• Tijd besparen
• Resultaten verbeteren
• De samenwerking tussen de leden van een team verbeteren

Dit is waarom 71% van degenen die software voor projectmanagement gebruiken aanbevelen. Hun oordeel? Met tools voor projectmanagement kunnen teams de exacte status van projecten binnen hun workflows bijhouden en betere resultaten behalen.

Laten we een stap-voor-stap handleiding doorlopen voor het ontwerpen van een efficiënte workflow voor projectmanagement voor uw organisatie.

Hoe maak je een werkstroom in 9 stappen?

Een efficiënte en effectieve werkstroom die de meeste van uw bedrijfsprocessen kan omvatten is super eenvoudig! Dit is hoe je het aanpakt.

1. Stel je doelen en taken vast

Een goede werkstroom is niet compleet zonder een 360-graden beeld van alle taken die moeten worden uitgevoerd.

Voordat je werkstromen creëert, moet je een doel voor ogen hebben met duidelijk gedefinieerde taken van het begin tot het einde. Let er tijdens deze stap op dat de taken achter elkaar of parallel moeten worden voltooid, waarbij bepaalde taken voorwaardelijk zijn voordat je naar de volgende stap gaat.

Hier is een eenvoudig voorbeeld.

In een goedkeuringsworkflow voor reiskostenvergoedingen worden eerst onkostengegevens verzameld van de medewerker of leverancier die de factuur heeft ingediend. Vervolgens beoordeelt de manager de factuur en als deze is goedgekeurd, wordt deze uiteindelijk verwerkt door het financiële team.

Als je deze structuren van taken niet begrijpt, zal je werkstroom meer problemen veroorzaken dan oplossen.

2. Werkstroomdoelstellingen definiëren

Ook al hebben we de taken geïdentificeerd, er volgt nog een stap - de doelen en doelstellingen van je project definiëren.

Een duidelijk doel motiveert u om de juiste taken te selecteren en zorgt ervoor dat u het hele proces bijhoudt. De beste aanpak is om doelen te stellen en deze vervolgens op te splitsen in kleinere, uitvoerbare doelstellingen die kunnen worden toegewezen aan leden van het team.

Als het doel van je salesteam bijvoorbeeld is om de gemiddelde grootte van deals te vergroten, kun je meetbare targets instellen zoals:

• Gesloten deals boven een specifiek bedrag (bijv. boven $50.000 per klant per jaar)
• Meer producten of diensten bundelen in jaarcontracten

In deze staat, met behulp van tools zoals ClickUp Doelen helpt u om grote doelen op te splitsen in kleinere targets. Naarmate leden van het team voortgang boeken, kunnen ze hun doelen bijwerken in ClickUp. Dit houdt de rest van het team op de hoogte en op één lijn met de doelstellingen van het project.

ClickUp Goals helpt u uw doelen te bereiken met duidelijke tijdlijnen, meetbare targets en automatische voortgangsregistratie

Het beste deel? ClickUp's software voor projectmanagement en werkstroom kan automatisch de voortgang van uw project in realtime berekenen. Dit geeft uw team een duidelijk inzicht in de voortgang en helpt bij het beheren van tijdlijnen.

3. Visualiseer het proces

Nu de basis gelegd is, is het tijd om een werkstroomdiagram te maken om het hele proces te visualiseren.

Dit is waarom diagrammen helpen: Ze bieden een duidelijke weergave van de werkstroom, waardoor het gemakkelijker wordt om knelpunten in zelfs de meest complexe werkstromen te identificeren.

Tijdens deze stap moet je altijd kiezen voor een tool voor workflowbeheer waarmee je eenvoudig werkstroomdiagrammen met slepen en neerzetten kunnen worden aangemaakt . ClickUp blinkt uit op dit gebied, met zijn zeer aanpasbare tools en sjablonen.

Projectmanagers wereldwijd gebruiken ClickUp Whiteboards om hun brainstormsessies te maximaliseren. Whiteboards bieden presentatiewaardige diagrammen en helpen projectmanagers de voortgang van begin tot eind te overzien, de oplevering van projecten te versnellen en belanghebbenden tevreden te stellen.

ClickUp heeft asynchroon afstemmen veel eenvoudiger en effectiever gemaakt.
Door een kader te bouwen waarin doelstellingen en resultaten kunnen worden geschetst en gestructureerd, kunnen teams op afstand de verwachtingen begrijpen en vlot statusupdates geven.
Brainstormen met whiteboards is gemakkelijk, prioriteiten reorganiseren is gemakkelijk en het toevoegen van referentiebeelden, enz. gaat allemaal heel vloeiend.

Bazza Gilbert, productmanager, Accuweather

Maar er is meer waarom projectmanagers de Whiteboards van ClickUp waarderen.

Collaborate with your team on ClickUp Whiteboards to visually bring in kaart roadmaps and workflows

De mogelijkheid om verbindingen te tekenen, objecten te koppelen en direct op whiteboards stappenplannen of workflows te creëren, zorgt ervoor dat iedereen in uw team op dezelfde pagina zit (letterlijk).

Bovendien biedt deze functie samenwerking in realtime, zodat je kunt zien wie je bord bekijkt en eraan bijdraagt, waardoor overlapping en verwarring tot een minimum worden beperkt.

Als het tijd is voor goedkeuringen van clients of externe belanghebbenden, stuur je gewoon een openbare link om toegang te verlenen voor weergave. Eenvoudig en effectief, nietwaar?

4. Knelpunten identificeren

Voordat je overgaat tot het toewijzen van verantwoordelijkheden binnen je werkstromen, stap je even terug en identificeer je mogelijke knelpunten in het proces. Hier zijn enkele sleutelindicatoren die wijzen op procesinefficiëntie.

• Verhoogde wachttijden: Als u merkt dat de wachttijden in uw werkstroom het verwachte bereik beginnen te overschrijden, is dat vaak een duidelijke indicator van een knelpunt. Lange wachttijden beïnvloeden de klanttevredenheid en veroorzaken vertragingen bij het voltooien van projecten
• Onevenwichtige doorvoer: Beoordeel de verwerkingscapaciteit in elke fase van uw werkstroom - hoeveel werk kan elke fase verwerken in vergelijking met het volume dat ze werkelijk ontvangt. Als een fase consequent meer werk ontvangt dan deze kan verwerken, is dit een teken van een knelpunt dat uw hele proces kan vertragen
• Een groeiende achterstand: Een groeiende achterstand is een teken van inefficiëntie. Als het werk zich opstapelt in een bepaalde fase, betekent dit dat de fase meer Taken krijgt dan het kan verwerken, waardoor de productiviteit stagneert

Het bijhouden van deze statistieken kan u helpen knelpunten in de kiem te smoren en een effectievere werkstroom op te bouwen.

5. Taken aan de juiste mensen toewijzen

Vervolgens is het tijd om te bepalen wie verantwoordelijk is voor elke stap in een workflow en om proceseigenaren toe te wijzen.

Zoals we in onze vorige voorbeelden van werkstromen hebben besproken, kunnen sommige taken automatisch voortgang boeken, terwijl andere goedgekeurd of beoordeeld moeten worden

In een voorbeeld van een workflow voor verlofbeheer initieert de medewerker een verlofaanvraag, keurt de manager deze goed of af, en hoeven de HR- of financiële teams misschien alleen de status weer te geven.

Dit is waar geautomatiseerde sjablonen je kunnen helpen je proces te vereenvoudigen.

ClickUp Team Management Plan Sjabloon

Dit sjabloon downloaden

ClickUp Team Management Plan Sjabloon

De ClickUp Team Management Plan Sjabloon is perfect voor beginners en is volledig aanpasbaar, zodat je binnen enkele seconden aan de slag kunt. Het helpt teams projecten effectief te organiseren en beheren door aangepaste statussen, velden en weergaven te bieden.

Wat je met dit sjabloon kunt bereiken:

• Taken plannen en beheren
• Communiceer rollen duidelijk
• Ervoor zorgen dat iedereen op één lijn blijft met de doelen van het project

ClickUp RACI Planningssjabloon

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-481.png ClickUp RACI planningsjabloon https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-1631005&department=pmo Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

De ClickUp RACI (verantwoordelijk, verantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd) sjabloon voor planning is ideaal voor teams die rollen en verantwoordelijkheden moeten verduidelijken. Het is beginnersvriendelijk, aanpasbaar document dat miscommunicatie helpt voorkomen door Taken duidelijk toe te wijzen.

Het sjabloon van de RACI-planning zorgt ervoor dat iedereen zijn rol in het project begrijpt. Dit verbetert de samenwerking en verantwoording en maakt het eenvoudiger om complexe projecten te beheren.

6. Fasen en mijlpalen vaststellen

Heb je ooit moeite gehad om je team op één lijn te houden en gemotiveerd te houden? Mijlpalen kunnen de oplossing zijn.

Project mijlpalen helpen projecten op schema te houden en op één lijn met de leden van het team en belanghebbenden. Duizenden projectmanagement teams vieren hun kleine overwinningen met de Gantt grafieken van ClickUp. Laten we eens kijken hoe zij het gebruiken: Weergave van ClickUp's Gantt Grafiek stelt projectmanagers in staat om taken, zoals het lanceren van marketingcampagnes of updates voor softwareontwikkeling, visueel te abonneren en op te volgen.

Visualiseer de voortgang van uw belangrijkste Taken met ClickUp-taakgrafieken

Deze visuele weergave helpt ervoor te zorgen dat alle Taken op tijd Voltooid zijn. De weergave van het Gantt-diagram biedt ook een duidelijk pad naar de go-live datum en maakt aanpassingen mogelijk die nodig zijn om het project op schema te houden.

Ook voor softwareontwikkelingsprojecten helpt de weergave ClickUp's Gantt Grafiek bij het bijhouden van de voortgang naar belangrijke mijlpalen, zoals de bèta-release.

Dit vergemakkelijkt ook het plannen en bewaken van Taken die nodig zijn voor het implementeren van feedback tijdens de bètafase.

7. Workflow implementeren en testen

Hoe goed een werkstroom ook lijkt te zijn ontworpen, de effectiviteit ervan kan alleen worden vastgesteld door rigoureus te testen (wat je niet kapot maakt, maakt je sterker!).

Betrek daarom de mensen die de nieuwe workflow gaan gebruiken bij deze testfase, voordat u deze gaat implementeren. Vergeet niet dat u op zoek bent naar feedback om problemen binnen uw workflow op te sporen.

Hun feedback is de sleutel tot het identificeren van eventuele fouten en het verfijnen van de workflow om ervoor te zorgen dat deze soepel functioneert.

Als je je werkstroom hebt geperfectioneerd, gebruik dan ClickUp Automatiseringen om deze workflows op de automatische piloot uit te voeren. U kunt aangepaste regels maken of kiezen uit een bibliotheek van sjablonen om repetitieve taken te automatiseren.

taken en workflows efficiënt automatiseren met ClickUp Automations_

Op dezelfde manier kunt u automatisering instellen om de prioriteiten van taken bij te werken op basis van vooraf gedefinieerde criteria of notificaties te sturen na het voltooien van een taak. Deze automatiseringen op basis van triggers houden u op de hoogte van alle activiteiten.

8. Train uw team

Zelfs de meest efficiënte werkstroom is geen succes als je team niet meedoet.

Daarom is training essentieel. Het zal ervoor zorgen dat iedereen de nieuwe workflow begrijpt en zich er prettig bij voelt. Een geweldige manier om dit te doen is door gebruik te maken van ClickUp Documenten .

ClickUp Docs is ontworpen voor elk type documentatie, inclusief stappenplannen, wiki's en kennisbanken. U kunt geneste pagina's maken, werken met een breed bereik aan handige sjablonen en uw documenten precies aanpassen aan uw wensen.

ClickUp Docs stelt u in staat om commentaar toe te wijzen aan leden van uw team voor eenvoudige samenwerking

Als u bijvoorbeeld een nieuw bedrijfsproces uitrolt, kunt u een trainingsdocument maken met een schema van de workflow, stappen voor het aanmaken van de workflow en een duidelijk overzicht van de betrokken Taken.

Binnen ClickUp Docs kunt u in realtime met uw team samenwerken aan ideeën. Tag leden van het team met opmerkingen, wijs actiepunten toe en zet zelfs tekst om in traceerbare taken, zodat iedereen op de hoogte blijft van het proces.

💡 Pro Tip: Geef sessies waarin het proces van werkstroom aanmaken wordt uitgelegd en deel de werkstroomdiagrammen met je team. Uw team kan dan de diagrammen opnieuw bekijken voor eventuele toekomstige query's.

9. Bewaak, herzie en optimaliseer

Na succesvol testen en trainen is het tijd om uw werkstroom te implementeren.

Begin met het uit te rollen in een klein team om de prestaties in realtime te controleren. Op basis van de resultaten kunt u de workflow uitrollen over de hele organisatie of de nodige aanpassingen doen.

Denk eraan: werkstromen zijn dynamisch en je kunt altijd bestaande werkstromen maken of bijwerken als je behoeften veranderen.

Om deze updates uit te voeren, heb je meer bruikbare business inzichten in realtime nodig. Dit is waar ClickUp Dashboards kan helpen.

geef prioriteit aan taken, houd de voortgang bij en neem controle over uw werkstromen met ClickUp Dashboards_

Deze functie helpt u om de prestaties van uw werkstroom in realtime te volgen. U hebt snel toegang tot gegevens, krijgt inzicht in de sleutelgegevens en kunt knelpunten in uw workflow vinden.

Bovendien kunt u naarmate uw bedrijfsprocessen zich ontwikkelen, updates en uw dashboards automatiseren afstemmen op verschuivende KPI's en behoeften van teams.

Beste werkwijzen voor het creëren van werkstromen

Ooit door Netflix gescrold en je afgevraagd hoe de app precies lijkt te weten wat hij moet aanbevelen? Verrassing, verrassing - het geheim zit hem in hun workflows.

Instance, Netflix maakt gebruik van een workflow orchestrator om een enorm aantal data en machine learning pipelines te organiseren en uit te voeren. Dit zorgt voor gepersonaliseerde aanbevelingen voor elke gebruiker.

Hoe groot of klein je bedrijf ook is, het maken van werkstromen is een must als je waarde hecht aan efficiëntie. Volg deze best practices om ze perfect in te stellen:

1. Geef prioriteit aan duidelijke communicatie A Studie van de Harvard Business School

toonde aan dat organisaties met effectieve communicatiestrategieën een grotere betrokkenheid van werknemers en een hogere productiviteit ervaren.

Om de componenten van succesvolle communicatie onder de knie te krijgen, moet je de volgende sleutelelementen in overweging nemen.

2. Transparantie en verantwoording handhaven

Een groot deel van projectmanagement bestaat uit het managen van verwachtingen. Dit gaat moeiteloos als iedereen op dezelfde pagina zit wat betreft de prioriteiten.

Wees dus transparant bij het delen van informatie over doelen, voortgang, uitdagingen en vereisten. Dit is de belangrijkste katalysator voor vertrouwen tussen de leden van het team.

3. Plan regelmatige check-ins en updates

Maak regelmatig verbinding met uw projectteamgenoten om ervoor te zorgen dat een effectief proces voor workflowbeheer . Regelmatige check-ins helpen om vast te stellen waar leden van het team vastlopen of met uitdagingen worden geconfronteerd.

Dit resulteert in de onmiddellijke oplossing van problemen en het algemene succes van uw hele werkstroom.

4. Gebruik de juiste hulpmiddelen voor het visualiseren en beheren van werkstromen

Weet u nog hoe ClickUp Docs samenwerking in realtime kan ondersteunen? U kunt ook ClickUp Whiteboards of ClickUp Mindmaps om beter samen te werken met je team!

samen met je team brainstormen in de initiatiefase van het project _met behulp van Mindmaps

Als je op zoek bent naar een eenvoudige manier om een werkstroomdiagram te maken, dan bieden deze twee alle hulpmiddelen om werkstromen in realtime te maken en eraan samen te werken.

Zodra je je hebt aangemeld, navigeer je naar + Weergave en selecteer je Whiteboard om te beginnen met het ontwerpen van je diagram vanaf nul.

vereenvoudig de overgang van idee naar uitvoering met ClickUp Whiteboards_

U kunt vervolgens leden van uw team uitnodigen om samen te werken, zodat iedereen kan bijdragen terwijl u vormen creëert, verbindingen legt tussen taken en labels aanbrengt bij elke stap.

Terwijl u bezig bent met het maken van stroomdiagrammen, worden uw teamleden of superieuren op de hoogte gehouden van de voortgang van het project, waardoor de communicatie en prestaties worden verbeterd.

Voorbeelden en sjablonen van werkstromen

Om ervoor te zorgen dat u niet vanaf nul hoeft te beginnen, biedt ClickUp een enorme opslagplaats van projectmanagement sjablonen voor werkstromen die kunnen worden aangepast om uw workflows te ontwerpen.

Hier zijn een paar voorbeelden van werkstromen die je kunnen helpen.

Werkstroom 1: Voltooien van een softwareontwikkelingsproject

1. Projectinitiatie: Definieer doelen, reikwijdte en tijdlijn van het project
2. Planning: Maak een gedetailleerd project abonnement, inclusief taken, middelen en afhankelijkheid
3. Uitvoeren: Taken toewijzen aan teamleden, voortgang bijhouden en problemen aanpakken
4. Monitoring en controle: Controleer regelmatig de prestaties van het project ten opzichte van het abonnement en pas zo nodig aan
5. Afsluiting: Voltooi het project, evalueer de resultaten en documenteer de geleerde lessen

Werkstroom 2: Een klacht van een klant oplossen

1. Klacht ontvangen: De klacht ontvangen en registreren
2. Onderzoek: Informatie over het probleem verzamelen en de geldigheid ervan beoordelen
3. Oplossing: Bepaal de juiste handelwijze om de klacht aan te pakken, zoals restitutie, vervanging of excuses aanbieden
4. Communicatie: Informeer de klant over de oplossing en zorg voor de nodige follow-up
5. Documentatie: Noteer de klacht en de oplossing voor toekomstig gebruik

Hoe uw werkstromen er ook uitzien, ClickUp heeft een sjabloon om u te helpen.

Eenvoudige werkstroom in mindmaps sjabloon

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/image4.png Eenvoudig sjabloon voor mindmaps van ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-180546794&department=other Dit sjabloon downloaden /$$$cta/ Eenvoudige sjabloon voor werkstroom in mindmaps van ClickUp is perfect voor beginners die ideeën en taken met betrekking tot een centraal doel willen verkennen door middel van visuele mindmaps.

Dit sjabloon wordt geleverd met twee modi-Taakmodus voor Taakbeheer en Blanco-modus voor creatieve verkenning, die u beter helpt:

• Taakbeheer: Zet knooppunten in mindmaps om in uitvoerbare taken, wijs ze toe aan leden van het team en stel deadlines in
• Samenwerken: Werk samen met anderen om uw mindmaps te ontwikkelen en te verfijnen
• Aanpassen: Pas het uiterlijk van uw mindmaps aan met verschillende kleuren, vormen en stijlen

Sjabloon voor werkstroom grafisch ontwerp

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/Graphic-Design-Template-by-ClickUp.png Stroomlijn uw ontwerpprocessen en deliverables met ClickUp's Graphic Design Workflow Template https://app.clickup.com/signup?template=t-182171459&department=creative-design Deze sjabloon downloaden /$$$cta/ ClickUp's sjabloon voor werkstroom grafisch ontwerp is ideaal voor het beheren van grafisch ontwerpprojecten die uit meerdere stappen bestaan.

Deze sjabloon is uitgerust met 25 aangepaste statussen, vijf aangepaste velden en weergaven van de workflow om deadlines efficiënt te halen.

• Lijstweergave: Maak een aanpasbare lijst met taken om uw ontwerpworkflow te organiseren en te prioriteren
• Embed weergave: Integreer naadloos uw ontwerpwerk van verschillende online tools en platforms in ClickUp
• Weergave Gantt: Visualiseer de tijdlijn van uw project met een dynamische grafiek, zodat u eenvoudig de voortgang kunt bijhouden en deadlines kunt beheren

⚡️Template Archief: Je kunt ook meer van deze sjablonen vinden, zoals de Sjabloon voor contentbeheer door ClickUp en ClickUp sjabloon voor werkstroom bestellingen in de bibliotheek met sjablonen van ClickUp.

Voordelen van het creëren van werkstromen

Voordat we afsluiten, volgt hier een kort overzicht van hoe workflows je team beter kunnen laten presteren:

• Groter inzicht in activiteiten: Het in kaart brengen van workflows geeft een duidelijk overzicht van bedrijfsprocessen, waardoor betere besluitvorming mogelijk wordt
• Fouten opsporen: Inzicht in werkstromen helpt bij het identificeren en elimineren van overbodige taken, zodat werknemers hun tijd kunnen besteden aan belangrijkere activiteiten
• Verminder micromanagement: Duidelijke werkstromen schetsen taken, deadlines en verantwoordelijkheden. Dit bevordert een meer autonome werkomgeving, waardoor de werktevredenheid toeneemt en de relaties tussen management en werknemer verbeteren
• Betere communicatie: Transparante werkstromen zorgen voor betere communicatie, minder misverstanden, minder conflicten en een soepeler verloop van de dagelijkse werkzaamheden. Dit is een win-win situatie voor iedereen in het team

Geef uw werk de juiste werkstroom met ClickUp

Werkstromen bieden aanzienlijke voordelen voor organisaties van elke grootte. Door repetitieve taken te automatiseren, processen te stroomlijnen en de samenwerking te verbeteren, kunnen werkstromen de efficiëntie verhogen, fouten verminderen en de algehele productiviteit verbeteren.

Gelukkig kun je dat allemaal, en nog veel meer, doen met ClickUp. Naast projectmanagement biedt het platform ook uitstekende functies om inzichten en gegevens te bestuderen op gecentraliseerde dashboards. Het geeft je een voorsprong op het gebied van werkstromen met kant-en-klare sjablonen voor verschillende industrieën.

Nog niet overtuigd? Maak gratis een account aan op ClickUp vandaag nog aan en ervaar zelf de magie.