Word je voortdurend gebombardeerd met willekeurige verlofaanvragen van je werknemers?
Of merkt u dat ze vaak afwezig zijn zonder voorafgaande kennisgeving?
Dan is het tijd voor een gestructureerd PTO-beleid. Het helpt werknemers om planmatig vrij te nemen van het werk, bevordert de balans tussen werk en privé en verhoogt de werktevredenheid.
In deze blogpost vertellen we je hoe je een PTO-beleid opstelt aan de hand van relevante voorbeelden. Laten we beginnen!
Inzicht in betaald verlof (PTO)
Betaald verlof (PTO) is een voordeel waarmee werknemers vrij kunnen nemen voor vakantie, ziekte of persoonlijke redenen en toch betaald krijgen.**De regelmatige pauzes geven werknemers de tijd om zich op te laden en te concentreren, wat het fysieke en mentale welzijn van werknemers bevordert.
Een efficiënt PTO-beleid is echter belangrijk om een balans te vinden tussen werk en de persoonlijke behoeften van werknemers. Het biedt organisaties een gestructureerde manier om verlof van werknemers af te handelen zonder onderbrekingen in de workflow.
Een PTO-beleid stelt een standaardprocedure in voor het aanvragen, bijhouden en beheren van verlof en vermindert de administratieve last. Als een werknemer bijvoorbeeld verlof aanvraagt, kunt u snel het totale aantal verloven in uw HR-systeem opzoeken en ze dienovereenkomstig toekennen of weigeren.
Bovendien bevordert een goed gestructureerd PTO-beleid het vertrouwen onder werknemers, omdat ze de vrijheid hebben om hun persoonlijke verplichtingen na te komen zonder zich zorgen te hoeven maken over salarisverlies.
U kunt verschillende PTO-beleidsregels implementeren, afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf. Als uw personeelsbestand bijvoorbeeld voornamelijk uit senior professionals bestaat en u zich wilt richten op het opbouwen van vertrouwen, kunt u onbeperkt PTO aanbieden.
Hier zijn de verschillende soorten betaald verlof die je kunt toevoegen aan je PTO-beleid:
Ziekteverlof
Betaald ziekteverlof of medisch verlof is beschikbaar voor werknemers om voor hun gezondheid te zorgen of te herstellen van een blessure. Het werkt meestal volgens een opbouwmethode, waarbij werknemers een uur ziekteverlof verdienen voor elke 30-50 uur die ze werken, afhankelijk van het beleid.
Hoewel er in de VS geen federale wet is voor het aanbieden van ziekteverlof aan werknemers, hebben veel staten, waaronder Arizona, Californië, New York en Massachusetts, lokale wetten aangenomen om het ziekteverlof aan te passen
verplicht voor werknemers. Je moet de staatswetten controleren voordat je een PTO-beleid opstelt
Feestdagen
Je kunt werknemers ook betaald verlof aanbieden op religieuze, nationale of nationale feestdagen. De lijst met betaalde feestdagen hangt af van het land waarin u zich bevindt en de werkcultuur van uw organisatie. Globale bedrijven staan hun werknemers meestal toe om tot 10 optionele feestdagen per jaar op te nemen, afhankelijk van hun locatie.
Rouwverlof
Met rouwverlof, ook wel bekend als zorgverlof, kunnen werknemers vrij nemen om te rouwen om het overlijden van een dierbare. Hoewel er geen federale wetten zijn rond rouwverlof, bieden bedrijven het aan uit medeleven
Familieverlof
Gezinsverlof is meestal betaald ouderschapsverlof van maximaal 12 weken bij de geboorte van een pasgeborene of de adoptie van een kind. Het omvat ook zorgverlof waarbij werknemers vrij nemen om voor een familielid met een kritieke gezondheidstoestand te zorgen.
Stemtijd
Werknemers krijgen dit type betaald verlof voor presidentsverkiezingen en lokale verkiezingen. Meestal is de stemtijd beperkt, omdat werknemers maar een paar uur nodig hebben om te stemmen.
Controleer bij uw staat of u betaald of onbetaald verlof moet aanbieden om te stemmen
staat werknemers toe om maximaal twee uur vrij te nemen om te stemmen zonder salarisverlies.
Vakantiedagen
Dit type vakantieverlof is handig als werknemers op vakantie willen, tijd met hun gezin willen doorbrengen of gewoon even pauze van het werk willen nemen. Vakantieverlof wordt aangeboden aan werknemers nadat ze een bepaalde diensttijd hebben voltooid en wordt verhoogd op basis van het aantal jaren dat uw werknemers Voltooid hebben op het werk.
A
onderzoek van het Amerikaanse bureau voor arbeidsstatistieken
zegt dat 34% van de werknemers in de privésector 10-15 dagen betaald vakantieverlof per jaar krijgt na één jaar dienst te hebben voltooid. 32% van de werknemers krijgt 15-19 dagen betaald vakantieverlof na vijf jaar dienst te hebben voltooid.
Sabbatical leave
Sommige bedrijven bieden ook sabbatsverlof van meestal 4-6 weken aan werknemers die hiervoor in aanmerking komen om een langere pauze van het werk te nemen. Dit kan zijn om voor de geestelijke gezondheid te zorgen, een hogere studie te volgen of zich te richten op zelfontplooiing
.
Zo biedt ClickUp een sabbatical leave van vijf weken voor werknemers die ten minste vier jaar bij ons hebben gewerkt.
Soorten betaald verlofbeleid
Laten we nu de verschillende soorten PTO-beleid bespreken die u voor uw organisatie kunt overwegen.
Traditioneel verlof
Een traditioneel PTO-beleid biedt werknemers een vaste hoeveelheid betaald verlof in verschillende emmers: vakantie, ziekteverlof, persoonlijke dagen, enz.
Je kunt overwegen om het aantal verloven geleidelijk te verhogen nadat de werknemer een bepaalde periode bij het bedrijf heeft voltooid.
Deloitte heeft een
. Het heeft 39 dagen jaarlijkse vakantieverlof, onderverdeeld in verschillende categorieën zoals voorkeursverlof, ziekteverlof, incidenteel verlof en aanvullend medisch verlof.
Vakantieverlof
Banked PTO is vergelijkbaar met traditionele PTO. Ook hier kun je werknemers een vast aantal betaalde verloven toewijzen. Maar, in tegenstelling tot meerdere verlofemmers, worden alle verloven in één 'bank' gezet en zijn er geen aparte boekingen
Werknemers kunnen om wat voor reden dan ook opgespaarde vakantieverlof opnemen uit hun verlofbank en hoeven zich geen zorgen te maken over hoeveel verlof ze hebben verbruikt onder welke emmer. Dit type PTO-beleid is een goede optie als je een slank team bent.
Accenture biedt haar medewerkers
voor 13 tot 27 dagen per jaar, afhankelijk van het niveau en de anciënniteit van de werknemer.
Unlimited PTO
Met dit beleid kunnen werknemers zoveel vrij nemen als ze nodig hebben. Er is geen vast aantal dagen. Het grootste voordeel van een onbeperkt PTO-beleid is dat het werknemers het volgende biedt
dus of het nu gaat om een doktersafspraak of een voorjaarsvakantie, werknemers kunnen vrij nemen van werk.
Volgens een
heeft 60% van de professionals in Amerika meer dan 10 betaalde vrije dagen per jaar en nog eens 7% van de werknemers heeft onbeperkt PTO.
Hoewel het lijkt alsof je 'onbeperkt' vrij geeft, is het een geweldige manier om het vertrouwen van werknemers te laten zien. Dit PTO-beleid werkt het beste als je een startup bent en toptalent wilt aantrekken. Het werkt ook goed als je niet de bandbreedte hebt om het verlof van werknemers te controleren en bijhouden opgebouwde vrije tijd beleid.
biedt een onbeperkt PTO-beleid. Zoals het bedrijf vermeldt: "We stellen geen vakantie- en vakantierooster in, dus je kunt in acht nemen wat belangrijk voor je is, ook wanneer je lichaam en geest een pauze nodig hebben."
Opgebouwde PTO
Opgebouwde PTO wordt verdiend nadat de werknemers een bepaald aantal uren in de organisatie hebben gewerkt. Werknemers kunnen hun opgebouwde verlof gebruiken voor vakantie, gezondheidszorg of persoonlijke tijd. Opgebouwde PTO is als geld dat verdiend en gespaard is op de bank en dat gebruikt kan worden wanneer nodig. Bij sommige organisaties kunnen werknemers hun ongebruikte opgebouwde verlof verzilveren.
Flexibele PTO
Met flexibel betaald verlof kunnen werknemers verlof opnemen wanneer dat nodig is, zonder dat ze verlof opbouwen of verdienen. Het kan worden gebundeld in één emmer die alle bruikbare verlofdagen omvat, zoals rouwverlof, persoonlijk verlof, vakantie en ziektedagen. Het grootste voordeel van flexibel PTO is dat, in tegenstelling tot traditioneel PTO, werknemers niet van tevoren verlof hoeven aan te vragen. Buffer heeft een flexibel verlofbeleid voor zijn wereldwijde externe team dat werknemers in staat stelt vrij te nemen wanneer dat nodig is, zodat ze zich op hun best voelen en zich goed kunnen ontwikkelen. Het biedt ten minste drie weken betaald verlof.
Zelfs Google biedt werknemers flexibele vakantiedagen aan.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/Google-1400x417.png Hoe maak je een PTO-beleid Google /%img/
via Google
Hoe maak je een PTO-beleid voor je team?
Het opstellen van een PTO-beleid voor je team kan overweldigend zijn, vooral als je het voor de eerste keer doet. Hier is een gids om je te helpen bij het opstellen van een PTO-beleid:
1. Begrijp de wettelijke vereisten
Aangezien de arbeidswetgeving voor betaald verlof per locatie verschilt, moet u bij het opstellen van het PTO-beleid de lokale wet- en regelgeving voor verlof in uw rechtsgebied controleren.
Voorbeeld
Federale Wet op het Familie- en Medisch Verlof of FMLA
in de VS verplicht bedrijven met minstens 50 werknemers om verlof op te nemen voor ouderschapsverlof, persoonlijk medisch verlof, verlof voor mantelzorgers en militair verlof.
In sommige staten zijn werkgevers ook verplicht om
dus controleer de wetgeving van uw staat als u dat moet doen. Als u een programma voorstelt, controleer dan de industrienorm waarin u opereert. Instance,
Programma betaald verlof voor gezinsleden in New York
verplicht organisaties om betaalde gezins- en medische verlofabonnementen aan te schaffen via een particuliere verzekeringsmarkt.
💡Pro Tip: Gebruik
ClickUp Documenten
om de structuur van het PTO-beleid te schetsen en een lijst met wettelijke vereisten te maken. Deel het met uw team en krijg real-time feedback.
gebruik ClickUp Docs om een PTO-beleid op te stellen en samen te werken met uw team_
2. Bepaal of werknemers in aanmerking komen voor verschillende soorten PTO
Bepaal vervolgens of werknemers in aanmerking komen en op hoeveel verlof iemand recht heeft. **U kunt werknemers op de volgende manier indelen:
- Fulltime werknemers in loondienst komen in aanmerking voor onbeperkt PTO-beleid
- Deeltijdmedewerkers, seizoensmedewerkers of medewerkers met een uurloon komen in aanmerking voor traditionele of geen PTO
- Een voltijdse werknemer moet 90 dagen Voltooid hebben voordat ze hun PTO kunnen gebruiken
💡Pro Tip: Als u een groter team hebt, waardoor het moeilijk is om categorieën in te stellen en te beheren, gebruik dan geavanceerde HR-software zoals ClickUp.
ClickUp's HR-beheerplatform
kan u helpen om alles op punt te houden. Hiermee kunt u de dienstperiode, prestaties, betrokkenheid en ontwikkeling van werknemers bijhouden in één enkel platform.
3. Kies het juiste PTO-beleid
Wees voorzichtig bij het kiezen van het PTO-beleid voor uw organisatie. U kunt flexibiliteit bieden binnen het grotere PTO-beleid, zoals uitbetaling van de PTO bij scheiding, de mogelijkheid om tijd over te dragen of onbeperkte vakantietijd.
U kunt PTO ook onderverdelen in vakantie, vrije tijd, mentale gezondheidsdagen, ziekteverlofdagen, enz., afhankelijk van wat de werknemers willen en wat aansluit bij uw algemene bedrijfsvisie.
Als je bijvoorbeeld veel aandacht besteedt aan het welzijn van werknemers, kun je door vrije dagen voor geestelijke gezondheid in te lassen laten zien dat je er echt om geeft.
Dit is hoe u het beste PTO-beleid voor uw bedrijf kunt bepalen:
| Beleidstype Beschrijving Doel | ||
|---|---|---|
| Unlimited PTO: Werknemers kunnen zoveel vrij nemen als ze nodig hebben, zonder vastgestelde limieten. Geschikt voor een op vertrouwen gebaseerde werkomgeving waarin van werknemers wordt verwacht dat ze hun werklast op verantwoorde wijze beheren | ||
| Flexibele vergoeding voor vakantiedagen (PTO): PTO kan voor elk doel worden gebruikt en combineert vakantie-, ziekte- en persoonlijke dagen in één pool. Ideaal voor bedrijven die waarde hechten aan flexibiliteit en die het beheer van verschillende soorten verlof minder complex willen maken | ||
| Op opbouw gebaseerde vakantiedagen Werknemers verdienen geleidelijk aan vakantiedagen op basis van gewerkte uren of duur van het dienstverband Ideaal voor bedrijven die werknemers willen behouden en een eerlijke werkcultuur willen bevorderen | ||
| Sabbatical PTO | Uitgebreid betaald verlof wordt aangeboden aan werknemers die hiervoor in aanmerking komen na een bepaalde periode van het dienstverband om persoonlijke rente na te streven of voor hun gezondheid te zorgen | Het meest geschikt voor organisaties die langdurige werknemers willen belonen |
| Vaste vergoeding voor vakantiedagen Werknemers ontvangen een vast aantal vakantiedagen aan het begin van het jaar. Effectief voor bedrijven die voorspelbare kosten voor vakantiedagen en een eenvoudigere administratie willen |
4. Beschrijf het goedkeuringsproces en de uitbetalingsprocedures
De volgende stap is het vaststellen van het goedkeuringsproces voor PTO om misbruik van PTO en ongeplande afwezigheid te voorkomen. Bijvoorbeeld, als er geen sprake is van een noodgeval, moeten werknemers PTO-aanvragen indienen die worden beoordeeld door supervisors of managers en HR.
Bepaal in uw PTO-beleid hoe het goedkeuringsproces voor PTO moet werken:
- Hoe lang van tevoren moet een werknemer worden gewaarschuwd in een niet-spoedeisende situatie?
- Hoe moet een werknemer PTO aanvragen in noodsituaties (definieer indien nodig de noodsituatie, zoals kinderopvang of ziekte)?
- Wie keurt de vakantie goed?
- Wat gebeurt er als de vakantie niet binnen een bepaalde tijd wordt goedgekeurd?
Bijvoorbeeld, als de manager de vakantie niet binnen een week goedkeurt, wordt deze automatisch goedgekeurd.
U kunt ClickUp's PTO kalender sjabloon om de verlofdagen van werknemers bij te houden en het goedkeuringsproces te stroomlijnen. Met dit sjabloon is het eenvoudig om verlofdagen te beheren en goed te keuren
verlofstatus van werknemers bijhouden
en hun verlof visualiseren. Je kunt de beschikbaarheid van medewerkers weergeven, het risico op roosterconflicten verminderen en hiaten in de abonnementen voor personeelsbehoeften identificeren.
Met dit sjabloon kunt u:
- Verlofschema voor alle teams op één plaats organiseren
- Zichtbaar maken hoeveel dagen en uren elke medewerker verlof opneemt
- Personeelsbehoeften plannen
5. Stel het beleid op
Als je je onderzoek hebt gedaan en een PTO-beleidsstructuur hebt gemaakt, is het tijd om relevante details toe te voegen en een conceptbeleid op te stellen.
Deel het eerste concept met het management, het juridische team en relevante belanghebbenden om feedback te verzamelen. Breng verbeteringen aan op basis van de feedback en deel het beleid met de werknemers.
💡Pro tip: U kunt ook gebruik maken van
ClickUp Brein
, ClickUp AI Assistant, om een PTO-beleid te maken. Hier is een voorbeeld:
een PTO-beleid opstellen met ClickUp Brain_
Lees meer:
10 Gratis sjablonen voor Urenregistratie in Excel, Word en ClickUp
Voordelen en nadelen van een gestructureerd PTO-beleid
PTO-beleid
de productiviteit van werknemers verbeteren
welzijn en werktevredenheid en helpen werknemers aan te trekken en te behouden. Als u overweegt om een PTO-beleid in te voeren, kunt u daar verschillende voordelen uit halen. Enkele daarvan zijn:
- Verhoogde productiviteit van werknemers: Een recente Deloitte onderzoek toont aan dat 45% van de werknemers een burn-out heeft. Vakantiegeld zorgt ervoor dat werknemers vrij kunnen pauzeren zonder zich zorgen te hoeven maken over de financiën. Dit helpt werknemers om hun mentale en fysieke gezondheid weer op te laden, waardoor de productiviteit verbetert
- Hoger behoud van werknemers: Volgens Forbes, verplicht betaald verlof een van de belangrijkste voordelen die werknemers van hun organisatie willen. Een gestructureerd PTO-beleid kan leiden tot een grotere tevredenheid onder werknemers en een hogere retentie.
- Talent aantrekken: Omdat professionals op zoek zijn naar meer flexibiliteit in hun werk, kan een ruimhartig PTO-beleid u helpen kwaliteitstalent aan te trekken
Hoewel vakantieonderbrekingen zeer worden aangemoedigd, kunnen er ook een paar nadelen aan verbonden zijn.
- Hoge arbeidskosten: Bedrijven die PTO aanbieden kunnen hoge arbeidskosten hebben, vooral tijdens piekseizoenen
- Misbruik van het systeem: Sommige werknemers kunnen misbruik maken van het PTO-systeem. Als een bedrijf bijvoorbeeld een onbeperkt PTO-beleid heeft, kan er misbruik van worden gemaakt, waardoor de werkstroom en productiviteit van het team worden verstoord
Lees meer:
10 Gratis sjablonen voor timemanagement (kalenders & schema's)
PTO-beleid wijzigen en bijwerken
Je kunt je PTO-beleid halverwege het jaar wijzigen of wanneer dat nodig is. In 2020 bijvoorbeeld hebben veel organisaties hun PTO-beleid gewijzigd omdat werknemers hun vakantieplannen uitstelden tijdens de lockdown.
Houd bij het herijken van het PTO-beleid echter rekening met het volgende:
- Zorg ervoor dat het beleid niet in strijd is met de huidige en/of opgebouwde PTO-voordelen van de werknemer
- Controleer of uw bijgewerkte PTO-beleid voldoet aan de lokale wetgeving
- Neem een clausule op die beschrijft wat er gebeurt met de opgebouwde PTO van een werknemer in geval van ontslag. Veel bedrijven bieden bijvoorbeeld uitbetaling voor de resterende dagen van de PTO
- Denk na over de gevolgen voor de productiviteit en hoe managers het verlies aan productiviteit kunnen opvangen met tijdelijk personeel.
Zodra de PTO-wijziging van kracht is, werkt u alle beleidsregels bij op een centraal platform (zoals het beleidsportaal van het bedrijf) of het handboek voor werknemers als centraal punt van waarheid. Wijs HR-woordvoerders aan bij wie medewerkers terecht kunnen als ze opheldering nodig hebben.
Wanneer je het PTO-beleid wijzigt en bijwerkt, moet de HR-afdeling een duidelijk abonnement hebben om de beleidswijzigingen effectief aan de werknemers te communiceren.
Om de communicatie over beleidswijzigingen te stroomlijnen, kun je het volgende gebruiken ClickUp's sjabloon voor beleidsmemo's . Het helpt je om beleidswijzigingen op een duidelijke en georganiseerde manier te communiceren. U kunt de redenen voor de beleidswijziging toevoegen, input van belanghebbenden vragen en richtlijnen opstellen voor het volgen van het bijgewerkte beleid.
Het sjabloon helpt u:
- Alle bestaande en nieuwe beleidsregels op één plaats te organiseren zodat u ze snel kunt raadplegen
- Beleidswijzigingen markeren
- Een uitvoerbaar abonnement opstellen om het nieuwe beleid te implementeren
Maak uw PTO-beleid met ClickUp 🚀
Of u nu uw PTO-beleid opstelt of bijwerkt, u hebt een goed doordacht abonnement nodig om het uit te voeren zonder de workflow te verstoren. Terwijl de bovenstaande gids u helpt bij het opstellen van een strategie voor uw PTO-beleid, kunt u ClickUp gebruiken om het opstellen van het PTO-beleid op te splitsen in kleinere en beter beheersbare stukken. Zo kunt u de voortgang van het aanmaken van uw PTO-beleid bijhouden.
U kunt ook de functies en sjablonen van ClickUp gebruiken om uw verlofbeheersysteem te stroomlijnen. Het zal u helpen verlof van werknemers bij te houden, snellere goedkeuringen te garanderen en nooit iets belangrijks te missen.
Aanmelden bij ClickUp
om gratis een uitgebreid PTO-beleid op te stellen!