Hoe maak je een werkstroom in Excel?

Stel je voor dat je een productlancering leidt en met tientallen taken moet jongleren met meerdere leden van het team. Taken worden gemist, deadlines worden overschreden en de communicatie binnen het team is slordig geworden. Deze chaos kan worden voorkomen met (wacht maar af) een vaste werkstroom in een organisatie.

**Het in kaart brengen van de betrokken stappen, het toewijzen van verantwoordelijkheden en het helpen van iedereen om op dezelfde pagina te blijven.

Een goed gedefinieerde workflow is essentieel om projecten bij te houden.

Uiteindelijk leidt het tot een hogere productiviteit, minder fouten, betere communicatie en een vlottere samenwerking. De meest gebruikte tool voor het maken van workflows is Microsoft Excel.

In dit artikel gaan we stap voor stap in op het bouwen van effectieve werkstromen binnen Excel. Dit omvat het definiëren van je doelen, het plannen van de stappen, het instellen van je spreadsheet en het testen van je workflow.

Werkstromen in spreadsheets begrijpen: Een voorbeeld in Excel

Zie een Excel-workflow als een blauwdruk voor hoe gegevens door een spreadsheet bewegen. Een reeks stappen, formules en functies transformeren ruwe gegevens in betekenisvolle informatie.

Een eenvoudige werkstroom kan bestaan uit het importeren van gegevens uit een CSV-bestand, het opschonen ervan, het maken van een draaitabel voor analyse en het genereren van een grafiek om de resultaten te visualiseren.

via Microsoft Excel Nemen we het voorbeeld van een verkoopteam dat deals wil bijhouden van het eerste contact tot het sluiten. Het verkoopteam kan de hele workstroom in een Excel-spreadsheet weergeven met behulp van flowcharting tools, waarbij berekeningen worden geautomatiseerd, rapporten worden gegenereerd en notificaties worden verzonden in specifieke fases van de deal. De workstroom vereenvoudigt dus het hele proces.

Gebruik van Excel

Excel is een krachtig platform met functies zoals verschillende tools voor gegevensanalyse, draaitabellen en grafieken die de basis vormen voor het creëren van dynamische en interactieve processen.

Een marketingteam kan bijvoorbeeld draaitabellen gebruiken om campagnes te vergelijken, de best presterende kanalen te identificeren, sleutelgegevens bij te houden en datagestuurde beslissingen te nemen.

De ingebouwde analysefuncties van Excel kunnen ook worden gebruikt om gegevens te analyseren, trends te herkennen, patronen te identificeren en gegevensgestuurde beslissingen te nemen.

Naast verschillende soorten gegevensanalyse kan Excel verschillende Taken aan, van bijhouden en voorraadbeheer tot projectmanagement budget aanmaken en verkoopvoorspellingen doen.

Er zijn ook AI hulpmiddelen die eenvoudig integreren met Microsoft Excel en voorspellende analyses en geavanceerde automatiseringsmogelijkheden bieden.

via Formule Bot Voorbeeld, Excel formule Bot is een AI formule generator met robuuste AI-aangedreven tools die Excel formules kan genereren, gegevens kan analyseren en een natuurlijk gesprek kan voeren met uw spreadsheet gegevens.

Visual Basic for Applications en de rol ervan in Excel-werkstromen

Hoewel Excel krachtig is, kan het worden versterkt met VBA's (Visual Basic for Applications). Met VBA kun je aangepaste functies maken, terugkerende of complexe taken automatiseren en interactieve gebruikersinterfaces bouwen.

VBA's fungeren ook als persoonlijke assistenten voor verschillende Excel-werkstromen. Deze software kan taken automatiseren zoals het formatteren van cellen of geavanceerde taken zoals het genereren van complexe rapporten.

Ook het handmatig bijwerken van honderd cellen met een specifieke formule telkens als er een nieuwe gegevensset binnenkomt, kan tijdrovend zijn. Met VBA kun je een script schrijven om dit automatisch te doen. Bovendien kun je een VBA-script schrijven dat elke maand automatisch verkooprapporten genereert zonder handmatige tussenkomst.

Stappen om een werkstroom in Excel te maken

Of het nu gaat om het bijhouden van verkopen of het analyseren van financiën, deze stap-voor-stap handleiding laat je zien hoe je workflows kunt maken en de kracht van Excel kunt benutten voor betere besluitvorming.

Laten we ons in dit voorbeeld richten op trendanalyses en prognoses.

We gebruiken de ingebouwde functies van Excel om verkooptrends in de loop der tijd te identificeren en toekomstige verkopen te projecteren met behulp van lineaire prognoses. Deze aanpak is bijzonder bruikbaar voor strategische abonnementen en besluitvorming

Stap 1: De verkoopgegevens laden en bekijken

• Open de Excel-werkmap: Begin met het openen van de Excel-werkmap met uw verkoopgegevens
• Bekijk de gegevens: Zorg ervoor dat uw gegevens georganiseerd zijn en dat de datumvelden correct geformatteerd zijn. Controleer bijvoorbeeld of de gegevens in de kolom 'Besteldatum' het 'm/d/yyyy hh:m' format hebben. Klik om dit te controleren met de rechtermuisknop op een veld in de kolom 'Besteldatum' en klik in het pop-upvenster dat verschijnt op de optie 'Cellen opmaken' om de opmaak te controleren

via Microsoft Excel

Stap 2: De gegevens omzetten in een tabel

• Selecteer de gegevens: Markeer het hele bereik van je verkoopgegevens. Je kunt de sneltoets Ctrl+A of Cmd+A gebruiken om de volledige gegevens te selecteren
• Tabel invoegen:
  
  • Ga naar het tabblad Invoegen op het Excel-lint
  • Klik op Tabel. Zorg ervoor dat 'mijn tabel heeft kopteksten' is aangevinkt

Stap 3: Maak een draaitabel om de verkoop in de loop van de tijd te analyseren

• Selecteer de tabel: Klik ergens in uw tabel
• Draaitabel invoegen
  • Ga naar het tabblad Invoegen
  • Klik op draaitabel
  • Kies NewWorksheet om de draaitabel op een nieuw blad te plaatsen
• Klik op OK om je gegevens om te zetten naar een tabel format
• Het werkblad ziet er nu zo uit:

• Klik op OK
• Configureer de draaitabel:
  
  • Sleep OrderDate naar het gebied Rijen. Excel groepeert dit automatisch op jaar, kwartaal of maand, afhankelijk van de gegevens
  • Sleep 'Verkoop' naar het gebied Waarden, zodat de velden van de draaitabel er als volgt uitzien:

• Het werkblad toont nu de waarden
• Met deze installatie kunt u verkooptrends in de loop van de tijd analyseren

Stap 4: Voeg een lijngrafiek toe om trends te visualiseren

• Klik ergens in de draaitabel
• Voeg een lijngrafiek in:
  
  • Ga naar de tab Invoegen
  • Kies Lijngrafiek onder de groep Grafieken
  • De grafiek toont de verkooptrend in de tijd op basis van uw draaitabel, zoals hieronder getoond

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-5.png Lijngrafiek in Excel /%img/

Stap 5: Een trendlijn toevoegen en formatteren voor voorspellingen

• Klik op de lijn die de verkooptrend weergeeft
• Trendlijn toevoegen:
  
  • Klik met de rechtermuisknop op de lijn en selecteer Trendlijn toevoegen
  • Kies nu de Format Trendline opties zoals hieronder getoond
    1. Kies Lineair voor het type trendlijn
    2. Vink het vakje aan voor Display Equation on the graph en Display R-squared value on the grafiek om de formule en passing te tonen zoals hieronder getoond:

• Je kunt nu de Trendline zien zoals hieronder afgebeeld:

Stap 6: Toekomstige verkoop voorspellen

• Verleng de trendlijn:
  
  • In het deelvenster Format Trendline verlengt u de trendlijn met '1 periode', wat in dit geval één jaar is
• De trendlijn projecteert de toekomstige verkoop op basis van historische gegevens, zoals hieronder getoond

• Het voorspelde verkoopcijfer wordt nu gegeven als een vergelijking: y=-862746x+5E+06
• We moeten deze vergelijking oplossen om de waarde van de verwachte verkoop voor jaar 4 te krijgen

Hier is wat elk deel van de vergelijking betekent:

• Door de variabelen te substitueren, wordt de formule nu: y=-862746(4)+5.000.000
• Dit geeft ons y=1.549.016 wat de verwachte verkoop voor jaar 4 is

Stap 7: Geef de voorspelde waarde van de verkoop weer in de grafiek

Omdat het in Excel-spreadsheets niet mogelijk is om berekende waarden (zoals verkoopbedragen) direct op de trendlijn weer te geven in de vorm van valuta, kan je de berekende waarde handmatig toevoegen als een label in de grafiek.

Om het label toe te voegen, klikt u op het tabblad Invoegen in Excel en selecteert u Tekstvak.

Klik nu op de grafiek om het tekstvak aan het einde van de trendlijn te plaatsen en typ de berekende waarde [$1.549.016] in het tekstvak, geformatteerd als valuta, zoals hieronder getoond.

Stap 8: De werkstroom bekijken en opslaan

• Bekijk de prognose: Bekijk de voorspelde verkoopgegevens voor uw strategische abonnement
• Sla de werkmap op: Sla uw Excel-bestand op met een naam die aangeeft dat het een workflow voor verkooptrendanalyse en prognoses bevat

Deze werkstroom helpt u om uw gegevens efficiënter te beheren en te analyseren en biedt een sterke basis voor het nemen van weloverwogen zakelijke beslissingen.

Naarmate uw gegevens zich ontwikkelen, kunt u uw workflow blijven verfijnen en aanpassen, zodat deze een krachtig hulpmiddel in uw bedrijfsarsenaal blijft.

Ook lezen: 10 Beste gratis sjablonen voor proceswerkstromen in Excel & ClickUp

Beperkingen van Excel voor het maken van werkstromen

Hoewel Excel een veelzijdige tool is, heeft het beperkingen bij het beheren van complexe workflows.

• Het omgaan met ingewikkelde voorwaardelijke logica kan een uitdaging zijn, vooral wanneer u te maken heeft met meerdere variabelen en uitkomsten
• De schaalbaarheid van Excel wordt een probleem als uw werkstroom groeit, wat leidt tot tragere prestaties en mogelijke fouten
• Werkstroom automatisering **Het integreren met externe systemen of het triggeren van acties buiten Excel is beperkt. Dit kan de efficiëntie belemmeren en knelpunten in uw processen veroorzaken
• Integriteit en veiligheid van gegevens zijn een punt van zorg bij het gebruik van Excel voor werkstromen. Menselijke fouten, per ongeluk verwijderen of ongeautoriseerde toegang kunnen de nauwkeurigheid van gegevens in gevaar brengen
• Excel heeft ook geen ingebouwde functies voor real-time samenwerking, waardoor het moeilijk is voor meerdere gebruikers om tegelijkertijd aan een workflow te werken

Excel-workflows overbrengen naar tools voor projectmanagement

Hoewel Excel ons goed van dienst kan zijn, worden de beperkingen duidelijk naarmate werkstromen complexer worden. Handmatige updates, foutgevoelige formules en een gebrek aan zichtbaarheid in de voortgang van het project kunnen de productiviteit belemmeren. Het is tijd om een robuustere oplossing te overwegen.

Maak kennis met projectmanagement software zoals ClickUp .

Ontworpen voor het beheren van projecten en workflows, biedt het functies zoals afhankelijkheid van taken, real-time samenwerking, aangepaste velden, automatisering, integraties en geavanceerde rapportage.

Door over te stappen van Excel naar ClickUp kunnen teams hun efficiëntie, communicatie en algemene projectresultaten verbeteren.

Ook lezen: 10 Werkstroom voorbeelden en use cases in 2024

Werkstromen creëren en beheren in ClickUp

Met ClickUp kunt u complexe workflows maken met meerdere goedkeuringsstappen, de voortgang bijhouden en samenwerken met teamleden in realtime Excel alternatief voor bedrijven van elke grootte.

In tegenstelling tot de starre structuur van Excel-werkstromen, biedt ClickUp een meer intuïtieve en flexibele aanpak.

Laten we verder gaan met het eerdere voorbeeld van een verkooppijplijn om te illustreren hoe dezelfde workflow kan worden verbeterd op het ClickUp platform.

Stap 1: Creëer een werkruimte Werkruimte maken genaamd 'Sales Pipeline' om alle gerelateerde Taken en werkstromen in onder te brengen.

Stap 2: Definieer uw werkstroom fases

Gebruik De lijstweergave van ClickUp om fasen voor uw verkooppijplijn te maken.

Maak een lijst voor elke fase van je verkooppijplijn: Prospect, Gekwalificeerde Lead, Voorstel, Gesloten gewonnen, Gesloten verloren.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-List-view-gif-1400x795.gif Lijstweergave ClickUp /%img/

Maak een lijst voor uw verkooppijplijn in de lijstweergave van ClickUp

Gebruik Aangepaste velden van ClickUp om specifieke informatie over elke deal vast te leggen, zoals bedrijfsnaam, contactpersoon, waarde van de deal en waarschijnlijkheid.

Stap 3: Taken aanmaken en toewijzen

Elke verkoopkans wordt een ClickUp-taak . Voeg details toe zoals klantinformatie, contactgegevens en verwachte omzet. In tegenstelling tot Excel rijen, kunnen Taken in ClickUp meer informatie bevatten, zoals deadlines, toegewezen personen en aangepaste velden [zoals de verkoopfase].

Automatiseer uw werkstromen eenvoudig met ClickUp Automatiseringen

Stel regels in om de status van een lead automatisch te wijzigen op basis van specifieke criteria.

Verplaats een lead bijvoorbeeld naar 'Gekwalificeerde lead' als een bepaald aangepast veld is ingevuld, of stuur een notificatie als een deal is gesloten.

Stap 5: Visualiseer je pijplijn

Gebruik ClickUp's bordweergave om de werkstroom te visualiseren en een duidelijk overzicht te geven van deals in verschillende fases. Deze visuele weergave van uw werkstroom is dynamischer en informatiever dan een statische grafiek in Excel.

Stel een bordweergave in voor uw lijst met verkooppijplijnen, met kolommen die elke fase van de verkoop vertegenwoordigen. Sleep leads naarmate ze vorderen.

Stap 5: samenwerken en communiceren

Voeg opmerkingen toe aan taken, wijs ze toe aan leden van je team en stel notificaties in om iedereen op de hoogte te houden.

Overbrug de kloof tussen idee en uitvoering door ClickUp- taken rechtstreeks vanuit uw ClickUp Whiteboards te maken

Gebruik Whiteboards van ClickUp om ieders activiteit te zien en nauw samen te werken als een team. Brainstorm, voeg aantekeningen toe en breng uw beste ideeën samen op een creatief canvas.

Ook als u een plug-and-play-oplossing nodig hebt zonder helemaal opnieuw te hoeven beginnen, whiteboard sjablonen zijn de beste manier.

Stap 6: Analyseren en rapporteren

De functies voor rapportage en analyse van ClickUp bieden inzicht in de verkoopprestaties en helpen u trends en verbeterpunten te identificeren. Dit gaat veel verder dan de basismogelijkheden voor rapportage in Excel. ClickUp's dashboards bieden een real-time overzicht van uw verkooppijplijn [in dit geval] en doelen helpen u de voortgang naar targets bij te houden.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-2.gif ClickUp Dashboard /%img/

Krijg een duidelijke weergave van de voortgang van projecten, volg deadlines, beheer taken en zie wie waar in realtime aan werkt op ClickUp Dashboards

Voordelen van het gebruik van ClickUp voor werkstroombeheer

Zoals u in het bovenstaande voorbeeld van de verkooppijplijn hebt gezien, kunt u door een eenvoudige volgorde te volgen snel een dynamische en efficiënte werkstroom in ClickUp creëren, realtime updates krijgen en efficiënt samenwerken met uw teams.

Laten we eens kijken naar wat meer functies en tools die helpen bij het stroomlijnen van het proces voor het aanmaken van werkstromen in ClickUp.

integraties

ClickUp integreert met uw favoriete tools, zoals e-mail, Slack en Google Drive, waardoor gegevenssilo's worden geëlimineerd en de communicatie wordt gestroomlijnd

Realtime updates elimineren hoofdpijn bij versiebeheer. ClickUp wordt automatisch bijgewerkt, zodat iedereen onmiddellijk de laatste wijzigingen ziet. U hoeft zich niet af te vragen of u met de meest recente versie van uw werkstroom werkt.

Schaalbaarheid

Excel-workflows kunnen uw computer soms vertragen. ClickUp is daarentegen gebouwd voor schaalbaarheid en kan zelfs de meest ingewikkelde, complexe processen met gemak aan. Naarmate uw team en projecten groeien, schaalt ClickUp moeiteloos mee, zodat uw workflows op rolletjes blijven lopen.

Veiligheid van gegevens

Veiligheid mag geen bijzaak zijn. ClickUp Veiligheid biedt robuuste functies om uw belangrijke gegevens veilig te houden, waaronder granulaire toegangscontroles en encryptie op ondernemingsniveau.

AI-assistent ClickUp Brein clickUp Brain, de AI-assistent van ClickUp, is alsof u een persoonlijke werkstroomassistent hebt. Het kan uw bestaande werkstromen analyseren, knelpunten opsporen en verbeteringen voorstellen.

Als u bijvoorbeeld een verkooppijplijn in ClickUp gebruikt, kan Brain identificeren welke fasen het langst duren, voorstellen om repetitieve taken te automatiseren of aanbevelen om bepaalde fasen samen te voegen voor meer efficiëntie. Het is alsof je een datagestuurde coach hebt voor je werkstromen.

Stelt u zich eens voor dat taken automatisch worden toegewezen op basis van voortgang of dat belanghebbenden op de hoogte worden gebracht wanneer er goedkeuringen nodig zijn - ClickUp Brain maakt het een fluitje van een cent om repetitieve taken en processen te automatiseren.

ClickUp sjablonen

ClickUp heeft een uitgebreide bibliotheek met kant-en-klare workflowsjablonen die u een vliegende start geven voor elk project.

ClickUp Werkplan Whiteboard Sjabloon

Dit sjabloon downloaden

Door gebruik te maken van de ClickUp Whiteboard sjabloon voor werkplan , U kunt doelen, doelstellingen en deadlines van een project duidelijk definiëren en taken opsplitsen in beheersbare componenten.

Met deze sjabloon kunt u taken organiseren en prioriteren met drag-and-drop, verantwoordelijkheden eenvoudig toewijzen aan teamleden en de voortgang visualiseren met realtime updates van de status van Taken.

Hier lees je hoe je aan de slag kunt met dit sjabloon:

• Klik eerst op Add Template om u aan te melden voor ClickUp en de sjabloon toe te voegen aan uw werkruimte. Zorg ervoor dat u aangeeft op welke ruimte of locatie in uw werkruimte u dit sjabloon wilt toepassen
• Nodig vervolgens relevante leden of gasten uit in uw werkruimte om samen te werken
• Maak taken om elke stap in de werkstroom bij te houden en organiseer taken in categorieën op basis van prioriteit en tijdlijn
• Gebruik vervolgens de Whiteboard weergave om taken en voortgang visueel in kaart te brengen en samen te werken met belanghebbenden om ideeën te brainstormen en content te creëren
• U kunt notificaties instellen om op de hoogte te blijven van de voortgang, regelmatig vergaderingen houden om de voortgang en eventuele problemen te bespreken en taken bewaken en analyseren om de productiviteit te verhogen

ClickUp Processtroom sjabloon

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-14.png Visualiseer, documenteer en bijhoud de stappen van een proces in het ClickUp Process Flow Template https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6319330&_gl=1*11cssvx*\_gcl_au*MTk0NjM3NTU4OS4xNzIzMTAyMDA4 Dit sjabloon downloaden /$$cta/ ClickUp's sjabloon voor processtroom is ontworpen om u te helpen processen snel en gemakkelijk te visualiseren. Het kan teams rond projecten organiseren met lijsten van taken, checklists en opmerkingen, en de voortgang bijhouden om ervoor te zorgen dat alles wordt voltooid zoals gepland.

Door een sjabloon voor processtromen te gebruiken, wordt het proces duidelijker en begrijpelijker, kunnen knelpunten en inefficiënties gemakkelijker worden geïdentificeerd en verbetert de communicatie en samenwerking binnen het team.

Of je nu een nieuw proces creëert of een bestaand proces stroomlijnt, met dit sjabloon voor werkstromen ben je klaar!

Ook lezen: Een werkstroomdiagram maken: Een stap-voor-stap handleiding

Ga verder dan Spreadsheets en optimaliseer uw werkstroom met ClickUp

U kunt weloverwogen beslissingen nemen over de beste workflowtools voor uw team als u de grondbeginselen van het aanmaken van workflows begrijpt.

Excel kan nuttig zijn, maar heeft zijn beperkingen op het gebied van complexe processen, samenwerking en schaalbaarheid. Door de basisprincipes van workflowontwerp te begrijpen en alternatieven zoals ClickUp te onderzoeken, kunt u de productiviteit van uw team verhogen en betere resultaten behalen.

Met zijn intuïtieve interface, robuuste functies, krachtige tools en naadloze samenwerking kan ClickUp de manier veranderen waarop u uw werkstromen beheert

Ontdek hoe dit innovatieve platform u kan helpen taken en processen te stroomlijnen, de efficiëntie te verhogen en uw zakelijke doelen te bereiken. Probeer ClickUp gratis uit vandaag uit!