Hoe Lean Projectmanagement implementeren

Als projectmanager weet je waarschijnlijk al hoe uitdagend sommige problemen kunnen zijn, zoals het beheren van achterstallige taken zonder dat je je overweldigd voelt en je team onnodig onder druk zet.

Als je honderd dingen tegelijk moet doen om op tijd te leveren, heb je praktische strategieën nodig om je werklast te beheren.

Lean projectmanagement gaat over slimmer werken in plaats van harder. Het is gericht op efficiënter werken en het verminderen van verspillende processen. In tegenstelling tot traditioneel projectmanagement, dat vaste fasen kent, legt deze aanpak de nadruk op flexibiliteit en aanpassing, waardoor je meer controle hebt over de projectresultaten.

Naast Agile is Lean een van de populairste projectmanagementmethoden in de praktijk. Waarin verschillen ze? Is de ene aantoonbaar beter dan de andere?

Laten we eerst de verschillen tussen Lean en Agile projectmanagement bekijken voordat we dieper ingaan op de eerste methode en de implementatie ervan.

Lean vs. Agile projectmanagement

Beide Lean en Agile projectmanagement methodologieën zijn vooral van toepassing op softwareontwikkeling, productie, productie en IT.

Lean projectmanagement vereist dat je op een efficiënte manier het meeste haalt uit wat je hebt. Er wordt voortdurend gekeken naar de manier waarop dingen worden gedaan om onnodige stappen te vinden en te verwijderen, zodat het eindproduct waardevol is voor de klant.

Agile begrijpt echter dat abonnementen op projecten niet in steen zijn gebeiteld. Agile projectmanagers weten dat abonnementen kunnen ontsporen en zijn bedreven in het omgaan met veranderende projecteisen. Ze leveren projecten op in kleine, iteratieve brokken, die hun aanpak voortdurend testen en aanpassen op basis van feedback van de klant om van het project een succes te maken.

Lean Projectmanagement begrijpen

Lean projectmanagement gaat niet alleen over het besparen van geld en middelen. Het gebruikt de perfecte hoeveelheid tools en mankracht om precies te leveren wat je client nodig heeft, op het juiste moment. Het gaat erom het juiste aantal mensen en hulpmiddelen in te zetten om de klus Klaar te krijgen.

Lean helpt u door verspillende processen, zoals wachtperiodes of onnodige functies, te elimineren:

• De kosten en tijdlijnen van projecten verlagen
• De klanttevredenheid verhogen door een betere service
• Het potentieel van uw team benutten met verhoogde productiviteit en efficiëntie
• Een kristalheldere zichtbaarheid krijgen op projectniveau in het team
• Werk van hogere kwaliteit leveren met meer waarde voor de klant
• Taken effectief prioriteren

Laten we nu de kernprincipes uitpakken die Lean projectmanagement zo effectief maken.

Pijlers van Lean

Het maakt niet uit waar je Lean gebruikt, het kernprincipe blijft hetzelfde:lever maximale waarde door verspillende processen te elimineren.

Maar wat is verspilling?

Lean gebruikt drie sleutel Japanse termen, Muda, Mura en Muri, ontwikkeld door het Toyota Productiesysteem (TPS), om verspillingen te identificeren. Laten we ze uitsplitsen.

• **Muda is elke activiteit die middelen opslokt maar niets toevoegt aan de klant. Voorbeelden hiervan zijn het vasthouden van onvoltooid werk, te veel produceren of het creëren van defecten. Stel je voor dat je een broodje maakt voor een vriend. Alle groenten fijnhakken en maar de helft gebruiken is Muda
• **Mura verwijst naar ongelijkmatigheden in je werkstroom, zoals een onevenwichtige werklast. Denk aan wachten in de rij in de winkel: het ene moment gaat het snel, het volgende moment gaat het langzaam. Mura zorgt voor vertragingen en frustratie bij iedereen die erbij betrokken is
• **Mura is het overbelasten van je team of apparatuur om onrealistische targets te halen. Het is alsof je een machine over zijn capaciteit duwt. Muri kan resulteren in een burn-out en fouten

Stel dat je team zeven programmeurs heeft die aan functies werken, maar slechts drie testers die hun werk beoordelen. Dit creëert een knelpunt waarbij functies zich opstapelen en wachten om getest te worden, waardoor je testers overbelast raken. Overhaast testen als gevolg van deze overbelasting kan leiden tot bugs die er doorheen glippen, waardoor de software uiteindelijk niet goed is voor de klant. Door deze drie M's aan te pakken, kunt u uw werkstroom vereenvoudigen en een optimale efficiëntie bereiken.

Hoe het Project Management Institute Lean stimuleert voor efficiënte werkstromen

Het Project Management Institute (PMI) is 's werelds toonaangevende beroepsvereniging voor projectmanagement. Opgericht in 1969 en bedient meer dan 3 miljoen professionals in bijna elk land.

PMI erkent dat Lean een effectief middel is om de efficiëntie van projecten te verhogen en waarde te leveren. Hier ziet u hoe PMI een Lean-cultuur bevordert:

• Geïntegreerde Lean principes: PMI heeft sleutel Lean principes, zoals het elimineren van verspilling en het maximaliseren van leren, opgenomen in hun projectmanagement raamwerken en best practices. Zie het als vooraf geïnstalleerde efficiëntie voor uw projecten
• Lean voor alle projecten: PMI pleit voor het toepassen van lean denken over het hele spectrum van projecten. Een wolkenkrabber bouwen? Een geavanceerde app ontwikkelen? Lean kan u helpen maximale waarde te leveren, ongeacht het project
• Lean hulpmiddelen van PMI: PMI biedt leermiddelen, webinars en trainingsprogramma's die specifiek gericht zijn op het implementeren van Lean principes in projectmanagement. Dit zal u en uw team uitrusten met de kennis en vaardigheden om een lean mentaliteit aan te nemen en uw processen echt te optimaliseren
• Lean certificering: PMI biedt gespecialiseerde certificeringen zoals de PMI Agile Certified Practitioner, die expertise in Agile en Lean methodologieën voor projectoplevering erkennen

PMI beschouwt Lean projectmanagement tools als een sleutelelement in het stimuleren van projectprestaties en het leveren van maximale waarde voor de klant. Hun trainings- en certificeringsprogramma's geven projectprofessionals de tools die ze nodig hebben om Lean te gebruiken principes van projectmanagement en succesvolle resultaten behalen met projecten.

Lean methodologie en de Toyota-manier

U weet al dat de Lean-methodologie niet werd geformuleerd als een theorie in een laboratorium. Het was een praktische oplossing voor de werkelijke behoeften en problemen waarmee de Toyota-bedrijven te maken hadden **Toyota Productiesysteem .

Na de Tweede Wereldoorlog waren de middelen van Japan beperkt. Toyota moest efficiënt zijn met beperkte materialen en arbeidskrachten. Ze begonnen de traditionele productieprocessen te heroverwegen. Taiichi Ohno, een industrieel ingenieur bij Toyota , ontwikkelde de kernprincipes van Lean. Hij richtte zich vooral op het leveren van waarde aan de klant en het verwijderen van alles wat niet bijdroeg, oftewel verspilling.

Maar niet alle verspilling is gelijk. Er zijn verschillende manieren om Muda te categoriseren in lean projectmanagement.

• Type 1 Muda zijn activiteiten die nog steeds nodig zijn om het project te voltooien. Voorbeelden zijn veiligheidsinspecties of nalevingsprocedures. Hoewel ze niet direct waarde toevoegen aan het product, kunnen ze niet volledig worden geschrapt
• Type 2 Muda zijn activiteiten die geannuleerd moeten worden omdat ze geen waarde toevoegen. Voorbeelden zijn onnodige vergaderingen, onduidelijke communicatie die tot dubbel werk leidt of wachten door slechte abonnementen

Een ander kernprincipe dat deze aanpak aanvult is Kaizen, de Japanse filosofie van voortdurende verbetering. Het pleit voor het voortdurend analyseren van processen, het identificeren van gebieden voor afvalvermindering en het altijd proberen om efficiënter te zijn.

In 1990 verscheen James Womack's ' De machine die de wereld veranderde populariseerde de term en hielp Toyota's Lean- en Kaizen-principes buiten de autofabricage-industrie te verspreiden.

De vijf sleutelprincipes en fasen van Lean projectmanagement

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-368.png De vijf sleutelprincipes /%img/

via PMI Lean projectmanagement is geen snelle oplossing; het is een reis die zich ontvouwt in vijf fases, die ook bekend staan als de vijf kernfasen principes van de Lean methodologie .

1. Waarde definiëren

Voordat je iets bouwt, moet je begrijpen wat 'waarde' betekent voor je klant.

Stel dat je een softwareontwikkelteam bent dat een nieuwe fitness app bouwt. Is 'waarde' een dure calorieën-tracker of een eenvoudige, gebruiksvriendelijke app die mensen helpt gemotiveerd te blijven? Praat met potentiële gebruikers, verzamel feedback en bepaal welke functies echt belangrijk zijn voor hun fitness doelen.

2. Breng de waarde in kaart

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-369.png Breng de waardestroom in kaart /%img/

via PMIwaardestroom in kaart brengen : Analyseer elke stap die betrokken is bij het leveren van die waarde. Identificeer alle verspillingen en ruim ze op.

Stel dat uw project voor de ontwikkeling van een app meerdere revisierondes van het ontwerp en lange reviews van de code omvat. Dit kan leiden tot knelpunten en vertragingen. Breng het hele proces in kaart, identificeer stappen die niet direct bijdragen aan een betere app [zoals te veel ontwerpherzieningen] en vereenvoudig de werkstroom.

3. Werkstroom creëren

Zie je project als een lopende band. Rangschik de activiteiten die waarde toevoegen in een soepele, continue werkstroom.

Deel bijvoorbeeld de ontwikkeling van je app op in kleinere, beheersbare Taken. Gebruik Kanban-borden om de werkstroom te visualiseren, taken te prioriteren en eventuele blokkades op te sporen die de voortgang kunnen vertragen.

4. Zet pull op

Reageer op de werkelijke vraag van klanten, niet op trends of voorspellingen. Produceer alleen wat nodig is en wanneer het nodig is.

Voorbeeld: doe alles stap voor stap. Probeer niet alles tegelijk te doen, maar breng eerst een minimaal levensvatbaar product uit en verzamel feedback. Gebruik de feedback om erachter te komen aan welke functie van de app je als volgende moet werken. Op deze manier weet je zeker dat je functies maakt die mensen echt willen en verspil je geen tijd aan potentieel overbodige toeters en bellen.

5. Perfectie zoeken

Voortdurende verbetering is het hart van lean en efficiëntie is het brein ervan. Zoek altijd naar manieren om projecten te vereenvoudigen.

Houd bijvoorbeeld, regelmatig teambesprekingen om te bepalen wat goed werkt in de app en wat moet worden verbeterd. Moedig leden van het team aan om nieuwe ideeën voor te stellen om de app te verbeteren, hoe klein ook. Blijf je werkstroom aanpassen om de snelheid, efficiëntie en nauwkeurigheid voor de toekomst te verbeteren.

Lean vs. Agile vs. Scaled Agile vs. Lean Six Sigma

Hoewel Lean, Agile en Scaled Agile zich richten op verbetering, verschillen ze in hun targets. Lean pakt verspilling in elk proces aan; Agile is gericht op aanpassing aan veranderende projectbehoeften; en Scaled Agile coördineert Agile-praktijken voor grote projecten. Lean Six Sigma combineert de focus van Lean op het minimaliseren van verspilling met de statistische analyse van Six Sigma om bestaande processen te optimaliseren.

Laten we deze verschillen eens nader bekijken.

Laten we elk van deze modellen uitsplitsen en leren hoe ze toe te passen.

1. Lean projectmanagement

**Lean richt zich op het vermijden van verspilling en het maximaliseren van de waarde die aan de klant wordt geleverd

• Voorbeeld: Een ziekenhuis past Lean toe om de intake van patiënten te vereenvoudigen, waardoor de wachttijden korter worden en de patiënttevredenheid toeneemt
• Waarom kiezen voor Lean: Zeer geschikt voor projecten met een duidelijk waardevoorstel en minimale wijzigingen in de vereisten. Lean is goed in het verbeteren van werkstromen en het halen van het maximale uit goed gedefinieerde projecten

2. Agile projectmanagement

Agile gaat over aanpassingsvermogen en reageren op veranderende behoeften van de klant **door korte, flexibele cycli van ontwikkeling [Sprints]

• Voorbeeld: Een softwareontwikkelingsteam gebruikt Agile om een nieuwe mobiele app te ontwikkelen. Ze verzamelen feedback van gebruikers na elke Sprint en passen functies aan op basis van die feedback
• Waarom kiezen voor agile:Uitstekend voor projecten met veranderende eisen of een onzekere uitkomst. Met agile kun je je koers aanpassen op basis van nieuwe informatie, waardoor het perfect is voor projecten in veranderende omgevingen

3. Geschaald agile projectmanagement

Ervoor zorgen dat grote teams en projecten in een bedrijf samenwerken terwijl vastgehouden wordt aan Agile principes

• Voorbeeld: Een grote bank implementeert een schaalbaar agile raamwerk [zoals SAFe] om de ontwikkeling van een nieuw platform voor online bankieren in meerdere teams te beheren
• Waarom kiezen voor schaalbare agile: Als je grote projecten hebt met veel teams en bewegende delen, heb je een manier nodig om alles te managen. Traditionele Agile methodes volstaan misschien niet, dus moet je je aanpassen en opschalen om alles soepel te laten verlopen

4. Lean Six Sigma

Een gegevensgestuurde aanpak die Lean-principes van afvalvermindering combineert met Six Sigma's focus op defectreductie en procesverbetering. Het gebruikt de DMAIC cyclus voor continue verbetering.

• **Voorbeeld: Een productiebedrijf gebruikt Lean Six Sigma om defecten in de productielijn te identificeren en te elimineren, verspilling te verminderen en de productkwaliteit te verbeteren
• Waarom kiezen voor Lean Six Sigma: Het is ideaal voor bestaande processen die geoptimaliseerd moeten worden voor betere kwaliteit. De datagestuurde aanpak maakt het eenvoudig om problemen te vinden en voortgang bij te houden

Welke moet u kiezen?

U hebt een projectmanagementmodel nodig dat aan uw behoeften voldoet. Dit is hoe u uw behoeften kunt definiëren:

• Reikwijdte en vereisten van het project: Voor goed gedefinieerde projecten met minimale wijzigingen is Lean misschien de beste oplossing. Voor projecten met veranderende eisen past Agile beter
• Grootte en complexiteit van het project: Voor grote, complexe projecten met meerdere teams biedt Scaled Agile een raamwerk voor coördinatie
• Focus op procesverbetering: Als het verminderen van fouten en het verbeteren van de efficiëntie uw belangrijkste doelen zijn, is Lean Six Sigma een goede keuze

Soms kan een hybride aanpak die elementen van verschillende projectmanagementprocessen combineert de meest effectieve strategie zijn voor uw projectmanagement abonnement.

Lean implementeren in de echte wereld

Simpelweg een projectmanagementmethode kiezen is geen garantie voor succes, of het nu Agile of Lean is. Om projecten met deze benaderingen effectief te beheren, heb je een projectmanagement software die specifieke functies biedt:

• Taak- en projectmanagement: Je moet complexe projecten kunnen opsplitsen in beheersbare, goed gedefinieerde, meetbare en traceerbare stappen. De software moet kunnen omgaan met het maken, toewijzen en bijhouden van taken voor uw projecten
• Automatisering van de werkstroom: Automatiseer terugkerende taken om uw werkstroom te vereenvoudigen en tijd vrij te maken voor uw team
• Samenwerking op afstand: Bevorder moeiteloze communicatie en samenwerking binnen uw team, zelfs als iedereen zich niet op dezelfde locatie bevindt
• Integratieflexibiliteit:Integreer met andere tools die je team gebruikt om informatiesilo's te vermijden en alles gecentraliseerd te houden Methodologieën voor projectmanagement zijn niet one-size-fits-all. Teams kunnen Agile, Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma of zelfs een hybride aanpak gebruiken, afhankelijk van het project.

Laten we eens kijken naar enkele Lean tools en methodologieën:

• Kanban: Een visueel workflow management systeem dat gebruik maakt van borden en kaarten om de huidige status van taken weer te geven. Hierdoor kunnen teams hun workstroom duidelijk zien, gebieden identificeren waar taken vastlopen en hun algehele efficiëntie verbeteren
• **Plan-Do-Check-Act: een terugkerende aanpak voor het oplossen van problemen en continue verbetering. PDCA bestaat uit vier stappen: plannen, doen, controleren en actie ondernemen op basis van de resultaten
• Waardestroom in kaart brengen: Een techniek die wordt gebruikt om de werkstroom van materialen en informatie binnen een proces te documenteren, analyseren en verbeteren; VSM helpt bij het identificeren van verspillingen en mogelijkheden voor verbetering
• Werkstroomoptimalisatie: Het proces van het identificeren en aanpakken van knelpunten in een workflow om de productiviteit te verbeteren - tools zoals Kanban-borden, PDCA cycli en value stream mapping kunnen worden gebruikt voor workflow optimalisatie

Hoe zijn deze methodologieën specifiek nuttig voor softwareontwikkeling? Je kunt de Lean-aanpak op verschillende manieren toepassen op softwareontwikkeling:

• Agile software development: Een flexibele benadering van softwareontwikkeling die zich richt op teamwerk, aanpassingsvermogen en voortdurende verbetering
• DevOps: Een set praktijken die softwareontwikkeling en IT-operaties samenvoegen om de snelheid en kwaliteit van de levering van software te verbeteren
• Scrum: Een agile framework dat gebruik maakt van korte Sprints [ontwikkelingscycli] en regelmatige reviews om software op een flexibele manier op te leveren

Lean ondersteunt continue verbeteringsinspanningen door de efficiëntie en productiviteit te verhogen, verspilling en kosten te verminderen, de klanttevredenheid te verbeteren en werknemers productief te betrekken.

In 2009, bestudeerden onderzoekers een klein team voor softwareontwikkeling bij BBC Worldwide in Londen om te zien hoe goed Lean-methoden werkten. Ze onderzochten het werk van het team, de taken en vergaderingen, interviewden de leden van het team en kraakten de nummers.

Na een jaar Lean te hebben geïmplementeerd, ging het veel beter: Softwarereleases waren 37% sneller en consistenter en klanten vonden 24% minder bugs.

Snellere releases, gericht op wat klanten het meest waardeerden, betekende ook minder risico door technologische veranderingen of verschuivingen in de markt.

Hoewel dit onderzoek al jaren Klaar is, laat het zien dat Lean een model voor projectmanagement is dat het uitproberen waard is, vooral gezien de enorme tijd- en kostenbesparingen die het kan opleveren.

Hoe ga je aan de slag met Lean? Er zijn verschillende platforms of combinaties van tools die je kunt gebruiken.

Maar welke is de beste?

Hoewel er geen eenduidig antwoord is omdat elk team zijn eigen unieke workflows en vereisten heeft, is aanpasbaarheid de sleutel. Gelukkig heb je ClickUp , een platform voor projectmanagement dat u kan helpen om van methodologie te veranderen op basis van de behoeften van uw project en team. Zo kan uw team zich concentreren op wat belangrijk is: succesvolle projecten afleveren.

ClickUp kan Lean projectmanagement voor u vereenvoudigen:

1. Visualisatietools gebruiken

ClickUp rust u uit met krachtige tools om Lean en Agile principes naadloos te integreren in uw projectmanagement werkstroom.

Kanban

Krijg een overzicht van de fasen van een project in de weergave Kanban Board van ClickUp

Visueel maken ClickUp Kanban-borden met de borden die de fasen van een project voorstellen, zoals 'Nog te doen', 'In uitvoering', 'In beoordeling', 'Klaar'. Verdeel grote taken in kleinere, beter beheersbare subtaken binnen elke sectie. Dit houdt je werkstroom georganiseerd en zorgt ervoor dat iedereen in het team zijn rollen en verantwoordelijkheden begrijpt.

Sleep en zet taken neer tussen Boards om de voortgang van de werkstroom te visualiseren en taken te prioriteren. Gebruik kleurcodering om urgente taken of taken die specifieke vaardigheden vereisen te markeren.

Stel WIP-limieten in voor elke fase om knelpunten te voorkomen en een soepele werkstroom te garanderen. WIP limiet het aantal taken dat in een bepaalde fase nog gedaan kan worden. Dit helpt te voorkomen dat teams te veel werk tegelijk op zich nemen en zorgt ervoor dat taken Nog te doen zijn via de werkstroom zonder vast te lopen.

PDCA [Plan-Do-Check-Act]

Sprintpunten instellen binnen ClickUp-taak en toewijzen aan respectievelijke leden van het team

Gebruik ClickUp-taak en ClickUp aangepaste velden om PDCA samen te voegen in uw Lean projectmanagement workflow. Zo gaat u te werk:

• Plan: Bepaal de doelen van uw project en verdeel ze in uitvoerbare taken binnen ClickUp-taak. Wijs taken toe aan specifieke leden van het team, stel deadlines in en stel duidelijke verwachtingen op door duidelijke afhankelijkheid toe te voegen
• Doen: Taken toewijzen aan teamleden, realistische deadlines instellen en voortgang in realtime bijhouden met behulp van de intuïtieve interface van ClickUp. Gebruik functies zoalsafhankelijkheid van taken om ervoor te zorgen dat de Taken in de juiste bestelling worden voltooid en om wegversperringen te voorkomen
• Check: Tijdens deze fase worden de gegevensverzamelingsmogelijkheden van ClickUp van groot belang. Maak aangepaste velden aan die specifiek zijn voor uw project om waardevolle gegevens over de prestaties te verzamelen. Deze gegevens kunnen cyclustijden, defectpercentages of klanttevredenheidsmetingen omvatten
• Daad: Gegevens zijn alleen nuttig als ze worden geanalyseerd en als er naar wordt gehandeld. ClickUp vergemakkelijkt de samenwerking en het delen van kennis. GebruikClickUp Commentaar toewijzen ofClickUp Documenten om sleutelbevindingen vast te leggen, verbeterpunten te identificeren en als team te brainstormen over oplossingen. Door het leren te documenteren zorgt u ervoor dat voortdurende verbetering is ingebed in uwlevenscyclus van projectmanagement #### In kaart brengen van waardestromen

Value Stream Mapping (VSM) is een nuttig hulpmiddel voor het identificeren van verspilling en het optimaliseren van processen. Het kan echter een uitdaging zijn om een duidelijk en bruikbaar VSM op te stellen.

Maak mindmaps in ClickUp om de waardestroom van uw project te visualiseren en stappen te nemen om verspilling te verminderen

Breng de volledige waardestroom van een project visueel in kaart en identificeer alle stappen die betrokken zijn bij het leveren van waarde aan de klant. Mindmaps van ClickUp zijn perfect om alle ideeën en stappen in uw waardestroom vast te leggen. Begin met het maken van een centraal knooppunt dat de uiteindelijke waarde vertegenwoordigt die aan de klant wordt geleverd.

Breng vervolgens vertakkingen aan om alle processen, subprocessen en activiteiten in kaart te brengen die bijdragen aan het leveren van die waarde.

Gebruik knooppunten om beslissingen, goedkeuringen, handoffs of andere stappen weer te geven die bijdragen aan de totale werkstroom. Kleur codering kan helpen om onderscheid te maken tussen verschillende soorten activiteiten of betrokken afdelingen.

Maak een speciale ClickUp Whiteboard om samen de huidige staat en gewenste toekomstige staat van uw waardestroom in kaart te brengen. We hebben hier een geweldig sjabloon voor, zodat je niet vanaf nul hoeft te beginnen.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-372.png Creëer de meest geoptimaliseerde waardestroom voor uw product of dienst met ClickUp's sjabloon voor het in kaart brengen van de geautomatiseerde waardestroom in kaart brengen https://app.clickup.com/signup?template=t-211250269&department=other Download deze sjabloon /$$$cta/ ClickUp's sjabloon voor in kaart brengen van geautomatiseerde waarde in kaarten is uw one-stop-shop voor het vereenvoudigen van uw waardestroomanalyse:

• Aanpasbare statussen: Bijhoud de voortgang van elke stap in uw waardestroom met aangepaste statussen. Dit geeft u een duidelijk beeld van waar de zaken staan en waar knelpunten op de loer kunnen liggen
• Rijk aan gegevens met aangepaste velden: Ga verder dan basis VSM's. Gebruik negen aangepaste velden die speciaal zijn ontworpen voor het in kaart brengen van waardestromen. Leg vitale informatie vast zoals cyclustijden, verwerkingstijden en waarde toevoegende tijd voor elke stap. Deze datapunten worden blokken voor een datagestuurde aanpak van procesverbetering
• Dubbele weergaven voor diepere inzichten: De Whiteboard weergave biedt een visueel canvas om uw gehele waardestroom in kaart te brengen, zodat u het grote geheel kunt zien en potentiële verbeterpunten kunt identificeren. Schakel over naar de weergave Processen voor een gedetailleerde uitsplitsing van elke stap, voltooid met aangepaste velden om gedetailleerde gegevens vast te leggen
• Krachtpatser op het gebied van projectmanagement: Gebruik reacties om feedback te geven, stimuleer bewerking in samenwerkingsverband voor realtime updates en implementeer automatiseringen om taken met betrekking tot uw VSM-analyse te vergemakkelijken
• Verbeteringen met AI:Voordeel overClickUp Brein's AI-functies die helpen met gegevensanalyse binnen uw VSM, waardoor uw werkstroom verder wordt vereenvoudigd en u nog diepere inzichten krijgt

Werkstroom optimalisatie

Combineer ClickUp Automatiseringen met ClickUp Dashboards om taken te automatiseren en diepgaande rapportages te genereren van elke taak, mijlpaal of te bereiken doel, om uiteindelijk uw werkstroom te optimaliseren.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-45.gif ClickUp Automatiseringen /%img/

Aangepaste automatiseringen maken met ClickUp Automations

Met ClickUp's Automations kunt u aangepaste regels instellen om repetitieve taken in uw projecten te automatiseren. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Taken automatisch verplaatsen: Wanneer een Taak als Voltooid wordt gemarkeerd in een Lijst, verplaatst u deze automatisch naar de volgende Lijst op uw Kanban-bord. Dit zorgt ervoor dat je werkstroom soepel blijft verlopen en dat iedereen in het team weet waar er nu aan gewerkt moet worden
• Reviewers toewijzen: Wijs taken automatisch ter review toe aan specifieke teamleden of groepen zodra een taak een bepaalde fase in je werkstroom bereikt. Dit vereenvoudigt het reviewproces en voorkomt knelpunten
• Stel deadlines in op basis van afhankelijkheden: Stel automatisch deadlines in voor afhankelijke taken op basis van de voltooiingsdatum van een bovenliggende taak. Dit zorgt voor een realistische tijdlijn van het project en voorkomt vertragingen
• Automatisch toewijzen op basis van vaardigheden: Wanneer een nieuwe taak wordt aangemaakt met specifieke vaardigheidseisen, wijst deze dan automatisch toe aan het lid van het team met de meest relevante expertise
• Terugkerende taken aanmaken: Automatiseer het aanmaken van terugkerende taken, zoals wekelijkse vergaderingen van het team of maandelijkse rapportages.
• Krijg een voorsprong met kant-en-klare automatiseringsreeksen: ClickUp biedt een bibliotheek met 100+ kant-en-klare automatiseringen die veelvoorkomende workflowscenario's aanpakken. Deze sjablonen kunnen eenvoudig worden aangepast of worden gebruikt als inspiratie voor het maken van uw eigen automatiseringen

Maak aangepaste dashboards om specifieke KPI's van uw teamleden te meten binnen ClickUp Dashboards

ClickUp Dashboards fungeren als uw aanpasbare commandocentra voor een real-time weergave van uw projectmanagement . Met sleep-en neerzet-functionaliteit kunt u dashboards samenstellen die specifiek zijn afgestemd op uw behoeften en die sleutelgegevens en inzichten weergeven om u te helpen gebieden voor verbetering te identificeren.

Je kunt dashboards maken voor de volgende doeleinden:

• Kanban-bordanalyse: Volg het aantal Taken in elke fase van je Kanban-bord in de loop van de tijd. Identificeer knelpunten door te visualiseren waar taken vastlopen en langer duren dan verwacht
• Werklastbeheer: Bewaak de werklast van teamleden door het aantal taken te visualiseren dat aan elk individu is toegewezen. Dit zorgt voor een eerlijke verdeling van het werk en voorkomt een burn-out
• Aantal voltooide taken: Analyseer het percentage voltooide taken op tijd of te laat. Dit helpt om gebieden te identificeren waar deadlines consequent worden gemist en maakt het mogelijk om tijdlijnen van projecten of de toewijzing van middelen aan te passen
• Cyclustijd bijhouden: Meting van de gemiddelde tijd die taken nodig hebben om van de ene fase naar de andere te gaan in uw workflow. Dit helpt bij het identificeren van inefficiënties en mogelijkheden voor het stroomlijnen van processen
• Grafieken:Visualiseer de resterende werklast voor een project in de loop van de tijd. Volg de voortgang naar de doelen van het project en identificeer mogelijke blokkades die een tijdige voltooiing in de weg kunnen staan

2. Lean-projectmanagementoplossingen gebruiken voor softwareontwikkeling

Met de vele projectmanagementoplossingen van ClickUp kunt u flexibele methoden instellen voor het beheer van softwareontwikkeling in uw organisatie.

Agile softwareontwikkeling

Laten we eerst eens kijken naar ClickUp software voor projectmanagement speciaal gemaakt voor Agile teams die Agile-first tools willen gebruiken naast andere.

Aanpasbare werkstromen maken in ClickUp Software voor flexibel projectmanagement

Dit is hoe u ClickUp kunt gebruiken voor agile methodologieën:

• Gebruik ClickUp Brain's AI-tools:Maak technische documentatie in documenten en laat ClickUp AI deze schrijven, opnieuw formuleren, bewerken, samenvatten en proeflezen. nog te doen: Sjablonen genereren en daarbinnen automatiseringen instellen zodat werk naadloos wordt toegewezen
• Beheer en beoordeel achterstanden: Gebruik aangepaste velden en formules om de impact en afwegingen voor problemen, productideeën en nieuwe functies te meten, zodat u slimmere prioriteiten kunt stellen
• Visualiseer uw werkstromen: Gebruik flexibele weergaven zoalsClickUp Grafiek weergave,Weergave bordofWeergave tijdlijn en vervaldata toewijzen, prioriteitsniveaus instellen, bijhouden met aangepaste statussen
• Rapportage automatiseren: InstellenClickUp Doelen en KPI's om voortgang in projecten bij te houden

Bereik uw taken met automatisch bijhouden van voortgang met ClickUp Goals

Met automatische rapportage kunnen softwareteams belanghebbenden op de hoogte houden zonder handmatige tussenkomst. Bewaak uw voortgang met behulp van numerieke, financiële, binaire waar/niet waar doelen. Combineer taken van verschillende teams om doelen te creëren, zoals Sprint targets of wekelijkse verkoopdoelstellingen

• Gebruik sjablonen: Gebruik meer dan 1000 kant-en-klare sjablonen voor Agile, Lean, DevOps, Scrum, Sprints, productontwikkeling of elke denkbare toepassing

Bijvoorbeeld de ClickUp Agile sjabloon voor projectmanagement is ontworpen om u te helpen Agile praktijken effectief te implementeren.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/ClickUp-Agile-Project-Management-Template.png Implementeer Agile methoden effectief met ClickUp Agile Projectmanagement sjabloon https://app.clickup.com/signup?template=t-38584401&department=pmo Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Gebruik deze sjabloon om:

• Stroomlijn inkomende verzoeken met behulp van eenClickUp Formulier. Leg alle relevante details vast en zet ze in uw backlog
• Kies tussen een Kanban-bord of Sprint om werk te beheren en uit te voeren. Visualiseer de voortgang en houd Taken in beweging
• Voer regelmatig Agile vergaderingen uit om de prestaties van Sprints te beoordelen en uw processen voortdurend te verbeteren

DevOps ClickUp integraties verbindt al uw externe tools op één plaats om de perfecte hub voor agile projectmanagement te creëren.

Integreer ClickUp en GitHub om pull-aanvragen, bugs, vertakkingen en toewijzingen bij te houden met ClickUp Integrations

Bijvoorbeeld, de ClickUp-GitHub integratie helpt u:

• Alle GitHub activiteit gerelateerd aan elke taak direct in ClickUp-taak te zien
• Koppel pull-aanvragen, toewijzingen en vertakkingen aan je GitHub taken
• Taak statussen in GitHub bijwerken; ondertussen werkt ClickUp-taak hetzelfde bij in je werkstroom

Scrum

Je kunt ook het volgende instellen ClickUp Sprint in Board View en pas de scrum-methodologie toe voor elk project dat dit vereist.

ClickUp Sprint automatiseren en toevoegen aan je Scrum Board weergave

Hier wordt uitgelegd hoe u ClickUp Sprint effectief kunt implementeren binnen uw Scrum-werkstroom in ClickUp:

• Maak een nieuwe lijst voor uw sprint backlog: Deze lijst zal alle potentiële user stories en taken voor de komende Sprint bevatten
• Gebruik meerdere lijsten voor de fasen van de Sprint: Maak afzonderlijke lijsten binnen uw Board View om verschillende fasen van uw werkstroom weer te geven, zoals 'Te Doen', 'Nog te doen', 'In Beoordeling' en 'Klaar'
• Verplaats taken binnen lijsten: Terwijl uw team werkt aan verhalen van gebruikers, sleep en zet taken neer tussen lijsten om hun voortgang in de fasen van de werkstroom weer te geven. Verhalen van gebruikers opdelen in kleinere, uitvoerbare Taken binnen elke Lijst. Wijs taken toe aan teamleden, stel deadlines in en gebruik opmerkingen en bijlagen voor samenwerking
• Beoordeel de voortgang: Gebruik de Board weergave om de voortgang te visualiseren. Identificeer eventuele wegversperringen bij het voltooien van Taken
• Aanpassen en aanpassen: ClickUp maakt real-time aanpassingen tijdens de Sprint mogelijk. Indien nodig kunnen taken opnieuw worden geprioriteerd of verplaatst tussen Lijsten om veranderingen in het projectlandschap weer te geven

De ClickUp Lean Business-abonnement sjabloon vereenvoudigt de integratie van deze methodologie in uw organisatie.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-376.png Beheer alle bedrijfsactiviteiten met beperkte middelen met het ClickUp Lean Business-abonnement sjabloon https://app.clickup.com/signup?template=t-200476485&department=operations Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Dit uitgebreide sjabloon voorziet u van de middelen om uw bedrijfsideeën efficiënt en betaalbaar om te zetten in realiteit:

• ClickUp aangepaste statussen : Houd de voortgang van elke stap in uw business-abonnement bij met aangepaste statussen zoals Onderzoek nodig, In ontwikkeling en Klaar voor implementatie. Dit houdt u georganiseerd en zorgt ervoor dat u gestaag vooruitgang boekt
• ClickUp aangepaste velden voor diepere inzichten: Ga verder dan de basis abonnementen met de aangepaste velden van ClickUp. Maak velden om specifieke details vast te leggen die relevant zijn voor uw bedrijfsmodel, zoals demografische gegevens van de targetmarkt, concurrentieanalyse of sleutel financiële prognoses. Deze details verrijken uw abonnement en geven een duidelijker beeld van het potentieel van uw bedrijf
• ClickUp Weergaven voor vereenvoudigde planning: ClickUp biedt meerdere weergaven om uw ervaring met plannen aan te passen. Navigeer tussen projectnamen, samenvattende uitsplitsingen en een speciale weergave van het Lean Canvas Model. Dankzij deze flexibiliteit kunt u uw Business-abonnement benaderen op een manier die voor u het beste werkt

Praktijkvoorbeeld

Laten we eens kijken hoe ClickUp Lids heeft geholpen , een bedrijf dat sportkleding verkoopt in Noord-Amerika, Europa en Australië.

Lids, een detailhandelaar met meer dan 1200 winkels, werd geconfronteerd met uitdagingen bij het beheren van snelle expansie als gevolg van ongeorganiseerde workflows. Ze vertrouwden op verschillende verspreide tools zoals spreadsheets en e-mail, wat leidde tot hiaten in de communicatie en inefficiëntie.

Ze namen ClickUp in gebruik om de communicatie en taken te centraliseren. Nu werken verschillende afdelingen naadloos samen in ClickUp. Dit verminderde het e-mailverkeer en verkortte vergaderingen met 66%, waardoor kostbare tijd vrijkwam.

ClickUp heeft ook het voorraadbeheer van Lids verbeterd. Voorheen hielden ze de voorraadkosten handmatig bij, wat het budgetteren bemoeilijkte. Met ClickUp kunnen ze de kosten per eenheid bijhouden en nauwkeurigere budgetten opstellen voor nieuwe winkels. In totaal heeft ClickUp de productiviteit verhoogd en Lids meer dan 100 uur bespaard in de verschillende Teams.

Met ClickUp werken onze teams beter samen, zijn ze efficiënter en zijn we allemaal beter op ons werk voorbereid. Het heeft onze manier van werken zoveel beter gemaakt

Molly Quella, projectmanager bij Lids

De rol en verantwoordelijkheden van Lean Projectmanagers

Als Lean Projectmanager moet je prioriteit geven aan het leveren van maximale waarde aan de klant en tegelijkertijd verspilling tijdens het hele project elimineren.

Belangrijkste verantwoordelijkheden en verwachtingen

• Klantgerichte aanpak: Identificeren en efficiënt voldoen aan de eisen van de klant, waarbij verspilling van tijd, middelen en inspanningen wordt voorkomen
• Verspilling elimineren: Voortdurend activiteiten identificeren en verwijderen die geen waarde toevoegen, zoals onnodig transport, voorraadopbouw, buitensporige beweging, wachtperioden, oververwerking en overproductie
• Optimalisatie van de werkstroom: Zorg ervoor dat Taken soepel van de ene fase naar de volgende overgaan door obstakels en knelpunten te verwijderen. Implementeer pull-systemen op basis van de vraag van de klant in plaats van werk door de pijplijn te duwen
• Realistische instelling van doelen: Stel uitdagende maar haalbare doelen en beheer de verwachtingen van belanghebbenden door middel van Lean tools zoals statistische procescontrole. Hierdoor kunnen problemen in een vroeg stadium worden geïdentificeerd en snel worden opgelost, waardoor herwerk tot een minimum wordt beperkt
• Het perspectief van het grote geheel: Begeleid het team om oplossingen te bouwen die aansluiten bij de bredere bedrijfsstrategie, zodat het project bijdraagt aan de algemene doelen

Het team in het Lean Projectmanagement Framework en het belang ervan

Lean projectteams zijn specifiek gestructureerd om maximale efficiëntie en waarde te bereiken. Hier volgt een overzicht van de sleutel rollen en hoe ze bijdragen aan het algemene succes:

• Teamleider: Zij zijn de quarterback van de operatie en leiden het team naar de doelen van het project. Ze beschikken over sterke lean expertise om de tijdlijn en middelen van het project te beheren en een succesvol resultaat te garanderen
• Projectsponsor: Een sponsor is een kampioen binnen het leiderschap die pleit voor het succes van het project. Ze nemen wegversperringen weg, zorgen voor middelen en hebben een goed begrip van lean principes om de inspanningen van het team te ondersteunen
• Teamleden: Zij vormen de ruggengraat van het team en nemen actief deel aan verbeterinitiatieven. Ze zijn uitgerust met lean bewustzijn en passen actief lean tools en processen toe binnen hun expertisegebied
• Proces eigenaar: Dit is een leider die toezicht houdt op het specifieke proces dat in het project wordt aangepakt. Ze zijn verantwoordelijk voor het implementeren en onderhouden van het verbeterde proces na succesvol Voltooid te zijn
• **Een SME is een ervaren professional die gespecialiseerde vaardigheden en kennis inbrengt. SME's kunnen uit verschillende functies komen, zoals IT, HR, Finance, etc., afhankelijk van de focus van het project, en zorgen voor een goed afgerond perspectief
• **Financiële partner: Zij bieden financiële expertise, analyseren het rendement van het project en controleren mogelijke kostenbesparingen door de voorgestelde oplossingen van het team

Door het juiste hulpmiddel te combineren met de Lean-filosofie kunnen teams de resultaten van projecten en de algehele bedrijfsprestaties verbeteren.

Stel uw Lean team samen met ClickUp

Bedrijven zoals Amazon, Nike en Caterpillar Inc. hebben met succes Lean principes geïntegreerd in hun projectmanagement praktijken, en u kunt dat ook!

Het implementeren van Lean vereist echter een mentaliteitsverandering en een andere bedrijfscultuur, wat een uitdaging kan zijn. Bij grote, complexe projecten kan de focus van Lean op eenvoud minder van toepassing zijn. Maar met de juiste tool wordt deze overgang gemakkelijker.

Waar moet je geen compromissen mee sluiten? Uit een Amerikaans onderzoek bleek dat 36% van de software voor projectmanagement gebruikers vond functionaliteit de belangrijkste factor bij het kiezen van hun software.

ClickUp's flexibiliteit biedt u de kracht die u nodig hebt voor al het zware werk dat bij complexe projecten komt kijken. Geef prioriteit aan taken op basis van wat het belangrijkst is, visualiseer werkstromen voor maximale efficiëntie, werk naadloos samen via ingebouwde communicatietools en volg de voortgang met een laserfocus. De weg naar project succes is duidelijk met ClickUp - bent u klaar om het stuur over te nemen? Aanmelden voor ClickUp vandaag nog!

Veelgestelde vragen

1. Wat zijn de vijf regels van Lean management?

De vijf regels van Lean management zijn:

• Definieer waarde: Identificeer wat echt belangrijk is voor de klant
• Breng de waardestroom in kaart: Visualiseer alle stappen in het proces
• Creëer flow: Elimineer knelpunten en zorg voor een soepele werkstroom
• Establish pull: Produceer op basis van de werkelijke vraag van de klant, niet op basis van voorspellingen
• Streef perfectie na: Streef voortdurend naar verbetering en elimineer verspilling

2. Maakt Lean deel uit van SAFe?

Ja, Lean is een van de kernpijlers van SAFe, naast agile en systeemdenken. SAFe integreert deze principes om grote organisaties te helpen Agile praktijken te schalen.

3. Wat is de Lean 5 methodologie?

De 'Lean 5' verwijst waarschijnlijk naar de 5S-methodologie, een basisprincipe van lean practices. Deze richt zich op het creëren van een schone, georganiseerde en efficiënte werkomgeving door middel van vijf stappen: Sorteren, Op orde brengen, Glanzen, Standaardiseren en In stand houden.