Beste gratis projectmanagementsoftware in 2026

Het gratis abonnement dat je kiest, is minder belangrijk dan de teamgewoonten die je eromheen opbouwt. We hebben gratis projectmanagementtools met permanente gratis abonnementen vergeleken en geconstateerd dat er geen enkele tool met kop en schouders boven de rest uitsteekt.

ClickUp biedt de meest uitgebreide reeks gratis functies voor teams die één werkruimte willen voor meerdere werkstroomen. Trello is het snelst onder de knie te krijgen binnen de limiet van 10 medewerkers per werkruimte. Asana heeft de soepelste interface. Notion is het meest geschikt voor individuele documentatie, met een limiet van 1.000 blokken zodra er een tweede lid toetreedt.

Jira en Linear blijven de standaardkeuzes voor engineering, elk met hun eigen limiet voor het gratis abonnement. Todoist is nog steeds de meest overzichtelijke keuze voor het vastleggen van taken door één persoon, als 5 projecten voldoende zijn. monday.com biedt een van de meest uitgewerkte betaalde upgrade-opties, maar het Free-abonnement is voor de meeste projectteams te beperkt.

In deze gids worden gratis tools voor projectmanagement vergeleken op basis van echte gebruikssituaties, niet op basis van voorkeur voor een bepaalde leverancier. Bij elke aanbeveling wordt eerlijk aangegeven wat de tekortkomingen van de tool zijn, ook bij ClickUp.

Aantekening: De limieten van de gratis versie, de abonnementen en de prijzen kunnen snel veranderen, dus bekijk de prijspagina van elke tool voordat je een toewijzing doet.

Kort oordeel per gebruiksscenario

Begin bij de werkstroom, niet bij de lijst met functies. Welke gratis projectmanagementtool het beste is, hangt af van wat je team elke week nog moet doen en welke limiet het eerst een probleem zal vormen.

Welke gratis PM-tool moet je kiezen?

Na het vergelijken van gratis projectmanagementtools aan de hand van praktijkvoorbeelden:

De realiteit: wat de ‘beste’ tool is, hangt af van de teamgrootte, de primaire werkzaamheden en de bereidheid om de tool te gebruiken. Een team dat een complexe tool niet zal omarmen, is beter af met Trello of Asana dan met ClickUp, zelfs als ClickUp meer functies heeft.

Deze gids is bedoeld om u te helpen de tool te vinden die bij u past, niet om de meest populaire keuze aan te bevelen.

👉🏽 Maak een bladwijzer van de gratis gids over agentic-werkstroom voor lean-projectteams

Gratis software bespaart geld. Maar een slecht proces? Dat kost je nog steeds een week. Maak gebruik van 10 'no-code' AI Agent-werkstroomen die het achtervolgen van updates, hiaten bij de overdracht en problemen bij de rapportage verminderen. Je kunt deze binnen enkele minuten in gebruik nemen!

Hoe gebruik je deze gids?

Je hoeft niet alle onderdelen op volgorde te lezen. Bekijk eerst de conclusie, ga naar jouw gebruiksscenario en test de tool met echt werk voordat je een keuze maakt.

Het overslaan van de proefversie en het kiezen op basis van functies alleen is de meest voorkomende reden waarom teams binnen zes maanden van tool wisselen.

Index van scenario's

Gebruik deze lijst als snelkoppeling. In elke sectie worden de beste tools vergeleken voor één concrete behoefte op het gebied van projectmanagement.

1. Eenvoudige en gratis projectmanagementsoftware

Eenvoudige tools voor projectmanagement moeten gemakkelijk aan te leren en te onderhouden zijn, en mogen niet te ingewikkeld worden. In deze categorie is gebruiksvriendelijkheid belangrijker dan de hoeveelheid functies.

1. Trello: visuele borden met de laagste leercurve in deze categorie

Meest geschikt voor: Kleine teams die werken met kaarten en lijsten. Marketingcampagnes, contentkalenders en eenvoudige projectopvolging.

Limieten van het gratis abonnement: 10 borden per werkruimte, 10 medewerkers per werkruimte, 10 MB per geüpload bestand, 250 runs van de automatisering per maand.

Waarom het nummer 1 is: De installatie duurt minder dan 10 minuten. Trello is opgebouwd rond borden, lijsten en kaarten, waardoor de werkstroom zelfs voor mensen die een hekel hebben aan projectmanagementsoftware heel duidelijk is.

Trello is het meest geschikt voor eenvoudige werkstroomen zoals:

Eerlijke mening: De mogelijkheden van Trello houden op bij het bord. Als je rapportages over meerdere borden, tijdsregistratie, werklastplanning of gedetailleerde toestemmingen nodig hebt, schiet Trello tekort. De limiet van 10 borden vormt ook een belemmering voor teams die meer dan een handvol werkstroomen beheren.

❗️Gratis PM-tools lossen één probleem op. Deze lost alle vijf op.

De meeste marketingteams stapelen 4 tot 6 gratis tools op elkaar voordat ze beseffen dat ze meer tijd besteden aan het maken van verbindingen tussen de tools dan aan het gebruik ervan. Deze 5 installaties vervangen je volledige marketingstack door één werkruimte, en dat nog steeds gratis. 👇🏼

2. Todoist: Overzichtelijke taakregistratie met invoer in natuurlijke taal

Meest geschikt voor: Zelfstandigen, freelancers en iedereen die persoonlijke taken beheert. Niet geschikt voor samenwerking binnen grotere teams.

Limieten van het gratis abonnement: 5 actieve projecten, 5 medewerkers per project, 3 filterweergaven, activiteitengeschiedenis van 7 dagen, geen herinneringen, 5 MB aan bestandsuploads.

Waarom het op nummer 2 staat: Typ “Elke vrijdag om 16.00 uur een rapport indienen” en Todoist analyseert automatisch de herhaling, het tijdstip en de naam van de taak. De mobiele app is een van de meest verzorgde in deze vergelijking.

Eerlijke mening: Todoist is een takenlijst, geen projectmanager. Herinneringen zijn alleen beschikbaar in de betaalde versie, wat een echte beperking is voor het belangrijkste gebruik van de tool. Als je projecten bestanden, goedkeuringen, afhankelijkheden, opmerkingen van klanten of gedeelde rapportages omvatten, zal dit niet voldoende zijn.

3. ClickUp: Meer gratis functies, maar een steilere leercurve

Meest geschikt voor: Teams die nu eenvoud willen, maar later complexiteit verwachten.

Limiet van het gratis abonnement: 60 MB opslagruimte, onbeperkt aantal taken, onbeperkt aantal leden in het gratis abonnement, 100 keer tijdsregistratie, 1 formulier en beperkt gebruik van bepaalde geavanceerde weergaven en functies.

Waarom het op nummer 3 staat: De lijstweergave in ClickUp kan functioneren als een eenvoudige takenlijst. Het nadeel is dat de interface opties toont die je misschien nog niet nodig hebt, zoals werklastweergaven, meerdere toegewezen personen, aangepaste velden, documenten, doelen, dashboards en automatiseringen.

Eerlijke mening: ClickUp is niet de eenvoudigste tool in deze lijst. Dat is Trello. ClickUp staat op de derde plaats omdat het je ruimte biedt om te groeien, niet omdat het in het begin makkelijker is. De opslagruimte van 60 MB is bovendien snel opgebruikt bij werk met veel bestanden.

Winnaar in deze categorie: Trello

Als het puur om eenvoud gaat, is er geen twijfel mogelijk. Kies voor Trello als je team klein is en je voornamelijk met visuele kaarten werkt. Kies voor ClickUp als je verwacht binnen 12 maanden de basisborden te ontgroeien en liever geen migratie later wilt.

2. Projectmanagementsoftware voor start-ups

Start-ups hebben tools nodig die mee kunnen groeien met de veranderingen binnen het bedrijf. Eén en dezelfde werkruimte moet mogelijk ondersteuning bieden voor productontwikkeling, marketing, werving, klantenservice en updates voor investeerders, nog voordat het team voor elke functie speciale medewerkers heeft.

1. ClickUp: onbeperkt aantal gebruikers in het gratis abonnement

Meest geschikt voor: Startups die personeel willen uitbreiden zonder tegen een limiet op het aantal gebruikers aan te lopen.

Meest flexibele gratis werkruimte met een onbeperkt aantal gebruikers: ClickUp. Taken, documenten, chat, eenvoudige tijdsregistratie, formulieren, meerdere weergaven en automatisering zijn allemaal in één werkruimte ondergebracht. De leercurve, 60 MB opslagruimte en een limiet van 100 tijdsregistraties zijn de nadelen.

Waarom dit de nummer 1 is voor startups: Het gratis abonnement met een onbeperkt aantal gebruikers is het belangrijkst wanneer je snel mensen aanneemt. Veel concurrerende gratis abonnementen hanteren al eerder een limiet voor het aantal gebruikers. Bij Asana geldt voor nieuwe accounts een limiet van 2 gebruikers. Bij Jira is de limiet 10 gebruikers. Bij Monday.com is de limiet 2 gebruikers. Het gratis abonnement van ClickUp omvat meerdere projectweergaven, basisfuncties voor tijdsregistratie, een ingebouwde chat, Docs en basis-AI-functies.

Start-ups hebben zelden gestructureerde werkstroom. Dezelfde vijf mensen kunnen Sprints uitvoeren, landingspagina’s publiceren, updates voor investeerders bijhouden, feedback van klanten beoordelen en het wervingsproces beheren. ClickUp past beter bij die chaos dan de meeste gratis tools.

Eerlijke mening: De interface van ClickUp is wat overladen voor een team van 2 of 3 personen. Als je nog in een heel vroeg stadium zit en uitvoeringssnelheid belangrijker is dan de diepgang van de functies, kun je met Trello sneller aan de slag. De opslagruimte van 60 MB is voor startups met veel bestanden al binnen enkele weken bereikt.

2. Notion: werkruimte, wiki en eenvoudige projecttracker in één

Meest geschikt voor: Solo-oprichters of startups met twee personen, waarbij documentatie net zo belangrijk is als het bijhouden van taken.

Beperkingen van het gratis abonnement: Onbeperkt aantal blokken, maar alleen voor individuele gebruikers. Zodra er een tweede lid aan de werkruimte wordt toegevoegd, geldt er een limiet van 1.000 blokken. 10 gastplaatsen, 5 MB aan bestandsuploads, paginageschiedenis van 7 dagen.

Waarom het op nummer 2 staat: Productspecificaties, wiki's, roadmaps, aantekeningen van vergaderingen en taken kunnen allemaal in één werkruimte worden ondergebracht. Notion werkt goed wanneer documentatie de basis vormt van de bedrijfsvoering.

Eerlijke mening: Notion schiet tekort op het gebied van uitvoering. Er is geen ingebouwde tijdsregistratie, werklastbeheer of rapportage die specifiek op projectmanagement is gericht. Door de limiet van 1.000 blokken is Notion moeilijk te gebruiken met een medeoprichter. De meeste teams van twee personen zullen het Plus-abonnement nodig hebben.

3. Linear: Ontworpen voor productontwikkeling in het tempo van een start-up

Meest geschikt voor: Tech-startups die softwareproducten ontwikkelen.

Limieten van het gratis abonnement: onbeperkt aantal leden, 250 actieve taken, 2 teams, 10 MB aan bestandsuploads, geen rollen van beheerders.

Waarom het op nummer 3 staat: Linear is snel, overzichtelijk en speciaal ontwikkeld voor productontwikkelingsteams. De interface is doelgericht, de snelkoppelingen zijn krachtig en het product overspoelt ontwikkelaars niet met generieke PM-functies.

Eerlijke mening: Linear heeft een uitgesproken visie op hoe teams werken. De limiet van 250 problemen in het gratis abonnement is voor elk team dat regelmatig producten oplevert al binnen enkele weken bereikt. Als je niet-technische toepassingen zoals marketing, verkoop, klantensucces of bedrijfsvoering in dezelfde tool nodig hebt, zul je moeite hebben met dit product.

Winnaar in deze categorie: ClickUp

ClickUp komt als winnaar uit de bus voor de fase van 0 tot 50, omdat het gratis abonnement met een onbeperkt aantal gebruikers de meest zeldzame en waardevolle functie is voor start-ups. Kies Notion als je team documentatie voorop stelt en voorlopig nog uit één persoon bestaat. Kies Linear als je je uitsluitend bezighoudt met productontwikkeling en engineering en kunt volstaan met 250 actieve issues.

3. Projectmanagementsoftware voor kleine teams

Een klein team bestaat meestal uit 2 tot 10 mensen die binnen één afgebakende werkstroom werken. Denk bijvoorbeeld aan een marketingteam dat campagnes beheert, een ontwerpteam dat verzoeken afhandelt of een productteam dat lanceringstaken bijhoudt.

Kleine teams hebben meestal meer behoefte aan een snelle implementatie dan aan uitgebreide functies. De beste gratis tool is degene die het team elke dag zal openen.

1. Trello: visuele eenvoud voor gefocuste teams

Meest geschikt voor: Kleine teams van 2 tot 10 personen met eenvoudige, op borden gebaseerde werkstroom binnen de limiet van 10 medewerkers.

Limieten van het gratis abonnement: 10 borden per werkruimte, 10 medewerkers per werkruimte, 10 MB aan bestandsuploads, 250 runs van de automatisering per maand.

Waarom het nummer 1 is: Trello is eenvoudig uit te leggen en gebruiksvriendelijk. Het werkt vooral goed voor kleine teams met eenvoudige visuele werkstroomen, duidelijke fasen en weinig ruimte voor installatie-aanpassingen.

Eerlijke mening: Trello beschikt niet over ingebouwde functies voor tijdsregistratie, rapportage of capaciteitsplanning. Teams die deze functies nodig hebben, zullen tools van derden moeten toevoegen, waardoor hun toolset gefragmenteerder wordt. Door de limiet van 10 medewerkers moeten teams bovendien sneller upgraden dan ze hadden verwacht.

2. ClickUp: Onbeperkt aantal gebruikers en ruimte om te groeien

Meest geschikt voor: Kleine teams van 2 tot 10 personen die gratis gebruikerslicenties nodig hebben zonder een limiet van 2 gebruikers.

Limiet van het gratis abonnement: Onbeperkt aantal gebruikers, 60 MB opslagruimte, basisfuncties voor tijdsregistratie (60 keer), 1 formulier.

Waarom het nummer 1 is: Van de grote gratis PM-tools is ClickUp een van de weinige die een team van 7 of 10 personen ondersteunt zonder betaalmuur. De gratis versie van Asana is nu beperkt tot 2 gebruikers voor nieuwe accounts. De gratis versie van Monday.com is beperkt tot 2 gebruikers. ClickUp biedt taken, documenten, eenvoudige tijdregistratie, formulieren en meerdere projectweergaven in één werkruimte.

ClickUp is een goede keuze wanneer een klein team het volgende nodig heeft:

Eerlijke mening: Voor een team dat alleen taaktoewijzing, deadlines en één weergave nodig heeft, is ClickUp overbodig. De installatiekosten loont pas als je daadwerkelijk gebruikmaakt van de geavanceerde functies. De opslagruimte van 60 MB is ook al snel op voor creatieve teams of teams die veel bestanden gebruiken.

3. Asana: overzichtelijke interface voor individuele gebruikers of teams van twee personen

Meest geschikt voor: individuele gebruikers of teams van twee personen die de gebruikerservaring van Asana waarderen. Het Personal-abonnement van Asana geldt voor aanmeldingen na 12 november 2025 en omvat maximaal 2 zetels. Voor oudere accounts kunnen andere limieten gelden.

Limieten van het gratis abonnement: 2 gebruikers voor nieuwe accounts, onbeperkt aantal taken en projecten, lijst-/bord-/kalenderweergaven, geen tijdlijnweergave, geen aangepaste velden, geen automatisering.

Waarom het op nummer 3 staat: Asana heeft een van de overzichtelijkste interfaces in deze categorie. De onboarding duurt minder lang dan bij ClickUp, en teams zonder technische achtergrond begrijpen projecten, taken, eigenaars, deadlines en kalenderweergaven doorgaans snel.

Eerlijke mening: Door de inkrimping van het gratis abonnement in november 2025 van 15 (toen 10) naar 2 gebruikers is Asana Free tegenwoordig ongeschikt voor de meeste kleine teams. Iedereen met een team van 3 of meer mensen moet minimaal $ 10,99 per gebruiker per maand betalen. Het Starter-abonnement beperkt het aantal processen van automatisering bovendien tot 250 per maand voor de hele organisatie.

Winnaar in deze categorie: Trello

Trello is de beste keuze voor kleine teams die behoefte hebben aan eenvoudige visuele coördinatie. ClickUp is de betere keuze wanneer het team uit meer dan 2 gebruikers bestaat, meerdere werkstroomen heeft of verwacht verder te groeien dan de standaardborden.

4. Projectmanagementsoftware voor kleine bedrijven

Een klein bedrijf telt doorgaans 5 tot 50 medewerkers die verschillende onderdelen van het bedrijf tegelijkertijd runnen. Het team mag dan qua aantal medewerkers nog klein zijn, maar het werk reikt verder dan één projectbord.

Een klein bedrijf kan bijvoorbeeld het volgende moeten beheren:

Daardoor zijn de softwarebehoeften verschillend. Een klein bedrijf heeft doorgaans één werkruimte nodig voor taken, documenten, formulieren, tijdsregistratie, eenvoudige CRM-achtige tracking en interne communicatie.

Op dit punt scoort ClickUp beter dan eenvoudigere taaktools.

1. ClickUp: de beste gratis suite voor kleine bedrijven, voor teams die ruimte nodig hebben om te groeien

Meest geschikt voor: Kleine bedrijven met ongeveer 5 tot 50 medewerkers die bedrijfsvoering, marketing, client-opdrachten, documentatie en terugkerende processen in één werkruimte beheren.

Limiet van het gratis abonnement: onbeperkt aantal gebruikers, 60 MB opslagruimte, basisfuncties voor tijdsregistratie (60 keer), 1 formulier. Voor gasttoegang met toestemming is een betaald abonnement vereist.

Waarom dit de nummer 1 is: Kleine bedrijven gebruiken projectmanagementsoftware zelden alleen voor het bijhouden van taken. In dezelfde werkruimte moeten mogelijk clientprojecten, standaardprocedures (SOP's), campagnekalenders, intakeformulieren, wervingswerkstroomen, opvolging van leveranciers en eenvoudige tijdsregistratie worden ondergebracht.

Het gratis abonnement van ClickUp is beter geschikt voor die combinatie, omdat het taken, documenten, een ingebouwde chatfunctie, een kalenderweergave, Kanban-borden, formulieren en basisfuncties voor tijdsregistratie in één werkruimte samenbrengt.

ClickUp is het meest geschikt voor kleine bedrijven die:

Eerlijke mening: ClickUp vergt meer installatie dan Asana of Trello. Een klein bedrijf dat alleen taaktoewijzingen en deadlines nodig heeft, geeft wellicht de voorkeur aan Trello. ClickUp is de betere keuze wanneer het bedrijf één gratis werkruimte nodig heeft die meer ondersteunt dan alleen basiscoördinatie van taken. Gasttoegang met toestemming voor klanten vereist een upgrade naar het Unlimited-abonnement.

2. Trello: het meest geschikt voor zeer kleine bedrijven met visuele werkstroom

Meest geschikt voor: Zeer kleine bedrijven met 1 tot 10 medewerkers die hun werk in eenvoudige fasen beheren.

Limieten van het gratis abonnement: 10 borden per werkruimte, 10 medewerkers per werkruimte.

Waarom het op nummer 2 staat: Trello is eenvoudig te begrijpen voor eigenaars, freelancers en klanten. Het is zeer geschikt voor kleine bedrijven die borden nodig hebben voor leads, bestellingen, content, verzoeken of eenvoudige client-projecten.

Eerlijke mening: Trello schiet tekort wanneer het bedrijf behoefte heeft aan rapportage, tijdsregistratie, documentatie of samenwerking tussen verschillende functies. De limiet van 10 borden en 10 medewerkers per werkruimte dwingt je tot een upgrade zodra je bedrijf groeit.

3. Wrike: het beste gratis abonnement inclusief gantt-grafieken

Meest geschikt voor: Kleine bedrijven die gratis willen plannen met een gantt-diagram.

Limieten van het gratis abonnement: Onbeperkt aantal gebruikers (na de herstructurering in januari 2026), 200 actieve taken, 2 GB opslagruimte, 1 gedeelde ruimte.

Waarom het op nummer 3 staat: Wrike heeft zijn gratis abonnement in januari 2026 aangepast en biedt nu een onbeperkt aantal gebruikers. Het gratis abonnement omvat Gantt-grafieken, een bordweergave, een tabelweergave en basisintegraties. Er zijn maar weinig gratis abonnementen die Gantt-grafieken bieden.

Eerlijke mening: De limiet van 200 actieve taken is beperkend zodra een klein bedrijf meerdere werkstroomen uitvoert. Voor aangepaste velden, tijdsregistratie en automatisering is het Business-abonnement nodig van $ 25 per gebruiker per maand, met een minimum van 5 gebruikers en een jaarlijks minimum van $ 1.500.

Winnaar in deze categorie: ClickUp

ClickUp is de beste keuze voor kleine bedrijven, omdat deze niet alleen behoefte hebben aan taakcoördinatie, maar aan een breed scala aan functies. Trello is eenvoudiger voor visuele werkstroom. Wrike biedt gratis een gantt-diagram. ClickUp biedt kleine bedrijven één gratis werkruimte voor taken, documenten, intake, eenvoudige tijdsregistratie en terugkerende taken, voordat ze extra tools moeten aanschaffen.

5. Projectmanagementsoftware voor softwareontwikkelingsteams

Softwareteams hebben behoefte aan issue tracking, sprintplanning, backlog grooming en engineeringvriendelijke werkstroom. Algemene projectmanagementtools kunnen multifunctionele teams helpen, maar teams die uitsluitend uit engineers bestaan, hebben doorgaans meer gespecialiseerde systemen nodig.

1. Jira: de standaardkeuze voor engineeringteams die met Agile werken

Meest geschikt voor: Technische teams die Scrum of Kanban toepassen met story points, Sprints en backlog grooming.

Limiet van het gratis abonnement: 10 gebruikers, 2 GB opslagruimte, 100 uitvoeringen van regels voor automatisering per maand, 100 e-mails per dag, geen rollen of toestemmingen.

Waarom het nummer 1 is: De terminologie van Jira is de terminologie van softwareprojectmanagement: problemen, epics, Sprints, backlogs, story points en burndown-grafieken. Agile-principes zijn diep verankerd in het product.

Eerlijke mening: Jira is niet populair bij niet-technici. De interface is overladen, de terminologie is specifiek voor technici en de limiet van 10 gebruikers voor het gratis abonnement is al snel bereikt. Als technici in dezelfde tool moeten samenwerken met marketing of ontwerp, is Jira misschien niet de beste keuze.

2. Linear: modern, snel, met een eigen visie

Meest geschikt voor: technische teams van start-ups die snelheid en een moderne gebruikerservaring belangrijker vinden dan diepgaande Agile-kennis.

Limieten van het gratis abonnement: onbeperkt aantal leden, 250 actieve taken, 2 teams, 10 MB aan bestandsuploads, geen beheerdersrollen.

Waarom het op nummer 2 staat: Linear is door ingenieurs voor ingenieurs ontwikkeld. Elke interactie is geoptimaliseerd voor snelheid. Het is overzichtelijker dan Jira en beter geschikt voor beginnende productontwikkelingsteams die meer waarde hechten aan vaart dan aan configuratie.

Eerlijke mening: De limiet van 250 issues in het gratis abonnement blokkeert het aanmaken van nieuwe issues zodra deze limiet is bereikt. De meeste actieve productteams zullen deze limiet binnen enkele weken overschrijden. Ook de meningen van Linear beperken je. Aangepaste werkstroom-werkflows zijn sterker aan banden gelegd. Als je team gebruiksscenario’s nodig heeft die niet met engineering te maken hebben of complexe werkstroom-werkflows, kun je het product zelf ontgroeien, niet alleen het gratis abonnement.

3. ClickUp: engineering en al het andere in één tool

Meest geschikt voor: Technische teams die in dezelfde werkruimte moeten samenwerken met ontwerp-, QA-, DevOps-, product-, marketing- of operationele teams.

Waarom het op nummer 3 staat: ClickUp ondersteunt sprints, story points, het bijhouden van bugs, productdocumentatie en cross-functionele lanceringen. De technische afdeling kan sprints gebruiken, terwijl marketing een bord gebruikt en het management dashboards.

Eerlijke mening: ClickUp is geen vervanging voor Jira als het gaat om hardcore Agile. De installatie van aangepaste velden voor story points en velocity is meer handmatig, en de diepte van de rapportage is minder uitgebreid. Kies voor ClickUp wanneer cross-functionele samenwerking belangrijker is dan de diepgang van Agile-functies.

Winnaar in deze categorie: Jira

Jira is de beste keuze voor engineeringteams die op zoek zijn naar diepgaande Agile-functionaliteit en de standaard volgen, zolang het team in het gratis abonnement onder de 10 gebruikers blijft. Kies Linear als snelheid en een moderne gebruikerservaring belangrijker zijn dan de diepgang van de functies, en je onder de 250 actieve problemen kunt blijven. Kies ClickUp alleen als je engineering- en niet-engineeringteams in dezelfde tool wilt hebben.

6. Projectmanagementsoftware voor marketingteams

Marketingteams hebben behoefte aan kalenders, eigenaars, beoordelingsfasen, zichtbaarheid voor campagnes en een samenwerkingsomgeving die geschikt is voor freelancers. Welke tool het beste is, hangt af van de grootte van het team en welke limieten het eerst een probleem zullen vormen.

1. Asana: overzichtelijke gebruikerservaring voor individuele marketeers of teams van twee personen

Meest geschikt voor: Marketingteams die op zoek zijn naar eenvoudige projectcoördinatie zonder uitgebreide aangepaste instellingen.

Waarom het nummer 1 is: De interface van Asana is overzichtelijk, intuïtief en gemakkelijk te leren. De kalenderweergave werkt goed voor contentplanning, het bijhouden van campagnes en de coördinatie van freelancers.

Asana is een goede keuze voor marketingteams die behoefte hebben aan:

Eerlijke mening: Het gratis abonnement van Asana bevat niet alle functies die marketingteams op termijn nodig hebben. Tijdsregistratie, geavanceerde automatisering, rapportage, aangepaste velden en complexe goedkeuringsprocessen kunnen al snel beperkingen opleveren.

2. ClickUp: Redactiekalenders, aangepaste velden en automatisering in één werkruimte

Meest geschikt voor: Marketingteams van elke grootte die meerdere contentpijplijnen, campagnes en goedkeuringsprocessen beheren.

Limiet van het gratis abonnement: Onbeperkt aantal gebruikers, 60 MB opslagruimte (raakt al snel op bij teams die veel bestanden gebruiken), basisfuncties voor tijdsregistratie (60 keer), 1 formulier.

Waarom het op nummer 2 staat: Van de gratis, marketingvriendelijke tools is ClickUp een van de weinige die ondersteuning biedt voor teams van meer dan 5 personen. Het gratis abonnement van Asana is nu beperkt tot 2 gebruikers voor nieuwe accounts. Het gratis abonnement van Monday.com is beperkt tot 2 gebruikers. Met aangepaste velden kun je redactionele kalenders opstellen met publicatiedata, kanalen, eigenaars en statusbijhouding in één overzicht. Ingebouwde automatisering kan routinematige overdrachten tussen briefing, opstellen, beoordeling en publicatie afhandelen.

Eerlijke mening: Opslaglimieten zijn voor marketingteams een groter probleem dan voor de meeste andere teams, omdat creatieve bestanden snel veel ruimte innemen. De AI-functies in gratis abonnementen moeten worden gezien als een extraatje, niet als de belangrijkste reden om voor de tool te kiezen.

3. Notion: opdrachten en de kalender in één werkruimte

Meest geschikt voor: Zelfstandige contentmakers waarbij briefings, stijlgidsen en de redactionele kalender naast de content zelf staan.

Beperkingen van het gratis abonnement: Onbeperkt aantal blokken, maar alleen voor individuele gebruikers. Zodra er een tweede lid wordt toegevoegd, geldt er een limiet van 1.000 blokken. 10 gasten, 5 MB aan bestandsuploads.

Waarom het op nummer 3 staat: Briefings worden pagina's. Pagina's kunnen worden gekoppeld aan databaserijen in de kalender. Als je alleen werkt, kun je al je content op één plek beheren.

Eerlijke mening: Notion dwingt geen structuur af. Redactionele kalenders in Notion raken vaak uit de hand, tenzij iemand de verantwoordelijkheid neemt om ze bij te houden. De limiet van 1.000 blokken zodra er een tweede lid toetreedt, maakt Notion onpraktisch voor echte marketingteams zonder een upgrade.

Categoriewinnaar: Asana

Asana is de beste keuze voor marketingteams die waarde hechten aan overzichtelijke coördinatie en snelle implementatie. Kies voor ClickUp als je behoefte hebt aan redactionele kalenders, aangepaste velden, automatisering en taakuitvoering in één werkruimte. Kies voor Notion als briefings en documentatie centraal staan in de marketingwerkstroom.

7. Projectmanagementsoftware voor bureaus en clientwerk

Bureaus hebben meer nodig dan alleen interne taakregistratie. Voor werk van klanten zijn doorgaans gasttoegang, intake, taakeigendom, tijdlijnen, documenten, tijdsregistratie en interne zichtbaarheid nodig die klanten niet te zien krijgen.

1. ClickUp: voor altijd gratis gastaccounts en eenvoudige tijdsregistratie in het gratis abonnement

Meest geschikt voor: Bureaus en adviesbureaus die meerdere klantprojecten beheren binnen de limieten van het gratis abonnement.

Limieten van het gratis abonnement: Gasten met een ‘Free Forever’-account hebben alleen volledige toestemmingen (er zijn geen gasttypes met beperkte toestemmingen in het gratis abonnement). 60 MB opslagruimte. Basistijdsregistratie is beperkt tot 60 keer gebruik.

Waarom het nummer 1 is: Zelfs met beperkingen dekt het gratis abonnement van ClickUp meer basisbehoeften van bureaus dan die van concurrenten. Het gratis abonnement van Asana is onbruikbaar vanwege de limiet van 2 gebruikers. Het gratis abonnement van Wrike bevat wel een gantt-diagram, maar geen gasten met beperkte toestemming. ClickUp biedt taken, documenten, formulieren, meerdere weergaven, eenvoudige tijdsregistratie en één type gast voor $0.

Voor werk van klanten is meestal meer nodig dan alleen een takenbord. Bureaus hebben behoefte aan intake, eigenaars, tijdlijnen, documenten, tijdsregistratie, gasttoegang en interne zichtbaarheid die klanten niet te zien krijgen. ClickUp voldoet beter aan die basisbehoeften van bureaus dan de meeste gratis tools, met een betaald abonnement dat gasttoegang met toestemming mogelijk maakt.

Eerlijke mening: Facturering aan klanten, factureerbare tarieven en rapporten over de benutting van middelen zijn niet hetzelfde als eenvoudige tijdsregistratie. Voor gasten met toestemming, verschillende soorten werkstroomen voor gasten en volledige toewijzing van gastlicenties is een upgrade naar het Unlimited- of Business-abonnement vereist. Bureaus hebben naarmate ze groeien meestal betaalde facturerings- of financiële tools nodig.

2. Wrike: werkstroom voor creatieve bureaus met Adobe-integratie

Meest geschikt voor: Creatieve bureaus waar Adobe Creative Cloud de standaardproductietool is voor productiviteit.

Limieten van het gratis abonnement: Onbeperkt aantal gebruikers (na de update van januari 2026), 200 actieve taken, 2 GB opslagruimte.

Waarom het op nummer 2 staat: Wrike begrijpt creatieve processen beter dan de meeste algemene PM-tools. Werkstroom, redactie en werkzaamheden in verbinding met Adobe-toepassingen zijn beter uitgebouwd in de betaalde abonnementen.

Eerlijke mening: De limiet van 200 actieve taken in de gratis versie is te beperkend voor bureaus die meerdere klantprojecten beheren. Voor aangepaste werkstroom-werkprocessen, tijdsregistratie en redactie is het Business-abonnement vereist, dat $25 per gebruiker per maand kost, met een minimum van 5 gebruikers.

3. Trello: Eenvoudige visuele projectopvolging met klantvriendelijke borden

Meest geschikt voor: freelancers en eenmansbureaus met eenvoudige client-projecten waarbij het aantal medewerkers niet hoger is dan 10.

Limieten van het gratis abonnement: 10 borden per werkruimte, 10 medewerkers per werkruimte.

Waarom het op nummer 3 staat: Klanten hebben Trello snel onder de knie. Ze kunnen zien wat er gepland is, in uitvoering is, op feedback wacht en klaar is, zonder dat ze een complexe werkruimte hoeven te leren kennen.

Eerlijke mening: Trello heeft geen ingebouwde functies voor tijdsregistratie, facturering of klantportalen. Bij de limiet van 10 medewerkers worden ook klanten meegeteld als ze als gasten van de werkruimte aan meerdere borden deelnemen. Je zult tools van derden moeten toevoegen, en naarmate het aantal klanten toeneemt, wordt het geheel steeds rommeliger.

Winnaar in deze categorie: ClickUp

ClickUp komt als winnaar uit de bus omdat gasttoegang en eenvoudige tijdsregistratie de basis vormen voor bureaus, en ClickUp biedt beide in het gratis abonnement. Kies Wrike voor creatieve bureaus waar werkstroomverbindingen met Adobe belangrijk zijn. Kies Trello als je een zelfstandige freelancer bent met minder dan 10 medewerkers van klanten.

8. Projectmanagementsoftware met tijdsregistratie

Tijdsregistratie is handig voor bureaus, consultants, freelancers en operationele teams die offertes moeten vergelijken met de daadwerkelijk bestede tijd. De beste keuze hangt af van of je tijdsregistratie nodig hebt binnen een PM-tool of via een aparte timer.

1. Clockify: gratis tijdsregistratie met het meest uitgebreide gratis abonnement

Meest geschikt voor: Teams die alleen tijdsregistratie nodig hebben, en geen projectmanagement.

Limieten van het gratis abonnement: Onbeperkte tijdsregistratie, onbeperkt aantal projecten en klanten. Het maximale aantal gebruikers varieert per bron (raadpleeg de huidige prijspagina van Clockify voor het meest recente maximum).

Waarom het op nummer 1 staat: Het gratis abonnement van Clockify biedt de meest ruime mogelijkheden voor tijdsregistratie. Onbeperkte tijdsregistratie, projecten en klanten voor $0. De interface is functioneel maar betrouwbaar.

Eerlijke mening: Clockify is een gespecialiseerde tool voor tijdsregistratie, geen projectmanagementtool. Voor facturering is het Standard-abonnement vereist, dat $ 4,99 per gebruiker per maand (op jaarbasis) kost. Ter vergelijking: het gratis abonnement van Toggl Track is beperkt tot 5 gebruikers.

2. ClickUp: eenvoudige tijdsregistratie binnen projectwerk

Meest geschikt voor: Teams die zowel taakbeheer als eenvoudige tijdsregistratie nodig hebben zonder daarvoor een aparte tool te hoeven gebruiken.

Limiet van het gratis abonnement: Bij het 'Free Forever'-abonnement is de tijdsregistratie beperkt tot maximaal 60 keer gebruik van de Time Tracking ClickApp.

Waarom het op nummer 2 staat: Tijdsregistratie gebeurt in de juiste context. Teams kunnen de gewerkte tijd bijhouden bij de Taak waar het werk plaatsvindt, in plaats van in de ene tool een timer te starten en de oplevering in een andere tool te beheren.

Eerlijke mening: De limiet van 100 gebruikers in de gratis versie is beperkend. Voor ingebouwde tijdsregistratie met volledige functionaliteit (factureertarieven, labels, beschrijvingen, tijd die niet aan taken is gekoppeld) is een betaald abonnement vereist. Teams die veel factureren, zullen moeten upgraden of ClickUp moeten combineren met speciale facturatiesoftware.

3. Toggl Track: de beste gebruikerservaring op het gebied van tijdsregistratie

Meest geschikt voor: freelancers of kleine teams van maximaal 5 gebruikers die op zoek zijn naar de meest overzichtelijke interface voor tijdsregistratie die er is.

Limiet van het gratis abonnement: Maximaal 5 gebruikers in het gratis abonnement.

Waarom het op nummer 3 staat: Toggl Track is prettig, snel en gemakkelijk in het dagelijks gebruik.

Eerlijke mening: Dit is geen tool voor projectmanagement. Door de limiet van 5 gebruikers in het gratis abonnement is deze tool minder geschikt voor groeiende teams dan Clockify.

Winnaar in deze categorie: Clockify

Clockify is de beste keuze voor teams die alleen tijdsregistratie nodig hebben en op zoek zijn naar het meest uitgebreide gratis abonnement. Kies ClickUp als je taakbeheer en eenvoudige tijdsregistratie in één tool nodig hebt. Kies Toggl Track voor freelancers die alleen werken of teams van minder dan 5 personen die op zoek zijn naar de meest overzichtelijke timer-ervaring.

9. Projectmanagementsoftware met facturering en factuurafhandeling

Op het gebied van facturering schieten de meeste gratis tools voor projectmanagement tekort. Als facturen, betalingen en tarieven centraal staan in je werkstroom, kun je beter een speciale tool voor financiën of voor het omzetten van uren naar facturen gebruiken.

1. Harvest: de standaard voor de tijd-tot-factuur-meting

Meest geschikt voor: freelancers en bureaus die per uur of per project factureren.

Limieten van het gratis abonnement: 1 gebruiker, 2 projecten, basisfuncties voor tijdsregistratie en facturering.

Waarom het nummer 1 is: Harvest regelt het factureringsgedeelte dat PM-tools meestal overslaan: tijdsregistratie, onkostenregistratie, facturen en werkstroomen.

Eerlijke mening: Harvest is geen volledig projectmanagement-systeem. Het is beter in het bijhouden van tijd en facturering dan in het uitvoeren van taken. Het gratis abonnement ondersteunt slechts 1 gebruiker en 2 projecten, dus zelfs kleine teams hebben het Pro-abonnement nodig voor $11 tot $13 per gebruiker per maand. Harvest is eind 2025 overgenomen door Bending Spoons en het prijsmodel omvat nu naast de kosten per gebruiker ook gebruiksafhankelijke kosten. Controleer de huidige prijzen voordat je een toewijzing aangaat.

2. ClickUp Gratis plus een speciale factureringstool

Meest geschikt voor: Zelfstandige freelancers en zeer kleine teams die de tijdsregistratie en de facturering over twee tools kunnen verdelen.

Waarom het op nummer 2 staat: Bijhoud de tijd in ClickUp (binnen de limiet van 60 keer gebruik in de gratis versie), exporteer of kopieer de tijdgegevens en factureer vervolgens in Harvest, Wave, FreshBooks of QuickBooks.

Eerlijke mening: Dit zorgt voor extra contextwisselingen en handmatig werk. Het is een haalbare oplossing voor freelancers die in hun eentje werken en een paar clients factureren, maar niet voor bureaus met veel lopende opdrachten.

3. Notion in combinatie met handmatige facturering

Meest geschikt voor: Zelfstandige consultants met projecten op basis van een vast bedrag of een vast honorarium.

Waarom het op nummer 3 staat: Notion kan gegevens over opdrachten en de status van facturen bijhouden als de factureringswerkstroom eenvoudig is en je alleen werkt (de limiet van 1.000 blokken geldt vanaf het tweede lid).

Eerlijke mening: Dit is geen facturatiesoftware. De meeste consultants groeien hier binnen enkele maanden uit.

Winnaar in deze categorie: Harvest

Als facturering een essentieel onderdeel van je bedrijf is, kies dan voor Harvest of een vergelijkbare gespecialiseerde tool. Gratis PM-tools regelen het projectmanagementgedeelte. Voor het factureringgedeelte heb je bijna altijd een echte tool nodig.

10. Projectmanagementsoftware met Kanban-borden

Kanban-borden komen het best tot hun recht wanneer het werk door zichtbare fasen verloopt. Welke tool het meest geschikt is, hangt af van de vraag of Kanban de volledige werkstroom omvat of slechts één weergave is van een breder projectsysteem.

1. Trello: pure Kanban met de laagste leercurve

Meest geschikt voor: iedereen die puur Kanban wil gebruiken binnen de limiet van 10 borden en 10 medewerkers.

Waarom het nummer 1 is: Trello is opgebouwd rond het Kanban-bord. De drag-and-drop-functies werken direct en het werkingsprincipe is duidelijk.

Eerlijke mening: De mogelijkheden van Trello houden op bij het bord. Het samenvoegen van gegevens uit verschillende borden, het genereren van rapportage of het plannen van middelen is niet waar deze tool voor bedoeld is. Zodra je 10 borden of 10 medewerkers bereikt, moet je upgraden naar het Standard-abonnement voor $ 5 per gebruiker per maand.

2. ClickUp: geavanceerde Kanban als één van de vele weergaven

Meest geschikt voor: Teams die Kanban willen combineren met andere weergaven van dezelfde gegevens, zonder limiet op het aantal borden.

Waarom het op nummer 2 staat: ClickUp ondersteunt de bordweergave, maar hetzelfde werk kan ook worden weergegeven als een lijst, kalender, tijdlijn of in een andere weergave. Zo voorkomen teams dat hun volledige werkstroom vast komt te zitten in borden.

Eerlijke mening: Krachtiger dan Trello, maar het kost wat meer tijd om in te stellen. Als je team vandaag alleen een Kanban-bord nodig heeft, is Trello de snelste oplossing.

3. Notion: Kanban op basis van een database

Meest geschikt voor: individuele gebruikers die een verbinding willen maken tussen Kanban en documenten, wiki's en andere gegevens.

Waarom het op nummer 3 staat: De bordweergave van Notion werkt goed wanneer het bord een visualisatie is van een grotere database.

Eerlijke mening: De bordweergave van Notion is functioneel, maar niet native. Drag-and-drop werkt trager dan bij Trello of ClickUp. De limiet van 1.000 blokken bij 2 of meer leden beperkt ook het gebruik van Kanban binnen het team.

Winnaar in deze categorie: Trello

Trello is de beste keuze voor pure Kanban binnen de limieten van de werkruimte. Kies ClickUp als je Kanban wilt combineren met andere weergaven van dezelfde gegevens, of als je meer dan 10 medewerkers hebt. Kies Notion als je al met Notion werkt en één geconsolideerde werkruimte wilt.

11. Projectmanagementsoftware met Gantt-grafieken

Ingebouwde gantt-grafieken zijn meestal alleen tegen betaling beschikbaar, met twee uitzonderingen: GanttProject (gratis desktopversie) en Wrike (gratis cloudversie met gantt-grafieken sinds januari 2026).

1. Wrike: gratis gantt-diagram in de cloud met samenwerkingsmogelijkheden

Meest geschikt voor: Teams die op zoek zijn naar cloudgebaseerde gantt-grafieken in een gratis abonnement met toegang voor het hele team.

Limieten van het gratis abonnement: onbeperkt aantal gebruikers, 200 actieve taken, 2 GB opslagruimte.

Waarom het nummer 1 is: De update van het gratis abonnement van Wrike in januari 2026 omvatte Gantt-grafieken en een onbeperkt aantal gebruikers. Het is een van de slechts twee cloud-PM-tools die gratis planning in Gantt-stijl bieden.

Eerlijke mening: Door de limiet van 200 actieve taken is het gratis abonnement van Wrike beperkt tot kleinere projecten. Voor resourcebeheer en tijdsregistratie is het Business-abonnement vereist, dat $ 25 per gebruiker per maand kost, met een minimum van 5 gebruikers.

2. GanttProject: gratis open-source gantt-programma voor de desktop

Meest geschikt voor: Projectmanagers of planners die alleen werken, geen budget hebben en met desktopsoftware kunnen werken.

Waarom het op nummer 2 staat: GanttProject biedt je echte gantt-planning zonder abonnement. Het is de meest complete gratis gantt-optie voor desktop-werk.

Eerlijke beoordeling: Alleen voor desktopgebruik. Geen realtime samenwerking, geen mobiele app, geen moderne werkruimte. Niet geschikt voor teams die verspreid over verschillende locaties werken.

3. ClickUp: gratis cloud-PM met planning in gantt-stijl

Meest geschikt voor: Teams die tijdlijnplanning en afhankelijkheden nodig hebben binnen een bredere PM-werkruimte.

Limieten van het gratis abonnement: 60 keer gebruik van de gantt- en tijdlijn-weergaven in het Free Forever-abonnement.

Waarom het op nummer 3 staat: ClickUp biedt teams planning in gantt-stijl binnen een cloud-samenwerkingstool, naast taken, documenten, opmerkingen en andere weergaven.

Eerlijke mening: De limiet van 60 keer levenslang gebruik is erg krap voor elk team dat regelmatig Gantt-grafieken gebruikt. Voor onbeperkte Gantt-grafieken is een betaald abonnement nodig. Beschouw dit als voldoende voor eenvoudige afhankelijkheidsplanning, maar niet voor Gantt-grafieken op niveau van een onderneming. Traditionele projectmanagers die complexe planningen beheren, hebben wellicht een betaalde of gespecialiseerde tool nodig.

Categoriewinnaar: Wrike voor gratis gantt-diagrammen in de cloud

Wrike is de beste keuze als je op zoek bent naar een gratis cloud-Gantt-diagram met mogelijkheden voor teamsamenwerking. GanttProject is de beste keuze voor offline planning in je eentje. ClickUp is de beste keuze als je slechts af en toe een Gantt-diagram nodig hebt en dit binnen een bredere werkruimte wilt gebruiken.

12. Projectmanagementsoftware voor samenwerking aan documenten

Teams die veel met documenten werken, hebben meer nodig dan alleen opmerkingen bij taken. Ze hebben wiki's, briefings, aantekeningen, standaardprocedures en projectcontext nodig die ook na afloop van de vergadering nog terug te vinden zijn.

1. Notion: documenten staan centraal, Taaken spelen een aanvullende rol

Meest geschikt voor: Zelfstandige gebruikers voor wie documentatie net zo belangrijk is als het bijhouden van taken.

Beperkingen van het gratis abonnement: Onbeperkt aantal blokken, maar alleen voor individuele gebruikers. Zodra er een tweede lid wordt toegevoegd, geldt er een limiet van 1.000 blokken. 10 gasten, 5 MB aan bestandsuploads.

Waarom het nummer 1 is: Dankzij pagina's, subpagina's, databases en opmerkingen voelt de documentatie heel natuurlijk aan. Notion komt het best tot zijn recht wanneer individuele gebruikers aantekeningen over vergaderingen, wiki's, PRD's, SOP's, onderzoeksdatabases en eenvoudige taken in één werkruimte nodig hebben.

Eerlijke mening: Het gratis abonnement van Notion verandert in een proefversie met 1.000 blokken zodra er een tweede lid toetreedt. Dat is ongeveer 90% minder capaciteit dan bij een werkruimte voor één persoon. Teams moeten er rekening mee houden dat ze vanaf dag één $10 per gebruiker per maand moeten betalen voor het Plus-abonnement. Zoeken en structureren kan ook lastig zijn in grote werkruimtes, en pagina’s raken in verval als niemand verantwoordelijk is voor het onderhoud.

2. ClickUp Docs: documenten die verbonden zijn met taken

Meest geschikt voor: Teams waarin documentatie taken genereert en taken naar documentatie verwijzen.

Limieten van het gratis abonnement: 60 MB opslagruimte, limieten op het gebruik van doc-tags en geen onbeperkte samenwerking aan documenten.

Waarom het op nummer 2 staat: Je kunt tekst in een document omzetten in gekoppelde taken, takenlijsten in documenten insluiten en documenten koppelen aan projecthiërarchieën.

Eerlijke mening: ClickUp Docs is prima, maar haalt het niet bij de diepgang van Notion als het puur om documentatie gaat. Als je Docs vooral voor documentatie gebruikt en je bent een enkele gebruiker, is Notion nog steeds de betere keuze.

3. Google Documenten: de standaard voor realtime samenwerking

Meest geschikt voor: Teams die al gebruikmaken van Google Workspace.

Waarom het op nummer 3 staat: Google Documenten blijven de standaard voor het opstellen, becommentariëren en gezamenlijke bewerking van documenten.

Eerlijke mening: Google Documenten zijn geen projectmanagement-tool. Het is gebruikelijk om Google Documenten te combineren met een gratis PM-tool, maar dit brengt extra kosten met zich mee door het wisselen tussen verschillende omgevingen.

Winnaar in deze categorie: Notion (voor individuele gebruikers) of ClickUp Docs (voor teams)

Notion is de beste keuze voor individuele gebruikers die voornamelijk met documenten werken. ClickUp Docs is de beste keuze voor teams die documenten en taken met elkaar willen koppelen, omdat de limiet van 1.000 blokken per team bij Notion een vroege upgrade noodzakelijk maakt. Combineer Google Documenten alleen met een aparte PM-tool als je volledig achter het Google-ecosysteem staat.

13. Projectmanagementsoftware met workflowautomatisering

Automatisering kan repetitieve overdrachten overbodig maken, maar gratis abonnementen zijn zelden ruim genoeg voor serieuze bedrijfsvoering. Beschouw gratis automatisering als een manier om werkstroomtesten uit te voeren, niet om het hele bedrijf te runnen.

1. ClickUp: uitgebreide bibliotheek met triggers, maar met een limiet aan gratis automatiseringsmogelijkheden

Meest geschikt voor: Teams die routinematige werkstroomprocessen moeten automatiseren, zoals wijzigingen in de status, het toewijzen van taken, terugkerende taken, het doorsturen van nieuwe opdrachten en het plaatsen van opmerkingen.

Waarom het de nummer 1 is qua veelzijdigheid: De automatiseringsbouwer van ClickUp maakt deel uit van een complete PM-werkruimte, waardoor automatiseringen kunnen worden toegepast op taken, velden, datums, eigenaren, formulieren en integraties.

Eerlijke mening: De limieten voor gratis automatisering zijn niet ruim genoeg voor intensief gebruik. Dagelijks terugkerende triggers kunnen het budget snel opgebruiken. Intensieve gebruikers van automatisering hebben een betaald abonnement nodig met hogere automatiseringslimieten.

2. Trello-automatiseringen: eenvoudige automatisering van borden

Meest geschikt voor: Trello-gebruikers die op zoek zijn naar eenvoudige automatisering op bordniveau.

Limiet van het gratis abonnement: 250 Workspace-commando's per maand.

Waarom het op nummer 2 staat: Trello-automatisering (voorheen Butler) is uitstekend geschikt voor het verplaatsen van kaarten, regels voor deadlines en lijstacties.

Eerlijke mening: Trello-automatisering schiet tekort als het gaat om logica die meerdere borden omvat en complexe regels voor de werkstroom. Bij actieve borden zijn de 250 uitvoeringen snel opgebruikt.

3. Airtable: Datagestuurde automatisering

Meest geschikt voor: Teams met gestructureerde gegevenswerkstroomen waarbij automatisering moet worden toegepast op records en velden.

Waarom het op nummer 3 staat: Airtable biedt flexibele mogelijkheden voor automatisering wanneer het datamodel overzichtelijk is.

Eerlijke mening: Voor automatisering met Airtable moeten gebruikers het datamodel begrijpen. Het is voor niet-technische gebruikers minder toegankelijk dan Trello Automations.

Categoriewinnaar: Er is geen algemene winnaar in de categorie 'gratis'

Geen van de gratis abonnementen biedt voldoende mogelijkheden voor serieuze automatisering. ClickUp heeft de meest uitgebreide bibliotheek met triggers. Trello heeft de eenvoudigste bordautomatisering. Airtable heeft de sterkste datagestuurde logica. Kies op basis van de tool die je al gebruikt. Het is meestal niet de moeite waard om alleen voor gratis automatisering van tool te wisselen.

14. Projectmanagementsoftware voor teams op afstand

Teams die op afstand werken, hebben een manier nodig om beslissingen te nemen, de context vast te leggen en minder afhankelijk te zijn van vergaderingen. De beste tool is degene die de communicatiegewoonten van het team ondersteunt, niet alleen de lijst met taken.

1. ClickUp: één tool met chat, documenten, taken en tijdzones

Meest geschikt voor: Teams die op afstand werken en op zoek zijn naar één tool voor asynchrone communicatie, documentatie en projectwerk, zonder limiet aan het aantal gebruikers in het gratis abonnement.

Limiet van het gratis abonnement: onbeperkt aantal gebruikers, 60 MB opslagruimte, basisfuncties voor tijdsregistratie (60 keer), 1 formulier.

Waarom dit de nummer 1 is: Ingebouwde chat, documenten, taken, eenvoudige tijdsregistratie, projectoverzichten en opmerkingen maken de gebruikelijke combinatie van Slack, Notion en Asana overbodig. Er zijn maar weinig gratis tools die een onbeperkt aantal gebruikers ondersteunen voor een verspreid team.

Eerlijke mening: Asynchrone communicatie is een teamdiscipline, geen functie van een tool. ClickUp biedt je de mogelijkheden, maar als je team standaard terugvalt op versnipperde DM's en niet-opgenomen gesprekken, kan geen enkele tool dat oplossen.

2. Basecamp: een uitgesproken ‘async-first’-ontwerp

Meest geschikt voor: Solo-oprichters of teams van 2-3 personen die een asynchrone werkcultuur nastreven en bereid zijn om zich te houden aan de beperkingen van het gratis abonnement van Basecamp.

Limiet van het gratis abonnement: 1 project, 1 GB opslagruimte, 20 gebruikers (inclusief clients), alle kernfuncties inbegrepen.

Waarom het op nummer 2 staat: Basecamp is ontworpen met het oog op asynchrone werkwijzen. Automatische check-ins kunnen dagelijkse stand-ups vervangen. Op prikborden worden discussies per onderwerp geordend. Projectruimtes zorgen ervoor dat de communicatie gericht blijft op het werk.

Eerlijke mening: De beperking tot één project bij Basecamp for Free maakt het onbruikbaar voor elk team dat meer dan één werkstroom beheert. Het eigenzinnige ontwerp is juist het kenmerk van het product, maar als je flexibiliteit nodig hebt, kun je daar moeite mee hebben. Betaalde abonnementen beginnen bij $15 per gebruiker per maand of $349 per maand voor een onbeperkt aantal gebruikers.

3. Notion: samenwerking op afstand waarbij documentatie centraal staat

Meest geschikt voor: Zelfstandige telewerkers waarbij schriftelijke documentatie de belangrijkste communicatiemethode is.

Limiet van het gratis abonnement: Onbeperkt aantal blokken, maar alleen voor individuele gebruikers. Maximaal 1.000 blokken zodra er een tweede lid toetreedt.

Waarom het op nummer 3 staat: Notion ondersteunt schriftelijke context, teamwiki's, projectpagina's en besluitlogboeken.

Eerlijke mening: Geen ingebouwde chatfunctie. De limiet van 1.000 teamleden dwingt elk team dat op afstand werkt en uit meer dan één gebruiker bestaat, al snel tot een upgrade. Je zult er ook Slack of een andere chattool bovenop moeten gebruiken, wat mede de reden is waarom er zo’n wildgroei aan tools bestaat.

Winnaar in deze categorie: ClickUp

ClickUp is de beste keuze voor teams op afstand, omdat het gratis abonnement als enige van deze drie een onbeperkt aantal gebruikers ondersteunt zonder projectlimiet. Kies voor Basecamp als je een solo-oprichter bent of een team van 2-3 personen dat zich op één project richt en bereid is om $15 per gebruiker per maand te betalen zodra je groeit. Kies voor Notion als documentatie je belangrijkste methode voor samenwerking op afstand is en je alleen werkt.

15. Branchespecifieke projectmanagementsoftware

Branchespecifiek projectmanagement is vaak bepalend voor de aankoopbeslissing. Een gratis algemene tool voor projectmanagement kan volstaan om interne zaken bij te houden, maar de betaalde branchespecifieke tool biedt vaak ondersteuning voor compliance, documentatie, facturering of werkstroomprocessen die algemene tools niet aankunnen.

Software voor projectmanagement voor de bouw

Topscorer onder de betaalde tools: Procore

Beste gratis alternatief: ClickUp

Procore is speciaal ontwikkeld voor de bouwsector. Het verwerkt RFI's, indieningen, wijzigingsopdrachten, punchlists en veldrapporten.

ClickUp kan eenvoudigere bouwwerkstroomen in kaart brengen met aangepaste velden, formulieren, fasetracking, dagelijkse logboeken, RFI-logboeken en taken voor onderaannemers. De basisfunctie voor tijdsregistratie in het gratis abonnement (60 keer gebruik) helpt bij het bijhouden van een beperkt aantal arbeidsuren.

Eerlijke mening: Geen enkele algemene PM-tool kan structurele tekeningen, BIM-coördinatie of nalevingsdocumentatie zo goed verwerken als Procore. Als de bouw je kernactiviteit is, verdient de betaalde tool zich meestal terug door het verminderen van fouten. ClickUp is alleen de juiste keuze voor aannemers in de woningbouw, gespecialiseerde vakmensen of interne taakverdeling, waarbij eenvoudig projectmanagement volstaat.

Software voor juridisch projectmanagement

Topscorer onder de betaalde tools: Clio

Beste gratis alternatief: ClickUp of Notion (voor zelfstandige advocaten)

Clio verzorgt dossierbeheer, trustboekhouding, facturering, kalenderbeheer en documentautomatisering.

ClickUp kan worden geconfigureerd voor het bijhouden van zaken, deadlinekalenders en het ordenen van documenten. Noch ClickUp, noch Notion biedt functies voor trust accounting of het controleren op belangenconflicten. Notion Free is alleen geschikt voor zelfstandige advocaten vanwege de limiet van 1.000 blokken per team.

Eerlijke mening: Zelfstandige advocaten en kleine kantoren met een krap budget kunnen ClickUp gebruiken voor eenvoudig dossierbeheer. Voor alles wat te maken heeft met trustrekeningen, IOLTA-vereisten of integratie met elektronische indiening bij de rechtbank is een echte tool voor de advocatuur nodig. Behandel geen gevoelige cliëntzaken in een gratis abonnement, tenzij je de voorwaarden voor veiligheid hebt doorgenomen.

Software voor projectmanagement in de gezondheidszorg

Topscorer onder de betaalde tools: oplossingen voor ondernemingen die voldoen aan de normen voor de gezondheidszorg

Beste gratis alternatief: Met een limiet voor niet-klinische werkzaamheden

HIPAA-compliance is bij de meeste gratis abonnementen niet beschikbaar. ClickUp ondersteunt HIPAA alleen in het Enterprise-abonnement. Gratis PM-tools kunnen geschikt zijn voor niet-klinische projecten, zoals faciliteitenbeheer, marketing, werving of interne bedrijfsvoering, maar ze mogen geen PHI opslaan.

Eerlijke mening: De gezondheidszorg is de enige sector waar de 'gratis-versie-workaround' niet werkt. Voer geen werkstroom met patiëntgegevens uit op gratis tools.

Software voor boekhoudkundig projectmanagement

Topscorer onder de betaalde tools: Karbon

Beste gratis alternatief: ClickUp

Karbon is speciaal ontwikkeld voor accountantskantoren, met werkstroomsjablonen voor belastingaangiften, audits, adviesopdrachten en terugkerende klantopdrachten.

Met ClickUp kun je werkstroommodellen voor het belastingseizoen maken, opleveringen aan klanten bijhouden, sjablonen voor terugkerende opdrachten gebruiken en eenvoudige tijdsregistratie uitvoeren voor factureerbare uren, binnen de limiet van 60 gebruiksmogelijkheden.

Eerlijke mening: Accountantskantoren met meer dan een paar medewerkers hebben doorgaans baat bij branchespecifieke sjablonen en automatisering van werkstroom. Zelfstandige accountants en zeer kleine kantoren kunnen ClickUp gratis gebruiken totdat het team groeit of de limieten van het gratis abonnement van ClickUp bereikt.

Software voor projectmanagement in de vastgoedsector

Topscorer onder de betaalde opties: CRM-software voor de vastgoedsector of software voor beheer van transacties

Beste gratis alternatief: ClickUp

De meeste CRM-systemen voor de vastgoedsector bieden projectmanagement voor transacties. Algemene PM-tools kunnen vastgoedpijplijnen, de voorbereiding van aanbiedingen, mijlpalen in transacties en communicatielogboeken met klanten bijhouden.

Eerlijke mening: De specifieke gegevens uit de vastgoedsector vallen buiten het bereik van algemene PM-tools: MLS, ShowingTime, elektronische handtekeningen, transactiecoördinatie en CRM-gegevens. Gratis PM-tools zijn geschikt voor interne coördinatie, maar niet voor volledig transactiebeheer.

Categorieoverzicht

Speciaal voor een bepaalde sector ontwikkelde tools zijn meestal de investering waard als die sector je kernactiviteit is. Gratis algemene PM-tools zoals ClickUp, Trello en Wrike zijn geschikte alternatieven voor zelfstandigen, kleine bedrijven of niet-kernwerkstroomen. De uitzondering hierop is de gezondheidszorg, waar gratis abonnementen wettelijk gezien geen PHI mogen verwerken.

16. Projectmanagementsoftware per methodologie

Projectmanagementmethodieken verschillen niet alleen in de tools die teams gebruiken, maar ook in de manier waarop ze werken. De juiste gratis tool voor jouw methodiek is zelden dezelfde als de juiste tool voor iemand anders.

Agile en Scrum

Direct antwoord: Jira is de standaardkeuze voor Agile-teams met maximaal 10 gratis gebruikers. Linear is het moderne alternatief voor maximaal 250 gratis problemen. ClickUp is geschikt voor teams die zowel Agile- als niet-Agile-werkstroomen gebruiken.

Kies voor Jira als je team uit minder dan 10 gebruikers bestaat en je je aan traditionele Scrum houdt. Kies voor Linear als je een moderne uitstraling wilt en je nog in de beginfase zit met minder dan 250 actieve problemen. Kies voor ClickUp als de technische afdeling een tool moet delen met marketing of design.

Kanban

Direct antwoord: Trello voor pure Kanban binnen 10 borden. ClickUp voor Kanban als één van de vele weergaven.

Kies voor Trello als Kanban 90% van wat je nodig hebt dekt en je niet meer dan 10 borden en 10 medewerkers hebt. Kies voor ClickUp als je Kanban wilt, plus andere weergaven van dezelfde gegevens.

Waterval

Direct antwoord: Wrike voor een gratis Gantt-diagram in de cloud met toegang voor het hele team. GanttProject voor offline planning door één persoon. ClickUp voor werk in Gantt-stijl binnen een bredere PM-werkruimte.

Kies Wrike voor gratis Gantt-diagrammen in de cloud met teamsamenwerking. Kies GanttProject voor offline planning in je eentje. Kies ClickUp als je Gantt-diagrammen slechts af en toe nodig hebt en deze binnen een bredere werkruimte wilt gebruiken.

Getting Things Done

Direct antwoord: Todoist is speciaal ontworpen voor GTD en biedt ruimte voor 5 gratis projecten. ClickUp en Notion kunnen worden geconfigureerd voor GTD, maar vereisen wel een installatie.

Kies Todoist voor GTD met minimale installatie als 5 projecten voldoende zijn en je zonder herinneringen kunt werken (of betaal $5 per maand voor Pro). Kies ClickUp of Notion als je GTD plus werkstroom voor teams in dezelfde tool wilt.

Samenvatting van de methodologie

Gespecialiseerde methodologietools zijn doorgaans beter in de methodologie waarvoor ze zijn ontwikkeld dan algemene tools. Jira is sterker voor Scrum (binnen 10 gratis gebruikers). Trello is sterker voor pure Kanban (binnen 10 gratis borden). Todoist is sterker voor GTD (binnen 5 gratis projecten). ClickUp is de meest methodologie-onafhankelijke optie, maar vereist meer installaties dan de gespecialiseerde tools.

17. Software voor persoonlijk projectmanagement

Persoonlijk projectmanagement betekent één gebruiker, geen overhead voor samenwerking, snelle vastlegging en betrouwbare synchronisatie tussen verschillende apparaten. Tools voor teamprojectmanagement zijn ook geschikt voor persoonlijk gebruik, maar veel daarvan bevatten functies die juist in de weg zitten.

1. Todoist: De snelste manier om taken vast te leggen in deze categorie

Meest geschikt voor: Particulieren die dagelijkse taken, terugkerende klusjes en persoonlijke projecten op verschillende apparaten beheren.

Limieten van het gratis abonnement: 5 actieve projecten, 3 filterweergaven, activiteitengeschiedenis van 7 dagen, geen herinneringen, bestandsuploads tot 5 MB.

Waarom dit de nummer 1 is: De natuurlijke-taalinvoer analyseert datums, herhalingen, prioriteiten en labels uit één enkele getypte zin. De mobiele app is een van de sterkste in deze vergelijking.

Eerlijke mening: Todoist is een takenlijst, geen projectmanager. Het gratis abonnement biedt geen herinneringen, wat een belangrijk nadeel is. De meeste particuliere gebruikers bereiken binnen enkele maanden de limiet van 5 projecten en stappen dan over naar Pro voor $ 5 per maand.

2. Notion: een persoonlijk besturingssysteem voor mensen die er zelf een willen bouwen

Meest geschikt voor: Personen die één plek willen voor taken, aantekeningen, dagboeken, gewoontes, doelen en leeslijsten.

Limieten van het gratis abonnement: onbeperkt aantal blokken voor individuele gebruikers, 10 gasten, 5 MB aan bestandsuploads.

Waarom het op nummer 2 staat: Notion ondersteunt GTD, bullet journaling, het bijhouden van gewoontes, PARA, persoonlijk kennisbeheer en het bijhouden van eenvoudige taken.

Eerlijke mening: Het kost uren om Notion goed in te stellen. Sommige mensen vinden dit geweldig en noemen het een ‘tweede brein’. Anderen maken van de installatie zelf een vicieuze cirkel van uitstelgedrag.

3. ClickUp: persoonlijke werkruimte met functies op teamniveau

Meest geschikt voor: Particulieren die complexe persoonlijke projecten beheren, zoals nevenactiviteiten, creatief werk, woningrenovatie of projecten die kunnen uitgroeien tot werkstroomen voor teams.

Limieten van het gratis abonnement: 60 MB opslagruimte, basistijdsregistratie met een limiet van 60 keer, 1 formulier.

Waarom het op nummer 3 staat: ClickUp biedt ervaren gebruikers meerdere weergaven, eenvoudige tijdsregistratie, doelen, taken en documenten op één plek.

Eerlijke mening: De interface van ClickUp is ontworpen voor teams. Particuliere gebruikers zien opties die ze niet nodig hebben. Het werkt prima voor ervaren gebruikers, maar is niet de meest prettige ervaring voor iemand die er alleen mee werkt.

Winnaar in deze categorie: Todoist

Todoist wint op het gebied van eenvoud bij maximaal 5 projecten. Notion wint op het gebied van flexibiliteit voor individuele gebruikers. ClickUp wint voor gevorderde gebruikers die van plan zijn uit te breiden. De meeste particuliere gebruikers overschatten de complexiteit die ze nodig hebben. Begin met Todoist voordat je Notion of ClickUp gaat gebruiken.

18. Alles-in-één-software voor projectmanagement

‘Alles-in-één’ betekent Taak, documenten, chat en eenvoudige tijdsregistratie in één tool, met één login, één werkruimte en één gegevenslaag. Het doel van deze consolidatie is niet het verzamelen van functies, maar het terugdringen van de wildgroei aan tools.

Gebruik ClickUp om taken, documenten, dashboards, doelen, automatiseringen en teamsamenwerking samen te brengen in één projectwerkruimte

1. ClickUp: functies op teamniveau met een onbeperkt aantal gratis gebruikers

Meest geschikt voor: Teams die apart betalen voor taakbeheer, chatten, documenten en tijdsregistratie en die dit willen samenvoegen.

Limiet van het gratis abonnement: onbeperkt aantal leden in het gratis abonnement, 60 MB opslagruimte, 100 tijdsregistraties en 1 formulier.

Waarom het nummer 1 is: ClickUp brengt taken, documenten, een ingebouwde chatfunctie, eenvoudige tijdsregistratie, automatisering, doelen, formulieren, aangepaste velden en basis-AI samen in één werkruimte. Geen enkel ander gratis abonnement in deze vergelijking combineert dezelfde alles-in-één-functies zonder kosten en met een onbeperkt aantal gebruikers.

Eerlijke mening: De veelzijdigheid is ook het nadeel. De interface van ClickUp is complexer dan die van tools die voor één specifiek doel zijn bedoeld, en de leercurve is aanzienlijk. Met een opslagruimte van 60 MB en een limiet van 60 registraties voor basistijdsregistratie is het gratis abonnement meer een opstapje dan een oplossing voor de lange termijn. Teams die slechts twee van de vier pijlers nodig hebben, zijn meestal beter af met twee toonaangevende tools.

2. Notion: alles-in-één werkruimte, met de nadruk op documenten

Meest geschikt voor: individuele gebruikers die documentatie, kennisbeheer en eenvoudige manier om taken bij te houden in één oplossing willen combineren.

Limiet van het gratis abonnement: Onbeperkt aantal blokken, maar alleen voor individuele gebruikers. Maximaal 1.000 blokken zodra er een tweede lid toetreedt.

Waarom het op nummer 2 staat: Pagina's, databases, wiki's en taken staan allemaal in één werkruimte. Notion is de alles-in-één-oplossing wanneer het zwaartepunt van het team ligt bij geschreven context en je alleen werkt.

Eerlijke mening: Notion mist een ingebouwde chatfunctie, tijdsregistratie en een degelijke gantt-diagram. De claim dat het een alles-in-één-oplossing is, klopt alleen als je werk voornamelijk uit tekst bestaat en je als individu werkt. De limiet van 1.000 blokken bij een tweede lid maakt Notion gratis in feite onbruikbaar voor teams.

3. Airtable: een hybride tussen een spreadsheet en een database met eenvoudige projectfuncties

Meest geschikt voor: Teams die in tabellen denken en flexibele weergaven van dezelfde gegevens nodig hebben.

Waarom het op nummer 3 staat: Het relationele gegevensmodel van Airtable is uniek in deze categorie. Het werkt goed voor gestructureerde records, redactionele databases, lichtgewicht CRM-systemen en operationele trackers.

Eerlijke mening: Airtable is in de eerste plaats een database. Het beschikt niet over een ingebouwde chatfunctie, uitgebreide documenten of een goede tijdsregistratie. Het 'alles-in-één'-concept is wel ruim opgezet.

Winnaar in deze categorie: ClickUp

ClickUp is de beste all-in-one oplossing voor projectmanagement voor teams, omdat het het enige gratis abonnement is dat een onbeperkt aantal gebruikers combineert met taken, documenten, chat en basisfuncties voor tijdsregistratie. Het nadeel is de leercurve en de beperkingen van het gratis abonnement op het gebied van opslagruimte en tijdsregistratie. Kies Notion als je werk voornamelijk uit tekst bestaat en je alleen werkt. Kies Airtable als je met gestructureerde gegevens werkt.

Vergelijkingstabel: gratis tools voor projectmanagement

Gratis projectmanagementtools lijken op elkaar op de prijspagina's, maar er zijn verschillen in de details. In deze tabel worden de tools vergeleken op basis van hun sterkste toepassingsgebied, de voordelen van het gratis abonnement en de belangrijkste beperkingen, zodat je sneller een shortlist kunt samenstellen.

Vergelijk gratis projectmanagementtools op basis van de beste gebruikssituatie, de sterke punten van het gratis abonnement en de belangrijkste beperkingen

Belangrijkste sleutels

Wat maakt gratis projectmanagementsoftware zo goed?

Niet alle gratis abonnementen zijn op dezelfde manier opgezet. Sommige zijn demo's met het label ‘gratis’. Andere zijn volwaardige werkomgevingen.

Vijf criteria onderscheiden ze van elkaar.

1. Toegang tot kernfuncties, niet alleen beperkte aantallen

Een gratis abonnement waarmee je onbeperkt taken kunt aanmaken, maar geen bruikbare projectweergave krijgt, is geen gratis PM-tool. Het is een lijst met taken.

Het gratis abonnement moet de weergaven en werkstroomen bevatten die je team daadwerkelijk gaat gebruiken.

De test: Maak een lijst van de drie weergaven of werkstroom(s) die je wekelijks zult gebruiken. Controleer of alle drie beschikbaar zijn in het gratis abonnement voordat je je aanmeldt. Als er twee achter een betaalmuur zitten, is het gratis abonnement geen echte optie voor jou.

2. Redelijke limieten voor gebruikers

Het aantal gebruikers in het gratis abonnement bepaalt hoe ver je met de tool kunt gaan voordat je moet betalen.

Een ruimhartig gratis abonnement voor één persoon kan nog steeds een slecht gratis abonnement zijn voor een groeiend team. Asana heeft zijn gratis abonnement in de loop der tijd teruggebracht van 15 naar 10 naar 2 gebruikers. Het gratis abonnement van Monday.com is voor 2 gebruikers. Het gratis abonnement van Trello is voor 10 medewerkers. Het gratis abonnement van ClickUp is voor een onbeperkt aantal gebruikers.

De test: Voeg je huidige team en de verwachte aanwervingen voor het komende jaar toe. Als dat nummer de limiet voor het gratis abonnement overschrijdt, kies dan voor een betaald abonnement in plaats van een gratis abonnement.

3. Opslagruimte die bij je werk past

Opslaglimieten zijn voor teams met veel assets een groter probleem dan voor teams van beheerders of technische teams.

Teams op het gebied van marketing, design, video, bouw en bureaus moeten eerst de opslagruimte controleren voordat ze naar AI-functies kijken. De gratis versie van ClickUp biedt 60 MB. De gratis versie van Jira biedt 2 GB. De gratis versie van Wrike biedt 2 GB. De gratis versie van Notion biedt 5 MB per bestand.

De tijdelijke oplossing: Sla bestanden op in Google Drive, Dropbox, Figma of een ander bestandssysteem. Maak vanuit de PM-tool een link naar de bestanden. Dit brengt weliswaar extra kosten met zich mee door het wisselen van context, maar het stelt de beslissing over een upgrade uit.

4. Gratis abonnement versus gratis proefversie

Met een permanent gratis abonnement kun je de tool onbeperkt gebruiken, maar met limieten. Een gratis proefversie geeft je gedurende een korte periode volledige toegang, waarna de toegang wordt stopgezet als je niet betaalt.

Let op: Als een tool bij de aanmelding voor het ‘gratis’ abonnement om creditcardgegevens vraagt, lees dan de kleine lettertjes. Voor permanent gratis abonnementen zijn meestal geen betalingsgegevens nodig.

5. Duidelijk upgradepad

Gratis abonnementen zijn bedoeld om je uiteindelijk te laten overstappen. De eerlijke tools vertellen je wat je gaat betalen en wat je ervoor krijgt.

Positieve signalen: openbare prijspagina, transparante kosten per gebruiker, jaarlijkse kortingen en betaalde abonnementen die extra functies toevoegen in plaats van gratis functies te schrappen.

Rode vlaggen: verborgen prijzen, plotselinge prijsstijgingen, geschrapte gratis functies en opdringerige verzoeken om te upgraden.

De beslissing in 60 seconden

De snelste manier om een gratis projectmanagementtool te kiezen, is door de lijst met functies in eerste instantie te negeren. Begin met de teamgrootte, het type werkstroom en de tolerantie voor de installatie.

Drie vragen. Beantwoord ze eerlijk.

Hoeveel mensen gaan het gebruiken?

Wat is je belangrijkste werk?

Hoe technisch onderlegd is jouw team?

5 fouten die je moet vermijden bij het gebruik van gratis PM-software

Zelfs gratis tools kunnen tijdverspilling betekenen als je ze verkeerd kiest of configureert. Vermijd deze fouten voordat je er je echte werk mee gaat doen.

Fout #1: Kiezen op basis van het aantal functies

Tools met de meeste functies zijn niet altijd de beste tools. De meeste functies zul je nooit gebruiken. Een tool met 200 functies klinkt geweldig, totdat het navigeren erdoor je werk vertraagt.

Nog te doen: Bepaal welke drie werkstroom(s) voor jou onmisbaar zijn. Kies de eenvoudigste tool die deze drie aankan.

Fout #2: Niet testen met echte projecten

Voorbeeldprojecten met taken met de naam ‘Taak 1’ en ‘Taak 2’ geven geen beeld van de werkelijke knelpunten.

Nog te doen: Importeer op dag één een actief project. Gebruik het twee weken lang voor echt werk. Echte projecten brengen dealbreakers sneller aan het licht dan demoborden.

Fout #3: Te vaak van tool wisselen

Het wisselen tussen verschillende tools kost tijd, demotiveert teams en zorgt voor migratieproblemen. Elke overstap gaat ten koste van de productiviteit.

Nog te doen: Blijf minstens zes maanden bij één tool, tenzij deze je dagelijkse werk belemmert. De meeste aanvankelijke problemen hebben te maken met de leercurve, niet met de tool zelf.

Fout #4: Te veel aangepaste elementen op de eerste dag

Als je 40 uur besteedt aan het bouwen van het ‘perfecte’ systeem, loopt het eigenlijke werk vertraging op. Je vereisten zullen veranderen.

Nog te doen: Begin met de standaardinstellingen. Gebruik de tool twee weken lang zonder aangepaste instellingen. Pas de tool vervolgens aan op basis van de daadwerkelijke knelpunten.

Fout #5: De acceptatie door het team negeren

Zelfs de krachtigste tool heeft geen zin als je team er geen gebruik van maakt.

Nog te doen: Betrek het team bij de selectie. Kies iets dat ze daadwerkelijk elke dag zullen openen, in plaats van iets dat er in een vergelijkingstabel het beste uitziet.

Eindoordeel: de beste gratis PM-software in 2026

Er is niet één winnaar die voor elk team geschikt is. De beste gratis projectmanagementsoftware is degene waarvan de limieten je daadwerkelijke werkstroom niet in de weg staan.

Na het vergelijken van gratis PM-tools aan de hand van echte gebruiksscenario's, volgt hier onze eerlijke mening.

De 4 voordelen van ClickUp

ClickUp wint terecht in vier categorieën:

Onze eerlijke aanbeveling

Voor teams die één flexibele werkruimte nodig hebben met meer dan 2 gratis gebruikers, is ClickUp Free een goed begin. De veelzijdigheid en het beleid van een onbeperkt aantal gebruikers zijn het belangrijkst wanneer je team gaat groeien of verschillende soorten werk moet beheren.

Voor individuele gebruikers of teams van twee personen die vooral belang hechten aan een soepele implementatie, is Asana of Trello een goed begin.

Voor individuele gebruikers is Todoist een goede keuze. De mobiele invoerfunctie is de beste in deze vergelijking. Notion is het alternatief als je als individu flexibiliteit boven snelheid verkiest.

Voor teams die uitsluitend uit engineers bestaan, kun je het beste beginnen met Jira (minder dan 10 gebruikers) of Linear (minder dan 250 problemen). ClickUp kiezen alleen omdat het breder inzetbaar is, is voor een puur engineeringteam een verkeerde afweging.

Voor eenvoudig visueel werk met minder dan 10 borden kun je het beste met Trello beginnen.

Voor teams die al van plan zijn te betalen en op zoek zijn naar een gepolijste oplossing, is Monday.com het overwegen waard.

De tool is minder belangrijk dan de teamgewoonten die je eromheen opbouwt. Een team dat duidelijke opdrachten opstelt, eigenaars aanwijst, deadlines respecteert en het werk consequent bijwerkt, zal met de meeste van deze tools succes boeken. Een team dat dat niet doet, zal met alle tools falen.

Kies de eenvoudigste tool waarvan de limieten van het gratis abonnement je dagelijkse werk niet in de weg staan, zet je er zes maanden lang volledig voor in en steek je energie in het werk, niet in de werkruimte.

Samenvatting voor een snelle beslissing

Als je tot hier hebt gelezen, volgt hier het overzicht per gebruiksscenario:

Vervolgens: meld je aan, importeer een lopend project, gebruik de tool twee weken lang en neem dan een beslissing. Sla de proefversie niet over, anders kies je waarschijnlijk de verkeerde tool.

Veelgestelde vragen

Wat is de beste volledig gratis projectmanagementsoftware?

ClickUp biedt de meest uitgebreide functieset met een onbeperkt aantal gratis gebruikers. Wat echter ‘het beste’ is, hangt af van uw behoeften.

Als je op zoek bent naar de meest uitgebreide gratis functieset met een onbeperkt aantal gebruikers, dan is ClickUp de beste keuze. Als je op zoek bent naar de eenvoudigste manier om te beginnen met maximaal 10 borden, kies dan voor Trello. Als je alleen werkt of in een team van twee personen, vergelijk dan Asana en Trello.

Is gratis projectmanagementsoftware echt gratis?

Ja, maar er zijn wel enkele kanttekeningen. Gratis abonnementen hebben doorgaans limieten wat betreft het aantal gebruikers, opslagruimte, projecten, borden, automatisering, rapportage of geavanceerde weergaven.

Met een permanent gratis abonnement kun je de tool onbeperkt gebruiken, maar wel met limieten. Een gratis proefversie geeft je gedurende een korte periode volledige toegang, waarna je wordt gevraagd om te betalen.

Kan ik gratis PM-software gebruiken voor mijn Business?

Ja. Gratis abonnementen zijn over het algemeen bedoeld voor commercieel gebruik.

Maar:

Lees altijd de voorwaarden voordat je gratis tools gebruikt voor clientgegevens, gereguleerd werk of gevoelige informatie.

Hoeveel gebruikers kan ik hebben bij gratis PM-software?

De verschillen zijn groot. Sommige tools bieden ruime limieten voor het aantal leden. Bij andere wordt het gratis gebruik al snel beperkt.

Bekijk de actuele prijspagina voordat je een tool kiest, vooral als je team bijna de limiet voor gebruikers heeft bereikt.

Wat is het addertje onder het gras bij gratis PM-tools?

Het addertje onder het gras is meestal een van de volgende:

De beste gratis tool is degene waarvan de limieten je dagelijkse werkstroom niet in de weg staan.

Kan ik later upgraden van het gratis naar het betaalde abonnement?

Ja. Bij de meeste tools kun je upgraden zonder dat je gegevens hoeft te migreren.

Upgrade pas wanneer je een limiet bereikt dat je werk blokkeert, niet wanneer e-mails je dat opdragen.

Raak ik gegevens kwijt als ik van een betaald naar een gratis abonnement overstap?

Dit hangt af van de tool. De meeste platforms behouden je gegevens wanneer je naar een lager abonnement overstapt, maar functies die aan betaalde abonnementen zijn gekoppeld, werken mogelijk niet meer. Gebruikers die de limiet van het gratis abonnement overschrijden, kunnen hun toegang verliezen. Bij Notion wordt het aantal blokken niet gereset wanneer content wordt verwijderd, dus als je na intensief gebruik naar een lager abonnement overstapt, kun je mogelijk geen bewerkingen meer uitvoeren.

Exporteer je gegevens voordat je naar een lager abonnement overschakelt.

Kunnen gratis PM-tools facturering en factuurafhandeling aan?

Niet echt. Gratis PM-tools kunnen helpen bij het bijhouden van werk en tijd, maar voor de facturering is meestal Harvest, Wave, FreshBooks, QuickBooks of een andere factureringstool nodig. De gratis versie van Harvest ondersteunt slechts 1 gebruiker en 2 projecten, dus zelfs kleine bureaus hebben meestal het Pro-abonnement nodig.

Als facturering een essentieel onderdeel van je werkstroom is, overweeg dan om te investeren in een factureringstool.

Wat is beter: gratis PM-software of spreadsheets?

Voor 1 tot 3 personen die eenvoudig werk uitvoeren, zijn spreadsheets prima. Ze zijn gratis, flexibel en vertrouwd.

Voor grotere teams schieten spreadsheets op drie manieren tekort:

De grens ligt meestal rond de 5 personen. Boven dat aantal presteert zelfs een eenvoudige gratis PM-tool zoals Trello (minder dan 10 medewerkers) of ClickUp beter dan een gedeelde spreadsheet.

Kan gratis PM-software worden geïntegreerd met andere tools?

Ja, maar de toegang tot integraties in het gratis abonnement loopt sterk uiteen.

Sommige tools bieden native integraties. Andere maken gebruik van Zapier, Make of betaalde integraties. Controleer de limieten voor integraties voordat je een tool kiest als je werkstroom afhankelijk is van Slack, Google Drive, GitHub, Figma of je CRM.

Zijn er volledig gratis alternatieven voor Monday.com?

Ja. Monday.com heeft een gratis abonnement, maar de limiet van 2 gebruikers is te beperkend voor echte teams. Gratis alternatieven zijn onder andere:

Monday.com is nog steeds het overwegen waard als je van plan bent te betalen en een geavanceerd werkplatform wilt.

Zijn er volledig gratis alternatieven voor Asana?

Ja. Door de nieuwe limiet van Asana van 2 gebruikers voor het gratis abonnement gaan de meeste teams op zoek naar alternatieven. Overweeg het volgende:

Zijn er volledig gratis alternatieven voor Jira?

Ja, afhankelijk van wat je nodig hebt.

Kies Linear voor overzichtelijke engineering-werkstroomen met minder dan 250 problemen. Kies ClickUp als de engineeringafdeling moet samenwerken met niet-technische teams in dezelfde werkruimte.

Als je voor $0 een Agile-oplossing wilt die vergelijkbaar is met Jira, komt het gratis abonnement van Jira zelf meestal het dichtst in de buurt, zolang je onder de 10 gebruikers blijft.