Werknemers hebben meer nodig dan alleen een goed salaris. Wat willen ze dan eigenlijk echt?
Voor de meeste medewerkers is het salaris alleen niet de enige factor die hen motiveert om op het werk het beste van zichzelf te geven. Een diep gevoel van zingeving, zinvolle gesprekken en, misschien wel het allerbelangrijkste, een goede manager zijn net zo belangrijk.
Als manager wilt u uw team goed begeleiden, zodat zij betrokken blijven en hun doelen kunnen bereiken. Daarom moet u duidelijke verwachtingen stellen en effectief communiceren om een flexibel en veerkrachtig team op te bouwen.
Laten we eens bekijken wat u allemaal moet weten over de instelling van verwachtingen van managers om het volledige potentieel van uw personeel te benutten.
Waarom is het belangrijk om de verwachtingen van managers vast te stellen?
Het stellen van duidelijke verwachtingen op de werkplek is uiterst belangrijk om een gevoel van zingeving, richting en succes te waarborgen.
Met duidelijke verwachtingen ten aanzien van doelen en belangrijke prestatie-indicatoren begrijpen alle leden van het team wat succes inhoudt, waardoor verwarring of miscommunicatie wordt voorkomen.
Het belangrijkste is dat dit leidt tot meer verantwoordelijkheid , wat zorgt voor productieve en efficiënte medewerkers. Dit zorgt ervoor dat alle projecten zonder vertraging en volgens de voor succes vastgestelde KPI's worden voltooid.
Hoe stel je de verwachtingen van je leidinggevende vast?
Nu we weten dat het belangrijk is om verwachtingen van managers vast te stellen, is de vraag: hoe pakken we dat aan? Hier zijn vier handige tips om je daarbij te helpen:
1. Stel duidelijke en specifieke doelen vast
Begin met duidelijke communicatie om verwachtingen vast te stellen. Het SMART-doelraamwerk is een veelgebruikte methode waarmee managers duidelijke doelen voor projectmanagement kunnen vaststellen.
Maar wat is een SMART-doel?
Deze worden gedefinieerd als specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden. Dit betekent dat elke doelstelling van het project moet aangeven wat er moet worden bereikt, hoe de voortgang kan worden bijgehouden, of de doelstelling realistisch en haalbaar is, of deze aansluit bij de individuele taken en de bedrijfsdoelstellingen, en ten slotte of er een deadline is.
Een goed voorbeeld van een SMART-doel zou kunnen zijn: een trainingsprogramma opzetten waarmee de tijd die aan klantenservice wordt besteed binnen drie maanden met 10% wordt verminderd.
2. Communiceer duidelijk met je team
Om duidelijke verwachtingen met je team af te spreken, laat je het jargon achterwege en kom je meteen ter zake. Korte maar duidelijke instructies brengen je boodschap beter over. Zo kunnen teams de informatie die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren, beter tot zich nemen.
Duidelijke doelen versus onduidelijke doelen (voorbeelden vanuit marketingoogpunt)
Duidelijk doel: het aantal aanmeldingen via de website met 20% verhogen in het komende kwartaal Dit doel is specifiek (20%), meetbaar (aanmeldingen via de website), haalbaar (binnen een kwartaal), relevant (belangrijk voor marketing) en tijdgebonden (komend kwartaal)
Onduidelijk doel: meer naamsbekendheid genereren
- Er wordt geen meetbaar resultaat gespecificeerd. ‘Meer’ is subjectief
- Er ontbreekt een specifieke maatstaf. Merkbekendheid kan op vele manieren worden gemeten (bijv. vermeldingen op sociale media, websitebezoeken)
- Er is geen meetbare target. Hoeveel „meer“ bewustzijn is gewenst?
- Er ontbreekt een tijdschema. Wanneer moet dit zijn gerealiseerd?
Zorg er ook voor dat je iedereen regelmatig op de hoogte houdt via vergaderingen, e-mails of korte check-ins, zodat iedereen op de hoogte blijft.
3. Stem verwachtingen af op meetbare resultaten en feedback
Maar nadat je doelen en communicatie hebt vastgesteld, is de laatste stap bij de instelling van verwachtingen misschien wel de belangrijkste: verwachtingen verbinden met meetbare indicatoren en feedback.
De leden van uw team moeten begrijpen hoe hun prestaties worden beoordeeld. De maatstaven moeten objectief, meetbaar en duidelijk gedefinieerd zijn. Neem indien mogelijk 360-graden-evaluatievragen op van hun collega’s, klanten en uzelf om inzicht te krijgen in hoe zij hebben gepresteerd.
Deze enquête kan eenvoudig worden gestart via de Feedbackformulier-sjabloon van ClickUp, waarmee je een platform kunt creëren waar zorgen en meningen kunnen worden geuit. Je teamleden kunnen waardevolle inzichten verzamelen over hun werkethiek, prestaties en sociale vaardigheden via deze volledig aanpasbare formulieren, voorzien van data-analyse en inzichten.
Zoals we al hebben vastgesteld, komt er bij het managen meer kijken dan alleen het delegeren van taken. De sleutel tot inzicht in het managementproces is te vinden in het boek The Manager’s Path van Camille Fournier!
De 10 belangrijkste verwachtingen van een goede manager
Nu we begrijpen hoe we de verwachtingen van managers kunnen instellen, gaan we de top 10 van verwachtingen van een goede manager nader bekijken
1. Ontwikkel effectieve communicatiestrategieën
Je moet communicatiekanalen voor alle projectbesprekingen in kaart brengen en reguleren. Maar de waarheid is dat lange vergaderingen voor projectupdates tijdverspilling kunnen zijn, terwijl berichten op verschillende kanalen, zoals Slack, e-mail enzovoort, vaak over het hoofd worden gezien.
Door de communicatie te centraliseren met behulp van ClickUp-functies zoals @vermeldingen of toegewezen opmerkingen, kun je berichten versturen en ontvangen binnen de context van een taak. Gebruik ‘Watchers’ en ‘Toegewezen personen’ om je belangrijkste stakeholders op de hoogte te houden van de gesprekken.
Streef bovendien naar het opstellen van een uitgebreid communicatieplan waarin de strategieën en doelstellingen voor interne en externe communicatie binnen uw organisatie worden uiteengezet.
Een goed plan moet de doelgroep, de soorten berichten, de manier waarop deze worden overgebracht en de frequentie van de communicatie omvatten. Hoe uitgebreider het plan is, hoe beter dit zal zijn voor het succes van uw project.
Sjablonen voor communicatieplannen, zoals het ClickUp-sjabloon voor communicatieplannen, bevatten tal van secties waarin je specifiek kunt ingaan op projectdetails, doelstellingen, een samenvatting, analyses, onderzoek en concurrentieanalyses. Zo zorg je ervoor dat alle belangrijke informatie in één centraal document staat.
2. Erken je best presterende medewerkers
Medewerkers die niet voldoende gewaardeerd worden, raken sneller gefrustreerd als ze geen erkenning krijgen. Het is dan ook geen verrassing dat 80% van de medewerkers harder, en misschien zelfs slimmer, zou werken als ze gewaardeerd zouden worden.
We vinden het allemaal fijn om gewaardeerd te worden voor ons werk. Erkenning op de werkplek inspireert je team om optimaal te presteren en versterkt gewenst gedrag. Dit kan ook bijdragen aan het behoud van medewerkers en een stijging van de omzet en productiviteit.
“Er zijn maar twee manieren om menselijk gedrag te beïnvloeden: je kunt het manipuleren of je kunt het inspireren.”
“Er zijn maar twee manieren om menselijk gedrag te beïnvloeden: je kunt het manipuleren of je kunt het inspireren.”
3. Zorg voor een sterke bedrijfscultuur
Een sterke bedrijfscultuur vormt de ruggengraat van elk succesvol bedrijf. Deze kan helpen om medewerkers te verenigen, vertrouwen en motivatie op te bouwen en een unieke identiteit te creëren.
Maar dat kan lastig zijn. Daar komt de sjabloon voor bedrijfscultuur van ClickUp om de hoek kijken! Het is een gebruiksvriendelijke, aanpasbare sjabloon die je kan helpen om te visualiseren wat belangrijk is en je team daarop af te stemmen, prioriteiten te stellen voor initiatieven die de bedrijfscultuur versterken en, het allerbelangrijkste, de samenhang tussen teamgenoten te vergroten.
4. Breng uw projectmanagementprocessen naar een hoger niveau
Als manager (zelfs als beginnende manager ) zul je meerdere projecten hebben met verschillende teams onder je hoede. Het is het beste om sterke processen en systemen op te zetten om het werk voor jezelf en je teamleden beter georganiseerd en efficiënter te maken.
Hulpmiddelen zoals sjablonen voor werkplannen bieden specifieke doelen die u helpen bij het organiseren, plannen, communiceren en prioriteren van werkzaamheden. Ze kunnen onderdelen bevatten zoals doelen en doelstellingen voor projecten, prestatie-indicatoren, tijdschema’s, toewijzing van middelen, enzovoort.
5. Delegeer taken op transparante wijze
Iedereen in je team moet weten wat er van hem of haar wordt verwacht en wanneer dat moet gebeuren. Het effectief delegeren van taken is de kern van efficiënt werkbelastingsbeheer – een van je belangrijkste doelstellingen als manager.
Om aankomende projecten te plannen op basis van de capaciteit van je team, kun je de sjabloon voor de werklast van medewerkers van ClickUp gebruiken .
Met dit sjabloon kun je zien hoeveel werk aan individuele bijdragers is toegewezen. Zo weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht, wat burn-out voorkomt, de transparantie vergroot en een gevoel van rechtvaardigheid creëert. Het bijhouden van de werklast wordt eenvoudiger door middel van tijdsinschattingen, Sprintpunten, enz.
Dit draagt bij aan een hogere efficiëntie en bevordert de samenwerking tussen afdelingen en teams.
6. Kom je toewijzingen na
Als manager moet u zich aan uw beloften houden. Voordat u een toewijzing doet, moet u inzicht hebben in de benodigde stappen en deze vervolgens ook daadwerkelijk uitvoeren.
Wanneer medewerkers zien dat managers hun beloften nakomen, voelen ze zich meer betrokken bij en verbonden met het project en het team. Wanneer een reeks beloften wordt ingezet, schept dit vertrouwen en geloofwaardigheid, wat leidt tot het succes van een organisatie.
7. Stimuleer en faciliteer professionele groei
Managers hebben een grote invloed op de loopbaan van een medewerker, en elk teamlid is zich daar terdege van bewust. Daarom moet u de sterke en zwakke punten van uw team actief in kaart brengen om taken toe te wijzen die hun capaciteiten benutten en de prestaties maximaliseren.
Met het loopbaansjabloon van ClickUp kun je teamleden helpen begrijpen welke vaardigheden ze moeten ontwikkelen om hun carrièredoelen te bereiken. Het kan het voor jou gemakkelijker maken om feedback te geven, prestaties te meten, enzovoort. Loopbaansjablonen zijn een krachtig hulpmiddel waarmee managers en hun teamleden de voortgang van hun loopbaan duidelijk in kaart kunnen brengen.
8. Risico’s identificeren en beperken
Een manager moet snel en daadkrachtig reageren op risico’s. U kunt een gestructureerde aanpak ontwikkelen om risico’s te identificeren en te beoordelen, en prioriteit te geven aan effectieve risicobeperkende maatregelen. Nog belangrijker is dat u elk lid van het team traint om intuïtief te handelen en risico’s proactief te communiceren.
Sjablonen zoals het risicoregistersjabloon van ClickUp kunnen helpen om risico's te identificeren voordat ze tot problemen leiden. Het kan je ook helpen om risicobeoordelingen te organiseren en de status van de risico's, eigendom en gevolgen op één plek bij te houden.
9. Zorg voor sterk leiderschap en duidelijke sturing
Leiderschap versus management is een langlopend debat, maar niemand zou betwisten dat een goede manager ook een goede leider moet zijn.
Goede managers hebben een visie voor het team. Geweldige managers zijn in staat om die visie om te zetten in concrete plannen. Ze denken buiten de gebaande paden om oplossingen te vinden voor eventuele problemen en kunnen mensen met de juiste boodschap en aanpak motiveren om die visie te realiseren.
Een goede leider moet integer zijn om ervoor te zorgen dat geen enkele medewerker oneerlijk wordt behandeld, en flexibel genoeg om zich waar nodig aan situaties aan te passen. Uitmuntend leiderschap is een combinatie van effectief teammanagement en praktijkervaring, en pas dan worden goede managers uitmuntende leiders.
10. Respecteer persoonlijke grenzen
Je team is je kracht, en het is belangrijk om hun grenzen met betrekking tot hun tijd, privéleven en fysieke ruimte te respecteren.
Je teamleden moeten zich op hun gemak voelen om werkgerelateerde zaken met je te bespreken, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken dat hun privéleven onnodig onder de loep wordt genomen. Dit draagt bij aan het creëren van een professionele ruimte waarin medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen, uitsluitend op basis van hun bijdragen.
Het belangrijkste is dat je, om een goede manager te zijn, een gezonde balans tussen werk en privé moet bevorderen, zodat je teamleden buiten het werk nieuwe energie kunnen opdoen.
Hoe voldoe je als manager aan de verwachtingen?
Leidinggeven kan een hele uitdaging zijn, maar elk team is afhankelijk van een betrokken leidinggevende die hen begeleidt bij het vol overgave nastreven van de organisatiedoelen. Hier volgen enkele tips om scherp en proactief te blijven.
- Blijf op de hoogte: Zorg dat u het bedrijf goed kent. Volg de veranderingen in uw branche op de voet en omarm nieuwe innovaties die u kunt inzetten om de efficiëntie van het werk van uw team te verbeteren
- Stel het team voorop: Bepaal wat het beste is voor je team. Je team zal meer vertrouwen hebben in je beslissingen als je bij het nemen ervan rekening houdt met hun behoeften
- Word een meester in tijdmanagement: Leer deadlines vast te stellen die een evenwicht vinden tussen zakelijke prioriteiten en de capaciteiten van je team. Plan projecten ruim van tevoren om last-minute hectiek te voorkomen
- Verbeter je motivatievaardigheden: Geef het moreel van je team een boost door nieuwe manieren te verkennen om hen te inspireren om gezamenlijke doelen te bereiken
Beheer je team beter met ClickUp
Het kan overweldigend zijn om manager te zijn, omdat je moet omgaan met uiteenlopende verwachtingen van zowel je team als het hoger management. Maar je hoeft dit niet alleen te doen. Met een platform als ClickUp kun je je taken optimaal en met maximale transparantie uitvoeren.
Met ClickUp hoef je niet langer handmatig een miljoen dingen bij te houden en op te volgen, waardoor je je volledig kunt richten op de ontwikkeling van je team. Een handige tip? Maak jezelf vertrouwd met verschillende tools, technieken en sjablonen om je taken effectief te optimaliseren.
ClickUp kan jouw alles-in-één-platform zijn om tegelijkertijd aan alle eisen op het gebied van communicatie en projectmanagement te voldoen. Meld je gratis aan bij ClickUp en geef je teammanagement een nieuwe impuls!