Evie Harrison is blogger uit vrije keuze. Ze houdt ervan om de wereld om haar heen te ontdekken. Ze deelt graag haar ontdekkingen en ervaringen en drukt zich graag uit via haar blogs.
Wil je de eenvoudigste formule voor succes weten?
Productiviteit = Winstgevendheid
Vrij eenvoudig, toch?
Maar veel eigenaren van marketingbureaus zullen het ermee eens zijn dat dit iets gecompliceerder is dan het lijkt. Verschillende factoren zijn van invloed op de algehele productiviteit van uw bedrijf. En u moet dit allemaal beheren, omdat de reputatie van uw bureau op het spel staat.
Bent u op zoek naar technieken die de productiviteit van uw bureau kunnen verhogen? Zoek niet verder, want vandaag bekijken we manieren om precies dat te doen.
Maar voordat we ons in het onderwerp verdiepen, moet u begrijpen dat productiviteit meer is dan alleen maar dingen van een takenlijst afvinken. Om productief te zijn, moet uw bureau:
- een redelijk aantal taken binnen de verwachte deadlines afronden
- kwaliteitswerk leveren dat voldoet aan vastgestelde normen
- tijd, geld, inspanningen en andere middelen efficiënt gebruiken
Met deze sleutelpunten in gedachten, zullen we enkele van de beste strategieën belichten om de productiviteit van uw bureau te verbeteren.
1. Gebruik de juiste hulpmiddelen
Dit is waarschijnlijk een van de gemakkelijkste manieren om de productiviteit te verhogen. Met de juiste tools kunt u alledaagse, repetitieve taken automatiseren en zo tijd en middelen besparen. Bovendien kunt u meerdere aspecten van uw bureau automatiseren, van het stroomlijnen van processen tot het organiseren van taken en het leveren van gepersonaliseerde content voor specifieke doelgroepen.
Om de algehele efficiëntie van uw bureau te verbeteren, moet u echter in de juiste investeren. Een uitgebreid platform voor productiviteit zoals ClickUp kan bijvoorbeeld helpen om werk vanaf elke locatie gedaan te krijgen. Het biedt functies waarmee u de voortgang van al uw projecten kunt volgen, in realtime kunt zien wat andere teamleden aan het doen zijn, de werklast van het team kunt beheren, met medewerkers kunt chatten om directe samenwerking te bevorderen en taken kunt prioriteren, zodat belangrijk werk als eerste wordt voltooid.
2. Verspil geen tijd op de weg
Volgens een rapport van het Texas A&M Transportation Institute verspilt de gemiddelde Amerikaanse forens 54 uur per jaar aan verkeersopstoppingen. Dat is een aanzienlijke hoeveelheid tijd die u goed kunt benutten.
Je kunt bijvoorbeeld tijdens het woon-werkverkeer naar podcasts luisteren om je persoonlijke productiviteit en die van je team te verbeteren. Als je met de trein reist, kun je in plaats van door sociale media te scrollen, je taken voor die dag op een rijtje zetten. Of voltooi wat vooronderzoek naar klanten, check je e-mails, houd vergaderingen of voer een reeks korte telefoongesprekken.
3. Structureer uw team
Net als elk ander bedrijf moeten digitale bureaus gekwalificeerde mensen in dienst nemen die zelfstandig kunnen werken. Met een goede kantoorstructuur kan je bureau soepel werken. Dit vraagt wel om effectief leiderschap, communicatie, samenwerking en wederzijdse ondersteuning om ervoor te zorgen dat het werk op tijd wordt voltooid en de doelen worden gehaald.
Nog belangrijker is dat u leert om verantwoordelijkheden te delegeren aan de juiste medewerkers. Dat betekent dat de juiste medewerker werkt aan taken waar hij of zij het beste in is. Zo kan uw bureau groeien en meer omzet genereren.
Het kunnen verdelen van de werklast is cruciaal voor uw digitale bureau. Te vaak verspillen managers kostbare tijd aan het micromanagen van werknemers die voortdurend de bevestiging nodig hebben dat ze hun werk goed doen. In andere gevallen zijn taken te tijdrovend of zijn werknemers niet bekwaam genoeg om ze uit te voeren. Hoe dan ook, u moet iemand anders vinden die het werk beter kan doen of overwegen om het werk uit te besteden.
4. Verbeter de vaardigheden van uw personeel
Het digitale landschap blijft veranderen. Dus zelfs als u bekwame mensen in dienst hebt genomen, zullen zij uiteindelijk hun vaardigheden moeten bijscholen. Om uw medewerkers en uw digitale bureau aan de top te houden, kunt u overwegen om aanvullende trainingen en workshops over productiviteit aan te bieden, zodat zij een nog grotere aanwinst voor uw bureau worden.
Digitale marketing is een snel veranderende sector die gedijt op ambitie en positieve energie. Deze sessies kunnen dus zowel nuttig als motiverend zijn. Door samen met andere gepassioneerde online marketeers nieuwe vaardigheden te leren, krijgen uw medewerkers meer zelfvertrouwen en blijven ze op de hoogte van de laatste trends.
Om te bepalen welke vaardigheden u moet aanleren, voert u een analyse van de vaardigheidskloof uit. Hieruit blijkt welke vaardigheden uw werknemers niet hebben, maar wel nodig hebben om hun taken uit te voeren. Als ze de kans krijgen, willen de meeste werknemers graag leren hoe ze hun werkstroom kunnen verbeteren, hun tijd effectiever kunnen indelen en nieuwe vaardigheden kunnen ontwikkelen. Voor meer informatie over hoe elke werknemer zijn productiviteit kan verhogen, kunt u dit artikel over persoonlijk taakbeheer lezen.
5. Voorkom burn-out bij werknemers
Overmatige werkstress kan de prestaties en productiviteit van werknemers verminderen. Volgens Career Builder zegt 61% van de werknemers dat ze uitgeput zijn in hun huidige baan.
Daarom moet uw digitaal bureau vanaf het begin adequate maatregelen nemen en ervoor zorgen dat werknemers tevreden en stressvrij blijven. De volgende tips kunnen helpen om burn-out te voorkomen:
- Plan gedurende de werkdag koffiepauzes en lunchpauzes in, zodat iedereen voldoende tijd heeft om te ontspannen.
- Stel realistische doelen en deadlines vast.
- Als u met internationale klanten werkt, dwing uw personeel dan niet om 24/7 te werken. Stel ploegendiensten en vrije dagen in.
- Overweeg om taken of projecten die de productiviteit van werknemers verminderen uit te besteden aan andere digitale marketingbureaus die over voldoende middelen beschikken om het werk te doen.
- Organiseer teamevenementen om het moreel van de werknemers te verbeteren.
6. Verloop van werknemers verminderen
Nadat u tijd en geld hebt geïnvesteerd in het opleiden van uw personeel, is het laatste wat u wilt dat uw goede medewerkers uw digitale bureau verlaten. Als token van waardering voor hun harde werk kunt u hen een passend salaris, extraatjes en incentives aanbieden.
Je hoeft echter niet altijd financiële voordelen te bieden. Een etentje of zelfs een mondelinge erkenning van hun inspanningen zorgt ervoor dat ze zich gewaardeerd voelen. Het zijn zelfs eenvoudige manieren om positiviteit te creëren, het moreel te verhogen en het personeelsbehoud te vergroten.
Overweeg om de inspanningen van uw medewerkers vaker te waarderen. Creëer een programma voor werknemerserkenning waarin iedereen weet welke beloningen ze kunnen ontvangen en hoe het goedkeuringsproces verloopt. Op deze manier worden de bijdragen van een werknemer onmiddellijk erkend en beloond. Volgens hbr.org zegt 40% van de werknemers dat ze meer moeite doen voor hun werk als hun inspanningen worden erkend. Nog belangrijker is dat u constructieve feedback geeft om werknemers in de juiste richting te sturen.
7. Verwijder slechte clients
Klanten afwijzen is waarschijnlijk geen optie wanneer u net begint in de wereld van digitale marketing. Maar naarmate u zich vestigt, kunt u nee zeggen tegen slechte klanten. Verrassend genoeg geloven veel eigenaren van digitale bureaus dat ze dit niet kunnen of durven. Sommige van de meest productieve, winstgevende bureaus zeggen echter nee tegen werk dat niet bij hen past.
Niet alle clients zijn je kopje thee. Herken degenen die:
- hoge alternatieve kosten hebben
- meer tijd van het personeel in beslag nemen dan kan worden gefactureerd
- vereisen middelen die je niet hebt om ze goed te bedienen
- hebben de reputatie niet volledig te betalen
In plaats van je op deze klanten te richten, kun je beter manieren zoeken om meer leads binnen te halen en samen te werken met anderen die bij je aanbod passen.
8. Bied flexibele werkopties aan
Elke werknemer is anders. Sommigen werken het beste in een kantooromgeving van 9 tot 5, terwijl anderen liever op afstand werken. Door flexibiliteit te bieden, kunnen werknemers hun taken voltooien wanneer ze de hoogste niveau’s van productiviteit bereiken en zich op hun gemak voelen. Het is belangrijk om de voortgang van uw werknemers bij te houden en te herkennen wanneer ze het meest creatief en productief zijn.
9. Communiceer efficiënt
Wees altijd openhartig tegen medewerkers, geef duidelijke instructies en reageer snel op berichten. Met basisrichtlijnen voor communicatie kunt u ervoor zorgen dat uw bureau soepel blijft draaien.
Overweeg om verschillende communicatiemiddelen te gebruiken. Instant messaging is bijvoorbeeld ideaal voor korte en directe communicatie, terwijl e-mails kunnen worden gebruikt voor langere communicatie. Daarnaast zijn er tal van software- en marketingtools voor bureaus om de communicatie binnen een organisatie te verbeteren. Zakelijke communicatieplatforms zoals Slack helpen teamleden bijvoorbeeld om beter te communiceren en beter georganiseerd te blijven.
Maar niets gaat boven persoonlijke teamvergaderingen. Door tijd vrij te maken voor regelmatige bijeenkomsten wordt de productiviteit aanzienlijk verbeterd. Het biedt de perfecte gelegenheid om problemen direct aan te pakken, nieuwe ideeën te bedenken, doelen te bespreken, schema's voor de komende week op te stellen en nog veel meer.
10. Beoordeel, analyseer en verbeter de productiviteit van uw bureau
Net als alles in digitale marketing is een van de beste manieren om de productiviteit van uw bureau te verbeteren, deze te meten. Zorg ervoor dat u de juiste tools gebruikt om verschillende aspecten van uw bureau te analyseren. Als u weet waar positieve resultaten vandaan komen, kunt u zich daar meer op richten en meer omzet genereren. Aan de andere kant kunnen aspecten die niet de juiste resultaten opleveren, worden bijgesteld om efficiënter te worden.
U kunt de productiviteit van uw bureau ook meten door de individuele productiviteitsniveaus te monitoren. Zo wordt duidelijk hoeveel elke medewerker bijdraagt aan de totale productiviteit en welke medewerkers het meest waardevol zijn. Door de sterke en zwakke punten van uw bureau in kaart te brengen, kunt u de productiviteit en winstmarges verbeteren.
Aan jou de beurt
Om ervoor te zorgen dat uw digitale bureau succesvol blijft, moet u ervoor zorgen dat elke afdeling optimaal productief is. Door de bovenstaande tips toe te passen, kunt u de algehele productiviteit aanzienlijk verbeteren. Dat betekent dat u meer werk kunt verzetten in minder tijd en op een kostenefficiëntere manier.
Het is tijd om vandaag nog te beginnen met het verbeteren van de productiviteit van uw medewerkers.
Ben je klaar om slimmer te werken, in plaats van harder?