Wist je dat managers gemiddeld 4 uur wekelijks over conflicthantering?
Conflicten zijn een onvermijdelijk onderdeel van ons leven. Ze kunnen zich voordoen op het werk en in ons privéleven en ze beïnvloeden onze relaties met collega's, familie en vrienden. En wat je niet kunt vermijden, moet je slim aanpakken! Hoe je met deze conflicten omgaat, maakt het verschil.
Effectief conflicthantering is noodzakelijk in een organisatie. Het voorkomt dat kleine meningsverschillen uitgroeien tot grote problemen, maakt moeilijke gesprekken mogelijk die anders misschien vermeden zouden worden en bevordert een collaboratieve omgeving.
In dit artikel worden de verschillende conflicthanteringsstijlen en -strategieën en stappen voor effectief conflicthantering besproken.
De verschillende benaderingen van conflicthantering
De Thomas-Kilmann conflictmodus instrument definieert vijf conflicthanteringsstijlen: aanpassen, vermijden, concurreren, compromissen sluiten en samenwerken. Op een bepaald moment in ons leven hebben we allemaal conflicten op minstens één van deze manieren aangepakt, zo niet allemaal.
Denk er eens over na: hoe vaak heb je een conflict vermeden om ervoor te zorgen dat het geen groot meningsverschil werd? Of hoe vaak heb je een compromis gesloten met een andere persoon om tot een oplossing te komen?
Als manager is het essentieel om al deze stijlen te kennen en ze toe te passen om teamconflicten op te lossen.
Accommodatiestijl
Stel je voor dat je aan een project werkt met een collega die een sterke visie heeft op het eindproduct. U hebt uw ideeën, maar zij zijn erg gepassioneerd over die van hen. U besluit hun plan te volgen om de vrede te bewaren en uw collega te steunen.
Dit is de meegaande stijl van conflicthantering. Het houdt in dat je de behoeften en wensen van anderen voorrang geeft boven die van jezelf om harmonie en goodwill te bewaren. Deze stijl wordt het best gebruikt als er geen duidelijke winnaars zijn in het conflict.
Dit kan de beste oplossing zijn als je niet confronterend bent of als het conflict klein is. Zorg er echter wel voor dat de behoeften van de mensen die betrokken zijn bij het conflict niet worden genegeerd. Anders escaleert dit gemakkelijk in een groter probleem.
Er zijn zowel voor- als nadelen aan het gebruik van deze stijl:
Voors
- Onderhoudt relaties en helpt onmiddellijke spanning te verminderen
- Laat zien dat je het perspectief van de ander waardeert en respecteert
- Helpt u kleine problemen snel op te lossen
Cons
- Je eigen behoeften en ideeën kunnen over het hoofd worden gezien, wat kan leiden tot ontevredenheid
- Kan leiden tot wrok als je het gevoel hebt dat je bijdragen voortdurend worden ondergewaardeerd
Pro tip: Gebruik deze methode als de kwestie waar het om gaat belangrijker is voor de ander of als je een positieve relatie wilt behouden.
Vermijden van stijl
Stel je deze situatie voor: Linda en Alex, leden van het verkoopteam, zijn in een verhitte discussie verwikkeld over een voorstel van een klant. Hun supervisor grijpt in door hen een paar dagen de tijd te geven om aan andere accounts te werken. Deze tijd apart helpt hen te ontspannen en hun aanpak te heroverwegen, wat leidt tot een constructievere oplossing.
Dit is de vermijdingsstijl van conflicthantering. Hierbij negeer je het conflict of trek je je terug. Je kiest ervoor om je er niet mee te bemoeien, in de hoop dat de kwestie na verloop van tijd wordt opgelost of irrelevant wordt. Deze aanpak wordt het best gebruikt als het conflict triviaal is of als je tijd nodig hebt om na te denken over de beste manier om het conflict aan te pakken.
Pros
- Geeft tijd om af te koelen en rationeel na te denken
- Kan geschikt zijn voor triviale kwesties
- Geeft je de tijd om meer informatie te verzamelen voordat je een beslissing neemt
Cons
- Het onderliggende probleem kan onopgelost blijven
- Het vermijden van belangrijke conflicten kan leiden tot grotere problemen insamenwerking op de werkplek Pro tip: Gebruik de vermijdende conflicthanteringsstijl als de kwestie triviaal is of als de situatie erg emotioneel is en iedereen tijd nodig heeft om af te koelen. Tijd en ruimte helpen om een beter perspectief te krijgen. Spreek echter wel een tijd en plaats af om de kwestie op de juiste manier aan te pakken.
Concurrerende stijl
Concurreren is een zeer populaire stijl van conflicthantering. Het houdt in dat u uw eigen behoeften en verlangens laat prevaleren boven die van anderen. Het is een machtsgerichte modus waarbij u uw eigen belangen nastreeft ten koste van anderen.
Keith is bijvoorbeeld een afdelingshoofd die ervoor pleit om een aanzienlijk deel van het jaarlijkse budget aan zijn afdeling toe te wijzen omdat hij gelooft dat dit cruciaal is voor een nieuw project. Ondanks tegenkanting van andere afdelingen, legt hij zijn zaak resoluut voor aan het senior management en verwerpt hij de ideeën van anderen.
Dit is een voorbeeld van een concurrerende stijl. In dit scenario heeft Keith maar één doel: winnen.
Pros
- Leidt tot snelle, beslissende actie als onmiddellijke resultaten nodig zijn
- Nuttig in situaties waarin je je mannetje moet staan, zoals het beschermen van je rechten
Cons
- Kan worden gezien als autoritair en onredelijk
- Kan schade toebrengenteamdynamiek en een vijandige werkomgeving creëren
Pro tip: Beslis zorgvuldig wanneer u de conflictbeheersingsstijl gebruikt, want vaak gebruiken kan de samenwerking en probleemoplossing op lange termijn belemmeren. Je kunt deze stijl het beste gebruiken als de kwestie kritiek is en er niet over onderhandeld kan worden.
Conflictbeheersingsstijl
Stel dat uw team verdeeld is over de begrotingstoewijzing voor een project. Sommige leden willen veel investeren in marketing, terwijl anderen pleiten voor meer geld voor productontwikkeling. Na enige discussie komt u overeen om het budget gelijk te verdelen, zodat beide partijen tenminste een deel krijgen van wat ze willen.
Dit wordt compromissen sluiten genoemd. Het gaat om het vinden van een middenweg waarbij beide partijen iets opgeven om tot een wederzijds aanvaardbare oplossing te komen. Het wordt vaak gebruikt als beide partijen even grote belangen hebben en de tijd dringt om een snelle oplossing te vinden.
Pros
- Leidt tot een snellere oplossing omdat alle betrokken partijen iets krijgen
- Helpthoudt de teammoraal hoog en relaties door ervoor te zorgen dat alle partijen zich gehoord en gerespecteerd voelen
Cons
- Oplossingen kunnen beide partijen niet volledig tevreden stellen
- Kan leiden tot een gevoel van verlies als compromissen niet evenwichtig zijn
Pro tip: Gebruik de compromitterende conflicthanteringsstijl wanneer beide partijen even belangrijke belangen hebben of wanneer u wanhopig een oplossing nodig hebt maar niet genoeg tijd hebt.
Samenwerkingsstijl
Als projectmanager hebt u te maken met een conflict over de richting van de ontwikkeling van een nieuw product. Verschillende teamleden hebben sterke meningen over de functies en het ontwerp. In plaats van het ene idee boven het andere te verkiezen, faciliteert u een reeks van teamsamenwerking workshops waar teamleden brainstormen en het beste van elk voorstel integreren.
Dit is de collaboratieve stijl van conflicthantering. Hierbij wordt samengewerkt om een oplossing te vinden die aan ieders behoeften voldoet. Het vereist open communicatie, wederzijds respect en een engagement om elkaars perspectieven te begrijpen.
Onnodig te zeggen dat deze stijl vaak wordt gezien als de meest effectieve manier van conflicthantering, omdat deze met bijna iedereen werkt, ongeacht hun werkstijl .
Pros
- Kan leiden tot creatieve en innovatieve oplossingen die alle partijen tevreden stellen
- Bouwt sterkere relaties op en bevordertteamcommunicatie en wederzijds respect
Cons
- Kan tijdrovend zijn en veel inspanning vergen
- Werkt mogelijk niet voor kleine conflicten of wanneer snelle beslissingen nodig zijn
Pro tip: Gebruik de samenwerkende managementstijl als het conflict over belangrijke kwesties gaat, als je een win-win oplossing nodig hebt en als er tijd en bereidheid is van alle partijen om deel te nemen aan een open dialoog en brainstormen.
Effectieve stappen in conflictbeheersing
Voor effectief conflictmanagement is een gestructureerde aanpak nodig. Dit zijn de stappen die u moet volgen:
Probleemidentificatie
De eerste stap is het duidelijk identificeren en verwoorden van de onderliggende oorzaak van een conflict. Daarvoor moet u eerst erkennen dat het probleem bestaat. Als u het negeert, leidt dat alleen maar tot problemen.
Praat met de mensen die betrokken zijn bij het conflict. Probeer hun perspectieven en zorgen te begrijpen. Stel verschillende vragen, zoals:
_Wat is er gebeurd?
wat zijn uw zorgen?
wat denk je dat het conflict heeft veroorzaakt?
wat vindt u van de situatie?
op welke uitkomst hoopt u?
zijn er in het verleden gelijkaardige conflicten geweest?
Deze vragen zullen je helpen om de situatie en de perspectieven van de betrokkenen beter te begrijpen. Je kunt ook de onderliggende oorzaak identificeren, zoals miscommunicatie, toewijzing van middelen of verschillende doelen.
Een stap terug doen
Nadat u het probleem hebt geïdentificeerd, is het belangrijk om een stap terug te doen om een beter perspectief te krijgen. Zo voorkomt u overhaaste reacties, vooral als de emoties hoog oplopen.
Je moet ook de situatie beoordelen en de bredere context van het conflict in ogenschouw nemen. Het idee is om de situatie volledig te begrijpen en de juiste oplossingen te bedenken communicatiestrategieën .
Begrijp daarom de implicaties en verzamel aanvullende informatie uit relevante bronnen. Denk verder dan het onmiddellijk oplossen van conflicten en overweeg de langetermijnimpact op relaties, teamdynamiek en organisatiecultuur. Streef naar oplossingen die het heden aanpakken en tegelijkertijd positieve toekomstige resultaten garanderen.
Begrip, luisteren en respect
Voor het effectief oplossen van conflicten is meer nodig dan alleen luisteren naar wat elke partij te zeggen heeft - het gaat om actief luisteren, inleven en respect tonen voor alle betrokken perspectieven.
Oefen daarom actief luisteren om u volledig in te leven in de spreker. Toon oprechte interesse door oogcontact te houden, te knikken en afleidingen zoals het controleren van uw telefoon te vermijden.
Erken en valideer bovendien de emoties van elke partij. Denk na over de emoties die de spreker uit om je begrip te bevestigen.
Tot slot, zorg ervoor dat je anderen met waardigheid behandelt en vermijd afwijzend of vijandig gedrag. Overweeg om 'ik'-uitspraken te gebruiken om je gedachten en gevoelens uit te drukken zonder anderen de schuld te geven.
Bijvoorbeeld: "Ik begrijp waar u vandaan komt en ik waardeer het dat u uw perspectief deelt." Deze uitspraak deelt uw gevoelens zonder de ander te veroordelen of de schuld te geven.
Oplossing zoeken
Nu u informatie hebt over het conflict, moet u een oplossing zoeken. De ideale situatie zou beide partijen tevreden stellen. Het is echter niet altijd mogelijk om een oplossing te vinden die beide partijen tevreden stelt. Houd daarom rekening met de urgentie en het belang van de situatie.
heb je genoeg tijd om het conflict op te lossen? Of heb je een snelle beslissing nodig?
_Zal het conflict een langdurige impact hebben, of is het iets triviaals?
Op basis van de antwoorden op deze vragen kunt u beslissen welke conflicthanteringsstijl u wilt hanteren. Als je de tijd hebt en het conflict is niet triviaal, kies dan voor collaboratief beheer.
Vraag alle betrokken partijen om ideeën te brainstormen en verschillende perspectieven te overwegen. U kunt deze sessies faciliteren met behulp van interne communicatiemiddelen . Als je eenmaal een aantal mogelijke ideeën hebt, beoordeel ze dan op haalbaarheid en kies de oplossing die de meeste waarde biedt voor alle betrokken partijen.
De oplossing implementeren
Nadat u de juiste oplossing hebt bepaald, is het tijd om deze eindelijk te implementeren. Leg het uit aan alle betrokken partijen. Als een partij terughoudend lijkt, bespreek dan de voordelen en eerlijkheid ervan.
Overweeg om een actieplan te ontwikkelen dat de stappen beschrijft die nodig zijn om de oplossing te implementeren en wijs rollen en verantwoordelijkheden toe aan elke betrokken partij.
Laat het daar niet bij! Neem regelmatig contact op met alle partijen om er zeker van te zijn dat de oplossing werkt. Plan follow-up vergaderingen om de situatie te bespreken. Dit zal je ook helpen om de nodige aanpassingen te maken.
Gemeenschappelijke strategieën voor het oplossen van organisatorische conflicten
Hier zijn de vijf gebruikelijke strategieën om organisatorische conflicten op te lossen:
Houd transparantie en duidelijkheid
Zorg voor transparantie in uw communicatie en moedig uw werknemers aan hetzelfde te doen. Dit zorgt ervoor dat alle relevante informatie openlijk wordt gedeeld, waardoor misverstanden worden verminderd en vertrouwen tussen teamleden wordt opgebouwd.
Definieer verder duidelijke doelen en verwachtingen om te voorkomen dat er conflicten ontstaan door misverstanden of ambiguïteit. Als iedereen zijn rollen, verantwoordelijkheden en doelstellingen begrijpt, zijn meningsverschillen gemakkelijker te overbruggen en te voorkomen dat er conflicten ontstaan als gevolg van misverstanden of onduidelijkheid teambeheer eenvoudig.
Transparantie en duidelijkheid bevorderen ook het afleggen van verantwoording en helpen partijen conflicten aan te pakken met een duidelijk begrip van de feiten.
Stel duidelijke beleidsregels en procedures op
Implementeer duidelijke beleidsregels en procedures voor het omgaan met conflicten binnen de organisatie. Beschrijf de stappen voor rapportage, escalatie en oplossing. Communiceer dit beleid met al uw medewerkers als het eenmaal is ontwikkeld. U kunt een handboek opstellen of trainingssessies organiseren om de communicatie te verbeteren.
Een duidelijk beleid vermindert dubbelzinnigheid, bevordert consistentie en biedt een gestructureerd kader om conflicten aan te pakken.
Bied opbouwende kritiek
Bij het oplossen van een conflict moet u neutraal zijn en onthouden dat u niet tegen een van de betrokken partijen vecht. Waar u tegen vecht, is het probleem. Zorg er daarom voor dat uw kritiek opbouwend is.
Zorg ervoor dat je kritiek en begeleiding het volgende inhouden:
- Richt je op specifiek gedrag en geef objectieve feedback met concrete voorbeelden
- Gebruik de sandwichbenadering. Begin met positieve punten, pak verbeterpunten aan en eindig met aanmoediging
- Geef feedback onmiddellijk en in een persoonlijke omgeving
- Nodig uit tot discussie en actief luisteren om ervoor te zorgen dat alle partijen elkaar begrijpen
Gebruik samenwerkingstools
Het stroomlijnen van de communicatie met een samenwerkings- en projectbeheertool zoals ClickUp kan helpen bij het verbeteren van de duidelijkheid en het voorkomen van misverstanden. De verschillende functies, zoals ClickUp Chatweergave , ClickUp Whiteboards enz., en sjablonen, zoals sjablonen voor communicatieplannen, maken naadloze samenwerking tussen uw teamleden mogelijk.
Lees hier hoe u ClickUp kunt gebruiken voor conflictbeheer:
- Werk in realtime samen en organiseer projectgerelateerde documenten met behulp vanClickUp Documenten om verwarring en misverstanden te voorkomen. Tag mensen in opmerkingen, wijs actiepunten toe en zet tekst om in traceerbare taken met slechts een paar klikken om de duidelijkheid van rollen te verbeteren
- Stel snel interne beleidsdocumenten op en gebruik de juiste toon en taal voor e-mails en feedback metClickUp Brein* Gebruik deClickUp Whiteboards om ideeën te brainstormen en sessies te houden voor gezamenlijke conflictoplossing
- GebruikClickUp Clips voor schermopname en videoberichten om de duidelijkheid van uw boodschap te verbeteren en miscommunicatie te voorkomen
- Breng teamcommunicatie naar één platform metClickUp Chatweergave en wijs taken rechtstreeks toe aan uw teamleden vanuit de chat
Daarnaast kunt u gebruikmaken van gebruiksklare sjablonen voor conflictbeheer.
Verbeter de communicatie binnen uw team met de ClickUp Interne Communicatie Sjabloon
Gebruik ClickUp's interne communicatie sjabloon om gesprekken te organiseren en een bedrijfsbreed beleid voor conflictoplossing te delen. De sjabloon helpt u consistentie te behouden in uw interne communicatie. Deze sjabloon downloaden
Stimuleer samenwerking en teamwerk met ClickUp's sjabloon voor interne communicatiestrategie en actieplan
Daarnaast kunt u gebruik maken van ClickUp's interne communicatiestrategie en actieplan sjabloon om communicatiedoelen te identificeren, een actieplan op te stellen en de voortgang van taken te organiseren en bij te houden. Met deze sjabloon kunt u duidelijke doelen definiëren, uitvoerbare stappen met meetbare resultaten ontwikkelen en alles georganiseerd houden voor een naadloze uitvoering en opvolging. Deze sjabloon downloaden
Breng gesprekken op gang tussen uw teamleden met de ClickUp Icebreaker Whiteboard Sjabloon
Gebruik ClickUp's ijsbreker Whiteboard Sjabloon om gesprekken te starten, houd teambuilding activiteiten en creëer een leuke en interactieve omgeving. Als een conflict voortkomt uit een gebrek aan begrip tussen teamgenoten, kun je de ijsbreker gebruiken om vertrouwen en een goede verstandhouding op te bouwen voordat je het conflict aanpakt. Dit kan een positievere sfeer creëren om het probleem op te lossen. Deze sjabloon downloaden Talloze mensen hebben hun communicatie en teammoraal verbeterd met ClickUp. Jeanne, een Senior Administratief Assistent aan de Universiteit van Michigan, zegt het volgende over ClickUp:
De migratie naar ClickUp was het belangrijkste wat ons team in 2022 heeft gedaan. Sinds we zijn overgestapt, zijn onze productiviteit, efficiëntie, teamsamenwerking en algehele moraal aanzienlijk verbeterd.
Pro Tip: Leer hoe u projectconflicten kunt oplossen met onze playbook over het aanpakken en oplossen van projectconflicten .
Weet wanneer je uit conflicten moet blijven
Hoezeer u ook moet ingrijpen om conflicten op te lossen, het is ook cruciaal om soms een stapje terug te doen en uw werknemers de conflicten zelf te laten oplossen. Het is het beste om u er niet mee te bemoeien als het om een klein conflict gaat waarbij uw inbreng niet nodig is.
Soms kan ingrijpen in een conflict de zaak verergeren. Door je teamleden zelfstandig conflicten te laten afhandelen, toon je respect voor grenzen en erken je hun vermogen om met hun geschillen om te gaan.
De rol van management en leiderschap in conflictbeheersing
Leiders spelen een cruciale rol in conflictmanagement. Zij zetten de toon voor de manier waarop conflicten worden waargenomen en aangepakt. Effectieve leiders weten dat conflicten onvermijdelijk zijn en heilzaam kunnen zijn als er goed mee wordt omgegaan.
Verschillende leiderschapsstijlen volgen verschillende conflicthanteringsstijlen. Een democratische leider kan bijvoorbeeld de voorkeur geven aan collectieve besluitvorming. Aan de andere kant kan een autocratische leider de voorkeur geven aan een vermijdende of concurrerende stijl.
Wat uw leiderschapsstijl ook is, hier zijn enkele tips om conflicten beter te beheren:
- Blijf neutraal en vermijd partij kiezen bij conflicten
- Creëer een omgeving waarin teamleden zich veilig voelen om hun meningen en zorgen te uiten
- Moedig partijen in het conflict aan om hun onderliggende belangen te delen in plaats van starre standpunten in te nemen
- Leid teamleden door een gestructureerd probleemoplossingsproces en help ze bij het brainstormen over oplossingen
- Gebruik onderhandelingen als er tegenstrijdige belangen of beperkte middelen zijn. Effectief onderhandelen kan helpen bij het vinden van een win-winoplossing en creatieve probleemoplossing aanmoedigen
Meesteren van conflicthanteringsstijlen met ClickUp
Effectief conflicthantering kan een uitdaging zijn, maar het is niet helemaal onbereikbaar. De sleutel ligt in het begrijpen van de verschillende conflicthanteringsstijlen en het gebruiken van de stijl die het beste bij de situatie past.
Niet alle situaties kunnen een middenweg hebben en niet alle situaties vereisen uw inbreng. Je kunt conflicten constructief aanpakken door te herkennen wanneer je je moet aanpassen, vermijden, beconcurreren, compromissen sluiten of samenwerken.
Ongeacht uw stijl, denk er altijd aan om neutraal te blijven, duidelijk en transparant te zijn, het probleem te identificeren en te gaan voor opbouwende kritiek. Gebruik tools zoals ClickUp om de situatie onder controle te krijgen en conflicten effectief op te lossen. Probeer ClickUp gratis uit vandaag uit!