Hoe je hybride samenwerking op het werk kunt stimuleren
Productiviteit

Hoe je hybride samenwerking op het werk kunt stimuleren

Hybride samenwerking - een mix van persoonlijke interactie en interactie op afstand tussen werknemers - is een weerspiegeling van de veranderende aard van het werk zelf en de technologische vooruitgang die dit mogelijk maakt.

De aard van het werk is drastisch veranderd sinds het begin van dit decennium. Gedistribueerde teams zijn de norm geworden. Chronowerken komt steeds vaker voor. Werknemers eisen flexibiliteit, niet alleen in tijd maar ook in ruimte, van hun potentiële werkgevers.

Technologische vooruitgang op het gebied van projectmanagementsoftware, digitale hulpmiddelen, gegevens en analyses maken het mogelijk om samenwerking op de werkplek anders dan ooit tevoren.

Toch zijn er enkele fundamentele zorgen. Wat betekent flexibiliteit? Hoe kunnen managers zich aanpassen aan wisselende eisen van werknemers? Hoe kunnen teamleiders hybride roosters hanteren zonder de groei van de organisatie te beïnvloeden?

Lees verder om enkele manieren te ontdekken waarop hybride samenwerking op het werk kan werken.

Inzicht in hybride samenwerking

Hybride samenwerking verwijst naar de methoden die teams gebruiken om zowel op kantoor als thuis of elders op afstand samen te werken. Hybride samenwerking op het werk wordt gekenmerkt door:

  • Combinatie van modellen: Teams werken persoonlijk en op afstand. Dit kan betekenen dat ze een paar dagen per week op kantoor werken, dat sommige teamleden op kantoor werken of dat specifieke taken op kantoor worden voltooid
  • Diverse locaties: Teams kunnen in verschillende delen van de wereld samen aan dezelfde projecten werken
  • Virtuele werkruimte: Teams gebruiken een virtuele werkruimte, inclusief communicatie, brainstormsessies, ideeën en hybride samenwerkingstools om samen te werken
  • Continuïteit: Teams die op kantoor werken, kunnen dankzij hun digitale toolset het gesprek online voortzetten

Hoe verschilt hybride werk van werk op afstand?

Er zijn enkele fundamentele verschillen tussen hybride werk en werk op afstand. Deze zijn als volgt.

Verschillen tussen hybride werk en werk op afstand

Wat zijn de vormen van hybride samenwerking?

Mensen gaan er vaak van uit dat 'hybride' alleen betrekking heeft op de locatie. In feite omvat hybride werk ook de tijd waarin teams werken. Op basis van deze twee parameters zijn er vier soorten hybride samenwerking.

Typen hybride samenwerking

De uitdagingen van het implementeren van hybride samenwerking

Hybride werken brengt evenveel verstoringen als voordelen met zich mee. Daarom heeft de implementatie van een systeem dat hybride samenwerking mogelijk maakt ook te maken met uitdagingen, zoals de volgende.

Sociale uitdagingen

Interactiebarrières: Gebrek aan mogelijkheden voor socialisatie en het opbouwen van relaties kan ertoe leiden dat teams aan dezelfde dingen werken, maar op afstand.

Gemiste connecties: Het wegvallen van waterkoelergesprekken en informele ontmoetingen kan leiden tot isolatie en stress.

Onopgemerkte zorgen: Managers of zelfs collega's kunnen indicatoren missen van iemands zorgen/ziekte/problemen als ze de non-verbale communicatiesignalen niet zien.

Managementstijlen: Zakelijke leiders zijn gewend aan de volg- en controlestijl van leidinggeven, waarbij ze hun teamleden voortdurend 'in de gaten houden'. Dergelijke managers vinden het moeilijk om een op vertrouwen gebaseerde managementstijl te ontwikkelen.

Communicatie

Communicatiekloof: Minimale face-to-face interactie, weinig betrokkenheid, slechte vergaderingen en beperkte documentatie kunnen allemaal bijdragen aan communicatiekloven.

Slechte kwaliteit van vergaderingen: Zonder persoonlijke aanwijzingen, vaardigheden in het leiden van een vergadering, proactieve betrokkenheid en een duidelijke agenda, kunnen vergaderingen frustrerend worden. Als gevolg daarvan kunnen teams zowel informatie als verbinding verliezen.

Verlies in vertaling: Wanneer teams geen tijd en energie steken in het documenteren van informatie, kan veel kennis verloren gaan tijdens de overdracht van de ene persoon naar de andere.

Samenwerking

Gebrek aan raakvlakken: Zonder een uniforme virtuele werkruimte kunnen teams de context en gemeenschappelijke basis kwijtraken die nodig is om samen te werken. Dit is zowel een technische als een gedragsmatige uitdaging.

Verlies van opwinding async: Stel je voor dat je een fantastisch idee hebt en je pingt het naar een collega en die antwoordt 12 uur later. Het is normaal dat je tegen die tijd je opwinding/interesse verliest. Zonder real-time samenwerking kunnen ideeën al sneuvelen voordat ze van de grond komen.

Off-locatie discussies: Op kantoor drinken mensen thee, lunchen ze of lopen ze naar de parkeerplaats en bouwen ze kameraadschap op, zelfs als ze niet over het werk praten. Hybride teams missen deze kans vaak, waardoor de collectieve output daalt.

De sleutel tot het oplossen van deze uitdagingen is investeren in de juiste cloudsamenwerking technologieën, werknemers trainen in het gebruik ervan en een cultuur creëren die inclusie, flexibiliteit en samenwerking waardeert, ongeacht de locatie. Laten we eens kijken hoe.

De uitdagingen van hybride samenwerking aanpakken

Voordat u een hybride werksoftware moet je de diepere sociale, culturele en technologische aspecten van de prestaties van je team begrijpen. Begin dus bij het begin.

1. Begrijp de hybride werkomgeving

Stel jezelf de volgende vragen.

  • Hoeveel van onze teams werken in het hybride model?
  • Watcommunicatiemiddelen op de werkplek gebruiken ze momenteel?
  • Met welke uitdagingen worden ze geconfronteerd?
  • Wat zijn de inefficiënties of tekortkomingen die managers melden?
  • Waarom doen deze uitdagingen/inefficiënties zich voor?
  • Welke oplossingen hebben de teams ontworpen om deze uitdagingen/inefficiënties te overwinnen of te tolereren?

Als je dit eenmaal begrijpt, verzamel dan een stapel online samenwerkingstools zoals ClickUp om hybride communicatie mogelijk te maken.

2. Imploderen van communicatie voorkomen

Ooit in een situatie gezeten waarin je iemand een document stuurt via e-mail, opvolgt op Slack, het bestand bewerkt op Google Docs (en opmerkingen toevoegt) - waardoor je communicatie van de ene plaats naar de andere wordt verspreid?

Dit is normaal op moderne werkplekken. Dit is ook het grootste energieverlies!

Terwijl u asynchroon werkt, consolideert u alle communicatie op één platform zoals ClickUp, zodat u geen berichten mist. Sterker nog, ClickUp chatweergave helpt u om alle berichten op één plaats te zien, zodat u uw reacties op volgorde kunt schieten.

ClickUp chat

alle communicatie op de werkplek bundelen met ClickUp Chatweergave_

Als het instellen van communicatiebeleid nieuw voor u is, kunt u het volgende proberen ClickUp's communicatieplan whiteboard sjabloon . Het zal u helpen om de processen die u nodig hebt te brainstormen en effectief te documenteren.

3. Stel duidelijke communicatieprotocollen op

Tools zijn een hulpmiddel, niet de oplossing zelf. Stel dus tijdens het implementeren van uw hulpmiddelen vangrails en best practices op voor het gebruik ervan.

Maak duidelijk wat 'hybride' voor u betekent. Definieer uw verwachtingen voor reactietijd, werkmethode, communicatiekanaal, follow-ups, documentatie en gezamenlijke ontwikkeling van content.

Je kunt bijvoorbeeld zeggen dat als er een bewerking is op het document dat jullie samen bewerken, er binnen 4 uur een reactie wordt verwacht.

Aan de andere kant wil je misschien dat sommige werkzaamheden synchroon worden uitgevoerd. Met een tool als ClickUp kunnen je teams vooraf plannen en samenwerken. Of ze gebruiken ClickUp Samenwerkingsdetectie om te zien wie er online is en hen in realtime te pingen.

4. Synchrone en asynchrone communicatie in evenwicht brengen

Niet al het werk kan asynchroon worden gedaan. Soms moeten twee mensen bij elkaar zitten om een probleem op te lossen, ook al is dat op twee verschillende locaties. Zorg dus voor een evenwicht tussen synchrone en asynchrone samenwerking bij het ontwerpen van hybride werkafspraken.

  • Stel duidelijke verwachtingen op voor tijden dat hybride teams online moeten zijn
  • Schets problemen die asynchroon kunnen worden opgelost en andere waarvoor twee mensen bij elkaar moeten zijn
  • Moedig teamleden aan om hun beschikbaarheidsstatus in te stellen op hun projectmanagementtool of kalender, zodat anderen kunnen worden uitgenodigd om samen te werken als dat nodig is

5. Wees transparant en inclusief

Traditioneel hielden teamleden informatie voor zichzelf. Als ze die nodig hadden, vroegen andere teamleden erom en kregen ze die ook. Moderne werkplekken kunnen zich deze dans niet veroorloven.

De hybride werkomgeving van vandaag respecteert transparantie. Wees bereid om niet alleen belangrijke informatie te documenteren en te publiceren, maar ook je processen, benaderingen en alle stilzwijgende kennis.

Met ClickUp Documenten kunt u informatie documenteren en publiceren voor het team en delen met de relevante mensen buiten de organisatie. Aan de andere kant, ClickUp Whiteboards zijn een geweldige plek om uw processen of workflows in kaart te brengen zodat iedereen de hele context kent.

Dergelijke transparantie zal de samenwerking tussen hybride teams drastisch verbeteren, omdat mensen zelf informatie kunnen zoeken en krijgen op de tijd en plaats die ze kiezen om te werken. Geen toegang hebben tot informatie zal niet langer een belemmering zijn om werk gedaan te krijgen.

ClickUp Whiteboard

Breng processen en workflows efficiënt in kaart met ClickUp Whiteboards

Hybride samenwerking implementeren met samenwerkingstools zoals ClickUp

Als u alleen een hamer hebt, ziet alles eruit als een spijker. Als je alleen maar een spreadsheet hebt, denk je alleen maar in rijen en kolommen. Dus, het implementeren van de juiste samenwerkingstools voor bedrijven is fundamenteel voor organisatorisch succes.

Houd bij het implementeren van hybride werktools rekening met het volgende.

Gelijkwaardigheid

Kies een tool die elke werknemer de kans biedt om betrokken te zijn bij, gezien te worden in en geluisterd te worden naar een discussie. Houd alle communicatiemiddelen - tekst, audio, video, opmerkingen, schermopnames, enzovoort - open, zodat mensen kunnen bijdragen op de manier die voor hen het beste werkt.

ClickUp maakt dit alles en nog veel meer mogelijk. ClickUp taken bieden geneste opmerkingen voor teams om in context te converseren. ClickUp Clips breng stem- en schermopname samen om duidelijk te communiceren.

ClickUp Clips

ClickUp Clips maken het eenvoudig om het scherm op te nemen en snel feedback te delen

Gebruiksgemak

Als u niet de juiste tool kiest, kan het updaten en beheren ervan een enorme taak op zich worden.

Kies een tool met een eenvoudige UX en gebruiksgemak. Creëer gestroomlijnde workflows om ervoor te zorgen dat de projectmanagementtool de werklast vermindert in plaats van deze te verhogen. Automatiseer processen die geautomatiseerd kunnen worden.

Bijvoorbeeld, ClickUp Brein genereert automatisch stand-upnotities op basis van alle updates die gebruikers op het platform uitvoeren. Stelt u zich eens voor hoeveel tijd dit kan besparen!

Een ander belangrijk aspect van je tool voor samenwerking op de werkplek is de mogelijkheid om de balans tussen werk en privé te ondersteunen. Dit kan zo eenvoudig zijn als het dempen van meldingen tijdens vrije uren of het instellen van een duidelijke beschikbaarheidsstatus voor een betere toewijzing van werklast.

Aanpassingsvermogen

Hybride teams hebben vaak situaties waarin sommige mensen op kantoor zijn en anderen op afstand werken. Dit betekent dat ze hybride vergaderingen moeten houden waaraan iedereen evenveel kan deelnemen.

De functies van ClickUp zijn ontworpen om dit mogelijk te maken. Bijvoorbeeld, in een vergaderruimte kan één persoon ClickUp Docs projecteren en schrijven, terwijl teamleden op afstand het in realtime op hun computer kunnen bekijken.

Uitgebreidheid

De wildgroei aan tools is reëel. Organisaties gebruiken regelmatig één tool voor realtime gesprekken, een andere voor projectbeheer, een derde voor brainstormsessies, weer een andere voor documentatie, enz. Dit creëert uitdagingen, zoals de volgende.

  • Informatie is verspreid over tools
  • De integratie van deze tools is complex en inefficiënt
  • Techadoptie is lager omdat te veel tools aanvoelen als te veel werk
  • Gegevens en inzichten uit deze tools zijn minimaal

Om dit alles te voorkomen, kiest u een tool die allesomvattend is. Een tool als ClickUp is meer dan alleen projectbeheer. Het geeft teams alle tools die ze nodig hebben om hun werk gedaan te krijgen.

Of het nu een whiteboard, een communicatieplatform, een workload management systeem of een uitgebreid dashboard is, ClickUp heeft het allemaal. Het is een collaboratieve werkruimte, ontworpen om interacties aan te moedigen met respect voor verschillende werkpatronen en individuele voorkeuren.

Ontdek het zelf. Probeer ClickUp vandaag nog!