Het succes van een organisatie is recht evenredig met de productiviteit van haar werknemers en de efficiëntie van haar processen.
Helaas is het voor de meeste werkplekken een constante strijd om de productiviteit van werknemers op een hoog peil te houden. Een van de redenen is dat er geen draaiboek is om werknemers te motiveren of hun efficiëntie te verhogen.
Elk klein aspect speelt een grote rol in de productiviteit van werknemers, van strategische communicatiepraktijken tot het kiezen van de juiste technologie en het integreren van gezondheid en welzijn.
Tegelijkertijd is het niet de rol van één afdeling - namelijk personeelszaken - om strategieën voor productiviteit of betrokkenheid van werknemers te implementeren. Leidinggevenden, managers, leden van teams en medewerkers spelen hier een cruciale rol.
Laten we eens kijken naar de factoren die productiviteit beïnvloeden, zoals communicatie, leiderschap, gezondheid en welzijn, en training en ontwikkeling.
Lees verder om te leren hoe u een positieve werkomgeving kunt creëren die het potentieel van uw werknemers maximaliseert en groei op de lange termijn stimuleert.
⏰ 60-seconden samenvatting
Productiviteit ontstaat niet zomaar, maar wordt gevormd door sleutel factoren die invloed hebben op hoe werknemers werken. Dit is wat het grootste verschil maakt:
- Communicatie & Leiderschap - Duidelijke verwachtingen en sterke sturing houden teams op één lijn.
- Technologie - De juiste tools stroomlijnen werkstromen en verminderen tijdverspilling.
- Gezondheid en welzijn - Een evenwichtige benadering van werk en privé voorkomt een burn-out.
- Training & Ontwikkeling - Groeimogelijkheden houden werknemers betrokken.
- Werkomgeving - Een ondersteunende cultuur bevordert focus en samenwerking.
- Motivatie en beloningen - Erkenning en beloning stimuleren prestaties.
- Goal Setting - Duidelijke doelen geven werknemers richting.
- Werklast en tijdbeheer - Prioriteiten stellen helpt stress voorkomen.
- Beloningsstructuur - Een eerlijke beloning zorgt voor werktevredenheid.
ClickUp helpt teams productief te blijven met krachtige tools voor taakbeheer, samenwerking en automatisering - alles op één plek.
De waarde van werknemersbetrokkenheid en productiviteit
Betrokkenheid van werknemers verwijst naar de toewijding en het enthousiasme van een werknemer voor hun werk. Geëngageerde werknemers zijn betrokken bij het succes van hun bedrijf en zullen eerder geneigd zijn om verder te gaan dan hun taakomschrijving. Dit resulteert in een hogere productiviteit op de werkplek.
Ongeëngageerde werknemers - de stille opgevers - hebben daarentegen geen emotionele verbinding met hun werkplek. Ze nemen misschien geen initiatief, zijn niet betrokken bij het bedrijf of hun groei en kunnen zich zelfs terugtrekken uit de communicatie of vaak klagen over het werk.
Hier volgen enkele interessante gegevens uit het rapport van Gallup over werknemersbetrokkenheid. Business met een hoger percentage betrokken werknemers waren
- 18% productiever
- 10% meer geïnvesteerd in klantbetrokkenheid
- 23% winstgevender
Dit rapport laat een direct verband zien tussen de betrokkenheid van werknemers en productiviteit op de werkplek en hoe dat positieve resultaten oplevert, zoals winstgevendheid en een betere klantbetrokkenheid.
In hetzelfde rapport staat echter ook dat bijna een op de twee werknemers in de Verenigde Staten in 2023 actief niet betrokken was. Enkele redenen voor het niet betrokken zijn van werknemers op het werk kunnen zijn:
- Slecht management: Micromanaging, gebrek aan duidelijke verwachtingen en het niet geven van constructieve feedback
- Gebrek aan erkenning: Werknemers die het gevoel hebben dat hun harde werk onopgemerkt blijft, zijn minder snel betrokken.
- Overbelasting of onderbelasting van het werk: Het gevoel constant overspoeld te worden of niet genoeg uitdagende Taken te hebben kan beide leiden tot ontkoppeling (en burn-out)
- Gebrek aan groeimogelijkheden: Werknemers die het gevoel hebben vast te zitten in een uitzichtloze baan zonder kans op promotie zullen eerder geneigd zijn zich terug te trekken
Door deze problemen aan te pakken, kunnen bedrijven een positieve werkomgeving creëren die leidt tot betrokken en productieve werknemers.
10 factoren die productiviteit beïnvloeden
Verschillende factoren beïnvloeden de productiviteit van werknemers - zowel intern als extern aan uw organisatie. Hier zijn enkele van de sleutelaspecten die de productiviteit van werknemers beïnvloeden.
1. Communicatie
De communicatiecultuur in uw organisatie kan de productiviteit van uw werknemers aanzienlijk beïnvloeden. Teams met veel vergaderingen of van wie wordt verwacht dat ze berichten onmiddellijk beantwoorden, besteden bijvoorbeeld misschien veel meer tijd aan communicatie met verschillende mensen dan aan het doen van hun werk.
Te weinig communiceren kan ook een negatieve invloed hebben op de productiviteit van een team. Misschien hebben ze niet de juiste informatie om verder te werken of moeten ze lang wachten op antwoorden van de leden van het team.
Daarom moet je voor je team een balans vinden tussen realtime communicatie en asynchrone communicatie om de productiviteit te verhogen.
Lees hier hoe je dit kunt doen:
Maak een 'hoe we werken' document
In het bedrijfscultuurboek moeten de communicatierichtlijnen op uw werkplek uitgebreid aan bod komen, met informatie zoals de frequentie van vergaderingen over projectupdates, dagen waarop niet wordt vergaderd, wanneer er gebeld moet worden en wanneer er asynchroon gecommuniceerd moet worden.
Je kunt een tool als ClickUp Docs gebruiken om deze documenten te maken en te hosten of dit zelfs als onderdeel toevoegen aan je inwerkwiki zodat nieuwe werknemers weten hoe ze moeten communiceren.
Kies de juiste hulpmiddelen
Het kiezen van de juiste tools om de uiteenlopende eisen van je team te ondersteunen is net zo belangrijk als het creëren van een communicatiestrategie.
Gebruik synchrone en asynchrone hulpmiddelen zoals software voor videoconferenties, interne chats en video-opnamen.
Tegelijkertijd is het cruciaal om je werknemers niet te overweldigen met meerdere tools. We raden aan om je technische stapel te beperken tot maximaal 3-4 tools of, nog beter, een alles-in-één tool.
Eén manier om dit te doen is door één tool te kiezen die meerdere communicatiemethoden biedt.
Met ClickUp kunt u bijvoorbeeld:
- Gebruik de functie tags en opmerkingen in ClickUp-taaken om de voortgang van een project op te volgen of knelpunten aan te pakken
- Initieer directe chats en groepschats met belangrijke belanghebbenden voor contextuele of diepgaande maar asynchrone gesprekken met de weergave ClickUp Chat
- Werk samen aan documenten via opmerkingen, realtime bewerking en [@]vermeldingen
- Neem snelle video op met ClickUp Clips en deel ze met teamgenoten om uw standpunten toe te lichten
- Gebruik het ClickUp Whiteboard om vergaderingen te visualiseren en virtuele vergaderingen interactiever te maken
2. Leiderschap
Onthoud het gezegde: werknemers nemen ontslag bij slechte managers, niet bij bedrijven.
Een van de belangrijkste aspecten die de productiviteit van werknemers beïnvloeden, is de relatie tussen teamleiders, managers en hun directe rapportages.
Lees hier hoe een sterke leider ervoor zorgt dat werknemers productiever zijn:
- Ze stellen een duidelijke visie op voor hun team en helpen iedereen te begrijpen wat ze moeten doen en hoe hun werk bijdraagt aan het grotere geheel
- Ze erkennen prestaties, moedigen mensen aan en bevorderen een positieve werkomgeving, waardoor een cultuur van goede prestaties ontstaat
- Ze communiceren effectief, houden hun teams op de hoogte en creëren een omgeving waarin werknemers zich op hun gemak voelen om vragen te stellen en problemen aan te kaarten
Eén manier waarop je je senior medewerkers kunt helpen om betere leiders te worden, is door te investeren in leiderschapstraining en -ontwikkeling. Je kunt ook één-op-één coachingsessies met goede mentoren voor hen sponsoren.
3. Technologie
Hoewel technologie de efficiëntie van werknemers verhoogt, kunnen technologische problemen hun tijd opslokken, wat leidt tot frustratie en een lagere productiviteit.
Enkele veelvoorkomende manieren waarop technologie de tijd van je team kan opslokken zijn
- Lange en ingewikkelde inwerkprocessen
- Onhandige UI die moeilijk te gebruiken is
- Constante bugs en storingen
Maar het zijn niet alleen de tools die je gebruikt. De manier waarop je technologie gebruikt, is ook belangrijk en kan de productiviteit op de werkplek beïnvloeden.
Verdrinken je werknemers in meerdere dagelijkse notificaties of jongleren ze met een half dozijn software?
Lees hier hoe je de negatieve effecten van technologie kunt beperken:
- Investeer in gebruiksvriendelijke tools: Kies technologie die intuïtief en gemakkelijk te leren is voor werknemers, zodat de leercurve en frustratie tot een minimum worden beperkt
- Zorg voor training en ondersteuning: Train werknemers zodat ze technologie effectief in hun voordeel kunnen gebruiken
- Kies voor alles-in-één tools: Kies een platform dat meerdere oplossingen biedt in plaats van één tool voor elke vereiste om het wisselen tussen tabbladen te verminderen
4. Gezondheid en welzijn
Het ondersteunen van de gezondheid en het welzijn van werknemers is een eenvoudige maar effectieve manier om ze te motiveren. Werknemers die zich fysiek en mentaal gezond voelen, hebben een betere focus, concentratie en uithoudingsvermogen. Dit vertaalt zich in een aanzienlijke vermindering van verstoringen en zorgt ervoor dat werknemers productief blijven.
Hier zijn enkele manieren waarop bedrijven prioriteit kunnen geven aan de gezondheid en het welzijn van hun werknemers om de productiviteit te verhogen en een snelle maar bloeiende werkomgeving te creëren:
- Investeer in uitgebreide gezondheidsvoordelen: Bied ziekteverzekeringsabonnementen aan die een breed bereik van fysieke en mentale gezondheidsdiensten dekken
- Bevorder de balans tussen werk en privéleven: Moedig werknemers aan om pauzes te nemen, zich los te koppelen van het werk buiten kantooruren en bied flexibele werkregelingen aan, zoals opties om op afstand te werken of werkweken in te korten
- Creëer een welzijnscultuur: Bied workshops aan over stressmanagement, mindfulness en gezonde eetgewoonten. Je kunt ook toegang bieden tot fitnessfaciliteiten of werknemers vergoeden voor fitnesslessen
- Betaal voor hun therapie: Bied toegang tot hulpprogramma's voor werknemers (EAP's) met vertrouwelijke adviesdiensten en hulpbronnen op het gebied van geestelijke gezondheid
5. Training en ontwikkeling
Een andere manier om je werknemers te laten zien dat je om ze geeft en hun productiviteit te verbeteren, is door ze bijscholingsmogelijkheden te bieden.
Dit kan omvatten
- Een jaarlijks zelfontwikkelingsbudget instellen zodat ze zich kunnen inschrijven voor professionele cursussen
- Samenwerken met online platforms om professionele cursussen met korting aan te bieden
- Organiseer regelmatig webinars of workshops over loopbaanontwikkeling
- Mentorschap aanbieden tijdens verschillende fases van het traject van een werknemer, zoals wanneer ze op het punt staan promotie te maken
Als u een bedrijf bent met een veelzijdig trainingsprogramma, kan het ClickUp Training Rollout Plan sjabloon u helpen bij het organiseren en bijhouden van uw verschillende programma's.
Met dit kant-en-klare sjabloon kunnen HR-afdelingen
- Stel doelen voor elk trainingsprogramma en houd de voortgang naar die doelen bij
- Abonneer je budget en wijs middelen toe voor elke fase van het trainingsprogramma
- Creëer een consistente structuur voor de aanpak van alle toekomstige trainingsprogramma's
Door prioriteit te geven aan training en ontwikkeling kunt u ervoor zorgen dat uw werknemers uitdagingen aankunnen, niet stagneren in hun carrière en een hogere productiviteit bereiken.
6. Werkomgeving
Je eigen kantoor (of thuiskantoor voor teams op afstand ) heeft een grote invloed op de productiviteit van je werknemers. Instance, een oncomfortabele werkruimte met slechte verlichting en meubilair van lage kwaliteit kan leiden tot ongemak en verminderde concentratie.
Bedrijven op locatie kunnen investeren in een goede inrichting, ergonomisch meubilair en goed onderhouden en schone kantoren. Ze moeten ook zorgen voor andere faciliteiten zoals temperatuurregeling, adequate vergaderzalen en geluidsbeheersing, zodat werknemers langer geconcentreerd blijven.
Aan de andere kant kunnen bedrijven met werknemers op afstand hun werknemers een terugkerend thuiskantoorbudget geven om een comfortabele werkruimte, een coworkingvergoeding of zelfs apparatuur zoals een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking te onderhouden.
7. Motivatie en stimulansen
Gemotiveerde werknemers benaderen uitdagingen eerder positief en zoeken creatieve oplossingen voor problemen. Ze zijn ook gelukkiger en meer tevreden in hun rollen.
Maar hoe motiveer je werknemers? Wij stellen voor om een mix van extrinsieke en intrinsieke motivatietactieken te gebruiken.
Extrinsieke motivatie kan bestaan uit beloningen, erkenning of bonussen. Bijvoorbeeld een hogere commissie voor vertegenwoordigers of jaarlijkse prijsuitreikingen.
Intrinsieke motivatie daarentegen is iets genuanceerder. Het is het verlangen om te werken omdat het leuk, bevredigend of bevredigend is.
Creëer een werkomgeving die een gevoel van doelgerichtheid, groei en autonomie stimuleert. Medewerkers micromanagen en ze overal aan twijfelen is de snelste manier om hun productiviteit de das om te doen.
Een andere manier om je werknemers te motiveren is door ze te laten zien dat je ze vertrouwt en waardeert. Geef ze uitdagende projecten en voorzie ze tegelijkertijd van de training en middelen om die projecten tot een goed einde te brengen.
Door je te richten op het creëren van een werkomgeving die werknemers beloont en hen een gevoel van doelgerichtheid geeft, kun je gemotiveerde en productieve werknemers creëren.
8. Instelling van doelen
Een andere hoeksteen van de productiviteit van werknemers is een effectieve instelling van doelen. Als werknemers duidelijke doelen hebben, begrijpen ze wat werkgevers verwachten en kunnen ze hun taken efficiënt prioriteren. Dit leidt tot een betere focus en minder werkdruk.
Het is niet genoeg om doelen in te stellen; je moet je werknemers ook betrekken bij het proces om doelen te stellen. Dit kan een gevoel van eigendom en verantwoordelijkheid creëren.
Wij raden het kader van doelstellingen en sleutelresultaten (OKR's) aan als een productiviteitshack voor de instelling van doelen. OKR's geven een duidelijk beeld van de doelstellingen van de organisatie en hoe individuele en team doelen bijdragen aan het grotere geheel.
Door te focussen op een beperkt aantal doelen kunnen Teams hun werk beter prioriteren en afleiding vermijden.
9. Werklast en tijdbeheer
Een andere kritieke factor die rechtstreeks verband houdt met de productiviteit van een werknemer is de hoeveelheid werk op hun bord en hoe goed ze hun werkdag plannen.
Een effectief systeem voor werklastbeheer zorgt ervoor dat werknemers een beheersbare hoeveelheid werk toegewezen krijgen en niet overweldigd worden.
Tools zoals de ClickUp Employee Workload sjabloon kunnen u een holistische weergave geven van de huidige werklast van elk teamlid, waardoor het toewijzen van projecten op basis van hun bandbreedte eenvoudig wordt.
Je krijgt ook een idee van wie waaraan werkt, zodat je realistische deadlines kunt stellen en kunt zien of ze op de rand van een burn-out staan.
Zo werkt het sjabloon:
- Wanneer u een taak toevoegt aan ClickUp-taak, voer dan in hoe lang het duurt om deze te voltooien
- Afhankelijk van de benodigde tijd kunt u een deadline toevoegen
- Krijg een idee van de werklast van je team in de 'weergave werklast voor teams'
- Taken toewijzen aan beschikbare werknemers
Je team in staat stellen om hun tijd effectief te beheren is net zo belangrijk als het beheren van hun werklast. Moedig de leden van je team aan om hun productiviteit bij te houden, zodat je een realistische schatting kunt maken van de tijd die ze nodig hebben om een taak uit te voeren.
Managers kunnen ook wekelijks of tweemaandelijks een vergadering houden met hun directe rapportage om te beoordelen hoe zij met hun tijd omgaan en of ze ondersteuning nodig hebben.
10. Loonstructuur
Uiteindelijk is een baan een transactie. Werknemers geven je hun tijd en investeren hun vaardigheden in ruil voor geld. Het gevoel eerlijk gecompenseerd te worden kan de tevredenheid van werknemers verhogen, wat zich mogelijk vertaalt in een hogere motivatie en betrokkenheid.
Bovendien zullen werknemers met financiële zekerheid minder snel zwartwerken of van rol wisselen. Tegelijkertijd kan het potentieel om meer te verdienen werknemers aanmoedigen om betere resultaten te behalen en een grotere bijdrage te leveren.
Naast een competitieve vergoeding zijn tijdige betaling en efficiënt, nauwkeurig loonbeheer ook cruciaal. Niets demotiveert werknemers meer dan vertraagde betalingen.
We raden u aan een online tracker te gebruiken, zoals het sjabloon ClickUp Payroll Report.
Met dit sjabloon kunnen HR teams
- Maak een geconsolideerde rapportage van werknemerslonen, betalingsschema's en meer
- Zet een centrale database op met alle werknemersgegevens en betalingsinformatie
- Directe stortingen instellen met automatisering
Creëer een productieve werkomgeving voor uw werknemers met ClickUp
Bedrijven kunnen een werkomgeving creëren die gelukkig, gezond en zeer productief personeel stimuleert door een holistische benadering te kiezen. Dit omvat de fysieke omgeving, technologie, training, welzijn, motivatie, werklastbeheer en compensatiestrategieën.
Als je op zoek bent naar een alles-in-één productiviteitssuite om individuele werknemers en verschillende afdelingen in je team beter te laten samenwerken, raden we je aan ClickUp te proberen.
ClickUp is een uniek platform dat projectmanagement, communicatie, databasebeheer en documentbeheer combineert in één holistische tool.
Waarom probeert u ClickUp niet uit om te zien hoe het u kan helpen een productieve werkomgeving te creëren?