Het kan verontrustend zijn wanneer uw organisatie te maken heeft met een stijgend personeelsverloop. Het kan nog uitdagender worden als u de redenen hiervoor handmatig moet onderzoeken en ontdekken.
Werven uw concurrenten agressief personeel? Zijn er mogelijk problemen met de werklast binnen uw bedrijf? Zijn er problemen met de interpersoonlijke relaties tussen managers en hun teams? Of is er een andere reden?
Het identificeren van de oorzaak en het vinden van oplossingen kan veel moeite en tijd kosten. Door handmatig te analyseren, kunt u nog meer van uw waardevolle personeel verliezen.
Met softwaretools voor personeelsanalyse kunt u snel antwoorden vinden en potentiële problemen beperken. U kunt snel verontrustende of veranderende patronen binnen en buiten uw organisatie identificeren.
In deze blog bekijken we alle aspecten van personeelsanalyse en laten we zien hoe u deze kunt gebruiken om u te helpen bij het proces. Met behulp van personeelsanalyse kunt u het beste talent aannemen, behouden, het gedrag van werknemers analyseren, problemen met de productiviteit beheren en van uw organisatie een geweldige werkplek maken.
Wat is personeelsanalyse?
Workforce analytics verwijst naar het systematisch verzamelen en analyseren van gegevens over het personeelsbestand van een organisatie. Workforce analytics houdt vaak ook rekening met externe factoren en omgevingen om organisatorische strategieën zoals werving, prestatie- en beloningsbeheer te plannen en uit te voeren.
Externe factoren zijn onder meer het gemiddelde salaris in de branche, enquêtes, arbeidsmarkttrends en economische indicatoren zoals werkloosheid, bbp-groei en consumentenbestedingen. Interne bronnen zijn onder meer feedback van managers, HR-gegevens zoals werknemerstevredenheid, het percentage betrokken werknemers en de productiviteit van werknemers.
De rol van personeelsanalyse in HR-management
Op de lange termijn zijn de voordelen van personeelsanalyses onder meer:
- Lagere wervingskosten
- Geoptimaliseerde procesefficiëntie
- Het bijhouden van de betrokkenheid van werknemers
- Het verminderen van vooroordelen op basis van ras en geslacht
- Benchmarking van prestatiestatistieken
- Het beperken van ongeoorloofd overwerk
- Potentiële kandidaten beter afstemmen op de huidige talentbehoeften
- Kennisgaten aanpakken en bijscholingsbehoeften invullen
Welke rol speelt personeelsanalyse bij strategisch management?
Het gebruik van uitgebreide personeelsanalyses kan richting geven aan strategisch management. Door talrijke gegevenspunten te analyseren, zoals operationele kosten in combinatie met HR-motivatoren en -beperkingen, talentbehoeften en geografische factoren, kunt u uw externe, hybride en interne personeel effectief beheren.
Workforce analytics biedt ook de meest competente actieplannen en kosteneffectieve oplossingen voor het werven, bijscholen en trainen van personeel, inclusief het opstellen van een blauwdruk voor opvolgingsplanning. Dergelijke strategische inzichten zorgen voor goed voorbereid personeel en ondersteunen de veerkracht van de organisatie op lange termijn.
Het ondersteunt risicobeheer door de potentiële nalevings- en ethische risico's van de organisatie te benadrukken.
Met behulp van personeelsanalyses kunt u een betere werkomgeving creëren, de tevredenheid van uw medewerkers vergroten en de algehele kwaliteit van uw personeelsbestand verbeteren.
Zijn personeelsanalyses en HR-analyses hetzelfde?
Niet echt. Terwijl personeelsanalyse het werk zelf bekijkt, kijkt HR-analyse naar de mensen.
| Wat is HR-analyse?HR-analyse maakt gebruik van gegevens en analyses om HR-functies te verbeteren, zoals het personeelsverloop, de Net Promoter Score (NPS) en het aantal overuren. | Wat is personeelsanalyse?Personeelsanalyse richt zich op werkgerelateerde gegevens om processen en het gedrag van werknemers te verbeteren, zoals productiviteit, verzuim en personeelsverloop. |
Voordelen van personeelsanalyses
Door de juiste gegevens te verzamelen en te analyseren, kunt u verschillende personeelsgerelateerde uitdagingen tot op de kern achterhalen en oplossen. Hier volgen enkele cruciale voordelen van personeelsanalyses:
1. Taak automatisering
Personeelsanalyse vereenvoudigt het werkbeheer door repetitieve en tijdrovende taken te automatiseren, zoals het bijhouden van de prestaties van werknemers, afwezigheids- en verlofbeheer en het benchmarken van beloningen.
Het helpt u zich te concentreren op het identificeren van innovatieve wervingsmethoden om nichevaardigheden aan te trekken en leiderschapsontwikkeling te bevorderen door middel van mentor- en coachingprogramma's.
2. Verbetert de werving
Workforce analytics, met behulp van workforce planning software of workforce analytics platforms, analyseert de vereisten van afdelingen en de kenmerken van goed presterende werknemers om u te helpen bij het screenen en selecteren van kandidaten die meer kans hebben om te slagen in de organisatie. Dit verbetert de kwaliteit van nieuwe medewerkers en vermindert de tijd en kosten per aanwerving.
3. Maakt talentmanagement mogelijk
Door de vaardigheden en competenties binnen de organisatie in kaart te brengen, vergemakkelijkt personeelsanalyse de opvolgingsplanning, het opstellen van gepersonaliseerde loopbaantrajecten en het toewijzen van medewerkers aan projecten of rollen waar zij het grootste verschil kunnen maken.
4. Verbetert de werktevredenheid en het behoud van medewerkers
Door trends en feedback op verschillende vlakken te analyseren, zoals de balans tussen werk en privé, erkenning en carrièremogelijkheden, helpt personeelsanalyse u inzicht te krijgen in de factoren die bijdragen aan het werkplezier en de betrokkenheid van uw medewerkers. Gebruik de bevindingen om op maat gemaakte strategieën te implementeren die een directe invloed hebben op het moreel en de productiviteit van uw medewerkers.
5. Verbetert de culturele afstemming en de betrokkenheid van medewerkers
Leidinggevenden en HR-professionals kunnen analytics gebruiken om de huidige organisatiecultuur en verbeterpunten te onderzoeken. Als uit analytics bijvoorbeeld blijkt dat teams met een hoog personeelsverloop lage scores voor betrokkenheid behalen, kan dit wijzen op problemen met de managementstijl of de werklast.
Met deze inzichten kunt u leiderschapstrainingen introduceren om meer empathische en effectieve managers te ontwikkelen of de werklast aanpassen met behulp van betaalde of gratis projectmanagementsoftware.
Soorten personeelsanalyses
Afhankelijk van het type beschikbare gegevens en uw vereisten zijn er vier soorten personeelsanalyses: beschrijvend, diagnostisch, voorspellend en prescriptief.
De beschrijvende methode maakt gebruik van historische gegevens om het gedrag van werknemers gedurende een specifieke periode te begrijpen, terwijl de diagnostische methode de oorzaken van het gedrag begrijpt.
Laten we nu eens kijken naar de andere twee methoden, die complexer zijn en helpen bij het nemen van strategische beslissingen met betrekking tot uw personeel.
1. Voorspellende analyses
Voorspellende analyses gebruiken historische en actuele gegevens om toekomstige trends en gedragingen te voorspellen. Deze gegevens, waaronder vaardigheidsvereisten, productiviteit van werknemers en betrokkenheid, zijn cruciaal om het wervingsproces te verbeteren en het personeelsverloop te verminderen.
Door gebruik te maken van technieken zoals regressieanalyse, patroonherkenning en multivariate statistieken, ontwikkelt voorspellende analyse gegevens en statistische modellen die anticiperen op wat er waarschijnlijk zal gebeuren. Enkele praktische toepassingen zijn
- De resultaten van leer- en ontwikkelingsactiviteiten voorspellen
- De status van het gebruik van de werkruimte voorspellen
- De resultaten van projectrapportages anticiperen
door voorspellende analyses te integreren in uw personeelsbeheer, kunt u vaardigheidstekorten vooraf identificeren, welzijnsprogramma's voor werknemers op maat maken en anticiperen op verschuivingen in de personeelsdynamiek.
Pro tip💡: Kies uit de sjablonen voor projectrapportage van ClickUp om uw onboarding-, trainings- en wervingsstrategieën te documenteren en de voortgang in de loop van de tijd bij te houden.
2. Prescriptieve analyses
Prescriptieve analyse is de meest complexe van de vier soorten. Het gaat verder dan voorspellende analyse en doet aanbevelingen voor de beste aanpak.
Het helpt u om op basis van voorspellingen realtime, weloverwogen beslissingen te nemen en aspecten van personeelsmanagement te optimaliseren. Denk hierbij aan het beheren van ploegendienstroosters, het samenstellen van op vaardigheden gebaseerde project teams, het toewijzen van middelen en het voeren van diversiteits- en inclusie (D&I) gerichte wervingscampagnes.
De rol van technologie in personeelsanalyse
Veel geavanceerde tools en platforms, zoals software voor personeelsanalyse, verbeteren het vermogen van organisaties om personeelsgegevens te verzamelen, analyseren en ernaar te handelen. Hier zijn vier cruciale technologieën die nodig zijn om personeelsanalyse uit te voeren:
1. Cloud computing
Cloud computing zorgt voor realtime updates en naadloze gegevensintegratie door gegevens uit HR-software, salarisadministratie, tools voor bedrijfsprestaties en externe databases op internet te centraliseren.
De schaalbaarheid van cloudtechnologie maakt voorafgaande investeringen in IT-infrastructuur overbodig, waardoor uw organisatie zijn analytische mogelijkheden naar behoefte kan uitbreiden.
Bovendien helpt het bij de koppeling met verschillende databronnen en applicaties, zoals CRM-systemen, BI-platforms en sociale media. Het automatiseert ook uitgebreide werkstromen voor alle bedrijfsfuncties en consolideert diepgaande inzichten voor beslissingen met betrekking tot het personeelsbestand.
2. Dashboard-analyse
Dashboards zijn essentieel voor het democratiseren van de toegang tot personeelsanalyses binnen een organisatie. Ze geven in realtime een visuele weergave van essentiële statistieken en gegevenspunten, die de gezondheid, prestaties of status van een bedrijf, proces of systeem aangeven.
Met essentiële cijfers binnen handbereik kunt u snel aandachtspunten signaleren, de impact van interventies bijhouden en personeelsstrategieën afstemmen op bedrijfsresultaten.
Een project dashboard helpt teams bijvoorbeeld om de prestaties van een project op een centrale locatie te bekijken.
ClickUp Dashboards presenteren projectgerelateerde informatie via grafieken en KPI's, zodat managers de voortgang van taken kunnen volgen, budgetten kunnen bijhouden en tijdig met clients kunnen communiceren.
3. AI-chatbots
Veel AI-tools (kunstmatige intelligentie) voor HR, waaronder tools voor het bijhouden van sollicitanten, het inwerken van nieuwe medewerkers en het verminderen van vooroordelen, worden al lang gebruikt.
AI-chatbots worden echter steeds vaker ingezet om de betrokkenheid van werknemers te verbeteren, omdat ze direct antwoord geven op HR-gerelateerde queries over verlofsaldi, salarisinformatie en zelfs bijscholingsprogramma's.
Door middel van Natural Language Processing (NLP) kunnen AI-chatbots open feedback van werknemers analyseren en werknemersgegevens analyseren om trends in hun sentimenten te ontdekken die mogelijk niet worden opgemerkt via traditionele enquêtes of feedbackmethoden.
Deze tools spelen ook een cruciale rol tijdens de onboarding, waarbij nieuwe medewerkers worden begeleid bij het nodige papierwerk, training en het begrijpen van de bedrijfscultuur.
4. Big data, AI en machine learning (ML)
De integratie van big data, AI en ML heeft de reikwijdte van personeelsanalyses aanzienlijk vergroot.
Big data vormt de basis door u in staat te stellen complexe datasets uit meerdere bronnen te analyseren, waaronder interne HR-systemen, sociale media, medewerkerstevredenheidsonderzoeken, operationele gegevens en externe arbeidsmarktinformatie.
AI- en ML-algoritmen bouwen hierop voort door patronen en inzichten uit de gegevens te ontdekken die voor menselijke analisten misschien niet meteen zichtbaar zijn.
AI kan bijvoorbeeld de dynamiek van het personeelsbestand voorspellen, zoals veranderingen in het personeelsverloop of de effectiviteit van verschillende wervingskanalen, door historische gegevens te analyseren.
Ondertussen beoordelen ML-algoritmen het sentiment en het moreel, zodat u interventies op individueel of teamniveau kunt aanpassen om de algehele bedrijfsprestaties te verbeteren.
U kunt bijvoorbeeld werknemers identificeren die baat hebben bij specifieke trainingsprogramma's of die een groter risico lopen om het bedrijf te verlaten.
ClickUp Brain, een AI-assistent voor HR-managers, helpt u met behulp van ingebouwde prompts uw gegevens te analyseren, rapporten te genereren, vragen te bedenken en mogelijke verbeteringen aan te bevelen.
U kunt bijvoorbeeld de sjabloon ChatGPT-prompts voor HR van ClickUp gebruiken om vragen te vinden die u kunnen helpen een positieve feedbackloop te creëren tijdens een functioneringsgesprek.
Uitdagingen bij het bijhouden van personeelsanalyses
Hoewel de rol van technologie bij het verbeteren van personeelsanalyses onmiskenbaar is, is het pad naar bruikbare inzichten niet zonder uitdagingen.
1. Operationele uitdagingen
Het verzamelen van hoogwaardige gegevens en het waarborgen van naleving is moeilijk. U kunt moeilijkheden ondervinden bij:
a. Nauwkeurige gegevens verzamelen
Dit kan een enorme hindernis zijn. Zelfs als u toegang hebt tot software voor werknemersbetrokkenheid of andere rapportagetools voor geautomatiseerde gegevensverzameling, kunnen gegevens verspreid zijn over verschillende afdelingen, inconsistent zijn of van slechte kwaliteit zijn.
Gegevensintegriteit is essentieel bij het implementeren van personeelsanalyses, omdat dit rechtstreeks van invloed is op het vermogen van uw organisatie om analyses af te stemmen op de langetermijndoelen en strategische doelstellingen.
b. Voldoen aan wettelijke vereisten
Wetgeving zoals de AVG in de EU en verschillende staatswetten in de VS leggen strenge richtlijnen op voor het verzamelen, opslaan en verwerken van gegevens voor HR-processen. U moet ervoor zorgen dat uw analysepraktijken aan deze regelgeving voldoen om boetes en reputatieschade te voorkomen.
Misbruik van gegevens brengt ook het risico van onbedoelde discriminatie met zich mee, wat kan resulteren in juridische stappen tegen uw organisatie op grond van antidiscriminatiewetgeving.
2. Strategische uitdagingen
Het naadloos integreren van analytics in uw bedrijfsplanning om meetbare groei te realiseren, is makkelijker gezegd dan gedaan. Hieronder volgen enkele taken die een uitdaging kunnen vormen:
a. Integratie met strategische planning
Om technische gegevens af te stemmen op bedrijfsdoelstellingen, moet u begrijpen hoe personeelsanalyses kunnen bijdragen aan uw cruciale mijlpalen.
Zonder een goed proces voor het navigeren tussen verschillende prioriteiten en het overwinnen van communicatiebarrières tussen functies, loopt u echter waarschijnlijk kansen op groei mis en worden inspanningen dubbel uitgevoerd, wat leidt tot inefficiëntie.
b. Weerstand van werknemers
Het implementeren van initiatieven op het gebied van personeelsanalyse kan soms weerstand oproepen bij werknemers. Er kunnen zorgen zijn over privacy en vermeende risico's van verkeerd gebruik van gegevens.
Om deze weerstand te overwinnen, is een cultuuromslag binnen het bedrijf nodig. Dit kunt u bereiken door het management te overtuigen, regelmatig workshops te organiseren en consequent te benadrukken dat het gegevensbeheer ethisch verantwoord is en voldoet aan de wettelijke normen.
3. Technische uitdagingen
Het implementeren en onderhouden van technologie ter ondersteuning van personeelsanalyses kan uitdagingen met zich meebrengen op de volgende gebieden:
a. Onboarding van experts met geavanceerde analytische vaardigheden
Zonder experts die complexe gegevens kunnen vertalen naar bruikbare HR-strategieën, loopt u waarschijnlijk de potentiële voordelen van personeelsanalyse mis. Daarom is een team van professionals met geavanceerde analytische vaardigheden een must om de gewenste resultaten te behalen.
b. Investeren in en onderhouden van een robuuste technologische infrastructuur
De implementatie van de benodigde technologie vereist robuuste IT-ondersteuning, waaronder hardware en software die grote hoeveelheden gegevens kan verwerken, veelzijdige analyses kan uitvoeren en gebruiksvriendelijke toegang tot inzichten biedt. U moet budget reserveren voor investeringen in en onderhoud van de infrastructuur.
Hoe implementer je personeelsanalyses?
Hier volgt een stapsgewijze handleiding om personeelsgegevens te verzamelen en om te zetten in bruikbare inzichten:
1. Beoordeel capaciteiten voor afstemming op strategische doelen
Inzicht in uw huidige capaciteiten en werkstromen is essentieel voor het instellen van realistische en impactvolle doelen voor personeelsanalyse.
Of u nu worstelt met vaardigheidstekorten, opvolgingsplanning, personeelsmanagement of iets anders, breng uw huidige capaciteiten in kaart. Analyseer bestaande vaardigheden, technologieën en het gebruik daarvan, en de efficiëntie van de werkstroom.
U kunt het volgende doen:
- Vaardigheidsaudits: bekijk projectresultaten en feedback om te bepalen op welke gebieden efficiëntie ontbreekt
- Medewerkersonderzoeken: voer onderzoeken uit onder medewerkers om inzicht te krijgen in hun huidige vaardigheidsniveaus en op welke gebieden zij zich onvoldoende toegerust voelen
- Prestatiebeoordelingen: analyseer functierollen en verantwoordelijkheden om mismatches en overtolligheden op te sporen
AI kan gegevens uit cv's en LinkedIn-profielen ophalen, vaardigheden identificeren en de gegevens vervolgens omzetten in een duidelijke visualisatie voor directe inzichten en volgende stappen.
Pro tip💡: Gebruik gratis HR-sjablonen om ervoor te zorgen dat u standaard HR-activiteiten afhandelt en de benodigde informatie in een gestandaardiseerd format verzamelt.
Stel op basis van uw bevindingen specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdige SMART-doelen vast die direct bijdragen aan de digitale transformatie van het bedrijf, zoals:
- 50% van de marketingafdeling binnen zes maanden bijscholen in data-analyse
- Introductie van een programma voor digitale geletterdheid in de hele organisatie tegen het einde van het derde kwartaal
U kunt ook een gericht bijscholingsprogramma voor bestaande werknemers opzetten of tijdelijk externe consultants of freelancers inhuren om cruciale rollen te vervullen.
2. Verzamel, analyseer en integreer gegevens
Zodra u uw doelen voor personeelsanalyse hebt bepaald, moet u gegevens verzamelen uit verschillende bronnen, waaronder personeelsdatabasesoftware, prestatietools, personeelsenquêtes en externe benchmarks voor uw branche.
Maak een stapsgewijze handleiding met de sjabloon voor gegevensverzameling van ClickUp om consistentie en nauwkeurigheid binnen uw team en afdelingen te garanderen.
Gebruik de werklastweergave van ClickUp om taken voor uw teamleden opnieuw in te plannen, toe te wijzen of te verplaatsen, zodat de gegevensverzamelingstaken volgens plan worden uitgevoerd. Om de inspanningsgraad van een taak bij te houden, kunt u zelfs aangepaste velden toevoegen voor de databron, verzamelmethode en vereisten voor gegevensvalidatie.
Stel vervolgens een robuust kader voor analyse op. Gebruik tools voor datavisualisatie en statistische modellen om correlaties, trends en causale relaties binnen uw gegevens te identificeren.
Voordat u begint met het analyseren van deze gegevens, moet u ervoor zorgen dat alle belanghebbenden begrijpen hoe nauwkeurig deze moeten zijn. Als de gegevens niet goed zijn, is elke analyse die u uitvoert mogelijk onbetrouwbaar of misleidend.
Integreer gegevens uit verschillende platforms en systemen om een uniform en holistisch beeld van uw personeel te krijgen. Dit is essentieel voor geavanceerde analyses, waaronder voorspellende modellen, om toekomstige trends en personeelsbehoeften nauwkeurig te kunnen voorspellen.
3. Verbeter uw analysevaardigheden met de juiste tool
Er zijn veel tools beschikbaar die geavanceerde analysefuncties, gegevensintegratie en gebruiksvriendelijke rapportagemogelijkheden bieden.
ClickUp is bijvoorbeeld meer dan alleen projectmanagementsoftware; het is ook een perfect missiecontrolecentrum voor het beheer van personeelsanalyses. Met volledig aanpasbare ClickUp-dashboards hebt u toegang tot overzichten op hoog niveau van uw werk, kunt u uw doelen bewaken en de werklast van uw team bekijken en verdelen via Scrum.
Neem widgets zoals tijdsregistratie, werklast en aangepaste grafieken op om inzicht te krijgen in de prestaties van medewerkers en de operationele efficiëntie. Met de activiteitsweergave van ClickUp krijgt u een geaggregeerd overzicht van de activiteiten van medewerkers op elke locatie.
Integreer ClickUp met tijdmanagement-apps van derden om nauwkeurig vast te leggen hoe werknemers hun tijd besteden aan verschillende taken of projecten. De software is aangepast aan het operationele tempo van uw organisatie en optimaliseert werkstromen.
4. Onderneem actie en controleer de resultaten
De laatste stap bij het implementeren van personeelsanalyses is het nemen van maatregelen op basis van de gegenereerde inzichten en het monitoren van de resultaten.
Bij het analyseren van gegevens zoals antwoorden op medewerkerstevredenheidsonderzoeken, voltooiingspercentages van projecten en communicatiepatronen, blijkt bijvoorbeeld dat externe medewerkers in bepaalde afdelingen minder betrokken zijn en een lagere productiviteit hebben dan hun collega's op kantoor.
Om dit aan te pakken, kunt u een virtueel mentorprogramma implementeren, waarbij medewerkers op afstand worden gekoppeld aan meer ervaren mentoren op kantoor om een sterker gevoel van verbondenheid te creëren en virtuele communicatiemiddelen in te zetten om regelmatige check-ins te faciliteren.
Daarnaast kunt u flexibele werktijden invoeren die specifiek zijn afgestemd op medewerkers op afstand, vanuit het besef dat de traditionele werktijden van 9 tot 5 niet voor iedereen optimaal zijn. Dankzij deze flexibiliteit kunnen medewerkers werken tijdens hun meest productieve uren.
Nadat u deze initiatieven hebt gelanceerd, controleert u voortdurend het effect ervan aan de hand van scores voor werknemersbetrokkenheid, productiviteitsstatistieken en feedback uit regelmatige Pulse-enquêtes.
Optimaliseer teamprestaties en behaal betere resultaten met personeelsanalyse
De overstap naar datagestuurd personeelsbeheer kan zowel complex als lonend zijn.
Geavanceerde tools voor personeelsanalyse helpen u verder dan het verzamelen, monitoren en meten van werknemersgegevens en begeleiden u bij het nemen van passende maatregelen waarbij alle teams binnen de organisatie worden betrokken.
We raden u aan het platform te proberen om de voordelen van ClickUp zelf te ontdekken.
Meld u gratis aan voor ClickUp.
Veelgestelde vragen (FAQ's)
1. Wat is de rol van personeelsanalyse bij besluitvorming?
Workforce analytics maakt gegevens minder overweldigend en helpt bruikbare inzichten te onthullen die anders verborgen zouden blijven in de complexiteit van ruwe gegevens. Het evalueert de dynamiek en trends op de werkplek die u helpen meer bedrijfsbeleid te ontwikkelen, sterkere interne communicatie te bevorderen en een concurrerende beloning te handhaven. Deze verbeteringen resulteren in een hogere productiviteit en een lager personeelsverloop, wat uiteindelijk leidt tot succes voor de organisatie.
2. Waarom zijn personeelsplanning en -analyse belangrijk?
Personeelsplanning en -analyse helpen bij planning op macroniveau om bedrijfsactiviteiten en prestaties te verbeteren. U kunt trends analyseren, toekomstige behoeften voorspellen en vaardigheidstekorten identificeren om de juiste mensen aan te nemen, op te leiden en in te zetten, zodat u met behulp van personeelsanalysesoftware ervoor zorgt dat de juiste mensen op het juiste moment de juiste rol vervullen.