Terwijl ik dit artikel schrijf, schakel ik tussen zeven browsertabbladen, ClickUp voor tijdsregistratie, Slack voor communicatie en mijn mobiele telefoon die aan het opladen is op een dock, zichtbaar voor mijn neus. Als dat klinkt als te veel gelijktijdig geopende apps voor één enkele Taak, dan zijn we nog niet eens begonnen.
"Om één enkele transactie in de toeleveringsketen uit te voeren, schakelde elke betrokken persoon ongeveer 350 keer tussen 22 verschillende applicaties en unieke websites," aldus een woordvoerder schreef onderzoekers in de Harvard Business Review.
In hun studie schakelde een gemiddelde gebruiker ongeveer 1200 keer per dag tussen verschillende apps en websites. Aan al deze afleidingen hangt natuurlijk een prijskaartje. In deze blogpost bespreken we de kosten van het voortdurend schakelen tussen apps en hoe je dit kunt voorkomen.
Wat is Toggl?
Schakelbelasting is het productiviteitsverlies dat je ervaart als gevolg van het vaak schakelen tussen taken of apps. Het schakelelement verwijst naar wisselen van context op het werk. En het belastingelement verwijst naar de prijs die je ervoor betaalt:
- Fysiek schakelen tussen tabbladen, apps of apparaten
- Extra laadtijd voor deze tabbladen, apps of apparaten
- Aanpassen aan de nieuwe app, de interface en het doel ervan
- Informatie verzamelen of de actie uitvoeren in de nieuwe app voordat je verder gaat met de volgende in de werkstroom
- Afleiding van apps die geen deel uitmaken van de werkstroom, zoals eenoverbelasting van notificaties op een persoonlijke mobiele telefoon
Schakelbelasting kan de productiviteit van organisaties op verschillende manieren beïnvloeden.
Wat is de invloed van de belasting op de productiviteit?
Op het eerste gezicht lijkt het gebruik van meerdere apps/tabbladen voor de hand liggend, zelfs noodzakelijk. Hoe zou een schrijver schrijven zonder onderzoek? Hoe kan een ontwikkelaar coderen zonder zijn toolkit? Hoe kan een klantenservicemedewerker toegang krijgen tot alle informatie die hij nodig heeft zonder meerdere apps te gebruiken?
Hoewel enige beweging tussen apps onvermijdelijk is, kan het buitensporig veel schakelen exponentieel hoog zijn.
Stress en verlies van focus: Overmatig schakelen zorgt ervoor dat de hersenen cortisol, het stresshormoon, produceren, wat een aanzienlijke impact heeft op het werk. Het vermindert de concentratie, vertraagt zelfs de eenvoudigste Taken en tast het welzijn van de werknemer aan.
Ineffectiviteit: Bij het wisselen tussen apps moeten mensen zich telkens opnieuw oriënteren. De informatie in het kortetermijngeheugen neemt af, waardoor de context verloren gaat en het hele proces ineffectief wordt.
Inefficiëntie: Uit het HBR-onderzoek bleek dat mensen iets meer dan twee seconden verliezen elke keer dat ze van context wisselen. Dat betekent dat je tot vier uur per week, en vijf werkweken per jaar, bezig bent met jezelf te heroriënteren. Dit veroorzaakt onnodige vertragingen en algemene inefficiëntie.
Hogere foutpercentages: De constante verschuiving in focus kan leiden tot fouten en onoplettendheid, waardoor de kosten om ze te herstellen oplopen.
Lagere kwaliteit van het werk: Wisselen van context doet afbreuk aan focustijd . Verspreide aandacht betekent dat kantoormedewerkers meer uren en cognitieve inspanning moeten leveren om hun werk te voltooien en niet de ruimte hebben om de kwaliteit te verbeteren.
Verstikking van creativiteit: Als iemand voor elk proces tussen tientallen apps moet schakelen, wordt hij meer gedreven door een checklist dan door zijn creatieve geest. Contextschakelen leidt tot buitensporig veel schakelen doordat de aandacht wordt gefragmenteerd, waardoor de creatieve geest wordt verstoord diepgaand werk en verstikt creativiteit en innovatie.
Als je ooit met Alt-Tab naar een app bent gegaan en je afvroeg "wacht, wat was ik aan het doen?", dan heb je toggle-belasting betaald. Iemand die $100.000 per jaar verdient, betaalt misschien wel $9.000 [tot vijf weken loon] aan toggle-belasting.
Dit kan aanzienlijk verschillen per bedrijfstak. Dit is hoe het zit.
Hoe schakeltaks verschillende industrieën beïnvloedt
De algemene impact die we hierboven hebben besproken, geldt voor alle industrieën. Toch ervaren sommige de schakeltaks anders dan andere. Dit is hoe.
Financiën Teams financiën zijn verantwoordelijk voor complexe berekeningen, rapportage, projecties en compliance. Voor elke taak schakelen ze tussen software voor ERP, financiële abonnementen, salarisadministratie, naleving, enz. naast projectmanagement, e-mail en ontelbare spreadsheets.
De grootste schakelbelasting voor medewerkers in financiële teams zijn fouten en onnauwkeurigheden als gevolg van het handmatig overzetten van gegevens tussen systemen. Het missen van een nul in een berekening kan leiden tot buitensporige samengestelde effecten over de hele linie!
Marketing Marketing teams staan erom bekend dat ze verschillende apps gebruiken voor het plannen, creëren van content, ontwerpen van creatives, publiceren, verdelen, controleren, analyseren van gegevens, projectmanagement, relatiebeheer, enzovoort.
Hoewel marketing een van de meest creatieve afdelingen in een organisatie is, worden ze oneindig afgeleid door hun toolkit. Deze afleiding tast de creativiteit aan en leidt tot verveling binnen de organisatie.
Personeelszaken
De HR team de tool stack van het HR-team bestaat uit apps voor werving, onboarding, personeelsbeheer, secundaire arbeidsvoorwaarden, prestatiebeheer, enz. Een talentacquisitiespecialist verwerkt bijvoorbeeld één kandidaat door te schakelen tussen een Applicant Tracking System [$$$a], e-mail, een tool voor het plannen van sollicitatiegesprekken, een documentbeheersysteem, Microsoft Teams, enz.
Deze versnippering kan de werving vertragen en het risico op het verliezen van toptalent door vertragingen vergroten.
Product Product teams staan bekend om hun tech stack. Documenten, stappenplannen, doelen, taken, bijhouden van bugs, DevOps-integraties, aantekeningen, feedback en retrospectieven, demopresentaties,
tijdfactureringssoftware enzovoort. Bijna al deze zakelijke hulpmiddelen zijn noodzakelijk.
Zonder consolidatie en integratie van deze toolstack kan het wisselen tussen de tools de cyclustijden onnodig verlengen, de kwaliteit verminderen en innovatie verhinderen.
Of je nu marketeer, schrijver, programmeur, klantenservicemedewerker of kunstenaar bent, schakelen is onnodig. Hoewel het soms onvermijdelijk is om van context te wisselen, lees je hier hoe je de tijd die je kwijt bent aan het schakelen kunt minimaliseren met eenvoudige wijzigingen in je werkstromen.
Hoe schakelbelasting verminderen
Het is belangrijk om te onthouden dat het hebben van meerdere apps niet alleen leidt tot schakeltaks. Bij modern kenniswerk is een hele reeks apps nodig om het werk Klaar te krijgen. In veel gevallen versnellen deze apps ook de Taken.
Schakelbelasting treedt op wanneer er overmatig wordt geschakeld tussen deze apps op manieren die onnodig en ingewikkeld zijn. Dit is hoe je meerdere projecten beheert en taken tegelijk beheert, terwijl je moeiteloos schakelt.
Heroverweeg uw werkstromen
Neem de tijd om na te denken over uw huidige werkstromen. Denk als marketingteam bijvoorbeeld na over alle taken die je doet en hoe het werk van de ene stap naar de andere stroomt.
Breng de tools die jullie gebruiken in kaart. ClickUp Whiteboard biedt een geweldige ruimte voor samenwerking om bestaande werkstromen te tekenen.
Processen in kaart brengen met ClickUp
Identificeer duplicaten en redundanties. U gebruikt bijvoorbeeld Google Documenten, Microsoft Word en Kladblok voor het maken van content.
Ontwerp uw ideale staat. Gebruik ClickUp mindmaps om u voor te stellen hoe uw meest efficiënte proces eruit zou kunnen zien. Of gebruik ClickUp weergaven om uw werkstroom op 15+ aanpasbare manieren te visualiseren.
Gebruik ClickUp Mindmaps om uw ideeën visueel te organiseren
Tools en informatie consolideren
Om het werk naadloos te laten verlopen, moet u informatie consolideren en iedereen in het team toegang geven. Als u bijvoorbeeld als HR-professional uw informatie over sollicitanten op het ATS hebt staan, de aanbiedingsbrief op Google-documenten en het onderhandelingsgesprek via e-mail, dan is de belasting die u tussen deze drie schakelt onnodig.
Probeer de hele werkstroom in één tool in te stellen. ClickUp formulieren helpen om informatie over sollicitanten op één plek vast te leggen. U kunt de aanbiedingsbrief als PDF uploaden naar hun sollicitatietaak en de onderhandelingsdiscussie beheren in de opmerkingen. Dit helpt bij het afhandelen van de levenscyclus van de sollicitant zonder dat u tussen meerdere apps hoeft te schakelen.
Efficiënt cruciale informatie vastleggen via formulieren van ClickUp
Zoek manieren om uw tools te integreren. Als u verschillende software moet gebruiken, zorg er dan voor dat informatie in en uit uw primaire tool gaat. ClickUp biedt meer dan 1000 integraties om uw enige venster voor alle werkstromen te worden.
Bouw rapportagemogelijkheden. Met deze integraties, ClickUp Dashboard stelt u in staat om alle rapporten die u nodig hebt op één plaats weer te geven. Bekijk de metriek van talentacquisitie, zoals acceptatiepercentages, responstijden, ervaring van sollicitanten, enz. Gebruik deze informatie om workflows te optimaliseren en te voorkomen dat u Toggl belasting moet betalen.
Geef al uw rapporten op één plaats weer met ClickUp Dashboards
Bouw een alles-in-één werkplek met zoeken
Informatie consolideren maakt toegang mogelijk. Maar dat alleen is niet genoeg. Stel je voor dat je in een softwareontwikkelingsteam zit waar je tijd moet besteden aan het zoeken naar de acceptatiecriteria voor de functie die je aan het programmeren bent.
Om effectief te zijn, moeten teams informatie kunnen vinden zonder extra schakeltaks te betalen. ClickUp's universele zoekopdracht is ontworpen om precies dit te voorkomen.
- Vind snel elk bestand, of het nu in ClickUp, een verbonden app of uw lokale schijf staat
- Voeg aangepaste zoekcommando's toe zoals snelkoppelingen naar koppelingen, tekst opslaan voor later en meer om alles op één plek te kunnen zoeken
- Breid zoeken uit naar uw favoriete apps en zoek alles op één plek
- Zoek vanaf vrijwel elke plek, inclusief het commandocentrum, de Global Action Bar of uw desktop
Op verschillende platforms, bestanden en apps zoeken met ClickUp Universal Search
Automatisering
Teams schakelen tussen verschillende apps voor kleine taken, zoals het bijwerken van de status of het afvinken van een taak, waarvan er veel eenvoudig kunnen worden geautomatiseerd. Automatisering stroomlijnt workflows, behandelt repetitieve taken en minimaliseert handmatige inspanningen.
ClickUp Automatiseringen
Met de meer dan 100 ClickUp Automatiseringen taken toewijzen, opmerkingen plaatsen, statussen wijzigen, vertragingen melden, enzovoort.
Bijvoorbeeld, de informatie van een klant die is ingevoerd in de software voor orderbeheer kan automatisch worden bijgewerkt naar ClickUp, waardoor er één gedeelde werkstroom is en dezelfde gegevens niet meer handmatig op meerdere plaatsen hoeven te worden ingevoerd.
Automatiseer werkstromen die belangrijk voor u zijn met ClickUp Automatiseringen
ClickUp Brein
Zet AI aan het werk voor uw Taken om schakelen te voorkomen. Van het samenvatten van aantekeningen van vergaderingen tot het verkrijgen van antwoorden, ClickUp Brein kan uw persoonlijke assistent zijn voor uw unieke behoeften.
Gebruik de kracht van AI met ClickUp Brain
Bespaar op Toggl met ClickUp
Het meeste werk in de digitale wereld is afhankelijk van gegevens van verschillende plaatsen. De waarde die deze gegevens bieden is vaak de grootste onderscheidende factor van een organisatie. Toch kan de prijs die je hiervoor betaalt - Toggl tax - vaak te veel zijn en geen tijdmanagementtechniek kan dit voorkomen.
ClickUp is er om te helpen. Met een groot aantal functies, weergaven, integraties en een AI-gestuurde universele zoekfunctie is ClickUp gebouwd om uw alles-in-één werkruimte te zijn.
Maak uw werk efficiënt. Probeer ClickUp vandaag gratis uit !