Wat is planningsvariantie en hoe bereken je die?

Je hebt vast wel eens gehoord van het gezegde 'tijd is geld' Hoewel dit gezegde van toepassing is op bijna alle aspecten van werk en leven, komt het heel dicht bij de waarheid in projectmanagement. Het is of tijd of kwaliteit die de monetaire waarde van een project bepaalt.

Onderdelen van een

driehoek projectmanagement

met overlappingen van bereik, tijd en kosten is een delicate evenwichtsoefening. Het vereist bewust gebruik van tijd en middelen om optimale waarde te leveren die overeenkomt met de verwachtingen. In het hart van al dit orkestreren van deadlines en deliverables ligt een planning - de ruggengraat van succes.

Een planning is een zorgvuldig opgestelde routekaart die de activiteiten vanaf het begin tot aan het abonnement en de planning van het project stuurt uitvoering . Een projecttraject is echter ingewikkeld. Doorgewinterde projectmanagers maken gebruik van variantie in de planning om met dergelijke wendingen om te gaan.

Hier is alles wat je erover moet weten - van de formule voor de variantie van de planning tot hoe je die toepast in echte projecten.

Wat is planningsvariantie

We weten allemaal wat een planning betekent. Het is een tijdlijn die je wilt volgen om een vastgesteld doel te bereiken, wat de verwachte planning is.

Onverwachte gebeurtenissen kunnen er echter voor zorgen dat je tijdens de uitvoering van het project van deze grafiek afwijkt. Je werkelijke planning zal deze omwegen bevatten.

Schedule Variance (SV) meet het verschil tussen de basisplanning en de werkelijke voortgang. Het is een sleutel prestatie-indicator die aangeeft of een project op een bepaald moment voorloopt op schema, op schema ligt of achterloopt op schema.

Inzicht in planningsvariantie

Er zijn twee onderliggende elementen van een rudimentaire formule voor planningsvariantie. Deze zijn:

1. Earned Value (EV): Dit geeft het werkelijk gebruikte budget aan. Om de EV te krijgen, vermenigvuldig je het totale projectbudget met het percentage van het werk dat tot nu toe Voltooid is. Het geeft inzicht in de planning en prestaties van het project
2. Geplande waarde (PV): Geeft het verwachte budgetgebruik van het project aan tegen een specifieke datum. Het wordt berekend door het totale projectbudget te vermenigvuldigen met het percentage van het werk dat tegen die tijd voltooid moet zijn. Het helpt beoordelen of het project op tijd is wat betreft verwachte voortgang en of nivellering van middelen nodig is

Als je een idee hebt van deze variabelen, kun je de variantie van de planning berekenen door de volgende formule toe te passen:

SV = EV - PV

Waarbij,

• SV = Planvariantie
• EV = Verdiende waarde
• PV = Geplande waarde

Sommige alternatieven voor het berekenen van planningsvariantie gebruiken de volgende formule:

SV = BCWP - BCWS

Waarbij,

• BCWP = gebudgetteerde kosten van uitgevoerd werk
• BCWS = gebudgetteerde kosten van gepland werk

Zodra je de waarde voor de planningvariantie hebt, kun je deze op de volgende manieren interpreteren:

• SV > 0: Positieve planningsvariantie betekent dat een project voorloopt op zijn planning, wat betekent dat de voortgang van het project beter is dan wat was gepland
• SV = 0: Geen variatie betekent dat het project op schema ligt en dat de werkelijke voortgang overeenkomt met de geplande voortgang
• SV < 0: Negatieve variatie betekent dat het project achterloopt op schema. Het geeft aan dat de werkelijke voortgang van het project minder is dan wat was gepland

Percentage planningsvariantie (SV%) toont de procentuele waarde van de variantie en biedt een eenvoudigere manier om een project bij te houden.

SV% = (SV/PV)*100

Net als planningsvariantie geeft een negatieve SV% aan dat een project achterloopt, terwijl een positieve SV% aangeeft dat het voorloopt op schema.

Met deze basis formule voor planningsvariantie kun je andere berekeningen maken

kPI's voor projectmanagement

om de planning en voortgang van het project bij te houden.

Schedule Performance Index (SPI)

De prestatie-index van de planning (SPI) is de verhouding tussen de verdiende waarde en de waarde van het abonnement. Deze prestatie-indicator meet de efficiëntie van het tijdsgebruik in een project.

SPI = EV/PV

Als je de voltooide index voor planningsprestaties hebt berekend, kun je hem als volgt interpreteren:

• SPI > 1: Het project ligt voor op schema
• SPI = 1: Het project ligt op schema
• SPI < 1: Het project ligt achter op schema

Als er getallen moeten worden gekraakt, gebruik dan software voor projectmanagement om de cijfers te berekenen.

definieer aangepaste formule in ClickUp voor complexe berekeningen_

Gereedschappen zoals

ClickUp biedt configureerbare formule velden

om projectgerelateerde berekeningen te vereenvoudigen. Door onnodige zware berekeningen te elimineren zonder afbreuk te doen aan de nauwkeurigheid, kunt u zich concentreren op projectmanagement.

Verbinding tussen planningsvariantie en management van verdiende waarde

Earned Value Management (EVM) is een methodologie voor projectmanagement die gegevens over projectkosten, planning en prestaties combineert om een compleet beeld te krijgen van de voortgang van het project.

Planningsvariantie (SV) is een onderliggende component van dit bredere raamwerk. Het is het verschil tussen de geplande waarde (PV) en de verdiende waarde (EV).

Elke variantie in de planning vertegenwoordigt de overeenkomstige kostenvariantie in het werk dat Nog te doen was tegen een bepaald punt. Het is een voltooide prestatie-indicator voor de planning, omdat elke variatie in deze waarde kan aangeven of een project achterloopt, voorloopt of op tijd is.

In combinatie met andere KPI's zoals de index van de kostenprestaties, de resterende projecttijd, het projectbudget, enz. vormt de SV-metriek een allesomvattende toolset om de gezondheid van een project te analyseren, de planning van een project te beheren en de middelen tijdens de hele levenscyclus in balans te brengen.

Belang van het berekenen van planningsvarianties

Berekeningen van planningsvarianties geven verschillende variabelen aan die de voortgang van het project beïnvloeden. Door alert te blijven op deze risico's en kansen kunnen projectmanagers ingrijpen om deadlines te halen. Er komt echter meer bij kijken dan helpen met

projectmanagement

.

Hier is een lijst met redenen waarom projectmanagers planningsvariantie moeten berekenen:

Prestatiebeoordeling

Metrieken zoals planningsvariantie en andere prestatie-indicatoren helpen bij de beoordeling van de efficiëntie van projecten. Ze geven een duidelijke en realistische beoordeling van de prestaties van een project als functie van de planning. Een positieve waarde voor SV betekent bijvoorbeeld dat het project voorloopt op de geschatte planning en vice versa.

Door de gezondheid van het project te kwantificeren, kunnen projectmanagers de prestaties benchmarken en de nodige acties ondernemen om voortgang te garanderen en risico's te minimaliseren. Het stelt projectmanagers ook in staat om gebieden te identificeren waar het project uitblinkt of juist tekortschiet, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen om het project op koers te houden en de prestaties te verbeteren.

Probleemidentificatie

Planningsvariantie belichaamt proactieve waakzaamheid. Door de werkelijke voortgang te berekenen en deze af te zetten tegen de geplande voortgang, kunnen projectmanagers potentiële problemen opsporen

uitdagingen voor projectmanagement

.

Zelfs de kleinste afwijkingen in de planning fungeren als een vroeg waarschuwingssysteem, dat potentiële problemen of problemen met een specifieke taak of fase binnen een project signaleert.

Gebruik deze indicatoren om risico's te beperken, corrigerende maatregelen te implementeren en middelen strategisch te heralloceren. Door in een vroeg stadium in te grijpen, wordt voorkomen dat problemen zich opstapelen en wordt een veerkrachtigere en succesvollere projectomgeving bevorderd.

Effectieve besluitvorming

Het berekenen van de variantie in de planning is belangrijk om effectieve besluitvorming te vergemakkelijken tijdens het projectmanagement. Door de voortgang van projecten te vergelijken, kunnen projectmanagers begrijpen of een project voorligt op schema.

Met dit inzicht kunnen ze oordeelkundig beslissen hoe ze activiteiten inplannen, middelen toewijzen, tijdlijnen aanpassen, belanghebbenden betrekken of corrigerende maatregelen implementeren.

Zo kan de professional in projectmanagement bijvoorbeeld middelen toewijzen aan teams met een negatief verschil in planning ten opzichte van teams met een positief resultaat. Dergelijke aanpassingen verbeteren de algehele projectprestaties door strategische besluitvorming voor een succesvolle projectoplevering.

Communicatie met belanghebbenden

houd uw belanghebbenden op de hoogte met ClickUp_

Projectmanagers kunnen de variantie van de planning gebruiken om een realistisch beeld te krijgen van de planning van het project. Eenmaal op de hoogte van de feiten, kunnen ze de huidige status van het project aan de belanghebbenden doorgeven. Voor blijven op de planning zal vertrouwen en tevredenheid wekken bij de belanghebbenden.

Aan de andere kant bevordert het proactief bekendmaken van mogelijke vertragingen of tegenslagen in de afgesproken planning de transparantie en verantwoording. In het geval van tegenslagen of vertragingen kunnen projectmanagers ook op een zinvolle manier belanghebbenden betrekken om de projectverwachtingen met betrekking tot scope, deliverables en tijdlijnen bij te stellen. Indien nodig kunnen ze ook extra middelen aanvragen om het project succesvol te voltooien.

Optimalisatie van middelen

Zoals we in het algemeen hebben besproken, kan de variatie in de planning van een project helpen bij effectief projectmanagement. Projecten die voorlopen op schema kunnen onderbenutte middelen hebben die kunnen bijdragen aan de kosten van het project. Deze resterende middelen kunnen ook worden toegewezen aan andere projecten of kritieke gebieden om de ontwikkeling van het project te versnellen.

Aan de andere kant, als een project achterloopt op schema, kan dit te wijten zijn aan beperkte middelen of inefficiënties. In dit geval kan de projectmanager de toewijzing van middelen optimaliseren om knelpunten direct aan te pakken.

Planningsvariantie houdt direct verband met kostenvariantie, omdat middelen meestal de grootste component van de projectkosten vormen. Het zal je niet verbazen dat een alternatief voor planningsvariantie de functie heeft van het verschil tussen werkelijke en geplande kosten (BCWP-BCWS)!

Risicomanagement

We hebben gezien hoe de variantie van de planning direct gekoppeld is aan de variantie van de kosten, wat op zijn beurt het belang benadrukt van projectkostenrisico's te beheren . Op dezelfde manier hebben we ook gezien hoe variantie in de planning projectmanagers in staat stelt om potentiële problemen vroeg op te sporen en in de kiem te smoren. Risico's komen echter niet altijd tot uiting in de vorm van vertragingen.

Versnelde tijdlijnen waarbij delen van een project voor kunnen lopen op het schema kunnen ook een risico vormen, vooral als er afhankelijkheid in het spel is, en variantie in de planning kan helpen om dit aan te pakken.

Met zulke tastbare voordelen wordt de rol van planningsvariantie bij het detecteren en beheren van risico's duidelijk. Door te anticiperen op mogelijke risico's kunnen projectmanagers effectieve risicomanagement- en risicobeperkingsstrategieën implementeren.

Continue verbetering

Projectmanagers kunnen variantieanalyse gebruiken om zichtbaarheid te krijgen in de verschillende trends, patronen en inzichten die ontstaan naarmate het project vordert. Een voorbeeld: positieve variantie in de planning laat effectieve werkwijzen zien die ze kunnen kopiëren. Een negatieve variantie daarentegen brengt inefficiënties aan het licht.

Met zo'n systematische evaluatie kunnen ze leren van hun ervaringen en hun projectmanagementprocessen en best practices in de toekomst verfijnen. Het evalueert de capaciteiten van de projectmanager en beoordeelt de prestaties van het team. Regelmatige analyses van prestatieverschillen zullen de resultaten van projecten iteratief verfijnen.

Voorbeelden van planningsvarianties in de echte wereld

Laten we voorbeelden uit de praktijk gebruiken om te illustreren hoe je berekeningen van planningsvarianties uitvoert.

Voorbeeld #1: Bouwproject

Stel dat je een bouwproject met een totaal budget van $1.000.000 beheert. Het project moet binnen 12 maanden Voltooid zijn.

Je berekent de planningvariantie na zes maanden. Nog te doen, je moet eerst de waarde van het abonnement en de verdiende waarde berekenen.

• Geplande waarde: Dit zijn de gebudgetteerde kosten van het werk dat volgens het abonnement moet worden uitgevoerd voor de periode van zes maanden. Om het eenvoudig te houden, nemen we aan dat 50% van het werk voltooid zou moeten zijn tegen de zesde maand. Bereken met deze gegevens de PV als volgt:
  
  • PV = 50% ✕ $1.000.000 = $500.000
• Waarde: Dit zijn de werkelijke kosten van het werk dat tot nu toe gedaan is. Stel dat slechts 40% van het werk is Voltooid in de zesde maand. Hiermee kun je de EV als volgt berekenen:
  
  • EV = 40% ✕ $1.000.000 = $400.000

Laten we nu de planningsvariantie berekenen:

SV = EV - PV

SV = $400.000 - $500.000

SV = - $100.000

De negatieve waarde geeft aan dat het project na zes maanden achterloopt op schema. Projectmanagers nemen hier nota van en voeren corrigerende maatregelen uit om het project weer op schema te krijgen.

Voorbeeld #2: Softwareontwikkelingsproject

Stel dat je team binnen acht maanden een softwaretoepassing ontwikkelt. Je hebt een budgetwaarde van $600.000 om de Taak te voltooien.

U besluit om de variatie in de planning van het project na twee maanden te evalueren. Begin opnieuw met het berekenen van de geplande en verdiende waarden.

• Geplande waarde: Normaal gesproken zou je 25% van het werk voltooid moeten hebben in de tweede maand. Op basis hiervan zou de waarde zijn:
  
  • PV = 25% ✕ $600.000 = $150.000
• Waarde: Dankzij de efficiënte prestaties van het team van het project voltooit u 40% van het geplande werk in de tweede maand. Dat zou dus zijn:
  
  • EV = 40% ✕ $600.000 = $240.000

Laten we nu de planningsvariantie berekenen:

SV = EV - PV

SV = 240.000 - 150.000 DOLLAR

SV = $ 90 000

De positieve variantie geeft aan dat het project in de tweede maand $90.000 voorligt op schema. Op basis van deze prestatie kunnen managers middelen herschikken en onderling verbonden taken versnellen om zich aan de tijdlijn van het project te houden.

De bovenstaande voorbeelden zijn relatief eenvoudig en simplistisch. Ze werken met de aanname dat projecten lineair verlopen. In de echte wereld zijn projecten echter iets complexer, met verschillende onderlinge afhankelijkheden die de tijdlijnen van projecten kunnen vertragen of versnellen. Gebruik geavanceerde digitale hulpmiddelen zoals

ClickUp voor projectmanagement

om een volledige weergave te krijgen van het project en de onderlinge afhankelijkheden.

projectplanning en afhankelijkheid beheren met ClickUp_

Hoewel ClickUp een uitgebreid projectmanagementplatform is dat niet strikt berekeningen uitvoert voor planningvariantie of earned value management, kunt u het wel gebruiken om planningen bij te houden en te beheren. We zullen het er uitgebreid over hebben in de volgende secties.

Top Tips om te werken met project planningsvariantie

Nu je begrijpt wat planningsvariantie is en wat de verschillende aspecten ervan zijn, laten we eens kijken hoe je het kunt gebruiken om de efficiëntie te verbeteren en op schema te blijven. Hier zijn een paar tips en trucs om te helpen:

• Bereken periodiek de waarde van de planningsvariantie. Volg deze waarde gedurende de hele levenscyclus van het project, van het project planningsproces tot voltooiing, voor vroegtijdige detectie van afwijkingen en bijbehorende tijdige interventies
• In plaats van de SV waarden in een vacuüm weer te geven, moet je ze vergelijken met andere meetgegevens zoals kostenvariantie, index voor planningsprestaties, voltooid werk, etc., om een holistisch beeld te krijgen van de projectprestaties
• Bepaal vooraf bepaalde waarden voor SV-drempelwaarden en toleranties om snel te kunnen identificeren wanneer de variantie de aanvaardbare limieten overschrijdt en zo prompt actie te triggeren
• Hoewel corrigerende maatregelen van vitaal belang zijn, moet u ook een oorzakenanalyse uitvoeren om de oorzaak van de afwijking te achterhalen. Inzicht in dit aspect helpt soortgelijke gebeurtenissen in de toekomst te voorkomen
• Gebruik SV-gegevens voor scenarioplanning. Het verkennen van de verschillende 'wat als'-scenario's werpt licht op de mogelijke gevolgen van wijzigingen in de toewijzing van middelen of de reikwijdte van het project om de wisselwerking tussen verschillende driehoekselementen van het project te begrijpen
• Besteed veel aandacht aan de taken op het kritieke pad van een project, omdat elke verandering hierin van invloed is op de resultaten en tijdlijnen van het project
• Maak gebruik van automatiseringstools om de berekening en benchmarking van SV waarden te automatiseren om ze effectiever bij te houden en te analyseren
• SV waarden vergelijken met historische gegevens en in kaart brengen tegen industriestandaarden om een relatief perspectief te krijgen van de prestaties van het project
• Aanpasbare sjablonen voor projectplanning om tijdlijnen en planningen van projecten te beheren en tegelijkertijd afhankelijkheid in de gaten te houden

Blijf op schema met ClickUp

Zoals vermeld is ClickUp geen EVM-platform. Echter,

ClickUp biedt aangepast projectmanagement

dat op de juiste manier kan worden aangepast om aan deze doelstelling te voldoen.

U kunt ClickUp op de volgende manieren gebruiken voor het bijhouden en beheren van planningsverschillen:

• Taken aanmaken, toewijzen en bijhouden voor leden van projectteams. Stel deadlines in voor deze taken om ervoor te zorgen dat ze zich aan de planning houden. Door het voltooide werk en de voortgangspercentages bij te houden, kunt u EV, PV en SV handmatig berekenen of gegevenssets exporteren naar spreadsheetprogramma's zoals Google Spreadsheets en Microsoft Excel voor een diepgaande analyse

een projectplanning maken met projectmanagement in ClickUp_

• Als handmatig berekenen te ingewikkeld is, kunt u deze waarden invoeren in aangepaste velden met formules en krijgt u direct de berekeningen. Toegang tot een dergelijke functie direct op het platform zelf voorkomt contextwisselingen en houdt u hypergeconcentreerd
• Integreer met tools voor tijdsregistratie om gegevens vast te leggen over de tijd die je aan een Taak hebt besteed en de moeite die je daarvoor hebt gedaan. Hoewel dit niet direct van invloed is op EV, kan het helpen bij effectief resource management en gegevens leveren voor het beoordelen van de voltooiing van taken, wat indirect een functie is voor variantiebeheer
• Geautomatiseerde werkstromen instellen die triggeren wanneer SV waarden kritieke niveaus raken. Van het optimaliseren van middelen tot het uitvoeren van gedetailleerde analyses van de hoofdoorzaak, ClickUp kan u helpen bij het uitstippelen van de volgende actie

Voeg samenwerking toe aan de mix van dergelijke gewenste functies en ClickUp komt naar voren als de

beste app voor het maken van afspraken

die variaties minimaliseert.

Aanmelden

voor meer informatie.

FAQs

**1. Hoe wordt de variantie in planning berekend in projectmanagement?

Planningsvariantie (SV) wordt berekend met de formule: SV = EV - PV

Hier is EV de verdiende waarde (de waarde van het uitgevoerde werk) en PV de waarde van het geplande werk (de waarde van het werk dat nog gedaan moet worden). Het is een kwantitatieve maatstaf voor de variantie tussen de geplande en de werkelijke voortgang ten opzichte van de planning.

**2. Wat betekent het als de planningvariantie negatief is?

Een negatieve SV geeft aan dat het project achterloopt op schema en dat het tijd is om de oorzaak van de vertraging te onderzoeken. De volgende stap is het nemen van corrigerende maatregelen.

**3. Wat betekent het als de planningsvariantie positief is?

Een positieve SV staat voor een project dat voorloopt op de planning. In dit geval kun je kijken naar alle factoren die hebben bijgedragen aan het positieve resultaat en dit nabootsen voor andere projecten in de toekomst.

**4. Hoe kunnen projectmanagers de variantie in planning efficiënt bewaken?

Projectmanagers kunnen op de volgende manieren efficiënt planningvariantie bewaken met behulp van een projectmanagement tool:

• Het regelmatig bijwerken van de voortgang en voltooiing van taken
• Gebruik maken van ingebouwde rapportage en analyse functies
• Het definiëren van drempels of toleranties voor SV waarden om notificaties of waarschuwingen weer te geven
• Op trigger gebaseerde risicomanagement abonnementen instellen om variaties te minimaliseren
• Regelmatige controle van cumulatieve trends in planningsvarianties

**5. Wat is het belang van planningvariantie in projectmanagement?

Planningsvariantie geeft een kwantitatieve beoordeling van hoe goed een project zich houdt aan de voorgeschreven tijdlijn. Na het uitvoeren van zo'n beoordeling kunnen projectmanagers het gebruiken voor:

• Het meten van de prestaties en gezondheid van een project
• Geïnformeerde beslissingen nemen op basis van het voltooide werk
• Identificeren van gebieden waar een project uitblinkt of tekortschiet
• Herstelmaatregelen implementeren om het project op koers te houden
• Communiceren met interne en externe belanghebbenden over de status van het project

**6. Hoe kan variantie in de planning helpen bij de risicomanagementstrategie van een project?

Planningsvariantie kan op de volgende manieren helpen bij projectrisicobeheer:

• Helpt bij vroegtijdige detectie van potentiële risico's of vertragingen voor snelle probleemoplossing
• Voert uitgebreide root-cause analyse uit om de primaire oorzaak achter de afwijking te onderzoeken
• Versterkt het plannen van onvoorziene omstandigheden, omdat inzichten in afwijkingen in de planning kunnen triggeren tot proactieve optimalisatie van middelen, risicobeheer, enz.
• Simuleert verschillende scenario's en voorwaarden om de impact van andere variabelen en potentiële risico's op de planning van het project te helpen beoordelen